„Small Bussines” jest systemem komputerowym służącym do kompleksowego zarządzania firmą małej i średniej wielkości o dowolnym profilu działalności. Mogą używać go hurtownie, sklepy, zakłady wytwórcze i usługowe oraz małe, często jednoosobowe firmy. Program składa się z kilku współpracujących ze sobą modułów. Użytkownicy w prosty sposób mogą zdecydować, w jakim zakresie będą wykorzystywać możliwości posiadanej wersji, a w razie potrzeby dokupić te moduły, o które pragną program wzbogacić.

Dyskietkę z programem należy włożyć do stacji dyskietek w komputerze, a następnie napisać: A:\INSTALUJ i nacisnąć klawisz ENTER.

Należy wybrać przycisk START, a następnie opcję Uruchom.(Rys. 1 ). Następnie w oknie dialogowym, które pokaże się na ekranie (Rys. 2 ) należy wpisać A:\INSTALUJ i potwierdzić przyciskiem OK.

Rys. 1 Opcje menu START

Rys. 2 Uruchomienie programu instalacyjnego

Uruchomienie programu INSTALUJ.EXE spowoduje wyświetlenie na ekranie okna informacyjnego dotyczącego sposobu obsługi programu instalacyjnego. Należy nacisnąć ENTER a następnie w oknach dialogowych wybierać przycisk Dalej>>) (Rys. 3 ).

Rys. 3

Następnie otrzymujemy okno dialogowe, w którym możemy wskazać miejsce na dysku, gdzie ma zostać umieszczony program (Rys. 4 ). Pierwotnie podpowiadany jest katalog C:\SB4. Jeżeli takie położenie nam odpowiada, to naciśnijmy przycisk Dalej>>, jeżeli nie – to należy wpisać własną ścieżkę dostępu i dopiero wtedy wybrać przycisk Dalej>>.

Rys. 4

Jeżeli zakupiliśmy wersję sieciową to program zapyta w jakim katalogu są dane (instalacja wersji sieciowej została dokładnie omówiona w rozdziale dot. pracy w sieci, użytkowników wersji sieciowej kierujemy więc do przeczytania tego rozdziału), w innym wypadku otrzymujemy okno dialogowe, w którym program pokazuje konfigurację komputera, informując o ewentualnych zmianach, których można dokonać, aby usprawnić system. Aby zainstalować program wybieramy przycisk Instaluj (Rys. 5 ).

Rys. 5

Na końcu instalacji program będzie chciał skonfigurować drukarkę, wyświetli więc listę dostępnych drukarek w oknie dialogowym (Rys. 6 ).

Rys. 6 Wybór drukarki

Należy odnaleźć nazwę posiadanej drukarki. Jeżeli dokładnie takiej drukarki nie znajdziemy, należy wybrać drukarkę podobną – najlepiej jeśli będzie to drukarka tego samego typu, pochodząca od tego samego producenta. Dobrym rozwiązaniem okazać się może:

drukarki 9-cio igłowe – wybranie drukarki EPSON FX-1050 lub Seikosha SP-2400,

drukarki 24-ro igłowe – wybranie drukarki EPSON LQ-2500,

drukarki atramentowe i laserowe - sterownik *WINDOWS 95/98

Następnym etapem jest ustalenie portu (zwykle jest to LPT1) i przetestowanie drukarki. W czasie testów nastąpi konieczność wykonania kilku wydruków. Należy więc wcześniej zaopatrzyć się w czyste kartki papieru i przygotować drukarkę.

Rys. 7 Wybór portu drukarki

UWAGA: Sterownik *WINDOWS95/98 nadaje się do każdego typu drukarki niezależnie od tego, czy jest to drukarka igłowa, atramentowa czy laserowa. Jedynym warunkiem jest, aby użytkownik posiadał system WINDOWS95/98, a w systemie zainstalowaną drukarkę. Jednak wykorzystanie tego sterownika w przypadku drukarek igłowych jest niewskazane z powodu bardzo czasochłonnego druku.

Następnie zostaną przeprowadzone testy wydruku (testy nie są przeprowadzane w przypadku sterownika *WINDOWS95/98), które obejmować będą Test trybu pracy (emulacji) oraz Test polskich znaków – umożliwia automatyczne wykrycie najlepszego sposobu drukowania polskich znaków. Wykonanie tego testu nie jest konieczne – drukarka będzie wstępnie tak ustawiona, aby polskie znaki były drukowane, jednak sposób ich uzyskiwania nie będzie optymalny. Decydując się na test, mamy pewność poprawnego skonfigurowania drukarki.

Po zakończeniu testów instalacja drukarki, jak i programu jest zakończona. Powyżej opisane testy są również dostępne w trakcie używania programu podczas ustalania parametrów wydruku. W związku z powyższym testy drukarki można przy instalacji programu pominąć.

™

Uruchomienie w systemie DOS:

Aby wejść do programu wystarczy wpisać w linii poleceń: C:\SB4\FIRMA i nacisnąć Enter.

Uruchomienie w systemie WINDOWS:

Należy kliknąć dwukrotnie na ikonę programu znajdującą się na pulpicie:

W rezultacie pojawi się pierwsze okno programu, w które należy wpisać hasło. Dla programu dopiero co zainstalowanego podanie hasła polega po prostu na naciśnięciu klawisza Enter (hasło jest puste). Po wczytaniu hasła należy określić miesiąc, którego dane chcielibyśmy edytować (Rys. 8 ).

W czasie instalacji zostały wgrane dane przykładowe - możemy je wybrać naciskając klawisz ENTER.

Rys. 8 Otwarcie miesiąca

Aby zakończyć pracę z programem należy nacisnąć sekwencję Alt–Q, tzn. najpierw przytrzymać klawisz Alt, a następnie nacisnąć literę „Q“. Pojawi się komunikat: „Czy spakować dane przed zakończeniem pracy programu ?“, na który możemy odpowiedzieć twierdząco (nacisnąć F2) lub przecząco (klawisz F3). Spakowanie jest czynnością porządkowania danych i zwalnia miejsce na dysku.

Menu ma charakter pomocniczy – pełni rolę drogowskazów po częściach programu. Menu można zmieniać przez chowanie opcji. Jest to przydatne do wyłączenia tych części, które są nie używane przez danego użytkownika lub tych, do których dostęp powinien mieć on zabroniony. Możemy tego dokonać przez ustalenie odpowiednich uprawnień w opcji menu Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Hasła i konfiguracja.

Poniższe rysunki przedstawiają:

Rys. 9 -menu pełne, Rys. 10 -menu z dostępem tylko do magazynu i kontrahentów.

Rys. 9 Menu z wzystkimi opcjami

Poruszanie się po menu:

1. Za pomocą strzałek (kursorów) lub klawiszy HOME oraz END. Wybór następuje przez naciśnięcie klawisza ENTER. Rezygnacja (wycofanie się) za pomocą klawisza ESC.

2. Przez naciskanie – widocznych w rozwiniętym menu – podświetlonych (czerwonych) liter.

Rys. 10 Menu dla użytkownika mającego dostęp do magazynu i kontrahentów

Tabele są podstawowym elementem do przechowywania informacji w formie rejestrów. Każda linia dowolnej tabeli jest rekordem danych w programie. Przykładową tabelę przedstawia (Rys. 11 ).

Rys. 11 Tabela spisu magazynów

Poruszanie się po tabeli:

1. Za pomocą strzałek (kursorów). Podświetlenie przesuwa się o jedno pole zgodnie z kierunkiem strzałki.

2. Za pomocą klawiszy Home i End. Podświetlenie przesuwa się odpowiednio na początek (pierwsza rubryka) lub koniec (ostatnia rubryka) tabeli.

3. Za pomocą klawiszy Page Up i Page Down (szare klawisze blisko Enter-a). Podświetlenie przesuwa się odpowiednio o stronę w górę lub o stronę w dół.

4. Za pomocą klawiszy Ctrl-Page Up i Ctrl-Page Down (przytrzymany klawisz Ctrl i szare klawisze blisko Enter-a). Podświetlenie przesuwa się odpowiednio na samą górę (do pierwszej linii) tabeli lub na sam dół (do ostatniej linii).

5. Za pomocą klawisza Ctrl i strzałek w górę lub w dół. Program wyświetla okno z prośbą o podanie, do której linii ma „wskoczyć”.

6. Za pomocą polecenia „szukania”. Naciskając klawisz Ctrl-Z wywołujemy okno, w którym możemy podać, jaką frazę (dowolny kawałek tekstu), liczbę czy datę program ma odnaleźć.

7. W dowolnym miejscu tabeli możemy polecić programowi utworzenie nowej linii poprzez naciśnięcie klawisza INSERT (Ins). Oprócz tego tabele posiadają zawsze na końcu jedną wolną linię. W razie jej zapisania tworzona jest automatycznie następna.

Wpisywanie i poprawianie danych w tabeli:

1. Ustawiamy się w wybranym polu i za pomocą Entera wywołujemy zawartość pola do edycji (zawartość okna jest podświetlona), a dalej:

2. Od razu wpisujemy tekst lub liczbę – poprzednia zawartość okna znika wraz z podświetleniem, a na jej miejscu pojawia się to, co „wystukamy” na klawiaturze.

3. Za pomocą strzałek lub klawiszy Home i End przesuwamy się w miejsce, które chcemy poprawić. Podświetlenie znika, lecz tekst pozostaje. Od tej chwili to, co „wystukamy” dopisuje się do tego, co było. Tak poprawimy słowo „zgar” („zegar”).

4. Jeżeli naciśniemy klawisz INSERT (Ins), to przełączymy program w tryb nadpisywania, co oznacza, że to co będziemy wpisywać – literka po literce – zamaże poprzedni tekst. Tryb nadpisywania różni się od dopisywania tym, że znaczek wskazujący położenie kursora zamienia się w kwadracik (normalnie jest podkreśleniem). Tak najłatwiej poprawić słowo „zagar” („zegar”).

5. Jeżeli jesteśmy w środku wyrazu „zegar” (na „g”) i naciśniemy klawisz DELETE (Del), to skasowaniu ulegnie właśnie literka „g”. Dla odmiany jeżeli naciśniemy Backspace (tuż nad Enterem), to skasujemy literkę „e”. Reasumując, Delete usuwa znak, na którym jest kursor, a Backspace o jeden wcześniejszy.

6. Klawisze Home i End przesuwają kursor odpowiednio na początek lub koniec tekstu.

7. Edycję okna kończymy klawiszem Enter – jeżeli chcemy, aby treść wprowadzonych przez nas zmian została wpisana do tabeli. Jeżeli nie chcemy, aby to co wprowadziliśmy do okna zostało wpisane do tabeli – naciskamy klawisz ESC.

Dialogi przede wszystkim służą do komunikacji programu z użytkownikiem i są bardzo zróżnicowane pod względem wyglądu i obsługi. Najprostsze z nich są po prostu komunikatami, które po przeczytaniu należy wyłączyć przyciskiem OK (Rys. 12 ). Bardziej skomplikowane służą do wpisywania danych i podejmowania decyzji, co do sposobu działania programu (Rys. 13 ).

