ô

„Small Bussines” jest systemem komputerowym służšcym do kompleksowego zarzšdzania firmš małej i œredniej wielkoœci o dowolnym profilu działalnoœci. Mogš używać go hurtownie, sklepy, zakłady wytwórcze i usługowe oraz małe, często jednoosobowe firmy. Program składa się z kilku współpracujšcych ze sobš modułów. Użytkownicy w prosty sposób mogš zdecydować, w jakim zakresie będš wykorzystywać możliwoœci posiadanej wersji, a w razie potrzeby dokupić te moduły, o które pragnš program wzbogacić.



Dyskietkę z programem należy włożyć do stacji dyskietek w komputerze, a następnie napisać: A:\INSTALUJ i nacisnšć klawisz ENTER.

Š

Należy wybrać przycisk START, a następnie opcję Uruchom.(Rys. 1 ). Następnie w oknie dialogowym, które pokaże się na ekranie (Rys. 2 ) należy wpisać A:\INSTALUJ i potwierdzić przyciskiem OK.

Rys. 1 Opcje menu START

Rys. 2 Uruchomienie programu instalacyjnego

ő

Uruchomienie programu INSTALUJ.EXE spowoduje wyœwietlenie na ekranie okna informacyjnego dotyczšcego sposobu obsługi programu instalacyjnego. Należy nacisnšć ENTER a następnie w oknach dialogowych wybierać przycisk  ­Dalej>>) (Rys. 3 ).

Rys. 3

Następnie otrzymujemy okno dialogowe, w którym możemy wskazać miejsce na dysku, gdzie ma zostać umieszczony program (Rys. 4 ). Pierwotnie podpowiadany jest katalog C:\SB4.  Jeżeli takie położenie nam odpowiada, to naciœnijmy przycisk  Dalej>>, jeżeli nie – to należy wpisać własnš œcieżkę dostępu i dopiero wtedy wybrać przycisk  Dalej>>.

Rys. 4

Jeżeli zakupiliœmy wersję sieciowš to program zapyta w jakim katalogu sš dane (instalacja wersji sieciowej została dokładnie omówiona w rozdziale dot. pracy w sieci, użytkowników wersji sieciowej kierujemy więc do przeczytania tego rozdziału), w innym wypadku otrzymujemy okno dialogowe, w którym program pokazuje konfigurację komputera, informujšc o ewentualnych zmianach, których można dokonać, aby usprawnić system. Aby zainstalować program wybieramy przycisk  Instaluj  (Rys. 5 ).

 

Rys. 5

Na końcu instalacji program będzie chciał skonfigurować drukarkę, wyœwietli więc listę dostępnych drukarek w oknie dialogowym (Rys. 6 ).

Rys. 6 Wybór drukarki

Należy odnaleŸć nazwę posiadanej drukarki. Jeżeli dokładnie takiej drukarki nie znajdziemy, należy wybrać drukarkę podobnš – najlepiej jeœli będzie to drukarka tego samego typu, pochodzšca od tego samego producenta. Dobrym rozwišzaniem okazać się może:

Następnym etapem jest ustalenie portu (zwykle jest to LPT1) i przetestowanie drukarki. W czasie testów nastšpi koniecznoœć wykonania kilku wydruków. Należy więc wczeœniej zaopatrzyć się w czyste kartki papieru i przygotować drukarkę.

Rys. 7 Wybór portu drukarki

UWAGA: Sterownik *WINDOWS95/98 nadaje się do każdego typu drukarki niezależnie od tego, czy jest to drukarka igłowa, atramentowa czy laserowa. Jedynym warunkiem jest, aby użytkownik posiadał system WINDOWS95/98, a w systemie zainstalowanš drukarkę. Jednak wykorzystanie tego sterownika w przypadku drukarek igłowych jest niewskazane z powodu bardzo czasochłonnego druku.

Następnie zostanš przeprowadzone testy wydruku (testy nie sš przeprowadzane w przypadku sterownika *WINDOWS95/98), które obejmować będš Test trybu pracy (emulacji) oraz Test polskich znaków – umożliwia automatyczne wykrycie najlepszego sposobu drukowania polskich znaków. Wykonanie tego testu nie jest konieczne – drukarka będzie wstępnie tak ustawiona, aby polskie znaki były drukowane, jednak sposób ich uzyskiwania nie będzie optymalny. Decydujšc się na test, mamy pewnoœć poprawnego skonfigurowania drukarki.

Po zakończeniu testów instalacja drukarki, jak i programu jest zakończona. Powyżej opisane testy sš również dostępne w trakcie używania programu podczas ustalania parametrów wydruku. W zwišzku z powyższym testy drukarki można przy instalacji programu pominšć.

™

Uruchomienie w systemie DOS:

Aby wejœć do programu wystarczy wpisać w linii poleceń: C:\SB4\FIRMA i  nacisnšć Enter.

 

Uruchomienie w systemie WINDOWS:

Należy kliknšć dwukrotnie na ikonę programu znajdujšcš się na pulpicie:

W rezultacie pojawi się pierwsze okno programu, w które należy wpisać hasło. Dla programu dopiero co zainstalowanego podanie hasła polega po prostu na naciœnięciu klawisza Enter (hasło jest puste). Po wczytaniu hasła należy okreœlić miesišc, którego dane chcielibyœmy edytować (Rys. 8 ).

W czasie instalacji zostały wgrane dane przykładowe - możemy je wybrać naciskajšc klawisz ENTER.

Rys. 8 Otwarcie miesišca

Aby zakończyć pracę z programem należy nacisnšć sekwencję Alt–Q, tzn. najpierw przytrzymać klawisz Alt, a następnie nacisnšć literę „Q“. Pojawi się komunikat: „Czy spakować dane przed zakończeniem pracy programu ?“, na który możemy odpowiedzieć twierdzšco (nacisnšć F2) lub przeczšco (klawisz F3). Spakowanie jest czynnoœciš porzšdkowania danych i zwalnia miejsce na dysku.

Ř

Menu ma charakter pomocniczy – pełni rolę drogowskazów po częœciach programu. Menu można zmieniać przez chowanie opcji. Jest to przydatne do wyłšczenia tych częœci, które sš nie używane przez danego użytkownika lub tych, do których dostęp powinien mieć on zabroniony. Możemy tego dokonać przez ustalenie odpowiednich uprawnień w opcji menu Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Hasła i konfiguracja.

Poniższe rysunki przedstawiajš:

Rys. 9 -menu pełne, Rys. 10 -menu z dostępem tylko do magazynu i kontrahentów.

Rys. 9 Menu z wzystkimi opcjami

Poruszanie się po menu:

 

1.     Za pomocš strzałek (kursorów) lub klawiszy HOME oraz END. Wybór następuje przez naciœnięcie klawisza ENTER. Rezygnacja (wycofanie się) za pomocš klawisza ESC.

2.     Przez naciskanie – widocznych w rozwiniętym menu ­– podœwietlonych (czerwonych) liter.

Rys. 10 Menu dla użytkownika majšcego dostęp do magazynu i kontrahentów

<

Tabele sš podstawowym elementem do przechowywania informacji w formie rejestrów. Każda linia dowolnej tabeli jest rekordem danych w programie. Przykładowš tabelę przedstawia (Rys. 11 ).

Rys. 11 Tabela spisu magazynów

Poruszanie się po tabeli:

1.     Za pomocš strzałek (kursorów). Podœwietlenie przesuwa się o jedno pole zgodnie z kierunkiem strzałki.

2.     Za pomocš klawiszy Home i End. Podœwietlenie przesuwa się odpowiednio na poczštek (pierwsza rubryka) lub koniec (ostatnia rubryka) tabeli.

3.     Za pomocš klawiszy Page Up i Page Down (szare klawisze blisko Enter-a). Podœwietlenie przesuwa się odpowiednio o stronę w górę lub o stronę w dół.

4.     Za pomocš klawiszy Ctrl-Page Up i Ctrl-Page Down (przytrzymany klawisz Ctrl i szare klawisze blisko Enter-a). Podœwietlenie przesuwa się odpowiednio na samš górę (do pierwszej linii)  tabeli lub na sam dół (do ostatniej linii).

5.     Za pomocš klawisza Ctrl i strzałek w górę lub w dół. Program wyœwietla okno z proœbš o podanie, do której linii ma „wskoczyć”.

6.     Za pomocš polecenia „szukania”. Naciskajšc klawisz Ctrl-Z wywołujemy okno, w którym możemy podać, jakš frazę (dowolny kawałek tekstu), liczbę czy datę program ma odnaleŸć.

7.     W dowolnym miejscu tabeli możemy polecić programowi utworzenie nowej linii poprzez naciœnięcie klawisza INSERT (Ins). Oprócz tego tabele posiadajš zawsze na końcu jednš wolnš linię. W razie jej zapisania tworzona jest automatycznie następna.

Wpisywanie i poprawianie danych w tabeli:

1.     Ustawiamy się w  wybranym polu i za pomocš Entera wywołujemy zawartoœć pola do edycji (zawartoœć okna jest podœwietlona), a dalej:

2.     Od razu wpisujemy tekst lub liczbę – poprzednia zawartoœć okna znika wraz z podœwietleniem, a na jej miejscu pojawia się to, co „wystukamy” na klawiaturze.

3.     Za pomocš strzałek lub klawiszy Home i End przesuwamy się w miejsce, które chcemy poprawić. Podœwietlenie znika, lecz tekst pozostaje. Od tej chwili to, co „wystukamy” dopisuje się do tego, co było. Tak poprawimy słowo „zgar” („zegar”).

4.     Jeżeli naciœniemy klawisz INSERT (Ins), to przełšczymy program w tryb nadpisywania, co oznacza, że to co będziemy wpisywać – literka po literce – zamaże poprzedni tekst. Tryb nadpisywania różni się od dopisywania tym, że znaczek wskazujšcy położenie kursora zamienia się w kwadracik (normalnie jest podkreœleniem). Tak najłatwiej poprawić słowo „zagar” („zegar”).

5.     Jeżeli jesteœmy w œrodku wyrazu „zegar” (na „g”) i naciœniemy klawisz DELETE (Del), to skasowaniu ulegnie właœnie literka „g”. Dla odmiany jeżeli naciœniemy Backspace (tuż nad Enterem), to skasujemy literkę „e”. Reasumujšc, Delete usuwa znak, na którym jest kursor, a Backspace o jeden wczeœniejszy.

6.     Klawisze Home i End przesuwajš kursor odpowiednio na poczštek lub koniec tekstu.

7.     Edycję okna kończymy klawiszem Enter – jeżeli chcemy, aby treœć wprowadzonych przez nas zmian została wpisana do tabeli. Jeżeli nie chcemy, aby to co wprowadziliœmy do okna zostało wpisane do tabeli – naciskamy klawisz ESC.

t

Dialogi przede wszystkim służš do komunikacji programu z użytkownikiem i sš bardzo zróżnicowane pod względem wyglšdu i obsługi. Najprostsze z nich sš po prostu komunikatami, które po przeczytaniu należy wyłšczyć przyciskiem  OK  (Rys. 12 ). Bardziej skomplikowane służš do wpisywania danych i podejmowania decyzji, co do sposobu działania programu (Rys. 13 ).

Rys. 12 Prosty dialog

Rys. 13 Dialog z parametrami ekranu

Poruszanie się po dialogach:

 

1.     Za pomocš strzałek (kursorów) lub klawiszy HOME oraz END.

2.     Jeżeli w nazwie opcji podœwietlona została litera, to wybór tej opcji uzyskujemy naciskajšc tę literę na klawiaturze (lub naciskajšc jš z jednoczesnym przytrzymaniem klawisza Alt).

3.     Jeżeli obok nazwy opcji podœwietlony został klawisz funkcyjny (F2,...F12), to wybór tej opcji uzyskujemy naciskajšc ten klawisz.

Wpisywanie i poprawianie danych

Dialogi posiadajš – podobnie jak tabele – pola przeznaczone do wpisywania danych. Generalna różnica pomiędzy wprowadzeniem zmian w treœci pola dialogu, a zmianami w treœci pola tabeli polega na tym, iż w dialogach nie potrzebujemy naciskać ENTERA przed rozpoczęciem wpisu i na jego zakończenie. Aby rozpoczšć wprowadzanie zmian, wystarczy ustawić się w wybranym polu. W zwišzku z powyższym ENTER w dialogach ma inne działanie: oznacza wybór przycisku, na którym aktualnie jesteœmy ustawieni. Jeżeli aktualnie nie znajdujemy się na żadnym z przycisków (lecz np. w polu przeznaczonym do wpisywania treœci), to Enter spowoduje przejœcie do kolejnej opcji (pola). Brak kolejnego pola, do którego program mógłby nas przenieœć, powoduje automatyczne zamknięcie dialogu. Przeważajšca większoœć dialogów została tak skonstruowana, że przycisk F12 kończy edycję dialogu ( F12 OK) i oznacza zarazem zatwierdzenie (np. wprowadzonych zmian, wyœwietlonego komunikatu itp.). Klawisz ESC – także kończšcy edycję dialogu – oznacza w ogólnym znaczeniu rezygnację (np. z wprowadzonych zmian, z kontynuacji działania itp.).

ó

W rozdziale opisano czynnoœci, które należy podjšć przed rozpoczęciem bieżšcej pracy. Czynnoœci te polegajš na wprowadzeniu informacji o aktualnym stanie firmy.

 

Uwaga. Nie musimy wprowadzać wszystkich danych poczšwszy od poczštku roku. Wręcz przeciwnie – takie postępowanie jest niewskazane. Aby szybko i skutecznie wprowadzić niezbędne do pracy informacje poczštkowe należy założyć tylko aktualny miesišc i wprowadzić do niego przede wszystkim asortyment towarowy z przeprowadzonego spisu towarów. Wprowadzanie danych od poczštku roku (inwentaryzacja poczštkowa, wszystkie faktury zakupu i sprzedaży itd.) jest bardzo pracochłonne i zupełnie nieprzydatne.

Nie należy się także przejmować tym, że od poczštku miesišca zostało już wystawionych trochę faktur i innych dokumentów, ponieważ księgę podatkowš oraz deklaracje podatku VAT i podatku dochodowego możemy zaczšć prowadzić od następnego miesišca, poœwięcajšc pierwszy miesišc na dokładne zaznajomienie się z programem.

W celu utrzymania porzšdku dokumentów wprowadzonych do programu i szybkiego dostępu do potrzebnych informacji w dowolnej chwili przyjęto chronologiczny podział danych na okresy miesięczne. Podział taki wynika nie tylko z przyczyn praktycznych, ale także z comiesięcznego rozliczania się z: urzędem skarbowym i ZUS -em. Ogólnie można powiedzieć, że okresy miesięczne zakładamy nie 1-go dnia miesišca kalendarzowego, ale dopiero wtedy, gdy stwierdzimy kompletnoœć wprowadzonych danych za poprzedni miesišc (wpisane wszystkie faktury zakupu, sprzedaży, wydrukowane PIT-y, deklaracje VAT i wypłaty dla pracowników).

W chwili otwarcia nowego miesišca zamykany jest poprzedni miesišc.

UWAGA: Choć program pozwala na modyfikację „starych”- zamkniętych miesięcy, to nanoszone  poprawki nie majš wpływu na dane znajdujšce się w innych miesišcach.

i

Rys. 14 Wybór miesišca

Wybór miesišca oraz zmianę miesišca umożliwia dialog (Miesišce /Wybierz miesišc Rys. 14 ).

Strzałkami góra-dół wybieramy żšdany miesišc i przyciskiem  ENTER Wybierz   zatwierdzamy wskazanie.

j

W dialogu do wczytywania miesięcy należy wybrać przycisk  F10 Nowy miesišc (Rys. 14 ). Następnie  wskazujemy miesišc (ewentualnie rok)  który chcemy założyć i potwierdzamy przyciskiem OK (Rys. 15 ).

Rys. 15 Zakładanie nowego miesišca

ĺ

Rozpoczynajšc pracę w programie pierwszš czynnoœciš, powinno być wprowadzenie danych firmy w menu Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Podstawowe dane firmy (Rys. 16 ).

Dane te widniejš na wydrukach dokumentów i sš to: nazwa i adres firmy (pieczštka), nazwa banku i numer konta firmy, nip, miejscowoœć itp.

Rys. 16 Menu Instalacja, konfiguracja

Rys. 17 Dane firmy

ĺ

System uprawnień i zakazów został wprowadzony na wyraŸne życzenie stosunkowo dużej grupy użytkowników, którzy chcieli w ten sposób zabezpieczyć dane programu przed dziećmi, osobami postronnymi, a także ograniczyć dostęp do programu swoim pracownikom. Ochrona informacji była najrzadziej podnoszonym argumentem. W takich przypadkach chodziło o ukrycie przed np. przyjętym na czas próbny pracownikiem danych o cenach zakupu, wartoœci obrotów, adresach dostawców, marżach, terminach płatnoœci, wielkoœci zadłużenia itd. Efektem ubocznym ograniczenia dostępu jest wizualne uproszczenie programu. Polega to na tym, że użytkownik, nadajšc „samemu sobie” tylko częœć uprawnień, może pozbyć się nie używanych w jego firmie opcji, sprowadzajšc tym samym system menu do kilku prostych linijek.

Pytanie o hasło pada tylko i wyłšcznie w trakcie uruchomienia programu. Treœć hasła może być dowolna, długoœć ograniczono do 20 znaków, przy czym rozróżniane sš litery duże i małe oraz polskie znaki.

Brak hasła – też jest hasłem, tzn. można zdefiniować hasło jako po prostu naciœnięcie Entera.

Aby zapobiec podglšdnięciu hasła przez osoby postronne w chwili jego wpisywania program zamiast wpisywanych liter pokazuje na ekranie gwiazdki.

z

Tabela, w której została umieszczona treœć haseł, nadane użytkownikom uprawnienia i postawione zakazy znajduje się w menu Miesišce /Instalacja,  konfiguracja / Hasła i konfiguracja (Rys. 16 ).

Rubryka imię i nazwisko użytkownika służy do wpisania imienia i nazwiska osoby, której dotyczy hasło i wykorzystywana jest podczas wydruku faktury do identyfikacji  osoby wystawiajšcej dokument.

Rubryka Inicjały przeznaczona jest do wpisania pierwszych liter imienia i nazwiska osoby, której hasło dotyczy w celu identyfikacji osoby wystawiajšcej niektóre dokumenty. Inicjały wpisywane i zapamiętywane sš w trakcie wystawiania faktur zakupu i sprzedaży oraz kilku innych dokumentów.

W rubryce Hasło należy wpisać hasło przydzielone danemu użytkownikowi. Wpisanie tego hasła pozwoli na wejœcie do programu.

Uprawnienia nadajemy przez naciœnięcie klawisza  F4 Konfiguracja dostępu do menu  oraz  F5 Ograniczenie uprawnień  (Rys. 18 ). Wyœwietlone zostajš wówczas okna z listš opcji. Zaznaczenie opcji („krzyżyk”) oznacza pozwolenie na dostęp do wskazanych częœci programu lub możliwoœć skorzystania ze specyficznych funkcji.

Aby uniknšć sytuacji, w której użytkownik zapomina nadać komukolwiek prawa do przydzielania uprawnień i zakazów, wobec czego nikt już tego nie może zrobić – osoba wpisana w pierwszej linii ma z definicji wszystkie uprawnienia. Użytkownik ten jest administratorem systemu (przykładowo na Rys. 18 jest to Jan Kowalski).

Nadanie poszczególnych uprawnień powoduje, że dostępne stajš się przyporzšdkowane tym uprawnieniom opcje menu i odwrotnie – rezygnacja z uprawnień chowa odpowiadajšce im opcje. Oczywiste zatem powinno być, iż zamknięcie dostępu do opcji menu powoduje niemożnoœć korzystania z niej, a co za tym idzie: blokadę kasowania rekordów, zmian w treœci czy używania opcji podmenu. Interesujšcy jest zakaz zmiany kolejnoœci rubryk. Każdemu hasłu przyporzšdkowano osobny zestaw rubryk. Mamy zatem możliwoœć zdefiniowania okreœlonego zestawu rubryk dla użytkownika posługujšcego się danym hasłem (chowamy rubrykę z cenš zakupu w magazynie, numerem faktury w rejestrze faktur itp.) i zabezpieczenia się przed zmianš tak ustalonej kolejnoœci. Jak to zrobić? Należy wpisać wybrane hasło do tabeli z hasłami i przydzielić mu wszystkie uprawnienia. Następnie musimy uruchomić program z użyciem tego hasła  i ustawić żšdanš kolejnoœć rubryk. Na koniec powinniœmy jeszcze raz wejœć do tabeli „hasła” i zakazać zmiany kolejnoœci oraz zdjšć uprawnienia administratora. Teraz, przy ponownym wejœciu do programu, użytkownik znajšcy dane hasło nie będzie już mógł chować i przestawiać rubryk.

Rys. 18 Tabela haseł i uprawnień użytkowników

ö

Ze względu na przepisy regulujšce wyglšd dokumentów sprzedaży możemy firmy podzielić na dwie grupy:

W zwišzku z tym należy ustalić, jakimi dokumentami posługuje się firma. Od tego będzie zależeć rodzaj wystawianych dokumentów (w netto lub w brutto) oraz sposób wyceny – w oknach dialogowych służšcych do ustalania cen będš udostępniane ceny w kwocie netto lub w brutto. Ustalenia dokonujemy w opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do.../...Sprzedaży (Rys. 19 ).

Rys. 19 Opcje do sprzedaży

Podobnie należy zdefiniować sposób prowadzenia magazynu (w cenach netto lub brutto). A ma to znaczenie np. przy zmianie stawki vat na dany towar. Program będzie wyliczał cenę netto na podstawie ceny brutto i stawki vat lub odwrotnie cenę brutto na podstawie ceny netto i stawki vat. Ustalenia tego dokonujemy w opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do.../...Magazynu (Rys. 20 ).

Rys. 20 Opcje dotyczšce prowadzenia magazynu

–

Program posiada liczniki umożliwiajšce kolejnš numerację wystawianych dokumentów. Każdy numer składa się z trzech częœci:

przedrostka  – maksymalnie trzy litery                                                 np. „F”

licznika – od 00001 do 32000 – maksymalnie 12 znaków    np. „816”

tekstu końcowego – maksymalnie osiem znaków                  np. „/d/97”

Program nadajšc kolejny numer łšczy ww. częœci i automatycznie zwiększa licznik o 1. Przykładowo: „F”+ „816”+ „/d/97” = „F00816/d/97”, liczba „816” zamienia się w  „817” i kolejny numer będzie „F00817/d/97”. Liczba jest samoczynnie dopełniana zerami, tak aby miała długoœć 5 znaków, a jest to konieczne, by algorytm sortowania dawał wyniki zgodne z oczekiwaniami (liczby 3, 15, 156  po  posortowaniu ułożš się w kolejnoœci 15, 156, 3, czyli Ÿle, a zapisane w postaci 00003, 00015, 00156 dadzš dobrš kolejnoœć 00003, 00015, 00156).

W celu uzyskania właœciwych dla firmy numerów wystarczy wejœć do opcji  Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Numeracja dokumentów (Rys. 21 ).

Rys. 21 Definiowanie numeracji dokumentów

Wybieramy odpowiednie dokumenty w liœcie naciskajšc klawisz  ENTER  Zmień definicję. W pokazujšcym się oknie dialogowym można zdefiniować właœciwe oznaczenia.

Na tym zakończymy temat zainicjowania odpowiedniej numeracji, a teraz poruszymy kilka problemów zwišzanych z automatycznym numerowaniem.

Przy naciœnięciu klawisza ENTER w polach przeznaczonych na numer dokumentu program wyœwietla okno, w którym – wybierajšc odpowiedniš opcję (Rys. 22 ) – możemy zdecydować, czy chcemy nadać kolejny numer, cofnšć licznik czy też wpisać samodzielnie własny numer - zdefiniować wyglšd (Rys. 23 ).

Rys. 22 Nadanie numeru faktury

Rys. 23  Definiowanie wyglšdu numeracji

Cofanie licznika przydaje się w sytuacji, gdy wykasujemy ostatni dokument z nadanym wczeœniej numerem. Jeżeli nie cofniemy licznika – to powstanie luka w numeracji. Po cofnięciu program będzie kontynuował nadawanie numerów poczšwszy od tego, do którego został cofnięty. Nie możemy liczyć na to, iż po wykasowaniu faktury wystawionej kilka dni wczeœniej i cofnięciu licznika, by zastšpić jš innym dokumentem o tym samym numerze – program po tej operacji automatycznie wróci do bieżšcej numeracji. W takim wypadku należy wybrać opcję samodzielnego nadania numeru. Cofanie licznika można także zrealizować przez wejœcie do opcji „Numeracja dokumentów” i ręczne wpisanie właœciwego numeru – tak jak to polecamy zrobić przy instalacji systemu.

W trakcie zakładania dokumentów program samoczynnie sprawdza, czy tworzony dokument posiada numer i – jeżeli pole z numerem jest puste – to sam go nadaje. Takie działanie programu przyspiesza naszš pracę. W zwišzku z tym nie ma potrzeby wchodzenia na pole z numerem dokumentu i wypełniania go – program zrobi to za nas.

Program nie kontroluje luk w numeracji, lecz w przypadku wykasowania dokumentu z nadanym numerem ostrzega przed możliwoœciš powstania błędu. Użytkownik sam musi sprawdzić, czy w wyniku wykasowania nie spowodował „dziur” w numeracji.

Program nie sprawdza także powtarzalnoœci numerów. Sprawdzenie, czy nie powstały tego typu błędy, wymagałoby porównania ze sobš wszystkich posiadanych dokumentów i trwałoby zbyt długo bioršc pod uwagę, że w wielu firmach wystawia się po kilka tysięcy faktur miesięcznie.

Jeżeli nie będziemy samodzielnie ingerować w numerowanie dokumentów, ograniczajšc się jedynie do cofania licznika natychmiast po wykasowaniu dokumentów, to unikniemy jakichkolwiek kłopotów z numeracjš.



Rys. 24 Opcja stanów poczštkowych

 

UWAGA:

Jeżeli pracowali Państwo na innym programie magazynowym i nie chcecie wpisywać nazw towarów i kontrahentów, to istnieje możliwoœć przeniesienia tych danych do naszego programu. Informacje jak to zrobić opisane sš w rozdziale "Eksport i Import z innych programów".

Towary wprowadzamy za pomocš opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Towary – stany poczštkowe (Rys. 24 ). Opis każdego towaru zawiera szereg danych: symbol, nazwa, grupa, jednostka miary, stawka vat przy sprzedaży i stawka vat przy zakupie, dwie ceny sprzedaży i cena zakupu (w netto i brutto), stany minimalne i maksymalne, narzut minimalny oraz aktualnš iloœć na stanie (Rys. 25 ).

Przed wprowadzeniem towarów powinniœmy się zastanowić nad jego rozlokowaniem w magazynach. Proponujemy, aby skład magazynów i ich zawartoœć była jak najbardziej zbliżona do faktycznego podziału na stoiska sprzedaży. Nie polecamy przykładowo asortymentowego podziału towarów pomiędzy magazyny, jeżeli w Państwa firmie jest tylko jedno stanowisko sprzedaży (lub kilka, lecz sprzedajšcych to samo) ze względu na koniecznoœć dokonywania dodatkowej operacji zmiany magazynu podczas fakturowania. Namawiamy natomiast do wprowadzenia kilku dodatkowych magazynów ze względu na zakupy, które nie sš towarami handlowymi. Możemy np. wprowadzić magazyn surowców, kosztów ubocznych, œrodków trwałych czy też pozostałych zakupów. Ten dodatkowy podział ułatwi nam wypełnianie księgi podatkowej i deklaracji VAT, ponieważ program pobierajšc pozycję na fakturę zakupu zadaje pytanie o typ zakupu i jego przeznaczenie (na rzecz sprzedaży: opodatkowanej, zwolnionej, opodatkowanej i zwolnionej) proponujšc wstępnie dane wynikajšce z opisu magazynów.

Rys. 25 Tabela stanów poczštkowych

Do wprow0adzania danych poczštkowych przeznaczony jest arkusz inwentaryzacji poczštkowej. Do arkusza wchodzimy poprzez Miesišce /Instalacja... /Towary – stany poczštkowe. Wpisanie do arkusza danych towarowych polega na wpisaniu w odpowiednie pola nazw, symboli, jednostek miary, cen i stawek zakupu oraz cen i stawek sprzedaży. Przy wprowadzaniu cen sprzedaży należy zwrócić uwagę na pole „Typ ceny”, które służy do okreœlenia, czy wprowadzamy ceny netto czy brutto. Program samoczynnie wpisuje w to pole wartoœć netto, ale jeżeli ustalimy, że magazyn prowadzony jest w cenach brutto (rozdz. Dokumenty sprzedaży – w cenach netto czy w brutto? ) domyœlnš cenš będzie cena brutto. Informację tę każdorazowo można zmienić naciskajšc Enter w polu „Typ ceny”. Aby ułatwić sobie pracę, proponujemy wypisać rekord „wzorcowy”, a następnie kopiować go i zmieniajšc tylko te dane, które sš inne – tworzyć opisy nowych towarów. Program umożliwia zapamiętanie dowolnego rekordu przez ustawienie się w  jego linii i naciœnięcie klawisza Ctrl-P, a podpowiada ostatnio zapamiętany rekord za pomocš klawisza Ctrl-N. Po zakończeniu wpisywania powinniœmy dokładnie sprawdzić dane, aby zminimalizować iloœć błędów.

Naciskajšc klawisz  F5 wprowadŸ do mag.  wprowadzamy wszystkie wpisane towary do magazynu.

 

UWAGA!

Podczas wpisywania towarów nie deklarujemy, na który magazyn majš zostać wprowadzone. Czynimy to dopiero po naciœnięciu opcji F5. Jeżeli asortyment w innym magazynie jest zbliżony (firma ma kilka sklepów z tym samym asortymentem), to po wprowadzaniu do pierwszego magazynu należy poprawić tylko stany iloœciowe i ceny (o ile sš inne) i ponownie nacisnšć F5 deklarujšc inny magazyn. Jeżeli magazyny różniš się asortymentowo, to po zakończeniu wprowadzenia towarów do danego magazynu należy wykasować wszystkie pozycje z tabeli „Towary – stany poczštkowe” i wpisać kolejne towary wprowadzajšc je następnie do innego magazynu. Operację wprowadzania można przeprowadzać „na raty” – przez rozbicie całego asortymentu na osobno wprowadzane grupy.

Operację nanoszenia danych radzimy przećwiczyć na kilku towarach. Zdarza się, że w wyniku poczynienia prostych błędów wpisywanie danych trzeba zaczšć od nowa – a  w wielu firmach asortyment jest kilkutysięczny.

Po wprowadzeniu danych na magazyny możemy sprawdzić, czy popełniliœmy błędy. O ile nie wykasowaliœmy jeszcze danych z „Towarów – stany poczštkowe”, możemy dokonać poprawy wpisanych danych i opcjš  F5 wprowadŸ do mag.  ponownie wprowadzamy towary do magazynów. Program odnajdzie poprzednie zapisy i je uaktualni.

Pozostałe opcje oznaczajš:

F4 Edytuj - umożliwia modyfikację danego towaru w postaci okna dialogowego.

F6 Pomóż mi - opcja umożliwia zdefiniowanie zachowanie się pola edycyjnego (przejœcie do pola w dół lub lewo) i ma szczególne zastosowanie w przypadku wprowadzania danych bezpoœrednio w rubryki tabeli.

F7 Odczytanie danych z mag - opcja umożliwia wprowadzenie danych z magazynu. Ma zastosowanie w przypadku, gdy wprowadziliœmy towary do magazynu opcjš F5 wprowadŸ do mag.  Nakazujšc programowi dodatkowo wykasowanie tabeli. Aby wrócić do stanu poprzedniego należy właœnie użyć tej opcji.

F8 Wybiórcze kasowanie tow  - Jeżeli częœć towarów ma zostać wykasowana, tak aby reszta została skierowana na inny magazyn możliwe jest wybranie tych towarów (do skasowania) klawiszem spacji. Wówczas nastšpi zaznaczenie towarów (kolorem szarym), zaœ wywołanie tej opcji umożliwi ich wykasowanie.

„

Danych dotyczšcych wszystkich kontrahentów nie musimy uzupełniać od razu, przeciwnie, najlepszym sposobem pracy jest wypełnianie rejestru na bieżšco, tzn. w trakcie wypisywania dokumentów. Zalecamy wpisanie jedynie aktualnych dłużników i wierzycieli.

W celu wpisania dłużników i wierzycieli należy wejœć do opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Kontrahenci – zadłużenie (Rys. 24 ). Wybranie tej opcji menu powoduje wywołanie listy kontrahentów poczštkowo pustej), do której za pomocš odpowiednich klawiszy możemy wprowadzić kompletne dane dotyczšce wybranych kontrahentów, między innymi symbol, nazwę, adres, typ, nip, bank i konto, a także dane dotyczšce nieuregulowanych płatnoœci, takie jak opis dokumentu, z którego wynika dług lub wierzytelnoœć (rodzaj, numer, data wystawienia, termin płatnoœci) wraz z kwotš zaległego długu. Zwracamy tutaj uwagę, iż w programie przyjęliœmy następujšcš konwencję: długi innych firm wobec naszej program pokazuje z plusem, a kwoty, które jesteœmy winni innym firmom wyœwietla z minusem.

 

UWAGA!  Pole symbol przeznaczone jest na skrótowe nazwy kontrahentów. Z ich pomocš będzie możliwe bardzo szybkie pobranie danych dotyczšcych kontrahenta do wystawianych dokumentów. Naszym zdaniem najlepszy system symboli, to wpisywanie kilku pierwszych liter z nazwiska kupujšcego lub z nazwy firmy. Systemy oparte na numerowaniu kolejnych kontrahentów wymagajš posiadania wydrukowanego spisu symboli na kartce lub uczulenia dostawców i odbiorców na pamiętanie swojego numeru. Wychodzšc naprzeciw tego typu systemom program drukuje na fakturach symbole kontrahentów.

N

Program pozwala na rejestrację prowadzonej sprzedaży w szerokim zakresie:

Na podstawie ww. danych program samodzielnie wypełnia deklarację podatku VAT oraz księgę podatkowš.

Program osobno numeruje:

1, faktury dla firm (osobno dla płatników i niepłatników VAT)

2, faktury korygujšce dla firm (osobno dla płatników i niepłatników VAT)

3, dokumenty wydania – WZ

4, paragony

5, faktury dla osób fizycznych (na podstawie paragonów)



Rys. 26 Menu sprzedaż

Wystawianie faktury VAT w zasadzie jest identyczne z wprowadzaniem faktury obcej. Do wystawiania służy opcja w menu Tabele /Sprzedaż /Faktury sprzedaży dla firm (Rys. 26 ). Aby wystawić nowš fakturę należy – znajdujšc się w rejestrze faktur sprzedaży – nacisnšć opcję  F5 Nowa Faktura  (Rys. 27 ). Program zażšda wskazania kontrahenta. W trakcie pobierania – o ile wyniknie taka koniecznoœć – możliwe jest wprowadzenie nowego kontrahenta.

Rys. 27 Tabela faktur sprzedaży

Jeżeli chcemy wystawić dokument WZ naciskamy klawisz  F6 Nowe WZ. Dokumenty wydania nie będš brane pod uwagę przy wypełnianiu księgi podatkowej i deklaracji podatku VAT dopóty, dopóki nie zostanš zmienione na fakturę przez naciœnięcie Entera w polu „Typ dokumentu” i wskazanie rodzaju zmiany.

Program pozwala na wskazanie paragonu z rejestru paragonów i pobranie jego zawartoœci do faktury przez naciœnięcie klawisza F8 Fakt z parag.. Użycie tej opcji zalecamy tylko wówczas, jeżeli odbiorca paragonu zażšda wystawienia faktury na firmę lub poprosi, a my się zgodzimy, o przedłużony termin płatnoœci. W przypadku, gdy odbiorca paragonu poprosi o wystawienie imiennej faktury dla osoby fizycznej (np. w celu odliczenia wydatku od dochodu), należy po prostu dopisać do paragonu dane osobowe i wydrukować go jako "fakturę dla osoby fizycznej" (czytaj „Paragony”). Aby uniknšć podwójnego zaksięgowania tej sprzedaży (jako paragonu i jednoczeœnie jako faktury), program zapyta co należy zrobić z paragonem (Rys. 28 ). Obie odpowiedzi sš poprawne,  różnica jest czysto formalna.

Rys. 28 Sposób stornowania paragonu

Dla firm, które wystawiajš wiele dokumentów WZ i okresowo tylko zbiorcze faktury (np. piekarnie) przeznaczono opcję automatycznego wystawienia faktury do wskazanych WZ. Wykonujemy to klawiszem F9 Fakt z WZ-tów. Pobranie polega na wskazaniu kontrahenta, dla którego chcemy dokonać takiej operacji, a następnie zaznaczenie – w przygotowanej przez program liœcie – tych WZ, które majš zostać przeniesione do faktury.

Rys. 29 Wystawianie faktury dla wielu WZ

Operacja przeniesienia danych należy do skomplikowanych. Program wycofuje z magazynu towary, które znalazły się na wskazanych dokumentach wydania, przenoszšc je jednoczeœnie do faktury i łšczšc pozycje o takich samych nazwach, stawkach VAT i cenach sprzedaży. Wartoœć dokumentu powinna odpowiadać sumie wartoœci wskazanych WZ (groszowe odchylenia mogš jedynie wystšpić przy zmianie cen jednostkowych z netto na brutto – np. WZ sš w cenach netto, a faktura w brutto). Zapamiętywana i przenoszona do rubryki „Zapłacono” jest także suma kwot zapłaconych podczas wystawiania WZ. Do rubryki „Nr WZ” wpisywana jest informacja „Na podstawie WZ”, a do rubryki „Uwagi” przepisane zostajš numery pobieranych WZ.  Pozycje przeniesione na fakturę sš automatycznie zdejmowane z magazynu, a wskazane WZ – usuwane z rejestru.

Takie postępowanie wynika z kilkuletnich doœwiadczeń naszej firmy, iż nie wykasowanie wskazywanych do przeniesienia dokumentów WZ doprowadza do ponownego ich pobierania lub przeciwnie – pomijania na podstawie mylnej oceny, iż zostały pobrane. Wypisane WZ sš dla programu zbędne po wystawieniu do nich faktury i pozostawione mogš stanowić jedynie wartoœć archiwalnš – znacznie mniejszš, niż uwiarygodnione podpisem odbiorców autentyczne wydruki.

ß

Sprzedaż towarów.

Po wskazaniu kontrahenta program automatycznie przenosi nas do częœci towarowej dokumentu sprzedaży (Rys. 30 ). Wypełnianie częœci towarowej przebiega podobnie, jak przy księgowaniu zakupów. Aby pobrać towar z magazynu należy nacisnšć klawisz F5 i wpisać symbol, nazwę lub w inny sposób wskazać towar, który program powinien przenieœć do częœci towarowej, analogicznie dokonujemy także zmiany magazynów itd.

Rys. 30 Częœć towarowa dokumentu sprzedaży

Inny natomiast jest dialog, w którym deklarujemy iloœć towaru: użytkownik posiada jedynie możliwoœć wyboru ceny I (klawisz F2) lub ceny II (klawisz F3) (Rys. 31 ), bez prawa zmian w pozostałym opisie towaru.

Rys. 31 Iloœć pobieranego towaru

W trakcie wypełniania częœci towarowej zdefiniowanie nowego towaru nie jest możliwe.

Blokada tych opcji jest wynikiem ochrony danych przed przypadkowymi zmianami, które mogłyby się zdarzyć pod wpływem poœpiechu w obsłudze klientów, a które mogłyby być bardzo brzemienne w skutkach: zmiana nazwy, symbolu, ceny, stawki VAT często wychodzi na jaw dopiero podczas szukania Ÿródła strat lub kontroli US – trudno przy tym ustalić winnego, a wina często jest nieumyœlna. Dane możemy zmienić jedynie po pobraniu ich do częœci towarowej z tym, że program przy ingerencji w cenę jednostkowš towaru odnotowuje ten fakt w polu „Opis” informujšc, iż wpisano „cenę własnš”.

É

Rys. 32 Wpis ręczny

W przypadku fakturowania usług mamy dwie możliwoœci. Pierwszš jest pobieranie ich, podobnie jak towarów, z magazynu (wówczas w magazynie należy dopuœcić ujemne stany). Drugš możliwoœciš jest „ręczne” wypisywanie pozycji bez pobierania ich z magazynów. Aby program dopuœcił do powstania takiego wpisu należy nacisnšć klawisz Ctrl-N Wpis ręczny. Wywołanym klawiszem Ctrl-N dialogu wpisujemy treœć i kończymy edycję klawiszem F12 OK, a program wyszukuje wolnš linię i umieszcza w niej zapis. UWAGA:  linia na nazwę usługi (towaru) jest obszerna – zawiera 120 znaków – i pomimo tego, iż program wyœwietli w tabeli tylko pierwszy wiersz z wpisanej nazwy, to podczas wydruku pominie tylko puste (czytaj: „Narzędzia dostępne w tabelach”: „Suma, wyglšd linii”).

˘

Upusty wpisywane i pamiętane sš dla każdej pozycji osobno, co pozwala na ich zróżnicowanie. Należy je podawać w postaci procentów z dokładnoœciš do 0,01. Wpisanie upustu powoduje, iż wyjœciowa cena jednostkowa zostaje zmniejszona o wpisany procent (100% upustu daje cenę równš zero). Możemy także realizować narzuty przez wpisanie ujemnego upustu (-100% podwaja cenę). W zwišzku z tym  minimalny upust (narzut) może wynosić -500%, a maksymalny 100% (od pięciokrotnego zwiększenia ceny do minimalnej ceny zerowej).

Wpisane wartoœci upustu można poprawiać, gdyż program pamięta cenę wyjœciowš i od niej nalicza tš aktualnš – widocznš na ekranie.

Rys. 33 Opcja F8 Zmień/ustal

Przyznanie odbiorcy stałego upustu

Jeżeli chcemy przyznać stały upust konkretnym odbiorcom, to należy to zrobić w tabeli kontrahentów w polu proponowany upust. Nadana tam wartoœć upustu zostanie przeniesiona do faktury podczas pobierania kontrahenta i będzie powodowała zmniejszenie ceny sprzedaży w trakcie pobierania danych z magazynów. Program zawsze zgłasza fakt posiadania stałego upustu w chwili pobrania kontrahenta. Jeżeli z pewnych względów decydujemy się na zmianę wartoœci przyznanego upustu, to możemy to uczynić przez „ręcznš” modyfikację upustu w poszczególnych pozycjach (naciœnięcie Entera w polu „upust”) lub generalnš zmianę wszystkich pozycji naciskajšc klawisz Ctrl-A. Program pamięta ceny pierwotne – nie zmodyfikowane upustem – i w każdej chwili możliwe jest ich odtworzenie przez wpisanie „zerowego” upustu.

Wprowadzenie (zmiana) upustu po wypisaniu dokumentu

Upusty okolicznoœciowe realizujemy narzucajšc upust generalny przez naciœnięcie klawisza Ctrl-A (Rys. 34 ).

Rys. 34 Wprowadzanie upustu

Program stwarza tutaj dwie możliwoœci:

1) Wpisanie nowego upustu (lub narzutu)  w miejsce poprzedniego (przeważnie „zerowego”)

2) Dodanie /odjęcie podanego upustu do /od już zdefiniowanych. Druga możliwoœć różni się od pierwszej tym, iż program nie kasuje istniejšcych wartoœci upustu wpisujšc nowe, lecz dodaje (odejmuje) nowe do starych.

Upust okolicznoœciowy stosujemy przeważnie w sytuacji premiowania dużych zakupów lub płatnoœci gotówkowych, lecz możemy także odwrócić sytuację: stosować dodatkowy narzut np. w przypadku płatnoœci terminowych.

Indywidualna korekcja poszczególnych pozycji

Polega na bezpoœrednim wpisaniu wartoœci procentowej w polu upust /narzut. Ten sposób polecamy tylko w wypadku indywidualnego zróżnicowania upustu dla poszczególnych towarów.

„Ręczne” poprawienie ceny jednostkowej powoduje skasowanie kwoty upustu i przepisanie poprawionej ceny w miejsce ceny wyjœciowej (pamiętanej, lecz nie wyœwietlanej).

ű

Problem obliczania iloœci na podstawie ceny jednostkowej i wartoœci brutto dotyczy między innymi stacji benzynowych. Kupujšcy paliwo często proszš o nalanie za tzw. „stówę” i wypisanie faktury. Wystawiajšcy fakturę ma poważny kłopot z obliczeniem iloœci wydanej benzyny, zwłaszcza jeżeli – z różnych przyczyn – nie widzi licznika na dystrybutorze. Dodatkowo powinien podać wartoœć zapłaty z rozbiciem na kwotę podatku i wartoœć netto.

Rys. 35 Ustalanie iloœci na podstawie kwoty

Rys. 36 Ustalanie ceny na podstawie kwoty

Natomiast obliczanie ceny jednostkowej na podstawie wartoœci brutto i iloœci może być przydatne w firmach usługowych, które końcowy wynik wolš zaokršglić (często ze stratš) dla tzw. „równego rachunku”.

Aby program obliczył iloœć na podstawie wartoœci brutto (lub netto), należy pobrać towar z magazynu, nacisnšć klawisz Ctrl-B i wpisać kwotę, jakš chcemy uzyskać. Program – z oczywistych przyczyn – odmówi obliczenia iloœci w wypadku, gdy cena jednostkowa będzie równa zero.

Analogicznie – chcšc ustalić cenę jednostkowš poprzez podanie wartoœci i podzielenie jej przez wpisanš iloœć należy nacisnšć klawisz Ctrl-C.

ƒ

Program umożliwia nadruk sprzedanych pozycji z faktury na formularzu Tax Free umożliwiajšcym zwrot podatku VAT turystom. W celu wydruku formularza wystarczy wystawionš fakturę lub paragon wydrukować z wzorem wydruku o nazwie “Tax Free”. Aby pola formularza zostały poprawnie wypełnione należy trzymać się poniższych zasad: W polu nazwy kontrahenta należy wpisać kolejno w wierszach – nazwisko, imię, państwo oraz nr paszportu. W polu adresu kontrahenta należy wpisać dokładny adres Rys. 37 . Ograniczeniem programu jest wypełnianie tylko siedmiu pierwszych pozycji na formularzu. Jeżeli zachodzi koniecznoœć nadruku na większej iloœci formularzy należy wystawić kilka dokumentów pamiętajšc, aby na każdym znajdowało się co najwyżej 7 pozycji.

UWAGA!

Symbol  SWW towaru jest brany z ostatnich 16 znaków nazwy towaru

Rys. 37 Wpisywanie danych kontrahenta potrzebnych do prawidłowego

wydruku formularza Tax Free

Uwaga:

Przed wydrukiem należy ustalić typ kartki na A4 poziomo, gęstoœć wydruku na zwykły,  oraz margines lewy i górny Rys. 38 .

Rys. 38 Wydruk Tax Free

‘

Czytelników odsyłamy do rozdziału „Dokumenty zakupu korygujšce”, ponieważ procedura wystawiania jest analogiczna do korygowania zakupów.

Š

Rejestr paragonów znajduje się w menu Tabele /Sprzedaż /Paragony, faktury dla osób (Rys. 26 ). Po wybraniu opcji znajdujemy się w tabeli paragonów (Rys. 39 ).

Rys. 39 Spis paragonów

Jeżeli wystawiamy paragon, to naciskamy klawisz F5 Nowa faktura, a w przypadku, gdy klient zażšda od razu faktury – naciskamy klawisz F6 Nowy paragon. Może być także inna sytuacja: klient oznajmi, iż chce otrzymać fakturę w trakcie wystawiania paragonu lub po jego wystawieniu.

Wówczas w rubryce typ dok. (gdzie obecnie jest zaznaczony paragon) naciskamy klawisz ENTER. Pojawia nam się komunikat: „Dokument nie zwišzany z żadnym kontrahentem!, Czy chcesz wskazać kontrahenta?” (Rys. 40 ) 

i wybieramy interesujšcy nas dokument – podœwietlajšc go i naciskajšc klawisz ENTER.

Rys. 40 Zamiana paragonu na fakturę

 Aby wydrukować paragon, należy w oknie dialogowym drukowania  wybrać wzór o nazwie „paragon”, a przy wydruku faktury wzór o nazwie „faktura”. W wypadku posiadania drukarki fiskalnej należy – zamiast drukować na zwykłej drukarce wzór o nazwie „paragon” – wysyłać dane do drukarki fiskalnej za pomocš klawisza Ctrl-P.

Rys. 41 Drukowanie paragonu lub faktury

Wypełnianie częœci towarowej przebiega analogicznie, jak wypełnianie częœci towarowej faktury.

Każdej kupujšcej osobie fizycznej można wystawiać fakturę. Wystawianie faktury takim osobom jest jednak kłopotliwe ze względu na koniecznoœć notowania danych personalnych kupujšcego, póŸniejszš koniecznoœć ewidencjonowania i przechowywania, a także znacznie obszerniejszy wydruk na dodatek w dwóch kopiach.

Paragony sš uproszczonš formš dokumentowania sprzedaży nie wymagajšcš podania personaliów. W zwišzku z tym wyodrębniono je do osobnego rejestru. Ich wystawienie nie wymaga wskazania kontrahenta z rejestru kontrahentów. Paragony sš wystawiane w cenach brutto i nie posiadajš możliwoœci zapłaty terminowej. Jeżeli mamy znajomych, którym przesuwamy termin płatnoœci, to należy im wystawiać faktury w rejestrze faktur dla firm, pomimo iż większoœć znajdujšcych się tam dokumentów dotyczy firm (nie widzimy przeszkód). Sš też przypadki, iż po wystawieniu paragonu klient zażšda wystawienia faktury dla firmy. Należy wówczas przejœć do rejestru faktur dla firm i nacisnšć klawisz F8 Fakt z parag. (Rys. 27 opcja wystawienia faktury na podstawie paragonu) i wskazać wypisany paragon, aby program na jego podstawie wypełnił fakturę. Paragony i faktury dla osób fizycznych mogš posiadać osobnš numerację – niezależnš od faktur wystawianych dla firm. Ustalenie sposobu numeracji znajduje się w opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do sprzedaży.

Odpisanie paragonów z magazynów

Opcja F7 Odpisywanie z mag. służy do przeszukania rejestru paragonów i wyszukania dokumentów, które nie sš odpisane z magazynu. Opcja służy przede wszystkim odpisaniu tych paragonów, które zostały wystawione opcjš szybkiego wystawiania znajdujšcš się w menu: Wystaw /Dokument sprzedaży ALT-F6 (Rys. 42 )



W menu Wystaw (Rys. 42 ) umieszczono opcje skierowane na szybkie wystawianie dokumentów.

Rys. 42 Opcja szybkiego wystawiania dokumentów

W opcji Wystaw/ Dokument Sprzedaży Alt F6:  możemy  wystawić faktury dla (płatników, niepłatników oraz osoby fizycznej), paragon, wydanie WZ oraz rezerwację.

Opcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy użytkownik posiada drukarkę fiskalnš.

Po wejœciu do tej opcji pojawia się dialog (Rys. 43 ).

Rys. 43 Menu szybkiego wystawiania dokumentów

Poruszanie się po menu:

 

F4 WeŸ towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F5 WeŸ kontrahenta – po wybraniu tej opcji program pyta się, dla kogo ma być wystawiony dokument: Firma Czy Osoba (w przypadku wystawiania paragonu, kontrahenta nie ustala się)

F6 Typ dokumentu – opcja ta pozwala na ustalenie typu wystawianego dokumentu

UWAGA: Program automatycznie wystawia paragon, natomiast wystawienie innego dokumentu tj. faktury, wydania WZ bšdŸ rezerwacji wymaga wczeœniejszego pobrania kontrahenta.

F7 WeŸ wagę – powoduje wejœcie do opcji, która odczytuje masę towaru ważonego

F8 Opcje druk.fisk – daje możliwoœć ustawienia opcji dla drukarki fiskalnej (Rys. 45 )

F9 Konfiguracja – opcja umożliwia ustalenie dodatkowych opcji (Rys. 46 )

ENTER Iloœć - pozwala na zmianę iloœci pobranego towaru

F10 Zmień / Oblicz- zmienia zadeklarowanš wczeœniej cenę towaru

F11 Zmień upust - ustala upust procentowy w wystawianym dokumencie

ESC Zakończ – klawisz ten powoduje zakończenie wystawiania dokumentu (pojawia się nam końcowa częœć dokumentu tzn.: razem, wpłata, reszta oraz sposób płatnoœci Rys. 44   - Naciœnięcie klawisza ENTER DRUKUJ  powoduje drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej i zwykłej.

DEL Kasuj pozycję - usuwa podœwietlonš pozycję

INS Dodaj Iloœć - do danej iloœci towaru pobranej z magazynu dodaje zadanš liczbę

Rys. 44

Rys. 45 Opcje drukarki fiskalnej

Rys. 46 Konfiguracja szybkiego wystawiania dokumentów

Opcja konfiguracja pozwala na ustalenie dodatkowych opcji pomocnych użytkownikowi m.in.:

F11 Uaktualnienie listy towarów:

Opcja ta daje możliwoœć pobierania towarów ze wszystkich magazynów handlowych – bez potrzeby zmiany magazynów.

Towary z kilku magazynów handlowych sš dostępne w jednej liœcie.

W każdej chwili użytkownik może sam uaktualnić magazyn poprzez klawisz CTRL-F2.

Podczas wystawiania jakiegokolwiek dokumentu, w każdej chwili możemy włšczyć  Menu (klawisz F1).

Jeżeli przy wystawianiu nowego dokumentu (innego niż paragon) najpierw ustalimy kontrahenta, a póŸniej pobierzemy towar z magazynu, to zostanie on pobrany pod kontrahenta (tzn. jeżeli kontrahent ma przydzielony upust, to towar zostanie pobrany z magazynu już z upustem). Natomiast w sytuacji odwrotnej tzn. gdy najpierw pobierzemy towar, a następnie kontrahenta, to pomimo iż dany kontrahent ma przyporzšdkowany upust, towar z magazynu zostanie wpisany bez upustu (należy go wpisać ręcznie klawiszem F11 Zmień upust).   

Dodatkowym atutem jest możliwoœć powiększenia znaków na ekranie dwukrotnie lub czterokrotnie dzięki czemu możliwa jest praca na małych 9-calowych monitorach kas komputerowych (np. Elzab Xcel, IBM Sure One, itp.) Szczegóły wystawiania takich paragonów sš umieszczone w rozdziale poœwięconym drukarce fiskalnej.

Opcja szybkiej sprzedaży może być wywołana natychmiast po uruchomieniu programu i wpisaniu hasła bez koniecznoœci wyboru z menu, przez uruchomienie programu z opcjš „/F”

Tzn. firma.bat /f   lub ksiega.exe /f



Ze względu na swojš specyfikę częœć firm nie dokonuje szczegółowej, iloœciowej rejestracji sprzedawanych towarów (np. małe sklepy spożywcze). Efektem sprzedaży w takich firmach jest tzw. utarg dzienny. Aby obliczyć deklarację podatku VAT dla takiej firmy, należy wyodrębnić z utargów dziennych kwotę, która przypada na sprzedaż nieudokumentowanš (od utargu odjšć kwoty, które wynikajš z faktur i rachunków), a następnie – na podstawie struktury zakupów handlowych – rozbić utarg bezrachunkowy tworzšc strukturę sprzedaży.

Rys. 47 Rejestracja utargów

Utargi nieudokumentowane należy notować w tabeli:  Tabele /Sprzedaż /Sprzedaż bezrachunkowa. W jednej linii możemy zanotować do 30 punktów sprzedaży. Z tego względu, że zwykle wykorzystuje się wiele mniej punktów pozostałe należy pochować klawiszem CTRL-X (Na Rys. 47 schowano wszystkie rubryki z wyjštkiem jednej). Notowanie utargów bezrachunkowych sprowadza się do podania w pustej linii daty zapisu i wpisania otrzymanych w danym dniu utargów, pomniejszonych o kwoty udokumentowane fakturami i rachunkami (oczywiœcie rachunki i faktury także należy wprowadzić, tylko nie w tym miejscu). Wprowadzone kwoty możemy zabezpieczyć przed przypadkowš zmianš lub skasowaniem poprzez odnalezienie rubryki „Zakaz zmian” i wpisanie do niej słowa „tak”.

Wypełniajšc księgę podatkowš oraz deklarację Vat program automatycznie przeszuka wszystkie zapisy pobierajšc te, których daty będš się mieœcić w obrębie edytowanego miesišca.

5

Rys. 48 Tablela komisu samochodowego

Program umożliwia wspomaganie komisowej sprzedaży samochodów. Do tego celu przeznaczona jest tabela w menu: Tabele /Sprzedaż /Auto-komis (Rys. 48 ). Program umożliwia sprzedaż komisowš jak również sprzedaż samochodów, które zostały nabyte w celu dalszej odsprzedaży. Poszczególne opcje umożliwiajš przyjęcie, wycenę oraz sprzedaż samochodu, naliczenie opłaty skarbowej i wydruk odpowiednich dokumentów takich jak umowa komisu. Ze względu na różnice w interpretacji przepisów dot. opłaty skarbowej od sprzedawanych w umowach komisu przedmiotów - do użytkownika należy wybór sposobu naliczania tej opłaty (opcja: F7 Obliczanie opłaty skarb. Rys. 49 ).

Rys. 49 Ustalenie sposobu naliczania opłaty skarbowej

Aby przyjšć samochód w komis należy ustawić się w wolnej linii tabeli i wybrać opcję F4 Właœciciel pojazdu (Rys. 50 ). Następnie należy wybrać opcję F5 Wycena, dzięki której ustalona zostaje cena sprzedaży, opłata skarbowa oraz prowizja (Rys. 51 ).

Rys. 50 Wpisanie przedmiotu umowy komisu

Rys. 51 Ustalenie ceny sprzedaży

  • UWAGA: opłata skarbowa nie występuje w przypadku, gdy towar ma stawkę VAT innš niż zwolniona.
  • Stawka akcyzy jest potrzebna jedynie w przypadku nowych samochodów.
  • Na podstawie wpisów z autokomisu program wpisuje informacje do ksišżki przychodów i rozchodów oraz deklaracji VAT. Rodzaje wpisów sš uzależnione od tego czy jest to komis, odkupienie od os. fizycznej lub odkupienie od firmy. W przypadku sprzedaży komisowej do deklaracji VAT i ksišżki wpisuje się jedynie prowizja. W przypadku odkupienia, a następnie sprzedaży od os. fizycznej wpisuje się prowizja wraz z cenš zakupu i sprzedaży samochodu. W przypadku odkupienia od firmy (na fakturę VAT) wpisuje się jedynie sprzedaż samochodu. Faktura zakupu jest pobierana z rejestru faktur zakupu i należy ja tam wczeœniej wpisać!

W chwili sprzedaży samochodu należy ustawić się w linii z odpowiednim samochodem i wpisać dane nabywcy opcjš F6 Klient i  sprzedaż. W oknie dialogowym oprócz danych nabywcy należy jeszcze ustalić czy faktura sprzedaży ma być numerowana według osobnej numeracji czy ma przyjšć kolejny numer z licznika faktur. Ponadto możemy odznaczyć dany samochód jako sprzedany przez naciœnięcie klawisza F7 Sprzedany (Rys. 52 ). Odznaczenie ma na celu póŸniejsze wyselekcjonowanie tak aby odróżnić samochody sprzedane od pozostajšcych w komisie (opcja Ctrl-S) oraz niesie za sobš uwzględnianie sprzedaży przy wypełnianiu ksišżki przychodów i rozchodów oraz deklaracji VAT (bardzo ważna jest tu data sprzedaży!). W programie nie przewidziano osobnej tabeli na rejestr wycofanych lub sprzedanych samochodów. Z tego też względu po utworzeniu w programie nowego miesišca takie samochody należy usunšć klawiszem DEL (DELETE).

Rys. 52 Wpisanie danych nabywcy

W programie przygotowano przykładowe wzory wydruku umożliwiajšcych wydrukowanie następujšcych dokumentów:

Ze względu na specyfikę i wymagania użytkownik może te wzory wykorzystać lub zdefiniować własne.

č

Rys. 53 Umowy stałe

Program umożliwia wystawianie faktur za czynnoœci cišgłe takie jak np. wykonywanie usług sprzštania, wywozu nieczystoœci, usług telekomunikacyjnych, naliczania czynszu lub sprzedaży energii,. W przypadku takich usług następuje cykliczne naliczanie opłat w okresach miesięcznych. Program umożliwia wpisanie umów na usługi stałe. Na każdej umowie można umieœcić do trzech naliczanych czynnoœci (usług).



Zakupy wprowadzamy do rejestru znajdujšcego się w menu Tabele /Zakup /Faktury zakupu (Rys. 54 ).

Rys. 54 Menu zakupy

Operację wprowadzenia dokumentu zakupu można podzielić na kilka częœci:

 1. wypełnianie częœci dotyczšcej kontrahenta

 2. wypełnienie częœci towarowej i ustalenie nowych cen sprzedaży

 3. wprowadzenie danych o sposobie i terminie płatnoœci

 4. wprowadzenie danych do magazynu (odpisanie dokumentu)

Oprócz faktur zakupu do rejestru zakupów możemy dodatkowo wpisywać dwa inne typy dokumentów.

Pierwszym jest dokument przyjęcia (PZ), który wystawiamy, jeżeli otrzymaliœmy towar bez faktury. Dokument ten pozwala wprowadzić towar do sprzedaży z tš różnicš, że nie zostanie on ujęty w księdze i deklaracji podatku VAT. Po otrzymaniu właœciwej faktury należy tylko zmienić typ dokumentu z PZ na fakturę.

Drugim możliwym do wystawienia w tym rejestrze dokumentem jest zamówienie. Wystawienie tego dokumentu ma ułatwić dokonanie zakupu poprzez przygotowanie wstępnej listy towarów, które chcemy zakupić z jednoczesnym oszacowaniem wydatków, jakie musimy w tym celu ponieœć. Przy wystawianiu tego dokumentu możemy wykorzystać funkcjš automatycznego doboru towarów. Działanie tej funkcji polega na tym, iż program samodzielnie wyszukuje towary, których stany zeszły poniżej stanów minimalnych i zarazem zostały zakupione w firmie wskazanego kontrahenta. Wyszukane pozycje prezentowane sš w zbiorczej liœcie. Korzystajšc z tej listy możemy zadeklarować iloœci poszczególnych pozycji do zakupu. Korzystanie z funkcji nie wyklucza „ręcznego” dopisania innych towarów. Po zakończeniu wystawiania możemy taki dokument wydrukować i pojechać z nim po dostawę lub przesłać go modem (telefonicznie), czy też zachować na dyskietce i wgrać bezpoœrednio do komputera dostawcy. Po powrocie z zakupów możemy zamówienie przemianować na fakturę  lub PZ i wprowadzić zmiany w tych miejscach, gdzie faktyczne zakupy różniły się od naszego zamówienia.

ž

Rys. 55 Tabela zakupów

Zakładanie nowego dokumentu zakupu rozpoczynamy od wejœcia do rejestru faktur zakupu w menu Tabele /Zakup /Faktury zakupu (Rys. 54 ).

Jeżeli chcemy wpisać nowš fakturę, to naciskamy klawisz  F5 Wpisz fakturę; analogicznie dla nowego dokumentu przyjęcia (PZ) – naciskamy  F6 Wpisz PZ, a w przypadku nowego zamówienia –  F7 Wpisz zamów. Program w przypadku dwóch pierwszych dokumentów poprosi o podanie informacji o dacie wystawienia i numerze dokumentu (Rys. 56 ). Tu należy zwrócić uwagę na rodzaj faktury. Zwykle faktury sš wystawione w cenach netto, ale zdarzajš się również faktury w cenach brutto (np. faktury za paliwo do samochodów). W takim wypadku należy zmienić opcję F6 Podstawš dokumentu sš: na Ceny Brutto

Rys. 56 Dane faktury lub PZ-ki

Rys. 57 Wybór kontrahenta

Następnie zażšda wskazania kontrahenta i w oknie dialogu, który ukaże się na ekranie należy wpisać symbol kontrahenta (Rys. 57 ). Program jednoczeœnie z wpisywaniem wyszukuje kontrahentów o najbardziej zbliżonym symbolu i wyœwietla ich listę. Najbardziej podobny zostaje wyróżniony podœwietleniem. Nie musimy wpisywać całego symbolu, jeżeli program znajdzie właœciwego kontrahenta już po kilku literach – naciskamy przycisk F12 Wybór, a program pokaże nam kompletne dane tego kontrahenta. Wyœwietlone dane możemy przejrzeć i uzupełnić (Rys. 58 ). W przypadku braku kontrahenta należy go wprowadzić wywołujšc w ww. liœcie kontrahentów dialog  F3 – Nowy !.

Przycisk   F4 – Zmień Spis  umożliwia przełšczanie dwóch tabel kontrahentów: tabeli Firmy: dostawcy/odbiorcy i tabeli spis osób fizycznych.

Rys. 58 Dane kontrahenta

Ostateczny wybór tego kontrahenta następuje po ponownym naciœnięciu przycisku   F12 OK. Zdarza się, iż nie pamiętamy symbolu lub z innych przyczyn nie możemy ustalić kontrahenta wyżej opisanym sposobem. Wówczas możemy za pomocš strzałki w prawo przesunšć się na nazwę kontrahenta i analogicznie jak przy wyszukiwaniu symbolem wpisywać pierwsze litery nazwy kontrahenta. Przy kolejnym niepowodzeniu – ponownie naciskajšc strzałkę w prawo – możemy wejœć wprost do listy i używajšc strzałek pionowych dokonać „ręcznego” wyszukania kontrahenta lub naciskajšc klawisz  F5 wyszukaj  (Rys. 57 ) wywołać opcję ustalania kontrahenta przez podanie dowolnej częœci nazwy, adresu lub NIP-u (Rys. 59 ). Tym sposobem przechodzimy do drugiej częœci tworzenia dokumentu zakupu.

Rys. 59 Wyszukiwanie po NIP-ie

¸

Rys. 60 Częœć towarowa faktury zakupu

Po wejœciu do częœci towarowej dokumentu zakupu możemy jš wypełnić przez pobranie pozycji z wybranych magazynów (z jednoczesnym zakładaniem nowych pozycji) klawiszem  F5 WeŸ towar  lub przez wpisanie pozycji bez odniesienia ich treœci do któregokolwiek magazynu klawiszem  Ctrl-N Wpis ręczny.

Naciœnięcie klawisza  F5 WeŸ towar powoduje wywołanie dialogu z listš towarów jednego z magazynów (Rys. 61 ).

Rys. 61 Lista towarów

Wybór towaru oparty jest na identycznych zasadach, jak wybór kontrahenta: wpisujemy symbol lub nazwę, „ręcznie” przestawiamy podœwietlenie ewentualnie używamy funkcji wyszukania nazwy zawierajšcej podane słowo. Jeżeli ustawimy podœwietlenie na odpowiednim towarze, to naciskamy przycisk  F12 OK, po którym program edytuje dokładne dane o towarze.  W przypadku, gdy po raz pierwszy nabywamy towar to należy wprowadzić go do listy towarów klawiszem  F3 Nowy t.

Rys. 62 Dane towaru

Dialog z danymi oprócz nazwy, symbolu itp. zawiera pole do wpisania iloœci przyjmowanego towaru oraz ostatnie ceny sprzedaży i zakupu ustalone dla tego towaru (Rys. 62 ). Przyjmujšc towar należy sprawdzić czy ceny sprzedaży nie wymagajš korekty (w wyniku zmian w cenie zakupu). Program wyœwietla ceny zarówno w netto jak i brutto oraz dodatkowo narzut pomiędzy cenš zakupu a cenami sprzedaży. Cenę zakupu przepisujemy wprost z dokumentu zakupu. Jeżeli zajdzie potrzeba ustalenia nowych cen sprzedaży dokonujemy tego przez zmianę narzutu lub przez bezpoœredniš zmianę cen.

Jeżeli w Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do magazynu ustalimy, iż firma będzie prowadzić magazyn w cenach netto, to program pozwoli ustalać ceny netto i vice versa – przy ustaleniu, że magazyn ma być w cenach brutto program pozwoli ustalać ceny brutto.

Edycję danych o towarze kończymy kolejnym  F12 OK, po którym program przenosi dane dotyczšce towaru z dialogu do wolnej linii częœci towarowej.

UWAGA:

W przypadku, gdy towar wprowadzamy na magazyn nie handlowy, to program zadaje pytanie o typ zakupu (koszty uboczne, œrodki trwałe, pozostałe zakupy) oraz jego przeznaczenie (Rys. 63 ). Te ostatnie, dodatkowe ustalenia potrzebne sš do właœciwego wypełnienia deklaracji VAT i Księgi podatkowej. Ustalenie, na rzecz jakiej sprzedaży został dokonany zakup, jest w zasadzie pytaniem o sposób odliczenia podatku VAT. Podanie, iż zakup dokonany jest na rzecz sprzedaży opodatkowanej powoduje całkowite odliczenie podatku. W przypadku zakupu na rzecz sprzedaży zwolnionej (np. materiały do produkcji towarów zwolnionych) lub zakupu, którego z innych względów nie można odliczyć (np. częœci do samochodu osobowego) należy zaznaczyć „zakup na rzecz sprzedaży zwolnionej”. Wybranie opcji „na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej” powoduje częœciowe odliczenie – zgodnie ze wzorem ustalonym przepisami (podano go w deklaracji VAT). Po zatwierdzeniu opisu program ponownie wywołuje dialog z listš towarów celem wpisania kolejnej pozycji z dokumentu zakupu. Jeżeli wpiszemy już wszystkie linie, to w dialogu z listš towarów naciskamy ESC, powracajšc w ten sposób do częœci towarowej dokumentu.

Rys. 63 Rodzaj zakupu

Domyœlne ustawienie parametru Na rzecz sprzedaży... (Rys. 64 ) może być wykonane w menu: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do zakupów:

Rys. 64 Domyœlne ustawienia opcji zakupów

UWAGA: Co robić w przypadku, gdy wartoœć faktury po wpisaniu różni się z wartoœciš na otrzymanym dokumencie? Przepisy dopuszczajš wystawianie dokumentów na dwa sposoby. Prawdopodobnie sposób wyliczeń na otrzymanym dokumencie jest inny niż ten z jakim pracuje nasz program. Należy wtedy wybrać opcję F4 Opis  i nacisnšć klawisz F9 - sposób naliczania faktury (Rys. 65 ).

Rys. 65 Modyfikacja sposobu naliczania dokumentu na alternatywny

Rys. 66 Zmiana jednostek

OMÓWIENIE PROBLEMÓW

Często zdarza się, iż kupujemy towary w opakowaniach zbiorczych i cena jednostkowa oraz iloœć towaru dotyczy opakowania zbiorczego, podczas gdy w firmie dokonujemy odsprzedaży tych towarów w innych, mniejszych jednostkach miary (np. sztukach). W takich przypadkach należy przeliczać jednostki miary i dane z dokumentu zakupu wprowadzać bezpoœrednio w jednostkach odsprzedawanych. Przykładowo zamiast 3 opakowań majonezu po 48 zł (24 słoiki w jednym opakowaniu) należy wpisać 72 słoiki majonezu po 2 zł. Przeliczeniem jednostek zajmuje się opcja  F8 Zmiana opakowania (Rys. 66 ). Nie należy przejmować się, iż niekiedy w trakcie przeliczeń otrzymujemy cenę jednostkowš z końcówkš poniżej 1 gr. – takš cenę jak najbardziej można i należy wprowadzić. Na dokumentach zakupu zwiększona została dokładnoœć cen jednostkowych do 1/100 gr. Program wyœwietla takie ceny z dokładnoœciš do 1 gr., lecz przy działaniach księgowych posługuje się dokładnš cenš, bez zaokršgleń.

By pobrać towar z innego magazynu, niż aktualnie pokazywany, należy nacisnšć w spisie towarów klawisz F4 (zmiana magazynu) i po pokazaniu przez program listy magazynów wybrać właœciwy. Innym, szybszym sposobem zmiany magazynu jest naciœnięcie numeru żšdanego magazynu z klawiszem ALT (np. ALT-0 to magazyn zerowy, ALT-1 magazyn pierwszy itd.). Uwaga. Nie należy używać klawiatury numerycznej z klawiszem ALT (mała klawiatura po prawej stronie) – właœciwe klawisze znajdujš się w głównej częœci klawiatury poniżej klawiszy F1...F12 (tzw. częœć alfanumeryczna).

By dokonać wpisu „ręcznego”, tzn. nie posiadajšcego odzwierciedlenia w magazynie, należy nacisnšć w częœci towarowej dokumentu zakupu klawisz Ctrl-N. Program zareaguje pokazaniem dialogu, w którym możemy wpisać wszystkie dane dotyczšce pozycji

G

Program samodzielnie dokonuje wstępnego ustalenia sposobu i terminu płatnoœci na podstawie danych pobieranego kontrahenta (dane te zawierajš proponowany sposób i termin płatnoœci). Jeżeli chcemy dokonać zmiany w tych ustawieniach to należy – będšc w częœci towarowej dokumentu zakupu – nacisnšć klawisz  F6 Płatnoœć  i w wywołanym dialogu wprowadzić pożšdane sposób i termin płatnoœci (Rys. 67 ).

Rys. 67 Częœciowy sposób płatnoœci (got.+przelew)

Î

Wprowadzenie danych do magazynu uzyskujemy naciskajšc klawisz  F7 Odpisz. Czynnoœć „odpisania” polega na wprowadzeniu danych o przychodzie poszczególnych towarów do kartotek towarowych, przez co uaktualnione zostajš stany magazynowe.

Poprawianie dokumentu nawet po jego odpisaniu z magazynu jest w pełni możliwe. Poszczególne pozycje można kasować klawiszem DEL, a program po sprawdzeniu, że dana pozycja została wprowadzona na magazyn, dokona jednoczeœnie z wykasowaniem „wycofania” wprowadzonych iloœci. Podobnie można uzupełniać dokument przez dopisywanie kolejnych pozycji i poprawianie już wpisanych i odpisanych. W każdym przypadku program dokona kontroli pozycji i uaktualni stany magazynowe podczas odpisania poprzez skasowanie poprzednich zapisów i naniesienie nowych.

Uaktualnienie proponowanych cen sprzedaży i zakupu

Fakt, że nawet po miesišcu możemy powrócić do dokumentu i dokonać w nim zmian, zrodził w konsekwencji potrzebę specjalnej ochrony aktualnych – i proponowanych do bieżšco wystawianych dokumentów – cen sprzedaży i zakupu. Poprawienie danych i odpisanie dokumentu powoduje uaktualnienie kartotek towarowych i tych danych w magazynie, które wynikajš bezpoœrednio z kartotek (iloœci i wartoœci przychodów oraz rozchodów po cenach zakupu). Oprócz tych danych w magazynie zawarte sš także aktualnie proponowane ceny sprzedaży i ostatnia cena zakupu, która potrzebna jest do skalkulowania cen sprzedaży. Nadpisanie aktualnych cen cenami wczeœniejszymi groziłoby podniesieniem strat i dlatego jakiekolwiek zmiany cenowe dokonane bezpoœrednio w dokumencie zakupu wymagajš œwiadomego zatwierdzenia przez użytkownika.

Gdy data otrzymania faktury jest starsza niż 14 dni to program nie przenosi do magazynu informacji o zmianie nazwy, symbolu, jednostki miary, stawki VAT i cen zakupu i sprzedaży.

ŕ

Program umożliwia wczytywanie zapisanych na dyskietkę faktur lub wczytanie danych z inwentaryzatorów. Faktury mogš pochodzić od dostawców posługujšcych się programem Small Business lub programem Subiekt4. W przypadku innych programów konieczna jest konwersja formatów na jeden z formatów akceptowalnych przez nasz program. Programy takie sš dostępne na stronach internetowych (www.symplex.com.pl). Opcja umożliwiajšca wczytanie znajduje się tabeli "Rejestr faktur zakupu" (Tabele /Zakup /Faktury zakupu Rys. 55 ) i jest wywoływana przez  F12 Wczytaj z dyskietki. Po wywołaniu opcji pokazuje się okno, w którym należy wybrać rodzaj importu dokumentu (Rys. 68 ). Po zatwierdzeniu program poprosi o wskazanie œcieżki z dostępem do importowanego pliku lub poprosi o wczytanie danych z inwentaryzatora. Po wczytaniu danych na ekranie uzyskamy listę towarów (Rys. 69 ).

Rys. 68 Rodzaj importu dokumentu

Rys. 69 Lista wczytanych towarów

W liœcie pojawiš się towary wczytane z dyskietki. Program próbuje znaleŸć na magazynach towar o identycznym symbolu. W przypadku, gdy go znajdzie, w opisie z prawej strony listy  wpisywany jest znacznik OK (Rys. 69 ). W przypadku nie znalezienia towaru wpisywany jest znacznik NOWY! i konieczne jest dopasowanie towaru w magazynie opcjš F2 Dopasuj przez wskazanie lub wprowadzenie towaru jako nowego F3 WprowadŸ jako nowy.

Przed wczytaniem faktury z dyskietki należy wprowadzić dane kontrahenta do rejestru kontrahentów jeżeli nie zostały jeszcze wczeœniej wprowadzone

.

Po założeniu dokumentu zamówienia (klawisz F7 w rejestrze faktur zakupów-Rys. 55 ) i wejœciu do częœci towarowej naciskamy klawisz Ctrl-P. Wywołamy w ten sposób funkcję, która w obrębie wskazanego magazynu dokona przeszukania listy towarów i wyszuka te, których stan iloœciowy będzie niższy od zdefiniowanego dla nich stanu minimalnego (o ustalaniu stanów minimalnych czytaj w rozdziale „Magazyn”).

Rys. 70 Ustalanie kontrahenta (klucza)

Dodatkowo, jeżeli podamy klucz wyszukiwania (najbardziej charakterystycznš częœć nazwy dostawcy), program sprawdzi, które towary były kupowane u tego dostawcy i tylko do nich ograniczy listę. Sprawdzenie kluczem polega na  przeszukaniu kartotek pod kštem występowania dostawcy posiadajšcego w nazwie słowo kluczowe (Rys. 70 ). Sporzšdzona lista zawiera obszerne dane ułatwiajšce ustalenie iloœci, jakš trzeba zamówić. Wstępnie należy pozwolić programowi wyliczyć potrzebne iloœci. Wykonujemy to opcjš  F4 Automatyczne uzupełnienie.... Zatwierdzenie wyboru dokonujemy opcjš  F3 - Pobierz wprowadzone. Dodatkowo – w trakcie podawania zamawianych iloœci – program na podstawie ostatnich cen zakupu szacuje kwotę, jakš trzeba będzie wydać (Rys. 71 ). Czynnoœć automatycznego pobrania można wielokrotnie powtarzać np. dla różnych kontrahentów (kluczy).

Rys. 71 Wybrane przez program towary

!

Opcja automatycznego zamówienia na podstawie sprzedaży w ostatnich dni znajduje się menu: Tabele /Zakup /Tworzenie zamówień (Rys. 72 ). Po wejœciu do ww. Tabeli wybieramy klawiszem F4 Ustal zamówienie opcję wypełniania tabeli zamówienia (Rys. 73 ).

Rys. 72 Automatyczne zamówienie na podst. ostatniej sprzedaży

Umożliwia analizę sprzedaży w ostatnich dniach i oszacowanie jakš iloœć towarów zamówić. Algorytm szacowania jest "zaszyty" w kodzie programu i jest objęty tajemnicš. Użytkownicy powinni traktować tš opcję jako narzędzie przydatne w optymalnym zamawianiu towarów.

Rys. 73 Parametry szacowania

Ę

Kasowanie całego dokumentu

Aby wykasować dokument zakupu należy wejœć do rejestru faktur i rachunków zakupu, ustawić się w linii, w której wpisany jest dokument i nacisnšć klawisz DEL. Program wykasuje fakturę, o ile częœć towarowa jest pusta. W wypadku, gdy w częœci towarowej sš zapisy, należy do niej wejœć i kolejno wykasować wszystkie zapisane pozycje klawiszem DEL i ponowić kasowanie w rejestrze faktur zakupu. Pozycje odpisane z magazynu zostanš tym samym wycofane z kartotek towarowych, podobnie jak wpis dotyczšcy tego dokumentu w kartotece kontrahenta. Bezwarunkowe wykasowanie dokumentu możemy uzyskać przez naciœnięcie klawisza Ctrl-DEL po uprzednim nadaniu uprawnień  do takiego kasowania (czytaj: „Hasła i uprawnienia”). Takie kasowanie nie wycofa zapisów z kartotek  towarowych i kontrahenta, lecz jedynie sam dokument. Dokumenty zakupu sš samodzielnie wykasowywane przez program po uruchomieniu funkcji „porzšdkowania danych” (pod wieloma warunkami – czytaj rozdział: „Porzšdkowanie danych”).

Zmiana typu dokumentu

W rejestrze faktur zakupu jest rubryka Typ dok., w której okreœlono typ wpisanego w danej linii dokumentu (faktura, PZ, zamówienie – w cenach netto i brutto Rys. 55 ).

Rys. 74 Typ dokumentu

Naciskajšc ENTER w polu „Typ dokumentu” możemy dokonać zmiany typu. Takie postępowanie zalecamy przy zmianie zamówienia na fakturę lub PZ, czy też zmianie PZ na fakturę po otrzymaniu tych dokumentów. Nie należy po wpisaniu PZ i póŸniejszym otrzymaniu faktury wprowadzać jej jako kolejny dokument – w takim wypadku należy po prostu zmienić typ dokumentu i nanieœć różnice, jeżeli takowe wystšpiły.

Data przyjęcia towaru i data otrzymania dokumentu

Ww. daty sš doœć istotne dla programu. Z datš przyjęcia program wprowadzi pozycje do kartotek towarowych, a z datš otrzymania do kartoteki kontrahenta i częœci księgowej (księga podatkowa, deklaracja VAT). Na tym tle może dojœć do mylnego stwierdzenia, iż program Ÿle działa, gdyż porównanie wartoœci przychodu po cenach zakupu odczytanego z magazynów wykaże różnice w stosunku do sumy wartoœci dokumentów zakupów. Różnice te mogš wystšpić nie tylko z powodu różnych dat przyjęcia towaru i otrzymania dokumentu.

Upusty na fakturze zakupów

W myœl obecnych przepisów dokumenty sprzedaży (otrzymywane od dostawców) powinny zawierać faktyczne jednostkowe ceny sprzedaży zaokršglone do 1-go grosza. Stosowanie upustów wymaga zatem podawania przez wystawiajšcych ceny jednostkowej nie przed, ale  po uwzględnieniu upustu. W zwišzku z tym nie przewidziano rubryki „upust” na dokumencie zakupu. Do tego dokumentu należy przepisywać faktyczne ceny zakupu (po uwzględnieniu upustu).

Kłopoty z poprawieniem dokumentu zakupu

Poprawienie dokumentu zakupu wymaga odszukania w rejestrze faktur i rachunków zakupu linii, w której został zapisany i wejœcia do częœci towarowej klawiszem F4. Zmiany naniesione do dokumentu (zmiana dat, iloœci, cen itp.) wymagajš uaktualnienia kartotek towarowych. Uaktualnienie to nie zawsze jest możliwe ze względu na póŸniejsze operację dokonane innymi dokumentami.

Przykład: Towar „X”, błędnie wprowadzony dokumentem zakupu, został w całoœci sprzedany. Wykasowanie go z tego dokumentu (lub zmniejszenie iloœci) jest w tej sytuacji niemożliwe, gdyż doprowadziłoby do powstania ujemnych stanów iloœciowych w kartotekach towarowych. Z takimi problemami użytkownik musi sam sobie poradzić. Rozwišzań jest wiele: od znalezienia błędu, który do takiej sytuacji doprowadził i poprawienia szeregu innych dokumentów, zanim będziemy mogli poprawić ten, aż do dopuszczenia stanów ujemnych w magazynie (czytaj w rozdziale „Spis magazynów”).

ž

Korygujšce faktury  zakupów wprowadzamy do specjalnego rejestru w menu Tabele /Zakup /Korygujšce faktury.

Zgodnie z przepisami faktura korygujšca powinna zawierać między innymi:

1.   Opis tego, co było na fakturze korygowanej (tylko te pozycje, które uległy zmianie).

2.   Opis tego, co powinno być na tej fakturze (pozycji, które nie uległy zmianie nie trzeba wymieniać).

3.   Kwoty zmniejszenia wynikajšce ze zwrotu towarów, udzielonych rabatów itp.

4.   Kwoty zwiększenia wynikajšce z podwyższenia cen.

5.   Informację o dacie wystawienia i numerze korygowanej faktury.

W zwišzku z powyższym musimy na jednym dokumencie zaznaczyć pozycje, które były „pierwotnie” i pozycje, które powinny być na ich miejscu. Dodatkowo należy rozróżnić korekty „zwiększajšce” od „korekt „zmniejszajšcych”. Wprowadzone korekty powinny znaleŸć odzwierciedlenie w magazynie, księdze, ewidencjach i deklaracjach. Jednoczeœnie algorytm powinien być na tyle elastyczny, aby możliwa była zmiana każdej pozycji w obrębie kilku cech naraz: iloœci, ceny oraz stawki.

Autorzy programu stanęli tutaj przed dylematem: czy skomplikować wzór faktury korygujšcej w stosunku do faktury zwykłej (dochodzš dodatkowe kłopoty techniczne w zwišzku z odmiennym sposobem działania), czy też rozszerzyć zakres pojęć występujšcych na fakturze zwykłej o „ujemnš” iloœć jako zwrot.

Wybrano drugš ewentualnoœć (komplikacja pojęciowa) i zarazem wykonano specjalnš opcję w programie, która w prosty sposób pozwala wystawić fakturę korygujšcš do wskazanej faktury.

Opcję, która pozwala na automatyczne wystawienie faktur korygujšcych, wywołujemy z rejestru korygujšcych faktur zakupu wybierajšc klawisz   F5 Wystaw dok.koryg.automatycznie (Rys. 75 ).

Rys. 75 Rejestr korekt zakupu

Po wybraniu tej opcji program poprosi o wskazanie, w którym miesišcu będzie mógł znaleŸć korygowanš fakturę. Po wskazaniu miesišca program zażšda podania numeru i daty otrzymania korygowanej faktury lub wskazania tego dokumentu w liœcie. Jeżeli zdecydujemy się na podanie numeru i daty, to należy je wpisać bardzo dokładnie, gdyż program postara się odszukać wskazany dokument i pomyłki dadzš wynik negatywny.

Po znalezieniu faktury wyœwietli się okno z zapytaniem, jakiego typu korekcji chcemy dokonać.

Przewidziano kilka możliwoœci (Rys. 76 )

Rys. 76 Rodzaj korekty

Rys. 77 Korekta indywidualna

Rys. 78 Dane wpisywanej faktury

UWAGA: Podstawš korygowania w naszym programie jest założenie, iż pozycje przepisane z dokumentu korygowanego należy umieœcić z minusem w polu iloœć.

Przykładowo: z 5 zakupionych sztuk towaru X zwróciliœmy 3, a dla 2 pozostałych uzyskaliœmy obniżenie ceny z 10 zł na 8 zł. Należy w tej sytuacji użyć korekcji poprawiajšc iloœć z 5 na 2 i cenę zakupu z 10 zł na 8 zł. Po zakończeniu program wygeneruje do dokumentu 2 linie z zapisem:

1. Towar X     -5    po cenie 10 zł   (Było)

2. Towar X      2    po cenie   8 zł   (Winno być)

Tym samym dokonaliœmy zwrotu do dostawcy 5 sztuk po cenie zakupu 10 zł (wpisujšc ujemny przychód) i jednoczesnego zakupu 2 sztuk po cenie 8 zł.

Oczywiœcie przy wydruku takiego dokumentu nie zostanš wypisane iloœci ujemne. Program wydrukuje je z plusem dokładajšc informację, iż zapis dotyczy tego, co było na dokumencie. Taki wydruk jest zgodny z przepisami dotyczšcymi korygowania zakupów.

W dokumentach korygujšcych dokonano kilku uproszczeń w stosunku do dokumentów zwykłych. Faktury korygujšce posiadajš tylko jednš datę, która spełnia jednoczeœnie rolę daty otrzymania faktury korygujšcej i zarazem daty zwrotu towarów. Drugim uproszczeniem jest wyłšczenie możliwoœci częœciowego zwrotu zapłaty. O tym, czy należnoœć wynikajšca z faktury została uregulowana, decyduje wpisanie terminu płatnoœci. W programie przyjęto, że termin „0” dni oznacza natychmiastowš regulacje, a dowolny inny, że płatnoœć nie została uregulowana w chwili otrzymania dokumentu. Jeżeli doszło do częœciowej regulacji należnoœci, należy odnotować fakturę jako „przesuniętš w terminie”, a kwotę zwróconš uregulować za pomocš zwykłego KP.

7

Wejœcie do częœci magazynowej znajduje się w menu „Tabele” pod opcjš „Magazyn”.

Rys. 79 Opcja magazynów

Struktura opisujšca magazyny składa się z trzech poziomów, z których każdy jest tabelš.

Poziom pierwszy – „Spis magazynów” – to zbiór danych o wszystkich magazynach. Zawiera nazwy magazynów i zbiorcze zestawienia obrotu towarowego w poszczególnych magazynach.

Poziom drugi – „Magazyn” – to zbiór danych o towarach znajdujšcych się w danym magazynie. Zawarte sš tutaj nazwy towarów, symbole, stawki, ceny itp., a także zbiorcze zestawienia obrotów poszczególnymi towarami na podstawie dokładnych kartotek przychodów i rozchodów każdego towaru.

Poziom trzeci – „Kartoteki towarowe” – to zbiór informacji o przychodzie i rozchodzie wybranego towaru. Zawarte sš tutaj informacje o wprowadzanych i wydawanych iloœciach, cenach zakupu, cenach sprzedaży, numerach, datach i typach dokumentów księgowych zwišzanych z poszczególnymi operacjami oraz nazwach odbiorców i dostawców.

K

Rys. 80 Spis magazynów

Wybranie opcji Tabele /Magazyny spowoduje pokazanie tabeli o nazwie Spis magazynów. Tabela pełni trzy funkcje.

1.   Naciœnięcie klawisza F4 Pokaż towary spowoduje wejœcie do przyporzšdkowanego danej linii magazynu. Każda linia odpowiada innemu magazynowi.

2.   Rubryka Nazwa magazynu służy do nadania nazw przyporzšdkowanym magazynom. 

3.   W rubryce Rodzaj magazynu ustalamy czy towary na magazynie mogš "wchodzić w stany ujemne" (Rys. 81 ).

Rys. 81 Ustalenie czy magazyn dopuszcza stany ujemne

4.   Rubryka Typ magazynu spełnia charakter pomocniczy podczas wpisywania faktury zakupu. Możemy za jej pomocš ustalić, że dany magazyn jest „handlowy” (na zakupy dokonywane w celu dalszej odsprzedaży), „surowcowy” (na surowce i materiały do dalszego przetworzenia), „œrodków trwałych”, „kosztów ubocznych”, „Reprezentacji i reklamy” lub „Pozostałych wydatków”.

5.   Pozostałe rubryki majš charakter informacyjny. Umieszczone w nich zostały zbiorcze dane z odpowiednich magazynów. Wartoœci te sš na bieżšco uaktualniane w trakcie operacji pobrania i wydania towarów z magazynów.

W+

Rys. 82 Tabela magazynu (rubryki 1-5)

Tabela (Rys. 82 ) zawiera szereg danych: nazwy, symbole, jednostki miary, ostatnie ceny zakupów, aktualne ceny sprzedaży, stawki VAT przy zakupie i przy sprzedaży, narzut minimalny, stany minimalne i maksymalne, zbiorcze dane dotyczšce obrotu danym towarem w firmie np. przychód, rozchód i bieżšcy stan iloœciowo i wartoœciowo. Większoœć z nich nie wymaga komentarza, natomiast na niektóre należy zwrócić szczególnš uwagę:

Rubryka 3 - Symbol kod kreskowy służy do szybkiego wyszukiwania towarów podczas przyjmowania zakupów i sprzedaży towarów. W rubrykę należy wpisywać skrótowe nazwy towarów. W firmach posiadajšcych kasy fiskalne jej znaczenie jest inne: właœnie do tej rubryki należy wpisać kod kreskowy towaru. Kod kreskowy jest wtedy przesyłany do kasy. Czytnik kodów można także podłšczyć bezpoœrednio do komputera i przy jego pomocy wpisywać lub szukać towary.

Rubryka 4 - Indeks (PLU) może być wykorzystana jako drugi, pomocniczy symbol towaru. W firmach posiadajšcych kasy fiskalne do rubryki tej należy wpisać numer towaru w kasie tzw. PLU. Aby ułatwić to zadanie należy włšczyć nadawanie kolejnego numeru indeksu w opcji: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Towarów (Rys. 83 ).  Aby można było wyszukiwać towary podczas sprzedaży lub zakupów wpisujšc indeks należy włšczyć opcję znajdujšcš się w menu: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu (Rys. 84 ).

Rys. 83 Opcje towarów

Rys. 84 Opcje do magazynu

 

Rubryki 6 i 10 - Stan pocz. stan danego towaru na poczštku otwarcia miesišca edytowanego.

Rubryki 7 i 11 - Przychód zawiera sumę zakupów od dostawców i przychodów wewnętrznych (PZ i MM) w miesišcu edytowanym. Zwroty towarów do dostawców wpisywane sš z minusem.

Rubryki 8 i 12 - Rozchód zawiera sumę rozchodów w miesišcu edytowanym (sprzedaż, rozchód wewnętrzny). Zwroty od klientów wpisywane sš z minusem.

Rubryka 9 Stan – zawiera sumę stanu poczštkowego i przychodu minus rozchód. Program dokonuje podziału danych w kartotekach na stany poczštkowe oraz przychody i rozchody w edytowanym miesišcu przy okazji dowolnej operacji na kartotekach towarowych. Po założeniu nowego miesišca podział ten dokonywany jest sukcesywnie w trakcie przychodu i rozchodu towarów za pomocš dokumentów lub jednorazowo poprzez użycie opcji „Usuwania danych”.

Jeżeli użytkownikowi zależy na zaktualizowaniu danych w rubrykach Stan pocz., Przychód, Rozchód, Stan powinien zawsze po otwarciu nowego miesišca uruchomić opcję Inne /Usuwanie danych.

Rubryki 24 i 25 - Narzuty minimalne umożliwiajš zabezpieczenie się przed spadkiem ceny sprzedaży poniżej okreœlonego narzutu. Taka sytuacja może się zdarzyć, np. gdy  użytkownik po przyjęciu kolejnej dostawy nie zauważy lub zapomni ustalić nowe ceny, a cena zakupu będzie na tyle wysoka, że sprzedaż towarów po starej cenie będzie stratš. Rubryka „narzut minimalny” przeznaczona jest do wpisania minimalnego narzutu pomiędzy cenš zakupu i cenš sprzedaży w procentach. Zejœcie ceny sprzedaży poniżej ceny minimalnej obliczonej na podstawie ceny zakupu i narzutu sygnalizowane jest przez program komunikatem. Program reaguje komunikatem.. Nie wpisanie narzutu minimalnego lub wpisanie zerowego oznacza, iż w stosunku do danego towaru kontrola jest wyłšczona. Narzuty minimalne możemy więc stosować wybiórczo nakładajšc je tylko na niektóre towary. Kontrola odbywa się w trakcie pobierania towarów na fakturę lub paragon oraz przed wysłaniem towarów do kasy fiskalnej. Ustalenia narzutów minimalnych możemy dokonać „ręcznie” lub za pomocš funkcji wywoływanej klawiszem Ctrl‑B Narzuty min.(Rys. 85 ).

Rys. 85 Automatyczne ustalanie narzutów minimalnych

Rubryki 30,31,32 - Stany min. i max. Służš do szybkiego wskazania, które towary sš na wyczerpaniu, a których jest za dużo. Po ustaleniu niezerowego stanu minimalnego i /lub maksymalnego program  porównuje bieżšcy stan iloœciowy towaru z wpisanymi wartoœciami i w rubrykę 31 o nazwie „Sygn” umieszcza zapis „min” lub „max” w zależnoœci od wyników porównania. Stany minimalne pozwalajš na szybkie sporzšdzenie listy zakupów: możemy jš przygotować za pomocš specjalnej funkcji tworzšcej zamówienie do dostawcy (czytaj rozdział: „Zakup”) lub „ręcznie” selekcjonujšc towary, które majš wpisany stan „min” (czytaj „selekcjonowanie”). Wartoœci stanów minimalnych i maksymalnych wpisujemy „ręcznie” lub za pomocš specjalnej funkcji wywoływanej klawiszem Ctrl‑A Stany min.  i działajšcej analogicznie do funkcji ustalania narzutów minimalnych. W większoœci firm użyteczne sš tylko stany minimalne.

Rubryka 33 - Symbol dostawcy służy do wpisania symbolu towaru jakim posługuje się nasz dostawca. W przypadku tworzenia zamówienia (czytaj rozdział "Zakup") program może wpisywać na zamówieniu podczas druku pod nazwami towarów symbol dostawcy co umożliwi szybkie rozpoznanie zamawianych towarów. Opcja włšczajšca wykorzystanie symbolu dostawcy znajduje się w menu: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu (Rys. 84 ).

 

Rubryka 34 - Skrócona nazwa dla kasy fisk. Umożliwia wpisanie maksymalnie 14 znaków, które będš drukowane na paragonach kas fiskalnych. Nie jest konieczne wypełnianie tej rubryki przez użytkownika. Program pobiera nazwę dla kasy z nazwy towaru, ale w przypadkach, gdy użytkownik chce nadać innš - skrótowš nazwę może tš rubrykę wykorzystać.

Funkcje działajšce w tabeli magazynu (Rys. 82 )

 

F4 Kartoteka - umożliwia wejœcie do kartoteki towaru. Opis szczegółowy znajduje się w rozdz. Kartoteki towarowe na str.77

F5 Przeglšd - opcja umożliwia w prosty sposób przeglšdanie magazynu poprzez wpisanie kilku poczštkowych znaków symbolu lub nazwy towaru. Ponadto może posłużyć do wpisania nowych towarów.

F6 Barkody - opcja umożliwia przypisanie towarom kilku kodów kreskowych. Została zaprojektowana dla kas fiskalnych posiadajšcych możliwoœć definiowania towarów z dodatkowymi kodami kreskowymi. W innych kasach (o ile jest to możliwe) program symuluje wiele kodów kreskowych programujšc po prostu dodatkowe towary z tš samš nazwš i cenš ale z innym kodem kreskowym.

F7 Komplet - opcja umożliwiajšca zdefiniowanie składników z jakich składać się będzie dany towar. Składniki mogš być innymi towarami lub wyłšcznie komentarzem drukowanym na fakturach sprzedaży (opcja w przygotowaniu).

Ctrl-A Stany min. oraz Ctrl-B Narzut min.- opcje automatycznego ustalania stanów i narzutów minimalnych. Opcje umożliwiajš wyszukanie odpowiednich towarów wg odpowiedniego klucza oraz zaproponowanie zmiany ich parametrów.

Ctrl-C Nowe ceny, Ctrl-E Podwyżka - Przyjmujšc towar do magazynu za pomocš faktury zakupu lub przyjęcia wewnętrznego mamy możliwoœć dokonania jednoczesnej przeceny towarów. Możliwoœć ta nie wyczerpuje wszystkich naszych potrzeb – możemy przecież przeceniać towar z powodu zapowiadanego wzrostu   cen paliw, z powodu podjęcia akcji reklamowej, nadejœcia popytu (sezon), chęci pozbycia się towaru z zapasów (koniec terminu ważnoœci) itd. Takš możliwoœć mamy przez „ręcznš” zmianę cen lub użycie bezpoœrednio na magazynie specjalnej funkcji przeceny towarów. Automatycznš przecenę wywołujemy klawiszem Ctrl-C.

„Ręczna” zmiana cen polega na odnalezieniu towaru, który chcemy przecenić, ustawieniu się w polu z cenš i zmianę jej wartoœci. Przy „ręcznej” zmianie warto przestawić rubryki w ten sposób, by cena sprzedaży i cena zakupu położone były obok nazwy towaru (patrz rozdział „Operacje na rubrykach”) – z pewnoœciš ułatwi nam to pracę. Automatyczna przecena (Ctrl-C) powoduje wywołanie dialogu pozwalajšcego na wskazanie, które towary mamy zamiar przeceniać. Wskazanie polega na wpisaniu charakterystycznej częœci nazwy, symbolu lub grupy towarowej i naciœnięcie przycisku OK. Program dokona przeszukania towarów sprawdzajšc, które z nich posiadajš odpowiednio w nazwie, symbolu lub indeksie podane słowa.

Jeżeli chcemy np. przecenić posiadane na magazynie cukierki, to wystarczy w polu  Zawierajšce w nazwie wpisać słowo „cukier”. Program w trakcie przeceny będzie sprawdzał, czy w tekœcie nazwy poszczególnych towarów występuje słowo „cukier” i jeżeli je znajdzie, to towar ten podda przecenie. Analogicznie działa szukanie po polu symbol i indeks (Rys. 86 ).

Rys. 86 Automatyczna przecena

Wszystkich trzech pól możemy użyć jednoczeœnie. Program będzie je rozumiał jako polecenie szukania towarów, które spełniajš wszystkie trzy warunki równoczeœnie. Brak słów kluczowych oznacza wszystkie towary po kolei. Znalezienie towaru sygnalizowane jest pokazaniem dialogu z aktualnymi cenami. Ustalenie nowych polega na wybraniu odpowiedniego pola i poprawieniu jego zawartoœci (Rys. 87 ). Jeżeli w czasie tej operacji nie będziemy chcieli przeceniać danego towaru na wystarczy nacisnšć klawisz ESC, a program pominie ten towar i przejdzie do następnego. Przerwać przecenę możemy w każdym momencie naciskajšc klawisz Koniec.

Rys. 87 Przecena towaru

Cennik możemy wydrukować poprzez schowanie niektórych rubryk (Ctrl‑X) i zmianie ich kolejnoœci (Ctrl‑R).

Do wpisania symboli SWW i PKWiU nie zalecamy używania rubryki „symbol towaru”. Jej przeznaczenie jest inne. Symbole te radzimy dopisywać  do nazw towarów – na końcu. Program w żaden sposób nie sprawdza, czy towar ze stawkš 7% ma przyporzšdkowany symbol SWW. Musimy o to zadbać sami.

’

Najniższym poziomem w strukturze częœci magazynowej sš kartoteki towarowe. Zawierajš one szczegółowe informacje dotyczšce przychodów i rozchodów poszczególnych towarów w kolejnoœci ich dokonywania (historia obrotu). Aby wejœć do kartoteki towaru należy wywołać opcję F4 Kartoteka w tabeli magazynu (Rys. 82 ). Kartoteki składajš się z szeregu informacji podstawowych dotyczšcych obrotu towarem:

 nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data operacji, cena zakupu netto, cena sprzedaży netto, iloœć przychodu lub rozchodu, stawka VAT przy zakupie i przy sprzedaży, typ dokumentu, którym dokonano operacji.

Ponadto zawarto w nich także szereg informacji pochodnych:

Rozchód i przychód towarów odbywa się zgodnie z regułš: „pierwszy przychodzi – pierwszy wychodzi”.

Program za pomocš kartotek prowadzi stany wartoœciowe w sposób wyjštkowo dokładny. Jeżeli mamy do czynienia z szeregiem zakupów, to ich wartoœć obliczana jest na podstawie cen jednostkowych i przychodu dla poszczególnych transakcji. Analogicznie sprzedaż: każda z tych operacji notowana jest zgodnie z indywidualnš cenš i rozchodem.

Kartoteka zostaje podliczona przez program po naciœnięciu klawisza ESC. Program nie pozwala na zmianę danych, do których powinien posiadać aktualne dokumenty, aby nie doprowadzić do rozbieżnoœci pomiędzy kartotekami i dokumentami. „Ręczne” wprowadzanie danych jest najmniej wygodnym sposobem i nawet przy drobnych zmianach zalecamy użycie inwentaryzacji (rozdz. Spis z natury – korekcja stanów  79 ).

˙

Program umożliwia pracę z opakowaniami zwrotnymi. Opakowania zwrotne sš drukowane pod fakturš. Podobnie wyglšda sytuacja w przypadku drukarek fiskalnych - o ile jest to możliwe program drukuje informacje o sprzedaży i zwrotach opakowań na końcu paragonu fiskalnego.  Opakowania w programie to po prostu towary z ustawionš stawkš VAT na „opak”. Aby taka stawka VAT byłš „widoczna” w programie należy jš uaktywnić. Robimy to w opcji Miesišce /Instalacja.. /Definiowanie... /Dodatkowe stawki VAT. Przy drukowaniu faktur zawierajšcych opakowania należy pamiętać o ustawieniu wzoru wydruku z opakowaniami.  Niektóre kasy fiskalne umożliwiajš zwrot i sprzedaż opakowań. Program podczas programowania takich kas (o ile jest to możliwe) programuje opakowania.

Â

W rozdziale tym opisujemy w jaki sposób wykonać wydruki inwentaryzacji (np. na koniec roku) oraz jak korygować niezgodnoœci stanów w programie ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzację należy przeprowadzić następujšco:

Naniesienia różnic pomiędzy stanem w programie a stanem rzeczywistym opisane jest w rozdziale Spis z natury – korekcja stanów . Natomiast sporzšdzenie wydruków inwentaryzacji opisane jest w rozdziale Inwentaryzacja – wydruki .

ü

Chcšc skontrolować, czy stany kartotekowe w komputerze sš zgodne z rzeczywistymi, należy wydrukować listę towarów i przekazać jš pracownikom dokonujšcym spisu. Lista towarów nie powinna zawierać iloœci wykazanych przez komputer, tak by nie sugerować wyniku (przed wydrukiem należy schować rubrykę stanu wg komputera). Aby takš listę sporzšdzić, należy wejœć do tabeli Tabele /Protokół różnic i nacisnšć klawisz F4 Pobierz stany z magazynu (Rys. 88 ).

Rys. 88 Tabela protokołu różnic

 Program zapyta się o to, czy chcemy wypełnić tabelę danymi z jednego, wskazanego magazynu, czy ze wszystkich oraz jakš cenę sprzedaży pobrać do ustalenia wartoœci różnic (cena I lub II), a następnie – zgodnie z wydanš dyspozycjš – pobierze do tabeli aktualne dane z magazynów. Dane będš zawierać: nazwę towaru, symbol,  grupę, jednostkę miary, magazyn Ÿródłowy, iloœć rzeczywistš, iloœć kartotekowš, stawkę VAT przy zakupie, cenę netto zakupu, wartoœć różnicy pomiędzy stanem kartotekowym a rzeczywistym wg cen zakupu, stawkę VAT przy sprzedaży, wskazanš cenę jednostkowš sprzedaży w netto i brutto oraz wartoœć różnicy wg ceny sprzedaży. W przypadku, gdy inwentaryzację będziemy wykonywali ręcznie należy pamiętać aby opcję  F6 Stan rzeczywisty ustawić na "Ustala wg komputera" (Rys. 88 ). W przypadku wykorzystania inwentaryzatora opcję należy zmienić na "Wstępnie wyzeruj". (szczegóły dot. inwentaryzacji inwentaryzatorem sš opisane w rozdziale inwentaryzator).

Wydruk dla pracowników dokonujšcych spisu z natury

Wypełnienia i wydruku należy dokonać tuż przed wykonaniem spisu. Po wypełnieniu  należy pochować rubryki dotyczšce stanu rzeczywistego i kartotekowego oraz wartoœci różnic w cenach zakupu i sprzedaży (Ctrl‑X). Chcšc ułatwić pracę pracownikom, należy posortować pozycje wg nazwy lub symboli (Ctrl‑T).

Tak przygotowanš tabelę należy wydrukować (można przy tym wydruk podzielić na kilka częœci poprzez drukowanie od linii do linii lub za pomocš selekcjonowania – gdy pracownicy dzielš się pracš). Osoby spisujšce powinny wpisywać stany rzeczywiste do rubryki Iloœć na stanie, która specjalnie do tego została przeznaczona.

Przed wypełnieniem tabeli protokołu różnic należy pamiętać,

+ aby odczytać kasy fiskalne, a sprzedaż z nich była odpisana!

Po wypełnieniu tabeli nie wolno wykonywać żadnych operacji magazynowych typu przyjęcie towarów, sprzedaż aż do chwili "policzenia całego asortymentu"

Posiadajšc zaufanie do rzetelnoœci pracowników możemy wydrukować tabelę zawierajšca rubrykę „stan rzeczywisty”, tak aby pracownik „odfajkowywał” towary, których stan jest zgodny, a iloœci wpisywał tylko w wypadku różnic.

Naniesienie różnic

Po otrzymaniu od pracowników listy ze spisem z natury przepisujemy do programu rzeczywiste stany podane przez pracowników do rubryki Stan rzeczywisty. Rubryka ta pierwotnie – tzn. po wypełnieniu tabeli przez program – zawiera stany wg kartotek, nam pozostaje więc tylko poprawienie tych pozycji, w których stan jest inny (zmiany nanosimy tylko w wypadku różnic). Przy dużej iloœci asortymentu możemy mieć problem z szybkim wyszukiwaniem towarów i dlatego ważnym jest, aby po wydruku spisu dla pracowników nie dokonywać żadnych zmian w kolejnoœci towarów. Jeżeli kolejnoœć na wydruku i w programie jest taka sama, to wyszukanie polega na porównywaniu jedynie numeru pozycji (rubryka Lp.).

W innym wypadku możemy skorzystać z opcji F5 Korygowanie stanów ręcznie, która zachowuje się podobnie jak podczas sprzedaży lub zakupu towarów, tzn. możemy wyszukiwać towary przez wpisanie kilku poczštkowych znaków symbolu lub nazwy (Rys. 89 ).

Rys. 89 Korygowanie stanów

Podczas korygowania z prawej strony pojawia się znacznik OK dla towarów, w których dokonano już korekcji iloœci. Dzięki temu użytkownik posiada możliwoœć oszacowania, które towary już odnotował, a które jeszcze pozostały. Znacznik ten jest dostępny bezpoœrednio w rubryce 15 tabeli. Dodatkowo stworzona została opcja umożliwiajšca wpisanie towarów, które odnaleziono, a które nie były wpisane do programu (opcja F3‑nowy towar).

Wprowadzenie zmian do magazynu

Po naniesieniu faktycznych stanów możemy wydrukować listę różnic. Rubryki Wart. różnicy wg cen zak. netto oraz Wart. różnicy wg cen spr. (w netto i brutto) pozwolš nam na oszacowanie strat (ewentualnie zysków nadzwyczajnych). Skorygowania stanów na magazynie dokonujemy naciskajšc klawisz F6 – wprowadŸ zmiany do magazynu. Program podpowie datę, z którš pobraliœmy dane do tabeli (gdyby zachodziła koniecznoœć zmiany daty należy przeczytać rozdz. Korygowanie błędów w  protokole różnic str.83 ).Program zapyta jak postšpić w wypadku niedoboru lub nadmiaru.

Rys. 90 Wprowadzanie zmian do magazynu

Niedobór rozumiany jest jako strata: stan faktyczny jest niższy od stanu, który wykazuje program. Braki mogš być potraktowane przez program jako:

Nadmiar jest wtedy, gdy stan rzeczywisty jest wyższy od tego, który wykazuje program. Nadmiar może być wprowadzony do magazynu jako:

Użyte powyżej terminy sš umowne. Błšd komputerowy może oznaczać, że różnica jest wynikiem strat w bazie danych w wyniku awarii (komputera, dysku, sieci energetycznej, programu itp.), pomyłkš jednej z osób rejestrujšcych przychody i rozchody, pomyłkš magazyniera, który wydał inny towar niż powinien, ale z takš samš cenš itd. Program po otrzymaniu informacji o sposobie wprowadzania zmian dokona przeglšdu wszystkich towarów i te pozycje, w których różnica będzie niezerowa wprowadzi do magazynu. Wprowadzenie polega na odpisaniu (dopisaniu) z kartotek towarowych różnic iloœciowych. Operacja ta kończy korektę stanów na podstawie spisu z natury.

Program nie odnotowuje faktu dokonania inwentaryzacji w częœci księgowej. Dlatego też, jeżeli wartoœci różnic powinny zostać zaksięgowane, to należy to zrobić samodzielnie przez np. „ręczny” wpis do księgi itp.



Dane z inwentaryzacji sš „poprawialne”, dopóki tabela protokołu nie zostanie wypełniona ponownie. Oznacza to, iż po wprowadzeniu różnic na magazyny za pomocš opcji F6 – wprowadŸ zmiany do magazynu możemy dokonać ponownych zmian i ponownie poprzez klawisz F6 wprowadzić różnice do magazynu. Program odszuka poprzedni zapis i na jego miejsce wpisze nowy. Po ponownym wypełnieniu tabeli poprawienia danych będziemy mogli dokonać tylko bezpoœrednio w kartotekach towarowych. W ostatecznoœci istnieje także możliwoœć usunięcia całej Ÿle przeprowadzonej inwentaryzacji. Opcja ta znajduje się nie w protokole różnic, ale bezpoœrednio w magazynie. W takim wypadku należy wejœć do magazynu i nacisnšć klawisz Ctrl-P. Na ekranie pokaże się okno dialogowe, w którym należy wskazać datę Ÿle przeprowadzonej inwentaryzacji. Po uruchomieniu opcja usunie wszystkie zapisy dotyczšce inwentaryzacji z danego dnia.

W przypadku, gdy użytkownik pobrał dane opcjš F4 Pobierz stany z magazynu, wpisał już prawdziwe stany w rubryce stan rzeczywisty, a przy wprowadzaniu zmian do magazynu okazało się że data jest niepoprawna to istnieje możliwoœć ponownego wypełnienia tabeli protokołu różnic, tak aby rubryka ta pozostała bez zmian. W takim wypadku należy ponownie wybrać opcję F4 Pobierz stany z magazynu, ale opcję F6 Stan rzeczywisty należy ustawić na "Pozostaw bez zmian" (Rys. 91 ). Po tej operacji można ponowić wprowadzanie zmian do magazynu - już z poprawnš datš.

Rys. 91 Wypełnianie bez modyfikacji rubryki stan rzeczywisty

q

Rys. 92 Inwentaryzacja

Inwentaryzację przeprowadzamy w różnym celu. Może to być inwentaryzacja wykonana na koniec roku podatkowego, na żšdanie Urzędu Skarbowego, na życzenie właœciciela, po wykryciu kradzieży, na zakończenie działalnoœci itd.  Inwentaryzację drukuje się z menu: Raporty /Do magazynu /Inwentaryzacja... (Rys. 92 ).