Rys. 12 Prosty dialog

Rys. 13 Dialog z parametrami ekranu

Poruszanie się po dialogach:

1. Za pomocą strzałek (kursorów) lub klawiszy HOME oraz END.

2. Jeżeli w nazwie opcji podświetlona została litera, to wybór tej opcji uzyskujemy naciskając tę literę na klawiaturze (lub naciskając ją z jednoczesnym przytrzymaniem klawisza Alt).

3. Jeżeli obok nazwy opcji podświetlony został klawisz funkcyjny (F2,...F12), to wybór tej opcji uzyskujemy naciskając ten klawisz.

Wpisywanie i poprawianie danych

Dialogi posiadają – podobnie jak tabele – pola przeznaczone do wpisywania danych. Generalna różnica pomiędzy wprowadzeniem zmian w treści pola dialogu, a zmianami w treści pola tabeli polega na tym, iż w dialogach nie potrzebujemy naciskać ENTERA przed rozpoczęciem wpisu i na jego zakończenie. Aby rozpocząć wprowadzanie zmian, wystarczy ustawić się w wybranym polu. W związku z powyższym ENTER w dialogach ma inne działanie: oznacza wybór przycisku, na którym aktualnie jesteśmy ustawieni. Jeżeli aktualnie nie znajdujemy się na żadnym z przycisków (lecz np. w polu przeznaczonym do wpisywania treści), to Enter spowoduje przejście do kolejnej opcji (pola). Brak kolejnego pola, do którego program mógłby nas przenieść, powoduje automatyczne zamknięcie dialogu. Przeważająca większość dialogów została tak skonstruowana, że przycisk F12 kończy edycję dialogu ( F12 OK) i oznacza zarazem zatwierdzenie (np. wprowadzonych zmian, wyświetlonego komunikatu itp.). Klawisz ESC – także kończący edycję dialogu – oznacza w ogólnym znaczeniu rezygnację (np. z wprowadzonych zmian, z kontynuacji działania itp.).

W rozdziale opisano czynności, które należy podjąć przed rozpoczęciem bieżącej pracy. Czynności te polegają na wprowadzeniu informacji o aktualnym stanie firmy.

Uwaga. Nie musimy wprowadzać wszystkich danych począwszy od początku roku. Wręcz przeciwnie – takie postępowanie jest niewskazane. Aby szybko i skutecznie wprowadzić niezbędne do pracy informacje początkowe należy założyć tylko aktualny miesiąc i wprowadzić do niego przede wszystkim asortyment towarowy z przeprowadzonego spisu towarów. Wprowadzanie danych od początku roku (inwentaryzacja początkowa, wszystkie faktury zakupu i sprzedaży itd.) jest bardzo pracochłonne i zupełnie nieprzydatne.

Nie należy się także przejmować tym, że od początku miesiąca zostało już wystawionych trochę faktur i innych dokumentów, ponieważ księgę podatkową oraz deklaracje podatku VAT i podatku dochodowego możemy zacząć prowadzić od następnego miesiąca, poświęcając pierwszy miesiąc na dokładne zaznajomienie się z programem.

W celu utrzymania porządku dokumentów wprowadzonych do programu i szybkiego dostępu do potrzebnych informacji w dowolnej chwili przyjęto chronologiczny podział danych na okresy miesięczne. Podział taki wynika nie tylko z przyczyn praktycznych, ale także z comiesięcznego rozliczania się z: urzędem skarbowym i ZUS -em. Ogólnie można powiedzieć, że okresy miesięczne zakładamy nie 1-go dnia miesiąca kalendarzowego, ale dopiero wtedy, gdy stwierdzimy kompletność wprowadzonych danych za poprzedni miesiąc (wpisane wszystkie faktury zakupu, sprzedaży, wydrukowane PIT-y, deklaracje VAT i wypłaty dla pracowników).

W chwili otwarcia nowego miesiąca zamykany jest poprzedni miesiąc.

UWAGA: Choć program pozwala na modyfikację „starych”- zamkniętych miesięcy, to nanoszone poprawki nie mają wpływu na dane znajdujące się w innych miesiącach.

Rys. 14 Wybór miesiąca

Wybór miesiąca oraz zmianę miesiąca umożliwia dialog (Miesiące /Wybierz miesiąc Rys. 14 ).

Strzałkami góra-dół wybieramy żądany miesiąc i przyciskiem ENTER Wybierz zatwierdzamy wskazanie.

W dialogu do wczytywania miesięcy należy wybrać przycisk F10 Nowy miesiąc (Rys. 14 ). Następnie wskazujemy miesiąc (ewentualnie rok) który chcemy założyć i potwierdzamy przyciskiem OK (Rys. 15 ).

Rys. 15 Zakładanie nowego miesiąca

Rozpoczynając pracę w programie pierwszą czynnością, powinno być wprowadzenie danych firmy w menu Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Podstawowe dane firmy (Rys. 16 ).

Dane te widnieją na wydrukach dokumentów i są to: nazwa i adres firmy (pieczątka), nazwa banku i numer konta firmy, nip, miejscowość itp.

Rys. 16 Menu Instalacja, konfiguracja

Rys. 17 Dane firmy

System uprawnień i zakazów został wprowadzony na wyraźne życzenie stosunkowo dużej grupy użytkowników, którzy chcieli w ten sposób zabezpieczyć dane programu przed dziećmi, osobami postronnymi, a także ograniczyć dostęp do programu swoim pracownikom. Ochrona informacji była najrzadziej podnoszonym argumentem. W takich przypadkach chodziło o ukrycie przed np. przyjętym na czas próbny pracownikiem danych o cenach zakupu, wartości obrotów, adresach dostawców, marżach, terminach płatności, wielkości zadłużenia itd. Efektem ubocznym ograniczenia dostępu jest wizualne uproszczenie programu. Polega to na tym, że użytkownik, nadając „samemu sobie” tylko część uprawnień, może pozbyć się nie używanych w jego firmie opcji, sprowadzając tym samym system menu do kilku prostych linijek.

Pytanie o hasło pada tylko i wyłącznie w trakcie uruchomienia programu. Treść hasła może być dowolna, długość ograniczono do 20 znaków, przy czym rozróżniane są litery duże i małe oraz polskie znaki.

Brak hasła – też jest hasłem, tzn. można zdefiniować hasło jako po prostu naciśnięcie Entera.

Aby zapobiec podglądnięciu hasła przez osoby postronne w chwili jego wpisywania program zamiast wpisywanych liter pokazuje na ekranie gwiazdki.

Tabela, w której została umieszczona treść haseł, nadane użytkownikom uprawnienia i postawione zakazy znajduje się w menu Miesiące /Instalacja, konfiguracja / Hasła i konfiguracja (Rys. 16 ).

Rubryka imię i nazwisko użytkownika służy do wpisania imienia i nazwiska osoby, której dotyczy hasło i wykorzystywana jest podczas wydruku faktury do identyfikacji osoby wystawiającej dokument.

Rubryka Inicjały przeznaczona jest do wpisania pierwszych liter imienia i nazwiska osoby, której hasło dotyczy w celu identyfikacji osoby wystawiającej niektóre dokumenty. Inicjały wpisywane i zapamiętywane są w trakcie wystawiania faktur zakupu i sprzedaży oraz kilku innych dokumentów.

W rubryce Hasło należy wpisać hasło przydzielone danemu użytkownikowi. Wpisanie tego hasła pozwoli na wejście do programu.

Uprawnienia nadajemy przez naciśnięcie klawisza F4 Konfiguracja dostępu do menu oraz F5 Ograniczenie uprawnień (Rys. 18 ). Wyświetlone zostają wówczas okna z listą opcji. Zaznaczenie opcji („krzyżyk”) oznacza pozwolenie na dostęp do wskazanych części programu lub możliwość skorzystania ze specyficznych funkcji.

Aby uniknąć sytuacji, w której użytkownik zapomina nadać komukolwiek prawa do przydzielania uprawnień i zakazów, wobec czego nikt już tego nie może zrobić – osoba wpisana w pierwszej linii ma z definicji wszystkie uprawnienia. Użytkownik ten jest administratorem systemu (przykładowo na Rys. 18 jest to Jan Kowalski).

Nadanie poszczególnych uprawnień powoduje, że dostępne stają się przyporządkowane tym uprawnieniom opcje menu i odwrotnie – rezygnacja z uprawnień chowa odpowiadające im opcje. Oczywiste zatem powinno być, iż zamknięcie dostępu do opcji menu powoduje niemożność korzystania z niej, a co za tym idzie: blokadę kasowania rekordów, zmian w treści czy używania opcji podmenu. Interesujący jest zakaz zmiany kolejności rubryk. Każdemu hasłu przyporządkowano osobny zestaw rubryk. Mamy zatem możliwość zdefiniowania określonego zestawu rubryk dla użytkownika posługującego się danym hasłem (chowamy rubrykę z ceną zakupu w magazynie, numerem faktury w rejestrze faktur itp.) i zabezpieczenia się przed zmianą tak ustalonej kolejności. Jak to zrobić? Należy wpisać wybrane hasło do tabeli z hasłami i przydzielić mu wszystkie uprawnienia. Następnie musimy uruchomić program z użyciem tego hasła i ustawić żądaną kolejność rubryk. Na koniec powinniśmy jeszcze raz wejść do tabeli „hasła” i zakazać zmiany kolejności oraz zdjąć uprawnienia administratora. Teraz, przy ponownym wejściu do programu, użytkownik znający dane hasło nie będzie już mógł chować i przestawiać rubryk.

Rys. 18 Tabela haseł i uprawnień użytkowników

Ze względu na przepisy regulujące wygląd dokumentów sprzedaży możemy firmy podzielić na dwie grupy:

wystawiające faktury w cenach netto (przeważnie hurtownie) i w związku z tym posługujące się cenami sprzedaży netto.

wystawiające faktury w cenach brutto - sklepy.

W związku z tym należy ustalić, jakimi dokumentami posługuje się firma. Od tego będzie zależeć rodzaj wystawianych dokumentów (w netto lub w brutto) oraz sposób wyceny – w oknach dialogowych służących do ustalania cen będą udostępniane ceny w kwocie netto lub w brutto. Ustalenia dokonujemy w opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do.../...Sprzedaży (Rys. 19 ).

Rys. 19 Opcje do sprzedaży

Podobnie należy zdefiniować sposób prowadzenia magazynu (w cenach netto lub brutto). A ma to znaczenie np. przy zmianie stawki vat na dany towar. Program będzie wyliczał cenę netto na podstawie ceny brutto i stawki vat lub odwrotnie cenę brutto na podstawie ceny netto i stawki vat. Ustalenia tego dokonujemy w opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do.../...Magazynu (Rys. 20 ).