Do wyboru mamy dwa typy inwentaryzacji. Obie różniš się składem rubryk oraz generalnie tym, iż Inwentaryzacja... – lista wg Towarów zawiera iloœciowy spis towarów ze œrednioważonš cenš zakupu, a Inwentaryzacja... – lista wg Dostaw zawiera szczegółowy wycišg iloœciowy z podziałem nie tylko na towary, ale także dodatkowo na dostawy (cena zakupu jest dokładna, a każda pozycja zawiera opis dostawy, z której pochodzi obecna na składzie iloœć).

Tabele wypełniamy danymi podobnie jak „Protokół różnic...” – naciskajšc klawisz  F4 Pobierz dane z magazynu

O tym, czy inwentaryzacja ma zostać sporzšdzona z podziałem na towary i dostawy czy tylko na towary musi zadecydować użytkownik. Oczywistym jest, iż wydruk inwentaryzacji z podziałem tylko na towary będzie krótszy, lecz nie zawsze – ze względu na przepisy lub decyzję Urzędu Skarbowego – możemy sobie pozwolić na takie uproszczenie.

“

Program posiada możliwoœć pracy na wielu magazynach równoczeœnie. Jednoczeœnie użytkownik może mieć bardziej skomplikowanš strukturę firmy: jeden magazyn główny (centrala) i kilka mniejszych lub w układzie symetrycznym – wiele sklepów sprzedajšcych ten sam asortyment. W każdym z tych przypadków może zajœć potrzeba dokonania przesunięć towarów pomiędzy magazynami.

Do realizacji przesunięć służy opcja „w menu Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia m-mag. wew. Po wybraniu opcji znajdujemy się w rejestrze przesunięć międzymagazynowych. Tworzenie nowego zamówienia polega na wybraniu klawisza F5 Nowa MM. Program poprosi o wskazanie magazynu Ÿródłowego i docelowego, a następnie "wejdzie" do częœci towarowej (Rys. 93 ).

Rys. 93 Częœc towarowa przesunięcia międzymagazynowego

Wypełnianie częœci towarowej przebiega analogicznie jak podczas fakturowania z małš różnicš: jeden dokument może przesuwać towary tylko w obrębie dwóch magazynów. Towar z magazynu Ÿródłowego rozchodowany jest po cenie zakupu netto i o tyle zmniejsza się wartoœć towarów po cenach zakupu w tym magazynie. Wartoœć sprzedaży nie ulega zmianie (operacja nie jest sprzedażš). Dokument przeznaczony jest do przerzutów towaru w obrębie magazynów własnych firmy. Przydaje się w firmach budowlanych oraz w firmach handlowych posiadajšcych odrębne punkty sprzedaży. W trakcie przerzutu towar opuszcza magazyn Ÿródłowy po faktycznych cenach zakupu netto i wpływa do magazynu docelowego także po cenach zakupu netto. Dodatkowo w częœci towarowej dokumentu znajdujš się rubryki z cenami sprzedaży i wycenš wartoœci przesunięcia po cenach sprzedaży w netto i brutto. Pozwala to na przekazanie cen sprzedaży i rozliczenie adresata przesunięcia z wartoœci towaru po cenach sprzedaży.

Jeżeli towar pobierany jest z kilku dostaw o różnych cenach zakupu, to jego wartoœć jest uœredniana (program wylicza œrednioważonš cenę jednostkowš). Obok cen zakupu wyœwietlana jest także stawka VAT, pobierana z kartotek towarowych wraz z faktycznymi cenami zakupów. Przy pobraniu towaru z kilku dostaw, różnišcych się stawkš VAT zakupu, program wyœwietla obok œrednioważonej ceny zakupu informację, iż stawka VAT jest różna. Zapisy kartotekowe – rozchodu i przychodu – dotyczšce przesunięcia oznaczane sš odpowiednio jako MM– i MM+.

Rys. 94 Drukowanie przesunięcia międzymagazynowego

Dokument przesunięcia można wydrukować na dwa sposoby - w cenach zakupu lub w cenach sprzedaży (Rys. 94 ). Jeżeli nie chcemy ujawniać na wydruku cen zakupu (np. w firmie handlowej) lub cen sprzedaży (jako nie istotnych np. w firmie budowlanej), to proponujemy sporzšdzenie własnego wzoru wydruku (patrz: „Definiowanie wydruków”).

Dokument należy odpisać opcjš F7 Odpisz z magazynów. Uruchomienie opcji przenosi towar z magazynu Ÿródłowego do magazynu docelowego. Przy okazji uzupełniane sš puste rubryki 6-11 (cena zakupu oraz wartoœć w cenach zak.) Program rozpoznaje przenoszone towary po symbolu (lub indeksie) i w przypadku gdy na magazynie docelowym nie znajdzie towaru o tym samym symbolu prosi o potwierdzenie założenia nowego towaru (Rys. 95 ).

Rys. 95 Zakładanie nowego towaru na mag. docelowym

Aby program rozpoznawał towary po indeksie, a nie po symbolu należy zmienić ustawienie opcji Wyszukiwanie towaru przez indeks w menu: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu

Po przesunięciu towarów program pyta się o przeniesienie ceny sprzedaży I, ceny sprzedaży II oraz ostatniej ceny zakupu (Rys. 96 ).

Rys. 96 Ustalenie cen

Ceny sprzedaży przenosimy wtedy, gdy w magazynie docelowym będziemy sprzedawać towary po tej samej cenie, jaka została ustalona w magazynie Ÿródłowym. Cena zakupu przenoszona jest na wypadek zróżnicowania cen sprzedaży w poszczególnych magazynach.

Ź

Wejœcie do spisu kontrahentów znajduje się w menu Tabele /Kontrahenci. Tabela ta podzielona jest na dwie mniejsze:

Rys. 97 Opcja kontrahenci



Aby wpisać nowego kontrahenta należy wejœć w menu Tabele /Kontrahenci /Firmy: Dostawcy /Odbiorcy lub

Tabele /Kontrahenci /Spis osób fizycznych  naciskajšc klawisz  ENTER, a następnie klawisz F5 – nowy kontrahent. Pojawi nam się tabela (Rys. 97 ), gdzie należy wpisać symbol, nazwę, adres, nip, numer konta bankowego, nazwisko i imię osoby odbierajšcej faktury, dopuszczalnš kwotę zadłużenia oraz proponowanego przy wystawianiu faktur upustu. Po wpisaniu danych kontrahenta zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Rys. 98 Dane o kontrahencie

Rys. 99 Tabela kontrahentów

W tabeli Kontrahenci/ Firmy: dostawcy/ odbiorcy znajduje się  8 rubryk, które przeznaczone sš do zapisu dodatkowych informacji wynikajšcych ze specyfiki i potrzeb użytkownika (rubryki 16-23). Mogš one zostać w dowolny sposób nazwane za pomocš opcji F7 Ustal nazwy rubryk. Rubryki te nie sš jednakowe: kilka z nich służy do wpisywania tekstów (różniš się rozmiarem pola), a reszta – po jednej – przygotowana jest na wpisanie dowolnej kwoty, iloœci lub daty. Tabelę można w dowolny sposób skonfigurować poprzez przestawienie i schowanie rubryk. Za pomocš definiowania możliwe jest także przygotowanie kompletu dowolnych dokumentów, które okolicznoœciowo będš drukowane: wykazu dłużników, listy dealerów, listy użytkowników, wezwań do zapłaty, listów intencyjnych, œwištecznych życzeń, zawiadomień o zmianie adresu czy telefonu, oœwiadczeń – że kontrahent jest płatnikiem, że nie zalega z płatnoœciami itp. Przygotowane dokumenty można drukować seryjnie (poprzez zaznaczenie wybranych kontrahentów za pomocš selekcji lub poprzez podanie zakresu: od linii... do linii...) lub okolicznoœciowo – dla konkretnej firmy (Patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”).

Tabela zawiera także wycišg z kartotek przeprowadzonych operacji, który składa się z trzech rubryk (12,13,14): „Wartoœć transakcji”, „Wartoœć regulacji” i „Saldo”. Wycišg zawiera podsumowanie operacji przeprowadzonych w miesišcach: edytowanym i wczeœniejszych od edytowanego (nie uwzględnia transakcji przeprowadzonych w kolejnych, póŸniej założonych miesišcach – tam należy ich szukać).

Do kartoteki kontrahenta wpisywane sš dane z wystawianych faktur i rachunków (zakupu i sprzedaży) oraz wpłaty i wypłaty rejestrowane w tabelach „Kasa” oraz „Bank”.

„Wartoœć transakcji” – pole wyœwietla sumę transakcji przeprowadzonych z danym kontrahentem. Wartoœci ogółem brutto z dokumentów sprzedaży wpisywane sš z plusem, korekcje faktur sprzedaży – z minusem. Wartoœć ostateczna pola jest dla odbiorcy dodatnia  i okreœla sumę obrotów z takim kontrahentem. W przypadku dostawcy znaki sš odwrotne: wartoœci ogółem z dokumentów zakupu wpisywane sš z minusem, korekcje zakupów – plusem. Reguła jest prosta: dodatnia wartoœć pola opisuje, ile powinien dany kontrahent nam zapłacić, ujemna wartoœć – przeciwnie – ile my powinniœmy zapłacić danemu kontrahentowi.

„Wartoœć regulacji” – pole wyœwietla sumę dokonanych zapłat. W rubrykę – w sposób analogiczny jak przy transakcjach – wpisywane sš kwoty, które  wpłacono lub wypłacono w zwišzku z przeprowadzonymi z danym kontrahentem transakcjami. W wypadku np. faktur i rachunków sš to kwoty z rubryki „Zapłacono” – z dokumentów sprzedaży wpisywane z plusem, a przy zakupie z minusem. Jeżeli dochodzi w póŸniejszym terminie do zapłaty za powstałe zobowišzania terminowe, to do tej rubryki wpisywane sš kwoty z wystawionych KP i KW, a także z zarejestrowanych wycišgów bankowych.

„Saldo” – pole wyœwietla wartoœć długu – różnicę pomiędzy wartoœciš transakcji a wartoœciš regulacji. Wartoœć dodatnia oznacza, iż dany kontrahent jest naszym dłużnikiem (zalega z zapłatš dla nas), wartoœć ujemna, że wierzycielem (my zalegamy z zapłatš dla niego). Saldo „zerowe” oznacza, iż z tym kontrahentem wszystkie zobowišzania zostały uregulowane.

Kontrola zadłużenia

Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wyœwietla w dialogu dane kontrahenta. Jeżeli kontrahent ten jest dłużnikiem to obok pola z wartoœciš długu wyœwietlana jest opcja

 F10 Podglšd salda (Rys. 98 ). Wybranie opcji powoduje wyœwietlenie dokumentów, w oparciu o które naliczono zadłużenie (na podstawie kartoteki towarowej). Dodatkowo, po zdefiniowaniu kwoty maksymalnego zadłużenia (tzw. „limit salda”) i jej przekroczeniu przez kontrahenta program wyœwietli komunikat ostrzegajšcy o nadmiernym zadłużeniu. Nie zdefiniowanie limitu salda program traktuje jako limit nieograniczony. Zbiorcze dane o zadłużeniu i ich wydruk w postaci listy lub np. wezwań do zapłaty można uzyskać za pomocš raportów (patrz rozdział „Raporty”).

ł

Do kartoteki danego kontrahenta możemy wejœć naciskajšc klawisz  F4 Kartoteka obrotów. Kartoteka zawiera – w kolejnoœci rosnšcych dat wystawiania – spis powstałych zobowišzań i dokonanych zapłat. Opis zawiera skrótowš nazwę operacji, jej datę, numer dokumentu Ÿródłowego oraz kwoty transakcji i regulacji (Rys. 100 ).

Rys. 100 Kartoteka obrotów

Przy dużej iloœci zapisów kartoteka staje się nieczytelna, w zwišzku z czym radzimy do podglšdu aktualnych zobowišzań użyć odpowiedniego raportu (patrz rozdział „Raporty”) lub bezpoœrednio w rejestrze kontrahentów (Rys. 99 ) nacisnšć klawisz  F6 Opis kontrahenta   i w wywołanym dialogu wybrać opcję  F10 Podglšd salda.

Przy „podglšdzie salda” program wyœwietla tylko te dokumenty, które nie zostały jeszcze uregulowane (saldo „zerowe” blokuje możliwoœć podglšdu - brak przycisku F10 Podglšd salda).

Ô

Program umożliwia prowadzenie wielu kas (rejestrów KP,KW) w jednej firmie. Wejœcie do rejestru KP i KW znajduje się w menu Tabele /Kasy firmy (Rys. 101 ).

Rys. 101 Menu kasy firmy w przypadku zdefiniowania wielu kas

Wystawienie dokumentu sprzedaży lub zakupu z natychmiastowš zapłatš gotówkowš odnotowywane jest jednoczeœnie w kartotekach kontrahentów, jako fakt dokonania takiej wpłaty. W programie założono bowiem, że do faktur zapłaconych gotówkš nie wystawia się osobnych dowodów wpłaty i wypłaty (KP lub KW), ponieważ dokumenty te same w sobie sš takimi dowodami. Powyższe założenie przyœpiesza i ułatwia pracę z programem. Nie oznacza, to jednak, że nie ma możliwoœci zmiany takiej konfiguracji. Opis konfiguracji kas gotówkowych znajduje się w rozdz. Konfiguracja kas gotówkowych na str. 98

Jeżeli w Państwa firmie klient nie dokonuje zapłaty u osoby wystawiajšcej fakturę, lecz udaje się do kasy, gdzie odbiera się potwierdzenie w postaci KP to należy zmienić wzory faktur i rachunków tak, aby nie wynikało z nich, że płatnoœć została uregulowana przy odbiorze faktury. (przykładowo: zamiast napisu „zapłacono gotówkš” należy umieœcić napis „do zapłaty gotówkš”).

Rys. 102 Tabela kasy gotówkowej

†

Sprzedaż lub zakup z przedłużonym terminem płatnoœci wišże się – wczeœniej czy póŸniej – z koniecznoœciš uregulowania powstałego długu. Dokonanie wpłaty lub wypłaty powinno zostać odnotowane poprzez zmniejszenie długu i zwiększenie stanu kasy oraz udokumentowane wydrukiem KP lub KW. Jak to zrealizować, zakładajšc, że właœnie zjawił się kontrahent i wpłaca pienišdze za zaległš fakturę ?

Rys. 103 Zaznaczanie faktur do zapłaty

Rys. 104 Wskazane dokumenty do KP/KW

Rys. 105 Drukowanie KP

Podobnie postępujemy przy regulacji naszego długu wobec innej firmy.

Zamiast wskazania konkretnego dokumentu możemy dokonać wpłaty lub wypłaty bez wskazania (jeżeli mamy kłopoty z ustaleniem, który dokument ulega regulacji). Wadš tego rozwišzania jest to, iż program nie majšc wskazania będzie ustawicznie wyœwietlał taki zapis do ewentualnej regulacji. Opcji tej polecamy używać jedynie w wypadku dokonania przedpłaty.

Jeżeli faktura terminowa została skorygowana innš fakturš – również terminowš – to regulacji długu dokonujemy poprzez wskazanie kolejno obu dokumentów.

-

Jeżeli w Państwa firmie osoba wystawiajšca faktury odbiera jednoczeœnie zapłatę, to należy na koniec dnia zanotować jako wpływ do kasy utargi zdane przez sprzedawców. Czynimy to opcjš  F5 Rozlicz utarg, która na podstawie dokumentów gotówkowych (sprzedaży i zakupu) podpowiada jakš kwotę należy przekazać do kasy. Dodatkowo można zapisy pogrupować (opcja F3 zbiorczo...) i wpisać jednš kwotš.

Rys. 106 Rozliczenie utargu

7

Pienišdze mogš być wypłacane z kasy z różnych przyczyn np. z racji wyjazdu po zakupy, na wypłatę dla pracowników, na zapłacenie czynszu, zakup znaczków pocztowych, w celu dokonania wpłaty do banku itp. Z równie wielu powodów mogš być wpłacane.

Przykładowo przy pobraniu gotówki z kasy celem poczynienia zakupów powinno zostać wypisane KW na osobę pobierajšcš. Po powrocie z zakupów osoba ta powinna rozliczyć się z otrzymanej gotówki przedstawiajšc otrzymane faktury i rachunki, a resztę pieniędzy wpłacić z powrotem do kasy.

Takie wpłaty i wypłaty możemy odnotowywać przez zrobienie „ręcznego” wpisu, tzn. przez znalezienie wolnej linii i wpisanie odpowiednich danych bezpoœrednio w jej pola. Innš możliwoœciš jest ujęcie pracowników w tabeli kontrahentów i dokonywanie wpłat /wypłat przez wskazanie pracownika jak kontrahenta.

W tabeli kasy (Rys. 102 ) przygotowano ponadto gotowe opcje umożliwiajšce:

F6 Dopisz koszty - wpisanie wypłat gotówki z kasy zwišzanych pracš na rzecz danego kontrahenta. Program prosi o jego wskazanie. Wypłacona kwota nie obcišża póŸniej kartotekę kontrahenta.

F7 Kasa <-> Bank - wpłata lub wypłata gotówki z konta bankowego.

F8 ZUS, US - wypłaty z kasy zwišzane z płatnoœciami na ZUS i podatek.

F9 Wynagrodzenia - wypłaty z kasy zwišzane z wypłatami wynagrodzenia dla pracowników

Opcja F12 Pokaż stan umożliwia pokazanie stanu kasy na wszystkie dni w edytowanym miesišcu.

Rys. 107 Stan kasy

Jeżeli podczas wyœwietlania stanu kasy program poinformuje o Niezgodnym utargu (Rys. 107 ). To oznacza, że dla tych dni nie została wykonana opcja  F6 Rozlicz utarg.

Aby stan gotówki był pokazywany prawidłowo należy ustalić raz na poczštku używania programu wartoœć poczštkowš kasy. Tzn. wystarczy wpisać do kasy KP (np. opcjš F10 Inna wpłata) wartoœć jakiej brakuje lub w przypadku nadmiaru wpisać do kasy KW (np. opcjš F11 Inna wypłata)



Rys. 108 Menu konfiguracji kas gotówkowych

Iloœć kas gotówkowych jak i zakres działania definiujemy w opcji: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Kasy gotówkowe firmy (Rys. 108 ).

Uzyskiwanie dowodów KP/KW.

W opcji ustalamy sposób zachowania programu w przypadku faktur sprzedaży (Rys. 109 ).

Rys. 109 Konfiguracja KP/KW

Możliwy jest wybór trzech zachowań programu w przypadku wystawiania gotówkowych faktury sprzedaży. Pierwsza opcja powoduje normalne (domyœlne) zachowanie się programu. Tzn. faktury gotówkowe sš jednoczeœnie dowodami zapłaty za zakupiony towar. W przypadku drugiej opcji pomimo tego, że na fakturze będzie napisane że jest ona gotówkowa, to program odnotuje zadłużenie kontrahenta. Dług ten uregulowany zostanie dopiero, gdy kontrahentowi wystawi się dowód zapłaty KP (lub ureguluje on płatnoœć w inny sposób np. przelewem).

Trzeciš opcję stosuje się w przypadku, gdy w firmie stosuje się raporty kasowe, w których wymagane jest umieszczanie wyłšcznie dokumentów KP (domyœlnie program umieszcza tam numery faktur gotówkowych). Przy włšczeniu opcji podczas wystawiania faktur program generuje dokument KP.  Jeżeli użytkownik chce może taki doki dokument wydrukować bezpoœrednio z faktury (przed wydrukiem faktury należy wybrać wzór wydruku "Dowód wpłaty");

Nazwy kas i numeracja KP/KW. W opcji definiujemy nazwy kas gotówkowych i sposób numeracji.

Przyporzšdkowanie do kas. W opcji ustalamy do której kasy powinny trafiać wpisy dokumentów KP/KW w zależnoœci od:

Na przykładowym rysunku (Rys. 110 ) pokazano przyporzšdkowanie dokumentów sprzedaży (faktur) do kas w zależnoœci od sposobu płatnoœci, natomiast sprzedaż paragonów jest przyporzšdkowana do kas w zależnoœci o osoby wystawiajšcej. Szczególnie warte uwagi jest rozbicie na osoby wystawiajšce dokumenty bowiem w takim wypadku każda z osób jest odpowiedzialna za "utargowanš" przez siebie gotówkę.

UWAGA:

Program zbiera informację z wystawionych dokumentów podczas rozliczania utargu w opcji F5 Rozlicz utarg (Rys. 102 ) - opis opcji na str. 96 .

Rys. 110 Przyporzšdkowanie do kasy gotówkowej

+

Rys. 111 Menu bank firmy

Program umożliwia œledzenie i aktualizację stanu kilku kont bankowych – służy do tego tabela w menu Tabele /Bank firmy. Podstawš do wprowadzenia zapisu powinny być tylko i wyłšcznie wycišgi bankowe.

Rys. 112 Tabela rejestracji wycišgów bankowych

Jeżeli wpłata (wypłata) na konto dotyczy regulacji płatnoœci terminowej, należy podobnie jak w „kasie” użyć opcji F4 Regulacja zadłużenia. Użycie opcji F4 powoduje wyœwietlenie listy kontrahentów i – po wskazaniu kontrahenta – listy nieuregulowanych jeszcze płatnoœci. Wskazanie dokumentu i zatwierdzenie wpisu powoduje redukcję długu w kartotece kontrahenta o wpisanš kwotę. Operacje sš identyczne jak przy regulacji w kasie gotówkowej (rozdz. Wpłaty i wypłaty gotówkowe zwišzane z regulacjš zobowišzań terminowych str.94 ) i nie będš tu opisywane.

UWAGA:

Płatnoœci nie zwišzanych z regulacjš długów należy dokonywać poprzez opcje F5 Inna wpłata na konto  lub F6 Inna wypłata z konta. Dane wpisane za poœrednictwem tych opcji nie zostanš przeniesione do żadnej z kartotek. Tym sposobem należy uaktualniać stan konta po przelewach na konto Urzędu Skarbowego, ZUS-u itp.

Opcja Ctrl-W Stan konta pokazuje stan konta bankowego i należy go sprawdzać zawsze po wpisaniu wszystkich wycišgów. Daje to nam gwarancję prawidłowego wpisania wszystkich przelewów. Oczywiœcie aby stan konta był prawdziwy należy na poczštku używania programu wpisać poczštkowe saldo konta. Przykładowo na (Rys. 112 ) taki wpis jest w pierwszej linii tabeli. Oczywiœcie takiego ustalenia stanu konta można dokonać w dowolnej chwili wpisujšc kwotę która brakuje (rubryka Wpłaty) lub której jest nadmiar (rubryka Wypłaty).



Rys. 113 Tabela sporzšdzanie przelewów

Zamiast „ręcznie” wypełniać formularze polecenia przelewu lub przekazu bankowego możemy dokonać tego komputerowo. Przygotowanie przelewów wykonujemy w opcji Tabele /Bank firmy /Sporzšdzanie przelewów (Rys. 111 ). Aby program przygotował formularz przelewu lub przekazu bankowego dotyczšcego nieuregulowanej jeszcze płatnoœci terminowej, należy użyć opcji  F4 Nowy przelew  (Rys. 113 ). Po naciœnięciu klawisza F4 postępujemy tak samo, jak przy rejestracji wycišgu bankowego. Jedyna różnica (bardzo istotna) polega na tym, iż program nie wprowadzi żadnego zapisu do kartoteki wskazanego kontrahenta, chyba że na pytanie o uaktualnienie, które pojawi się przy tworzeniu przelewu (Rys. 114 ) odpowiemy TAK.

Rys. 114 Pytanie o uaktualnienie salda

Dzieje się tak dlatego, że wystawienie polecenia przelewu nie oznacza, iż takiego przelewu dokonano (z powodu np. pustego konta). O faktycznym przelaniu pieniędzy (lub otrzymaniu) œwiadczy dopiero otrzymane wycišgi bankowe, których rejestrowanie opisana w poprzednim rozdziale (Wpłaty i wypłaty gotówkowe zwišzane z regulacjš zobowišzań terminowych ).

Podobnie należy postępować z przekazami bankowymi – po wypełnieniu i wydrukowaniu musimy dodatkowo odnotować wypłatę gotówki w tabeli „kasa”.

Jeżeli chcemy wydrukować polecenie przelewu (lub przekaz) nie zwišzane z regulacjš żadnego długu, to należy użyć opcji F5 Nowy ręcznie. Wystawione przelewy (przekazy) możemy wielokrotnie poprawiać, kasować itd., ponieważ nie sš w żaden sposób połšczone z innymi częœciami programu. Nie majš także żadnego znaczenia archiwalnego (np. co miesišc możemy wykorzystywać ten sam zapis do przelania podatków na konto US zmieniajšc tylko datę i kwotę).

O tym czy dany zapis ma zostać wydrukowany jako przelew czy jako przekaz decydujemy podczas wydruku poprzez wybranie odpowiedniego wzoru. Jeżeli zdefiniowane przez autorów programu wzory nam nie odpowiadajš (nie mieszczš się na drukarce, drukarka Ÿle wytłuszcza itp.), to mogš Państwo zdefiniować własne wzory o dowolnym wyglšdzie i rozmiarach.

Opcja  F7 Druk stand. (Rys. 113 ) umożliwia drukowanie standardowych poleceń przelewów, które sš wymagane przez dużš częœć banków. W takim wypadku program wydrukuje przelewy o ustalonym wzorze (Opcja dostępna tylko dla użytkowników Windows 9x):

Rys. 115 Standardowy wzór przelewu

Opcja  F6 Eliksir (Rys. 113 ) umożliwia tworzenie przelewu w formie elektronicznej. Wiele banków umożliwia tzw. HOME BANKING. Jest to usługa pozwalajšca na wykonywanie przelewów w formie elektronicznej poprzez połšczenie modem bezpoœrednio z bankiem lub przez internet. Programy, które sš udostępniane użytkownikom takiej usługi, majš możliwoœć wczytywania plików w formacie ELIKSIR. Taki właœnie plik tworzy nasz program przy wywołaniu ww. opcji. Wystarczy tylko być w linii, w której jest wpisany dany przelew i wybrać opcję  F6 Eliksir. Utworzy się plik, który wystarczy tylko wczytać w programie bankowym.

$

Rozdział przeznaczony jest dla firmy zajmujšcych się wszelkiego rodzaju przetwarzaniem surowców: piekarni, masarni, firm budowlanych itp.

W trakcie produkcji mamy do czynienia z trzema podstawowymi operacjami magazynowi:

Dokumenty rozchodów i przychodów wewnętrznych znajdujš się w menu Tabele /RW, PW, Produkcja ().

Rys. 116 Menu produkcja



Dokument wydania surowców (rozchodu wewnętrznego – RW) z magazynu zawiera wyszczególnienie iloœciowe oraz wartoœciowe po cenach zakupu. Otrzymaniem takiego dokumentu zainteresowany jest zarówno magazynier jak i osoba odbierajšca.

Za pomocš tego dokumentu można udokumentować takie zdarzenia, jak np.: wytworzenie nowego produktu z danych surowców, uszkodzenie towaru, kradzież, likwidacja zwišzana z przekroczeniem daty ważnoœci itd.

Rys. 117 Rejestr rozchodów wewnętrznych

s

Rozchód wewnętrzny możemy zrobić na dwa sposoby:  można go wystawić od „zera” poprzez klawisz   F5 Nowe RW w rejestrze rozchodów wewnętrznych, albo skopiować już istniejšce poprzez klawisz F6 Kopiuj i korygować już istniejšce.  

Wystawiajšc nowe Rw program poprosi o wskazanie przeznaczenia rozchodu ze słownika rozchodów. Możemy poprzez klawisz   Ins Dopisz  wprowadzić do słownika rozchodów  przeznaczenie rozchodu, typ oraz ewentualne uwagi do rozchodu (Rys. 118 ). Po zatwierdzeniu klawiszem F12 Ok wpisane dane pojawiš się nam  w słowniku rozchodów (Rys. 119 ).

Rys. 118 Wprowadzanie danych do słownika rozchodów

Rys. 119 Słownik rozchodów

Po wciœnięciu klawisza F12 Pobierz program pobierze podœwietlone dane do wystawianego rejestru wewnętrznego oraz nada numer i datę, reszta danych tzn. opis, typ oraz dodatkowa uwaga zostaje wpisana automatycznie ze słownika rozchodów. 

Rys. 120 Dane Rw

Po zatwierdzeniu danych program automatycznie wchodzi do częœci towarowej rozchodu wewnętrznego. Wypełnianie częœci towarowej przebiega analogicznie jak podczas fakturowania.

Rys. 121 Częœć towarowa rozchodu wewnętrznego

Poruszanie się po menu:

F4 Opis – pokazuje dane wystawianego Rw: numer, datę, opis oraz typ.

F5 WeŸ towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F6 Wartoœć – wyœwietla wartoœć Rw brutto, netto oraz vat w cenach zakupu oraz w cenach sprzedaży

F7 Odpisz z magazynów – odpisuje pobrany towar z magazynu

F8 Pokaż skład rozch. – opcja służy do pokazania składu rozchodu podœwietlonego (wybranego) towaru (Rys. 122 )

Rys. 122 Okno dialogowe klawisza F8 - pokaż skład rozchodu

Program rozchodowuje surowce po cenach zakupu netto. W wypadku jednorazowego pobrania surowca pochodzšcego z kilku dostaw o różnych cenach zakupu – ceny te sš uœredniane. Dlatego też nie można „ręcznie” wpisać cen zakupu – sš one obliczane na podstawie informacji z kartotek towarowych w trakcie odpisywania dokumentu z magazynu i wpisywane do rubryk dotyczšcych cen zakupu.

­

Dokument przyjęcia służy do wprowadzania towarów wytworzonych w procesie produkcji własnej. Częœć towarowš wypełniamy podobnie jak w fakturze zakupu z tym, że zamiast ceny zakupu wpisujemy skalkulowany jednostkowy koszt wytworzenia. Do dokumentu PW można pobierać dowolne towary, ale w przypadku pobrania towaru na który jest receptura program dodatkowo stworzy dokument rozchodu surowców.

Rys.123 Rejestr przychodów wewnętrznych

Rys. 124 Częœć towarowa przychodu wewnętrznego

 Poruszanie się po menu:

F4 Opis – pokazuje dane wystawianego Pw: numer, datę, opis oraz typ.

F5 WeŸ towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F6 Wartoœć – pokazuje wartoœć Pw po kosztach wytworzenia netto, w cenach sprzedaży 1 – brutto, netto, vat oraz w cenach sprzedaży 2 –  brutto, netto, vat

F7 WprowadŸ towar do magazynu – wprowadza ceny sprzedaży towaru do magazynu

F8 Wygeneruj RW pod produkcję – opcja służy do generowania Rw dla towarów zgłoszonych do produkcji.

F9 Pokaż zest. Składnik-Produkt – opcja służy do generowania zestawienia Składniki – Produkty (iloœciowo, wartoœciowo lub procentowo). Zestawienie to może być stworzone na podstawie rozchodu faktycznego albo rozchodu planowanego (Rys. 125 ).  

Opcje F8 i F9 używane sš tylko w przypadku produkcji.

Rys. 125 Opcja F9 Pokaż zest. Składnik-Produkt

Opcja ta służy do generowania zestawienia, które może być zrobione na kilka sposobów:

Każde z wymienionych zestawień może być zrobione na dwa sposoby: albo jako rozchód faktyczny, wg poprawionego RW, lub jako rozchód planowany, oparty na zrobionych wczeœniej receptach.

 

Rys. 126 Rejestr receptur

Program umożliwia zdefiniowania receptur. Receptury sš swoistego rodzaju szablonami umożliwiajšcymi połšczenie rozchodu surowców z przychodem produktów. Innymi słowy oznacza to, że ustalamy zależnoœci pomiędzy przychodem danego towaru i zwišzanym z tym przychodem rozchodem surowców. Przyjęcie towaru na który zdefiniowana jest receptura wišże się automatycznie z powstaniem rozchodu surowców.

Poniżej przedstawiamy przykład tworzenia recepty na drożdżówkę:

Wybieramy klawisz  F5 Nowa recepta (Rys. 126 ), a następnie wskazujemy towar, dla którego chcemy stworzyć receptę. Otrzymujemy okno dialogowe, w którym wpisujemy krótki komentarz do tworzonej receptury (opis) oraz iloœć produktów jaka zostanie utworzona dla tej receptury (Rys. 127 ). Po zatwierdzeniu przechodzimy do tabeli definiowania receptury na dany produkt (Rys. 128 ).

Rys. 127 Opis receptury

Rys. 128 Definiowanie receptury

Klawiszem  F5 Wskaż składnik  pobieramy kolejno surowce wchodzšce w skład danej receptury. W ten sposób otrzymujemy niejako szablon według którego program będzie œcišgał z magazynu surowce podczas produkcji.

é

Produkcja w programie polega na utworzeniu nowego dokumentu przychodu wewnętrznego PW. Na dokument należy pobrać towar, który ma zdefiniowanš wczeœniej recepturę. W czasie pobrania program poinformuje, że na dany towar jest recepturš i czy w wyniku tego ma zostać utworzony dokument rozchodu surowców RW (Rys. 129 ).

Rys. 129

Wciskajšc klawisz F3 Zrób RW!  program pokazuje komunikat z zapytaniem, czy ma obliczyć aktualny koszt wytworzenia? (Rys. 130 ). Po wciœnięciu klawisza Tak  program tworzy nowe Rw do Pw ustalajšc koszt produkcji oraz ceny sprzedaży.

Rys. 130

Dokument PW należy następnie odpisać. W wyniku tego stan towaru produkowanego zostanie zwiększony. Dokument RW także należy odpisać, aby z magazynu zostały œcišgnięte surowce.

B

Opcje umieszczone w menu "Raporty" (Rys. 131 ) umożliwiajš sporzšdzanie zestawień i analiz opartych na wprowadzonych przez użytkownika danych. Duża liczba tabel i szereg funkcji umożliwiajš otrzymanie praktycznie dowolnego raportu.

Rys. 131 Menu Raporty

$

Rys. 132 Tabela raportu podsumowanie firmy

Raport "Podsumowanie firmy" jest najbardziej rozbudowanym, ze względów na obszernoœć danych raportem umożliwiajšcym ustalenie stanu firmy. Raport przeznaczony jest dla szefa i pozwala na zbadanie kondycji firmy. W raporcie uwzględnia się prawie wszystkie dane wprowadzone przez użytkownika. Aby wypełnić raport należy wybrać opcję F4 Wypełnij  (Rys. 132 ). Program zapyta się wówczas o zakres danych jakie należy ujšć w raporcie (Rys. 133 ). 

Rys. 133 Zakres anlizowanych danych

Klawiszem INS Zaznacz  ustalamy (trójkšt z  prawej strony) interesujšce nas dane. Następnie zatwierdzamy klawiszem F12 Wypełnij.

Klawisz  F10 Opcje pozwala na ustalenie dodatkowych ustawień do tworzonego raportu.

Ustawienie opcji  „F2 Pomijaj magazyny kosztowe” – powoduje, że w stworzonym raporcie nie będš brane pod uwagę  magazyny kosztowe.

W dialogu tym istnieje możliwoœć okreœlenia iloœci(z przedziału od 10-99) najlepszych dostawców, odbiorców oraz największych wierzycieli i dłużników, które zostanš pokazane w tworzonym raporcie. 

Rys. 134 Dodatkowe ustawienia

Zakres danych, które możemy pobrać do raportu:

1.        Wartoœć kapitału w firmie

Kapitałem firmy nazywamy sumę:

Analiza tych danych pozwala nam ocenić kondycję firmy. Przykładowo duże zadłużenie oraz brak gotówki w kasie lub na koncie może oznaczać brak płynnoœci finansowej. Można ogólnie powiedzieć, że w firmie, której kondycja jest dobra saldo wszystkich operacji  z miesišca na miesišc roœnie. Jeżeli ubywa nam towaru w magazynie, to powinno przybyć gotówki w kasie, ewentualnie zwiększeniu powinno ulec zadłużenie lub stan konta w kasie. Szef powinien mniej więcej wiedzieć jaki jest bezpieczny dla jego firmy poziom w/w wartoœci. 

Program w podanym zakresie dat pokazuje nam:

Dane do tej częœci raportu pobierane sš bezpoœrednio z tabel: kontrahentów, magazynów, kas firmy oraz kont bankowych.

Uwaga. W opcji „F10 opcje” można włšczyć lub wyłšczyć pokazywanie sald na magazynach kosztowych. Wyłšczenie ma sens wówczas, gdy zakupy wpisane do magazynów kosztowych przeznaczone sš do zużycia i nie majš wartoœci handlowej.

2. Ruch w magazynach – zbiorczo

Utworzony raport pokazuje zsumowane stany wszystkich magazynów za dany okres, z rozbiciem na przychody, rozchody, sprzedaż oraz zysk netto. W wyniku sporzšdzenia raportu otrzymamy œredniš marżę oraz œredni narzut w podanym zakresie dat.

Dane do raportu pobierane sš z kartotek towarów poszczególnych magazynów i analizowane pod kštem rodzajów przeprowadzonych operacji.

3. Ruch w magazynach – szczegółowo

Raport ten pozwala zorientować się jak powyżej omówione operacje wyglšdajš w konkretnych magazynach.

4. Ruch w kasach – zbiorczo

 

Ponieważ istnieje możliwoœć prowadzenia wielu kas w jednej firmie raport ten umożliwia pokazanie łšcznego stanu wszystkich kas.

Do raportu pobierane i analizowane sš dane z tabeli kasy firmy.

W wyniku wypełnienia tego raportu otrzymujemy informację o: 

5. Ruch w kasach – szczegółowo

Różnica między poprzednim raportem a obecnym polega na tym, że raport „Ruch w kasach – szczegółowo” pokazuje operacje w konkretnej kasie firmy. 

6. Ruch w bankach – zbiorczo

Dane do tego raportu pobierane sš z tabeli bank firmy, gdzie wpisywane sš wycišgi bankowe. Raport na podstawie wycišgów bankowych pokazuje operacje na kontach bankowych zbiorczo. W podanym zakresie dat możemy uzyskać informację na temat stanu poczštkowego oraz wszystkich przeprowadzonych operacji - analogicznie do ruchu w kasach.

7.  Ruch w bankach - szczegółowo

Raport ten jest tworzony z rozbiciem na poszczególne konta bankowe, jeżeli firma posiada kilka kont bankowych.

8.     Rozkład zadłużenia pod względem zwłoki

 

Raport ten pokazuje nam rozkład długów i wierzytelnoœci pod kštem ich przeterminowania w czasie. Na jego podstawie możemy zobaczyć jak jest sprawnoœć w œcišganiu zadłużenia. Z doœwiadczenia wiemy, że im bardziej dany dług jest przeterminowany tym trudniej go wyegzekwować. Długi powyżej trzech lat sš praktycznie nieœcišgalne.

9. Najlepsi dostawcy/ odbiorcy (wielkoœć obrotu)

Dane do raportu pobierane sš z kartoteki kontrahentów. Raport zawiera informację o nazwie, adresie oraz wielkoœci obrotu wykonanego przez kontrahenta (dostawcę/ odbiorcę) w podanym zakresie dat.

Liczba pokazanych kontrahentów jest liczbš zadanš przez użytkownika i musi pochodzić z zakresu od 10-99. Liczbę tš definiujemy w dialogu „Podaj zakres raportu” klawiszem  F10 Opcje  - dodatkowe ustawienia.   

 

10. Najwięksi dłużnicy i wierzyciele (tylko spóŸnienia)

 

Program wyszczególnia w kolejnoœci najbardziej zadłużone firmy, pokazujšc przy okazji wielkoœć przeterminowania poszczególnych długów oraz informację o tym, kiedy przeprowadzono z danš firmš ostatniš transakcję. Program nie pokazuje długów, które nie sš przeterminowane. Data ostatniej transakcji pozwala się zorientować w tym, czy firma dalej z nami współpracuje, czy też może zaprzestała współpracy, co może być alarmujšce i np. œwiadczyć o tym, że firma jest w stanie likwidacji.   W tym ostatnim przypadku należałoby jak najszybciej przystšpić do wyegzekwowania długu.

11. Zakup – podział na rodzaje dokumentów

 

Dane do tego raportu pobierane sš z tabeli zakupów. Stworzony raport daje nam informację o wartoœci zakupów w podanym zakresie dat z rozbiciem na rodzaje dokumentów. W obrębie  dokumentu program wyszczególnia iloœć wystawionych dokumentów, wartoœć zakupu netto, vat oraz brutto. Dodatkowo raport zlicza iloœć dokumentów zakupu. Na jego podstawie księgowa może się upewnić co do tego, czy wszystkie dokumenty zakupu zostały wprowadzone.

12. Zakup - podział na filie

Program pokazuje w przypadku firmy wielooddziałowej wartoœci zakupów dokonanych w poszczególnych filiach. 

13. Zakup – podział na typy zakupów

Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia wartoœci zakupów z podziałem na typ zakupu (handlowy, surowce, œr.trwały, koszt ub., repr.rekl, pozostałe, samochód) w kwotach netto i brutto. Umożliwia wglšd w strukturę zakupów dokonanych w zadanym okresie.

Uwaga. Możemy zwiększyć iloœć typów zakupów, w celu bardziej dokładnego ich rozróżnienia, w opcji Miesišce / instalacja, konfiguracja / definiowanie / rodzaje zakupów. Przy umiejętnie zdefiniowanych rodzajach zakupów szef może się zorientować ile w danym okresie zostało wydanych pieniędzy na materiały biurowe, czynsz, itp.

14. Sprzedaż – podział na rodzaje dokumentów

Raport pokazuje sprzedaż wg dokumentów analogicznie jak do zakupów.

15. Sprzedaż – podział na filie

Opcja pozwala się zorientować w wartoœci obrotu uzyskanego w poszczególnych filiach.

16. Sprzedaż – podział na osoby wystawiajšce

Program dokonuje rozbicia sprzedaży pod kštem osób, które wystawiły dane dokumenty. Ten raport może posłużyć przykładowo do ustalania premii dla poszczególnych pracowników.

™

Rys. 135 Menu raportów sprzedaży

Opcje raportów "Do sprzedaży" umożliwiajš sporzšdzenie zestawień opartych na danych zawartych w dokumentach sprzedaży. Raporty obejmujš analizę faktur sprzedaży, faktur korygujšcych, paragonów, zwrotów do paragonów, raportów z kas fiskalnych oraz informacji uzyskanej z rozbicia utargu bezrachunkowego.

)

Raport umożliwia sporzšdzenie zbiorczego zestawienia danych dotyczšcych sprzedaży w poszczególnych dniach edytowanego  miesišca.

Będšc w danym miesišcu możemy sporzšdzić raport ze sprzedaży tylko za edytowany miesišc (tzn. jeżeli pracujemy w miesišcu wrzeœniu  raport ze sprzedaży możemy sporzšdzić tylko za miesišc wrzesień).

Dane do raportu pobierane sš bezpoœrednio z opcji sprzedaży tj. z:

Rys. 136  Zbiorczy raport ze sprzedaży

W zbiorczym raporcie sprzedaży  każda linijka to osobny dzień oraz osobny typ dokumentu. Dokumenty zostajš przez program automatycznie pogrupowane wg daty i typu dokumentu (Rys. 136 ).

O pobraniu dokumentu decyduje data wystawienia dokumentu.

Dane do raportu pobierane sš do chwili wypełnienia raportu. Jeżeli po wypełnieniu raportu sprzedaży zostanš dopisane nowe dane, to w raporcie możemy je zobaczyć dopiero po jego ponownym wypełnieniu.



Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia sprzedaży (ewidencji VAT) w zakresie dat edytowanego miesišca z rozbiciem na poszczególne dokumenty i stawki VAT.

Raport wypełniamy naciskajšc klawisz F4 Wypełnij.

W czasie wypełniania ewidencji istnieje możliwoœć:  (Rys. 137 ):

1.        podania zakresu dat – ewidencję możemy wypełnić za dowolnie wybrany okres w obrębie edytowanego miesišca

2.        wybrania dokumentów

3.  ustalenia kolejnoœci w jakiej dokumenty majš być pokazane. Dokumenty mogš być wyœwietlone w kolejnoœci dat wystawienia, a w obrębie danej daty posortowane dodatkowo wg typów i numerów dokumentów lub odwrotnie – najpierw wg typów dokumentów, a w obrębie danego typu wg dat i kolejnoœci numerów dokumentów.

Rys. 137  Wypełnianie ewidencji sprzedaży

Po zatwierdzeniu wyżej opisanego dialogu program analizuje posiadane w swoich zasobach dokumenty i sporzšdza ich listę.

Pokazany poniżej dialog (Rys. 138 ) pokazuje typ oraz iloœć dokumentów, które zostały wystawione w podanym zakresie dat.  Klawiszem INS Odznacz/Zaznacz  zaznaczamy, które dokumenty chcemy pobrać do ewidencji. Osobno wyszczególnione sš dokumenty, które zostały wypuszczone na drukarkę fiskalnš lub te, które zostały wystawione do paragonów z kasy fiskalnej.

Dialog ten ma ułatwić:

Rys. 138 Wybieranie dokumentów do ewidencji

  • W ewidencji sprzedaży paragony z danego dnia program zbija do jednej pozycji, natomiast reszta dokumentów jest pokazywana w danym dniu każdy osobno. 
  • Faktury wystawione do paragonów z kasy fiskalnej sš najpierw odnotowywane (tak jak inne faktury) a następnie stornowane jednym zapisem za każdy dzień.
  • Utargi nieudokumentowane (jeżeli takie wystšpiš) sš odnotowywane za każdy dzień tylko kwotš brutto (bez rozbijania na poszczególne stawki Vat), a na koniec zestawienia ich suma jest stornowana i odnotowywana ponownie w postaci rozbitej na poszczególne stawki Vat wg struktury zakupów.
ć

Raport wycišgi z dokumentów sprzedaży może posłużyć do sporzšdzania różnorakich zestawień i analiz.

Przedmiotem działania raportu sš zapisy z wnętrza (częœci towarowych) poszczególnych dokumentów: faktur, faktur korygujšcych, paragonów, zwrotów do paragonów, dowodów wydania (WZ/ZW) oraz rezerwacji.

Każdy dokument składa się z dwóch elementów:

Raport potrafi wyselekcjonować okreœlone przez użytkownika zapisy z częœci towarowych, a następnie zsumować te, które majš podobne cechy.

Przykładowo w najprostszym przypadku możemy sprawdzić jakie towary w zadanym okresie kupił wybrany kontrahent.

Raport ten można zaliczyć do grupy najciekawszych narzędzi jakie udało nam się stworzyć w programie.

Wypełnianie raportu można podzielić na dwa etapy (Rys. 139 ):

1.        Okreœlenie danych, które chcemy aby program wyszukał. Możemy podać zakres dat, nazwę lub symbol kontrahenta, typ dokumentu, nazwę  towaru, magazyn Ÿródłowy itp., a program przeglšdajšc dane dokona wyselekcjonowania tych, które posiadajš wskazane cechy. Pozostawienie pustego okna z danš cechš oznacza, iż ta cecha jest dla nas nieistotna (nie stanowi kryterium wyboru).

2.        Okreœlenie danych, które chcemy aby raport zawierał. Podobnie możemy podać daty, nazwy towarów lub kontrahentów, stawki Vat, magazyny Ÿródłowe itp. Program wypełni wskazane w tym miejscu dane (inne po prostu pominie), a następnie dokona zsumowania zapisów posiadajšcych takie same cechy.

Rys. 139

Na tym w sumie kończy się działanie opcji F4 Wypełnij, a poniżej podany kilka prostszych z wielu możliwych zastosowań.

Ustalenie, jakie towary kupił wybrany kontrahent w zadanym okresie.

Wystarczy wpisać w oknie do wyszukiwania w polu nazwa kontrahenta kawałek nazwy interesujšcej nas firmy np. „Alfa” (gdy firma nazywa się „PPHU Alfa sp. z o.o.”). W oknie „Wskaż istotne cechy” (Rys. 140 ) zaznaczamy jedynie nazwy towarów. W efekcie otrzymamy zestawienie towarów, które wystšpiły na dokumentach posiadajšcych w nazwie kontrahenta napis „alfa” (program nie odróżnia liter dużych od małych).

Rys. 140

Ustalenie, jakie towary kupili kontrahenci z danej miejscowoœci.

W oknie do wyszukiwania podajemy nazwę miejscowoœci w polu adres kontrahenta np. „Polanica” (inne pola pozostawiamy puste).

Ustalenie, jakie towary kupili kontrahenci z danego województwa.

Analogicznie w polu adres kontrahenta wpisujemy poczštek kodu np. „57-”.

Ustalenie, w jakich iloœciach sprzedawał się okreœlony towar w poszczególne dni.

W oknie do wyszukiwania wpisujemy kawałek nazwy interesujšcego nas towaru np. „mleko 2%”. W oknie pokaż istotne cechy zaznaczamy, że interesujš nas jedynie daty dokumentów.  Program wyszuka zapisy zawierajšce w nazwie towaru tekst „mleko 2%” i połšczy zapisy pochodzšce z tego samego dnia.

:

Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia, w którym uzyskujemy informację o zysku z każdego dokumentu sprzedaży. Raport może być przeprowadzony z dokładnoœciš do każdego dokumentu (Rys. 141 ).

Rys. 141 Wybór pogrupowania

Możemy w nim zobaczyć jaka jest wartoœć faktur w cenach zakupu oraz cenach sprzedaży.  Różnica obu wartoœci daje informację o zysku, uzyskanej marży i narzucie.

W czasie wypełniania raportu istnieje możliwoœć (Rys. 141 ):

1.        podania typów interesujšcych nas dokumentów

2.        podania zakresu dat – informację możemy sporzšdzić na koniec dnia, miesišca lub dekadowo

3.        wyboru podziału danych – opcja ta umożliwia ustalenie kolejnoœci w jakiej dokumenty majš być pokazane. Dane można podzielić ze względu na: 

  • Jeżeli wystawiony dokument sprzedaży jest nie odpisany, to do raportu pobierana jest zerowa wartoœć dokumentu po cenach zakupu
  • Towary sprzedane za pomocš opcji CTRL-N – Wpis ręczny majš zerowš wartoœć po cenach zakupu – w zwišzku z czym zysk ze sprzedaży wyniesie 100 %
§

Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia paragonów, które zostały pobrane do  danej faktury w zadeklarowanym przez użytkownika zakresie dat. Raport ten możemy sporzšdzić tylko w obrębie edytowanego miesišca.

O pobraniu dokumentu decyduje data wystawienia faktury do paragonów.

Po podaniu przez użytkownika zakresu dat, program wyœwietla listę faktur wraz z numerem dokumentu, datš wystawienia, nazwš kontrahenta (Rys. 142 ). 

    

Rys. 142 Zestawienie faktur wystawionych do paragonów

Za pomocš klawisza ENTER  Zrób zestawienie paragonów możemy wygenerować raport dla danej faktury Rys. 143 .

Stworzony raport dostarcza nam informacje o:

Celem raportu jest uzyskanie informacji o paragonach na podstawie których została wystawiona faktura. Raport umożliwia nam również szybki podglšd tych paragonów. 

Te same towary (czyli towary o tej samej nazwie i cenie) z różnych paragonów łšczone sš na fakturze w jednš pozycję.

Rys. 143 Zestawienie paragonów do danej faktury

§

Opcje umożliwiajš wykonywanie zestawień dotyczšcych dokumentów zakupu.

Rys. 144 Raporty "do zakupów"



Raport umożliwia sporzšdzenie zbiorczego zestawienia danych dotyczšcych zakupów w poszczególnych dniach edytowanego  miesišca.

Podobnie jak w raporcie ze sprzedaży, raport z zakupów możemy sporzšdzić tylko za edytowany miesišc.

Dane do raportu pobierane sš bezpoœrednio z:

Rys. 145  Zbiorczy raport z zakupów

Zbiorczy raport z zakupów przedstawia dokumenty posortowane wg daty i typu dokumentu - każda linijka to osobny dzień i osobny typ dokumentu..

  • O pobraniu dokumentu decyduje data otrzymania dokumentu zakupu
  • Dane do raportu pobierane sš do chwili wypełnienia raportu(po wpisaniu nowych danych należy powtórzyć wypełnianie raportu)
e

Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia zakupów (ewidencji zakupów VAT) w zakresie dat edytowanego miesišca z rozbiciem na poszczególne dokumenty i stawki VAT. W czasie wypełniania istnieje możliwoœć podania zakresu dat, zakresu dokumentów oraz rodzaju płatnoœci.

Ewidencja zakupów działa identycznie jak opisana wyżej ewidencja sprzedaży.

Ő

Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia z pozycji każdego dokumentu zakupu.  Dzięki raportowi można przykładowo uzyskać informację na jakich dokumentach zakupu znajduje się dany towar. Raport można zawężać do grupy kontrahentów, zakresu magazynów i typu dokumentów. Program po przeanalizowaniu danych umożliwia ich pogrupowanie.

Tworzenie tego raportu jest analogiczne do tworzenia raportu: wycišg z dokumentów sprzedaży, który omówiony jest wyżej.   



Raport jest bardzo podobny do raportu Wartoœć sprzedaży wg cen zakupu . Różnica jednak jest diametralna, bowiem tamten raport pokazuje jaki faktycznie uzyskano zysk w wyniku sprzedaży. Natomiast ten raport mówi jedynie o prognozie zysku jaki wystšpiłby w przypadku sprzedaży zakupionych towarów. Oczywiœcie faktyczny zysk może ulec zmianie np. w wyniku udzielonych rabatów lub  sprzedaży po indywidualnych cenach. Raport umożliwia sporzšdzenie zestawienia, w którym uzyskujemy informację o zysku z każdego dokumentu zakupu. Program pokazuje wartoœć faktur  w cenach zakupu oraz cenach sprzedaży.  Różnica obu wartoœci daje informację o zysku, uzyskanej marży i narzucie jakie możemy otrzymać po sprzedaży towarów z poszczególnych dokumentów zakupu.

Rys. 146 Zakres i sposób wypełniania tabeli dajšcej informację o zysku,

uzyskanej marży i narzucie

D

Rys. 147 Raporty kasowe

Raporty kasowe to raporty obrotu gotówkowego w  firmie. W programie zaimplementowano dwa rodzaje raportów: Wpłaty i wypłaty oraz Powstałe płatnoœci Terminowe (Rys. 147 ). Pierwszy informuje o wpłatach i wypłatach w kasie (KP,KW) oraz o dokumentach, których typem płatnoœci jest gotówka. Natomiast drugi o dokumentach, których termin płatnoœci jest odroczony (niezależnie od płatnoœci). Raporty kasowe powinny być robione przez użytkownika codziennie (lub w okresach), drukowane i przechowywane. Jest to konieczne ze względu na kontrolę pracowników pod względem ich uczciwoœci. Właœciciele powinni kontrolować zgodnoœć stanu poczštkowego danego raportu ze stanem końcowym z poprzedniego dnia (okresu). Niezgodnoœci należy natychmiast wyjaœniać. Raport może obejmować tylko częœć dokumentów (np. raport tyko z faktur sprzedaży), ale może też obejmować wpłaty i wypłaty z konta bankowego. Jednak dla pełnej kontroli gotówki w firmie należy wykonywać raport dotyczšcy całoœci operacji gotówkowych tak jak na Rys. 148 .

Rys. 148 Wypełnianie raportu kasowego

Wartoœć poczštkowa raportu kasowego jest obliczana na podstawie rejestru KP/KW (menu Tabele /Kasy firmy). Oznacza to, że należy codziennie rozliczać utarg (opcja F5 Rozlicz utarg w rejestrze KP/KW).

Nie rozliczenie utargu (opcja F5 Rozlicz utarg w rejestrze KP/KW) będzie objawiało się niezgodnoœciš stanu poczštkowego raportu z wartoœciš końcowš raportu poprzedniego.



Rys. 149 Raporty sklepowe

W częœci dotyczšcej raportów sklepowych zgrupowano raporty skierowane na użytkowników rozliczajšcych swojš firmę wartoœciowo. Przykładem takich firm sš niektóre sklepy nie wykorzystujšce kas fiskalnych połšczonych z komputerem, ale np. kasy fiskalne, w których sprzedaż jest rejestrowana wartoœciowo np. przez działy towarowe. Informacjš o sprzedaży w takich firmach jest jedynie wartoœć raportu fiskalnego. Raport fiskalny nie zawiera w takim wypadku informacji o iloœci sprzedaży poszczególnych artykułów. Konieczne jest więc rozliczanie wartoœciowe. Po prostu pracownicy otrzymujš towar, którego wartoœć jest prostym przeliczeniem iloœci przez cenę dla klienta. Rozliczenie pracownika to proste równanie:

Wartoœć towarów dostarczonych = Utargi + Wartoœć towarów na półkach

Oczywiœcie równanie można rozszerzyć o takie elementy jak np. przecena towarów, ale chodzi tu tylko o przedstawienie idei. Wszystkie potrzebne rzeczy wartoœciowego rozliczenia rozwišzujš zaimplementowane w programie raporty.  Pierwszy z raportów Historia przecen towarów jest raportem wypełnianym natychmiastowo bez koniecznoœci uruchomienia funkcji wypełnienia. Program odnotowuje tutaj dokonane przeceny towarów wraz z informacjš, kto jš wykonał oraz datš i godzinš operacji przeceny. Rubryka „wartoœć przeceny” ma charakter tylko orientacyjny, ponieważ wartoœć ta wyliczana jest na podstawie stanu iloœciowego towaru w chwili przeceny. Stan iloœciowy  może odbiegać od rzeczywistego bo np. nie odebrano sprzedaży z kas, nie odpisano faktur itd.  Następnym raportem jest Ruch towarów wg cen sprzedaży: Zbiorczo. Jest to tabela, w której przechowywane sš zbiorcze raporty ruchu towarów w magazynie. Operacja wypełnienia raportu (F4 Wypełnij) rozpoczyna się wskazaniem zakresu dat za który ma być wypełniony raport (Rys. 150 ).

Rys. 150 Wypełnianie raportu

Po wypełnieniu program udziela informacji o stanie towarów na poczštku okresu, wykonanych operacjach (np. zakupu, przesunięć, rozchodu) oraz o wartoœci na koniec okresu. Z przykładowego raportu (Rys. 151 ) wynika informacja:

Wartoœć towarów na poczštku okresu = 9938,26

Wartoœć zakupów - wyliczonych wg cen sprzedaży = 13,91

Wartoœć sprzedaży =1,23

Wartoœć przecen = 43,50

Stan końcowy magazynu = 9994,46 (jest to wartoœć towarów na półkach w cenach sprzedaży brutto)

Rys. 151 Informacja o ruchu towarów

Podobne informacje otrzymamy w trzecim z dostępnych raportów: Ruch towarów wg cen sprzedaży: Towary, który szczegółowo informuje (dla każdego towaru) o wykonanych operacjach.

Raporty sklepowe sš jedynymi raportami w programie, których pokazywane wartoœci sš kwotami brutto. Ponadto obliczenia sš wykonywane zawsze w stosunku do pierwszej ceny sprzedaży.

˘

Rys. 152 Raporty do kontrahentów

Raporty dotyczšce kontrahentów stanowiš następnš grupę raportów, które tworzone sš na podstawie kartotek kontrahentów. W kartotekach program zapisuje informacje o fakturach zakupu, sprzedaży oraz dokonanych płatnoœciach. Na podstawie tych informacji i odpowiedniej analizy można  uzyskać szereg pożytecznych informacji.

ů

Raport informuje o liœcie najlepszych odbiorców i dostawców. Raport polega na zebraniu informacji o wielkoœci zakupów wykonanych przez lub na rzecz danego kontrahenta.

Wypełnienie tego raportu polega na podaniu okresu za jaki program ma wygenerować listę najlepszych dostawców/ odbiorców.

Program pobiera dane z tabeli kontrahentów tworzšc raport z informacjš o wyniku, czyli wielkoœci wykonanego w podanym okresie obrotu wraz z dodatkowš informacjš o symbolu, nazwie, adresie kontrahenta oraz numerze NIP. Wyróżnikiem najlepszego kontrahenta jest wielkoœć wykonanego w danym okresie obrotu.

W wygenerowanym raporcie za  pomocš klawisza F5 Wykaz dokumentów możemy przeglšdać spis dokumentów składajšcych się na wynik danego kontrahenta z rozbiciem na numer, datę wystawienia oraz wartoœć transakcji i sposób płatnoœci..

Rys. 153 Spis dokumentów w raporcie kontrahentów

5

Listy zadłużonych firm (dokumentów) to raporty informujšce o powstałych zadłużeniach i wierzytelnoœciach. Dane do raportu pobierane sš bezpoœrednio z kartotek kontrahentów.

Różnica między tymi raportami polega na tym, że raport wg firm jest raportem zbiorczym, natomiast raport wg dokumentów jest raportem szczegółowym.

W obu raportach można wydrukować upomnienia i wezwania do zapłaty. Przy wypełnianiu należy zwrócić uwagę na opcję dotyczšcš dodatkowej redukcji zapisów (Rys. 154 ). Opcja powinna być ustawiona na "Wyłšczenie dodatkowych redukcji". W takim wypadku w przypadku kontrahentów, którzy sš jednoczeœnie dostawcami i odbiorcami nie będzie następowała kompensacja.

Rys. 154 Wypełnianie raportu zadłużenia

o

Jest to raport wypełniany natychmiastowo, po wskazaniu kontrahenta ze spisu firm, bez koniecznoœci uruchomienia funkcji wypełnienia. Program odnotowuje tutaj wszystkie dokonane transakcje oraz regulacje tych transakcji dotyczšce wskazanego kontrahenta wraz z informacjš o typie oraz numerze dokumentu, dacie wystawienia, wartoœci dokonanej transakcji i terminie płatnoœci. Do każdej transakcji przyporzšdkowane sš jej  regulacje, z czego możemy łatwo wywnioskować, czy dana faktura została już zapłacona i w jaki sposób. 

Dane do raportu pobierane sš z kartotek kontrahentów.

W wyniku wypełnienia tego raportu otrzymujemy informację o:

T

Raport umożliwia analizę przebiegu płatnoœci kontrahentów i naliczanie odsetek za płatnoœci dokonane po terminie.

W wyniku wypełnienia tego raportu możemy uzyskać wiele informacji.

Rys. 155 Analiza naliczania odsetek

Funkcje klawiszy:

ENTER  Podglšd rozliczeń – pokazuje listę rozliczeń z danym kontrahentem

    w zadanym okresie dat – listę odsetek od zapłat po terminie

    F2 Drukuj zaznaczone – drukuje zaznaczonš (trójkšt z lewej strony) listę kontrahen-

    tów

    F3 Spis kontrahentów – pokazuje listę wszystkich kontrahentów z niezerowym

    saldem rozliczeń

    F12 Wypełnij –  funkcja służy do wypełniania raportu - podania zakresu dat za jaki

    chcemy otrzymać raport



Program pobiera dane z kartoteki kontrahentów. Wypełnianie raportu polega na okreœleniu danych, które chcemy aby raport wyszukał. Możemy podać zakres dat, symbol lub nazwę kontrahenta, numer dokumentu oraz typ. W razie pozostawienia pustego miejsca w oknie z danš cechš, program nie przyjmie jej jako kryterium wyboru.

Raport pokazuje nam dane kontrahenta wraz z wartoœciš transakcji, regulacji oraz sposobem płatnoœci.

Rys. 156 Okreœlenie danych pobieranych do raportu

ô

Bardzo ciekawy raport informujšcy o zmianie zadłużenia w danym okresie wykorzystywany przy prowadzeniu pełnej księgowoœci.

Rys. 157 Tabela informujšca  o zmianie zadłużenia w danym okresie

Ú

Rys. 158 Raporty do magazynów

Do grupy raportów dotyczšcych magazynów zaliczyć należy przede wszystkim inwentaryzację. Ze względu na to, że została ona omówiona w rozdziale Inwentaryzacja - wydruki oba raporty inwentaryzacyjne nie będš tu omawiane. Użytkowników chcšcych dowiedzieć się więcej o tych raportach odsyłamy do ww. rozdziału. Na szczególnš uwagę zasługujš natomiast wycišgi: Wycišg z kartotek z podziałem na towary oraz Wycišg z kartotek z podziałem na pozycje

Wycišg z kartotek z podziałem na towary pozwala na analizę obrotu poszczególnymi towarami w zadanym okresie(każda pozycja to osobny towar).

Wycišg z kartotek z podziałem na pozycje pozwala na wynotowanie poszczególnych zapisów z kartotek. Za pomocš tego raportu możemy przykładowo sprawdzić, jakie towary zostały zakupione we wskazanym przez nas dniu, co kupiła dana osoba lub kto kupił interesujšcy nas towar.

S

Rys. 159 Raporty serwisowe

›

Opcja umożliwia sprawdzenie, które z dokumentów nie sš odpisane z magazynu. Program przy pomocy klawisza F12 PrzejdŸ dalej kontroluje wszystkie rejestry, w których umieszczone sš dokumenty zwišzane z magazynem i sprawdza które dokumenty należy odpisać. Opcja ma charakter diagnostyczny i służy do likwidacji niespójnoœci bazy programu.

+

Raport dotyczšcy sprzedaży i zakupów w miesišcu powinien być identyczny  kwotowo z raportem dotyczšcym przychodu i rozchodu towarów z magazynów. Niestety w wielu przypadkach tak nie jest. Jednš z przyczyn może być różna data wystawienia dokumentu oraz data wydania /otrzymania towaru. Użytkownicy, którzy chcš wykonać raporty dla księgowoœci dotyczšce sprzedaży i zakupów w danym okresie oraz raporty obrotu towarowego w danym okresie często spotykajš się z sytuacjš, w której oba te raporty przedstawiajš różne kwoty.

Omawiany raport umożliwia właœnie wyjaœnienie przyczyn różnic, których Ÿródłem sš różne daty. Sytuacji takiej nie należy traktować w kategoriach błędu, bowiem jest ona oczywiœcie dopuszczalna przez przepisy. Natomiast raport umożliwia jedynie wyjaœnienie takich niezgodnoœci.

v

Przejœciowy stan ujemny to sytuacja, w której stan towaru dla jednego lub kilku dni jest ujemny, natomiast stan na dzień bieżšcy może być dodatni. Zdarzenie takie może mieć miejsce w przypadku, gdy użytkownik poprawia fakturę zakupu towaru i zmniejsza na niej przyjętš iloœć towaru, który został już sprzedany. Przykładowo: sprzedano 20 szt. towaru, natomiast na fakturze zakupu tego towaru poprawiono iloœć z 20 na 15. Oznacza to, że 5 szt. towaru nie powinno być sprzedane. Niestety takie sytuacje mogš zaistnieć w praktyce i program na nie pozwala. Wynika to zwykle z niestarannoœci użytkowników, którzy nie dbajš o właœciwš spójnoœć danych. Zwykle po wielu tygodniach zadajš oni sobie pytanie dlaczego nie zgadza im się stan w komputerze ze stanem rzeczywistym. Raport ten właœnie ma za zadanie wyjaœnienie przyczyn niezgodnoœci wynikajšcych z przejœciowych stanów ujemnych.



Program zapisuje informację dotyczšcš pozycji na dokumentach (faktury, MM-ki, PW, RW) w kartotekach towarów oraz w kartotekach kontrahentów. W kartotekach towarów zapisywana jest informacja o przychodzie i rozchodzie towaru, natomiast w kartotece kontrahenta zapisywana jest informacja o kwocie płatnoœci, długu lub wierzytelnoœci. Niekiedy może zajœć sytuacja, w której użytkownik poprawia dokument i modyfikuje na nim iloœć towaru lub jego cenę. Jeżeli dokument nie zostanie ponownie odpisany, to informacja ta nie zostanie zaktualizowana ani w magazynie ani w kartotece kontrahenta w wyniku czego wystšpiš niezgodnoœci towarowe i kwotowe. Może także zaistnieć sytuacja awarii (np. reset komputera, brak napięcia w sieci, brak połšczenia z serwerem), kiedy to program aktualizował dane w kartotekach, ale tego nie dokończył. Raporty te więc pokazujš niezgodnoœci wynikajšce z takiego rodzaju sytuacji.

Œ

Program pozwala na modyfikację zamkniętych miesięcy. Poprawki nanoszone w dokumentach w takich miesišcach nie powodujš automatycznie zmian w innych miesišcach. Użytkownik poprawiajšc dokumenty zawsze powinien zadbać o naniesienie poprawek także w bieżšcym miesišcu, ale tak się nie dzieje. Wychwyceniu takich sytuacji majš właœnie służyć opcje raportów niezgodnoœci na przełomie miesišca.



Program dokona porównania danych z kartotek towarowych wyliczajšc wartoœć towarów na koniec poprzedniego miesišca i na poczštek bieżšcego miesišca. Znalezione różnice wyœwietli w postaci listy towarów ze wskazaniem wartoœci i iloœci znalezionych odchyleń. Zmiany mogš wynikać z prawidłowego działania programu: wystawienie faktur do WZ na przełomie miesišca lub usunięcie faktur korygujšcych zakupu opcjš porzšdkowania danych. Inne różnice mogš być wynikiem awarii w bazie danych lub specyficznych ingerencji użytkownika.

Á

Funkcja pokazuje tylko te dane, które składajš się na różnice w saldzie pomiędzy miesišcami i służy do badania niezgodnoœci na przełomie miesišca w kasie gotówkowej i kontach bankowych.

Q

Funkcje umożliwiajš sprawdzenie, które z towarów posiadajš identyczne symbole lub indeksy. Kontrola może być przeprowadzona w zakresie jednego lub wybranych magazynów (zaznaczone magazyny posiadajš trójkšt z prawej strony Rys. 160 ). Po przeprowadzonej kontroli program wyœwietla informację o towarach, które posiadajš identyczne symbole informujšc jednoczeœnie, które z nich mogš zostać skasowane. Informacja taka to gwiazdka (*) po prawej stronie listy (Rys. 161 ). Zaznaczone zostajš przede wszystkim towary posiadajšce pustš kartotekę. Dokładniejsze informacje dotyczšce kasowania towarów opisane sš w następnym rozdziale.

Rys. 160 Wybór magazynów na których ma być przeprowadzona kontrola

Rys. 161 Informacja o powtarzajšcych się kodach

Ň

Funkcja umożliwia usuwanie niepotrzebnych towarów. Program może usunšć wyłšcznie towary, których stan jest zerowy oraz nie posiadajšcych zapisów w kartotekach. Oznacza to, że przed operacjš redukcji bazy należy wczeœniej wyzerować stan towarów, które chcemy usunšć oraz wykonać operację porzšdkowania danych, która wyczyœci kartoteki. Operację najlepiej przeprowadzić na przełomie miesišca. Tzn. w chwili, gdy chcemy założyć nowy miesišc. Poniżej zastała opisana cała procedura postępowania:

W bieżšcym (starym) miesišcu wykonać opcję Tabele /Protokół różnic z datš np. ostatniego dnia miesišca. Tzn. jeżeli mamy założyć miesišc kwiecień, to jeszcze w miesišcu marcu wykonujemy protokół różnic z datš 31 marca. W towarach, które chcemy usunšć należy wpisać stan rzeczywisty na zero. Następnie po zaktualizowaniu magazynu (informacje dot. protokołu znajdujš się w rozdz. "Korygowanie błędów w protokole różnic") należy założyć nowy miesišc (w naszym przykładzie  kwiecień). Po utworzeniu nowego miesišca należy uruchomić opcję usuwania danych w menu Inne /Usuwanie danych. Należy zaznaczyć drugš opcję - Usunięcie... (Rys. 162 ) Dzięki temu program usunie wszystkie niepotrzebne zapisy z kartotek towarów. Następnie należy wybrać opisywanš tu opcję Towary z pustymi kartotekami (redukcja bazy). Program wyœwietli towary, które będzie można usunšć (Rys. 163 ). Klawiszem INSERT zaznaczamy, natomiast klawiszem DELETE kasujemy zaznaczone towary.

Rys. 162 Usuwanie zapisów

Rys. 163 Lista towarów do redukcji

Zwykle chcemy usunšć tylko towary, które nie były używane od dłuższego czasu. Program wyœwietla datę ostatnich modyfikacji z danym towarem po prawej stronie listy (Rys. 163 ). Wszystkie towary sš posortowane tak, aby na samym poczštku listy były towary najstarsze – nieużywane. W celu usunięcia towarów najstarszych wystarczy więc zaznaczyć klawiszem INSERT towary poczštkowe a następnie nacisnšć klawisz DELETE (DEL).



Funkcja umożliwia skontrolowanie spójnoœci bazy danych pod względem identyfikatorów. Identyfikatory, to niewidoczne dla użytkownika numery plików, w których zapisane sš informacje dotyczšce każdego dokumentu. W sytuacjach awaryjnych może nastšpić wielokrotne przydzielenie identyfikatora. Taka sytuacja może objawiać się tym, że dwa dokumenty posiadajš identycznš zawartoœć pomimo tego, że sš dwoma różnymi dokumentami. Podobna sytuacja może wystšpić w przypadku kartotek towarów lub kontrahentów. Funkcja umożliwia skontrolowanie bazy oraz jej naprawienie o ile jest to możliwe. Naprawa polega na tym, że naprawianym dokumentom, towarom lub kontrahentom usuwa się zawartoœć lub historię obrotów, a w nazwie dodaje się wykrzyknik dla łatwego rozpoznania. W przypadku, gdy kontrola zostanie przeprowadzona i wykryte zostanš uszkodzenia program sygnalizuje to komunikatem. W innym przypadku nie otrzymujemy żadnej informacji.

Rys. 164 Komunikat w przypadku uszkodzeń faktur

Ä

Częœć programu o nazwie „kadry-płace” to prosty system służšcy do:

1.   Naliczania wynagrodzeń dla osób zatrudnionych z tytułu umów o pracę i umów –zlecenia;

2.   Obliczania należnego od tych wynagrodzeń podatku dochodowego;

3.   Obliczania składek ZUS

4.   Ponadto system zawiera formularze PIT-4, PIT-8, PIT-11,umowy–zlecenia, kartę pracy.

System naliczania wynagrodzeń składa się z wielu opcji, które poniżej omówimy. Wejœcie do tych opcji znajduje się w menu: Tabele /Kadry-Płace (Rys. 165 ).

Rys. 165 Menu Kadry-Płace

UWAGA: Należy pamiętać, aby NOWY MIESIĽC w programie zakładać dopiero po zakończeniu naliczania płac.



Jednym z głównych elementów systemu kadrowego jest tabela Grupy płacowe dostępna przez wybranie opcji z menu Tabele /Kadry-Płace /Grupy Płacowe (Rys. 165 ). Jest to tabela spełniajšca kilka funkcji:

1.   Klawiszem  F4 Pracownicy(Rys. 166 )  można wejœć do tabeli wyszczególniajšcej dane osobowe i płacowe poszczególnych pracowników.

2.   Każda z linii zawiera informację o sumie składników, podatków, składek itp. od wszystkich pracowników w przyporzšdkowanej tej linii grupie płacowej.

3.   Dane z tej tabeli (wartoœć składek, wynagrodzenie netto, wartoœć podatku) pobierane sš do księgi w trakcie wypełniania danych kosztowych.

Rys. 166 Tabela grup płacowych

Ő

Poprzez naciœnięcie klawisza  F4 Pracownicy  (Rys. 166 ) wchodzimy do tabeli danej grupy płacowej, w której umieszczone sš informacje dotyczšce każdego z pracowników należšcego do danej grupy (Rys. 167 ).

Każda z linii zawiera dane pracownika potrzebne do obliczenia wynagrodzenia i jego pochodnych (składki i podatek).

Rys. 167 Spis pracowników danej grupy płacowej

N

Konfiguracja grupy ma na celu okreœlenie szeregu podstawowych właœciwoœci danej grupy płacowej, a w szczególnoœci ustalenie czy sš to zleceniobiorcy, pracownicy, właœciciele czy uczniowie. Wejœcie do konfiguracji uzyskujemy poprzez naciœnięcie klawisza  F4 Konfiguracja grupy  (Rys. 167 ):

Rys. 168 Konfiguracja grupy płacowej

Oprócz ustalenia rodzaju grupy pozostałe opcje oznaczajš:

Okres wypłaty (Rys. 168 ):  Opcja służy do ustalenia miesišca wypłaty pensji pracownikom, tzn. czy wypłata za styczeń jest płatna w styczniu, czy w następnym miesišcu, czyli lutym. Opcja ma szczególne znaczenie w firmach, gdzie pensja jest wypłacana pracownikom w miesišcu następnym. Konsekwencje takiego stanu niosš skutki podatkowe - do ksišżki podatkowej można wpisywać koszty dopiero w miesišcu ich poniesienia. Ustawienie opcji na  W bieżšcym miesišcu oznacza, że przy wypełnianiu KSIĽŻKI PODATKOWEJ program będzie wpisywał odpowiednie kwoty z bieżšcego miesišca. Natomiast w przypadku zmiany tej opcji na W następnym miesišcu program będzie wpisywał do księgi kwoty z poprzedniego miesišca (np. wypłata za styczeń jest w lutym).

Zus w koszty (Rys. 168 ): Opcja służy do ustalenia miesišca księgowania składek ZUS-owskich w koszty. Chodzi o ustawienie opcji, czy koszty poniesione przez pracodawcę majš być przeniesione do księgi podatkowej w miesišcu wypłaty, czy miesišc po wypłacie, czyli w momencie ich poniesienia (np. gdy wypłata jest za styczeń, a miesišcem wypłaty jest luty, to ZUS księgujemy w koszty w miesišcu marcu).

Iloœci godzin pracy i absencje (Rys. 168 ): Program posiada możliwoœć rejestracji czasu pracy pracowników w karcie pracy. Dzięki temu możliwe jest naliczanie pensji za przepracowane dni oraz notowanie dni w których pracownik był chory, nieobecny lub korzystał z urlopu. Jeżeli chcemy korzystać z karty pracy to należy w takim wypadku przełšczyć tę opcję na Obliczanie na podst. kart pracy. W takim przypadku musimy liczyć się z koniecznoœciš notowania (przynajmniej raz w miesišcu) informacji o godzinach pracy pracowników w poszczególne dni. Nie ma to sensu w firmach, gdzie system płacowy jest oparty wyłšcznie o pensję zasadniczš wypłacanš niezależnie od przepracowanych dni i gdzie urlopy sš sporadyczne. Włšczenie opcji Obliczane  na podst. kart pracy  (Rys. 168 ) posiada tš dodatkowš zaletę, że program będzie mógł wypełnić wszystkie pola druku RSA w czasie eksportu do programu PŁATNIKA.

Blokuj oblicz. składek /podatku (Rys. 168 ): Opcja umożliwia ręczne wprowadzanie składek na ZUS i podatek.  Ma ona zastosowanie w przypadku, gdy użytkownik chce wpisać te informacje ręcznie. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy zaczynamy wykorzystywać moduł kadrowo-płacowy np. w połowie roku i chcemy wpisać dane za poprzednie miesišce.

 

Nie obcinać składki zdrow...(Rys. 168 ): Wysokoœć składki zdrowotnej nie może w myœl przepisów przekraczać kwoty podatku dochodowego i program tego pilnuje. Zaznaczenie tej opcji wyłšcza właœnie takie zachowanie programu. Pomimo tego, że w przyszłoœci prawdopodobnie nie zajdš specyficzne okolicznoœci zmuszajšce do włšczenia tej opcji to taka możliwoœć została zostawiona asekuracyjnie.

Norma godzin (Rys. 168 ): Klawisz F3 - Opcja ta umożliwia wpisanie

Podstawa do obliczenia premii (Rys. 168 ): Wciskajšc klawisz F4 włšczamy tabelę - Sposób naliczania premii.

Dialog  ten służy do skonfigurowania sposobu naliczania premii. Tutaj możemy zdecydować, czy w danej grupie płacowej premia ma być wyliczana jako procent okreœlonych składników, czy też ma być podawana kwotowo przez użytkownika (Rys. 169 ). Jeżeli nie zaznaczymy żadnych składników to będzie to rozumiane przez program jako deklaracja premii kwotowej, którš wpisujemy bezpoœrednio do rubryki w tabeli: grupa pracowników/ pracownik.

Rys. 169 Sposób naliczania premii



Wpisywanie nowego pracownika należy zaczšć od wpisania jego nazwiska i imienia. Wciskajšc klawisz ENTER pojawia się okno „wprowadŸ”, gdzie wprowadzamy osobno nazwisko i imię. Resztę danych osobowych uzupełniamy w opcji F5 Opis wybranej osoby  (Rys. 167 ). Po naciœnięciu klawisza pojawi się okno dialogowe z dostępem  do wszystkich pól kadrowych (Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych ):

Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych

Poruszanie się po dialogu jest bardzo proste: wystarczy wybrać podœwietleniem interesujšcy nas zakres danych (na Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych ) jest to przykładowo [+] ADRES ZAMIESZKANIA) i nacisnšć ENTER. Wówczas pola dotyczšce ADRESU ZAMIESZKANIA zostanš rozwinięte (Rys. 171 Uzupełnianie danych kadrowych z rozwiniętymi polami danych ). Podobnie postępujemy w przypadku, gdy chcemy zwinšć (schować) odpowiednie pola - w takim wypadku naciskamy ENTER na polu oznaczonym [-]. Natomiast, gdy chcemy wpisać, lub poprawić dane pole (np. ulicę), to po prostu naciskamy ENTER, wpisujemy potrzebne dane i ponownie naciskamy ENTER.

Rys. 171 Uzupełnianie danych kadrowych z rozwiniętymi polami danych

ç

Rys. 172 Rubryki od 1 do 6

Tabela grupy płacowej składa się z 38 rubryk. Duża większoœć rubryk to rubryki edycyjne tzn. takie, w których można wpisać bezpoœrednio kwotę składnika pensji np. rubryka 5 - płaca zasadnicza (Rys. 172 ). Drugim typem rubryk sš rubryki, które służš jako "wejœcie" do zespołów składników np. rubryka 6 - płaca wg godzin. Trzecia częœć rubryk, to te wypełniane przez program - wynikowe.

˝

Program posiada możliwoœć rejestracji czasu pracy pracowników w karcie pracy. Dzięki temu możliwe jest naliczanie pensji za przepracowane dni /godziny oraz notowanie dni w których pracownik był chory, nieobecny lub korzystał z urlopu (Rys. 173 ). W niektórych firmach wypełnianie karty pracy nie ma większego sensu o ile  system płacowy jest oparty wyłšcznie o pensję zasadniczš wypłacanš niezależnie od przepracowanych dni. Ale w takim wypadku użytkownik powinien przynajmniej notować urlopy. Dzięki temu program będzie mógł automatycznie wypełnić wszystkie pola w druku RSA (podczas eksportu do programu PŁATNIK-a).

Rys. 173 Karta pracy

W karcie pracy notujemy godziny przepracowane przez pracownika. W przyjętym przez nas rozwišzaniu jest notowanie wg godzin, ale użytkownik może zamiast godzin odnotowywać przepracowane dni. W karcie pracy wpisujemy iloœci godzin przepracowane wg odpowiedniej stawki: F1 - godziny zwykłe, F2 - nadliczbowe 50%, F3 - nadliczbowe 100% itd. Nazwę poszczególnych stawek można oczywiœcie zdefiniować - to zostanie omówione w następnym rozdziale. Wpisywanie iloœci godzin w odpowiedniej stawce uzyskujemy w ten sposób, że będšc podœwietleniem na danym dniu naciskamy skojarzony z danš stawkš klawisz F1 do F9. Program poprosi wtedy o wpisanie iloœci godzin (Rys. 173 ). W przypadku gdy użytkownik pomyli się i wpisze iloœć godzin w nieodpowiedniej stawce to należy ponowić wpisanie, ale wpisujšc iloœć równš zero - wtedy zapis zostanie usunięty. Tak postępujemy z dniami, w których pracownik pracował. Natomiast dni wolne od pracy, lub dni w których pracownik był na urlopie lub był nieobecny odnotowujemy w inny sposób. Wybieramy odpowiedni rodzaj dnia z listy, która pokazuje się po naciœnięciu klawisza ENTER (Rys. 174 ).

Rys. 174 Wybór rodzaju dnia/  choroby/ urlopu

Aby dodatkowo ułatwić wpisywanie najczęœciej występujšcych rodzajów dni można skorzystać z klawiszy: Z,W,C,H,U,O,M,R. Każdemu z tych klawiszy przyporzšdkowano znaczenie i opisano je w lewym dolnym rogu karty pracy (Rys. 173 ).

Dodatkowym ułatwieniem wpisywania danych w karcie pracy jest możliwoœć skopiowania danych wpisanych jednemu pracownikowi i przeniesienie ich do danych innych pracowników. Następnie można tak przeniesione dane ewentualnie poprawić o ile będzie to konieczne. Kopiowanie wykonujemy poprzez naciœnięcie klawisza INSERT Szablon w karcie pracy (Rys. 175 ). Pojawi się wtedy rejestr szablonów (Rys. 175 Rejestr szablonów ). Wystarczy wybrać klawisz INSERT Zapisz edytowanš... i zapisać lub dopisać  bieżšcš kartę pracy. Następnie edytujšc kartę pracy innego pracownika ponownie naciskamy INSERT Szablon, lecz tym razem wybieramy ENTER - Przepisz szablon...

Rys. 175 Rejestr szablonów

Ň

Jest to rubryka, w której wpisujemy płacę brutto pracownika. W najprostszych systemach płacowych użytkownicy wykorzystujš tylko i wyłšcznie tš rubrykę.

UWAGA:

Użytkowniku, jeżeli twój system płacowy sprowadza się wyłšcznie do pensji zasadniczej możesz ominšć rozdziały (od Rubryka 6 - Płaca wg godzin do  Opis rubryk 26 do 38 na str.161 ). Informacje zawarte do tego miejsca sš wystarczajšce, aby wykorzystać w pełni moduł kadrowo-płacowy.

×

Rubryka służy naliczaniu pensji za przepracowane godziny. Jeżeli nie korzystamy z karty pracy, to iloœć godzin należy wpisać ręcznie. W innym wypadku (włšczona opcja korzystania z karty pracy) program podpowie wpisane i zsumowane godziny (Rys. 176 ). W oknie możemy również zdefiniować nazwy poszczególnych rodzajów godzin (godziny zwykłe, nadliczbowe,...).

Rys. 176 Okno rozliczenia godzinowego pracownika

ˇ

Rys. 177 Rubryki od 7 do 12

Rubryka 7  (Rys. 177 ) przeznaczona jest do rozliczania pracy wykonanej w systemie akordowym lub godzinowym. Składniki akordowe – podobnie jak poprzednia – także ta rubryka obliczana jest jako suma podskładników (Rys. 178 ). Różnica polega na tym, iż rozliczenia akordowego dokonujemy w taki sam sposób, jak rozliczamy wartoœć faktury. Każdy z podskładników ma okreœlanš przez użytkownika cenę jednostkowš, a uzyskane wartoœci otrzymujemy przez wpisanie iloœci jednostek wykonanych w poszczególne dni miesišca (Rys. 179 ). Program sumuje zadeklarowane iloœci jednostek i przemnaża je przez cenę jednostkowš, uzyskujšc w ten sposób wartoœć danego podskładnika. Obliczywszy w ww. sposób wartoœć wszystkich podskładników program dodaje je do siebie, a wynik wpisuje do rubryki. W pola odpowiadajšce dniom miesišca można wpisywać iloœć przepracowanych godzin, wykonanych sztuk itp. W trakcie wypełniania można skorzystać ze „słownika”.

Rys. 178 Składniki akordowe

Rys. 179 Rozbicie składnika akordowego na dni miesišca

A

Rubryka 8 (Rys. 177 ) przeznaczona jest do rozliczania pracy wykonanej według prowizji. Zasada działania rubryki jest bardzo podobna do poprzedniej. Poszczególne składniki sš sumowane dajšc w rezultacie sumę, która jest uwidoczniona w polu rubryki 8. Przy wpisywaniu należy podawać wartoœć prowizji w procentach.

­

Rubryka 9 (Rys. 177 ) przeznaczona jest do ustalania wielkoœci premii. Dokładny opis tej opcji znajduje się w rozdz. – podstawa do obliczenia premii.

Jeżeli w konfiguracja grupy/ podstawa do obliczenia premii  mamy zaznaczonš premię procentowš od wartoœci wówczas program w rubryce 9 naciskajšc klawisz ENTER  poprosi o wpisanie procentów premii, w przeciwnym wypadku  program poprosi o wpisanie  premii kwotowo.



W rubryce tej (Rys. 177 ) umieszczone zostały dodatkowe składniki, które można wykorzystać do własnych celów. Poszczególne składniki sš sumowane i jako jedna kwota uwidocznione w polu rubryki 10.

Rys. 180 Składniki dodatkowe

R

Rubryka 11 (Rys. 177 ) służy do wpisania iloœci dni urlopu płatnego (jeżeli karta pracy jest włšczona iloœć dni jest podpowiadana) lub ekwiwalentu za urlop. Iloœć dni zostaje przemnożona przez stawkę dziennš dajšc wartoœć wynagrodzenia za urlop (Rys. 181 ).

Rys. 181 Urlop płatny

€

Rys. 182 Wynagrodzenie chorobowe do 31 dni

W rubryce 12 (Rys. 177 ) notujemy iloœć dni w których pracownik był na zwolnieniu lekarskim (jeżeli karta pracy jest włšczona iloœć dni jest podpowiadana). Wynagrodzenie takie przysługuje pracownikowi, w przypadku choroby do 31 dni. Jeżeli zwolnienie przekracza 31 dni, użytkownik wpisuje iloœć dni w rubryce 13 opisanej poniżej. Okno dialogowe służy wpisaniu wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę lub FGŒP (kody ZUS: 331,332,333,334)

Rys. 183 Rubryki od 13 do 18

Č

Rys. 184 Œwiadczenia chorobowe i zasiłki opodatkowane

Do zasiłków i dodatków opodatkowanych należš między innymi: zasiłki chorobowe, zasiłki macierzyńskie i opiekuńcze. Po naciœnięciu ENTER-a w rubryce 13 pokazuje się okno dialogowe (Rys. 183 ), w którym należy wymienić zasiłki dla danej osoby. Niektóre firmy posiadajš fundusze na dopłaty do urlopów wypoczynkowych. W zależnoœci, od tego na jakie osoby œwiadczenie to jest wypłacane (dorosły / dziecko) wartoœć takiego œwiadczenia jest opodatkowana lub wolna od podatku. Na przykładowym rysunku (Rys. 184 ) œwiadczenie urlopowe w kwocie 700 zł zostało wypłacone na 2 osoby dorosłe i 1 dziecko.

˜

Rubryka 14 (Rys. 183 ) została przeznaczona na wpisanie zasiłków nieopodatkowanych. Innymi słowy sš to składniki pensji, które zwiększajš jej wartoœć nie powodujšc jednoczeœnie zwiększenia podatku ani zwiększenia składek ZUS. Do zasiłków takich zaliczamy zasiłki: rodzinny, pielęgnacyjny, wychowawczy, porodowy i pogrzebowy. W przypadku zasiłku rodzinnego i pielęgnacyjnego należy dodatkowo podać na ile osób jest on pobierany. W dolnej częœci dialogu (Rys. 185 ) znajduje się œwiadczenie częœciowo opodatkowane opisane w poprzednim rozdziale, ale z tego względu, że jest ono także częœciowo nieopodatkowane znalazło się również w tym miejscu.

UWAGA:

W niektórych firmach istniejš zakładowe systemy ubezpieczeń np.  z PZU. Składka na ubezpieczenie jest œcišgana z pensji pracownika. Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy z pensji pracownika œcišgane sš alimenty. Rubryka 14 jest bardzo dobrym miejscem na wpisanie takich właœnie obcišżeń, ale ze znakiem MINUS!. W przykładowym oknie dialogowym (Rys. 185 ) umieszczono składkę na PZU i alimenty.

Rys. 185 Zasiłki zwolnione  i potršcenia(ze znakiem MINUS)

Ú

Rubryka 15 - "Składniki razem" (Rys. 183 )  jest sumš wszystkich składników od rubryki 5 (płaca zasadnicza) do rubryki 14.

Rubryki 16-19 (Rys. 183 Rubryki od 13 do 18 ) Sš rubrykami informujšcymi o wartoœci składek na ZUS finansowanych przez pracownika

Rubryka 20 - (Rys. 186 ) To wyliczony podatek do zapłacenia

Rys. 186 Rubryki od 20 do 25

Po naciœnięciu klawisza ENTER w każdej z tych rubryk otrzymujemy okno dialogowe z możliwoœciš wpisania stawki podatku, kosztów uzyskania przychodu lub wartoœci procentowych składek na ZUS (Rys. 187 )

Rys. 187 WskaŸniki składek i podatku

7

Rubryki 21 do 25 (Rys. 186 ) służš wyłšcznie celom wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia. Pomimo tego, że program posiada specjalne opcje do wydruku listy płac pozostawiono takie rubryki jak "podpis" i "pozostało do wypłaty", aby użytkownicy przyzwyczajeni do starych nawyków nie byli zmuszani do korzystania z nowych opcji (wydruki odcinków płacowych zostały wprowadzone w wersji 4.3 programu). Drukowanie listy płac znajduje się w opcji Tabele /Kadry-Płace /Wydruki odcinków płacowych. Jeżeli jednak użytkownik chce sam zdefiniować listę płac to może właœnie skorzystać z tych rubryk.

Po wpisaniu kwoty w rubryce 23 "Przelewem na konto" możliwe jest wydrukowanie przelewu, ale to co i jak drukować zostanie omówione w rozdziale Drukowanie danych kadrowych i płacowych .

Z

Rubryki 26 do 38 sš wyliczane przez program i służš wyłšcznie celom informacyjnym.

ƒ

Z tabeli danej grupy płacowej możemy uzyskać szereg wydruków. Ponadto możliwe jest (jak w innych tabelach programu) definiowanie własnych wzorów wydruków. Mogš to być specyficzne umowy o pracę, wypowiedzenia pracy, formularze zleceń, odcinki płacowe, przelewy itp. Druk wszystkich tych dokumentów możliwy jest bezpoœrednio z tabeli grupy płacowej przez F3 Druk. Natomiast definiowanie własnych wzorów dostępne jest przez CTRL-D (Rys. 188 )

Rys. 188 Podstawowe wzory wydruków kadrowo- płacowych

Drukowanie standardowych wzorów przelewów (takich jak na Rys. 115 str.103 ) następuje poprzez opcję F10 Druk przelewu  Rys. 167 . Druki takie sš wymagane przez dużš częœć banków!

7

Ostatecznym efektem tworzenia listy płac jest jej wydruk. W naszym programie drukowanie listy należy zaczšć od pochowania maksymalnie wielu rubryk z tabeli „dane kadrowo-płacowe”, tzn. wszystkich pustych i zbędnych tak, aby – jeżeli jest to możliwe – uzyskać listę w jednym kawałku. Iloœć znaków, jakie drukarka może wydrukować w jednej linii, jest uzależniona od szerokoœci papieru (formatu) oraz gęstoœci wydruku, a także marginesu lewego. Często jednak zdarza się, że mimo naszych starań lista płac się nie mieœci, a pochowanie kolejnych rubryk nie jest już możliwe. Musimy w takim przypadku sprawdzić:

1.   Czy drukarka drukuje w najgęstszym druku

2.   Czy margines lewy jest wyzerowany

3.   Czy właœciwie wybrano format papieru

Jeżeli wszystko jest dobrze ustawione, a lista wcišż nie mieœci się w całoœci na wydruku – nie pozostaje nam nic innego, jak klejenie kawałków lub wykorzystanie specjalnej opcji umieszczonej w menu: Tabele /Kadry-płace /Wydruki odcinków płacowych. (Rys. 189 )

Rys. 189 Menu - wydruki odcinków płacowych

Wybranie opcji spowoduje wejœcie do tabeli wypełnianej na żšdanie klawiszem  F4 Wypełnij (Rys. 190 ). Pola tabeli zastajš wypełnione tylko składnikami pensji, które wystšpiły u danego pracownika. Po wypełnieniu tabeli wystarczy jš sprawdzić, a następnie wydrukować. Aby zobaczyć niewidoczne częœci (tabela domyœlnie wyœwietla tylko 1 linię) proponujemy zwiększenie widocznych linii do np. 4 oraz włšczenie linii poziomych tak jak to jest przedstawione na (Rys. 191 ).

Rys. 190 Lista płac do wydruku

Rys. 191 Ustawienia linii tabeli w celu lepszego podglšdu – Klawisz Ctrl+L



Rys. 192 podmenu kadry-płace

Deklaracja PIT-4 wypełniana jest na podstawie kart pracy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. W celu wypełnienia należy użyć opcji PIT-4  Wypełnij(Rys. 192 ).

H

Drukowanie dokumentów PIT-8, PIT-11 oraz kart wynagrodzeń znajduje się w menu: Tabele/ Kadry-płace /Pit-y 11,8 i karty wynagr. (Rys. 192 ).

Rys. 193 Opcja drukowania PIT-ów

Po wybraniu opcji na ekranie uzyskujemy listę osób zatrudnionych na umowę o pracę i umowę o dzieło. Program wyszukuje pracowników po numerze PESEL i grupuje dane dotyczšce każdej osoby oddzielnie. Może się więc zdarzyć, że w wyniku niedopatrzenia ze strony użytkownika jeden (lub kilkoro) pracowników nie będzie posiadało prawidłowego nr PESEL. W takim wypadku program nie będzie mógł prawidłowo zgrupować danych. Na przykładowym rysunku (Rys. 193 ) pojawia się dwukrotnie nazwisko Kowalski Mateusz. W jednej z linii brak jest nr PESEL. Podobnie wyglšda sytuacja, gdy dwie lub więcej osób posiada ten sam PESEL (nazwisko Wokulski- program sygnalizuje to napisem Różne osoby). W takich sytuacjach należy sprawdzić wszystkie miesišce aby uzupełnić i skorygować nr PESEL.

Klawiszami F4 - F9 wybieramy wzór wydruku pomiędzy kartš pracy a PIT-ami (Rys. 193 ). Karty pracy sš to wydruki informujšce o wypłaconych œwiadczeniach, zapłaconych składkach i podatku w okresie całego roku. Do dyspozycji sš dwa wzory: Karta wzór "Miesišce" oraz Karta wzór "Pozycje"- ogólnie można powiedzieć, że oba wzory wydruku zawierajš tš samš informację, ale przedstawionš w innych formach graficznych. Ponadto dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie wybieramy PIT-8, natomiast dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę PIT-11.

Aby wydrukować dokumenty należy klawiszem INSERT Zaznacz linię  zaznaczyć osoby, dla których chcemy to zrobić, a następnie nacisnšć klawisz F2 Drukuj zaznaczone.



Opcja znajduje się w podmenu Tabele/ Kadry-płace (Rys. 192 ). Jej głównym celem jest informacja (w postaci zwartego raportu) o wielkoœci wydatków na pensje w danym miesišcu. Przed wydrukiem należy wczeœniej uruchomić opcję Wypełnij sumę.

Ą

Rys. 194 Dane osobowe

W zakładach pracy chronionej częœć składek na ubezpieczenie społeczne za pracowników jest finansowana przez pracodawcę i pracownika zaœ pozostała częœć przez budżet państwa i PFRON. W zależnoœci od iloœci zatrudnionych pracowników (do 25 osób lub powyżej 25 osób) rozkład obcišżeń finansowych jest różny. Program umożliwia zdefiniowanie refinansowania składek i ustalenia go dla każdego pracownika osobno.

Jest to definiowane w danych osobowych pracownika (str. 150 rozdz. Informacje kadrowe pracownika ). Wybranie opcji REFINANSOWANIE powoduje wyœwietlenie okna dialogowego, w którym wybieramy refinansowanie poszczególnych składek (Rys. 195 ). Po naciœnięciu klawiszy F10 i F11 otrzymujemy automatyczne definiowanie w zależnoœci od iloœci zatrudnionych osób. Natomiast klawiszem F9 wyłšczamy refinansowanie. Należy pamiętać, aby osoby objęte refinansowaniem posiadały odpowiedni kod ubezpieczenia ZUS - w innym wypadku program będzie to sygnalizował komunikatem Zły kod ubezpiecz. ZUS (Rys. 194 ).

Rys. 195 Refinansowanie składek

‚

Rozliczenia z ZUS oraz przekazywanie (eksport) dokumentów do PŁATNIKA jest możliwe w zakresie dokumentów zgłoszeniowych: ZUA, ZZA, ZIUA oraz dokumentów rozliczeniowych: DRA, RCA, RNA, RZA i RSA. W PŁATNIK-u wystarczy tylko zaimportować dane, a następnie je wydrukować i przekazać do ZUS. W rozdziale tym omówiony został sposób eksportu danych kadrowych i płacowych do PŁATNIK-a.

4

Rys. 196 Menu z wyborem opcji eksportu do PŁATNIK-a

Aby wyeksportować dokumenty rozliczeniowe tzn. DRA,RZA,RCA,RNA i RSA wybieramy opcję w menu: Tabele /Kadry Płace /Eksport do Płatnika. Jeżeli mamy kilka grup płacowych to program poprosi o ich wybranie:

Rys. 197 Wybór grup dla których zastanie przeprowadzony eksport

Wybrane grupy do eksportu majš z lewej strony znacznik w postaci trójkšta. Jeżeli do eksportu będš potrzebne dane firmy program poprosi o  ich wprowadzenie:

Rys. 198 Przed eksportem należy wypełnić potrzebne informacje

Jeżeli firma nie jest firmš zarejestrowanš na osobę fizycznš to nie jest konieczne wypełnianie pól: Nazwisko, Imię i PESEL.  Natomiast pole Nazwa skrócona  należy wypełnić bezwzględnie. Wszystkie potrzebne dane można wypełnić póŸniej, opcjš Miesišce /Instalacja konfiguracja /Podstawowe dane...

Po zatwierdzeniu danych firmy na ekranie ukaże się dialog, w którym zaznaczamy wielkoœć firmy ze względu na iloœć pracowników oraz to czy właœciciele majš być umieszczeni na tym samym druku DRA co pracownicy (Zwykle właœciciele-wspólnicy sš umieszczani na oddzielnych drukach DRA). W zależnoœci od iloœci pracowników eksportowany jest do PŁATNIKA alba druk RNA albo RCA (Rys. 199 ).

Rys. 199 Należy wybrać typ firmy ze względu na iloœć pracowników

Należy zwrócić szczególnš uwagš na pole Plik danych dla płatnika. Program automatycznie sprawdza obecnoœć zainstalowania programu PŁATNIK-a i wpisuje w to pole odpowiedni zapis i jest on taki jak na powyższym rysunku. Jeżeli obecnoœć programu PŁATNIK-a nie zostanie stwierdzona, to będzie tam zapis „C:\SYMPLEX.KDU” – co oznacza, że eksportowane dane znajdš się w głównym katalogu dysku twardego. Oczywiœcie można zmienić położenie oraz nazwę pliku (SYMPLEX.KDU) na innš odpowiedniš dla użytkownika. Po zatwierdzeniu program wpisze odpowiednie dane do Pliku danych dla płatnika i wyœwietli komunikat z iloœciami wyeksportowanych dokumentów (Rys. 200 ).

Rys. 200 Na końcu eksportu wyœwietla się komunikat o iloœci wyeksportowanych dokumentów

Ó

Rys. 201 Tabela grupy płacowej

Jeżeli chcemy wyeksportować do PŁATNIK-a dane pracownika, aby wydrukować dokument ZUA, ZZA lub dokument zmiany danych o pracowniku ZIUA, to należy przejœć do tabeli grupy płacowej (Rys. 201 ), gdzie znajdujš się nazwiska pracowników i ustawić się na osobie, której dane chcemy eksportować do PŁATNIK-a. Następnie wybieramy klawiszem F8‑ZUA opcję eksportu danych. Dalsze kroki sš identyczne jak w przypadku eksportu dokumentów rozliczeniowych. Po wyeksportowaniu danych możliwe jest wczytanie ich w programie PŁATNIK-a.

Rys. 202 Okno wyboru typu dokumentu po naciœnięciu F8

Ť

Jeżeli uruchomiliœmy program PŁATNIKA po raz pierwszy, to konieczna jest konfiguracja PŁATNIK-a. Poniżej przedstawiamy najkrótszy sposób skonfigurowania PŁATNIK-a.

;

W programie PŁATNIK użytkownik powinien założyć płatnika i wpisać jego podstawowe dane. Poniżej przedstawione sš kroki jakie należy w tym celu przeprowadzić:

1.        Uruchomić program płatnika

2.        W opcji menu „Płatnik” wybrać opcję „Rejestr płatników”

3.        Ponownie w menu „Płatnik” wybrać „Nowy” a następnie „Osoba fizyczna” (lub Osoba prawna)

4.        Powinien pojawić się dialog, w którym należy wpisać wszystkie potrzebne informacje o swojej firmie i je zatwierdzić – to jest koniec procedury konfiguracji płatnika.

Î

W menu Zestaw wybieramy Nowy, a tam wybieramy wczeœniej zdefiniowanego płatnika. Następnie ponownie wybieramy menu Zestaw, a w nim opcję „Importuj nowe...”. Powinien pojawić się dialog  (Rys. 203 ).

W dialogu wybieramy plik, do którego wykonaliœmy eksport np. SYMPLEX.KDU. (Uwaga: Jeżeli w ww. dialogu nie ma naszego pliku z danymi, to prawdopodobnie został on wyeksportowany ze Small Business-u  w inne miejsce. Zwykle jest to katalog główny dysku C: i tam należy go szukać). Zatwierdzenie wyboru przyciskiem Otwórz kończy całš operacje wczytywania danych. W PŁATNIKU można dane w razie potrzeby poprawić i zweryfikować z następnie wydrukować wszystkie potrzebne dokumenty dla ZUS.

UWAGA:  Po wczytaniu danych do PŁATNIKA należy uruchomić opcję weryfikacji (menu Zestaw /Weryfikuj wszystkie dokumenty). Opcja ta sprawdza poprawnoœć danych. Zwykle poczštkujšcy użytkownik popełnia wiele błędów np. Ÿle wpisze NIP lub  PESEL pracownika, a wtedy PŁATNIK zasygnalizuje błšd. W takim wypadku należy poprawić dane w Small Business-ie i powtórzyć operację eksportu danych.

Rys. 203 Okno importu w programie PŁATNIK-a

ç

Rys. 204 Menu deklaracji VAT

Deklaracja podatku VAT znajduje się w menu Tabele /Deklaracja VAT-7 (Rys. 204 ).

Deklaracja może zostać „automatycznie” wypełniona przez program – na podstawie wpisanych do niego danych lub wypełniona „ręcznie” przez użytkownika poprzez bezpoœrednie wpisanie odpowiednich liczb w podstawowe pola deklaracji – przy czym program dokona obliczenia wartoœci pozostałych pól (wynikowych).

5

Automatyczne wypełnienie deklaracji uzyskamy naciskajšc opcję w menu Tabele /Deklaracja VAT–7/Wypełnij i oblicz  (Rys. 204 ).

W trakcie wypełniania deklaracji program dokonuje dodatkowego wypełnienia pomocniczych zestawień zakupów oraz rozbicia utargu bezrachunkowego tak, aby użytkownik mógł skontrolować prawidłowoœć danych. Kontrola danych przez użytkownika powinna polegać na sprawdzeniu, czy podczas wpisywania zakupów nie zostały popełnione błędy (np. czy zakup benzyny nie został omyłkowo zdefiniowany jako zakup handlowy, czy komputer na pewno został zakupiony jako œrodek trwały na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej itp.). Wypełnione pomocnicze tabele poszczególnych rodzajów zakupów sš menu deklaracji VAT (Rys. 204 ).

Podczas wypełniania deklaracji pobierane sš dane z faktur zakupów, a w częœci dotyczšcej sprzedaży z faktur,  paragonów i raportów z kas fiskalnych. Ponadto program sumuje utargi nieudokumentowane i zgodnie ze strukturš zakupów handlowych dokonuje ich rozbicia tworzšc strukturę sprzedaży bezrachunkowej. Struktura ta jest dołšczana do pozostałych danych dotyczšcych sprzedaży i wpisywana w odpowiednie pola deklaracji. Do właœciwego obliczenia deklaracji potrzebna jest także informacja o stosunku sprzedaży zwolnionej do opodatkowanej z ostatnich 6 miesięcy. Dane te możemy skontrolować i uzupełnić w opcji Tabele /Deklaracja VAT /Ostatnie 6 miesięcy i bieżšcy (Rys. 204 ). Jest ważnym, by przy instalacji programu wpisać te dane, gdyż program w żaden sposób się ich „nie domyœli”. W kolejnych miesišcach dane te będš samodzielnie wypełniane przez program i użytkownik może jedynie kontrolować ich prawidłowoœć.

Program po wypełnieniu za pomocš opcji „Wypełnij i oblicz” umożliwia dalsze poprawienie danych. Możemy to zrobić poprawiajšc Ÿle zdefiniowane faktury zakupów i ponowne wypełnienie deklaracji. Program dokonuje analizy i pobiera dane tylko z tych dokumentów, których data wystawienia mieœci się w obrębie edytowanego miesišca. Nie obawiajmy się, że pobrane zostanš przykładowo faktury z poprzednich miesięcy lub, że do rozbicia utargu program pobierze utargi nieudokumentowane z datami z innych miesięcy.

Podstawš obliczeń programu sš właœciwie wypełnione faktury zakupu. Szczególnš uwagę należy zwrócić na wypełnienie pola „opis”, gdzie definiowany jest typ zakupu oraz jego przeznaczenie.

Obliczenia dotyczšce odliczeń podatku zapłaconego przy zakupach œrodków trwałych na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej oparte sš na danych dotyczšcych sprzedaży z ostatnich 6 miesięcy. „Ostatnie szeœć” miesięcy  należy rozumieć jako pięć miesięcy poprzedzajšcych miesišc, za który obliczamy deklarację wraz z tymże miesišcem. W interpretacji NSA pobiera się ostatnie 6 miesięcy bez miesišca bieżšcego. Przestawienie na ten drugi sposób robimy w opcji Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Opcje do deklaracji VAT (Rys. 205 )

W trakcie obliczeń program wypełnia tabele „Ostatnie 6 miesięcy i bieżšcy”. Zawarta jest tutaj szczególnie ważna informacja o wartoœci podatku, jaki należy dodatkowo wpisać w koszty na koniec miesišca, pochodzšcym z zakupów na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Program sam dokonuje wpisania tego podatku i dlatego po zakończeniu wypełniania deklaracji należy jeszcze raz wypełnić księgę podatkowš, a dopiero potem deklaracje podatku dochodowego.

W trakcie tworzenia struktury sprzedaży z utargów nieudokumentowanych uwzględniane sš tylko zakupy handlowe (służšce dalszej odsprzedaży).

Rys. 205 Sposób odliczeń zakupów œr, trwałych



Jeżeli znajdziemy się wewnštrz deklaracji  to przełšczanie pomiędzy pierwszš, a drugš stronš realizujemy klawiszem Tab. Każdš stronę deklaracji należy drukować oddzielnie. Drukowanie może być przeprowadzone także na oryginalnym formularzu VAT-7. W takim wypadku należy tylko pamiętać, aby przełšczyć opcję drukowania F11 Druk na wartoœć "Zwykły". Ponadto należy wczeœniej wykonać próby na czystych kartkach, tak aby poprawnie ustawić margines lewy i górny.

Podczas drukowania na oryginalnym formularzu margines lewy liczony jest w znakach, natomiast margines górny w milimetrach

7

Rys. 206 Ewidencja zakupów

Rys. 207 Ewidencja sprzedaży

Obie ewidencje zakupów i sprzedaży wykorzystywanš na potrzeby wypełnienia deklaracji VAT wypełnia się w identyczny sposób. Aby wydrukować ewidencję zakupów, należy wejœć do opcji Raporty /Do sprzedaży /Ewidencja zakupów: dokumenty natomiast aby wydrukować ewidencję sprzedaży, należy wejœć do opcji Raporty /Do sprzedaży /Ewidencja sprzedaży: dokumenty i za pomocš funkcji F4 Wypełnij pobrać dane (Rys. 208 ).

Rys. 208 Pobranie danych

 Program umożliwia wskazanie okresu, za który chcemy dokonać wypełnienia tabeli oraz zakresu, w jakim ma nastšpić wypełnienie. Oprócz tego możemy wstępnie okreœlić w jaki sposób dane majš być posortowane (opcja Kolejnoœć zapisów wg klucza). Po zatwierdzeniu program przeszukuje odpowiednie tabele programu w poszukiwaniu wymaganych zapisów, a na koniec informuje o zebranych dokumentach (Rys. 209 ). Możemy wtedy zaznaczyć (trójkšt z lewej strony), które dokumenty chcemy pobrać do ewidencji i potwierdzić klawiszem F12.

Rys. 209 Zakres dakumentów

d

W programie zaimplementowano następujšce moduły (w zależnoœci od wersji programu):

a

Rys. 210 Menu ryczałtu ewidencjonowanego

’

Ewidencja sprzedaży przeznaczona jest dla podatników opodatkowanych na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego. Ewidencja sprzedaży znajduje się w menu: Tabele /Ewidencja ryczałtu /Ewidencja - Bieżšcy miesišc (Rys. 210 ).

Rys. 211 Ewidencja ryczałtu

Zapisy do ewidencji można wprowadzać ręcznie przez wpis do odpowiedniej rubryki, ale proœciej jest użyć opcji F4 Wypełnij (Rys. 211 ). Po ustaleniu wg jakich stawek ryczałtu majš być księgowane odpowiednie zapisy z programu i zatwierdzeniu ewidencja zastaje wypełniona.

L

Rys. 212 Zestawienie roczne

W przypadku, gdy użytkownik rozpoczšł używanie programu w œrodku roku powinien w rubryki dotyczšce poprzednich miesięcy wpisać kwoty przychodu wg odpowiednich stawek. Umożliwia to łatwe rozliczenie się z urzędem skarbowym po zakończonym roku podatkowym. Ponadto w opcji F4 Numeracja w ewidencji należy ustalić sposób numerowania wydruków (Rys. 213 ).

Rys. 213 Sposób numeracji



Rozliczenie podatku dla wspólników znajduje się w tabeli dostępnej w opcji Tabele /Ewidencja ryczałtu /Rozliczenie podatku. Przed wydrukiem zestawienia należy wczeœniej wypełnić ewidencję oraz wpisać wartoœci składki społecznej oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne wpłaconej w danym miesišcu.

Rys. 214 Spis wspólników

}

Użytkownicy opodatkowani na zasadach ogólnych sš obowišzania do prowadzenia ksišżki podatkowej. Jeżeli ksišżka jest prowadzona przy pomocy komputera, to wg przepisów należy spełnić dwa warunki:

Ponadto przepisy nie okreœlajš czy po zakończonym miesišcu należy wydrukować ksišżkę podatkowš, ale ze względów bezpieczeństwa należy to robić.

Rys. 215 Menu księgi podatkowej

Wejœcie do księgi podatkowej znajduje się w menu Tabele /Księga podatkowa /Księga – Bieżšcy miesišc.