Rys. 20 Opcje dotyczące prowadzenia magazynu

–

Program posiada liczniki umożliwiające kolejną numerację wystawianych dokumentów. Każdy numer składa się z trzech części:

przedrostka – maksymalnie trzy litery np. „F”

licznika – od 00001 do 32000 – maksymalnie 12 znaków np. „816”

tekstu końcowego – maksymalnie osiem znaków np. „/d/97”

Program nadając kolejny numer łączy ww. części i automatycznie zwiększa licznik o 1. Przykładowo: „F”+ „816”+ „/d/97” = „F00816/d/97”, liczba „816” zamienia się w „817” i kolejny numer będzie „F00817/d/97”. Liczba jest samoczynnie dopełniana zerami, tak aby miała długość 5 znaków, a jest to konieczne, by algorytm sortowania dawał wyniki zgodne z oczekiwaniami (liczby 3, 15, 156 po posortowaniu ułożą się w kolejności 15, 156, 3, czyli źle, a zapisane w postaci 00003, 00015, 00156 dadzą dobrą kolejność 00003, 00015, 00156).

W celu uzyskania właściwych dla firmy numerów wystarczy wejść do opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Numeracja dokumentów (Rys. 21 ).

Rys. 21 Definiowanie numeracji dokumentów

Wybieramy odpowiednie dokumenty w liście naciskając klawisz ENTER Zmień definicję. W pokazującym się oknie dialogowym można zdefiniować właściwe oznaczenia.

Na tym zakończymy temat zainicjowania odpowiedniej numeracji, a teraz poruszymy kilka problemów związanych z automatycznym numerowaniem.

Przy naciśnięciu klawisza ENTER w polach przeznaczonych na numer dokumentu program wyświetla okno, w którym – wybierając odpowiednią opcję (Rys. 22 ) – możemy zdecydować, czy chcemy nadać kolejny numer, cofnąć licznik czy też wpisać samodzielnie własny numer - zdefiniować wygląd (Rys. 23 ).

Rys. 22 Nadanie numeru faktury

Rys. 23 Definiowanie wyglądu numeracji

Cofanie licznika przydaje się w sytuacji, gdy wykasujemy ostatni dokument z nadanym wcześniej numerem. Jeżeli nie cofniemy licznika – to powstanie luka w numeracji. Po cofnięciu program będzie kontynuował nadawanie numerów począwszy od tego, do którego został cofnięty. Nie możemy liczyć na to, iż po wykasowaniu faktury wystawionej kilka dni wcześniej i cofnięciu licznika, by zastąpić ją innym dokumentem o tym samym numerze – program po tej operacji automatycznie wróci do bieżącej numeracji. W takim wypadku należy wybrać opcję samodzielnego nadania numeru. Cofanie licznika można także zrealizować przez wejście do opcji „Numeracja dokumentów” i ręczne wpisanie właściwego numeru – tak jak to polecamy zrobić przy instalacji systemu.

W trakcie zakładania dokumentów program samoczynnie sprawdza, czy tworzony dokument posiada numer i – jeżeli pole z numerem jest puste – to sam go nadaje. Takie działanie programu przyspiesza naszą pracę. W związku z tym nie ma potrzeby wchodzenia na pole z numerem dokumentu i wypełniania go – program zrobi to za nas.

Program nie kontroluje luk w numeracji, lecz w przypadku wykasowania dokumentu z nadanym numerem ostrzega przed możliwością powstania błędu. Użytkownik sam musi sprawdzić, czy w wyniku wykasowania nie spowodował „dziur” w numeracji.

Program nie sprawdza także powtarzalności numerów. Sprawdzenie, czy nie powstały tego typu błędy, wymagałoby porównania ze sobą wszystkich posiadanych dokumentów i trwałoby zbyt długo biorąc pod uwagę, że w wielu firmach wystawia się po kilka tysięcy faktur miesięcznie.

Jeżeli nie będziemy samodzielnie ingerować w numerowanie dokumentów, ograniczając się jedynie do cofania licznika natychmiast po wykasowaniu dokumentów, to unikniemy jakichkolwiek kłopotów z numeracją.

Rys. 24 Opcja stanów początkowych

UWAGA:

Jeżeli pracowali Państwo na innym programie magazynowym i nie chcecie wpisywać nazw towarów i kontrahentów, to istnieje możliwość przeniesienia tych danych do naszego programu. Informacje jak to zrobić opisane są w rozdziale "Eksport i Import z innych programów".

Towary wprowadzamy za pomocą opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Towary – stany początkowe (Rys. 24 ). Opis każdego towaru zawiera szereg danych: symbol, nazwa, grupa, jednostka miary, stawka vat przy sprzedaży i stawka vat przy zakupie, dwie ceny sprzedaży i cena zakupu (w netto i brutto), stany minimalne i maksymalne, narzut minimalny oraz aktualną ilość na stanie (Rys. 25 ).

Przed wprowadzeniem towarów powinniśmy się zastanowić nad jego rozlokowaniem w magazynach. Proponujemy, aby skład magazynów i ich zawartość była jak najbardziej zbliżona do faktycznego podziału na stoiska sprzedaży. Nie polecamy przykładowo asortymentowego podziału towarów pomiędzy magazyny, jeżeli w Państwa firmie jest tylko jedno stanowisko sprzedaży (lub kilka, lecz sprzedających to samo) ze względu na konieczność dokonywania dodatkowej operacji zmiany magazynu podczas fakturowania. Namawiamy natomiast do wprowadzenia kilku dodatkowych magazynów ze względu na zakupy, które nie są towarami handlowymi. Możemy np. wprowadzić magazyn surowców, kosztów ubocznych, środków trwałych czy też pozostałych zakupów. Ten dodatkowy podział ułatwi nam wypełnianie księgi podatkowej i deklaracji VAT, ponieważ program pobierając pozycję na fakturę zakupu zadaje pytanie o typ zakupu i jego przeznaczenie (na rzecz sprzedaży: opodatkowanej, zwolnionej, opodatkowanej i zwolnionej) proponując wstępnie dane wynikające z opisu magazynów.

Rys. 25 Tabela stanów początkowych

Do wprow0adzania danych początkowych przeznaczony jest arkusz inwentaryzacji początkowej. Do arkusza wchodzimy poprzez Miesiące /Instalacja... /Towary – stany początkowe. Wpisanie do arkusza danych towarowych polega na wpisaniu w odpowiednie pola nazw, symboli, jednostek miary, cen i stawek zakupu oraz cen i stawek sprzedaży. Przy wprowadzaniu cen sprzedaży należy zwrócić uwagę na pole „Typ ceny”, które służy do określenia, czy wprowadzamy ceny netto czy brutto. Program samoczynnie wpisuje w to pole wartość netto, ale jeżeli ustalimy, że magazyn prowadzony jest w cenach brutto (rozdz. Dokumenty sprzedaży – w cenach netto czy w brutto? ) domyślną ceną będzie cena brutto. Informację tę każdorazowo można zmienić naciskając Enter w polu „Typ ceny”. Aby ułatwić sobie pracę, proponujemy wypisać rekord „wzorcowy”, a następnie kopiować go i zmieniając tylko te dane, które są inne – tworzyć opisy nowych towarów. Program umożliwia zapamiętanie dowolnego rekordu przez ustawienie się w jego linii i naciśnięcie klawisza Ctrl-P, a podpowiada ostatnio zapamiętany rekord za pomocą klawisza Ctrl-N. Po zakończeniu wpisywania powinniśmy dokładnie sprawdzić dane, aby zminimalizować ilość błędów.

Naciskając klawisz F5 wprowadź do mag. wprowadzamy wszystkie wpisane towary do magazynu.

UWAGA!

Podczas wpisywania towarów nie deklarujemy, na który magazyn mają zostać wprowadzone. Czynimy to dopiero po naciśnięciu opcji F5. Jeżeli asortyment w innym magazynie jest zbliżony (firma ma kilka sklepów z tym samym asortymentem), to po wprowadzaniu do pierwszego magazynu należy poprawić tylko stany ilościowe i ceny (o ile są inne) i ponownie nacisnąć F5 deklarując inny magazyn. Jeżeli magazyny różnią się asortymentowo, to po zakończeniu wprowadzenia towarów do danego magazynu należy wykasować wszystkie pozycje z tabeli „Towary – stany początkowe” i wpisać kolejne towary wprowadzając je następnie do innego magazynu. Operację wprowadzania można przeprowadzać „na raty” – przez rozbicie całego asortymentu na osobno wprowadzane grupy.

Operację nanoszenia danych radzimy przećwiczyć na kilku towarach. Zdarza się, że w wyniku poczynienia prostych błędów wpisywanie danych trzeba zacząć od nowa – a w wielu firmach asortyment jest kilkutysięczny.

Po wprowadzeniu danych na magazyny możemy sprawdzić, czy popełniliśmy błędy. O ile nie wykasowaliśmy jeszcze danych z „Towarów – stany początkowe”, możemy dokonać poprawy wpisanych danych i opcją F5 wprowadź do mag. ponownie wprowadzamy towary do magazynów. Program odnajdzie poprzednie zapisy i je uaktualni.

Pozostałe opcje oznaczają:

F4 Edytuj - umożliwia modyfikację danego towaru w postaci okna dialogowego.

F6 Pomóż mi - opcja umożliwia zdefiniowanie zachowanie się pola edycyjnego (przejście do pola w dół lub lewo) i ma szczególne zastosowanie w przypadku wprowadzania danych bezpośrednio w rubryki tabeli.

F7 Odczytanie danych z mag - opcja umożliwia wprowadzenie danych z magazynu. Ma zastosowanie w przypadku, gdy wprowadziliśmy towary do magazynu opcją F5 wprowadź do mag. Nakazując programowi dodatkowo wykasowanie tabeli. Aby wrócić do stanu poprzedniego należy właśnie użyć tej opcji.

F8 Wybiórcze kasowanie tow - Jeżeli część towarów ma zostać wykasowana, tak aby reszta została skierowana na inny magazyn możliwe jest wybranie tych towarów (do skasowania) klawiszem spacji. Wówczas nastąpi zaznaczenie towarów (kolorem szarym), zaś wywołanie tej opcji umożliwi ich wykasowanie.

„

Danych dotyczących wszystkich kontrahentów nie musimy uzupełniać od razu, przeciwnie, najlepszym sposobem pracy jest wypełnianie rejestru na bieżąco, tzn. w trakcie wypisywania dokumentów. Zalecamy wpisanie jedynie aktualnych dłużników i wierzycieli.

W celu wpisania dłużników i wierzycieli należy wejść do opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Kontrahenci – zadłużenie (Rys. 24 ). Wybranie tej opcji menu powoduje wywołanie listy kontrahentów początkowo pustej), do której za pomocą odpowiednich klawiszy możemy wprowadzić kompletne dane dotyczące wybranych kontrahentów, między innymi symbol, nazwę, adres, typ, nip, bank i konto, a także dane dotyczące nieuregulowanych płatności, takie jak opis dokumentu, z którego wynika dług lub wierzytelność (rodzaj, numer, data wystawienia, termin płatności) wraz z kwotą zaległego długu. Zwracamy tutaj uwagę, iż w programie przyjęliśmy następującą konwencję: długi innych firm wobec naszej program pokazuje z plusem, a kwoty, które jesteśmy winni innym firmom wyświetla z minusem.

UWAGA! Pole symbol przeznaczone jest na skrótowe nazwy kontrahentów. Z ich pomocą będzie możliwe bardzo szybkie pobranie danych dotyczących kontrahenta do wystawianych dokumentów. Naszym zdaniem najlepszy system symboli, to wpisywanie kilku pierwszych liter z nazwiska kupującego lub z nazwy firmy. Systemy oparte na numerowaniu kolejnych kontrahentów wymagają posiadania wydrukowanego spisu symboli na kartce lub uczulenia dostawców i odbiorców na pamiętanie swojego numeru. Wychodząc naprzeciw tego typu systemom program drukuje na fakturach symbole kontrahentów.

Program pozwala na rejestrację prowadzonej sprzedaży w szerokim zakresie:

za pomocą faktur (obsługa firm):

za pomocą paragonów i faktur dla osób fizycznych,

za pomocą kas fiskalnych,

bezrachunkowej.

Na podstawie ww. danych program samodzielnie wypełnia deklarację podatku VAT oraz księgę podatkową.

Program osobno numeruje:

1, faktury dla firm (osobno dla płatników i niepłatników VAT)

2, faktury korygujące dla firm (osobno dla płatników i niepłatników VAT)

3, dokumenty wydania – WZ

4, paragony

5, faktury dla osób fizycznych (na podstawie paragonów)

Rys. 26 Menu sprzedaż

Wystawianie faktury VAT w zasadzie jest identyczne z wprowadzaniem faktury obcej. Do wystawiania służy opcja w menu Tabele /Sprzedaż /Faktury sprzedaży dla firm (Rys. 26 ). Aby wystawić nową fakturę należy – znajdując się w rejestrze faktur sprzedaży – nacisnąć opcję F5 Nowa Faktura (Rys. 27 ). Program zażąda wskazania kontrahenta. W trakcie pobierania – o ile wyniknie taka konieczność – możliwe jest wprowadzenie nowego kontrahenta.

Rys. 27 Tabela faktur sprzedaży

Jeżeli chcemy wystawić dokument WZ naciskamy klawisz F6 Nowe WZ. Dokumenty wydania nie będą brane pod uwagę przy wypełnianiu księgi podatkowej i deklaracji podatku VAT dopóty, dopóki nie zostaną zmienione na fakturę przez naciśnięcie Entera w polu „Typ dokumentu” i wskazanie rodzaju zmiany.

Program pozwala na wskazanie paragonu z rejestru paragonów i pobranie jego zawartości do faktury przez naciśnięcie klawisza F8 Fakt z parag.. Użycie tej opcji zalecamy tylko wówczas, jeżeli odbiorca paragonu zażąda wystawienia faktury na firmę lub poprosi, a my się zgodzimy, o przedłużony termin płatności. W przypadku, gdy odbiorca paragonu poprosi o wystawienie imiennej faktury dla osoby fizycznej (np. w celu odliczenia wydatku od dochodu), należy po prostu dopisać do paragonu dane osobowe i wydrukować go jako "fakturę dla osoby fizycznej" (czytaj „Paragony”). Aby uniknąć podwójnego zaksięgowania tej sprzedaży (jako paragonu i jednocześnie jako faktury), program zapyta co należy zrobić z paragonem (Rys. 28 ). Obie odpowiedzi są poprawne, różnica jest czysto formalna.

Rys. 28 Sposób stornowania paragonu

Dla firm, które wystawiają wiele dokumentów WZ i okresowo tylko zbiorcze faktury (np. piekarnie) przeznaczono opcję automatycznego wystawienia faktury do wskazanych WZ. Wykonujemy to klawiszem F9 Fakt z WZ-tów. Pobranie polega na wskazaniu kontrahenta, dla którego chcemy dokonać takiej operacji, a następnie zaznaczenie – w przygotowanej przez program liście – tych WZ, które mają zostać przeniesione do faktury.

Rys. 29 Wystawianie faktury dla wielu WZ

Operacja przeniesienia danych należy do skomplikowanych. Program wycofuje z magazynu towary, które znalazły się na wskazanych dokumentach wydania, przenosząc je jednocześnie do faktury i łącząc pozycje o takich samych nazwach, stawkach VAT i cenach sprzedaży. Wartość dokumentu powinna odpowiadać sumie wartości wskazanych WZ (groszowe odchylenia mogą jedynie wystąpić przy zmianie cen jednostkowych z netto na brutto – np. WZ są w cenach netto, a faktura w brutto). Zapamiętywana i przenoszona do rubryki „Zapłacono” jest także suma kwot zapłaconych podczas wystawiania WZ. Do rubryki „Nr WZ” wpisywana jest informacja „Na podstawie WZ”, a do rubryki „Uwagi” przepisane zostają numery pobieranych WZ. Pozycje przeniesione na fakturę są automatycznie zdejmowane z magazynu, a wskazane WZ – usuwane z rejestru.

Takie postępowanie wynika z kilkuletnich doświadczeń naszej firmy, iż nie wykasowanie wskazywanych do przeniesienia dokumentów WZ doprowadza do ponownego ich pobierania lub przeciwnie – pomijania na podstawie mylnej oceny, iż zostały pobrane. Wypisane WZ są dla programu zbędne po wystawieniu do nich faktury i pozostawione mogą stanowić jedynie wartość archiwalną – znacznie mniejszą, niż uwiarygodnione podpisem odbiorców autentyczne wydruki.

Sprzedaż towarów.

Po wskazaniu kontrahenta program automatycznie przenosi nas do części towarowej dokumentu sprzedaży (Rys. 30 ). Wypełnianie części towarowej przebiega podobnie, jak przy księgowaniu zakupów. Aby pobrać towar z magazynu należy nacisnąć klawisz F5 i wpisać symbol, nazwę lub w inny sposób wskazać towar, który program powinien przenieść do części towarowej, analogicznie dokonujemy także zmiany magazynów itd.

Rys. 30 Część towarowa dokumentu sprzedaży

Inny natomiast jest dialog, w którym deklarujemy ilość towaru: użytkownik posiada jedynie możliwość wyboru ceny I (klawisz F2) lub ceny II (klawisz F3) (Rys. 31 ), bez prawa zmian w pozostałym opisie towaru.

Rys. 31 Ilość pobieranego towaru

W trakcie wypełniania części towarowej zdefiniowanie nowego towaru nie jest możliwe.

Blokada tych opcji jest wynikiem ochrony danych przed przypadkowymi zmianami, które mogłyby się zdarzyć pod wpływem pośpiechu w obsłudze klientów, a które mogłyby być bardzo brzemienne w skutkach: zmiana nazwy, symbolu, ceny, stawki VAT często wychodzi na jaw dopiero podczas szukania źródła strat lub kontroli US – trudno przy tym ustalić winnego, a wina często jest nieumyślna. Dane możemy zmienić jedynie po pobraniu ich do części towarowej z tym, że program przy ingerencji w cenę jednostkową towaru odnotowuje ten fakt w polu „Opis” informując, iż wpisano „cenę własną”.

Rys. 32 Wpis ręczny

W przypadku fakturowania usług mamy dwie możliwości. Pierwszą jest pobieranie ich, podobnie jak towarów, z magazynu (wówczas w magazynie należy dopuścić ujemne stany). Drugą możliwością jest „ręczne” wypisywanie pozycji bez pobierania ich z magazynów. Aby program dopuścił do powstania takiego wpisu należy nacisnąć klawisz Ctrl-N Wpis ręczny. Wywołanym klawiszem Ctrl-N dialogu wpisujemy treść i kończymy edycję klawiszem F12 OK, a program wyszukuje wolną linię i umieszcza w niej zapis. UWAGA: linia na nazwę usługi (towaru) jest obszerna – zawiera 120 znaków – i pomimo tego, iż program wyświetli w tabeli tylko pierwszy wiersz z wpisanej nazwy, to podczas wydruku pominie tylko puste (czytaj: „Narzędzia dostępne w tabelach”: „Suma, wygląd linii”).

Upusty wpisywane i pamiętane są dla każdej pozycji osobno, co pozwala na ich zróżnicowanie. Należy je podawać w postaci procentów z dokładnością do 0,01. Wpisanie upustu powoduje, iż wyjściowa cena jednostkowa zostaje zmniejszona o wpisany procent (100% upustu daje cenę równą zero). Możemy także realizować narzuty przez wpisanie ujemnego upustu (-100% podwaja cenę). W związku z tym minimalny upust (narzut) może wynosić -500%, a maksymalny 100% (od pięciokrotnego zwiększenia ceny do minimalnej ceny zerowej).

Wpisane wartości upustu można poprawiać, gdyż program pamięta cenę wyjściową i od niej nalicza tą aktualną – widoczną na ekranie.

Rys. 33 Opcja F8 Zmień/ustal

Przyznanie odbiorcy stałego upustu

Jeżeli chcemy przyznać stały upust konkretnym odbiorcom, to należy to zrobić w tabeli kontrahentów w polu proponowany upust. Nadana tam wartość upustu zostanie przeniesiona do faktury podczas pobierania kontrahenta i będzie powodowała zmniejszenie ceny sprzedaży w trakcie pobierania danych z magazynów. Program zawsze zgłasza fakt posiadania stałego upustu w chwili pobrania kontrahenta. Jeżeli z pewnych względów decydujemy się na zmianę wartości przyznanego upustu, to możemy to uczynić przez „ręczną” modyfikację upustu w poszczególnych pozycjach (naciśnięcie Entera w polu „upust”) lub generalną zmianę wszystkich pozycji naciskając klawisz Ctrl-A. Program pamięta ceny pierwotne – nie zmodyfikowane upustem – i w każdej chwili możliwe jest ich odtworzenie przez wpisanie „zerowego” upustu.

Wprowadzenie (zmiana) upustu po wypisaniu dokumentu

Upusty okolicznościowe realizujemy narzucając upust generalny przez naciśnięcie klawisza Ctrl-A (Rys. 34 ).

Rys. 34 Wprowadzanie upustu

Program stwarza tutaj dwie możliwości:

1) Wpisanie nowego upustu (lub narzutu) w miejsce poprzedniego (przeważnie „zerowego”)

2) Dodanie /odjęcie podanego upustu do /od już zdefiniowanych. Druga możliwość różni się od pierwszej tym, iż program nie kasuje istniejących wartości upustu wpisując nowe, lecz dodaje (odejmuje) nowe do starych.

Upust okolicznościowy stosujemy przeważnie w sytuacji premiowania dużych zakupów lub płatności gotówkowych, lecz możemy także odwrócić sytuację: stosować dodatkowy narzut np. w przypadku płatności terminowych.