Księgę podatkowš można wypełniać „ręcznie” lub automatycznie za pomocš funkcji F4 Wypełnij (Rys. 216 ). Polecamy Państwu użycie opcji F4 jako najszybsze i najwygodniejsze. Naciœnięcie klawisza Ctrl‑W w tabeli księgi wywołuje okno z informacjš o sumie obrotów, zakupów, kosztów i zysku osišgniętych w danym miesišcu.

Rys. 216 Tabela księgi podatkowej

U

Rys. 217 Opcje księgowania

Wybranie opcji F4 Wypełnij wywołuje dialog z listš księgowań, jakich może dokonać program (Rys. 217 ).

Lista zawiera nazwy obiektów, do których program ma dostęp i które mogš zostać zaksięgowane (faktury i rachunki sprzedaży oraz zakupu – zwykłe i korygujšce – sprzedaż z paragonów i kas fiskalnych, dane z kadr-płac i korekcje wynikajšce z obliczenia deklaracji VAT, itd.).

W trakcie poruszania się po liœcie program wyœwietla nazwy zdarzeń gospodarczych, które zostanš wpisane podczas księgowania wskazanego obiektu. Nazwy te, jeżeli nam nie odpowiadajš,  możemy zmienić na inne.

Opcja F4,F5,F6 umożliwia całkowite lub tymczasowe wyłšczenie księgowania wskazanego obiektu.

Sposób księgowania

Wypełnianie opcjš F4 Wypełnij  można wykonywać wielokrotnie, ponieważ program – w obrębie wskazanych dat – wykasuje zapisy, które majš ulec ponownemu zaksięgowaniu i wpisze nowe. Nie ulegnš wykasowaniu jedynie zapisy, które w całoœci uczynił użytkownik (wpisy do pustych linii) oraz te, które zostały wyłšczone z księgowania opcjš F5 Teraz pomijaj. Kolejnoœć, w jakiej umieszczane sš zapisy jest następujšca: zapisy dzielone sš najpierw wg dat, a w ich obrębie program na poczštku umieszcza zapisy „ręcznie” uczynione przez użytkownika, następnie zapisy dotyczšce zakupów, a dalej dane dotyczšce sprzedaży. Dodatkowe księgowania (storno utargu, dane z kadr-płac itp.) – o ile wystšpiš – program dodaje na końcu okresu, który został zaksięgowany. Program sam „wie”, do których rubryk ma zaksięgować poszczególne pozycje z listy księgowań.

Po wypełnieniu program w rubryce „uwagi” numeruje zapisy i symbolicznie je oznacza (np. zapis z faktury sprzedaży oznaczy jako „F.S.” itp.). Numeracja zapisów może pomóc w przywróceniu ich pierwotnej kolejnoœci po zmianach wprowadzonych np. sortowaniem po nazwie. Przywrócenie kolejnoœci polega na posortowaniu wg kolumny z numerami.

Księgowanie sprzedaży

W wypadku księgowania sprzedaży: faktur, rachunków, paragonów i raportów z kas fiskalnych wpisywane sš kwoty netto. Utargi nieudokumentowane wpisywane sš w kwocie brutto. Na koniec miesišca – po wypełnieniu deklaracji VAT – należy jeszcze raz zaksięgować dane, aby program na podstawie rozbicia utargów mógł wystornować podatek VAT. Wynika z tego, iż na końcu miesišca najpierw powinniœmy wypełnić dane kadrowo– płacowe, potem deklarację VAT, następnie księgę podatkowš, a na końcu deklaracje podatku dochodowego.

Księgowanie zakupów

W trakcie pobierania danych przeglšdane sš częœci towarowe wszystkich faktur i rachunków zakupów. Program dokonuje selekcji danych na podstawie podanego podczas wpisywania dokumentu do rejestru faktur zakupów – typu zakupu. Zgodnie z tym, co podaliœmy na dokumencie Ÿródłowym (zakup handlowy lub surowcowy, koszty uboczne, koszty reprezentacji i reklamy, pozostałe wydatki), program dokonuje podziału danych i zapisu do odpowiednich rubryk. Zakupu dotyczšcego œrodków trwałych program nie wpisuje do księgi. Z powyższego wynika, iż w razie potrzeby program księguje fakturę w kilku uzupełniajšcych się pozycjach.

Kolejnym ważnym elementem jest przeznaczenie zakupów, definiowane przez użytkownika razem z typem zakupu w czasie wpisywania dokumentów Ÿródłowych. Zakupy, z których przysługuje nam pełne odliczenie podatku (zakupy handlowe) należy definiować jako zakupy na rzecz sprzedaży opodatkowanej. Program wpisze je do księgi pobierajšc kwoty netto. Zakupy, których przeznaczenia nie da się jasno okreœlić (np. zakup benzyny przy sprzedaży towarów zarówno zwolnionych jak i opodatkowanych) definiujemy jako zakupy na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Program wpisze je do księgi w kwocie netto, lecz po obliczeniu deklaracji VAT i ponownym wypełnieniu księgi „dorzuci” zapis, w którym częœć z tego podatku wpisze w koszty. Będzie to ta wartoœć podatku, która przypadnie na sprzedaż zwolnionš (program obliczy jš zgodnie z wzorem podanym na formularzu deklaracji VAT). Zakupy, o których z góry wiemy, iż podatek z nich nie może zostać odliczony (np. z powodu specjalnych przepisów wyłšczajšcych) lub kupione sš na rzecz sprzedaży zwolnionej definiujemy jako zakupy na rzecz sprzedaży zwolnionej. Program wpisze je do księgi w kwotach brutto.

 

Księgowanie danych kadrowo-płacowych

W trakcie księgowania program pobierze i zaksięguje – na podstawie danych ze spisu grup płacowych – kwotę obliczonego podatku dochodowego, kwotę składek ZUS oraz płacę netto wraz z dodatkami netto.

Księgowanie ryczałtów samochodowych

W trakcie wypełniania księgi program sprawdza czy na fakturach zakupu sš zakupy dotyczšce samochodów objętych ryczałtem. Jeżeli znajdzie takie faktury to wypełnia tabelę ryczałtów samochodowych. Następnie sprawdzane jest czy dany samochód ma wpisane wyjazdy (użytkownik musi wpisywać przejazdy) i jaki wynika z nich ryczałt. Według przepisów można zaliczyć do kosztów jedynie wydatki, które nie przekraczajš wyliczonego ryczałtu. Program wpisuje więc do księgi kwotę zakupów nie większš niż obliczony ryczałt.

Jeżeli wartoœć zakupów w danym miesišcu jest większa od kwoty ryczałtu, to jest przenoszona na następny miesišc i będzie brana pod uwagę w księgowaniu do końca roku podatkowego. Nie istnieje więc niebezpieczeństwo "utraty" kosztów.

 

Ÿ

Bezpoœrednie wpisywanie danych do pól

Księgę możemy wypełniać oraz poprawiać poprzez ustawianie się w wybranym polu, naciœnięcie klawisza ENTER i wpisanie odpowiedniej treœci. Nowš linię uzyskujemy przez wybranie miejsca, w którym chcemy, aby powstała i naciœnięcie klawisza INSERT. Kasowania wskazanej linii możemy dokonać klawiszem DELETE. Przestawienie wybranej linii (jednostkowa zmiana kolejnoœci) dokonujemy naciskajšc klawisz ALT i dowolnš strzałkę. Jeżeli chcemy pobrać dane z tabeli kontrahentów lub stałych czynnoœci, to czynimy to zgodnie z poniższym opisem.

Pobranie adresu i nazwy kontrahenta

Pobrania adresu i nazwy kontrahenta z tabeli  kontrahentów możemy dokonać przez dwukrotne naciœnięcie klawisza Enter w pustej rubryce firma lub adres. Program przeniesie nas do spisu kontrahentów, gdzie standardowo, tak samo jak w podczas fakturowania, możemy dokonać wyboru lub wpisać nowego kontrahenta. „Szybkie pobieranie” za pomocš rubryki symbol jest niemożliwe ze względu na brak takiej rubryki. Autorzy jej nie wprowadzili nie chcšc odbiegać od obowišzujšcego wzoru księgi. Jeżeli nie chcemy czerpać nazwy i adresu kontrahenta z katalogu, to należy wpisać je bezpoœrednio.

Wpisywanie czynnoœci gospodarczej

Podobnie jak kontrahenta możemy wpisywać czynnoœć gospodarczš – dwukrotne naciœnięcie Entera w pustym polu „czynnoœć” wywołuje katalog Stałych czynnoœci. Jeżeli danej czynnoœci nie ma w tej tabeli, to możemy jš dopisać naciskajšc Enter w pustej linii.

Wpisywanie kwot

Należy wybrać odpowiednie pole i wpisać żšdanš kwotę, Kwoty ujemne program zaznacza na czerwono. Zsumowanie kwoty do odpowiednich kolumn (w wierszu) i sumy ogólnej (po kolumnach) następuje automatycznie.

Użycie opcji F5 nowy  oraz  F6 popraw

Stworzenie nowego zapisu możemy uzyskać także poprzez naciœnięcie klawisza F5 nowy (Rys. 218 ).

Rys. 218 Wpisywanie przy pomocy okna dialogowego

W wywołanym oknie dialogowym program edytuje pola z nazwš i adresem kontrahenta (możemy wpisać nazwy bezpoœrednio lub pobrać je z katalogu kontrahentów naciskajšc klawisz F1 lista), pole z nazwš zdarzenia gospodarczego (wpis bezpoœredni lub pobranie z katalogu stałych czynnoœci klawiszem F2 lista) oraz pola na wpisanie kwot. Po zatwierdzeniu program dopisze dane w wolnej linii na końcu zapisów. Dowolny zapis możemy poprawić poprzez ustawienie się w jego linii i naciœnięcie klawisza F6 popraw.

T

Rys. 219 Zestawienie roczne

Tabela zawiera sumy z zapisów zaewidencjonowanych do księgi w poszczególnych miesišcach. W programie pomocna jest przy wydruku – dane z wczeœniejszych miesięcy sš dodawane do sumy z przeniesienia i sumy razem. Jeżeli wprowadzamy program w cišgu roku, to nie musimy uzupełniać tych danych przez zakładanie wszystkich miesięcy od poczštku i uzupełnianie księgi. Możemy zrobić to wprost przez uzupełnienie tej tabeli.

Jeżeli stosujš państwo cišgłoœć numeracji, to należy nacisnšć klawisz F4 Numeracja w księdze  i w wywołanym dialogu wpisać numer, od którego program ma kontynuować kolejny miesišc (Rys. 220 ).

Rys. 220 Numeracja księgi

W

Jeżeli zgłosili Państwo, że księga prowadzona jest w Państwa firmie za pomocš komputera, to nie jest konieczne drukowanie jej na koniec miesišca. Jednakże – zgodnie z przepisami – księga powinna zostać wydrukowana na żšdanie Urzędu Skarbowego. Jeżeli w Państwa firmie numeracja zapisów w księdze jest cišgła od poczštku roku lub sumy zapisów prowadzone sš narastajšco od poczštku roku, to należy wejœć do tabeli „Księga – zestawienie roczne” i tam za pomocš opcji F4 Numeracja w księdze dokonać odpowiedniego zdefiniowania.

 

Ewidencja przebiegu pojazdu jest przeznaczona dla użytkowników prowadzšcych ksišżkę przychodów i rozchodów. W ewidencji należy notować przebiegi pojazdów nie będšcych œrodkami trwałymi. Ewidencja jest podstawš do zaliczania w koszty zakupów wydatkowanych na rzecz tych samochodów (np. benzyna). Ewidencja jest prowadzona w menu: Tabele /Księga podatkowa /Ryczałty samochodowe. Po wybraniu opcji znajdujemy się tabeli, gdzie należy wpisać samochody objęte ryczałtem (Rys. 221 ).

Rys. 221 Lista samochodów

Po wybraniu opcji  F4 Przebiegi uzyskujemy ewidencję przebiegu pojazdu (Rys. 222 ). Należy notować w niej wyjazdy służbowe wraz celem, iloœciš kilometrów i stawkš, jaka obowišzuje dany samochód. W ewidencji możemy posłużyć się spisem tras, w którym możemy wpisywać trasy najczęœciej występujšce przy przejazdach danym samochodem (Rys. 223 ). Opcja F5 Faktury umożliwia podglšd na jakich fakturach sš zakupy dotyczšce samochodów objętych ryczałtem. Nie jest konieczne wpisywanie do tej tabeli faktur dotyczšcych wydatków na samochód. bowiem jeżeli takie były sš pobierane z wpisanych wczeœniej przez użytkownika faktur zakupu (podczas wpisywania faktury zakupu użytkownik powinien zaznaczyć, że dany zakup dotyczy samochodu na ryczałcie). Natomiast opcja F6 Wypełnij służy do wypełniania ww. tabeli fakturami dotyczšcych wydatków na samochód. Opcja F6 Wypełnij jest uruchamiana automatycznie przy wypełnianiu księgi podatkowej bez wiedzy użytkownika.

Rys. 222 Ewidencja przebiegu pojazdu

Rys. 223 Spis tras

,

Poprzez opcję Tabele /Księga Podatkowa /Deklaracja podatku PIT-5 można wejœć do Spisu wspólników – tabeli umożliwiajšcej wejœcie do deklaracji podatku dochodowego dla osób ujętych w spisie (Rys. 224 ).

Rys. 224 Spis wspólników

W spisie wspólników możemy wpisać imię i nazwisko, stosunek do firmy (wspólnik, samodzielna działalnoœć gospodarcza, inny) oraz procent udziału w dochodach spółki, jeżeli linia dotyczy wspólnika.

Wejœcie do deklaracji możemy uzyskać przez naciœniecie w linii wybranej osoby klawisza F4 Pokaż dekl. i  zaznaczenie – w wywołanym dialogu – miesišca, który chcemy zobaczyć (Rys. 225 ). Po naciœnięciu ENTERA program przeniesie nas do deklaracji.

Rys. 225 Wybranie miesišca deklaracji

Będšc we wnętrzu deklaracji możemy „przerzucać” strony deklaracji „do przodu” za pomocš klawisza Tab, a klawiszem Shift-Tab „do tyłu”. Użytkownik może wypełnić deklarację „ręcznie” wpisujšc w jej pola odpowiednie liczby. Pola wynikowe zostanš obliczone przez program samodzielnie.

Założenie nowej deklaracji (lub wykasowanie i ponowne założenie istniejšcej) możemy uzyskać za pomocš opcji F5 Wypełnij dekl. (Rys. 226 ). Po utworzeniu wystarczy „dodać” pozostałe kwoty (np. składkę ZUS - pole 37) dotyczšce miesišca bieżšcego. Jeżeli po raz pierwszy wypełniamy deklarację PIT-5, to należy wypełnić pola nazwa, adres, NIP podatnika, dane urzędu skarbowego itp. Dane te będš przenoszone do następnych (nowo zakładanych) deklaracji.

Rys. 226 Wypełnienie deklaracji PIT-5

Program wypełnienia pola 106, 107 i 108 danymi dotyczšcymi przychodu i kosztów z ksišżki podatkowej z tabeli „Księga zestawienie roczne”

Deklarację podatku dochodowego należy założyć i wypełnić po zakończeniu wypełniania księgi podatkowej.

%

Aby wydrukować całš deklarację PIT-5 (6 stron) należy wejœć kolejno do poszczególnych stron i każdš z nich wydrukować (F3 Druk). Drukowanie może być przeprowadzone także na oryginalnym formularzu PIT-5. W takim wypadku należy tylko pamiętać, aby przełšczyć opcję drukowania F11 Druk na wartoœć "Zwykły". Ponadto należy wczeœniej wykonać próby na czystych kartkach, tak aby poprawnie ustawić margines lewy i górny.

Podczas drukowania na oryginalnym formularzu margines lewy liczony jest w znakach, natomiast margines górny w milimetrach

Â

Po wejœciu do deklaracji program pozwala na uzupełnienie wybranych pól, naliczajšc jednoczeœnie kwotę podatku. Istotnym jest, aby progi i stopy procentowe podatku zostały właœciwie zdefiniowane (tzn. zgodnie z odpowiednim rozporzšdzeniem). Sprawdzenia i ewentualnego poprawienia tych danych możemy dokonać po wybraniu opcji menu Tabele /Księga Podatkowa /Stawki podatku dochodowego (Rys. 227 ). Jeżeli stawki zostanš zmienione należy przepisać je do tabeli stawek. Podczas wypełniania program może sygnalizować nieprawidłowoœci do chwili, gdy wszystkie pola zostanš wypełnione i nie należy się tym zrażać.

Rys. 227 Skala podatkowa

(

Program księga Handlowa jest przeznaczony do komputerowej obsługi księgowoœci w firmach, które prowadzš księgowoœć za pomocš ksišg rachunkowych. Program ten umożliwia:

Budowę planu kont Zdefiniowanie rejestrów księgowych Budowę bilansu i rachunku wyników Dokonywanie dekretacji i księgowania dokumentów na podstawie dowodów księgowych oraz własnych zapisów Dokonywanie zestawień

Rys. 228 Księga Handlowa

Program umożliwia zadekretowanie dokumentów wystawionych w innych częœciach programu poprzez dekretacje dokumentów z programu oraz dekretowanie dowolnych zapisów poprzez dekrety własne.

Charakterystycznš cechš naszego programu odróżniajšcš go od wielu konkurencyjnych produktów jest bezpoœredni dostęp do księgowanych dokumentów, w zwišzku z czym zbędne sš opcje eksportu i importu dokumentów pomiędzy częœciš magazynowš i księgowš programu. Oznacza to także, że przy dekretacji dokumentu można wprowadzać w nim potrzebne zmiany.

Program całkowicie spełnia wymogi narzucone tego typu produktom przez przepisy.

Ustawa o rachunkowoœci okreœla wymagania stawiane systemom przetwarzania danych wspomagajšcych prowadzenie rachunkowoœci. Każdy program, aby mógł zostać dopuszczony do stosowania powinien posiadać okreœlony zespół cech oraz pozwolić na zrealizowanie pewnego zestawu czynnoœci. Nie jest jednak możliwe uzyskanie œwiadectwa dopuszczenia programu do stosowania (œwiadectwa legalizacji) na drodze urzędowej (ustawa nie przewiduje takich czynnoœci). Ustawa o rachunkowoœci rozwišzuje ten problem nakładajšc na osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksišg rachunkowych obowišzek sprawdzenia czy dany system spełnia wymogi ustawy przed dopuszczeniem go do użytkowania w swojej firmie.

Warunki jakie program powinien spełniać:

1. Kompletna dokumentacja zawierajšca:

2. Kontrola cišgłoœci zapisów:

3. Trwałoœć zapisów oraz ich nienaruszalnoœć po umieszczeniu w księgach

4. Odpowiednia zawartoœć wydruków:

Program Small Business spełnia powyższe warunki a sposób ich realizacji został opisany w niniejszej instrukcji.

Ż

Firma prowadzšca księgowoœć przy pomocy księgi handlowej rozpoczyna swojš działalnoœć od założenia Zakładowego Planu Kont. W celu utworzenia planu kont należy wybrać z menu głównego funkcję „Plan Kont”

Rys. 229 Fragment planu kont

Program umożliwia zainstalowanie planu kont istniejšcego w programie przy  pomocy klawisza F6 Instaluj lub założenia własnego planu kont poprzez klawisz  F4 Definiuj.

Po zainstalowaniu planu kont z programu zawsze możemy zmienić w nim nazwy kont, utworzyć nowe konta syntetyczne, analityczne, wykasować konta, które nie sš nam potrzebne i nie sš ujęte w zakładowym planie kont. Należy jednak pamiętać, że jeœli zaczniemy księgować zapisy na koncie syntetycznym,  bez założenia do tego konta analityki, nie będzie możliwoœci dopisania w póŸniejszym czasie analityki do konta, na którym znajdujš się już zapisy.

Aby założyć konto syntetyczne i analitykę do tego konta należy wykonać następujšce czynnoœci:

a) nacisnšć F4

b) aby wprowadzić pierwsze lub kolejne konto syntetyczne należy nacisnšć INSERT, wyœwietli nam się wówczas formatka, w której należy podać:

Rys. 230 Zakładanie nowych kont syntetycznych

Wciœnięcie klawisza F12  OK spowoduje zapisanie i zamknięcie danego konta syntetycznego.

Założenie konta analitycznego przebiega prawie jednakowo jak założenie konta syntetycznego. Przy zakładaniu analityki musimy podœwietlić konto syntetyczne, do którego będziemy tworzyć analitykę.

Rys. 231 Zakładanie nowych kont analitycznych

Częœć kont może mieć charakter list, które zmieniajš się (wydłużajš) w cišgu roku. Odpowiednim przykładem sš kontrahenci: listy odbiorców lub dostawców. Każdy z kontrahentów powinien posiadać w planie kont swoje konto rozrachunkowe, lecz wprowadzenie tak dużej iloœci kont jest bardzo kłopotliwe i żmudne, a bioršc pod uwagę fakt, że w cišgu roku kontrahentów wcišż przybywa i należałoby listę kont bez przerwy uzupełniać - w praktyce niemożliwe. Aby rozwišzać takie problemy stworzono w programie możliwoœć użycia tzw. kont – list, które oznaczajš w planie kont, że w danym miejscu program ma pokazywać aktualnš listę kontrahentów (pobieranš z tabeli „Kontrahenci”). Oprócz kontrahentów w podobny sposób możemy umieszczać w planie kont także inne listy. Ich zestawienie a zarazem wywołanie możemy uzyskać naciskajšc przy edycji numeru konta klawisz ALT-„strzałka w dół”.

Rys. 232 Wstawienie konta-listy (inaczej konto kartotekowe)

Rys. 233 Konto-lista w planie kont (konto kartotekowe)

 Dopisywanie innych kont jest również możliwe w póŸniejszym okresie.



1.        Możliwe jest usunięcie jedynie konta, na którym nie były dokonywane żadne księgowania. W tym celu należy wybrać klawiszem kursora konto i nacisnšć klawisz DELETE.

2.        Aby wykasować konto syntetyczne należy najpierw wykasować wszystkie konta analityczne do danego syntetycznego.

3.        Dokonywanie zmian, poprawek w nazwie:

Rys. 234 Zmiana nazwy konta syntetycznego

­

Po założone wszystkich  kont zawartych w zakładowym planie kont przechodzimy do wprowadzania bilansu otwarcia.  Ujęte w planie kont konta sš ujęte w bilansie otwarcia.

Saldo danego konta wprowadzamy wyszukujšc konto w liœcie poprzez wpisanie numeru konta lub poruszajšc się po liœcie strzałkami. Po podœwietleniu konta i naciœnięciu  klawisza ENTER możemy wpisać saldo konta zarówno po stronie WINIEN jak i MA.

Rys. 235 Wprowadzanie wartoœci księgowych w bilansie otwarcia

Stan z bilansu otwarcia jest uwzględniany podczas obliczania obrotów i sald. Program nie wymaga wprowadzenia i zatwierdzenia bilansu przed rozpoczęciem księgowania do dziennika. Umożliwia również wprowadzanie zmian i poprawek w BO. Przy wprowadzaniu danych do bilansu otwarcia dla kont list (np. kontrahentów) program nie wyœwietla numerów kont analitycznych lecz tak jak w pozostałych częœciach programu posługuje się nazwami (w przypadku kontrahentów: symbolami i nazwami kontrahentów). Takie rozwišzanie ma ułatwić użytkownikowi wprowadzanie danych. Oczywiœcie program dysponuje kontami kontrahentów i na wydruku bilansu otwarcia konta te sš umieszczone.



W tej częœci programu należy utworzyć definicje rejestrów księgowych. Zalecamy utworzenie jak najprostszego systemu rejestrów, co w póŸniejszej fazie dekretacji zaowocuje minimalnš iloœciš błędów. Jeżeli iloœć rejestrów jest duża to użytkownikowi częœciej zdarzajš się błędy zwišzane z niewłaœciwym przydziałem rejestru do dokumentu.

Najprostszy system rejestrów składa się z rejestrów: zakupu, sprzedaży, kasowego, bankowego oraz rejestru przeznaczonego dla innych poleceń księgowania.

Rys. 236 Rejestry księgowe

Każdy rejestr księgowy musi posiadać nazwę i trzyliterowy skrót. Dla każdego rejestru definiuje się również sposób numeracji dowodów poprzez ustalenie maksymalnie trzech liter, od których ma się zaczynać numer, liczby od której program ma rozpoczšć numerację oraz maksymalnie siedmiu znaków kończšcych numer. Nowy rejestr zakładamy naciskajšc klawisz INSERT, a następnie ustalajšc jego skrót i nazwę.

Rys. 237 Zakładanie rejestru kasowego

Usunšć definicję rejestru możemy za pomocš klawisza DELETE. Należy uważać na wprowadzane zmiany na przykład w numeracji rejestrów, ponieważ mogš wystšpić błędy w kolejnoœci numeracji i tym samym błędy w zapisach księgowych.



Ta częœć programu umożliwia podglšd i dekretację dokumentów wystawionych w innych częœciach programu.

Wykaz dokumentów, dla których program umożliwia automatyczne księgowanie:

1.        Faktury sprzedaży dla firm

2.        Paragony i faktury dla osób fizycznych

3.        Raporty sprzedaży z kas fiskalnych

4.        Faktury i rachunki sprzedaży korygujšce

5.        Faktury i rachunki zakupu

6.        Faktury i rachunki zakupu korygujšce

7.        Rozchody wewnętrzne

8.        Przychody wewnętrzne

9.        Przesunięcia międzymagazynowe

10.     Wpłaty do kas

11.     Wypłaty z kas

12.     Wpłaty na konta bankowe

13.     Wypłaty z kont bankowych

Po wybraniu z menu głównego funkcji „Dekretacja dokumentów z programu” (potwierdzamy wybór klawiszem ENTER) pierwszš czynnoœciš, którš musimy wykonać jest ustawienie zakresu dat dla księgowań.

Rys. 238 Ustawienie zakresu dat

W podanym zakresie dat program wyszukuje dokumenty pokazujšc ich stan (przeznaczone do dekretacji, zadekretowane lub zaksięgowane), a następnie przechodzi do częœci, w której możliwa jest ich dekretacja.

W w/w dialogu możemy dodatkowo wywołać (przyciskajšc klawisz F10 Ustaw) dialog dotyczšcy selekcji dokumentów przeznaczonych do dekretacji.

Rys. 239 Ustawienia w dokumentach do automatycznego księgowania

 Znaczenie  poszczególnych klawiszy w dialogu F10 Ustaw:

F2 - Przed dekretacjš pokaż dokumenty do odpisania.

Przy włšczeniu tej opcji [X] program wyœwietli te dokumenty, które nie sš odpisane czyli nie wprowadzone do stanów magazynowych lub nie zdjęte ze stanów magazynowych z jednoczesnš możliwoœciš ich odpisania. Sprawdzenie i pokazanie dokumentów wymagajšcych odpisania jest czasochłonne i zalecamy włšczenie tej opcji tylko wówczas, gdy księgujemy koszt własny sprzedaży do każdej faktury sprzedaży oddzielnie. Jeżeli koszt własny księgujemy jednym zapisem na koniec miesišca (np. na podstawie raportu „Ruch towarów z podziałem na operacje”) to nie powinniœmy włšczyć tej opcji.

F3 – W obrębie sprzedaży dekretuj „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa.

Przy włšczeniu tej opcji program będzie pokazywał tylko te dokumenty sprzedaży, w których zapłata nie nastšpiła w całoœci od razu.

Funkcja ta jest przydatna w sytuacji, gdy stosujemy uproszczonš metodę księgowania dokumentów sprzedaży. Polega ona na tym, iż osobno księgujemy tylko te dokumenty, w których zapłata częœciowo została przesunięta na termin. Pozostałe księgujemy jednym zapisem pomijajšc konta rozrachunkowe kontrahentów.

Dane potrzebne do zaksięgowania zbiorczego uzyskamy w Raportach/ Do sprzedaży/ Ewidencja sprzedaży - dokumenty. W tym raporcie można zestawić tylko te dokumenty sprzedaży, które zostały w całoœci zapłacone gotówkš.

Bardziej dokładny opis takiego księgowania opisany jest w dalszej częœci programu dotyczšcej dekretacji dokumentów sprzedaży.

F4,F5,F6 – Nie rozdzielaj faktur i rachunków sprzedaży/ Nie rozdzielaj faktur i rachunków zakupu/ Nie rozdzielaj paragonów i faktur dla osób fizycznych.

Przy włšczeniu tych opcji faktury i rachunki sprzedaży będš znajdować się w jednym zbiorze dokumentów do dekretacji. Zaletš tej opcji jest możliwoœć użycia jednego wzoru dekretu zarówno dla rachunków jak i faktur. Opcję należy wyłšczyć w przypadku, gdy inaczej dekretujemy rachunki a inaczej faktury.

F7 – Pomijaj w kasie zapisy „Utarg gotówkowy”.

Funkcja ta jest przydatna gdy księgujemy zapłaty wynikajšce z dokumentów sprzedaży i zakupów na konto kasy już w trakcie dekretacji tych dokumentów. Innymi słowy oznacza to, że nie księgujemy KP i KW do faktur zapłaconych gotówkš (oznaczonych w kasie jako „utarg gotówkowy”) lecz zapłaty księgowane sš na konto kasy bezpoœrednio podczas dekretacji faktur. Zalecamy użycie tej opcji, gdyż uprasza i zmniejsza iloœć księgowanych dokumentów.

F8 – Pomijaj w kasie zapisy „Konto-Kasa”.

Opcję wyłšczamy gdy stosujemy konto „œrodki pieniężne w drodze” (księgowanie typu: 130 do 149 a następnie 149 do 100). Natomiast włšczamy w/w opcję, gdy księgujemy w sposób uproszczony (bezpoœrednio z konta 130 na konto 100) nie stosujšc tym samym konta „œrodki pieniężne w drodze”.

Po zatwierdzeniu ustawień klawiszem F12 przechodzimy do edycji listy dokumentów, które możemy  zadekretować.

Rys. 240 Typy dokumentów do zaksięgowania

W tej częœci program sortuje dokumenty według rodzajów. Przy każdym rodzaju dokumentów pokazana jest iloœć dokumentów zadekretowanych, zaksięgowanych oraz tych, które nie zostały jeszcze zadekretowane.

Aby przejœć do dekretacji dokumentów wybranego rodzaju, należy wybrać w liœcie typ dokumentów, które chcemy zadekretować; podœwietlić je i nacisnšć klawisz ENTER. Program pokaże wówczas szczegółowš listę dokumentów danego typu.

Rys. 241 Przeglšd dokumentów sprzedaży do dekretacji

Każdy dokument z listy opisany jest poprzez:

Więcej informacji o danym dokumencie możemy uzyskać przyciskajšc klawisz ENTER. Przykładowo w przypadku faktury sprzedaży zobaczymy wówczas częœć towarowš dokumentu (patrz rysunek niżej).

Rys. 242 Podglšd dokumentu sprzedaży

Jeżeli zachodzi koniecznoœć, to możemy dokonywać zmian w treœci dokumentów podczas ich podglšdu. Zmienione dane będš uwidocznione we wszystkich innych częœciach programu. Po przejrzeniu i wprowadzeniu ewentualnych zmian powracamy do edycji listy dokumentów klawiszem ESC.

‚f

Do każdej grupy dokumentów należy utworzyć osobne wzorce księgowań. W dalszej częœci postaramy się przedstawić najprostsze sposoby księgowania podstawowych dokumentów. Z doœwiadczenia wiemy, iż najlepszym rozwišzaniem jest utworzenie tylko jednego wzoru dekretu dla dekretacji dokumentów danego typu. Faktycznie program umożliwia stworzenie wielu alternatywnych wzorów dla każdego z typów, których podczas dekretacji możemy używać zamiennie, lecz sama czynnoœć dokonywania wyboru pomiędzy dekretami i ich przydział do poszczególnych dokumentów (ręczny) sš możliwym Ÿródłem błędów.

 

Dokumenty sprzedaży

Będšc w tej grupie dokumentów musimy założyć wzorzec według, którego będziemy księgować.

Procedura przy księgowaniu dokumentów sprzedaży:

F2 – pojawia się tabela z wzorami automatów, w której musimy stworzyć własne wzorce.

Rys. 243 Wzorce automatów dekretów

INSERT Zrób nowy  – pojawia się formatka wzoru dekretacji do wypełnienia.

Przy tworzeniu nowego wzoru musimy podać:

Rys. 244 Data dokumentu

Rys. 245 Dekret do wypełnienia

Najlepiej sposób tworzenia dekretów przedstawić na przykładzie.

Wzór dekretacji faktur sprzedaży:

Rys. 246 Sprzedaż towarów

i zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Po tej operacji wzór księgowania wyglšda następujšco:

Rys. 247 Wzór dekretacji faktur sprzedaży

Jeżeli jednoczeœnie z fakturš księgujemy zapłatę na konto kasowe, to do powyższego dekretu musimy dodać jeszcze jedno księgowanie dotyczšce rozliczenia płatnoœci:

Rys. 248 Rozliczenie zapłata gotówkowej

Ostateczny wzorzec księgowania faktury sprzedaży z jednoczesnym  księgowaniem zapłaty na konto kasy wyglšda następujšco:

Rys. 249 Pełny dekret dla faktury sprzedaży

We wzorach dekretów nie wpisujemy żadnych liczb, ponieważ wartoœć wyliczana jest automatycznie na podstawie symboli, oznaczajšcych żšdanš częœć wartoœci ogółem z dokumentu Ÿródłowego.

W powyższym przykładzie:

Definiujšc wzorzec dla faktur sprzedaży wpisujemy w polu kwota MA słowo Sne - sprzedaż netto, Sva – podatek VAT od tej sprzedaży, co dla programu oznacza, iż podczas dekretacji poszczególnych faktur powinien wyliczyć sprzedaż netto,  podatek VAT należny i wpisać te wartoœci w miejsce słów Sne i Sva. Wówczas obok konta podstawowego (w przykładzie jest to konto 200-2-odb po stronie WN) program wyliczy automatycznie sumę kwot z kont po stronie przeciwstawnej i wpisze jš przy koncie podstawowym.

Lista słów, których możemy używać podczas dekretacji jest bardzo obszerna. Skrótów używanych do definiowania kwot nie musimy pamiętać. Dokładny opis każdego z nich jest dostępny po rozwinięciu listy klawiszem F5 lub ALT – strzałkš w dół i zamiast wpisywać poszczególne literki dokonujemy jedynie wyboru z listy.

Przykładowo sprzedaż netto (przyciskajšc klawisz ENTER można rozbić według:

a)       stawek VAT:

b)       magazynów

Nie polecamy jednak tak skomplikowanych zapisów, gdyż łatwo tutaj o pomyłkę polegajšcš na pominięciu podczas definiowania przypadków, które potem mogš wystšpić na dokumentach.

 

Uproszczone dekretowanie tych dokumentów sprzedaży, w których zapłata nastšpiła od razu.

 

Faktury sprzedaży możemy księgować na dwa sposoby:

a). księgować każdy dokument osobno

b). księgować osobno tylko dokumenty sprzedaży, w których występuje zapłata terminowa, a dokumenty zapłacone w całoœci od razu sumować i księgować jednym zapisem bezpoœrednio na konto kasy z pominięciem kont kontrahentów (uproszczenie często stosowane w firmach, które posiadajš dużš iloœć faktur zapłaconych gotówkš z tym, że „duża iloœć” oznacza kilka tysięcy faktur miesięcznie).

W obu w/w przypadkach stosujemy ten sam wzór dekretu, który wyżej został już umówiony. Różnica polega jedynie na tym, iż w przypadku b) program nie pokazuje w liœcie dokumentów przeznaczonych do dekretacji  faktur w całoœci zapłaconych gotówkš.

 

W przypadku a) czyli dekretowania każdego dokumentu należy wyłšczyć w dialogu F10 Ustawienia  opcję „F3 w obrębie sprzedaży dekretuj „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa”. Program pokaże wówczas pokazane wszystkie dokumenty sprzedaży włšcznie z tymi, w których nastšpiła zapłata od razu.

Natomiast w przypadku b) w dialogu F10 ustawienia włšczamy opcję F3 mówišcš o tym, iż w obrębie sprzedaży dekretujemy osobno, tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa. Wówczas program pokazuje tylko takie dokumenty, w których zapłata częœciowo lub całkowicie została przesunięta na termin.

Nasuwa się pytanie, to w jaki sposób zaksięgować dokumenty zapłacone od razu gotówkš? Można zaksięgować je jednym poleceniem księgowania na przykład na koniec każdego miesišca. Aby uzyskać dane do zaksięgowania tych dokumentów musimy wyjœć z częœci Księga Handlowa i przejœć do Raportów/ Do sprzedaży/ Ewidencja sprzedaży - dokumenty. Wypełniamy ewidencję sprzedaży za dany okres włšczajšc opcję „tylko w całoœci zapłaconymi gotówkš” (włšczamy opcję F3).

Rys. 250 Wypełnianie ewidencji sprzedaży

Tak wypełniona ewidencja będzie dla nas podstawš do zaksięgowania jednym zapisem wszystkich dokumentów sprzedaży zapłaconych od razu gotówkš. Należy jš wydrukować gdyż stanowi dokument księgowy.

Księgowanie „dekretem ręcznym” sprzedaży w całoœci zapłaconej gotówkš.

Rys. 251  Polecenie księgowania do dokumentów zapłaconych od razu gotówkš.

W tym dekrecie pominięto konto rozrachunkowe 200-2-ODB-.... i w ten sposób znaczšco zmniejszy się iloœć zapisów. Sposób ten jest polecany w firmach, w których większoœć transakcji sprzedaży realizowanych jest gotówkš w momencie sprzedaży.

Powyższy dekret nie księgujemy z poziomu „Dekretacja dokumentów z programu” lecz w częœci „Tworzenie dekretów własnych”. Dodatkowo, aby w przyszłoœci uproœcić iloœć pracy możemy założyć szablon do księgowania takiego zapisu (szablony tworzymy dla dekretów własnych, które będš się często powtarzać). Tworzenie takiego dekretu wyglšda tak samo jak przy dekretacji dokumentów z programu z tym wyjštkiem, iż przy szablonach musimy wpisać wartoœci (mogš być one zmieniane).

Przykład księgowania faktur sprzedaży:

Sprzedaż towarów handlowych , w których częœć faktur jest z zapłatš terminowš, a częœć została zapłacona gotówkš od razu:

Wartoœć netto                                  226,50

Podatek VAT 7%                              15,86

Wartoœć brutto                                 242,36

Zapłata przelewem w cišgu 14 dni

Wartoœć netto                                   373.00

Podatek VAT 7%                               26.11

Wartoœć brutto                                  399.11

Zapłacono gotówkš

Wartoœć netto                                    5.32

Podatek VAT 7%                              0.37

Wartoœć brutto                                  5.69

Zapłacono gotówkš

Poniżej przedstawiony zostanie przykład zaksięgowania takich faktur.

1.        W dekretacji dokumentów z programu zaznaczamy, że w obrębie sprzedaży dekretujemy „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa. Wówczas program wyœwietli nam tylko fakturę z numerem FV00001/00. Majšc założony dekret do faktur sprzedaży musimy przyporzšdkować go do tej faktury. Wykonujemy to następujšco:

Rys. 252  Dekretacja faktury sprzedaży nr FV00001/00.

Jak widać w zadekretowanej fakturze program pokazuje konto analityczne   200-2-ODB-1 do konta „rozrachunki z odbiorcami”.

Fakturę nr FV00002/00 oraz FV00003/00 możemy zaksięgować jednym poleceniem księgowania. Wypełniamy ewidencję sprzedaży z dokumentami zapłaconymi w całoœci gotówkš za okres od 01.01.2000 r. do 31.01.2000 rok. W wypełnionej ewidencji będš znajdować się obie faktury.

Rys. 253 Ewidencja sprzedaży

Na podstawie tak wypełnionej ewidencji tworzymy dekret własny, który będzie wyglšdał następujšco:

Rys. 254 Dekret do faktur sprzedaży gotówkowych

Przy takim sposobie księgowania należy pamiętać aby nie księgować z kasy utargów gotówkowych, ponieważ sš one zaksięgowane powyższym zapisem. Program nie będzie nam pokazywał utargów gotówkowych do księgowania jeœli w dialogu F10 ustawienia włšczymy opcję F7 Pomijaj w kasie zapisy „Utarg Gotówkowy”.

Korygujšce dokumenty sprzedaży

 

Dekret wyglšda praktycznie identycznie jak przy zwykłych fakturach sprzedaży. Różnica polega na tym, że program przy tworzeniu takiego dekretu pokazuje zamiast oznaczenia sprzedaż netto napis korekta sprzedaży netto, zamiast podatek VAT - korekta podatku VAT itd. 

Dokumenty zakupu

 

W tej grupie dokumentów musimy również założyć wzorzec dekretacji. Tworzenie dekretu zakupu jest prawie takie samo jak przy sprzedaży.

Dla dokumentów zakupu lista możliwoœci definiowania dekretów jest jeszcze większa niż przy dokumentach sprzedaży, gdyż dokumenty można dodatkowe podzielić według typów zakupów: handlowe, pozostałe, koszty uboczne, paliwa, usługi obce itd. Oraz ich przeznaczenia: na rzecz sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, opodatkowanej i zwolnionej. Przykładowy zapis może mieć postać: Zne-Han-Opod-7%-M3 i będzie on oznaczał wartoœć netto dokumentu zakupu  handlowego, zakupionego na rzecz sprzedaży opodatkowanej ze stawkš 7% i skierowanego do magazynu trzeciego. Nie polecamy jednak używania tak skomplikowanych zapisów, gdyż łatwo tutaj o pomyłkę. Przy definiowaniu wzorców księgowań radzimy używać najprostszych metod.

Dekretowanie dokumentu zakupu:

Rys. 255 Częœć wzoru dekretacji dokumentów zakupu

Zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Dalszš częœć dekretu tworzymy naciskajšc klawisz F7 Dodaj Ma  i wpisujšc:

Rys. 256 Kolejna częœć dekretu do dokumentów zakupu

W tej częœci dekretu ustalamy, gdzie majš być księgowane zakupy, czy na magazyny czy bezpoœrednio w koszty.

Oznaczenia, które występujš w powyższym dekrecie między innymi oznaczajš:

Kwota WN        Konto

Zne-R/01               332          - wartoœć zakupu netto towarów handlowych ma być      

księgowana na konto 332

Zne-R/04               469          - wartoœć zakupu netto pozostałych kosztów  ma być

księgowana na konto 469

Powyższe oznaczenia ustalamy w innej częœci programu: Miesišce/ Instalacja, konfiguracja/ Definiowanie/ Rodzaje zakupów.

Rys. 257 Opcja w menu do definiowania rodzajów zakupów

W opcji „Rodzaje zakupów” możemy definiować rodzaje zakupów, które następnie podpowiadane sš przy wpisywaniu poszczególnych pozycji do faktury zakupu. Natomiast w trakcie dekretacji program rozróżnia poszczególne typy zakupów umożliwiajšc ich rozksięgowanie na osobne konta w zależnoœci od zadanego typu. W trakcie dekretacji pokazywane sš skrótowe nazwy poszczególnych rodzajów (np. skrót R/01 oznacza towary handlowe, R/02 to zakup surowca itd.).

Powyższy dekret możemy również rozbić na stawki VAT, magazyny, z których majš być pobierane wartoœci. Po wprowadzeniu wszystkich możliwoœci zatwierdzamy tš częœć dekretu <F12>.

Kolejnš częœć dekretu stanowi operacja zwišzana z kasš. Możemy bezpoœrednio przy księgowaniu poszczególnych dokumentów zakupu ustalić, że jeœli sš one zapłacone gotówkš, to rozliczamy je od razu w tym samym dekrecie zapisem:

Rys. 258 Zapłata gotówkš

Powyższe księgowanie zapisujemy klawiszem F12 OK. Podobnie jak przy sprzedaży jeżeli rozliczamy utargi gotówkowe poprzez dokumenty zakupu, a nie kasę, to wówczas powinniœmy w ustawieniach zaznaczyć F7 Pomijaj w kasie zapisy „Utarg gotówkowy”.

Rys. 259 Wzór dekretacji dokumentów zakupu

Jeżeli dokumenty kosztowe księgujemy równoczeœnie na kontach zespołu czwartego i pištego, to do powyższego dekretu dopisujemy kolejnš częœć.

Rys. 260 Dekretacja dokumentów na kontach zespołu pištego

Korygujšce dokumenty zakupu

 

Zapis dekrety wyglšda identycznie jak przy zwykłych dokumentach zakupu. Program sam pobierze sobie kwoty z dokumentu, również z wartoœciami ujemnymi.

Przykłady dekretowania faktur zakupu

Poniżej przedstawiono kilka przypadków zadziałania wczeœniej zdefiniowanego wzorca dekretu dla faktur zawierajšcych różne rodzaje zakupu.

Przykład księgowania faktur zakupu w układzie rodzajowym:

1.        Zakup towaru handlowego

FV00710/00 z dnia 04.01.2000 rok

Wartoœć netto             36.20

Podatek VAT               2.53

Wartoœć brutto           38.73

Zapłacono gotówkš

2.        Zakup materiałów biurowych

FV00402/00 z dnia 08.01.2000 rok

Wartoœć netto              63.40

Podatek VAT                4.44

Wartoœć brutto             67.84

Przelewem w cišgu 14 dni

3.        Zakup œrodka trwałego

FV00411/00 z dnia 10.01.2000 rok

Wartoœć netto           3 800.00

Podatek VAT               836.00

Wartoœć brutto          4 636.00

Zapłacono gotówkš

4.        Korekta zakupu towarów handlowych

FV005/00 z dnia 14.01.2000 rok

Wartoœć netto                  -31.70

Podatek VAT                  -  2.22

Wartoœć brutto                - 33.92

Od. 1 Nadajemy wzór księgowania INSERT i dekretujemy tš fakturę.

Rys. 261 Przykład księgowania zakupu handlowego

Od. 2 Dekret do zakupu materiałów biurowych.

Rys. 262 Przykład księgowania zakupu materiałów biurowych

Od. 3 Dekret do zakupu œrodków trwałych.

Rys. 263 Przykład księgowania zakupu œrodka trwałego

Od. 4 Dekret do faktury korygujšcej

Rys. 264 Przykład księgowania korekty zakupu towarów handlowych

Przy dekretowaniu dokumentów z programu zawsze można wprowadzać zmiany, dopisywać dalsze częœci dekretu.

Wpłaty do kasy

 

Podobnie jak przy dekretacji faktur sprzedaży czy zakupu musimy utworzyć dekret, według którego będziemy księgować dokumenty kasowe.

W kasie firmy jest pole przeznaczone na wpisanie numeru konta przeciwstawnego do konta kasy. Jeżeli wszystkie zapisy w kasie firmy będš

posiadać wpisany numer konta przeciwstawnego, to wzór dekretu może być bardzo prosty:

Rys. 265 Prosty wzór dekretu, gdy podano konto przeciwstawne bezpoœrednio w dokumentach

Słowo Wart oznacza wartoœć dokumentu, a słowo DOK oznacza numer konta przeciwstawnego wpisany do tego dokumentu.

 Aby ułatwić wpisywanie właœciwych numerów kont przeciwstawnych możemy w opcji:

Miesišce/ Instalacja, konfiguracja/ Kasy gotówkowe firmy/ Konta przy księgowaniu do kas ustawić jakie konta program powinien proponować przy wprowadzaniu danego typu dokumentu do kasy.

Rys. 266 Położenie opcji do definiowania podpowiedzi

Zaproponowane konto można zmienić na inne. Opcję definiowania podpowiadanych kont uwidoczniono na poniższym rysunku.

Rys. 267 Proponowane konta podczas operacji kasowych

Możemy też użyć bardziej skomplikowanego wzoru dekretu, który pozwoli nam zmniejszyć iloœć pracy (zalecane).

Będšc w Księdze Handlowej/ Dekretacji dokumentów z programu/ Kasa przyjmie, tworzymy dekret księgowania dokumentów kasowych:

Rys. 268  Dekretacja szczegółowa z rozbiciem na rodzaje operacji

Jeżeli przy kwocie MA nie wpiszemy numeru konta, na które ma być księgowana dana wartoœć a jedynie słowo DOK (tego słowa nie ma w spisie, należy wpisać je samemu i zatwierdzić klawiszem  F12), wówczas przy księgowaniu takich operacji w dokumencie kasowym musimy samodzielnie wpisać konto przeciwstawne.

Rys. 269 Przeglšd dokumentów Kasa Przyjmie

Podœwietlamy dany dokument kasowy, przyciskamy ENTER i wyœwietlone zostajš wszystkie dane tego dokumentu.

Rys. 270 Dane dokumentu kasowego

Funkcja F9- ta pozycja jest najczęœciej wprowadzana przez osobę prowadzšcš kasę firmy ale jest możliwoœć przed księgowaniem dokonania zmiany rodzaju zapisu. Przyciskajšc F9 ukazujš nam się wszystkie rodzaje zapisów.

Rys. 271 Rodzaje zapisów

Jak widać powyższe zapisy były widoczne również w częœci programu, którš omawialiœmy wczeœniej. Przy tych zapisach mogliœmy zdefiniować konta księgowe. Jeżeli to zrobiliœmy, to wówczas program w momencie, gdy zaznaczymy rodzaj zapisu wpisze w opcji F10 konto księgowe, które wczeœniej zdefiniowaliœmy do tego rodzaju zapisu. Konto to można zawsze przed zaksięgowaniem poprawić. Jeżeli nie mamy zdefiniowanych kont lub wpisane do tego dowodu nie pasujš, wówczas wpisujemy nowe przy użyciu klawisza F10. Zawsze w tym miejscu możemy podglšdnšć nasz plan kont przyciskajšc klawisz F5 i po podœwietleniu konta, które chcemy wprowadzić zatwierdzamy klawiszem ENTER. Po wprowadzeniu tych danych zatwierdzamy dokument klawiszem F12. Księgujemy dokumenty pojedynczo F3 Dekretuj Dokument lub wszystkie. Przed księgowaniem wszystkich dokumentów kasowych musimy sprawdzić czy przyporzšdkowane konta sš poprawne. Widać je bez „wchodzenia” do każdego dokumentu osobno.

Rys. 272 Konto, na które będš księgowane dane KP

Również po zadekretowaniu czyli wprowadzeniu do bufora księgowań, możemy sprawdzić każdy dekret F4 Pokaż Poprawny Dekret i również w tym miejscu możemy dokonywać zmian.

Wypłaty z kasy

 

Dokumenty wypłat z kas dekretujemy analogicznie jak wpłaty kasowe.

Rys. 273 Dekretacja dokumentów kasa wyda

Obsługa większej iloœci kas

W niektórych firmach możemy spotkać się z większš iloœciš zdefiniowanych kas co spowoduje, iż w momencie wchodzenia do dokumentów kasowych pojawi nam się cała lista kas gotówkowych.

Rys. 274 Kasy gotówkowe

Mamy dwie możliwoœci księgowania dokumentów z tych kas:

1.        Możemy dekretować je i księgować na jedno konto księgowe ( 100-Kasa Krajowych Œrodków Pieniężnych). Wówczas nie musimy ustalać kont przy każdej z kas <F2-Ustal konto>. Tworzymy dekret, który zawiera numer konta księgowego kasy ( dekrety do takiego księgowania zostały przedstawione wczeœniej).

2.        Możemy dekretować je i księgować na odrębne konta księgowe. Musimy wówczas ustalić przy każdej kasie numer konta.

Rys. 275 Nadanie numeru konta kasowego

Dekret wówczas będzie wyglšdał następujšco:

Rys. 276 Dekretacja wpłat, gdy w planie kont każda kasa ma  inne  konto księgowe (użyto definicji SPIS)

W powyższym dekrecie widzimy, iż w miejscu, gdzie powinien znajdować się numer konta kasy wstawiliœmy słowo SPIS i zatwierdziliœmy F12. Słowo SPIS zastępuje nam numer konta, który wpisujemy przy każdej z kas. Program w momencie księgowania takiego dokumentu słowo SPIS zastšpi sobie numerem

konta, które zostało wpisane przy danej kasie.

Również przy dokumentach kasowych KW tak jak w powyższym przykładzie wpisujemy zamiast numeru kasy słowo SPIS.

Przy nadaniu numeru konta księgowego danym dokumentom „Kasa Przyjmie” program automatycznie nada ten sam numer konta księgowego przy dokumentach „Kasa Wyda” tej samej kasy.

 

 

 

Bank przyjmie

 

Operacje bankowe księgujemy analogicznie do operacji kasowych. Proponujemy wykorzystać wzorzec o poniższej budowie:

Rys. 277 Wzór przeksięgowania dla operacji bankowych

W powyższym dekrecie w momencie księgowania wpłat do banku program sprawdzi jak w dekrecie zdefiniowano konto przeciwstawne:

W  dekrecie, w którym użyto definicji DOK program pobierze konto bezpoœrednio z dokumentu. Jeżeli tego konta w dokumencie nie podano to można je jeszcze uzupełnić w trakcie dekretacji naciskajšc ENTER i wywołujšc poniższy dialog.

Rys. 278 Ustalenie konta księgowego

W dekrecie tym niektóre operacje możemy zdefiniować przy tworzeniu tego dekretu, na przykład:

Wart-Prow – konto 758- Odsetki uznane

Wart-Kasa  - operacje kasa – konto

W firmie może wystšpić kilka rachunków bankowych. Wówczas przy „wchodzeniu” do  dokumentów bankowych program wyœwietli nam wszystkie rachunki jakie firma posiada. Musimy przy każdym z nich ustalić konto księgowe <F2>.

Rys. 279 Ustalenie konta księgowego przy kontach bankowych

Wzór księgowania dla firm posiadajšcych więcej niż jedno konto bankowe będzie wyglšdał następujšco:

Rys. 280 Dekret bankowy gdy występuje wiele kont

Bank Wyda

 

Przy tworzeniu dekretów do operacji bankowych zwišzanych z wypłatami z konta postępujemy analogicznie jak przy księgowaniu operacji wpłat na kont.

Rys. 281 Przykład dekretu dla wypłat bankowych

Í

Pozostałe dokumenty (Rw, Pw,  Mm itd.) dekretujemy podobnie. W każdym typie dokumentu przygotowano możliwoœć stworzenia odpowiedniego wzorca dekretacji, który uwzględnia specyfikę danego dokumentu.

÷

Dokumenty po zadekretowaniu i zaksięgowaniu trafiajš do bufora, gdzie można dokonywać jeszcze poprawek przed faktycznym zaksięgowaniem do dziennika.

Rys. 282 Bufor dowodów skróconych.

Do każdego dokumentu możemy dopisywać nowe pozycje, wykasowywać błędne poprzez klawisz F4 Popraw. Po przyciœnięciu tego klawisza zobaczymy cały dekret danego dokumentu.

Rys. 283 Dokument w buforze.

Jeżeli wykasujemy cały dokument, a nie tylko jakšœ pozycję wówczas „wróci” on do częœci „Dekretacja dokumentów z programu”. Nasuwa się tutaj pytanie, jak rozpoznać, które dokumenty w danym okresie zostały już zadekretowane czyli wprowadzone do bufora, które zaksięgowane, a które pozostały jeszcze w dokumentach do dekretacji?

Widać to w częœci programu „Dekretacja dokumentów z programu”. Przy każdym rodzaju dokumentów jest informacja o iloœci dokumentów do dekretacji, zadekretowanych, zaksięgowanych.

Rys. 284 Dokumenty zadekretowane (znajdujšce się w buforze).

Jeżeli przejdziemy do dokumentów wybranego rodzaju możemy zobaczyć, które konkretnie dokumenty sš już zaksięgowane czy zadekretowane:

Rys. 285 Oznaczenia dokumentów.

Możemy wypełnić bufor dowodów w układzie pełnym, w którym będziemy mieć pełny wyglšd zapisów księgowych.

Rys. 286  Bufor dowodów pełnych.

é

Z bufora dokumentów księgujemy zapisy księgowe do dziennika. Księgowania te sš zapisami trwałymi, których nie można poprawiać czy też wymazywać. Jedynš możliwoœciš jest stornowanie takiego zapisu <F8 Wyksięguj> poprzez wykonanie nowego polecenia księgowania z kwotami o przeciwnych znakach.

Po wypełnieniu dziennika pełnego możemy wykonać wydruk wszystkich księgowań za dany okres.

Rys. 287 Dziennik pełny.

 



W opcji „Zapisy na kontach „ możemy uzyskać informacje o księgowaniach na poszczególnych kontach w danym okresie czasu <F4-Wypełnij>

Rys. 288 Zapisy na kontach od 411 do 469 za miesišc 01/2000 r.

Powyższe zestawienie jest bardzo pomocne przy wyszukiwaniu różnego rodzaju pozycji księgowych, sprawdzaniu zapisów na danym koncie.

Zestawieni obrotów i sald jest podstawowym zestawieniem. Każda firma ma obowišzek sporzšdzania takiego zestawienia za okresy obrachunkowe. Wypełniamy je przy użyciu klawisza F4 Wypełnij.

Rys. 289 Wypełnienie zestawienia obrotów i sald za miesišc 01/2000 rok na  

                podstawie zapisów w dzienniku na kontach syntetycznych.

Rys. 290  Zestawieni obrotów i sald za miesišc 01/2000 rok

f

Program umożliwia przygotowanie i sporzšdzenie bilansu i rachunku zysków i strat poprzez wybranie jednej z trzech opcji pojawiajšcej się po przyciœnięciu klawisza INSERT. Możemy wybrać układ bazowy <F2> przygotowany zgodnie z ustawš o rachunkowoœci, który można póŸniej modyfikować. Można także utworzyć układ własny tworzšc wszystkie pozycje samodzielnie.