Indywidualna korekcja poszczególnych pozycji

Polega na bezpośrednim wpisaniu wartości procentowej w polu upust /narzut. Ten sposób polecamy tylko w wypadku indywidualnego zróżnicowania upustu dla poszczególnych towarów.

„Ręczne” poprawienie ceny jednostkowej powoduje skasowanie kwoty upustu i przepisanie poprawionej ceny w miejsce ceny wyjściowej (pamiętanej, lecz nie wyświetlanej).

Problem obliczania ilości na podstawie ceny jednostkowej i wartości brutto dotyczy między innymi stacji benzynowych. Kupujący paliwo często proszą o nalanie za tzw. „stówę” i wypisanie faktury. Wystawiający fakturę ma poważny kłopot z obliczeniem ilości wydanej benzyny, zwłaszcza jeżeli – z różnych przyczyn – nie widzi licznika na dystrybutorze. Dodatkowo powinien podać wartość zapłaty z rozbiciem na kwotę podatku i wartość netto.

Rys. 35 Ustalanie ilości na podstawie kwoty

Rys. 36 Ustalanie ceny na podstawie kwoty

Natomiast obliczanie ceny jednostkowej na podstawie wartości brutto i ilości może być przydatne w firmach usługowych, które końcowy wynik wolą zaokrąglić (często ze stratą) dla tzw. „równego rachunku”.

Aby program obliczył ilość na podstawie wartości brutto (lub netto), należy pobrać towar z magazynu, nacisnąć klawisz Ctrl-B i wpisać kwotę, jaką chcemy uzyskać. Program – z oczywistych przyczyn – odmówi obliczenia ilości w wypadku, gdy cena jednostkowa będzie równa zero.

Analogicznie – chcąc ustalić cenę jednostkową poprzez podanie wartości i podzielenie jej przez wpisaną ilość należy nacisnąć klawisz Ctrl-C.

Program umożliwia nadruk sprzedanych pozycji z faktury na formularzu Tax Free umożliwiającym zwrot podatku VAT turystom. W celu wydruku formularza wystarczy wystawioną fakturę lub paragon wydrukować z wzorem wydruku o nazwie “Tax Free”. Aby pola formularza zostały poprawnie wypełnione należy trzymać się poniższych zasad: W polu nazwy kontrahenta należy wpisać kolejno w wierszach – nazwisko, imię, państwo oraz nr paszportu. W polu adresu kontrahenta należy wpisać dokładny adres Rys. 37 . Ograniczeniem programu jest wypełnianie tylko siedmiu pierwszych pozycji na formularzu. Jeżeli zachodzi konieczność nadruku na większej ilości formularzy należy wystawić kilka dokumentów pamiętając, aby na każdym znajdowało się co najwyżej 7 pozycji.

UWAGA!

Symbol SWW towaru jest brany z ostatnich 16 znaków nazwy towaru

Rys. 37 Wpisywanie danych kontrahenta potrzebnych do prawidłowego

wydruku formularza Tax Free

Uwaga:

Przed wydrukiem należy ustalić typ kartki na A4 poziomo, gęstość wydruku na zwykły, oraz margines lewy i górny Rys. 38 .

Rys. 38 Wydruk Tax Free

‘

Czytelników odsyłamy do rozdziału „Dokumenty zakupu korygujące”, ponieważ procedura wystawiania jest analogiczna do korygowania zakupów.

Rejestr paragonów znajduje się w menu Tabele /Sprzedaż /Paragony, faktury dla osób (Rys. 26 ). Po wybraniu opcji znajdujemy się w tabeli paragonów (Rys. 39 ).

Rys. 39 Spis paragonów

Jeżeli wystawiamy paragon, to naciskamy klawisz F5 Nowa faktura, a w przypadku, gdy klient zażąda od razu faktury – naciskamy klawisz F6 Nowy paragon. Może być także inna sytuacja: klient oznajmi, iż chce otrzymać fakturę w trakcie wystawiania paragonu lub po jego wystawieniu.

Wówczas w rubryce typ dok. (gdzie obecnie jest zaznaczony paragon) naciskamy klawisz ENTER. Pojawia nam się komunikat: „Dokument nie związany z żadnym kontrahentem!, Czy chcesz wskazać kontrahenta?” (Rys. 40 )

i wybieramy interesujący nas dokument – podświetlając go i naciskając klawisz ENTER.

Rys. 40 Zamiana paragonu na fakturę

Aby wydrukować paragon, należy w oknie dialogowym drukowania wybrać wzór o nazwie „paragon”, a przy wydruku faktury wzór o nazwie „faktura”. W wypadku posiadania drukarki fiskalnej należy – zamiast drukować na zwykłej drukarce wzór o nazwie „paragon” – wysyłać dane do drukarki fiskalnej za pomocą klawisza Ctrl-P.

Rys. 41 Drukowanie paragonu lub faktury

Wypełnianie części towarowej przebiega analogicznie, jak wypełnianie części towarowej faktury.

Każdej kupującej osobie fizycznej można wystawiać fakturę. Wystawianie faktury takim osobom jest jednak kłopotliwe ze względu na konieczność notowania danych personalnych kupującego, późniejszą konieczność ewidencjonowania i przechowywania, a także znacznie obszerniejszy wydruk na dodatek w dwóch kopiach.

Paragony są uproszczoną formą dokumentowania sprzedaży nie wymagającą podania personaliów. W związku z tym wyodrębniono je do osobnego rejestru. Ich wystawienie nie wymaga wskazania kontrahenta z rejestru kontrahentów. Paragony są wystawiane w cenach brutto i nie posiadają możliwości zapłaty terminowej. Jeżeli mamy znajomych, którym przesuwamy termin płatności, to należy im wystawiać faktury w rejestrze faktur dla firm, pomimo iż większość znajdujących się tam dokumentów dotyczy firm (nie widzimy przeszkód). Są też przypadki, iż po wystawieniu paragonu klient zażąda wystawienia faktury dla firmy. Należy wówczas przejść do rejestru faktur dla firm i nacisnąć klawisz F8 Fakt z parag. (Rys. 27 opcja wystawienia faktury na podstawie paragonu) i wskazać wypisany paragon, aby program na jego podstawie wypełnił fakturę. Paragony i faktury dla osób fizycznych mogą posiadać osobną numerację – niezależną od faktur wystawianych dla firm. Ustalenie sposobu numeracji znajduje się w opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do sprzedaży.

Odpisanie paragonów z magazynów

Opcja F7 Odpisywanie z mag. służy do przeszukania rejestru paragonów i wyszukania dokumentów, które nie są odpisane z magazynu. Opcja służy przede wszystkim odpisaniu tych paragonów, które zostały wystawione opcją szybkiego wystawiania znajdującą się w menu: Wystaw /Dokument sprzedaży ALT-F6 (Rys. 42 )

W menu Wystaw (Rys. 42 ) umieszczono opcje skierowane na szybkie wystawianie dokumentów.

Rys. 42 Opcja szybkiego wystawiania dokumentów

W opcji Wystaw/ Dokument Sprzedaży Alt F6: możemy wystawić faktury dla (płatników, niepłatników oraz osoby fizycznej), paragon, wydanie WZ oraz rezerwację.

Opcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy użytkownik posiada drukarkę fiskalną.

Po wejściu do tej opcji pojawia się dialog (Rys. 43 ).

Rys. 43 Menu szybkiego wystawiania dokumentów

Poruszanie się po menu:

F4 Weź towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F5 Weź kontrahenta – po wybraniu tej opcji program pyta się, dla kogo ma być wystawiony dokument: Firma Czy Osoba (w przypadku wystawiania paragonu, kontrahenta nie ustala się)

F6 Typ dokumentu – opcja ta pozwala na ustalenie typu wystawianego dokumentu

UWAGA: Program automatycznie wystawia paragon, natomiast wystawienie innego dokumentu tj. faktury, wydania WZ bądź rezerwacji wymaga wcześniejszego pobrania kontrahenta.

F7 Weź wagę – powoduje wejście do opcji, która odczytuje masę towaru ważonego

F8 Opcje druk.fisk – daje możliwość ustawienia opcji dla drukarki fiskalnej (Rys. 45 )

F9 Konfiguracja – opcja umożliwia ustalenie dodatkowych opcji (Rys. 46 )

ENTER Ilość - pozwala na zmianę ilości pobranego towaru

F10 Zmień / Oblicz- zmienia zadeklarowaną wcześniej cenę towaru

F11 Zmień upust - ustala upust procentowy w wystawianym dokumencie

ESC Zakończ – klawisz ten powoduje zakończenie wystawiania dokumentu (pojawia się nam końcowa część dokumentu tzn.: razem, wpłata, reszta oraz sposób płatności Rys. 44 - Naciśnięcie klawisza ENTER DRUKUJ powoduje drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej i zwykłej.

DEL Kasuj pozycję - usuwa podświetloną pozycję

INS Dodaj Ilość - do danej ilości towaru pobranej z magazynu dodaje zadaną liczbę

Rys. 44

Rys. 45 Opcje drukarki fiskalnej

Rys. 46 Konfiguracja szybkiego wystawiania dokumentów

Opcja konfiguracja pozwala na ustalenie dodatkowych opcji pomocnych użytkownikowi m.in.:

ustaleniu typu cen sprzedaży

odpisywaniu z magazynu

ustalenia znaczenia niektórych klawiszy funkcyjnych

F11 Uaktualnienie listy towarów:

Normalnie, tzn. podczas pobierania towaru wchodzimy bezpośrednio do magazynu w którym znajduje się dany towar

Co 15 minut, 30 minut, ... – ustawienie jednego z wariantów tej opcji oznacza , że program automatycznie uaktualnia listę towarów według ustawionej opcji.

Opcja ta daje możliwość pobierania towarów ze wszystkich magazynów handlowych – bez potrzeby zmiany magazynów.

Towary z kilku magazynów handlowych są dostępne w jednej liście.

W każdej chwili użytkownik może sam uaktualnić magazyn poprzez klawisz CTRL-F2.

Podczas wystawiania jakiegokolwiek dokumentu, w każdej chwili możemy włączyć Menu (klawisz F1).

Jeżeli przy wystawianiu nowego dokumentu (innego niż paragon) najpierw ustalimy kontrahenta, a później pobierzemy towar z magazynu, to zostanie on pobrany pod kontrahenta (tzn. jeżeli kontrahent ma przydzielony upust, to towar zostanie pobrany z magazynu już z upustem). Natomiast w sytuacji odwrotnej tzn. gdy najpierw pobierzemy towar, a następnie kontrahenta, to pomimo iż dany kontrahent ma przyporządkowany upust, towar z magazynu zostanie wpisany bez upustu (należy go wpisać ręcznie klawiszem F11 Zmień upust).

Dodatkowym atutem jest możliwość powiększenia znaków na ekranie dwukrotnie lub czterokrotnie dzięki czemu możliwa jest praca na małych 9-calowych monitorach kas komputerowych (np. Elzab Xcel, IBM Sure One, itp.) Szczegóły wystawiania takich paragonów są umieszczone w rozdziale poświęconym drukarce fiskalnej.

Opcja szybkiej sprzedaży może być wywołana natychmiast po uruchomieniu programu i wpisaniu hasła bez konieczności wyboru z menu, przez uruchomienie programu z opcją „/F”

Tzn. firma.bat /f lub ksiega.exe /f

Ze względu na swoją specyfikę część firm nie dokonuje szczegółowej, ilościowej rejestracji sprzedawanych towarów (np. małe sklepy spożywcze). Efektem sprzedaży w takich firmach jest tzw. utarg dzienny. Aby obliczyć deklarację podatku VAT dla takiej firmy, należy wyodrębnić z utargów dziennych kwotę, która przypada na sprzedaż nieudokumentowaną (od utargu odjąć kwoty, które wynikają z faktur i rachunków), a następnie – na podstawie struktury zakupów handlowych – rozbić utarg bezrachunkowy tworząc strukturę sprzedaży.

Rys. 47 Rejestracja utargów

Utargi nieudokumentowane należy notować w tabeli: Tabele /Sprzedaż /Sprzedaż bezrachunkowa. W jednej linii możemy zanotować do 30 punktów sprzedaży. Z tego względu, że zwykle wykorzystuje się wiele mniej punktów pozostałe należy pochować klawiszem CTRL-X (Na Rys. 47 schowano wszystkie rubryki z wyjątkiem jednej). Notowanie utargów bezrachunkowych sprowadza się do podania w pustej linii daty zapisu i wpisania otrzymanych w danym dniu utargów, pomniejszonych o kwoty udokumentowane fakturami i rachunkami (oczywiście rachunki i faktury także należy wprowadzić, tylko nie w tym miejscu). Wprowadzone kwoty możemy zabezpieczyć przed przypadkową zmianą lub skasowaniem poprzez odnalezienie rubryki „Zakaz zmian” i wpisanie do niej słowa „tak”.

Wypełniając księgę podatkową oraz deklarację Vat program automatycznie przeszuka wszystkie zapisy pobierając te, których daty będą się mieścić w obrębie edytowanego miesiąca.

Rys. 48 Tablela komisu samochodowego

Program umożliwia wspomaganie komisowej sprzedaży samochodów. Do tego celu przeznaczona jest tabela w menu: Tabele /Sprzedaż /Auto-komis (Rys. 48 ). Program umożliwia sprzedaż komisową jak również sprzedaż samochodów, które zostały nabyte w celu dalszej odsprzedaży. Poszczególne opcje umożliwiają przyjęcie, wycenę oraz sprzedaż samochodu, naliczenie opłaty skarbowej i wydruk odpowiednich dokumentów takich jak umowa komisu. Ze względu na różnice w interpretacji przepisów dot. opłaty skarbowej od sprzedawanych w umowach komisu przedmiotów - do użytkownika należy wybór sposobu naliczania tej opłaty (opcja: F7 Obliczanie opłaty skarb. Rys. 49 ).

Rys. 49 Ustalenie sposobu naliczania opłaty skarbowej

Aby przyjąć samochód w komis należy ustawić się w wolnej linii tabeli i wybrać opcję F4 Właściciel pojazdu (Rys. 50 ). Następnie należy wybrać opcję F5 Wycena, dzięki której ustalona zostaje cena sprzedaży, opłata skarbowa oraz prowizja (Rys. 51 ).

Rys. 50 Wpisanie przedmiotu umowy komisu

Rys. 51 Ustalenie ceny sprzedaży

UWAGA: opłata skarbowa nie występuje w przypadku, gdy towar ma stawkę VAT inną niż zwolniona.

Stawka akcyzy jest potrzebna jedynie w przypadku nowych samochodów.

Na podstawie wpisów z autokomisu program wpisuje informacje do książki przychodów i rozchodów oraz deklaracji VAT. Rodzaje wpisów są uzależnione od tego czy jest to komis, odkupienie od os. fizycznej lub odkupienie od firmy. W przypadku sprzedaży komisowej do deklaracji VAT i książki wpisuje się jedynie prowizja. W przypadku odkupienia, a następnie sprzedaży od os. fizycznej wpisuje się prowizja wraz z ceną zakupu i sprzedaży samochodu. W przypadku odkupienia od firmy (na fakturę VAT) wpisuje się jedynie sprzedaż samochodu. Faktura zakupu jest pobierana z rejestru faktur zakupu i należy ja tam wcześniej wpisać!

W chwili sprzedaży samochodu należy ustawić się w linii z odpowiednim samochodem i wpisać dane nabywcy opcją F6 Klient i sprzedaż. W oknie dialogowym oprócz danych nabywcy należy jeszcze ustalić czy faktura sprzedaży ma być numerowana według osobnej numeracji czy ma przyjąć kolejny numer z licznika faktur. Ponadto możemy odznaczyć dany samochód jako sprzedany przez naciśnięcie klawisza F7 Sprzedany (Rys. 52 ). Odznaczenie ma na celu późniejsze wyselekcjonowanie tak aby odróżnić samochody sprzedane od pozostających w komisie (opcja Ctrl-S) oraz niesie za sobą uwzględnianie sprzedaży przy wypełnianiu książki przychodów i rozchodów oraz deklaracji VAT (bardzo ważna jest tu data sprzedaży!). W programie nie przewidziano osobnej tabeli na rejestr wycofanych lub sprzedanych samochodów. Z tego też względu po utworzeniu w programie nowego miesiąca takie samochody należy usunąć klawiszem DEL (DELETE).

Rys. 52 Wpisanie danych nabywcy

W programie przygotowano przykładowe wzory wydruku umożliwiających wydrukowanie następujących dokumentów:

Umowy komisu

Umowy kupna-sprzedaży samochodu (odkupienie samochodu w celu dalszej sprzedaży)

Faktur sprzedaży

Ze względu na specyfikę i wymagania użytkownik może te wzory wykorzystać lub zdefiniować własne.

Rys. 53 Umowy stałe

Program umożliwia wystawianie faktur za czynności ciągłe takie jak np. wykonywanie usług sprzątania, wywozu nieczystości, usług telekomunikacyjnych, naliczania czynszu lub sprzedaży energii,. W przypadku takich usług następuje cykliczne naliczanie opłat w okresach miesięcznych. Program umożliwia wpisanie umów na usługi stałe. Na każdej umowie można umieścić do trzech naliczanych czynności (usług).

Zakupy wprowadzamy do rejestru znajdującego się w menu Tabele /Zakup /Faktury zakupu (Rys. 54 ).

Rys. 54 Menu zakupy

Operację wprowadzenia dokumentu zakupu można podzielić na kilka części:

1. wypełnianie części dotyczącej kontrahenta

2. wypełnienie części towarowej i ustalenie nowych cen sprzedaży

3. wprowadzenie danych o sposobie i terminie płatności

4. wprowadzenie danych do magazynu (odpisanie dokumentu)

Oprócz faktur zakupu do rejestru zakupów możemy dodatkowo wpisywać dwa inne typy dokumentów.

Pierwszym jest dokument przyjęcia (PZ), który wystawiamy, jeżeli otrzymaliśmy towar bez faktury. Dokument ten pozwala wprowadzić towar do sprzedaży z tą różnicą, że nie zostanie on ujęty w księdze i deklaracji podatku VAT. Po otrzymaniu właściwej faktury należy tylko zmienić typ dokumentu z PZ na fakturę.

Drugim możliwym do wystawienia w tym rejestrze dokumentem jest zamówienie. Wystawienie tego dokumentu ma ułatwić dokonanie zakupu poprzez przygotowanie wstępnej listy towarów, które chcemy zakupić z jednoczesnym oszacowaniem wydatków, jakie musimy w tym celu ponieść. Przy wystawianiu tego dokumentu możemy wykorzystać funkcją automatycznego doboru towarów. Działanie tej funkcji polega na tym, iż program samodzielnie wyszukuje towary, których stany zeszły poniżej stanów minimalnych i zarazem zostały zakupione w firmie wskazanego kontrahenta. Wyszukane pozycje prezentowane są w zbiorczej liście. Korzystając z tej listy możemy zadeklarować ilości poszczególnych pozycji do zakupu. Korzystanie z funkcji nie wyklucza „ręcznego” dopisania innych towarów. Po zakończeniu wystawiania możemy taki dokument wydrukować i pojechać z nim po dostawę lub przesłać go modem (telefonicznie), czy też zachować na dyskietce i wgrać bezpośrednio do komputera dostawcy. Po powrocie z zakupów możemy zamówienie przemianować na fakturę lub PZ i wprowadzić zmiany w tych miejscach, gdzie faktyczne zakupy różniły się od naszego zamówienia.

Rys. 55 Tabela zakupów

Zakładanie nowego dokumentu zakupu rozpoczynamy od wejścia do rejestru faktur zakupu w menu Tabele /Zakup /Faktury zakupu (Rys. 54 ).

Jeżeli chcemy wpisać nową fakturę, to naciskamy klawisz F5 Wpisz fakturę; analogicznie dla nowego dokumentu przyjęcia (PZ) – naciskamy F6 Wpisz PZ, a w przypadku nowego zamówienia – F7 Wpisz zamów. Program w przypadku dwóch pierwszych dokumentów poprosi o podanie informacji o dacie wystawienia i numerze dokumentu (Rys. 56 ). Tu należy zwrócić uwagę na rodzaj faktury. Zwykle faktury są wystawione w cenach netto, ale zdarzają się również faktury w cenach brutto (np. faktury za paliwo do samochodów). W takim wypadku należy zmienić opcję F6 Podstawą dokumentu są: na Ceny Brutto

Rys. 56 Dane faktury lub PZ-ki

Rys. 57 Wybór kontrahenta

Następnie zażąda wskazania kontrahenta i w oknie dialogu, który ukaże się na ekranie należy wpisać symbol kontrahenta (Rys. 57 ). Program jednocześnie z wpisywaniem wyszukuje kontrahentów o najbardziej zbliżonym symbolu i wyświetla ich listę. Najbardziej podobny zostaje wyróżniony podświetleniem. Nie musimy wpisywać całego symbolu, jeżeli program znajdzie właściwego kontrahenta już po kilku literach – naciskamy przycisk F12 Wybór, a program pokaże nam kompletne dane tego kontrahenta. Wyświetlone dane możemy przejrzeć i uzupełnić (Rys. 58 ). W przypadku braku kontrahenta należy go wprowadzić wywołując w ww. liście kontrahentów dialog F3 – Nowy !.

Przycisk F4 – Zmień Spis umożliwia przełączanie dwóch tabel kontrahentów: tabeli Firmy: dostawcy/odbiorcy i tabeli spis osób fizycznych.