Aby dostawić nowš pozycję najpierw podœwietlamy w liœcie miejsce, w którym ma być ona umieszczona i następnie wciskamy klawisz INSERT. Pozycje w układzie numerowane sš według poniższego wzoru:

Litera [. Liczba _ rzymska [. Liczba _ arabska]]

Np. A.I.5 – zaliczka na poczet wartoœci niematerialnych i prawnych

A – litera

I – liczba rzymska

5 - liczba arabska

Rys. 291 Zakładanie nowej pozycji w Rachunku Zysków i Strat

Pozycję można dostawić tylko wtedy, gdy istniejš wszystkie pozycje poœredni, przykładowo chcšc dopisać A.I.5 musimy mieć już wczeœniej zdefiniowane: A, AI, AI1, AI2, AI3, AI4.

Pozycje można również kasować; wystšpi wówczas odpowiednie przesunięcie numeracji. Skasowanie pozycji możliwe jest dopiero po wykasowaniu pozycji podrzędnych.

Udział kont w danej pozycji definiujemy wciskajšc przycisk F3 Konta. Wyœwietli się wtedy lista kont, w której klawiszem ENTER zaznaczamy udział konta w danej pozycji.

Rys. 292 Udziały kont w pozycji Rachunku Zysków i Strat dotyczšce zużycia materiałów i

             energii.

Klawiszem F12 zatwierdzamy zdefiniowane udziały w danej pozycji. Cały układ zapisujemy klawiszem F12. Jeżeli tego nie zrobimy utracimy wszelkie poczynione modyfikacje od ostatniego zapisu.

Po zakończeniu definiowania możemy od razu wypełnić układ wciskajšc klawisz ENTER. Podaje się przy tym:

 

C

Rys. 293 Menu Tabele

Opcja znajduje się w menu: Tabele /Œrodki trwałe /Ewidencja œrodków trwałych. W tabeli tej wykazujemy œrodki trwałe będšce na stanie firmy.

Rys. 294 Ekran po wejœciu do tabeli œrodków trwałych

Aby wpisać nowy œrodek trwały wystarczy w odpowiednich rubrykach tabeli wypełnić konieczne pola lub wykorzystać dialog dostępny przez naciœnięcie przycisku  F4 Dane œrodka trw   (Rys. 294 ):

Rys. 295 Okno danych œrodka trwałego

Najważniejszymi polami, na które należy zwrócić uwagę to Data rozp. użyt, czyli data kiedy œrodek trwały został oddany do użytkowania. Natomiast Data likwidacji nie powinna być wypełniana, o ile œrodek trwały nie zastał zlikwidowany, sprzedany, itp.

Gdy wpisujemy œrodek trwały, który amortyzowaliœmy w ubiegłych latach, to konieczne jest sprawdzenie czy wartoœć amortyzacji w poprzednich latach obliczona przez program jest zgodna z naliczonš i wpisanš do księgi w ubiegłych latach. UWAGA: W przypadku, gdy wartoœci się różniš konieczna jest korekta umorzeń opisywana w następnym rozdziale.

Pole Wartoœć poczštkowa wpisujemy cenę nabycia powiększonš o ewentualne koszty zakupu, natomiast w pole Wart.pocz. podatkowa wpisujemy wartoœć poczštkowš wymaganš dla celów podatkowych. Wartoœć zwykle jest identyczna z poprzedniš  chyba, że korzystaliœmy z ulg inwestycyjnych lub wpisywany œrodek trwały jest samochodem osobowym. W takim wypadku będzie to wartoœć poczštkowa pomniejszonš o kwotę ulgi lub w przypadku samochodu osobowego odpowiednia kwotę zgodnš z przepisami podatkowymi.

W Polu WskaŸnik aktualizacji wpisujemy wartoœć aktualizacji przeznaczonej do danego œrodka trwałego. WskaŸniki aktualizacji sš ogłaszane w Rozporzšdzeniu Ministra i służš do aktualizacji wartoœci œrodków trwałych. Ostatnia taka aktualizacja miała miejsce w 1995r, więc jeżeli nasz œrodek trwały był zakupiony póŸniej to nie ma potrzeby wpisywania tam współczynnika innego niż 1.

Pole Typ amortyzacji służy do wyboru sposobu amortyzacji danego œrodka trwałego. Pole powinno być ustawione na amortyzację Liniowš.  Jeżeli nasza firma działa na obszarach o dużym bezrobociu lub obszarze o dużej degradacji społecznej to możliwe jest przełšczenie tego pola na Degresywnš. Amortyzacja degresywna jest opłacalna ze względu na większe odpisy w pierwszych latach używania œrodka trwałego. W przypadku wyboru amortyzacji degresywnej należy wpisać współczynnik amortyzacji degresywnej (pole: Współ. amor. degresyw) w zakresie od 1 do 4.

UWAGA:

Pole Konto (grupa) oraz Konto (analit.) dotyczy wyłšcznie podatników prowadzšcych księgę handlowš i służy do wpisania kont księgowych grupy i analityki.

`

Zwykle mamy do czynienia z koniecznoœciš wpisania œrodków trwałych, które amortyzowaliœmy już przez okreœlony czas. Obliczenia wykonane przez program mogš odbiegać od tego jak obliczany i amortyzowany był œrodek trwały w przeszłoœci. Program umożliwia wpisanie i skorygowanie także takich œrodków trwałych - przeœledzimy to na poniższym przykładzie:

Œrodek trwały został zakupiony 10.10.1995r. Cena nabycia wynosiła 1000 zł. Zaœ rata amortyzacyjna 12,15%.

Na poczštku roku 2000 amortyzacja wyliczona przez użytkownika wynosiła 506,50 zł.

Wpisujšc taki œrodek trwały do programu otrzymujemy następujšce wyniki (w amortyzacji za rok 2000):

Odpisy amortyzacyjne w poprzednich latach: 506,25 zł – czyli różnica wynosi 25 groszy. Należy skorygować takš różnicę. Dokonujemy tego w kartotece zwiększeń i zmniejszeń   F7 Zwiększenia/zmniejsz.   (Rys. 294 ). Po wejœciu do kartoteki wpisujemy zapis korekcyjny tak jak na Rys. 296 .

Rys. 296 Kartoteka zwiększeń/zmniejszeń

:

Naciœnięcie klawisza  F5 Plan amortyzacji   (Rys. 294 ) pokazuje w jaki sposób będzie przebiegała amortyzacja w całym okresie amortyzacji œrodka trwałego:

Rys. 297 Plan amortyzacji

Natomiast klawiszem F6 Odpisy miesięczne (Rys. 298 ) program pokazuje jakie będš odpisy amortyzacyjne wszystkich œrodków trwałych w poszczególnych miesišcach. Kwoty tych odpisów (podatkowych) za poszczególny miesišc należy wpisywać do odpowiednich rubryk Księgi Przychodów i Rozchodów (w nowszych wersjach program robi to automatycznie):

Rys. 298 Odpisy miesięczne dla wszystkich œr. trwałych

Ć

Œrodek trwały może zostać ulepszony (zwiększony) i dzięki temu wzrasta jego wartoœć, a tym samym konieczne jest dokonanie modyfikacji w odpisach amortyzacyjnych. Klawiszem F7 Zwiększenia/Zmniejszenia (Rys. 294 ) – otrzymujemy dostęp do tabeli, w której notujemy wszystkie ulepszenia (zwiększenia) danego œrodka trwałego. Należy wpisać tu także takie ulepszenia (zwiększenia), które miały miejsce przed datš wprowadzenia do użytku. W przypadku, gdy œrodek trwały został już zamortyzowany, a następnie wykonano na nim ulepszenia(zwiększenia), to po wpisaniu takich ulepszeń program umożliwi wznowienie odpisów amortyzacyjnych do chwili zamortyzowania ulepszonego (zwiększonego) œrodka trwałego. W tabeli tej możemy również umieszczać innego rodzaju przeszacowania wartoœci œrodka trwałego powodujšce zmniejszenie jego wartoœci. W takim wypadku kwotę o jakš zmniejszamy wartoœć œrodka trwałego wpisujemy ze znakiem minus.

UWAGA: W przypadku wydruku ewidencji œrodków trwałych podatnicy prowadzšcy ksišżkę przychodów i rozchodów powinni klawiszem F8 opcje KPiR / KH  (Rys. 294 ) włšczyć narastajšce rozbicie rocznej amortyzacji (Rys. 299 ). Opcja ma nie zmienia jakichkolwiek obliczeń, ale powoduje zgodnoœć wydruku z przepisami.

Rys. 299 Okno konfiguracji wydruku dla Księgi Przych. lub Księgi Handl.

Klawiszem  F9 opcja Księgowanie do KH (Rys. 294 ) wchodzimy do dialogu umorzenia œrodka trwałego (Rys. 300 ).

 F2 Rejestr księgowy: Wybieramy rejestr księgowy,  z którego pobieramy œrodek trwały do umorzenia

 F3 Konto kosztów:  Wpisujemy konto kosztów

 F4 Konto umorzeń:  Wpisujemy konto umorzeń

Rys. 300 Okno księgowania umorzenia

Wciskajšc klawisz   F12  OK.  generujemy dowód księgowania dokumentu, gdzie  wpisujemy umorzenie danego œrodka trwałego (Rys. 301 )

Rys. 301 Dokument księgowania umorzeń w KH

Ÿ

Rys. 302 Amortyzacja

Tabela amortyzacji znajduje się w menu: Tabele /Œrodki trwałe /Amortyzacja. Przed wydrukiem tabelę amortyzacji należy wypełnić klawiszem  F4  Wypełnij  (Rys. 303 )

Rys. 303 Wypełnianie tabeli amortyzacji



Ewidencja wyposażenia znajduje się w menu: Tabele /Œrodki trwałe /Ewidencja wyposażenia. Tabela ma charakter informacyjny. Wpisujemy w niej wyposażenie znajdujšce się na stanie firmy. Dane z tabeli nie sš brane pod uwagę do obliczeń w innych miejscach programu.

$

Obowišzuje generalna zasada: drukowane jest to, co widoczne jest na ekranie. Oznacza to, że chcšc wydrukować spis magazynów musimy być w tabeli „Spis magazynów”, jeżeli chcemy wydrukować fakturę, to musimy „być” we wnętrzu faktury(„Częœć towarowa dokumentu sprzedaży”).

UWAGA:

Typ dołšczonej do komputera drukarki wybiera się podczas instalacji programu. Jeżeli podczas instalacji programu dokonali Państwo wyboru drukarki i ustalili jej konfigurację, to możemy pominšć następny rozdział i od razu przejœć do rozdz. Wydruki .

Ž

Rys. 304 Wybór drukarki

Standardowo program instaluje drukarkę podczas instalacji na dysku twardym. Niekiedy jednak zachodzi potrzeba zainstalowania sterownika nowej drukarki np. w przypadku, gdy użytkownik zmienił drukarkę lub korzysta z wielu drukarek.

W celu instalacji wybieramy opcję: Miesišce /Drukarki /Drukarka zwykła. Należy teraz odnaleŸć nazwę posiadanej drukarki (Rys. 304 ). Jeżeli dokładnie takiej drukarki nie znajdziemy, należy wybrać drukarkę podobnš – najlepiej jeœli będzie to drukarka tego samego typu, pochodzšca od tego samego producenta. Dobrym rozwišzaniem okazać się może:

Następnym etapem jest ustalenie portu (zwykle jest to LPT1) i przetestowanie drukarki. W czasie testów nastšpi koniecznoœć wykonania kilku wydruków. Należy więc wczeœniej zaopatrzyć się w czyste kartki papieru i przygotować drukarkę.

Rys. 305 Wybór portu drukarki

UWAGA: Sterownik *WINDOWS95/98 (opis możliwoœci w rozdz. Sterownik drukarki *WINDOWS98 ) nadaje się do każdego typu drukarki niezależnie od tego czy jest to drukarka igłowa, atramentowa czy laserowa. Jedynym warunkiem jest, aby użytkownik posiadał system WINDOWS95/98, a w systemie zainstalowanš drukarkę. Jednak wykorzystanie tego sterownika w przypadku drukarek igłowych jest niewskazane z powodu bardzo czasochłonnego druku.

ž

Drukowanie zostanie pokazane na przykładzie wydruku spisu magazynów. Aby zaczšć wchodzimy do tabeli: „Spis magazynów” (menu: Tabele /Magazyny).

Będšc w tabeli naciskamy klawisz  F3 Druk i otrzymujemy na ekranie okno (Rys. 306 ).

Włšczamy drukarkę, wkładamy kartkę papieru i naciskamy  F12 Drukuj rozpoczynajšc wydruk. Tak w skrócie wyglšda drukowanie spisu magazynów. Pozostałe tabele drukujemy według tej samej zasady.

Rys. 306 Okno drukowania (włšczona selekcja)

ę

Każda tabela lub formularz jest drukowana przez program z domyœlnymi wartoœciami parametrów, takimi jak marginesy czy wielkoœci liter. Jednak dla własnych potrzeb użytkownik może zmieniać te parametry, aby osišgnšć pożšdany rezultat w formie czytelnego wydruku. Nie trzeba czynić tego za każdym razem – parametry sš zapamiętywane dla każdego dokumentu osobno i odpowiednio ustawiane przed rozpoczęciem druku.

Rys. 307 Opcje drukowania

a

F2 – Wzór wydruku

Program potrafi wydrukować danš tabelę na wiele sposobów, w zależnoœci od tego, który wzór skierujemy do wydruku. Przykładowo (Rys. 307 ) fakturę możemy wydrukować na 3 sposoby. Opcja F2  Wzór wydruku zawiera listę posiadanych przez program wzorów. Wyboru dokonujemy poprzez ustawienie podœwietlenia na odpowiedniej nazwie wzoru. Tworzenie przez użytkownika własnych wzorów opisany został w rozdz. Definiowanie wydruków na str. 250

F3 – numer pierwszej strony

Program może w trakcie drukowania numerować kolejno strony poprzez wprowadzenie do wzoru wydruku pola o nazwie „numer strony”. Opcja F3 – numer pierwszej strony pozwala na wpisanie liczby, od której program powinien rozpoczšć numerowanie stron. W praktyce opcja ta jest bardzo rzadko używana.

F4 – iloœć kopii

W opcji tej ustawiamy iloœć kopii wydruku.

F5 – od linii...   F6 – do linii...

Program drukujšc tabele dzieli je na strony i drukuje jedna po drugiej. Jeżeli z przyczyn od nas niezależnych wydruk został przerwany, np. przez brak pršdu i nie chcemy drukować znów wszystkiego od poczštku, to wystarczy pominšć wydrukowane linii wpisujšc nr linii, od której chcemy kontynuować wydruk.

W każdej tabeli pierwszš rubrykš jest liczba porzšdkowa („Lp.”). Chcšc wydrukować fragment tabeli „od linii... do linii...” korzystamy właœnie z tej liczby. Program domyœlnie wpisuje wartoœci od pierwszej do ostatniej linii.

Uwaga. Po włšczeniu selekcji zapisów program nie pokazuje opcji „od linii... do linii...”. Zamiast tych opcji pozwala jedynie na dokonanie wyboru pomiędzy wydrukiem linii widocznych a schowanych (Rys. 306 ).

F7 – Pytaj o papier

Włšczony parametr „F7 – Pytaj o papier” przypomina o włożeniu kartki do drukarki.

F8 – Dziel na strony

Włšczony parametr „F8 – Dziel na strony” umożliwia wydrukowanie długich tabel nie w jednym cišgu, lecz z podziałem na strony.

F9 – Margines lewy, górny, do oddarcia

Opcje te pozwalajš ustawić położenie wydruku na kartce. Margines „do oddarcia” istotny jest w przypadku ustawienia opcji Wysuw na „Do oddarcia”. Oznacza iloœć linii, o jakš drukarka powinna wysunšć kartkę po wydruku.

F10 – Format

Parametrem tym ustawiamy format kartki, jakš włożyliœmy do drukarki. Możemy wybierać pomiędzy pionowym a poziomym włożeniem kartki oraz możliwoœciš drukowania na papierze z perforacjš tzw. składankš 12’’.

F11 – Druk

Parametr ten okreœla, jakš czcionkš dokument zostanie wydrukowany. Wybierajšc druk „wielki” uzyskujemy najszersze litery, wybierajšc druk „gęsty” uzyskujemy najmniejsze litery (dzięki temu możemy wydrukować więcej tekstu w jednej linijce).

Wysuw

Parametr „Wysuw” ustawiony na „Do końca strony” umożliwia wysunięcie całej kartki po wydruku. Ustawiony na „Do oddarcia”  wysuwa kartkę o iloœć linii ustawionš w parametrze „Marg. oddarcia”.

UWAGA:

W przypadku drukowania wybranego fragmentu tabeli przy pomocy SELEKCJI (patrz rozdział poœwięcony selekcji) w oknie parametrów drukowania zamiast parametrów „Od linii do linii” pojawia się parametr „Drukuj widoczne F5 / Drukuj schowane F6” (Rys. 306 ). Jeżeli zaznaczona jest opcja „Drukuj widoczne F5” zostanš wydrukowane linie wyselekcjonowane (kolor żółty na monitorach kolorowych). Jeżeli zaznaczona jest opcja „Drukuj schowane” zostanš wydrukowane linie nie zaznaczone (szare na monitorach kolorowych). Podsumowanie wydruków jest trzylinijkowe (suma strony, suma z przeniesienia, suma razem). Program drukuje podsumowanie tabeli, jeżeli w skierowanym do wydruku wzorze, włšczymy pokazywanie sumy (Patrz: „Definiowanie wydruków”). Jeżeli dodatkowo włšczymy opcję „F8 – dziel na strony” to suma wydrukowana zostanie na końcu każdej strony, w przeciwnym razie – program drukuje tylko jednš sumę – na zakończenie wydruku.

A teraz przejdziemy do omówienia najczęœciej spotykanych problemów z drukowaniem.

Wydruk nie mieœci się „wszerz” na kartce.

Przyczyn może być kilka:

Po wydrukowaniu faktury trzeba obracać wałkiem, aby oderwać papier.

Papier jest perforowany, a nie wysuwa się „od zgięcia do zgięcia”. 

Pomimo włšczenia opcji Wysuw: „Do końca strony” – papier nie jest wysuwany do zgięcia.

Zbyt wiele papieru traconego jest przed podjęciem wydruku.

S

Rys. 308 Iloœć znaków na kartce

Sterownik Windows 95/98, który umożliwia drukowanie bezpoœrednio przez drukarki zainstalowane pod Windows 95/98 (a także Windows NT/2000) wymaga bardziej szczegółowego opisu ze względu na swojš specyfikę. Jego zastosowanie zalecane jest w przypadku drukarek atramentowych, laserowych i postscriptowych, gdzie nie wpływa to specjalnie na szybkoœć druku, a jednoczeœnie znacznie poprawia ich jakoœć. Istnieje grupa drukarek przeznaczonych tylko dla Windows (drukarki GDI). Opisywany sterownik najlepiej nadaje się do druku również na tych drukarkach. Korzystajšc z tego sterownika możemy także wysyłać ze Small Businessu faksy pod warunkiem, że mamy zainstalowany modem i odpowiednie oprogramowanie. Drukarki igłowe poprzez sterowniki Windows drukujš znacznie wolniej. Dodatkowo by wydruk był czytelny należy drukować z jakoœciš listowš, co jeszcze bardziej zwalnia drukowanie. Sš jednak przypadki, w których taka metoda druku może się przydać: wydruk krajobrazowy (góra wydruku pokrywa się z dłuższym bokiem strony) na drukarce z wšskim (9-10 calowym) wałkiem.

Jeœli zażyczymy sobie wydruk na formacie A4 lub A3, sterownik drukarek pod Windows 95/98 sprawdzi, czy drukarka go obsługuje. Jeżeli tak, to ustawia żšdany format, w przeciwnym wypadku skorzysta z bieżšcego. Również zostanie dopasowana orientacja strony (krajobraz – portret). W przypadku innych formatów (składanki i inny) rozmiar i orientacja pozostanš takie, jak ustawiono pod Windows.

Sterownik posiada możliwoœć skalowania znaków w pionie i poziomie: dla danego formatu i druku zostanie wydrukowane tyle znaków w linii, ile wynosi szerokoœć strony oraz tyle linii, ile wynosi wysokoœć strony Ustawienia (Rys. 306 ). Im większa szerokoœć strony, tym więcej znaków będzie w linii, tym węższe będzie pismo. Analogicznie: im większa wysokoœć strony, tym więcej zmieœci się linii, tym niższe będzie pismo.

Uwaga!

1. Drukowanie odbywa się na drukarce ustawionej jako domyœlna  pod Windows.

2. Konfiguracja parametrów drukarki, takich jak port, jakoœć druku itd. należy przeprowadzać pod Windows (START /Ustawienia /Drukarki)

3. Drukowanie w Windows odbywa się zawsze z podziałem na strony.

Rozwišzywanie problemów.

Wydruk zajmuje tylko lewy górny narożnik na kartce – wybrać innš gęstoœć druku lub zmniejszyć szerokoœć i wysokoœć w Ustawienia (Rys. 306 ) dla danego formatu i gęstoœci.

Podczas druku Windows „zrzuca” Small Business na pasek zadań i wyœwietla swój pulpit – dzieje się tak dlatego, że:

W przypadku uaktywnienia pulpitu należy powrócić do Small Businessu przez kliknięcie go na pasku zadań lub klawiszami Alt+TAB lub Alt+ESC).

 

Â

Poza niewielkš częœciš wzorów wydruków, których definiowanie zostało zablokowane (dotyczy tylko deklaracji), wszystkie pozostałe wydruki mogš ulec zmianie.

Mogš Państwo przykładowo całkowicie zmienić wyglšd faktury, cennika, przelewu lub zdefiniować zupełnie nowe dokumenty, których obecnie nie ma w programie (np. upoważnienie do wystawienia faktury VAT bez podpisu). Wszystkie wzory dokumentów użyte w programie zostały zdefiniowane za pomocš tych samych narzędzi, które udostępniamy Państwu.

Przystšpienie do definiowania własnych wzorów dokumentów wymaga dobrej znajomoœci systemu. Stšd też, nie polecamy korzystania z tej opcji w poczštkowym okresie użytkowania programu.  Klawiszem Ctrl-D rozpoczynamy definiowanie w każdej tabeli.

Każdy dokument czy wydruk możemy umownie zaklasyfikować do jednego z dwóch typów:

1. wzór typu tabela (przykładowo cennik, faktura, księga podatkowa)

2. wzór typu formularz (przykładowo metka cenowa, deklaracja, polecenie przelewu)

Podstawowa różnica polega więc na tym, iż tabela składa się z nagłówka, tabelki i stopki, a formularz jest niepodzielny (brak w nim tabelki, która rozdzielałaby nagłówek od stopki).



Po pierwsze musimy wejœć do częœci programu zawierajšcej dane, które chcemy umieœcić na wydruku.

Jeżeli chcemy zrobić metkę cenowš, to musimy znaleŸć takie miejsce, gdzie przechowywane sš nazwy towarów oraz ich ceny jednostkowe. Takim miejscem jest tabela „magazyn”, ale może to być także częœć towarowa faktury, protokół inwentaryzacji, raport ze sprzedaży towarów itd., czyli wszystkie miejsca, w których natrafiamy na nazwę towaru i jego cenę jednostkowš.

Jeżeli chcemy zrobić wezwanie do zapłaty, to powinniœmy wydrukować dane kontrahenta oraz kwotę długu, z którym zalega. W programie sš specjalne raporty: „Długi: z podziałem na kontrahentów” i „Długi: z podziałem na firmy” przeznaczone do tworzenia takich zestawień i wydruków, lecz nic nie stoi na przeszkodzie, by taki wydruk zdefiniować wprost w rejestrze kontrahentów (mamy tu dane kontrahenta i saldo) lub rejestru faktur (sš tutaj do wzięcia z faktury dane kontrahenta i kwota płatnoœci przesuniętej na termin).

Reasumujšc – zdefiniowanie okreœlonego dokumentu polega na wejœciu do tabeli, której treœć najbardziej odpowiada naszym potrzebom i wykorzystaniu zgromadzonych w niej danych.

›

Przebieg definiowania omówimy na przykładzie tworzenia wzoru faktury. Faktury znajdujš się w „Rejestrze faktur sprzedaży”, czyli wywołujemy opcję Tabele /Sprzedaż /Faktury sprzedaży dla firm. Następnie wchodzimy do zawartoœci faktury klawiszem  F4 Zawartoœć  i naciskamy klawisz Ctrl-D. Wywołamy w ten sposób dialog ( REF _Ref481994402 \h  \* MERGEFORMAT Rys. 309 ), który zawiera listę zdefiniowanych wzorów wydruku.

Rys. 309 Definiowanie wzoru wydruku

Najprostszym sposobem zdefiniowania nowego wzoru faktury byłoby skopiowanie wzoru przygotowanego przez autorów programu i naniesienie poprawek. W naszym – szkoleniowym – przypadku zrobimy to jednak od „zera” używajšc funkcji  INS Nowy  (Rys. 309 ). Uprzedzamy Państwa, iż wybraliœmy jeden z najbardziej skomplikowanych wzorów, aby w miarę obszernie omówić wszelkie funkcje i występujšce problemy. Dlatego też prosimy o niezrażanie się długim i często trudnym opisem. Większoœć wzorów jest o wiele prostsza do wykonania, a te bardziej wymagajšce najlepiej kopiować – wykorzystujšc wzory przygotowane przez autorów programu – i na nie nanosić własne innowacje. Uwaga. Nanoszenie zmian bezpoœrednio do wzorów zdefiniowanych przez autorów programu zostało wyłšczone (klawisze F2, F3, F4 i F5 sš zablokowane w odniesieniu do takiego wzoru). Wzory te będš zawsze wpisywane na nowo przy każdej instalacji. Dlatego też najprostszym sposobem „przerobienia” takiego wzoru jest skopiowanie go i naniesienie własnych poprawek na kopię.

Ś

By utworzyć nowy wzór należy nacisnšć klawisz insert  INS Nowy. Program wyœwietli dialog z zapytaniem o nazwę i typ wzoru. Wpiszmy nazwę np. „Faktura VAT własna” (Rys. 310 ), sprawdŸmy czy zaznaczony jest typ wzoru „tabela”  i na koniec dokonajmy zatwierdzenia klawiszem F12 OK. Program zareaguje dopisaniem do listy wzorów podanej przez nas nazwy, jako kolejnego wzoru (Rys. 309 ).

Rys. 310 Tworzenie nowego wzoru (z tabelš w œrodku)

Rys. 311 Tworzenie nowego wzoru typu formularz (bez tabelki)

Poczštkowo nasz wzór będzie się składał z „pustej” stopki i nagłówka oraz tabeli o nazwie „aktualny w danej chwili” lub pustego formularza (w przypadku definiowania formularza)

A

Chcšc zdefiniować nagłówek (czyli to co będzie drukowane nad tabelkš) musimy nacisnšć klawisz  F2 Nagłówek  w oknie do definiowania wzorów (Rys. 309 ). Program w odpowiedzi pokaże nam treœć nagłówka. Na ekranie zobaczymy dwie czerwone linie:

poziomš – oznaczajšcš wysokoœć nagłówka

pionowš – oznaczajšcš szerokoœć nagłówka

Linie te program będzie traktował jako krawędzie obszaru przeznaczonego do wydruku. My musimy ten obszar powiększyć tak, aby zmieœciła się na nim np. nazwa naszej firmy, adres oraz nip kontrahenta, numer faktury i data wystawienia (Rys. 312 ). Czynimy to przez najechanie na linię kursorem, a następnie przesuwanie jej, poprzez przytrzymanie klawisza Alt i strzałek, w odpowiednim kierunku. Położenie „linii rozmiaru” możemy wielokrotnie zmieniać póŸniej – zawsze w ten sam sposób – poprzez ustawienie w jej obrębie kursora i naciskanie strzałek przy jednoczeœnie wciœniętym klawiszu Alt.

Rys. 312 Definiowanie nagłówka

Przesuńmy się kursorem na œrodek pierwszej linii nagłówka  i wpiszmy słowo „Faktura VAT nr” (Rys. 312 ). Jeżeli pomylimy się podczas pisania to możemy – jak w normalnym edytorze tekstów – wykasować złš literę. Działa także funkcja nadpisywania – wystarczy nacisnšć klawisz INSERT i wpisać tekst ponownie nadpisujšc go na starym. Nadpisywanie wyłšczamy naciskajšc ponownie klawisz INSERT.

Dopiszemy teraz numer faktury. Każda faktura ma inny numer własny i dlatego nie możemy wpisać go tak samo jak tekstu „Faktura VAT nr”. Aby program wyœwietlał numer wydrukowywanej faktury należy wstawić pole (z rejestru faktur i rachunków), w którym program zapamiętuje numery kolejnych faktur. W tym celu przesuńmy kursor za tekst „Faktura VAT nr” i naciœnijmy klawisz Ctrl-Insert  Ctrl INS Wstaw. Program zareaguje pytaniem „Czy chcesz wstawić Linię, Pole czy Wyróżnienie ?”(Rys. 313 ). W naszym przypadku odpowiadamy, że „Pole”, a program pokaże listę pól, które możemy wyœwietlić w definiowanym nagłówku. Œciœlej bioršc mamy dwie listy: listę dostępnych grup oraz listę pól występujšcych we wskazanej grupie. My musimy odszukać grupę o nazwie „Rejestr faktur i rachunków sprzedaży” i wybrać z niej pole o nazwie „nr faktury” (Rys. 314 ).

Rys. 313

Rys. 314 Wstawiania pola

Rys. 315 Wyglšd ekranu po wpisaniu pola nr faktury

Naciskajšc klawisz Wpisz Treœć uzyskamy wyœwietlenie pola z numerem tej faktury, w której częœci towarowej właœnie jesteœmy. Efekt powinien wyglšdać jak na Rys. 315 .Treœć tego pola będzie się zmieniać w zależnoœci od tego, którš fakturę będziemy chcieli wydrukować. Jeżeli przypadkowo wybraliœmy inne pole niż „nr faktury”, to możemy skasować je ustawiajšc się na nim – powinno się rozœwietlić – a następnie naciskajšc klawisz Ctrl-Delete  Ctrl DEL Kasuj. Jeżeli pole wyœwietliło nam się w złym miejscu, to możemy je przesunšć. Robimy to w następujšcy sposób: ustawiamy na nim kursor, a następnie przytrzymujemy klawisz Alt i naciskamy strzałki w odpowiednich kierunkach, aż do uzyskania właœciwego położenia.

Teraz dopiszmy pole z nazwš miejscowoœci i datš wystawienia faktury. Naciskamy klawisz Ctrl-INSERT i wstawiamy pole z nazwš miejscowoœci (w ten sam sposób, jak wstawiliœmy numer faktury), ale tym razem z grupy „Firma: nip, adres, pieczštki...” o nazwie „miejscowoœć_20x1” (Rys. 316 )  Podobnie postępujemy z wstawianiem innych pól.

Rys. 316 Wstawianie pieczštki firmy

Rys. 317 Efekt wpisywania wielu pól

Jeżeli skończyliœmy definiowanie nagłówka to naciskamy klawisz ESC (wyjœcie z opcji definiowania nagłówka) i na zapytanie dotyczšce tego, czy program ma zapamiętać wprowadzone zmiany odpowiedzieć twierdzšco (ENTER na polu „zapamiętaj zmiany”).

Natomiast, jeżeli chcemy dalej modyfikować nagłówek np. w celu wyróżnienia, poszerzenia i pogrubienia napisów powinniœmy przeczytać poniższy rozdział.

w

Rys. 318 Nanoszenie wyróżnień

Załóżmy, iż chcemy, aby na wydruku pewne obszary nagłówka zostały wyróżnione poprzez pogrubienie i powiększenie wysokoœci liter. Możemy tego dokonać naciskajšc klawisz Ctrl-INSERT i zaznaczajšc, że chcemy nanieœć „Wyróżnienie” (Rys. 313 ). Program zareaguje zapytaniem o rodzaj wyróżnienia (zaznaczenia dokonujemy krzyżykami Rys. 318 ), a dalej naniesieniem do treœci nagłówka przezroczystego pola (odznacza się innym kolorem) oznaczajšcego, iż wszelkie litery i cyfry w tym obszarze będš drukowane wg zdefiniowanego rodzaju wyróżnienia. Pole wyróżnienia możemy przesuwać za pomocš klawisza ALT i strzałek, a także zmieniać jego rozmiary za pomocš klawisza Ctrl i strzałek. Kasowanie pola wyróżnienia – podobnie jak poprzednio – następuje po naciœnięciu klawisza Ctrl-DEL. Pola wyróżnień możemy nanosić na inne pola (nazwę kontrahenta, pieczštkę firmy itp.).

Definiowanie nagłówka kończymy sprawdzeniem, czy rozmiary nagłówka (oznaczone liniami przerywanymi) sš odpowiednie – nie za duże i nie za małe. W razie potrzeby należy je zmodyfikować i na koniec definiowania nagłówka wyjœć z niego (klawiszem ESC), polecajšc programowi (program sam zada odpowiednie pytanie), aby zapamiętał wprowadzone zmiany. W razie potrzeby zawsze będzie można powrócić do tego nagłówka ponawiajšc definiowanie.

w

Stopka to ta częœć wydruku, która jest drukowana na końcu pod spodem tabelki.

Stopkę definiujemy dokładnie tak samo jak nagłówek. Aby wejœć do definiowania stopki należy wybrać opcję F4 (definiowanie stopki) w dialogu do definiowania wzorów. Pola, wyróżnienia i teksty pomiędzy polami nanosimy tak samo jak w nagłówku, również tak samo ustalmy rozmiary stopki. W stopce należy nanieœć wiele pól liczbowych (np. dla faktury kwota do zapłaty, kwota na termin, sposób płatnoœci itd.). Dowolne z pól liczbowych możemy wyrazić słownie poprzez wywołanie wstawiania (Ctrl-insert) i polecenie pokazania wartoœci pola w postaci słownej (zamiast opcji  Wpisz Treœć  należy użyć opcji  Wpisz Słownie  Rys. 319 ). Pola słownie możemy powiększać i pomniejszać za pomocš klawisza Ctrl i strzałek – tak samo jak zmienialiœmy rozmiary pola wyróżnień.

Rys. 319 Wybór póla kwotowego

Rys. 320 Nanoszenie linii i pól typu "słownie"

W stopce przyda nam się również funkcja rysowania linii. Linię pojedynczš rysujemy naciskajšc klawisz Alt i strzałki (musimy przy tym omijać pola, gdyż po natrafieniu na pole program automatycznie zaczyna je przesuwać), a podwójnš – Ctrl i strzałki (Rys. 320 ). le wyrysowane linie (a także inne znaki) kasujemy przechodzšc w nadpisywanie klawiszem INSERT i kasujšc poszczególne znaki za pomocš klawisza spacji (inaczej klawisz odstępu – najdłuższy z klawiszy na klawiaturze).

Ž

Układ rubryk tabelki umieszczonej pomiędzy nagłówkiem a stopkš domyœlnie jest ustawiony na aktualny w danej chwili (Rys. 309 ), tzn. program będzie takš tabelkę drukował, jaka w chwili wydruku widoczna będzie na ekranie. Takie rozwišzanie ma oczywiste zalety - w razie potrzeby bardzo łatwo można zmienić skład rubryk i tym samym szybko dokonać zmian przed samym drukiem. Natomiast, jeżeli chcemy, aby tabelka pomiędzy nagłówkiem a stopkš drukowana była z rubrykami jakich sobie życzymy, należy wybrać układ rubryk. Podczas wydruku program będzie wybierał do druku tylko te rubryki, które wchodzš w skład zdefiniowanego układu. Przypisanie układu wykonujemy klawiszem  F3 Tabela.

UWAGA:

Przed przypisaniem należy zdefiniować układ rubryk. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale: „Operacje na rubrykach”. Ogólnie natomiast należy skorzystać z następujšcych klawiszy:

Ctrl-X     chowanie rubryk

Ctrl-R     przestawianie rubryk

Ctrl-L      pokazanie /chowanie linii poziomych i pionowych

Ctrl-U zapisanie układu rubryk pod nazwš, jakš przypiszemy wzorowi wydruku.

\

Rys. 321 Definiowanie formularza

Formularze definiujemy tak samo jak nagłówek lub stopkę. Opcję definiowania wywołujemy ustawiajšc się na wzorze typu „formularz” i naciskajšc klawisz  F5 Formularz. Główna różnica polega na tym, iż brak jest elementu rozdzielajšcego w postaci tabelki.  Kolejnš różnicš jest to, iż we wzorze typu „Tabela” można było wyœwietlić dane z wielu linii na raz (w postaci tabeli), natomiast we wzorze typu formularz możemy wyœwietlić dane tylko z jednej linii - tej w której aktualnie jesteœmy.

Umieszczenie danych tylko z jednej linii nie oznacza, iż każdš linię trzeba drukować oddzielnie (np. naciskajšc w każdej po kolei klawisz  F3 Druk). Przeciwnie – możemy zaznaczyć, iż chcemy wydrukować dane od linii 1 do 10 na wzorze typu formularz, a program wydrukuje 10 kartek umieszczajšc na każdej z nich dane z innej linii (tzw. listy seryjne, etykiety cenowe lub adresowe, itp.).

ä

Program umożliwia drukowanie etykiet i przywieszek dla towarów. Drukowanie może być przeprowadzone na specjalnych drukarkach przeznaczonych do druku etykiet oraz na zwykłych drukarkach igłowych, atramentowych i laserowych. Drukowanie etykiet możliwe jest w dwóch miejscach w programie: bezpoœrednio w magazynie oraz w fakturze zakupu poprzez naciœnięcie klawisza Ctrl-G. Przed drukowaniem etykiet należy skonfigurować typ drukarki w menu Miesišce /Drukarka /Drukarka zwykła (Rys. 322 ).

Rys. 322 Menu konfiguracji drukarek

Po wybraniu opcji otrzymujemy okno konfiguracji, w którym należy wybrać typ drukarki, port podłšczenia oraz wielkoœć etykiet (Rys. 323 ). W przypadku wybrania drukarki zwykłej etykiety będš umieszczane obok siebie na powierzchni całej kartki. W przypadku drukarki zwykłej nie jest konieczne ustalenie portu transmisji ponieważ jest on ustawiany w konfiguracji drukarki zwykłej. Jeżeli wykorzystywana jest drukarka specjalna, to etykiety sš drukowane jedna pod drugš na specjalnych taœmach z nalepkami.

Rys. 323 Konfiguracja drukarki etykiet

Przy zakupie taœm z nalepkami należy kierować się wielkoœciš nalepek(etykiet), oraz tym jakš informację będziemy na nich umieszczali. Na etykiecie poza nazwš towaru, krótkš informacjš i cenš możemy umieœcić także kod kreskowy. Wielkoœć kodu jest definiowalna. Jednak należy pamiętać o tym, że im mniejszy kod kreskowy tym większa szansa, że nie zostanie on przeczytany przez skaner.

Po zakupie odpowiedniego rodzaju etykiet należy wprowadzić ich wymiary (szerokoœć i wysokoœć) w programie. Służy do tego opcja  F5 Definiuj format etykiety. W oknie dialogowym oprócz tych parametrów ustalamy także wyglšd oraz to co ma być umieszczone na etykiecie (Rys. 324 ).

Rys. 324 Ustalanie wyglšdu etykietki

§

Drukowanie możliwe jest z wnętrza faktury zakupu lub z tabeli magazynu przez naciœnięcie Ctrl-G. W przypadku wywołania drukowania z faktury zakupu program zapyta się czy będš drukowane etykiety czy przywieszki (Rys. 325 ). Etykiety sš nalepiane na każdš sztukę danego towaru, natomiast przywieszka umieszczana jest na regale w celu informowania klientów. Włšczenie opcji F2 tylko dla pozycji z nowš cenš... spowoduje, że do wydruku zostanš skierowane wyłšcznie towary, które zmieniły cenę.

Rys. 325 Drukowanie etykiet z wnętrza faktury zakupu

Następnie program pokazuje które towary będš drukowane i w jakiej iloœci (Rys. 326 ). W liœcie możemy zmienić iloœć etykiet, usunšć dany towar lub dodać nowy. Klawisz F11 Odłóż służy do zapamiętania listy wraz z iloœciami etykiet w celu póŸniejszego ich wydrukowania. Natomiast klawiszem F4 Drukarka możemy zmienić rodzaj format etykiet.

Rys. 326 Lista wybranych towarów

s

Kasy fiskalne posiadajš możliwoœć zdefiniowania podstawowych parametrów sprzedawanych towarów. Między innymi sš to: nazwa, cena oraz  stawka podatku vat. Definiowanie towarów można przeprowadzić bezpoœrednio na kasie, lub przy pomocy komputera. Większoœć nowoczesnych kas fiskalnych posiada możliwoœć współpracy z komputerem. Współpraca ta opiera się na transmisji danych przez kabel szeregowy, choć spotykane sš także inne rozwišzania. Transmisja odbywa się w obie strony, tzn. nie tylko można zaprogramować towary, ale również pozyskać informacje z kasy. Najbardziej interesujšcš z punktu widzenia gospodarki magazynowej jest informacja o iloœci i wartoœci sprzedaży poszczególnych artykułów. Dzięki tej informacji użytkownik otrzymuje proste i pewne narzędzie kontroli stanów magazynowych w programie. Wersja programu z modułem obsługi kas posiada możliwoœć współpracy jednoczeœnie z 10 kasami fiskalnymi niezależnie od ich marki i typu. Aby towar mógł być przesłany do kasy musi posiadać oprócz nazwy, ceny, VAT-u także kod kreskowy oraz indeks PLU. Dla wyjaœnienia – indeks PLU to cyfrowy numer towaru wpisywanym przez kasjera na klawiaturze kasy podczas ręcznej sprzedaży, natomiast kod kreskowy umożliwia sprzedaż towaru przy użyciu skanera. Wiele kas nie posiada indeksu PLU, po prostu zamiast niego wykorzystywany jest kod kreskowy (np. kasy IES Electronics, Optimus PS2000). W takim wypadku kasjer, aby sprzedać dany towar musi wprowadzić kod kreskowy. Odpowiednikiem kodu kreskowego w programie jest pole „symbol towaru”, zaœ kodu PLU „indeks towaru”.  Ze względu na specyfikę kasy indeks PLU oraz kod kreskowy muszš być zdefiniowane w postaci cyfr. Program kontroluje ich poprawnoœć podczas wysyłania do kasy. Kasy fiskalne drukujš na paragonie nazwę sprzedawanego towaru. Jest to w zależnoœci od typu kasy od 8 do 24 znaków.  Program wysyła do kasy poczštek nazwy towaru. Jeżeli jednak wpisaliœmy skrótowš nazwę towaru w rubryce  „skrócona nazwa dla kasy fisk.” (przedostatnia rubryka w tabeli „Magazyn towarowy”), to do kasy będzie wysłana właœnie ta nazwa. Wielkoœć tej rubryki jest ograniczona „na stałe” do 14 znaków. Aby program mógł współpracować z kasš wystarczy podłšczyć kasę odpowiednim przewodem do gniazda komputera oraz wczeœniej skonfigurować program, tak aby mógł poprawnie przesyłać i odczytywać dane z kasy. Następne rozdziały wyjaœniš zasady konfiguracji, programowania, odbioru danych z kasy oraz problemów mogšcych wystšpić przy tej okazji. W instrukcji dołšczono także schematy kabli połšczeniowych między kasš a komputerem oraz przedstawiono sposób skonfigurowania komputera w przypadku programowania kasy przez linię telefonicznš przy pomocy modemu. Użytkownikom, którzy nie zamierzajš konfigurować programu (może to zrobić za nich serwisant kasy) radzimy pominšć rozdział dotyczšcy konfiguracji kas, natomiast radzimy dokładnie przeczytać rozdziały dotyczšce współdziałania kasy z programem:



Rys. 327 Menu Kasy

Opcja konfiguracji kas znajduje się w menu: Kasy /Konfiguracja Kas i wag (Rys. 327 ).W oknie dialogowym, które ukazuje się po wybraniu tej opcji ustalamy podstawowe dane dotyczšce systemu kas podłšczonych do komputera (Rys. 328 ).

Rys. 328 Konfiguracja kas

Sš to m.in.  takie parametry jak przyporzšdkowane magazyny, z których program ma pobierać dane do konkretnej kasy, cena (I lub II) wysyłana do kasy. Ponadto tu można ustalić, czy kasa będzie obsługiwana przez modem (np. programowanie kasy w innej miejscowoœci – str.290 ). Wybranie przycisku F4 Ustawienia kasy spowoduje wyœwietlenie zaawansowanych opcji dotyczšcych  kasy podœwietlonej w liœcie kas:

Rys. 329 Opcje kasy fiskalnej

To co konieczne jest do ustawienia, to Typ kasy oraz F2 Port. Niekiedy niezbędne jest również ustalenie innych parametrów takich jak np. Szybkoœć.

UWAGA: Port „inny” służy do ustawień niestandardowych (patrz str. 288 ). Fast Chan. jest oznaczeniem łšcza wykorzystywanego tylko w kasach IBM Entry.

Zwykle, zamiast ręcznego ustawiania można skorzystać z bardzo przydatnej opcji F4 Autodetekcja, która samodzielnie wypełni najbardziej potrzebne pola (port, szybkoœć, nr kasy, itp.). Oprócz parametrów istotnych dla poprawnej transmisji w oknie dialogowym umieszczono opcje umożliwiajšce dostęp do wielu funkcji kasy zwykle wykorzystywanych sporadycznie lub jednorazowo. Poniżej przedstawiamy opis najważniejszych funkcji, pozostałe sš opisane Uwagi dotyczšce niektórych kas fiskalnych str. 276 :

Nr multipleks. (MUX) – numer kanału multipleksera produkcji Elzab lub MS-7 lub MS-11. Przy braku multipleksera wartoœć pola nie ma znaczenia

F4 Autodetekcja – opcja umożliwia wykrycie parametrów kasy podłšczonej do komputera. Aby wykorzystać poprawnie tš opcję należy podłšczyć kasę do portu COM komputera, pozostałe kasy i urzšdzenia należy wyłšczyć lub odłšczyć. Następnie wybrać opcję F4 Autodetekcja i poczekać na wykrycie parametrów. UWAGA: na niektórych komputerach opcja może nie działać prawidłowo!

F5 kolejnoœć VAT – bardzo ważna opcja definiujšca przyporzšdkowanie stawek VAT w komputerze do stawek w kasie. Zwykle stawki sš zdefiniowane w kolejnoœci 22,7,0% i nie jest konieczna ich modyfikacja. Stawka zwol.  pomimo uwidocznienia w liœcie jest przyporzšdkowana przez program „na stałe”. Nie dotyczy to niektórych kas (np. Dataprocess DSA, IBM Entry, itp.) w których to kasach nie przyporzšdkowuje się stawek do towarów, ale do grup towarowych. Wtedy w oknie konfiguracji stawek VAT należy stawce przyporzšdkować odpowiedniš grupę w kasie (dotyczy to również opakowań):

Rys. 330 Konfiguracja stawek VAT

F7 Import towarów – opcja wykorzystywana jednorazowo, zwykle tuż po zainstalowaniu programu. Wykorzystujemy jš w celu wczytania do programu nazw i cen towarów zaprogramowanych już w kasie. Dzięki tej opcji użytkownik zaoszczędza czas konieczny na wpisywanie nazw towarów. Wadš tego rozwišzania jest to, że nazwy towarów zaimportowanych sš kilkunastoznakowe i konieczne jest ich póŸniejsze poprawianie.

î

Aby zaprogramować kasę wybieramy opcję programowania odpowiedniej kasy z menu: Kasy / Programowanie

Rys. 331 Menu programowania kas

Po wejœciu do tabeli pobieramy towary z magazynów opcjš F4 Pobierz towary z magazynów. Na ekranie powinno ukazać się okno dialogowe (Rys. 332 )

Rys. 332 Pobieranie towarów do wysłania

Wybieramy opcję Wszystkie towary i potwierdzamy przyciskiem F12 OK. Program pobierze wtedy wszystkie towary z przyporzšdkowanych do kasy magazynów i sprawdzi, czy sš one poprawnie zdefiniowane. Informacja o tym, czy dany towar może być wysyłany do kasy, jest zaznaczona w rubryce „Stan”. Może ona przybrać wartoœć:

„OK” – towar zdefiniowany prawidłowo,

„Błšd x PLU” – dwa (lub więcej) towary majš ten sam symbol,

„Zły PLU” – symbol towaru nie składa się z cyfr,

„Braki inne” – Towar nie ma zdefiniowanej stawki VAT.

Do kasy będš wysłane tylko towary zaznaczone w rubryce „Stan” jako OK. Towary o innej od OK wartoœci rubryki „Stan” nie będš wysłane chyba, że użytkownik poprawi parametry towaru na magazynie i ponownie pobierze towary do wysłania.

 

Jeżeli podczas pobierania towarów zmienimy zakres pobierania na Tylko zmienione po dacie...i godzinie...

to program sprawdzi jakie towary zmieniły swoje parametry po wprowadzonej dacie i godzinie i tylko je wprowadzi do tabeli. (np. towary dostarczone przed chwilš do sklepu). Dzięki tej opcji zaoszczędzimy na czasochłonnej transmisji wszystkich towarów – program sam wyszuka te towary, które sš nowe oraz te, w których dokonano uaktualnień. Program sam automatycznie podpowiada datę i godzinę po jakiej należy wyszukiwać i pobierać towary z magazynów. Zasada podpowiedzi wyglšda następujšco:  Program zapamiętuje godzinę i datę wykonania pobrania towarów z magazynu. Następnym razem, o ile nastšpi poprawna transmisja towarów do kasy, ta data będzie podpowiadana. Jeżeli taka transmisja nie nastšpi, program będzie podpowiadał wcišż poprzedniš datę i godzinę.

UWAGA: Termin „Tylko zmienione... ” oznacza te towary, w których wprowadzono nowe ceny sprzedaży, zmieniono nazwę towaru, kod PLU lub stawkę podatku VAT lub całkowicie nowe towary wprowadzone do programu. Inne zmiany np. zmiana ceny zakupu nie spowoduje uznanie takiego towaru jako zmienionego.

Towary wysyłamy klawiszem F5 – wyœlij towary do kasy. W czasie transmisji powinno pojawić się okno dialogowe informujšce o przebiegu transmisji do kasy. W zależnoœci od typu kasy program może zapytać o sposób programowania towarów (np. czy przeprogramować tylko ceny towarów). Na koniec wysyłania towarów do kasy wyœwietlany jest komunikat o prawidłowym zakończeniu transmisji.

Jeżeli w czasie transmisji nie zwiększa się iloœć wysłanych paczek, to zachodzi podejrzenie, że kasa nie jest w trybie gotowoœci na transmisję (np. ktoœ na kasie pracuje). Należy wtedy przerwać programowanie klawiszem ESC i sprawdzić kasę. Innym powodem braku transmisji mogš być nieprawidłowe ustawienia w konfiguracji kasy lub uszkodzenia np. kabli połšczeniowych. W przypadkach szczególnych prosimy zapoznać się z  Problemy transmisji - opcje serwisowe na str.286 oraz skorzystać z pomocy telefonicznej  z pracownikami naszej firmy.

{

Rys. 333 Menu odczytu z kas

Odczyt sprzedaży z kas wykonujemy w tabeli „Odbiór sprzedaży z kasy fisk.” znajdujšcej się w menu: Kasy/ Odczyt sprzedaży (Rys. 333 ).

Rys. 334 Odczyt z kasy

Odbiór danych o iloœci sprzedanych towarów rozpoczynamy klawiszem F4 odbierz z kasy (Rys. 334 ). Program rozpocznie odbiór i na ekranie ukaże się okno wskazujšce zaawansowanie transmisji z  licznikiem odebranych towarów z kasy (tzw. paczek).UWAGA: W niektórych typach kas program zadaje pytanie czy Odczytywanie z pełnš listš towarów...(Rys. 334 ). Zaznaczenie tej opcji ma sens, gdy chcemy sprawdzić jak wielka jest iloœć towarów zaprogramowanych w kasie oraz gdy chcemy ich częœć usunšć.

Jeżeli odbiór z kas przebiegł prawidłowo, to program zgłosi ten fakt komunikatem o bezbłędnym zakończeniu transmisji. Informacja o sprzedaży towarów otrzymana z kasy zawiera:

pozostałe informacje (nazwa, symbol, VAT) sš pobierane z programu i dopasowywane do odczytanych kodów.

Operację odczytu danych z kasy możemy wykonywać wielokrotnie. Nowe dane odczytane z kasy będš dodawane do poprzednich. Dzięki temu możemy np. wielokrotnie w cišgu dnia odczytywać kasę, aby znać stan bieżšcej sprzedaży.

Opcja F5 Dopasuj nazwy (Rys. 334 )służy ponownemu ustaleniu nazwy, symbolu i stawki VAT.

Opcja F6 Odpisz z magazynu  (Rys. 334 ) służy do aktualizacji stanu magazynu o sprzedaż dokonanš za poœrednictwem kasy. Po wykonaniu tej opcji otrzymujemy komunikat o iloœci odpisanych towarów ze stanu magazynu:

Rys. 335 Komunikat  z odpisania towarów

Przy prawidłowym stanie magazynu w powyższym raporcie powinniœmy otrzymać informacje o całkowitym odpisaniu wszystkich towarów. Czasami może się zdarzyć sytuacja, że niektórych towarów brakuje (np. nie zastała jeszcze wpisana faktura zakupu). Wówczas program pozostawia w tabeli takie towary. Po wpisaniu faktury zakupu możliwe jest ponowne odpisanie. Mogš również wystšpić sytuacje, gdy na kasie sprzedano omyłkowo jeden towar zamiast innego. W takim wypadku ponowne odpisywanie nie ma sensu i należy takš sytuację naprawić poprzez usunięcie niepotrzebnych towarów klawiszem DELETE. W każdym wypadku przed ponownym odbiorem z kasy powinniœmy dbać, aby tabela była pusta. Pozwoli to użytkownikowi na bezbłędnš kontrolę nad stanem magazynu. Pozostawianie zapisów w tabeli i odczytywanie kas oczywiœcie nie jest błędem, ale odradzamy takie postępowanie.

Opcja F7 Usuń z kasy  (Rys. 334 ) służy do usuwania niepotrzebnych towarów z kasy. Przed wybraniem tej opcji konieczne jest odebranie towarów z kasy z zaznaczeniem, że chcemy odebrać wszystkie towary ([X] Odczytanie z pełnš  listš  towarów... Rys. 334 ). Po odbiorze otrzymujemy w tabeli wszystkie towary, które znajdujš się w pamięci kasy. Następnie wybieramy opcję klawiszem F7 Usuń z kasy otrzymujšc okno dialogowe (Rys. 336 ).

Rys. 336 Usuwanie towarów z kasy

Od użytkownika zależy, którš opcję wybierze. Najbardziej sensowny jest wybór towarów, Tych, których brak w magazynie (Rys. 336 ). W sytuacji,  gdy chcemy usunšć tylko jeden lub kilka wyselekcjonowanych towarów, wystarczy je zaznaczyć przed wywołaniem tej opcji w rubryce „Uwagi”.  W takim wypadku po zaznaczeniu wybieramy opcję F7 Usuń z kasy, a następnie Zaznaczonych do usunięcia z kasy (Rys. 336 ).

UWAGA: Nie wszystkie kasy umożliwiajš kasowanie z komputera! Na niektórych kasach konieczne jest ponadto wykonanie specjalnych raportów umożliwiajšcych kasowanie towarów.

Opcja F8 Zapis na dyskietkę oraz F11 Odczyt z dyskietki (Rys. 334 ) służy do przenoszenia odczytów z kas na inne komputery. Przykładowo: Jeżeli firma posiada wiele oddziałów i chce otrzymywać od nich odczyty z kas, aby wprowadzać je na głównym komputerze w siedzibie firmy, możliwe jest zastosowanie tych opcji. Oczywiœcie ma to sens wtedy, gdy w danym oddziale nie ma linii telefonicznej i niemożliwy jest odczyt kasy poprzez modem.

Opcja F10 Ustawienia kasy umożliwia szybki dostęp do zaawansowanych parametrów kasy.

Opcja Ctrl-P Serwis służy serwisantom programu w krytycznych przypadkach i została wyjaœniona w rozdz. Problemy transmisji - opcje serwisowe na str. 286

&

Istnieje możliwoœć rozbudowy programu Small Business o moduł współpracy z kasami w trybie On-Line. Tryb ten umożliwia programowanie towarów i odczyt sprzedaży w zadanych odstępach czasu. Możliwe jest także ustawienie operacji odczytu i programowania o okreœlonej porze dnia np. wieczorem. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy użytkownik posiada wiele kas i musi „stracić” wiele czasu na wywoływanie odczytu z każdej kasy osobno. W takim wypadku wystarczy zlecić programowi odczyt kas o okreœlonej porze, gdy sklep jest już zamknięty.



Użytkownik kasy fiskalnej jest zobowišzany do drukowania z kasy codziennych raportów fiskalnych. W programie jest miejsce, gdzie należy wpisywać raporty fiskalne otrzymane z kasy. Tabela ta znajduje się w menu: Kasy / Raporty z kas fiskalnych.

Rys. 337 Menu kasy

Wpisywanie raportów jest konieczne ze względu na obliczanie deklaracji VAT-7. Użytkownicy, którym deklarację wypełniajš biura podatkowe nie muszš tego robić. Choć program został przystosowany do wpisywania codziennych raportów fiskalnych, to codzienne wpisywanie można zastšpić jednym wpisem na koniec miesišca. Należy wtedy wpisać kwoty z raportu miesięcznego wydrukowanego w tym celu na kasie.

Rys. 338 Wpisanie nowego raportu fiskalnego

UWAGA: Dla niektórych kas zaimplementowano opcję odczytu raportów z kasy (np. ZEG AKT, Elzab). Wystarczy w ww. tabeli nacisnšć F10 Odczyt z kasy (Rys. 338 ), aby odczytać raport z kasy.



Program posiada możliwoœć odczytania z kasy ostatnich paragonów i wystawienia na ich podstawie faktury (rachunku). Opcja ta zaoszczędza sporo czasu koniecznego do wypisania faktury umożliwiajšc automatyczne przepisanie pozycji z paragonów wystawionych na kasie. Opcja ta ma zastosowanie tylko w stosunku do niektórych kas fiskalnych np.  Elzab, ZEG seria AKT, Adax, Sancash, NCR, Posnet ECR.

Aby wystawić takš fakturę należy postępować jak podczas wystawiania zwykłego dokumentu sprzedaży tzn. Wejœć to tabeli: Tabele / Sprzedaż / Faktury sprzedaży dla firm nacisnšć F5-wpisz fakt/ rach, wybrać kontrahenta i będšc już w „Częœci towarowej dokumentu sprzedaży” nacisnšć F10 Odczyt kasy f.. Wtedy program poprosi o wybranie odpowiedniego paragonu lub doczytanie nowych paragonów z kasy. W systemach z wieloma kasami program poprosi jeszcze o wybranie kasy. Wybranie odpowiedniego paragonu będzie skutkowało wypełnieniem faktury odpowiednimi zapisami.

Rys. 339 Wybór kasy

Rys. 340 Wybór paragonu

Jest to specjalny rodzaj faktury z tzw. wpisami ręcznymi. Taka faktura nie zmniejsza stanów magazynowych bowiem one zostajš uaktualnione w wyniku odczytu z kas fiskalnych. Ponadto faktura zostanie wystornowana podczas obliczania deklaracji VAT-7 oraz ewidencji sprzedaży, bowiem VAT zapłacony na niej jest ujęty w raporcie fiskalnym.

UWAGA: Raporty fiskalne należy wpisywać przynajmniej raz na miesišc (patrz  Co należy robić z raportami fiskalnymi? na str. 273 ).

:

Aby uaktywnić transmisję w tych kasach konieczne jest ustawienie flagi 16 kasy na 0 (lub 1 w niektórych wersjach). Przed transmisjš konieczne jest wykonanie raportu fiskalnego umożliwiajšcego zmiany  w bazie towarów w kasie. Po odczycie sprzedaży, kasy drukujš raport fiskalny zerujšcy liczniki sprzedaży.

Ă

Transmisja do kasy może być prowadzona na szybkoœci 4800 lub 9600 bps. Transmisja przebiega w położeniu kluczyka stacyjki w poz. HELP po naciœnięciu [9]. Nie jest istotne przy tym, czy kasa jest trybie Off-Line czy On-Line. Transmisja towarów przebiega dwuetapowo. Najpierw program usuwa towary w kasie. Następnie prosi u zmianę położenia kluczyka stacyjki kasy do pozycji PGM, w której kasa drukuje usuwane towary. Następnie następuje przesłanie danych towarów, po których kasa ponownie drukuje zmiany w swojej bazie towarowej. Taki sposób komunikacji jest konieczny ze względu na specyfikę kasy, dlatego aby zminimalizować iloœć wydruków należy unikać przesyłania całej bazy towarowej do kasy. Ponadto przed transmisjš należy odczytać sprzedaż programem i wykonać raport zerujšcy PLU [PLU4] (żółty klawisz z cyfrš 4). Jest to konieczne, aby wszystkie towary zostały zaprogramowane w kasie. Ponadto sugerujemy, aby opcja kasy zerujšca liczniki PLU nie była zwišzana z raportem dobowym, lecz raportem wybieranym klawiszem [PLU4]. Po odczycie sprzedaży programem należy bezwzględnie wykonać raport zerujšcy sprzedaż PLU. Jest to konieczne, aby wielokrotnie nie odczytywać tej samej sprzedaży z kas.



Programowanie towarów można przeprowadzić wyłšcznie po raporcie fiskalnym (Klucz w poz. ‘Z’ GOTÓWKA) i raporcie działów (Klucz w poz. ‘Z’ 99 GOTÓWKA)

¸

Kasy komputerowe takie jak: Elzab Xcel 261, Ibm Sure One, ICS 201 sš obsługiwane w programie na zasadzie drukarek fiskalnych. Sprzedaż na tych kasach prowadzi się tak jak na standardowym komputerze. W zwišzku z tym, że ekrany tych kas sš małe opracowana została specjalna opcja sprzedaży znajdujšca się w menu: Dokument /Paragon fiskalny/. Więcej informacji na ten temat znajdziecie Państwo w rozdziale opisujšcym drukarki fiskalne.

á

Jeżeli w kasach jest zainstalowany program EuroPos i sprzedaż realizowana jest właœnie przez ten program, to współpraca w takim wypadku wyglšda podobnie jak w przypadku innych kas fiskalnych. Konfiguracja kasy sprowadza się w tym przypadku do ustalenia dysku, na którym umieszczony jest program EuroPos. W programie EuroPos należy ponadto wykonać konieczne ustawienia umożliwiajšce współpracę z zewnętrznym programem magazynowym, tzn. w opcjach konfiguracji magazynu w EuroPos-ie ustawić opcje:

Komunikacja z kasš opiera się na przesyłaniu plików. Program wysyła dane o towarach do pliku ITEM.TXT (lub ITEM2.TXT w przypadku EuroPos2) w katalogu \EURO_BO\SPx (x – nr kasy). Podobnie przy odczycie sprzedaży program pobiera informacje z plików SALES.TXT (lub SALES2.TXT). Podczas odczytu z EuroPos2 program zapyta o przedział czasowy z jakiego dane majš zostać pobrane. Program automatycznie podpowiada poczštkowy przedział, ale mimo wszystko należy go zawsze kontrolować. Kontrola użytkownika ma na celu zapobiegnięcie sytuacjom, w których dane mogš zostać odczytane dwukrotnie lub nie odczytane.

í

Dla tych kas zaimplementowano w programie możliwoœć odczytu raportów fiskalnych. Odczyt raportu polega na wybraniu opcji pod klawiszem F10 Odczyt z kasy w tabeli: Kasy /Raporty z kas fiskalnych/. Przy współpracy poprzez modem z tymi kasami należy korzystać wyłšcznie z modemu kasowego produkowanego przez Elzab. Zwykłe modemy nie nadajš się ze względu na brak przesyłania linii CTS,RTS portu szeregowego. W kasach Elzab Delta istnieje możliwoœć wykorzystania kart rabatowych. Wydruk takich kart jest możliwy z programu z opcji F11 Karty rabat. Znajdujšcej się w dialogu konfiguracji kasy (Rys. 329 ). Program, aby umożliwić  współpracę z urzšdzeniami etykietujšcymi takimi jak: Optimus Ic-803 wysyła do kasy niektóre towary w specjalny sposób. Podczas programowania towarów, których symbole zaczynajš się cyframi 27... oraz 29... do kasy wysyłane jest tylko szeœć poczštkowych cyfr.

Rys. 341 Drukowanie kart rabatowych

Odczyt danych o sprzedaży towarów i opakowań może odbywać się w dwóch trybach. Pierwszy polega na odczycie liczników sprzedaży. Drugi polega na odczycie bufora paragonów i wymaga włšczenia opcji w kasie „KONTROLA BUFORA PARAGONÓW” na TAK. Włšczenie tej opcji powoduje to, że paragony nie wysłane do programu z kasy nie zostanš „stracone”. Kasa będzie sygnalizować koniecznoœć odczytu przez komputer bufora paragonów. Ten drugi tryb odznacza się większš stabilnoœciš w stosunku do pierwszego trybu i należy go stosować w przypadkach błędów transmisji. Włšczenie odczytu sprzedaży poprzez odczyt bufora polega na uaktywnieniu opcji  (Rys. 342 )

Rys. 342 Konfiguracja kasy Elzab z odczytem bufora paragonów

Koniecznoœć korzystania z WinCom-a podczas komunikacji z kasami Elzab-u. od wersji 4.4L+.

Ze względu na to, że wersja 32-bitowa naszego programu jest niczym innym jak prawdziwym programem windows-owym (tyle że w konsoli DOS) konieczne jest wykorzystanie specjalnego urzšdzenia minimalizujšcego problemy komunikacji z kasami. Urzšdzenie o nazwie Wincom jest dostarczane przez producenta kas, firmę Elzab w cenie ok. 120 zł. Producent sugeruje, że problemy z transmisjš występujš wyłšcznie w przypadku programów DOS-owych. Nie należy tego rozumieć arbitralnie. Z naszego doœwiadczenia wynika, że problemy zaczynajš się dopiero w przypadku aplikacji 32-bitowych. Z tego powodu zmodyfikowaliœmy sterowniki kas elzabowskich, tak aby możliwe było wykorzystanie Wincom-a. Do tej pory nasi użytkownicy nie musieli stosować Wincom-a. Od wersji programu 4.4L+ (dostępnej od marca 2001) będziemy sugerować nabycie tego urzšdzenia ze względu na powtarzajšce się sygnały o niepoprawnych odczytach z kas.

           Wersja 4.4L+ oprócz zaimplementowania obsługi Wincom-a posiada zmodyfikowanš obsługę odczytu z kasy nie bazujšcš na kontroli linii CTS/DSR. Według nas powinno to usprawnić odczyt u wszystkich użytkowników, także tych nie posiadajšcych Wincom-a.

 W systemach Windows NT/2000 nie jest możliwe korzystanie z Wincom-a!

 Wynika to ze specyfiki obsługi portów szeregowych w tych systemach

-

W kasach IBM Entry pracujšcych z wykorzystaniem sieci Fast Chan. konieczne jest umieszczenie w pliku CONFIG.SYS linii ze sterownikiem SLIFC.EXE np. DEVICE=C:\IBM\SLIFC.EXE /D0000

Ponadto do prawidłowej pracy należy przyporzšdkować stawki w programie do odpowiednich grup w kasie.



Przed programowaniem towarów w kasach IES Electronics należy pamiętać o wczeœniejszym odczycie sprzedaży towarów. Nie zastosowanie się to tej uwagi będzie skutkowało utratš informacji o sprzedaży.

Z tego względu, że kasa nie rozróżnia przy przesyłaniu do komputera kodów towarów poprzedzonych zerem (zerami) program zawsze wysyła do kasy towary usuwajšc poczštkowe zera. (Np. jeżeli towar ma symbol „001” to będzie on przesłany do kasy jako „1”). Można taki tryb wyłšczyć przez modyfikację pliku konfiguracyjnego

STANOW0x.INI  (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tš należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisujšc linię z sekcjš [IES] i w niej dopisać linię Zero=1. Aby ponadto dać możliwoœć zmian cen przez kasjera należy dopisać linię Cena=1.

P

Kasy (wagi) powyższe nie majš możliwoœci odczytu informacji o sprzedaży.

ě

Odczyt informacji o sprzedaży polega na odczycie z kasy zapisów na paragonach. Kasa wysyła do komputera zawsze kompletne informacje z całego dnia (a nie od ostatniego wysłania). Informacje te sš kasowane dopiero po wykonaniu raportu dobowego. W zwišzku z tym aby nie utracić informacji o sprzedaży kasę należy odczytać zawsze tuż przed wykonaniem raportu dobowego! Oprócz wysyłania towarów możliwe jest wysyłanie opakowań (w programie taki towar powinien mieć stawkę ‘opak’) oraz wišzanie towarów z opakowaniami. Wišzanie towaru realizujemy w ten sposób, że  w nazwie towaru w dowolnym miejscu wpisujemy nazwę opakowania poprzedzonš znakiem ‘#’ (np. ‘#butelka). W takim wypadku towar na kasie zostanie automatycznie sprzedany z opakowaniem.

ę

Program komunikuje się z wagš na fabrycznych ustawieniach parzystoœci i bitu stopu dlatego nie należy tych parametrów zmieniać. Do wag wysyłane sš towary, których indeksy PLU nie przekraczajš 500. Kod kreskowy powinien (ale nie musi) zaczynać się na 20,21,22,...29.

W wadze DSA-500/585 należy w opcjach wagi Funkcja 24 – ETYKIETA KOD KRESKOWY zaprojektować kod kreskowy EAN13 WAŻONY na: „CCCCCCCIIIII” lub „CCCCCCCQQQQQ”. W pierwszym przypadku w kodzie kreskowym będzie cena towaru, w drugim masa.

W przypadku wag DSA-800/802/803 należy w funkcji 03 (Programowanie kodu kreskowego dla pierwszego formatu paragonu) ustawić albo tryb bc1(bez cyfry kontrolnej) albo tryb bc5. W pierwszym przypadku w kodzie kreskowym będzie cena towaru, w drugim masa.

Programujšc wagi etykietujšce należy pamiętać, że program programuje w wadze tylko 7 poczštkowych cyfr kodu kreskowego, na następnych cyfrach waga wpisuje cenę, lub masę artykułu. Należy zadbać o poprawnš identyfikację danego towaru (kod PLU) przez personel. Najlepiej zawsze stosować regułę, że w kodzie kreskowym częœć cyfr odpowiada nr PLU. Przykładowo:

Jeżeli symbol towaru w programie jest:  2900123, to indeks PLU powinien  być równy 123.

(symbol może być dłuższy niż 7 cyfr np. 2900123000000 ponieważ do wagi program przesyła tylko 7 poczštkowych cyfr symbolu)

UWAGA:

Jeżeli etykiety drukowane przez powyższe wagi majš być czytane przez program w opcji Dokument /Paragon fiskalny Alt-F6, to w opcji: Miesišce /Inne urzšdzenia /skaner kodu kreskowego /definicje kodów spec.../ należy zdefiniować specjalne kody wg tabeli:

Typ wagi

Definicja kodu

Kod specjalny w programie

DSA-500/585

CCCCCCCIIIII

NNxxxxxCCCcc?

DSA-500/585

CCCCCCCQQQQQ

NnxxxxxIIiii?

DSA-800/802/803

Bc1

NNxxxxxCCCcc?

DSA-800/802/803

Bc5

NnxxxxxIIiii?

Zamiast NN należy wpisać cyfry 20,21,22,...29

Program umożliwia wysyłanie do wagi także towarów o PLU większym niż 500 i robi to w taki sposób, że kod PLU obcinany jest do 3 cyfr. Oznacza to, że towar np. z PLU=1234 będzie zaprogramowany w wadze jako PLU=234. Ustawienie takiego trybu pracy programu jest możliwe po wstawieniu następujšcego zapisu w pliku konfiguracyjnym STANOWxx.INI:

[Waga]

trans=1

É

Do współpracy z systemem TTM konieczne jest zainstalowanie sterowników w CONFIG.SYS oraz AUTOEXEC.BAT. Ponadto program do transmisji wykorzystuje program EDE.EXE (dostarczany wraz z pakietem kasy TTM z Optimus-a). Pogram ten posługuje się plikami Manart.dat, Manart.idx, Manbar.idx, Config.mas, Articmas.dat, Articmas.idx, dlatego pliki te muszš znajdować się wraz z EDE.EXE w katalogu C:\EPOS. Small Business umożliwia wysyłanie do kasy towarów i odbiór sprzedaży. Dodatkowo zaimplementowane zostały funkcje otwarcia i zamknięcia sklepu, oraz raport fiskalny, które sš dostępne w oknie dialogowym konfiguracji kasy. Ponadto nie należy uruchamiać programu Epos Master (zwłaszcza podczas sprzedaży na kasach). Program ten przechwytuje informacje o sprzedaży przeznaczone dla Small Business-u, w wyniku czego częœć informacji o sprzedaży może zostać utracona.  Można natomiast używać program EDE.EXE. Przykładowo, gdy użytkownik chce otworzyć sklep może uruchomić program EDE z parametrem 41, natomiast gdy chce go zamknšć z parametrem 42. (np. EDE 41  1)

UWAGA: Jeżeli chcemy sprzedać na kasie towar ważony, lub ułamkowš jego częœć, to należy jednostkę takiego towaru w programie zdefiniować jako „kg”.

˙

Kasa ta posiada możliwoœć drukowania bonów na drukarce podłšczonej do kasy. Aby wydruk nastšpił na odpowiedniej drukarce należy towarowi przypisać numer drukarki, który wpisujemy w polu „indeks (PLU)” i powinien on być w zakresie od 1 do 4.

|

Kasa posiada możliwoœć łšczenia towarów. Aby wykonać łšczenie (tandem) należy w polu „symbol kod pask”

wpisać nr towaru łšczonego poprzedzajšc go znakiem „+”. Np. chcšc połšczyć towar o kodzie 5678 z towarem o kodzie 123 należy w symbolu wpisać: 5678+123.

Kasa posiada możliwoœć kontrolowania stanów. Tzn. można zabronić kasie sprzedaży artykułu, jeżeli jego stan spadnie do zera. Aby kasa pracowała w trybie kontroli stanów konieczne jest przełšczenie kasy. Może tego dokonać serwisant kasy. Ponadto w programie należy zmodyfikować tryb pracy z kasš. Przełšczenie trybu może być wykonane przez zmianę zapisu w pliku konfiguracyjnym programu STANOW0x.INI  (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tš należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisujšc linię Stany=1 w sekcji [KasaX] (X-nr kasy). Np. aby włšczyć tryb kontroli w kasie nr 1 należy znaleŸć sekcję [Kasa1] i w niej dopisać linię Stany=1.

Aby usunšć towary w kasie należy wykonać odbiór (z pełnš listš towarów !) oraz wykonać przed transmisjš usuwajšcš towary następujšce raporty:

31 [Razy/Czas] [Podsuma]

13 [Razy/Czas] [Podsuma]

13 {Razy/Czas] [Ogółem]

Symbole towarów zaczynajšce się cyframi 28.... sš programowane w specjalny sposób. Do kasy wysyłane jest tylko szeœć poczštkowych cyfr. Umożliwia to współpracę z urzšdzeniami etykietujšcymi takimi jak: Optimus Ic-803.

\

Kasa posiada możliwoœć łšczenia towarów. Aby wykonać łšczenie (tandem) należy w polu „symbol kod pask”

wpisać nr towaru łšczonego poprzedzajšc go znakiem „+”.Należy pamiętać oby łšczony towar był opakowaniem! Istnieje możliwoœć ustalenia precyzji z jakš może być sprzedawany towar. Tzn. czy można sprzedać jego ułamkowš częœć. Precyzję ustala się w pisujšc w polu symbolu w programie ‘.’ (kropkę) a za niš dokładnoœć od 0 do 3. Np. chcšc połšczyć towar o kodzie 5678 z towarem o kodzie 123 oraz ustalić precyzję na 0 należy w symbolu wpisać: 5678+123.0 lub 5678.0+123

W kasie System istnieje możliwoœć stosowania kart rabatowych. Program umożliwia drukowanie przykładowych kart dla tej kasy. Drukowanie jest możliwe w opcji konfiguracji kasy klawiszem F11Karty rabatowe. Wydruk jest postaci: AAAAAARRMMDDX gdzie:

AAAAAA - dowolny identyfikator cyfrowy od 0 do max 6 cyfr,

RRMMDD -data ważnoœci RR - rok, MM-miesišc, DD - dzień,

X-nr rabatu

Karty takie mogš zostać odczytane przez kasę pod warunkiem zdefiniowania odpowiednich parametrów takiej karty w kasie.

Optimus Tango, Rumba i współpraca z wagami metkujšcymi (np. Optimus-ic 803)

Do współpracy z kodami wagowymi należy w kasie włšczyć w opcji 19 (Opcje globalne) typ kodu wagowego nr 3. Ponadto w programie w konfiguracji tych kas umieszczono opcję F10-Kody wagowe umożliwiajšcš zdefiniowanie zakresu kodów wagowych programowanych w wadze metkujšcej. Ze względu na to, że dotyczy to tylko niektórych wersji EPROM-u należy aktywować tš opcję tylko wtedy, gdy mamy problemy ze zgraniem kasy z wagš metkujšcš. W opcji należy wskazać jakimi cyframi rozpoczynajš się kody wagowe (np. 27) oraz jaki zakres PLU ma być zarezerwowany w pamięci kasy na te kody. Np. przy współpracy z wagš metkujšcš  OptimusIc-803 zakres wynosi 1-500. 

Przykładowo, jeżeli symbol towaru w Small Business: 2700123 to w kasie zaprogramuje się kod 123. Przy odczycie sprzedaży komputerem z kasy program dopisze do tego kodu na poczštku 4 cyfry: 2700 tworzšc kod:  2700123.

Q

Współpraca z tš kasš odbywa się przy pomocy programów: WRZUC.EXE, OBROT.EXE oraz SCIAGNIJ.EXE.

Programy te należy pobrać z serwisu internetowego firmy Posnet (www.posnet.com.pl/posnet2000).

Dla sytemu WIN9x należy pobrać programy WinWrzuc.exe,WinObrot.exe oraz WinSciagnij.exe. W systemie DOS należy wczeœniej uruchomić (najlepiej wpisać go w AUTOEXEC.BAT) sterownik TCP/IP (Packet driver) umożliwiajšcy komunikację z serwerem kasowym pracujšcym w œrodowisku Linux. Zwykle taki sterownik jest umieszczony w katalogu PACKET,PCIPKT lub PKT na dyskietce do karty sieciowej.

a

Kasa posiada możliwoœć współpracy z kodami kreskowymi, w których zapisana jest masa towaru. Etykiety takie sš tworzone np. Przez wagę metkujšcš Optimus-ic 800/801/802/803. Waga powinna pracować w trybie bc5. Program umożliwia programowanie kodów wagowych w kasie. Programowane towary powinny mieć symbol rozpoczynajšcy się cyfrš ‘2’. Np. 2803500

ź

Odczyt informacji o sprzedaży w tych kasach realizowany jest przez odczyt bieżšcych liczników sprzedaży i porównanie ich z poprzednim odczytem. Takie rozwišzanie ma na celu ominięcie koniecznoœci wykonania raportu sprzedaży artykułów, a tym samym uniknięcie czasochłonnego wydruku raportu na kasie. Jest to według naszej firmy rozwišzanie niezbyt eleganckie i jak dowodzi praktyka mało skuteczne. Dlatego proponujemy użytkownikom wyłšczenie tego trybu kosztem wykonywania czasochłonnych raportów, ale dzięki temu zapewniajšcym pewnoœć odczytanych informacji o sprzedaży. Przełšczenie trybu może być wykonane przez zmianę zapisu w pliku konfiguracyjnym programu STANOW0x.INI  (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tš należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisujšc linię RAPORT_Z=1 w sekcji [KasaX] (X-nr kasy). Np. aby wyłšczyć tryb w kasie nr 1 należy znaleŸć sekcję [Kasa1] i w niej dopisać linię RAPORT_Z=1. Wówczas po transmisji program będzie żšdał  wykonania raportu sprzedaży towarów.

W kasach ER-5140 (oraz ER-5140FI) możliwe jest dodanie kaucji do towaru poprzez wpisanie w symbolu towaru znaku hash (‘#’) a tuż za nim numeru  kaucji. W kasach ER-5140FI możliwe jest dodatkowo połšczenie towaru z innym towarem poprzez wpisanie w symbolu znaku plus (‘+’), a tuż za nim kodu PLU towaru łšczonego. Np. gdy symbol towaru będzie wyglšdał następujšco: 1234#5+789 to towar o symbolu 1234 będzie miał kaucję nr 3 oraz będzie połšczony z kodem 789.

Ó

Programowanie towarów w kasie składa się z 4 etapów: EAN, ceny EAN, PLU, ceny PLU. Etapy 2 i 4 (zmiany cen) sš wykonywane dlatego, aby użytkownik miał pewnoœć zmiany cen w kasie. Takie rozwišzanie posiada pewnš wadę objawiajšcš się dwukrotnym wydrukiem programowanych kodów w czasie  transmisji.

Small Business umożliwia programowanie kodów wagowych (np. dla wagi Medesa RK-10) oraz potrafi zaprogramować kasę do współpracy z etykietami produkowanymi przez wagi metkujšce (Optimus DSA-500/585/801/802/803)

Aby kasa „widziała” takie kody należy odpowiednio zdefiniować w kasie nietypowy kod EAN (instrukcja obsługi kasy str. 44).

Przy programowaniu kodów dla wagi przesyłajšcej masę towaru (np. Medesa RK-10) należy przed transmisjš zaznaczyć opcję programowania towarów PLU (sprzedawanych klawiszem KOD) oraz zakres kodów jakie majš być przeznaczone dla sprzedaży przez wagę. Program zaprogramuje w kasie te towary jako EAN w formacie 20XXXXX000000. Konieczne jest więc, aby w kasie istniał plik towarów EAN.

Podobnie wyglšda zagadnienie współpracy kasy z etykietami drukowanymi przez wagi metkujšce. W tym jednak przypadku zaznaczamy opcję programowania kodów kreskowych EAN oraz opcję dodatkowego zaprogramowania kodów PLU. Kod PLU pobierany jest z cyfr 3,4,5,6,7 kodu EAN. Przykładowo: Jeżeli w programie dany towar ma symbol „2400056” to do kasy zostanie wysłany dokładnie taki kod kreskowy, a ponadto program zaprogramuje kod PLU o wartoœci 56.

ő

Dla tych kas zaimplementowano w programie możliwoœć odczytu raportów fiskalnych. Odczyt raportu polega na wybraniu opcji pod klawiszem F10 Odczyt z kasy w tabeli: Kasy /Raporty z kas fiskalnych.

Ü

Kasa Dataprocess DSA4000S posiada możliwoœć drukowania paragonów nie tylko przez operatora kasy, ale również zdalnie z komputera. Paragony drukowane z komputera posiadajš status tzw. „dokumentów do paragonów z kasy fiskalnej“. Oznacza to, że taki paragon wystawiony na komputerze i wydrukowany na kasie nie powoduje zdjęcia ze stanu magazynu. Ponadto jest on stornowany w ewidencji VAT oraz w księdze podatkowej. Stany magazynowe zostajš uaktualnione dopiero po odczytaniu sprzedaży z kasy. W przypadku drukowania na kasie paragonów(faktur) z terminem płatnoœci program wydrukuje na kasie płatnoœć czekiem. Aby korzystać z opcji drukowania paragonów na kasie z komputera nie sš wymagane żadne specjalne ustawienia flag kasy.

˜

Producent powinien w instrukcji kasy wyjaœnić sposób wykonania kabla połšczeniowego pomiędzy kasš a komputerem. Nie jest to niestety obowišzujšcy zwyczaj, więc poniżej przedstawiamy tabele połšczeń pomocne do wykonania kabli w najczęœciej stosowanych kasach:

Typ kasy

Kasa

Komputer

Wtyczka DB9 lub RJ

Apollo Kisu /Mikuni Termiczna

2

3

4

5

zworka 7-8

3

2

4

5

Apollo Yoka

5

3

4

2

2

4

3

5

Adax fasy

Sancash 410RS

NCR 2197

Total Tax

Apollo Jet

2

3

5

2

3

5

Apollo Pollner

4

6

7

5

3

2

Camea 100 110 Dynamic

3

4

5

3

2

5

Casio FE 300T

2

3

4

5

7

8

3

2

4

5

7

8

Casio FE 800

Samsung ER350F

Samsung ER-5140F

2

3

4

5

6

7

8

3

2

6

5

4

8

7

Dataprocess DSA 4000

2

3

7

zworka 4-5

2

3

5

Euro 2000

2

3

5

3

2

5

Euro Fis OPAL

2

3

5

3

2

5

Euro Fis TURKUS

6

5

3

2

3

5

IBM Entry

2

3

4

5

2

3

Libella Pro

2

3

5

3

2

5

NCR 2190

2

3

5

3

2

5

Omron RS 2810

1

6

7

zworka 4-5

2

3

5

Optima CR 300

2

3

5

3

2

5

Optimus Passa

4

6

7

2

3

5

Optimus PS 2000

1

2

3

4-8-9 zwarte

2

3

5

Optimus Tango

2

4

8

zworka 1-6

zworka 3-5

3

2

5

Posnet ECR

2

3

5

3

2

5

Posnet Personal

2

3

4

5

2

3

Sancash 415PF

1

2

3

3

2

5

Sharp 445

Sharp 495

2

3

5

zworka 7-8

zworka 1-4-6

3

2

5

ZEG Kfm 2000

2

3

5

3

2

5

c

Small Business został wyposażony w opcje umożliwiajšce diagnostykę współpracy urzšdzeń przez porty szeregowe. Opcje sš przeznaczone dla serwisantów programu i nie powinny być używane przez zwykłych użytkowników. Umożliwiajš one np. ustalenie przyczyn problemów transmisji. Opcje serwisowe można włšczyć wybierajšc Ctrl-P Opcje serwisowe  będšc w tabeli: Kasa /Programowanie /Kasa 

lub Kasa /Odczyt Sprzedaży/ Kasa

Rys. 343 Opcje serwisowe

Poszczególne opcje oznaczajš:

Rys. 344 Archiwum odczytów z kasy

Uwaga:

Istnieje możliwoœć wycofania odpisanej już sprzedaży z kas. W tym celu należy wejœć do odpowiedniego magazynu. Następnie wywołać opcję Ctrl-P (opcja nie jest widoczna i aktywna tylko przez naciœniecie klawiszy). Po wybraniu pokaże się okno dialogowe, w którym należy wybrać opcję usuwania danych z kasy fiskalnej i podać datę usuwanych zapisów.

˘

Small Business obsługuje cztery porty szeregowe (COM1,COM2,COM3,COM4) oraz porty szeregowe o nie standardowych parametrach. W przypadku posiadania takiego portu należy znać jego adres oraz przerwanie. Port taki zaznaczamy w programie jako „inny” w dialogu konfiguracji kas fiskalnych. Przy zaznaczaniu tego portu program poprosi o wpisanie koniecznych ustawień (adres, IRQ). Powyższe informacje nie dotyczš wersji 32-bitowej pracujšcej w œrodowisku Windows 98 z włšczonym sterownikiem 32-bitowym (Rys. 343 ), w której dostępne sš tylko zdefiniowane wczeœniej w systemie porty COM. W przypadku wykorzystania właœnie takiego sterownika nazwę portu należy wpisać w dialogu (Rys. 346 ) natomiast wartoœć Port oraz IRQ powinna wynosić zero.

Rys. 345 Wybór portu komunikacji

Rys. 346 Wpisywanie niestandardowych ustawień

Ą

Small Business posiada możliwoœć współpracy z kartami multiport np. Longshine LCS-8880 posiadajšcš cztery porty szeregowe. Do portów tych można podłšczyć cztery dodatkowe kasy fiskalne. Aby poprawnie skonfigurować kartę multiportu należy sprawdzić, czy:

Takie ustawienia dajš nam następujšce wartoœci adresów kolejnych portów: 2A0, 2A8, 2B0, 2B8 oraz przerwanie IRQ=5 na wszystkich portach. Wartoœci wymienione powyżej należy wpisać w programie podczas konfiguracji portu jako „inny”.

Ľ

Multiplekser jest urzšdzeniem umożliwiajšcym podłšczenie do jednego portu komputera czterech kas fiskalnych. Urzšdzenie posiada cztery wyjœcia do kas oraz jedno wejœcie, które służy do podłšczenia z komputerem. Multiplekser został zaprojektowany do współpracy z kasami produkowanymi przez Elzab, lecz nasza firma dostosowała go w programie do wielu innych urzšdzeń. Aby przekonać się czy wykorzystanie multipleksera jest możliwe z danym urzšdzeniem( kasš) należy sprawdzić czy w konfiguracji kasy fiskalnej jest dostępne pole „multiplekser” lub „MUX” umożliwiajšce wpisanie numeru kanału multipleksera. (W nowszych wersjach lista urzšdzeń będzie sukcesywnie zwiększana)

°

Program automatycznie rozpoznaje ten typ multipleksera i podobnie jak w multiplekserze Elzab umożliwia przełšczanie wielu kas podłšczanych do jednego portu szeregowego.

_

Istnieje możliwoœć zdalnej obsługi kas przez linie telefonicznš za pomocš modemu. W tym celu w programie należy zaznaczyć dla podœwietlonej kasy opcję [X] Obsługa kasy przez MODEM (Rys. 347 ).

Rys. 347 Konfiguracja kas

Przy zaznaczaniu program poprosi o numer telefonu modemu kasy. Do współpracy przez modem konieczne jest wykonanie kabla połšczeniowego pomiędzy kasš a modemem oraz skonfigurowanie modemu. Kable do podłšczenia do modemu jest inny niż ten do połšczenia kasy z komputerem, Modem podłšczany do kasy należy skonfigurować tak, aby po włšczeniu zasilania był w stanie „Auto Answer”. Takš konfigurację modemu można wykonać przy pomocy terminalu i komend Hayes’a, ale wygodniej jest skorzystać ze specjalnej opcji programu, która sama skonfiguruje i przetestuje modem. W tym celu podłšczamy modem do komputera (kablem komputer-modem będšcym na wyposażeniu modemu). Następnie wybieramy opcję F5 Konfig. modemu kasy (Rys. 347 ). Po wybraniu tej opcji program poprosi o podanie parametrów  kasy obsługiwanej przez modem. Prosimy zwrócić szczególnš uwagę na szybkoœć transmisji, która musi być dokładnie taka sama jak ta ustawiona w kasie (Rys. 348 ).

Rys. 348 Dane zdalnej kasy

Operacja konfiguracji modemu składa się z kilku kroków. W czasie konfiguracji należy dokładnie wykonywać polecenia programu wypisywane na ekranie. Oprócz tego potrzebny będzie drugi aparat telefoniczny (może być telefon komórkowy), z którego należy zadzwonić pod numer modemu, w chwili gdy program tego zażšda. Pomimo tego, że dzwonienie pod modem zwykłym telefonem nie ma sensu i w słuchawce słychać jedynie szum, to cała operacja jest konieczna do stwierdzenia poprawnoœci działania modemu. Po całej operacji powinniœmy uzyskać potwierdzenie programu o poprawnym skonfigurowaniu urzšdzenia.

Nie wszystkie modemy zewnętrzne mogš współpracować z kasami. Przed zakupem takiego modemu należy poinformować się u sprzedawcy, czy modem „pamięta” ustawienia po wyłšczeniu zasilania. Tylko takie modemy będzie można poprawnie skonfigurować. Nasza firma przetestowała pozytywnie większoœć modemów znajdujšcych się na polskim rynku. Pozytywne testy zdały przede wszystkim modemy oparte na układach firmy Rockwell (np. modemy firmy ZOOM). Oprócz tego dla kas prod Sharp należy stosować wyłšcznie modemy US Robitics (testy w naszej firmie wykonano na modelu 56K Faxmodem).Dla wszystkich typów kas produkcji Elzab należy stosować modem kasowy produkowany przez Elzab.

Aby wykonać kabel połšczeniowy pomiędzy kasš a modemem należy posłużyć się następujšcš tabelš:

Typ kasy

Kasa

MODEM

Wtyczka DB25

Elzab Alfa

Elzab Delta

Elzab System 600

Elzab sprawdzarka cen

Uwaga: Należy stosować wyłšcznie „modem kasowy” produkowany przez Elzab. Kabel połšczeniowy taki sam jak pomiędzy kasš  a komputerem

IBM Entry

Uwaga: W kasie należy włšczyć opcję

MODEM=1

DWIĘK TRANS.=0 

ZDALNA KLAW.=1

ECHO ZDL.KLAW.=1 w opcjach 99 FUNKCJA 9 FUNKCJA...

2

3

4

6

7

2

3

8

zworka 4-5

zworka 6-20

NCR 2190

Uwaga: Na czas nawišzywania komunikacji przez modemy kasę należy wyłšczyć i włšczyć dopiero wtedy, gdy na modemie zapali się kontrolka CD.

2

3

5

3

2

7

zworka 4-5

zworka 6-20

Adax Fasy

Sancash 410

NCR 2197

Uwaga: Na czas nawišzywania komunikacji przez modemy kasę należy wyłšczyć i włšczyć dopiero wtedy, gdy na modemie zapali się kontrolka CD.

2

3

5

2

3

7

zworka 4-5

zworka 6-20

Sanyo ECR-4x5

1

2

7

3

2

7

zworka 4-5

zworka 6-20

Sharp ER-A495

Sharp ER-A445/455

2

3

5

zworka 7-8

zworka 1-4-6

3

2

7

zworka 4-5

zworka 6-20

należy zastosować modem nie ustawiajšcy domyœlnej parzystoœci na NO PARITY (np. US Robotics 56K Faxmodem)

Sharp 235

1

2

3

4

5

6

7

8

7

3

2

6

5

4,8

1

6,8

Dataprocess DSA4000

2

3

5

7

2

3

6,20

7

zworka 4-5

IES Electronics

Posnet ECR

ZEG Kfm 2000

Libella Pro

2

3

5

3

2

7

zworka 4-5

zworka 6-20

Optimus Tango

1

2

3

4

5

6

8

6

3

4

2

5

20

7

Optimus PS2000

1

2

3

4-8-9 zwarte

2

3

7

zworka 4-5

zworka 6-20

i

Small Business obsługuje następujšce typy wag metkujšcych: Optimus-Ic 80x/5xx, DSA-5xx, Medesa CAT-5.x, Akademik LP-15). Ogólne zasady współpracy z wagami metkujšcymi wyglšdajš podobnie jak przy współpracy z kasami fiskalnymi. Stšd konfiguracja wag metkujšcych znajduje się w opcjach konfiguracji kas fiskalnych. Wagi metkujšce umożliwiajš drukowanie etykiet, które mogš być czytane przez kasy fiskalne. Aby kasy odczytywały odpowiednio informacje zawarte na wydrukowanej przez wagę etykiecie konieczne sš odpowiednie ustawienia kasy. Ustawienia takie należy przeprowadzić przy pomocy serwisanta kasy.

Natomiast w przypadku, gdy chcemy, aby etykiety wydrukowane przez wagę metkujšcš były odczytywane przez Small Business (a ma to miejsce wyłšcznie w opcji Dokument /paragon fiskalny Alt-F6) należy podobnie jak kasy skonfigurować program. Odpowiednie ustawienia wykonujemy w opcji: Miesišce /Inne 

urzšdzenia/ Skaner kodu kreskowego /Definicje kodów specjalnych.  Opis dostosowania programu został dokładnie przedstawiony w rozdziale „Karty rabatowe i kody kreskowe specjalne”.

Ž

Program umożliwia drukowanie paragonów na drukarkach. Przed przystšpieniem do pracy z drukarkš fiskalnš należy ustawić jej typ w programie. W tym celu wybieramy opcję konfiguracji drukarki znajdujšcš się w menu: Miesišce /Drukarka /Drukarka fiskalna. Okno dialogowe konfiguracji wyglšda jak na Rys. 349 .

Rys. 349 Konfiguracja drukarki fiskalnej

Rys. 350 Konfiguracja stawek VAT

Poprawne skonfigurowanie drukarki polega na wybraniu typu drukarki oraz portu COM do którego podłšczona jest drukarka. Dodatkowo należy sprawdzić, czy kolejnoœć stawek w drukarce jest identyczna z ustawieniami w programie. Sprawdzenia kolejnoœci i ewentualnej ich korekcji dokonujemy przyciskiem Stawki VAT. Należy w tym miejscu podkreœlić, że w niektórych drukarkach stawki sš oznaczane literowo (A,B,C,...), a nie cyfrowo (1,2,3..). W takim wypadku nie należy próbować wpisywać liter zamiast cyfr. Po prostu należy przyjšć, że stawka A=1,B=2 itd. (wartoœć stawki „zwol” może być dowolna z wyjštkiem zera). Oprócz podstawowych funkcji umożliwiajšcych wydrukowanie paragonu fiskalnego przepisy wymagajš aby drukarki posiadały możliwoœć wydrukowania raportu dobowego oraz raportu okresowego. Te funkcje oraz inne sš dostępne po wybraniu przycisku Parametry (w zależnoœci od typu drukarki iloœć dostępnych parametrów może być różna):

Rys. 351 Okno parametrów dla drukarki PosNet

Powyższe okno jest dostępne również przez naciœnięcie CTRL-I  podczas wystawiania paragonu lub faktury.

.

Program pozwala drukować paragony fiskalne po zakończeniu wystawiania paragonu lub faktury. W innych przypadkach (np. wystawienie faktury korygujšcej lub zwrot towaru) nie ma możliwoœci drukowania paragonów fiskalnych. Paragony fiskalne drukujemy zawsze po wystawieniu dokumentu dla osoby fizycznej (również po wystawieniu faktury VAT dla osoby fizycznej).

UWAGA:

Przepisy dopuszczajš drukowanie paragonów fiskalnych także do faktur VAT wystawionych dla firm (należy o tym poinformować urzšd skarbowy). Rozwišzanie takie upraszcza naliczanie podatku, ponieważ na koniec miesišca wystarczy wydrukować na drukarce fiskalnej raport okresowy, który w takim wypadku będzie pokazywał całkowitš sprzedaż w firmie z rozbiciem na poszczególne stawki. Wybranie takiego rozwišzania nie wymaga specjalnego konfigurowania programu.

Szczegóły dotyczšce wystawiania paragonów należy szukać w rozdziale poœwięconym sprzedaży. Ogólnie natomiast wystawianie paragonu przedstawia się następujšco:

Należy wybrać opcję znajdujšcš się w menu: Tabele /Sprzedaż /Paragony, faktury dla osób (Rys. 352 ).

Rys. 352 Menu spisu paragonów

Następnie będšc już w tabeli „Spis paragonów...” naciskamy klawisz F5 Nowy paragon. Program wejdzie do tabeli „Częœć towarowa paragonu”. Następnie klawiszem F5 WeŸ towar pobieramy towary do sprzedaży, podobnie jak ma to miejsce przy wystawianiu faktur. Gdy wpiszemy wszystkie pozycje, drukujemy paragon na drukarce fiskalnej naciskajšc CTRL-P.

 

UWAGA:

Podczas wystawiania faktur i paragonów dostępny jest także klawisz CTRL-I umożliwiajšcy dostęp do wydruku  raportów dobowych, okresowych, otwierania szuflady, itp.

?

Opcja ta została dokładnie omówiona w rozdziale: Sprzedaż: Opcja szybkiego wystawiania dokumentów.

Dla punktów sprzedaży detalicznej, gdzie sprzedaż prowadzona jest intensywnie wprowadzono specjalnš opcję umożliwiajšcš bardzo szybkš sprzedaż towarów. Dodatkowo opcja zaopatrzona jest w możliwoœć powiększania liter  i cyfr, tak aby możliwa była sprzedaż na systemach komputerowych zaopatrzonych w małe 9-cio calowe monitory (np. kasy komputerowe Elzab Xcel, IBM Sure One). Opcja sprzedaży detalicznej znajduje się w menu: Dokument /Dokument sprzedaży (Rys. 353 ).

Rys. 353 Opcja szybkiego wystawiania paragonu

Rys. 354 Ekran monitora podczas szybkiego wystawiania paragonów

Sprzedaż towaru przy zastosowaniu tej opcji sprowadza się do wpisania kodu kreskowego towaru ręcznie lub przy użyciu skanera.

UWAGA:

Podczas sprzedaży program wykrywa kody kreskowe, w których zawarta jest informacja o cenie lub masie towaru. Kody te powinny być wczeœniej zdefiniowane w menu:  Miesišce /Inne urzšdzenia/ Skaner kodu kreskowego/ Definicje kodów  specjalnych (Rys. 355 ).

Rys. 355 Definiowanie specjalnych kodów kreskowych

Informację jak należy zdefiniować specjalne kody należy szukać w rozdziale: „Kody kreskowe z informacjš o iloœci, wadze lub cenie”. Drukowanie naklejek z takimi kodami można przeprowadzić wyłšcznie na odpowiednich wagach wyposażonych w drukarki etykiet (Np. Optimus DSP-500 / 800, Medesa CAT-5.x). Program umożliwia zaprogramowanie takich wag w opcji: Kasy /Programowanie. Bardziej zainteresowanych użytkowników zagadnieniami zwišzanymi z konfiguracjš takich wag, a w szczególnoœci poprawnym zdefiniowaniem położenia odpowiednich cyfr w kodzie odsyłamy do rozdziału „Uwagi dotyczšce niektórych kas fiskalnych”

Oprócz tego można wykorzystać zwykłe wagi umożliwiajšce pomiar masy bezpoœrednio przy kasie – oczywiœcie wtedy, gdy majš możliwoœć podłšczenia do komputera. W takim wypadku należy wczeœniej skonfigurować typ wagi w menu: Miesišce /Inne urzšdzenia/ Wagi. Odczyt wagi sprowadza się wtedy do wybrania przycisku F7 waga umożliwiajšcego odczyt masy towaru ważonego.

Ś

Rys. 356 Menu Inne urzšdzenia

Opcja znajduje się z menu: Miesišce /Inne urzšdzenia /Karty rabatowe. Program posiada możliwoœć obsługi kart rabatowych oraz specjalnych kodów kreskowych, w których zakodowana jest informacja o działaniu jakie ma podjšć program po odczytaniu takiego kodu. Odczytywanie kart rabatowych przez czytnik lub skaner polega na odczycie z karty cyfr i znaków na podstawie których karta zostaje zidentyfikowana, a program może podjšć odpowiednie kroki (np. udzielenie rabatu, wystawienie faktury, itp.). Aby program mógł poprawnie odczytywać kartę należy zdefiniować sposób zapisanych na karcie znaków. Definicja znaków odczytywanych z karty polega na ustaleniu na których pozycjach sš takie elementy jak: data ważnoœci, kod identyfikacyjny firmy, nr klienta, nr rabatu, itp. W celu definiowania układu znaków na karcie posługujemy się następujšcymi znakami:

r - cyfra daty ważnoœci karty w kolejnoœci:

            dwie cyfry roku, dwie miesišca, dwie dnia

            parametr może nie występować bšdŸ występować

            tylko w postaci czšstkowej np. tylko 2 cyfry roku.

x - znak położenia znaku symbolu klienta

            parametr opcjonalny - może nie występować

? - znaki nieistotne, omijane przy odczytaniu karty

Pozostałe znaki (inne niż r, x, ?) mogš być wykorzystane do identyfikacji karty.

Rys. 357 Wzorce kart rabatowych

Karty rabatowe można zamówić w specjalizujšcych się w produkcji takich kart firmach, ale można także wytworzyć je we własnym zakresie. Aby wydrukować karty rabatowe wybieramy „F7 Drukuj kartę rabatowš”:

Rys. 358 Dla skanera klawiaturowego

Rys. 359 Dla skanera na łšczu szeregowym

Przykład:

Jeżeli wzorzec wyglšda następujšco: ABCDrrrrxxxxx to po odczytaniu karty rabatowej o przykładowym kodzie: ABCD0312JOKER

program rozpozna w tej karcie następujšce elementy:

1.  znaki rozpoznawcze: 'ABCD'

2.  datę ważnoœci karty:  grudzień 2003

3.  symbol klienta: „JOKER”

Należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku skanera klawiaturowego (podłšczanego pomiędzy komputer a klawiaturę) zapis <Shift-F5> w polu „Kod kreskowy” (Rys. 358 ) należy przed wydrukiem skasować. Oznacza to, że aby odczytać kartę rabatowš skanerem klawiaturowym konieczne jest wczeœniejsze naciœnięcie kombinacji klawiszy Shift-F5 na klawiaturze natomiast odczytanie skanerem podłšczonym przez COM (port szeregowy) automatycznie odczytuje wszystkie potrzebne informacje z karty rabatowej bez koniecznoœci naciskania wczeœniej jakichkolwiek kombinacji klawiszy.

UWAGA:

Słowa 'karta rabatowa' nie należy rozumieć dosłownie jako 'karta tylko do udzielania rabatu'. W programie można ustalić, aby w przypadku wykrycia takiej karty program np. uruchomił makro, które odczyta dane z kasy fiskalnej, wykona archiwizację, wypełni deklarację VAT i księgę a na koniec zakończy program - wszystko zależy od inwencji użytkownika.

 

•

(Odczytanie takich kodów możliwe jest wyłšcznie przy szybkiej sprzedaży w opcji Dokument sprzedaży)

Rys. 360 Definicje kodów specjalnych

Opcja znajduje się w menu: Miesišce /Inne urzšdzenia / Skaner kodu kreskowego / Definicje kodów specjalnych. Centrum Kodów Kreskowych w Poznaniu (organizacja krajowa EAN), na bazie wytycznych EAN International, opracowała krajowy system znakowania towarów o zmiennej iloœci. Towary takie posiadajš kod kreskowy rozpoczynajšcy się cyfrš 2. Program umożliwia rozpoznawanie takich kodów i rozpoznawanie informacji zakodowanej w kodzie. Takš informacjš może być iloœć, masa, cena i wartoœć towaru.

 Aby zdefiniować specjalny kod wykorzystujemy następujšce znaki:

x - cyfry kodu bez pomijania zer

X - cyfry kodu z pomijaniem zer z przodu kodu

i  - iloœć po przecinku

I  - iloœć

C - cena w złotych  - cena w złotych po przecinku

?  - cyfra nieistotna

Przykłady:

Przykładowo jeżeli skaner odczyta kod: 2901234567890, a w programie będzie zdefiniowany kod specjalny w formie:  29xxxx?IIiii? to program rozpozna go następujšco:

 Symbol towaru: 290123

 Iloœć towaru:  56.789

Jeżeli skaner odczyta kod: 2401234567890, a w programie będzie zdefiniowany kod specjalny w formie:  24XXXXXXCCcc? to program rozpozna go następujšco:

 Symbol towaru: 2412345 (bez zera na poczštku)

 Cena towaru:  67 zł 89 gr.

Drukowanie kodów z informacjš możliwe jest na specjalnych wagach etykietujšcych (np. medesa CAT-5.x, Optimus-ic  5xx/8xx). Program umożliwia programowanie takich wag. Informacje te zawarte sš w rozdziale dotyczšcym programowania kas fiskalnych.

 UWAGA: Centrum Kodów Kreskowych ustaliło  następujšco sposób definicji kodów specjalnych: Kody rozpoczynajšce się cyframi '20' - dla wewnętrznego użytku

Kody rozpoczynajšce się cyframi '29' - w kodzie jest iloœć lub masa: definicja: 29xxxx?IIiii?

Kody rozpoczynajšce się cyframi '24' - w kodzie jest cena: definicja: 24xxxx?CCCcc?

Ä

Skaner kodu kreskowego ma za zadanie odczytanie kodu kreskowego znajdujšcego się na opakowaniu wyrobu i przekazanie informacji do komputera lub kasy sklepowej.  Wykorzystanie skanera w programie polega na zastšpieniu ręcznego wpisywania symboli towarów o wiele wygodniejszym i bezbłędnym wczytaniem skanerem.  Aby program mógł współpracować ze skanerem należy ustawić parametry transmisji w menu: Miesišce /Inne urzšdzenia /Skaner kodu kreskowego / Konfiguracja (Rys. 361 ).

Rys. 361 Okno konfiguracji skanera

Parametry muszš być zgodne z ustawionymi w skanerze. Aby przetestować poprawnoœć ustawień wykorzystujemy przycisk Test skanera. Jeżeli odczytany w teœcie kod będzie poprawny, możemy zaznaczyć opcję [X] Odczytywanie kodu... i wykorzystywać skaner przy wpisywaniu symbolu towaru.

UWAGA:

Powyższe informacje dotyczš wyłšcznie skanerów szeregowych, tzn. skanerów podłšczanych do portu szeregowego COM komputera. Inne skanery, które podłšcza się do gniazda klawiatury nie wymagajš żadnej konfiguracji. W takim wypadku opcja [X] Odczytywanie kodu... nie powinna być włšczona.

›

(opcja dla użytkowników, którzy korzystajš z kodów kreskowych)

Operacja przeliczania towarów na półkach jest bardzo czasochłonna i wymaga koncentracji uwagi. Bardzo częstym zjawiskiem sš pomyłki dotyczšce nie tylko iloœci, ale nawet samej nazwy oraz symbolu liczonego towaru. W przypadku, gdy użytkownik korzysta z kodów kreskowych wskazane jest zastosowanie inwentaryzatora do wykonania remanentu. Inwentaryzator jest małym urzšdzeniem z zainstalowanym skanerem posiadajšcym liczniki iloœci towaru. Operacja inwentaryzacji sprowadza się w takim wypadku do przeliczenia iloœci towaru inwentaryzatorem, a następnie wprowadzeniu zebranych informacji do programu. Wprowadzenie danych do programu sprowadza się do podłšczenia inwentaryzatora do komputera i wybraniu opcji F7 Wczytanie stanów z Inwentaryzatora (Wczeœniej należy znajdować się w opcji Tabele /Protokół różnic Rys. 362 ).

Rys. 362 Tabela protokołu różnic

Kolejnoœć operacji korekcji stanów przy użyciu inwentaryzatora powinna wyglšdać następujšco: Najpierw opcjš F4 Pobierz stany z magazynu użytkownik powinien pobrać dane do tabeli protokołu różnic (opcja F6 stan rzeczywisty powinna być koniecznie ustawiona na Wstępnie wyzeruj Rys. 363 – informacje szczegółowe jak wypełnić protokół różnic znajdujš się w rozdziale dotyczšcym inwentaryzacji):

Rys. 363 Ustawienia konieczne dla inwentaryzatora

Następnie użytkownik powinien wykorzystać inwentaryzator przy liczeniu stanu towarów na półkach. Po przeliczeniu np. jednego regału powinien użyć opcji wczytania danych do programu: F7 Wczytanie stanów z inwentaryzatora(Rys. 362 ). Pojawi się wtedy okno dialogowe z opcjami konfiguracji inwentaryzatora (Rys. 364 )

Rys. 364 Parametry inwentaryzatora

Tu należy wybrać odpowiedni port i typ inwentaryzatora, a następnie wczytać dane klawiszem F12 OK. Po transmisji z inwentaryzatora dane zostanš pokazane na ekranie. Przy pokazanych kodach program dopasuje nazwy towarów. Zatwierdzenie ich spowoduje wprowadzenie iloœci do rubryki „stan rzeczywisty”(Rys. 362 ). Jeżeli jakiœ towar nie zostanie zidentyfikowany, to program wyœwietli informację o kodzie i iloœci nieznanych towarów. W takim wypadku należy odszukać te towary na półce – zidentyfikować je i wprowadzić ręcznie do magazynu. (Można w tym celu wykorzystać dokument przychodu wewnętrznego).

Powyższš operację powtarzamy dla kolejnych półek (regałów). Odczytywane iloœci będš dodawały się do poprzednich. Oznacza to także, że jeżeli na innej półce znajdziemy następnš partię towaru, który już wczeœniej wystšpił to program doda nowo znalezione pozycje do poprzednich. Jeżeli zakończymy powyższe operacje dla wszystkich regałów możemy zatwierdzić inwentaryzację przez F6 WprowadŸ zmiany do magazynów (wybranie tej opcji oczywiœcie może następować także po każdym wczytaniu z inwentaryzatora – wtedy dane będš sukcesywnie uaktualniane na magazynie)

Inwentaryzatory Datalogic, Dolphin oraz Symbol sš niczym innym jak małymi komputerami i wymagajš umieszczenia na nich specjalnych programów umożliwiajšcych sporzšdzenie inwentaryzacji i przesłanie danych do Small Business-u. Programy dla inwentaryzatorów Datalogic i Dolphin sš udostępniane użytkownikom pocztš elektronicznš, natomiast program dla inwentaryzatora Symbol powinien być dostarczony przez firmę zajmujšcš się dystrybucja inwentaryzatorów Symbol (np. BCS, Kamil).

Inwentaryzator można wykorzystać także podczas wpisywania zakupionych towarów. W tym celu należy użyć inwentaryzatora do przeliczenia zakupionych towarów, a następnie wybrać opcję znajdujšcš się w rejestrze faktur zakupu: F10 Wczytaj z dyskietki(Rys. 365 ). W takim wypadku nastšpi identyfikacja towaru po kodzie i przepisanie iloœć. Niezidentyfikowane kody (o ile wystšpiš) należy dopasować ręcznie.

Rys. 365 Wczytanie faktury z dyskietki/inwentwryzatora

m

Archiwizacja jest formš zabezpieczenia danych przed ich przypadkowym utraceniem, np. w wyniku uszkodzenia dysku, działalnoœci wirusów itd. Wskazane jest wykonywanie archiwizacji przynajmniej raz na dwa tygodnie na dyskietki. Wybór miesišca do archiwizacji umożliwia okno dialogowe wybrane w menu: Miesišce /Wybierz miesišc (Rys. 366 ). Klawiszem F2 należy wybrać odpowiedniš funkcję operacji na miesišcach - ARCHIWIZACJA WYBRANEGO MIESIĽCA. Następnie wybierać miesišc i przyciskiem  ENTER Archiwizuj! rozpoczšć funkcję archiwizacji (Rys. 367 ). Program „spakuje” dane wybranego miesišca, a następnie poprosi o wskazanie stacji dyskietek. Jeżeli mamy stację pamięci masowej (ZIP lub Streamer) to można wybrać opcję do katalogu (Rys. 368 ) wskazujšc następnie œcieżkę umieszczenia archiwum.

Rys. 366 Wybór archiwizacji

Rys. 367 Archiwizacja - wybór miesišca

Rys. 368 Archiwizacja - wybór dysku

Użytkownik jest informowany o braku miejsca na dyskietce – program poprosi w takiej sytuacji o włożenie kolejnej dyskietki. Przy większej iloœci dyskietek pomocne przy póŸniejszej dearchiwizacji może być ich ponumerowanie.

Dany miesišc można wielokrotnie archiwizować na te same dyskietki.