Rys. 58 Dane kontrahenta

Ostateczny wybór tego kontrahenta następuje po ponownym naciśnięciu przycisku F12 OK. Zdarza się, iż nie pamiętamy symbolu lub z innych przyczyn nie możemy ustalić kontrahenta wyżej opisanym sposobem. Wówczas możemy za pomocą strzałki w prawo przesunąć się na nazwę kontrahenta i analogicznie jak przy wyszukiwaniu symbolem wpisywać pierwsze litery nazwy kontrahenta. Przy kolejnym niepowodzeniu – ponownie naciskając strzałkę w prawo – możemy wejść wprost do listy i używając strzałek pionowych dokonać „ręcznego” wyszukania kontrahenta lub naciskając klawisz F5 wyszukaj (Rys. 57 ) wywołać opcję ustalania kontrahenta przez podanie dowolnej części nazwy, adresu lub NIP-u (Rys. 59 ). Tym sposobem przechodzimy do drugiej części tworzenia dokumentu zakupu.

Rys. 59 Wyszukiwanie po NIP-ie

Rys. 60 Część towarowa faktury zakupu

Po wejściu do części towarowej dokumentu zakupu możemy ją wypełnić przez pobranie pozycji z wybranych magazynów (z jednoczesnym zakładaniem nowych pozycji) klawiszem F5 Weź towar lub przez wpisanie pozycji bez odniesienia ich treści do któregokolwiek magazynu klawiszem Ctrl-N Wpis ręczny.

Naciśnięcie klawisza F5 Weź towar powoduje wywołanie dialogu z listą towarów jednego z magazynów (Rys. 61 ).

Rys. 61 Lista towarów

Wybór towaru oparty jest na identycznych zasadach, jak wybór kontrahenta: wpisujemy symbol lub nazwę, „ręcznie” przestawiamy podświetlenie ewentualnie używamy funkcji wyszukania nazwy zawierającej podane słowo. Jeżeli ustawimy podświetlenie na odpowiednim towarze, to naciskamy przycisk F12 OK, po którym program edytuje dokładne dane o towarze. W przypadku, gdy po raz pierwszy nabywamy towar to należy wprowadzić go do listy towarów klawiszem F3 Nowy t.

Rys. 62 Dane towaru

Dialog z danymi oprócz nazwy, symbolu itp. zawiera pole do wpisania ilości przyjmowanego towaru oraz ostatnie ceny sprzedaży i zakupu ustalone dla tego towaru (Rys. 62 ). Przyjmując towar należy sprawdzić czy ceny sprzedaży nie wymagają korekty (w wyniku zmian w cenie zakupu). Program wyświetla ceny zarówno w netto jak i brutto oraz dodatkowo narzut pomiędzy ceną zakupu a cenami sprzedaży. Cenę zakupu przepisujemy wprost z dokumentu zakupu. Jeżeli zajdzie potrzeba ustalenia nowych cen sprzedaży dokonujemy tego przez zmianę narzutu lub przez bezpośrednią zmianę cen.

Jeżeli w Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do magazynu ustalimy, iż firma będzie prowadzić magazyn w cenach netto, to program pozwoli ustalać ceny netto i vice versa – przy ustaleniu, że magazyn ma być w cenach brutto program pozwoli ustalać ceny brutto.

Edycję danych o towarze kończymy kolejnym F12 OK, po którym program przenosi dane dotyczące towaru z dialogu do wolnej linii części towarowej.

UWAGA:

W przypadku, gdy towar wprowadzamy na magazyn nie handlowy, to program zadaje pytanie o typ zakupu (koszty uboczne, środki trwałe, pozostałe zakupy) oraz jego przeznaczenie (Rys. 63 ). Te ostatnie, dodatkowe ustalenia potrzebne są do właściwego wypełnienia deklaracji VAT i Księgi podatkowej. Ustalenie, na rzecz jakiej sprzedaży został dokonany zakup, jest w zasadzie pytaniem o sposób odliczenia podatku VAT. Podanie, iż zakup dokonany jest na rzecz sprzedaży opodatkowanej powoduje całkowite odliczenie podatku. W przypadku zakupu na rzecz sprzedaży zwolnionej (np. materiały do produkcji towarów zwolnionych) lub zakupu, którego z innych względów nie można odliczyć (np. części do samochodu osobowego) należy zaznaczyć „zakup na rzecz sprzedaży zwolnionej”. Wybranie opcji „na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej” powoduje częściowe odliczenie – zgodnie ze wzorem ustalonym przepisami (podano go w deklaracji VAT). Po zatwierdzeniu opisu program ponownie wywołuje dialog z listą towarów celem wpisania kolejnej pozycji z dokumentu zakupu. Jeżeli wpiszemy już wszystkie linie, to w dialogu z listą towarów naciskamy ESC, powracając w ten sposób do części towarowej dokumentu.

Rys. 63 Rodzaj zakupu

Domyślne ustawienie parametru Na rzecz sprzedaży... (Rys. 64 ) może być wykonane w menu: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do zakupów:

Rys. 64 Domyślne ustawienia opcji zakupów

UWAGA: Co robić w przypadku, gdy wartość faktury po wpisaniu różni się z wartością na otrzymanym dokumencie? Przepisy dopuszczają wystawianie dokumentów na dwa sposoby. Prawdopodobnie sposób wyliczeń na otrzymanym dokumencie jest inny niż ten z jakim pracuje nasz program. Należy wtedy wybrać opcję F4 Opis i nacisnąć klawisz F9 - sposób naliczania faktury (Rys. 65 ).

Rys. 65 Modyfikacja sposobu naliczania dokumentu na alternatywny

Rys. 66 Zmiana jednostek

OMÓWIENIE PROBLEMÓW

Często zdarza się, iż kupujemy towary w opakowaniach zbiorczych i cena jednostkowa oraz ilość towaru dotyczy opakowania zbiorczego, podczas gdy w firmie dokonujemy odsprzedaży tych towarów w innych, mniejszych jednostkach miary (np. sztukach). W takich przypadkach należy przeliczać jednostki miary i dane z dokumentu zakupu wprowadzać bezpośrednio w jednostkach odsprzedawanych. Przykładowo zamiast 3 opakowań majonezu po 48 zł (24 słoiki w jednym opakowaniu) należy wpisać 72 słoiki majonezu po 2 zł. Przeliczeniem jednostek zajmuje się opcja F8 Zmiana opakowania (Rys. 66 ). Nie należy przejmować się, iż niekiedy w trakcie przeliczeń otrzymujemy cenę jednostkową z końcówką poniżej 1 gr. – taką cenę jak najbardziej można i należy wprowadzić. Na dokumentach zakupu zwiększona została dokładność cen jednostkowych do 1/100 gr. Program wyświetla takie ceny z dokładnością do 1 gr., lecz przy działaniach księgowych posługuje się dokładną ceną, bez zaokrągleń.

By pobrać towar z innego magazynu, niż aktualnie pokazywany, należy nacisnąć w spisie towarów klawisz F4 (zmiana magazynu) i po pokazaniu przez program listy magazynów wybrać właściwy. Innym, szybszym sposobem zmiany magazynu jest naciśnięcie numeru żądanego magazynu z klawiszem ALT (np. ALT-0 to magazyn zerowy, ALT-1 magazyn pierwszy itd.). Uwaga. Nie należy używać klawiatury numerycznej z klawiszem ALT (mała klawiatura po prawej stronie) – właściwe klawisze znajdują się w głównej części klawiatury poniżej klawiszy F1...F12 (tzw. część alfanumeryczna).

By dokonać wpisu „ręcznego”, tzn. nie posiadającego odzwierciedlenia w magazynie, należy nacisnąć w części towarowej dokumentu zakupu klawisz Ctrl-N. Program zareaguje pokazaniem dialogu, w którym możemy wpisać wszystkie dane dotyczące pozycji

Program samodzielnie dokonuje wstępnego ustalenia sposobu i terminu płatności na podstawie danych pobieranego kontrahenta (dane te zawierają proponowany sposób i termin płatności). Jeżeli chcemy dokonać zmiany w tych ustawieniach to należy – będąc w części towarowej dokumentu zakupu – nacisnąć klawisz F6 Płatność i w wywołanym dialogu wprowadzić pożądane sposób i termin płatności (Rys. 67 ).

Rys. 67 Częściowy sposób płatności (got.+przelew)

Wprowadzenie danych do magazynu uzyskujemy naciskając klawisz F7 Odpisz. Czynność „odpisania” polega na wprowadzeniu danych o przychodzie poszczególnych towarów do kartotek towarowych, przez co uaktualnione zostają stany magazynowe.

Poprawianie dokumentu nawet po jego odpisaniu z magazynu jest w pełni możliwe. Poszczególne pozycje można kasować klawiszem DEL, a program po sprawdzeniu, że dana pozycja została wprowadzona na magazyn, dokona jednocześnie z wykasowaniem „wycofania” wprowadzonych ilości. Podobnie można uzupełniać dokument przez dopisywanie kolejnych pozycji i poprawianie już wpisanych i odpisanych. W każdym przypadku program dokona kontroli pozycji i uaktualni stany magazynowe podczas odpisania poprzez skasowanie poprzednich zapisów i naniesienie nowych.

Uaktualnienie proponowanych cen sprzedaży i zakupu

Fakt, że nawet po miesiącu możemy powrócić do dokumentu i dokonać w nim zmian, zrodził w konsekwencji potrzebę specjalnej ochrony aktualnych – i proponowanych do bieżąco wystawianych dokumentów – cen sprzedaży i zakupu. Poprawienie danych i odpisanie dokumentu powoduje uaktualnienie kartotek towarowych i tych danych w magazynie, które wynikają bezpośrednio z kartotek (ilości i wartości przychodów oraz rozchodów po cenach zakupu). Oprócz tych danych w magazynie zawarte są także aktualnie proponowane ceny sprzedaży i ostatnia cena zakupu, która potrzebna jest do skalkulowania cen sprzedaży. Nadpisanie aktualnych cen cenami wcześniejszymi groziłoby podniesieniem strat i dlatego jakiekolwiek zmiany cenowe dokonane bezpośrednio w dokumencie zakupu wymagają świadomego zatwierdzenia przez użytkownika.

Gdy data otrzymania faktury jest starsza niż 14 dni to program nie przenosi do magazynu informacji o zmianie nazwy, symbolu, jednostki miary, stawki VAT i cen zakupu i sprzedaży.

Program umożliwia wczytywanie zapisanych na dyskietkę faktur lub wczytanie danych z inwentaryzatorów. Faktury mogą pochodzić od dostawców posługujących się programem Small Business lub programem Subiekt4. W przypadku innych programów konieczna jest konwersja formatów na jeden z formatów akceptowalnych przez nasz program. Programy takie są dostępne na stronach internetowych (www.symplex.com.pl). Opcja umożliwiająca wczytanie znajduje się tabeli "Rejestr faktur zakupu" (Tabele /Zakup /Faktury zakupu Rys. 55 ) i jest wywoływana przez F12 Wczytaj z dyskietki. Po wywołaniu opcji pokazuje się okno, w którym należy wybrać rodzaj importu dokumentu (Rys. 68 ). Po zatwierdzeniu program poprosi o wskazanie ścieżki z dostępem do importowanego pliku lub poprosi o wczytanie danych z inwentaryzatora. Po wczytaniu danych na ekranie uzyskamy listę towarów (Rys. 69 ).