Jeżeli podczas archiwizacji lub dearchiwizacji pojawi się komunikat o błędzie typu „Błšd CRC na dysku” to oznacza to, że dyskietka jest już zużyta (czasami pomaga jej sformatowanie, lecz z uwagi na bezpieczeństwo danych nie zalecamy ponownego użycia tej dyskietki do archiwizacji).

ą

W przypadku utraty lub uszkodzenia danych z dysku stałego, można je odtworzyć z kopii archiwalnej. Po włożeniu dyskietki z kopiš archiwalnš do stacji dysków, należy wybrać opcję: Miesišce /Wybierz miesišc (Rys. 366 ). Klawiszem F2 należy wybrać odpowiedniš funkcję operacji na miesišcach - ROZPAKOWANIE DANYCH Z KOPII ARCHIWALNEJ. Program pokaże dialog, w którym należy wskazać dyskietkę lub katalog. Jeżeli na dyskietce jest zarchiwizowany miesišc, to pokaże się on w liœcie dostępnych miesięcy. Wówczas należy wybrać przycisk  ENTER Dearchiwizuj  w celu przeniesienia danych z dyskietki na dysk.



Program co 4 dni pyta się użytkownika przy wyjœciu z programu czy utworzyć dodatkowš kopię bezpieczeństwa (Rys. 369 ). Dzięki temu w przypadkach utraty, bšdŸ uszkodzenia danych możliwe jest "wrócenie" do danych sprzed 4 lub 8 dni. Aby rozpakować dane z kopii zapasowej należy wybrać funkcję: ROZPAKOWANIE DANYCH Z KOPII ZAPASOWEJ i postępować dokładnie tak samo jak przy dearchiwizacji z dyskietki.

Rys. 369 Tworzenie zapasowej kopii danych

.

Dyski mogš pomieœcić dane firmy z kilku lat. Mimo to niekiedy zachodzi koniecznoœć skasowania „starych” danych, aby zrobić miejsce na nowe. Możemy tego dokonać za pomocš opcji Miesišce /Wybierz miesišc.

Klawiszem F2 należy wybrać odpowiedniš funkcję operacji na miesišcach - KASOWANIE WSKAZANEGO MIESIĽCA lub KASOWANIE ZBĘDNYCH KOPII ZAPASOWYCH (Rys. 366 ).

Po wybraniu tej opcji pokaże się lista miesięcy, w której należy wskazać miesišc do usunięcia. Kasowanie jest opcjš, z której należy korzystać bardzo ostrożnie, ponieważ program nie kontroluje, czy kasowany miesišc został zarchiwizowany (kontrola taka jest niemożliwa do zrealizowania). W przypadku uruchomienia tej opcji bez wczeœniejszej archiwizacji, dane z usuwanego miesišca zostanš stracone bezpowrotnie.

Ž

Rys. 370 Menu Inne

Opcja usuwania zbędnych danych znajduje się w menu Inne /Usuwanie danych i służy do zredukowania objętoœci danych, czyli usunięcia zbędnych zapisów. Należy jš wykonywać przynajmniej raz na poczštku roku, lub w przypadkach większych firm (miesięcznie powyżej 100 faktur) raz na miesišc.

Użycie tej opcji powinno być poprzedzone – na wszelki wypadek – archiwizacjš miesišca na dyskietkę, ze względu na nieodwracalnoœć procesu usuwania danych.

 

Rys. 371 Usunięcie zbędnych danych

Po wybraniu opcji zostanie wyœwietlone okno (Rys. 371 ), w którym ustalamy datę, od której wstecz zostanš usunięte zapisy.  Data ta zostanie zaproponowana i będzie niš zawsze pierwszy dzień miesišca wczytanego do edycji (jeżeli edytowany jest miesišc marzec, wówczas proponowanš datš będzie: 94.03.01). Datę można zmienić, wpisujšc innš datę (tylko wczeœniejszš).

W kartotekach towarów wykasowane zostanš wszystkie rozchody z datš wczeœniejszš od podanej w oknie dialogowym, a także te przychody, z których towary już się rozeszły. Od przychodów, które nie zostały jeszcze w całoœci rozprowadzone, odejmowane sš wartoœci i iloœci dokonanych rozchodów. W ostatecznym wyniku otrzymujemy spis tego, co powinno być na magazynie w dniu wykonania operacji usuwania zbędnych dokumentów.

Wyjaœnienie na przykładzie usuwania danych z kartoteki:

Na magazyn wprowadzony został towar X w iloœci:

100 sztuk po cenie 47.00

100 sztuk po cenie 50.00

100 sztuk po cenie 70.00

Do dnia, w którym zamierzamy przeprowadzić wykasowanie zbędnych dokumentów, sprzedano 170 sztuk tego towaru. Łatwo zauważyć, że po wykonaniu opcji porzšdkowania, zgodnie z zasadš „pierwszy wchodzi – pierwszy wychodzi“, w kartotece towaru X pozostanš następujšce zapisy:

30 szt. po cenie 50.00

100 szt. po cenie 70.00

Jednoczeœnie zostanš usunięte dokumenty, na podstawie których dokonany został rozchód towaru X.

Uwaga. W czasie wykonywania operacji porzšdkowania, następuje zmiana statusu zapisów w kartotece: przychody objęte tš operacjš, które dotšd można było zmieniać tylko przez dokonanie zmian w dokumentach Ÿródłowych, a więc dokumentach zakupu, mogš być teraz zmieniane „ręcznie“. Pozwala to na ewentualnš „ręcznš” korektę stanów iloœciowych po dokonaniu spisu z natury.

Korzystanie z tej opcji zalecamy na samym poczštku miesišca. Jeżeli w Państwa firmie często wraca się do dokumentów z poprzednich miesięcy, np. faktur lub rozliczeń podatkowych, porzšdkowanie można wykonać na przykład z miesięcznym opóŸnieniem. Przy małej liczbie wystawianych i otrzymywanych dokumentów, wykonywanie tej opcji nie będzie konieczne nawet w cišgu całego roku.

 

Operacja porzšdkowania dotyczy wyłšcznie danych zawartych w edytowanym miesišcu i nie ma żadnego wpływu na dane zawarte w pozostałych miesišcach.

Ű

W programie zaimplementowano możliwoœć importu danych z innych programów magazynowych i księgowych. Dla najpopularniejszych programów na rynku stworzono specjalne opcje umożliwiajšce automatyczny import. Opcje automatycznego importu znajdujš się w menu: Miesišce /Eksport-import danych (opis w rozdz. Automatyczny import z innych programów magazynowych )

Rys.  SEQ Rys. \* ARABIC 372 Menu Export - import

 Natomiast z innych programów opartych na strukturze plików DBF import jest również możliwy, lecz wymaga znajomoœci i nazw pól DBF w importowanych plikach. W takich wypadkach należy zwrócić się do osób majšcych podstawowe umiejętnoœci z zakresu baz DBF.

I

Eksport danych (Rys. 373 )możliwy jest z każdej tabeli przez naciœnięcie Ctrl-Y (lub Ctrl-Z). Chcšc eksportować dane wybieramy Export danych do DBF. Wówczas program poprosi o podanie nazwy pliku, do którego dane majš być przesłane..

Pozostałe opcje: F4 Export Text oraz F5 Import Text sš opcjami służšcymi przede wszystkim do przenoszenia danych pomiędzy dwoma programami Small Business, choć opcja może być przydatna do wyeksportowania danych np. do dowolnego edytora.

Eksport może odbywać się w obrębie tylko wyselekcjonowanych danych (Ctrl-S selekcja) oraz w zakresie widocznych rubryk (Ctrl-X i Ctrl-R).

]

Rys. 373 Okno dialogowe pokazujšce się po naciœnięciu Ctrl-Y

Dane z dowolnego programu księgowego opartego na plikach DBF można przenieœć do systemu Small Business. Możliwy jest import do dowolnej tabeli, lecz sensowne jest przede wszystkim importowanie danych o towarach i kontrahentach.

T

Przykład zostanie przeprowadzony na przykładowym pliku TOWARY.DBF (uwaga: nazwa pliku zwykle sugeruje, że dane zawarte w takim pliku dotyczš nazw i cen towarów, ale nie należy tego uogólniać). Wzięty do przykładu plik zawiera pola DBF:

Import wykonamy w tabeli „Wprowadzanie stanów poczštkowych”. Należy wejœć do tej tabeli przez menu: Miesišce /Instalacja, konfiguracja /Towary – Stany poczštkowe. Następnie nacisnšć Ctrl-Y i wybrać Import z DBF (Rys. 373 ). Otworzy się okno, w którym program zażšda podania œcieżki do pliku z towarami. Jeżeli plik umieszczony jest w katalogu C:\TEST\  i nazywa się TOWARY.DBF, to powinniœmy wpisać œcieżkę jak na rysunku (Rys. 374 ).

Rys. 374 Okno dialogowe œcieżki do pliku DBF

Rys. 375 Okno konfiguracji importu z DBF z przypisanymi polami

Po zatwierdzeniu powinniœmy uzyskać okno konfiguracji importu (Rys. 375 ). Następnie za pomocš  przycisków  INS Dodaj pole DBF  i  ew. DEL Usuń pole DBF  przypisujemy polom tabeli pola z pliku DBF. Powyższy rysunek pokazuje sposób przyporzšdkowania pól. Nie jest konieczne przyporzšdkowanie wszystkich pól tabeli (np. przyporzšdkowanie pola Lp.) ani też niektórych pól z pliku DBF (np. GRUPA i OPIS). Jeżeli przyporzšdkowaliœmy wszystkie potrzebne nam pola, to wybieramy klawisz  F12 Rozpocznij import.

Do jednego pola w tabeli można przypisać kilka pół z pliku DBF (np. jeżeli w pliku DBF sš pola NAZWA i SWW to oba te pola można przypisać do pola "nazwy towaru/usługi"). W przypadku, gdy inny program posiada bazę opartš na plikach w formacie DBF, ale nie sš one umieszczone w jednym pliku lecz w kilku, (np. nazwa towaru jest w jednym pliku, zaœ symbol towaru w drugim) to konieczne jest przed importem scalenie tych plików np. w arkuszu kalkulacyjnym MS Xcel

’

Program posiada możliwoœć automatycznego zaimportowania danych z kilku najbardziej popularnych programów:

Opcja automatycznego importu danych zamieszczona została w menu: Miesišce /Eksport-Import danych/ (Rys. 372 ). Przed wybraniem odpowiedniego importu należy założyć nowy miesišc. Następnie w zależnoœci od programu należy wybrać szereg opcji decydujšcych o sposobie importowania danych. Ze względu na rozpiętoœć informacji nie będš one tu omawiane. W przypadku, gdyby dane nie zostały zaimportowane w taki sposób, w jaki życzyłby sobie tego użytkownik należy miesišc skasować i powtórzyć operację importu z innymi ustawieniami.

Ž

Praca w sieci komputerowej jest możliwa przy zastosowaniu wersji sieciowej programu. Wersja taka umożliwia równoległš pracę na kilku równouprawnionych stanowiskach (na każdym z nich można wykonać każdš operację). Ze względu na swojš specyfikę niektóre czynnoœci (pakowanie, rozpakowanie, usuwanie danych) mogš być dostępne w danej chwili tylko jednemu użytkownikowi. Wielodostęp oraz fakt przesyłu danych przez kabel sieciowy powoduje spowolnienie działania programu na stanowiskach dołšczonych do serwera.

Spowolnienie spowodowane jest tym, że poprzez kabel przesyłane sš dane oraz inne pliki potrzebne do pracy programu. Można tak zainstalować program, aby przesyłane były tylko dane, natomiast inne pliki były pobierane z lokalnego dysku. Ten sposób gwarantuje minimalnš liczbę przesłań pomiędzy komputerami w trakcie pracy programu i jest przez nas szczególnie polecany. (instalację takš można przeprowadzić automatycznie programem INSTALUJ.EXE z dyskietki instalacyjnej – należy wtedy instalować program na każdym z komputerów podajšc odpowiedniš œcieżkę do danych Rys. 376 ).

Rys. 376 Instalacja z podaniem œcieżki na komputerze-kliencie

Program działa na dowolnej platformie oprogramowania sieciowego (Windows, Lantastic, Novell). Warunkiem koniecznym jest, aby dane "widziane" były przez komputery (klientów) w postaci œcieżki wraz z dyskiem np. F:\SB4\.

…

Należy sprawdzić, czy dysk z danymi jest udostępniony także do zapisu. Domyœlnie system ustawia opcję udostępniania na "tylko do odczytu" (Rys. 377 ). Ponadto dysk należy "zamapować" (Rys. 378 ).

Rys. 377 Pełne udostępnianie dysku sieciowego

Rys. 378 Mapowanie dysku

ë

W przypadku wykorzystywania serwera z oprogramowaniem Novell oraz komputerów-klientów z zainstalowanym systemem WINDOWS95/98 należy pamiętać o wykorzystywaniu wyłšcznie oprogramowania klienta firmy Microsoft. Oprogramowanie firmy Novell ma poważny mankament polegajšcy na nie informowaniu systemu o zmianie długoœci pliku, co jest przyczynš błędnej pracy programu.

Rys. 379 Dodawanie klienta novell, ale produkcji firmy Microsof

Ó

Program umożliwia prowadzenie sprzedaży w kilku oddziałach firmy, a następnie konsolidację wystawionych dokumentów w jednš całoœć np. w celu ustalenia zobowišzań podatkowych. Pojęcie „oddział firmy” i „siedziba firmy” jest w naszym programie pojęciem umownym. Każdy oddział może dokonać importu dokumentów z innych oddziałów (działajšc tym samym jako siedziba), a także każdy oddział może dokonać eksportu swoich dokumentów do innych oddziałów zachowujšc się w ten sposób jak filia. Wyboru siedziby dokonuje więc użytkownik poprzez sam fakt dokonania czynnoœci exportu w oddziałach, które sš dla niego filiami oraz importu w oddziale, który uważa za swojš siedzibę.

W najprostszym wypadku idea współpracy pomiędzy filiami wyglšda następujšco:

Uwaga. W trakcie przesyłania dokumentów z filii do siedziby program importuje nie tylko dokumenty sprzedaży lecz także faktury zakupów oraz dokumenty wpłat KP, KW oraz wycišgi bankowe. Tym samym możliwe jest wprowadzanie faktur zakupów w filiach (a nie tylko w siedzibie) a także rejestrowanie w filiach zapłat i wydatków (filia może mieć własnš kasę i konto bankowe).

Przesuwanie towarów oraz przesyłanie dokumentów odbywa się na drodze elektronicznej (dyskietkš lub modemem).

Opcje dotyczšce przesunięć towaru pomiędzy filiami znajdujš się w menu: Tabele /Przesunięcia MM (Rys. 380 )

Rys. 380 Menu z wyborem przesunięć do filii

Ponieważ wystawianie faktur zakupu i sprzedaży oraz dokumentów wpłat i wypłat zostało omówione w innych rozdziałach, to w tym rozdziale poruszymy jedynie kwestie sposobu wystawiania, przesyłania i odbioru przesunięć towarów pomiędzy filiami a także eksportu dokumentów z filii do siedziby.

1

Wybranie opcji Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia wysyłane spowoduje wejœcie do rejestru przesunięć wysyłanych do oddziału firmy (Rys. 381 )

Rys. 381 Tabela przesunięć do filii

F4 Zawartoœć  - opcja służy do podglšdu zawartoœci przesunięcia.

F5 Nowa MM -  opcja służy do wpisania nowego przesunięcia towarów do oddziału.

Wybranie opcji spowoduje wystawienie nowego dokumentu przesunięcia. Program zapyta o nazwę filii. Nazwa ta będzie podpowiadana przy wystawieniu następnego przesunięcia do filii. (Jeżeli wczeœniej zdefiniowano w opcji Miesišce/ Instalacja, Konfiguracja/ Definiowanie/ Filie-sklepy  nazwy filii to program wczeœniej zapyta o dodatkowo o jej numer Rys. 382 )

Rys. 382 Wybór filii

Rys. 383 Wpisywanie nazwy filii

Po zatwierdzeniu nazwy wchodzimy do częœci towarowej dokumentu:

Rys. 384 Częœć towarowa przesunięcia do filii

Poszczególne opcje oznaczajš:

F3 Druk – wydrukowanie dokumentu przesunięcia.

F4 Opis – podstawowe informacje o dokumencie przesunięcia tzn. numer przesunięcia, nazwa filii docelowej, data przesunięcia, itp.

F5 WeŸ towar - podobnie jak ma to miejsce przy wystawianiu faktur opcja służy pobraniu towarów na dokument przesunięcia.

F6 Wartoœć – pokazuje wartoœć przesunięcia w cenach zakupu i sprzedaży

F7 Odpisz z magazynów – opcja aktualizuje stany magazynowe odpisujšc towary z magazynu. Po wykonaniu tej opcji wypełniajš się puste rubryki od 6-tej do 10-tej.

F8 Pokaż skład rozch. – Opcja ma na celu poinformowanie użytkownika po jakich cenach dany towar został œcišgnięty z magazynu. Opcja ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku gdy przesuwana iloœć towaru została wczeœniej zakupiona w kilku dostawach z różnymi cenami zakupu. W takich sytuacjach dany towar będzie pochodzić z kilku dostaw i jego wyjœciowa cena uwidoczniona na wydruku będzie uœredniona. Powyższa opcja daje więc informację o składowych cenach zakupu towaru.

Rys. 385 Informacja o rozbicie jednej pozycji na kilka cen zakupu

Ú

Przesłanie dokumentów przesunięć towarów można zrealizować na trzy sposoby:

W dwóch ostatnich przypadkach wybieramy opcję: Tabele /Przesunięcia MM / Export przesunięć i uzyskujemy listę dokumentów (Rys. 386 ).

Rys. 386 Wybór dokumentów do przesłania do filii

Przyciskiem INSERT Zaznacz ustalamy (pojawia się trójkšcik z prawej strony), które przesunięcie do filii będzie brane pod uwagę. Następnie zatwierdzamy przyciskiem F12 Wyœlij zaznaczone nasz wybór. Program zapyta się, w jaki sposób chcemy przesłać dane:

Rys. 387 Wybór sposobu wysłania dokumentów

Jeżeli chcemy przesłać dane dyskietkš, to wkładamy dyskietkę do stacji dysków i zatwierdzamy swój wybór. Program zapisze na dyskietce informacje dotyczšce dokumentu przesunięcia towaru do filii. Dane te będzie można póŸniej automatycznie wczytać na komputerze w oddziale firmy.

Wysłanie dokumentu modemem wymaga synchronizacji komputera wysyłajšcego z komputerem odbierajšcym dane. Aby transmisja doszła do skutku, należy na komputerze odbierajšcym dane włšczyć odbiór, tzn. wybrać opcję z menu: Tabele /Przesunięcia MM /Import przesunięć z filii.

Istotnym elementem prawidłowej transmisji jest poprawne ustawienie parametrów portu do którego podłšczony jest modem (przycisk Parametry Rys. 387 ).

J

W celu wczytania dokumentów wybieramy opcję: Tabele /Przesunięcia MM / Import przesunięć do filii. Na ekranie ukaże się okno dialogowe, w którym wybieramy sposób wczytania danych. Po wczytaniu program poinformuje o iloœci wczytanych dokumentów. Dokumenty będš umieszczone w tabeli w menu: Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia z filii. Dokumenty te należy „odpisać”, aby towar został wprowadzony na magazyn tzn. należy wejœć do odpowiedniego przesunięcia klawiszem F4 Zawartoœć, a następnie wybrać opcję F7 Odpisz z magazynów.

Po wczytaniu dokumentu przesunięcia otrzymujemy okno, w którym program pokazuje w jaki sposób zidentyfikował przysłane towary (Rys. 388 ). Towary sš rozpoznawane poprzez symbol towaru.

Rys. 388 Okno umożliwiajšce dopasowanie przyjmowanych towarów

Każdy towar zostaje zidentyfikowany. Jeżeli program nie zdoła tego zrobić, to sygnalizuje to odpowiednimi zapisami w liœcie np.:

 

Aby zakończyć wczytywanie przesunięcia z filii konieczne jest, aby przy wszystkich towarach pojawił się opis „OK”. Oznacza to, że przy użyciu opcji F2 Dopasuj oraz F3 WprowadŸ jako nowy użytkownik musi zdecydować co zrobić z niezidentyfikowanym towarem.

Â

Rys. 389 Menu z wyborem eksportu dokumentów do filii

Przesłanie dokumentów (faktury, rachunki, paragony itp.) wyglšda podobnie jak przesłanie dokumentu przesunięcia międzymagazynowego opisane wczeœniej. Wystarczy wybrać opcję: Miesišce /Export-import danych /Export dokumentów do filii. Przed wysłaniem danych program zażšda wskazania okresu, z którego majš być dokumenty.

Rys. 390 Przed wysłaniem dokumentów należy podać zakres dat

UWAGA:

Należy zwrócić uwagę, aby nie wysyłać dokumentów już wczeœniej przesłanych, bowiem program nie kontroluje poprawnoœci zakresu przesyłanych danych i może zajœć sytuacja, że wyeksportowane dokumenty zostanš wczytane wielokrotnie w siedzibie firmy. W takich wypadkach konieczne będzie wykasowanie częœci powtarzajšcych się dokumentów co jest operacjš czasochłonnš.

Podobnie jak ma to miejsce przy przesłaniu towarów MM-kš międzyfilialnš program poprosi o sposób przesłania dokumentów (Rys. 391 )

Rys. 391 Sposób wysyłania dokumentów

Po zatwierdzeniu nastšpi kompresja danych i zapis na dyskietce lub przesłanie modemowe po którym na ekranie powinniœmy ujrzeć okno informujšce o iloœci przesłanych dokumentów (Rys. 392 ).

Rys. 392 Informacja o zakończeniu eksportu z iloœciami dokumentów

†

W celu wczytania dokumentów wybieramy opcję: Miesišce /Export-import danych /Import dokumentów z filii (Rys. 393 ). Na ekranie ukaże się okno dialogowe, w którym wybieramy sposób wczytania danych. Po wczytaniu program poinformuje o iloœci wczytanych dokumentów.

UWAGA: Wczytywane dokumenty zawierajš treœć identycznš jak treœć dokumentów w filiach i nie sš „połšczone” z towarami w magazynie. Oznacza to, że „odpisywanie” tych dokumentów nie powoduje zmian w stanach magazynowych. Dokumenty te służš wyłšcznie celom księgowym, a nie magazynowym.

Rys. 393 Odbiór dokumentów

i

Urzšdzenie SET110/120 oraz PSION jest przenoœnym systemem do ewidencji transakcji. Znajduje ono zastosowanie w przypadku sprzedaży towarów „w terenie” np. przez akwizytorów. Dzięki niemu można wystawić rachunki, faktury, druki WZ, KP, KW itp. Wszystkie dokumenty można po powrocie do firmy wczytać do komputera, na którym znajduje się „Small Business”.

š

W dostarczanym przez producenta komplecie jest program SETxxx.EXE, przy pomocy którego wykonuje się transmisję. Dlatego przed przystšpieniem do pracy należy zapoznać się z programem SETxxx.EXE i najpierw zdefiniować przy jego pomocy konfigurację SET-a. Szczególnš uwagę należy zwrócić na tzw. NAZWĘ SET-a. Jest to 4-literowe słowo, identyfikujšce urzšdzenie SET. Słowo to nie powinno w żadnym wypadku zawierać polskich liter, tzn. šćę... NAZWĘ SET-a należy zapamiętać, bowiem będzie ona potrzebna w konfiguracji eksportu i importu danych. Po zapoznaniu się z programem SETxxx.EXE i ustaleniu w nim parametrów urzšdzenia możemy przystšpić do dalszych kroków.

ú

Współpraca z Psion-em opiera się na współdziałaniu z umieszczonym na Psion-ie programem sprzedaży firmy AXED z Poznania. Do poprawnej współpracy z programem potrzebne sš dodatkowe pliki, które można otrzymać od producenta programu – firmy AXED: RCOM.EXE, RCOM.INI, RCOM.RSC, GOPCEKO.EXE, GOPELKO.EXE, GOPMGKO.EXE, GOPNAKO.EXE, GOPTUKO.EXE. W pliku RCOM.INI należy ustalić parametry współpracy z PSION-em, tzn port i szybkoœć transmisji. Ponadto należy pamiętać o uaktywnieniu połšczenia w PSION-ie.

^

Do urzšdzenia SET wysyłamy listę towarów oraz listę kontrahentów. W tym celu wybieramy opcję w menu Miesišce /Export-Import danych /Eksport danych dla SET 110/PSION. Na ekranie ukażę się okno:

Rys. 394 Okno konfiguracji eksportu do SET-a

W dialogu tym ustawiamy typ urzšdzenia, katalog plików, tzn. miejsce na dysku (œcieżkę) do katalogu, gdzie zainstalowaliœmy program: SETxxx.EXE lub PSION. Ponadto definiujemy listę magazynów, z których będš pobierane towary oraz najważniejszy element – NAZWĘ SET-a. W powyższym dialogu SET posiada nazwę „TEST”. Po zdefiniowaniu tych elementów wybierany przycisk  F12 OK . Po zakończeniu  program wyœwietli komunikat:

Rys. 395 Komunikat kończšcy eksport do SET-a

Następnym krokiem jest uruchomienie programu SETxxx.EXE w celu przetransmitowania danych.

W czasie eksportu do SET-a pole adresowe kontrahenta z programu „Small Business” jest dzielone na 3 częœci w następujšcy sposób: z pierwszych 25 znaków adresu tworzone jest pole ulicy dla SET-a, z 6 następnych tworzony jest kod pocztowy, zaœ z pozostałych tworzona jest miejscowoœć. Jeżeli przyjęli Państwo inny sposób wpisywania adresu kontrahenta, eksport nie będzie prawidłowy! Konieczne będzie w takim wypadku przepisanie adresów w programie na odpowiedniš kolejnoœć.



Przed wczytaniem dokumentów z urzšdzenia SET do programu „Small Business” wykonujemy odczyt informacji o sprzedaży programem SETxxx.EXE.

Następnie w programie „Small Business”  wybieramy opcję  Miesišce /Export-Import danych /Import danych z SET 110. Na ekranie ukaże się okno:

Rys. 396 Konfiguracja importu z SET-a

Wprowadzamy w nim œcieżkę do katalogu z programem SETxxx.EXE oraz zdefiniowanš wczeœniej nazwę SET-a, i zatwierdzamy przyciskiem F12 OK. Program wczyta dokumenty wystawione przy pomocy SET-a i umieœci je w odpowiednich tabelach programu.

Dokumenty sprzedaży po wczytaniu nie sš „odpisane z magazynu”. Aby więc zgadzały się nam stany magazynowe należy każdy taki dokument „odpisać”. Robimy to w następujšcy sposób: Wchodzimy do tabeli zawierajšcej faktury sprzedaży. Następnie ustawiamy się podœwietleniem na zaimportowanym dokumencie. Klawiszem F4 „wchodzimy” do dokumentu, a następnie klawiszem F7 odpisujemy towary z faktury. Powyższe kroki należy powtórzyć dla każdego zaimportowanego dokumentu.

Ď

Rozdział przeznaczony jest dla firm chcšcych zamawiać towary u swojego dostawcy poprzez modem lub dyskietkš. Oczywiœcie dostawca musi być użytkownikiem programu Small Business i musi udostępnić swój cennik dla swoich odbiorców, tak aby mogli pobrać go poprzez modem. Opcje komunikacji z odbiorcami i opcje komunikacji z dostawcami znajdujš się w menu Tabele /Zakup (Rys. 397 ).

Rys. 397 Opcje zamówień



Dostawca powinien ustalić które towary majš znaleŸć się w jego cenniku. Cennik ten będzie udostępniony innym użytkownikom poprzez modem. Tworzenie cennika realizuje się w tabeli Tabele /Zakup /Komunikacja z odbiorcami (Rys. 398 ).

Rys. 398 Tabela udostępnianego cennika

Omówienie opcji:

F4 Konfiguracja modemu - opcja umożliwia ustawienie parametrów podłšczonego modemu.

Rys. 399 Opis cennika

 

F5 Opis cennika  - konfiguracja cennika (Rys. 399 ). Klawiszami F4/F5 ustalamy, z których magazynów majš być pobierane towary do cennika. Ponadto w polach Telefon do... wpisujemy informacyjnie nr telefonu, pod który modem użytkowników powinien dzwonić aby odebrać cennik lub zostawić zamówienie. Pozostałe pola sš czysto informacyjne i ich wypełnianie jest opcjonalne.

F6 Utwórz cennik  - opcja tworzy cennik na podstawie listy zdefiniowanych wczeœniej magazynów. Pobierane do cennika towary przechodzš ogólnš kontrolę pod względem poprawnoœci. W rubryce stan tabeli (Rys. 398 ) wpisywany jest znacznik OK w przypadku bezbłędnego towaru. W innych przypadkach np. brak nazwy towaru wpisywane sš znaczniki i mogš one otrzymać wartoœć:

Po utworzeniu cennika użytkownik może w rubryce opis przypisać dodatkowš informację, jaka będzie wysyłana do jego klienta. Przypisy sš pamiętane do każdego towaru. Dlatego nie istnieje niebezpieczeństwo, że ponowne wypełnienie tabeli spowoduje koniecznoœć ponownego zaznaczania przypisów.

F7 Nasłuch telefoniczny  - Uruchomienie opcji spowoduje oczekiwanie na telefony od użytkowników. W czasie nasłuchu program będzie oczekiwał na żšdania wysłania cennika lub będzie pobierał zamówienia od klientów. Zamówienia będš umieszczane w rejestrze faktur sprzedaży, ale jako dokumenty rezerwacji. Takie dokumenty można w prosty sposób zamienić na faktury przez zmianę typu dokumentu. Zmiana ta to po prostu odpowiedni wybór z listy po naciœnięciu ENTER w rubryce typ dok. w rejestrze faktur sprzedaży.

F8 Zapisz cennik na dyskietce  oraz F9 WeŸ zamówienie z dyskietki  umożliwiajš wysyłanie cennika oraz pobieranie zamówień podobnie jak poprzednio, ale bezpoœrednio (na)z dyskietki klienta. Opcja może mieć zastosowanie dla klientów, którzy nie posiadajš modemu.

j

Użytkownicy programu mogš łšczyć się przy pomocy modemu z innym użytkownikiem także posiadajšcym Small Business w celu pobrania cennika oraz wysłania zamówienia. Opcje umożliwiajšce komunikację umieszczone sš w menu: Tabele /Zakupy /Komunikacja z Dostawcš (Rys. 397 ). Po wybraniu opcji znajdujemy się w tabeli w której możemy dokonywać zamówień na otrzymanym od dostawcy cenniku (Rys. 400 ).

Rys. 400 Tabela cennika-zamówienia

Aby otrzymać cennik najpierw należy skontaktować się dostawcš i otrzymać od niego następujšcš informację:

Posiadajšc te informacje możemy przystšpić do konfigurowania programu. Robimy to następujšcymi opcjami:

F4 Konfiguracja modemu - należy wpisać parametry modemu. Najlepiej, aby zrobił to informatyk.

F5 Opis cennika  - (Rys. 401 ). W opcji F2 Dane od dostawcy  ustalamy numer telefonu pod którym dostępny jest modem dostawcy. Pozostałe pola sš nieistotne (Rys. 402 ). Przy wpisaniu numeru można wykorzystywać cyfry oraz znaki specjalne:

T - wybieranie tonowy

P - wybieranie pulsowe

W - oczekiwanie na sygnał linii

, (przecinek) - odczekanie 2.5 sekundy

Np. jeżeli użytkownik posiada centralkę w swojej firmie i musi wybrać 0 aby osišgnšć wyjœcie "na miasto", a następnie musi odczekać na sygnał centrali miejskiej, która posiada jedynie wybieranie impulsowe to numer telefonu powinien być wpisany następujšco: T0WP1234567(1234567 - przykładowy nr telefonu dostawcy)

Rys. 401 Opis cennika

Rys. 402 Dane dostawcy

W opcji F3 Magazyny docelowe należy ustalić magazyny, które w przypadku automatycznego zamawiania towarów majš być brane pod uwagę. Natomiast w opcji F4 Twoje oznaczenie należy wpisać otrzymany wczeœniej od dostawcy nasz symbol (Rys. 403 ).

Rys. 403 Oznaczenie klienta

F7 Odbierz cennik - opcja umożliwia połšczenie się poprzez modem z komputerem dostawcy i odebranie cennika. Zamiast modemu cennik można wczytać z dyskietki, na którš zapisał go nasz dostawca.

F9 Wyœlij zamówienie - opcja wysyła poprzez modem lub zapisuje na dyskietkę zamówienie do dostawcy



Rys. 404 Ręczne tworzenie zamówienia

Po pobraniu cennika od naszego dostawcy możemy wpisać w rubryce Zamówić iloœć! (rubryka 11 tabeli - Rys. 404 ) żšdanš iloœć zamawianych towarów lub skorzystać z opracowanych opcji automatycznego szacowania zamówienia. Wybranie klawisza F6 Ustal zamówienie spowoduje ukazanie się na ekranie okna z opcjami ułatwiajšcymi tworzenie zamówienia (Rys. 405 ).

Rys. 405 Opcje tworzenia zamówienia

Poszczególne przyciski oznaczajš:

F1 Zeruj Zamówienie - opcja czyœci (zeruje) wszystkie pozycje np. w celu tworzenia zamówienia od poczštku jeszcze raz.

F2 Ustal programowo - opcja umożliwia automatyczne sporzšdzenie zamówienia na podstawie sprzedaży w ostatnich dniach (Rys. 406 ).

Rys. 406 Automatyczna ocena zamówienia

F3 Pokaż zamówienie - umożliwia podglšd aktualnego zamówienia w oknie dialogowym. Poprzez naciœnięcie ENTER w liœcie towarów możliwa jest ręczna korekta tworzonego zamówienia (Rys. 407 ).

Rys. 407 Modyfikacje zamówienia

F4 W zwykłej sprzedaży

F5 Promocje i nowoœci

F6 Z opóŸnionš dostawš

F7 Wycofane ze sprzedaży   - opcje umożliwiajš nałożenie filtru na towary posiadajšce dany atrybut (np. promocja). Opcja jest bardzo podobna do poprzedniej (F3 Pokaż zamówienie). Także tu poprzez naciœnięcie ENTER możliwe wpisanie zamawianych iloœci.

Pozostałe opcje:

F8 Towary, które zidentyfikowano w magazynach oraz

F9 Towary, które nie występujš w asortymencie  to opcje sprawdzajšce czy w przyporzšdkowanych magazynach znajdujš się towary, które otrzymaliœmy w cenniku dostawcy.

´

Rozdział skierowany jest przede wszystkim do zaawansowanych użytkowników którzy chcš poznać strukturę skryptów umożliwiajšcych połšczenie przez modem. Informacje zamieszczone w tym rozdziale mogš być pomocne w identyfikacji problemów transmisji oraz pomogš w napisaniu własnych skryptów umożliwiajšcych np. przekazywanie plików i informacji do klientów. Ogólnie można powiedzieć, że język skryptu jest bardzo podobny do BASIC-a. Poniżej przedstawiamy zaimplementowane komendy, które zawsze na poczštku linii rozpoczynajš się od znaku hash (#). Wszystkie inne linie (bez znaku # na poczštku linii)  nie sš interpretowane jako komendy, ale wysyłane bezpoœrednio do modemu np. linia z zapisem:

ATA\r

jest wysłaniem do modemu 4 znaków: A,T,A, oraz znaku CR (heksadecymalnie: 41,54,41,0D)

Wysłanie takiej sekwencji do modemu spowoduje w tym wypadku próbę nawišzania połšczenia przez modem. Oczywiœcie zakładamy, że użytkownicy znajš komendy Hayes'a umożliwiajšce wysterowanie modemu. W innym wypadku nie powinni zabierać się za tworzenie własnych skryptów.

Zastosowanie tych komend pomoże budować zaawansowane skrypty. Przykładem może być modyfikacja skryptu HURTOWNI.SCR pozwalajšca na cyklicznš aktualizację zawartoœci cennika np. co godzinę. Aby zrealizować takie co godzinne odœwieżanie należy najpierw zdefiniować makro nr 1(patrz rozdział dot. makr), które zrealizuje dwie czynnoœci:

Następnie dowolnym edytorem tekstowym (np. NOTEPAD) musimy dopisać linię w pliku HURTOWNI.SCR -  w przedostatniej linii:

 

#MACRO 1

tzn. 3 ostatnie linie powinny wyglšdać:

#KONIEC

#MACRO 1

#EXIT 0

Co oznacza uruchomienie makra numer 1 po wyjœciu z procedury odbioru. Teraz wystarczy tylko przerywać skrypt co godzinę (3600 sekund), aby program po wyjœciu uruchomił pobranie cennika i ponownie uruchomił nasłuch telefoniczny. Aby robione było to automatycznie należy zmodyfikować linie skryptu pętli oczekujšcej na telefon tzn. linie:

 

#WRING

#WAIT 0 "RING" "RINGOK"

#GOTO "WRING"

#RINGOK

należy zmodyfikować na:

#WRING

#TIME

#IF_ERROR>3600 "KONIEC"

#WAIT 0 "RING" "RINGOK"

#GOTO "WRING"

#RINGOK

O

W trakcie uzupełniania i poprawiania danych często zachodzi koniecznoœć dopisania lub usunięcia całej linii.

1.     Wykasowanie linii możemy uzyskać naciskajšc klawisz Delete.

2.     Dopisanie linii w dowolnym miejscu możemy wykonać przez naciœnięcie klawisza Insert.

3.     Jeżeli wpiszemy coœ w ostatniej linii tabeli, to program samoczynnie dopisze na końcu kolejnš pustš.

ř

Większoœć tabel ma możliwoœć pokazywania na bieżšco sumy liczb po kolumnach. W szczególnoœci dotyczy to księgi przychodów i rozchodów, rejestrów faktur, magazynów, kartotek itd. Ponadto program posiada możliwoœć regulowania składu linii i wysokoœci linii. Ustawienia te sš pamiętane dla każdej tabeli osobno.

Dialog, w którym możemy dokonać zdefiniowania wyglšdu, wywołujemy klawiszem Ctrl-L (Rys. 408 ).

Rys. 408 Wyglšd tabeli

Poszczególne opcje w dialogu oznaczajš:

F2 Pokaż sumę tabeli. Włšcza na spodzie tabeli sumę. Dodatkowo po włšczeniu selekcji „podsumowanie” zostaje wzbogacone o linie sumy po pozycjach, które zostały wyselekcjonowane oraz o linie sumy pozycji, które zostały schowane ( REF _Ref490379104 \h  \* MERGEFORMAT Rys. 409 ).

Rys. 409 Tabela z włšczonš sumš

F3 włšcz pionowe linie. Linie pionowe zaznaczajš  koniec i poczštek rubryk. Majš wpływ jedynie na estetycznš stronš wyglšdu tabeli na ekranie i wydrukach.

Rys. 410 Tabela z włšczonymi liniami poziomymi

F4 Włšcz poziome linie. Linie poziome służš do wizualnego oddzielenia poszczególnych rekordów. Podobnie jak linie pionowe, majš znaczenie estetyczne z niewielkim wpływem na czytelnoœć wydruków(Rys. 410 ).

F5 Numeracja rubryk. Numeracja rubryk jest dodatkowš liniš pomiędzy nagłówkiem tabeli, a treœciš rekordów, w którš wpisane sš aktualne numery rubryk. Numeracja rubryk ułatwia zmianę kolejnoœci rubryk (patrz: „operacje na rubrykach...”), niezbędna jest także na wydrukach niektórych dokumentów (np. Księgi podatkowej) ze względu na obowišzujšce przepisy.

F6 wyk. Kontrolę sumy. Nakazuje programowi ponowne obliczenie sumy w tabeli. Wszelkie zmiany w treœci rekordów powodujš natychmiastowš korekcję sum danej tabeli. Zdarzyć się jednak może, że w wyniku nagłej przerwy pracy komputera (np. przerwa w dopływie pršdu, reset) – która nastšpi zaraz po zmianie w treœci rekordu – program nie zdšży zapamiętać na dysku nowej wartoœci sumy. W takim wypadku wskazana jest ingerencja użytkownika, który musi wydać polecenie ponownego naliczenia sum w tabeli, w której przebywał w chwili awarii.

F7 wysokoœć rubryk (iloœć widocznych wierszy z treœci pola). Poszczególne pola rekordów majš różne rozmiary np. pole na nazwę kontrahenta pozwala na wpisanie 100 znaków (25 liter x 4 wiersze), a pole na adres kontrahenta 50 znaków (25 liter x 2 wiersze wys.). Wysokoœć linii, wyœwietlanš na ekranie można regulować tak, aby widzieć ich większš iloœć kosztem ograniczenia widocznej treœci. Przykładowo pokazujšc tylko dwa pierwsze wiersze z nazwy kontrahenta możemy zmieœcić na ekranie 10 kontrahentów, a ograniczajšc pokazanie treœci do 1-go wiersza aż 20. Przy edycji poszczególnych pól program pokazuje całe pola niezależnie od zdefiniowanej wysokoœci linii. Przy wydruku program drukuje tylko tyle z wierszy poszczególnych linii, ile jest wypełnionych treœciš, niezależnie od tego, jaka wysokoœć linii została zdefiniowana. Oznacza to, iż jeżeli zmieœcimy się z nazwš danego kontrahenta w trzech wierszach, to program tylko trzy wiersze wydrukuje pomijajšc pusty wiersz czwarty. Na poniższym rysunku (Rys. 411 ) zwiększono iloœć rubryk z 1 do 3.

Rys. 411 Zwiększenie wysokoœci rubryki

Ustalony wyglšd tabeli wraz z kolejnoœciš rubryk można zapamiętać (patrz: „Operacje na rubrykach...”) i wykorzystać do zdefiniowania wydruku. (Patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”).

D

Iloœć miejsc po przecinku okreœla, z jakš dokładnoœciš majš być wyœwietlane pola typu iloœciowego. Można jš zmieniać w zakresie od 0 do 3. Aby wywołać dialog, w którym możemy ustawić dokładnoœć wyœwietlania, należy wejœć do dowolnej tabeli i nacisnšć klawisz Ctrl-L (Rys. 408 ). Dokładnoœć ustawiana jest dla całego programu i nie można ustawić np. w magazynie dokładnoœci 0.01 i jednoczeœnie  w częœci towarowej faktury 0.001. Dokładnoœć pamiętana jest dla każdego hasła oddzielnie, dzięki czemu użytkownicy mogš ustawić indywidualnie dla swoich potrzeb dokładnoœć wyœwietlania.

Wyœwietlajšc z mniejszš dokładnoœciš program zaokršgla wartoœci zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Obliczenia prowadzone sš według faktycznej, a nie zaokršglonej zawartoœci pola. Np. jeżeli w polu wpisana jest liczba 4,357, a iloœć miejsc po przecinku ustawiona jest na 1, to program wyœwietlajšc i drukujšc to pole będzie podawał liczbę 4,4 ale do obliczeń pobierze faktycznie wpisanš wartoœć 4,357.

Program drukuje zera nieznaczšce, np. jeżeli wpisaliœmy w pole iloœć 4,3, a iloœć miejsc po przecinku ustawiona jest na 3, to program wydrukuje w tym polu liczbę 4,300.

/

Tabele zawierajš przeważnie od kilkunastu do kilkudziesięciu rubryk. Na ekranie widoczna jest tylko ich częœć (Rys. 412 ).

Rys. 412 Rubryki 17-23 w tabeli magazynu

Rubryki ważne mieszajš się z tymi mniej ważnymi, wydruki sš za obszerne, za mało widać na ekranie, a i klawiszy zbyt dużo trzeba naciskać – generalnie iloœć rubryk należałoby zmniejszyć. Niestety okazuje się, że każda firma inne rubryki uważa za ważne, jak też posiada własne preferencje odnoœnie ich kolejnoœci i ważnoœci. Dodatkowo kilka razy w roku może zajœć potrzeba wykorzystania rubryk nie znajdujšcych zastosowania w codziennej praktyce.

Z tych kłopotów udało nam się wybrnšć tworzšc – z jednej strony – bardzo wiele różnorodnych kolumn – a z drugiej – pozwalajšc w dowolny sposób zmieniać ich kolejnoœć, a także chować te, które sš w danej chwili zbędne (Rys. 414 ).

Zalety sš oczywiste. Przykładowo jedna tabela „magazyn” może być cennikiem towarów, zestawieniem tego, co należy kupić przy najbliższym wyjeŸdzie po towar, wyszczególnieniem sprzedaży towarów po cenach zakupu (lub po cenach sprzedaży), czy stanem iloœciowo-wartoœciowym magazynu na potrzeby remanentu.

Dodatkowo – możemy ukryć pewne rubryki przed pracownikami, do których nie mamy stuprocentowego zaufania i zablokować możliwoœć odkrywania za pomocš systemu uprawnień – bo kolejnoœć rubryk ustalana jest dla każdego hasła osobno. Wykorzystujšc system haseł możemy także pomóc samemu sobie –  tworzšc osobne zestawy dla haseł „sprzedawca”, „księgowy”, „dostawca” itp.

Aby przestawić rubrykę należy przesunšć do niej podœwietlenie i nacisnšć klawisz Ctrl‑R. Ukaże się nam okno edycyjne, w które należy wpisać numer, jaki chcemy nadać danej rubryce. Po wpisaniu numeru program dokona przestawienia rubryki na żšdane miejsce. Rubryki zgrupowane pod jednym nagłówkiem przenoszone sš w razie potrzeby łšcznie z przestawianš rubrykš.

Rys. 413 Przestawianie rubryki

Aby schować rubrykę należy przesunšć do niej podœwietlenie i nacisnšć klawisz Ctrl-X. Program schowa wskazanš rubrykę zsuwajšc pozostałe tak, aby zakryły powstałš lukę. Rubryki, które sš zgrupowane pod jednym nagłówkiem – razem z chowanš – także sš usuwane ze składu.

Aby odkryć wszystkie rubryki i przywrócić ich pierwotnš kolejnoœć naciskamy klawisz Ctrl-O. Program odkrywa rubryki, które zostały schowane i jednoczeœnie odtwarza pierwotny porzšdek  wszystkich rubryk.

Rys. 414 Tabela magazynu, w której zostawiono tylko 3 rubryki

Aby zapamiętywać lub odtworzyć zdefiniowane układy rubryk naciskamy klawisz Ctrl-U. Opcja umożliwia posługiwanie się wieloma układami rubryk bez żmudnego definiowania ich za każdym razem. Dowolny, zdefiniowany – za pomocš klawiszy Ctrl-R i Ctrl-X – układ rubryk możemy zapamiętać na dysku pod własnš, nadanš przez nas nazwš naciskajšc klawisz Ctrl-U i wybierajšc opcję zapamiętania.

Rys. 415 Wybór układu rubryk

Zapamiętane układy możemy następnie odtwarzać ponownie naciskajšc klawisz Ctrl-U i wybierajšc opcję odtwarzania. Opcji tej używamy przede wszystkim do definiowania wyglšdu wydruków (patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”), a także podczas okresowych prac, w których położenie rubryk odgrywa ważnš rolę (np. przecena wykonywana w magazynie, ustalanie stanów minimalnych i maksymalnych itp.)

3

Szukajšc konkretnej daty, tekstu czy liczby, dokładnie wiemy, w której kolumnie powinny się one znajdować, nie wiemy natomiast, gdzie.

Wystarczy więc, jeżeli ustawimy się w odpowiedniej kolumnie (rubryce) i wydamy polecenie szukania naciskajšc klawisz Ctrl-Z. Po wpisaniu odpowiedniej  treœci i naciœnięciu klawisz Enter nastšpi przeszukanie tabeli. Program w razie znalezienia zadanej treœci wyœwietli jš, przestawiajšc do niej podœwietlenie.

Korzystajšc z tej opcji nie musimy wpisywać szukanych wyrazów w całoœci, bez znaczenia jest również, czy znajdujš się one na poczštku, w œrodku czy końcu pola. Program będzie szukał okreœlonej frazy w każdym wyrazie wybranego pola, pomijajšc przy tym kwestię czy został napisany dużymi czy małymi literami.

Przykładowa linia zawierajšca tekst „Teofil Œniadecki” zostanie odnaleziona po wpisaniu w odpowiednie pole słowa „œniadec” (Rys. 416 ).

Rys. 416 Wyszukiwanie

Jeżeli szukamy liczby lub daty – to nie istnieje możliwoœć podania częœci zapisu. Przykładowo polecajšc znalezienie liczby 123 nie możemy spodziewać się, iż program wskaże liczbę 123000 lub 31235. Takie rozwišzanie spowodowałoby więcej kłopotów niż korzyœci.

Przeważnie szukany kawałek tekstu powtarza się w wielu liniach. Dlatego też program, po wyœwietleniu linii ze znalezionš frazš, zadaje pytanie czy kontynuować poszukiwania, czy też dana linia jest tš szukanš. Zdarza się, że aby to ocenić musimy obejrzeć inne pola w tej linii. Dlatego też program pamięta szukanš treœć tak, że nawet po wielu operacjach możemy wrócić do poszukiwań, które zostajš podjęte z miejsca, gdzie wydamy ponownie to polecenie.

Jeżeli jednak wpiszemy nowy tekst, to program podejmie wyszukiwanie od poczštku tabeli.

‚

Sortowanie jest funkcjš umożliwiajšcš zmianę kolejnoœci linii w tabelach zgodnie z podanym przez użytkownika porzšdkiem. Wywołanie sortowania następuje przez naciœnięcie klawisza Ctrl-T (Rys. 417 ).

Podobnie jak wyszukiwanie – sortowanie odbywa się zgodnie z danymi zawartymi w kolumnie, w której znajduje się podœwietlenie. Porzšdkujšc liczby, teksty czy daty możemy je ustawić w kolejnoœci rosnšcej lub malejšcej.

Rys. 417 Sortowanie

Program umożliwia także wskazanie przedziału sortowania. Polega to na wprowadzeniu linii poczštkowej i końcowej, pomiędzy którymi uporzšdkowanie ma ulec zmianie (sortujemy tylko częœć tabeli).

1.     Zmiana kolejnoœci jest natychmiast zapamiętywana i nie istnieje opcja powrotu do uporzšdkowania, które było przed podjęciem sortowania. Patrz pkt.. 2.

2.     Jeżeli chcemy zmienić kolejnoœć tylko na chwilę i pozostawić sobie możliwoœć powrotu do poprzedniego uporzšdkowania – to przed sortowaniem należy dokonać dowolnej selekcji automatycznej lub półautomatycznej danych. Po wyłšczeniu selekcji odzyskamy kolejnoœć, która była przed przełšczeniem w tryb selekcji (patrz rozdział: selekcjonowanie).

Z

Przestawianie linii pozwala na dokonanie indywidualnej, jednostkowej zmiany kolejnoœci zapisów w tabeli. Sortujšc dokonujemy zmiany kolejnoœci wszystkich linii w podanym przez nas zakresie. W przypadku, gdy pojedyncze zapisy wymagajš zmiany położenia, należy nacisnšć klawisz ALT i dowolnš strzałkę, a następnie – w wyœwietlone okno edycyjne – wpisać numer linii, do której program powinien przenieœć zapis z linii bieżšcej. Podobnie jak podczas sortowania, wprowadzona zmiana kolejnoœci jest natychmiast zapamiętywana pod warunkiem, iż nie przeprowadzono jej w trakcie selekcjonowania danych.



Opcje Selekcji włšczamy (i wyłšczamy) klawiszem Ctrl­‑S.

Selekcja jest funkcjš umożliwiajšcš pogrupowanie danych. Selekcja w połšczeniu z przestawianiem i chowaniem rubryk daje w zasadzie możliwoœć wykonywania dowolnych zestawień, raportów, analiz itp.

Selekcjonowanie polega na podzieleniu danych w wybranej tabeli na dwie grupy:

Te dwie grupy danych sš osobno podsumowane (program wyœwietla trzy sumy: zapisów widocznych, zapisów schowanych i wszystkich zapisów), a podczas wydruku tabeli, w której włšczona jest selekcja, program pozwala na wydrukowanie wskazanej grupy z pominięciem drugiej.

Co możemy uzyskać za pomocš selekcji?

Sposoby korzystania z selekcji

1. „Ręczne” selekcjonowanie

Polega na naciskaniu spacji (inaczej klawisz odstępu – najdłuższy z klawiszy) w wybranych liniach. Linia ta zostanie „schowana” (przyciemniona), jeżeli była „widoczna” i odwrotnie – linia „schowana” po naciœnięciu w niej spacji stanie się „widoczna” (zasada „włšcz /wyłšcz”).

2. „Półautomatyczne” selekcjonowanie

Polega na przejœciu do rubryki, która będzie kryterium selekcji (dane zawarte w tej rubryce będš decydujšce o tym czy poszczególne zapisy majš być widoczne czy schowane) i naciœnięciu klawisza Ctrl-S. W wywołanym dialogu należy wybrać opcję „Własna” przez naciœnięcie klawisza F2 (Rys. 418 ). W ten sposób zadeklarujemy chęć dokonania podziału danych wg treœci zawartych w wybranej rubryce. Teraz należy podać, jakiej treœci program ma szukać w zapisach tej rubryki (w zależnoœci od rubryki może to być nazwa dokumentu, nazwa kontrahenta, nazwa czy symbol towaru, data wystawienia, nr dokumentu, termin płatnoœci, kwota zadłużenia itd.) i co ma uczynić w wypadku znalezienia podanej treœci w przeszukiwanych zapisach (np. w wypadku znalezienia zapisu w danej linii ma jš „schować” a w przeciwnym wypadku pozostawić „bez zmian”).

Rys. 418 Selekcja własna

3. „Automatyczne” selekcjonowanie

W niektórych tabelach wbudowano „Gotowe wzorce selekcji” w celu przyœpieszenia i ułatwienia uzyskania wydruków potrzebnych praktycznie w każdej firmie. Jeżeli dana tabela posiada wbudowany zestaw „Gotowych wzorców...”, to program po naciœnięciu klawisza Ctrl-S wyœwietla je przez automatyczne włšczenie opcji F3 Wzorce (Rys. 419 ). Przykładem takiego rozwišzania jest wzorzec „wszystkie faktury i rachunki z edytowanego miesišca” w tabeli „Faktury i rachunki sprzedaży”, majšcy ułatwić uzyskanie ewidencji faktur i rachunków dla Urzędu Skarbowego.

Rys. 419 Selekcja automatyczna

Inne funkcje zwišzane z selekcjš

Naciskajšc klawisz Ctrl-S i wybierajšc opcję F4 (Rys. 420 ) możemy dokonać:

Rys. 420 Dodatkowe opcje selekcji

Zakończenie selekcji

Po wykonaniu zestawienia i ewentualnym wydruku można selekcję wyłšczyć. Zakończenie następuje po naciœnięciu klawisza Ctrl-S i wybraniu opcji F5. Program przywróci porzšdek zapisów taki, jaki był przed włšczeniem selekcji (o ile nie dokonaliœmy utrwalenia kolejnoœci) i wszystkie uczyni „widocznymi” (normalne wyœwietlanie danych), redukujšc przy tym sumę do jednej linii odnoszšcej się do całej tabeli.



W zwišzku z różnymi typami monitorów, kart graficznych, a także wobec możliwoœci pracy w systemie Windows program posiada szereg opcji pozwalajšcych na jego dopasowanie do tzw. œrodowiska.

dialog, w którym możemy dokonać ustalenia opcji pod kštem œrodowiska i naszych potrzeb, wywołujemy klawiszem Alt-W.

Rys. 421 Parametry ekranu

Dialog składa się z trzech częœci.

1. Tryb

2. Znaki

3. Sprzęt

W częœci dotyczšcej trybu ustalamy:

W częœci dotyczšcej znaków ustalamy sposób wyœwietlania specyficznych znaków typu: polskie znaki, kursor myszki, ramki w tabelach, ramki używane w dialogach itp. Opcje te zwišzane sš przede wszystkim z pracš w systemem Windows, w którym możliwoœci, jakie stwarza system DOS w trybach tekstowych, zostały mocno ograniczone.

W częœci dotyczšcej sprzętu możemy rozszerzyć możliwoœć zmian rozdzielczoœci na kartach graficznych pracujšcych w systemie VESA, poprzez przełšczanie bezpoœrednio za pomocš rejestrów karty graficznej.

pracujšcych w systemie VESA, poprzez przełšczanie bezpoœrednio za pomocš rejestrów karty graficznej.

č

W programie Small Business istnieje możliwoœć zastšpienia wielu klawiszy (czynnoœci) jednym – sš to tzw. makra.

Aby zdefiniować makro, należy:

Przejœć do miejsca w programie, z którego będzie ono wywoływane Nacisnšć klawisz `(odwrócony apostrof pod ESC) Wybrać klawisz makra i wcisnšć nagrywanie – klawisz F4  Nagraj Następnie należy nagrać makro Kończymy nagrywanie poprzez klawisz `(odwrócony apostrof pod ESC)

Makro wykonujemy wciskajšc odpowiadajšcy mu klawisz skrótu (klawisz funkcyjny Fn z kombinacjš klawiszy CTRL-SHIFT lub Makro lub Windows)

Rys. 422 Definiowanie makra

Poniżej podamy przykład zastosowania makra w programie.

Nadanie towarom indeksu PLU.

W opcji Miesišce/Instalacja, konfiguracja/Opcje do.../...Towarów należy zdefiniować wyglšd indeksu. Następnie wchodzimy do magazynu , w którym chcemy nadać towarom indeks PLU. Ustawiamy się na pierwszej pozycji w magazynie, w rubryce Indeks (PLU) i wówczas przystępujemy do nagrywania makra:

Rys. 423