Rys. 68 Rodzaj importu dokumentu

Rys. 69 Lista wczytanych towarów

W liście pojawią się towary wczytane z dyskietki. Program próbuje znaleźć na magazynach towar o identycznym symbolu. W przypadku, gdy go znajdzie, w opisie z prawej strony listy wpisywany jest znacznik OK (Rys. 69 ). W przypadku nie znalezienia towaru wpisywany jest znacznik NOWY! i konieczne jest dopasowanie towaru w magazynie opcją F2 Dopasuj przez wskazanie lub wprowadzenie towaru jako nowego F3 Wprowadź jako nowy.

Przed wczytaniem faktury z dyskietki należy wprowadzić dane kontrahenta do rejestru kontrahentów jeżeli nie zostały jeszcze wcześniej wprowadzone

Po założeniu dokumentu zamówienia (klawisz F7 w rejestrze faktur zakupów-Rys. 55 ) i wejściu do części towarowej naciskamy klawisz Ctrl-P. Wywołamy w ten sposób funkcję, która w obrębie wskazanego magazynu dokona przeszukania listy towarów i wyszuka te, których stan ilościowy będzie niższy od zdefiniowanego dla nich stanu minimalnego (o ustalaniu stanów minimalnych czytaj w rozdziale „Magazyn”).

Rys. 70 Ustalanie kontrahenta (klucza)

Dodatkowo, jeżeli podamy klucz wyszukiwania (najbardziej charakterystyczną część nazwy dostawcy), program sprawdzi, które towary były kupowane u tego dostawcy i tylko do nich ograniczy listę. Sprawdzenie kluczem polega na przeszukaniu kartotek pod kątem występowania dostawcy posiadającego w nazwie słowo kluczowe (Rys. 70 ). Sporządzona lista zawiera obszerne dane ułatwiające ustalenie ilości, jaką trzeba zamówić. Wstępnie należy pozwolić programowi wyliczyć potrzebne ilości. Wykonujemy to opcją F4 Automatyczne uzupełnienie.... Zatwierdzenie wyboru dokonujemy opcją F3 - Pobierz wprowadzone. Dodatkowo – w trakcie podawania zamawianych ilości – program na podstawie ostatnich cen zakupu szacuje kwotę, jaką trzeba będzie wydać (Rys. 71 ). Czynność automatycznego pobrania można wielokrotnie powtarzać np. dla różnych kontrahentów (kluczy).

Rys. 71 Wybrane przez program towary

Opcja automatycznego zamówienia na podstawie sprzedaży w ostatnich dni znajduje się menu: Tabele /Zakup /Tworzenie zamówień (Rys. 72 ). Po wejściu do ww. Tabeli wybieramy klawiszem F4 Ustal zamówienie opcję wypełniania tabeli zamówienia (Rys. 73 ).

Rys. 72 Automatyczne zamówienie na podst. ostatniej sprzedaży

Umożliwia analizę sprzedaży w ostatnich dniach i oszacowanie jaką ilość towarów zamówić. Algorytm szacowania jest "zaszyty" w kodzie programu i jest objęty tajemnicą. Użytkownicy powinni traktować tą opcję jako narzędzie przydatne w optymalnym zamawianiu towarów.

Rys. 73 Parametry szacowania

Kasowanie całego dokumentu

Aby wykasować dokument zakupu należy wejść do rejestru faktur i rachunków zakupu, ustawić się w linii, w której wpisany jest dokument i nacisnąć klawisz DEL. Program wykasuje fakturę, o ile część towarowa jest pusta. W wypadku, gdy w części towarowej są zapisy, należy do niej wejść i kolejno wykasować wszystkie zapisane pozycje klawiszem DEL i ponowić kasowanie w rejestrze faktur zakupu. Pozycje odpisane z magazynu zostaną tym samym wycofane z kartotek towarowych, podobnie jak wpis dotyczący tego dokumentu w kartotece kontrahenta. Bezwarunkowe wykasowanie dokumentu możemy uzyskać przez naciśnięcie klawisza Ctrl-DEL po uprzednim nadaniu uprawnień do takiego kasowania (czytaj: „Hasła i uprawnienia”). Takie kasowanie nie wycofa zapisów z kartotek towarowych i kontrahenta, lecz jedynie sam dokument. Dokumenty zakupu są samodzielnie wykasowywane przez program po uruchomieniu funkcji „porządkowania danych” (pod wieloma warunkami – czytaj rozdział: „Porządkowanie danych”).

Zmiana typu dokumentu

W rejestrze faktur zakupu jest rubryka Typ dok., w której określono typ wpisanego w danej linii dokumentu (faktura, PZ, zamówienie – w cenach netto i brutto Rys. 55 ).

Rys. 74 Typ dokumentu

Naciskając ENTER w polu „Typ dokumentu” możemy dokonać zmiany typu. Takie postępowanie zalecamy przy zmianie zamówienia na fakturę lub PZ, czy też zmianie PZ na fakturę po otrzymaniu tych dokumentów. Nie należy po wpisaniu PZ i późniejszym otrzymaniu faktury wprowadzać jej jako kolejny dokument – w takim wypadku należy po prostu zmienić typ dokumentu i nanieść różnice, jeżeli takowe wystąpiły.

Data przyjęcia towaru i data otrzymania dokumentu

Ww. daty są dość istotne dla programu. Z datą przyjęcia program wprowadzi pozycje do kartotek towarowych, a z datą otrzymania do kartoteki kontrahenta i części księgowej (księga podatkowa, deklaracja VAT). Na tym tle może dojść do mylnego stwierdzenia, iż program źle działa, gdyż porównanie wartości przychodu po cenach zakupu odczytanego z magazynów wykaże różnice w stosunku do sumy wartości dokumentów zakupów. Różnice te mogą wystąpić nie tylko z powodu różnych dat przyjęcia towaru i otrzymania dokumentu.

Upusty na fakturze zakupów

W myśl obecnych przepisów dokumenty sprzedaży (otrzymywane od dostawców) powinny zawierać faktyczne jednostkowe ceny sprzedaży zaokrąglone do 1-go grosza. Stosowanie upustów wymaga zatem podawania przez wystawiających ceny jednostkowej nie przed, ale po uwzględnieniu upustu. W związku z tym nie przewidziano rubryki „upust” na dokumencie zakupu. Do tego dokumentu należy przepisywać faktyczne ceny zakupu (po uwzględnieniu upustu).

Kłopoty z poprawieniem dokumentu zakupu

Poprawienie dokumentu zakupu wymaga odszukania w rejestrze faktur i rachunków zakupu linii, w której został zapisany i wejścia do części towarowej klawiszem F4. Zmiany naniesione do dokumentu (zmiana dat, ilości, cen itp.) wymagają uaktualnienia kartotek towarowych. Uaktualnienie to nie zawsze jest możliwe ze względu na późniejsze operację dokonane innymi dokumentami.

Przykład: Towar „X”, błędnie wprowadzony dokumentem zakupu, został w całości sprzedany. Wykasowanie go z tego dokumentu (lub zmniejszenie ilości) jest w tej sytuacji niemożliwe, gdyż doprowadziłoby do powstania ujemnych stanów ilościowych w kartotekach towarowych. Z takimi problemami użytkownik musi sam sobie poradzić. Rozwiązań jest wiele: od znalezienia błędu, który do takiej sytuacji doprowadził i poprawienia szeregu innych dokumentów, zanim będziemy mogli poprawić ten, aż do dopuszczenia stanów ujemnych w magazynie (czytaj w rozdziale „Spis magazynów”).

Korygujące faktury zakupów wprowadzamy do specjalnego rejestru w menu Tabele /Zakup /Korygujące faktury.

Zgodnie z przepisami faktura korygująca powinna zawierać między innymi:

1. Opis tego, co było na fakturze korygowanej (tylko te pozycje, które uległy zmianie).

2. Opis tego, co powinno być na tej fakturze (pozycji, które nie uległy zmianie nie trzeba wymieniać).

3. Kwoty zmniejszenia wynikające ze zwrotu towarów, udzielonych rabatów itp.

4. Kwoty zwiększenia wynikające z podwyższenia cen.

5. Informację o dacie wystawienia i numerze korygowanej faktury.

W związku z powyższym musimy na jednym dokumencie zaznaczyć pozycje, które były „pierwotnie” i pozycje, które powinny być na ich miejscu. Dodatkowo należy rozróżnić korekty „zwiększające” od „korekt „zmniejszających”. Wprowadzone korekty powinny znaleźć odzwierciedlenie w magazynie, księdze, ewidencjach i deklaracjach. Jednocześnie algorytm powinien być na tyle elastyczny, aby możliwa była zmiana każdej pozycji w obrębie kilku cech naraz: ilości, ceny oraz stawki.

Autorzy programu stanęli tutaj przed dylematem: czy skomplikować wzór faktury korygującej w stosunku do faktury zwykłej (dochodzą dodatkowe kłopoty techniczne w związku z odmiennym sposobem działania), czy też rozszerzyć zakres pojęć występujących na fakturze zwykłej o „ujemną” ilość jako zwrot.

Wybrano drugą ewentualność (komplikacja pojęciowa) i zarazem wykonano specjalną opcję w programie, która w prosty sposób pozwala wystawić fakturę korygującą do wskazanej faktury.

Opcję, która pozwala na automatyczne wystawienie faktur korygujących, wywołujemy z rejestru korygujących faktur zakupu wybierając klawisz F5 Wystaw dok.koryg.automatycznie (Rys. 75 ).

Rys. 75 Rejestr korekt zakupu

Po wybraniu tej opcji program poprosi o wskazanie, w którym miesiącu będzie mógł znaleźć korygowaną fakturę. Po wskazaniu miesiąca program zażąda podania numeru i daty otrzymania korygowanej faktury lub wskazania tego dokumentu w liście. Jeżeli zdecydujemy się na podanie numeru i daty, to należy je wpisać bardzo dokładnie, gdyż program postara się odszukać wskazany dokument i pomyłki dadzą wynik negatywny.

Po znalezieniu faktury wyświetli się okno z zapytaniem, jakiego typu korekcji chcemy dokonać.

Przewidziano kilka możliwości (Rys. 76 )

Rys. 76 Rodzaj korekty

Procentowa zmiana wartości faktury - Opcję przewidziano na wypadek udzielania przez dostawców rabatów wartościowych. Opcja zmienia wszystkie pozycje wyszczególnione na fakturze w ten sposób, że zmniejsza (ewentualnie zwiększa) faktyczne ceny jednostkowe o podany procent w górę lub w dół.

Indywidualna korekta wybranych poz. - Opcję przewidziano na wypadek wybiórczej korekcji niektórych pozycji poprzez zmianę ilości (całkowity lub częściowy zwrot), ceny jednostkowej lub stawki VAT. Program wyświetla treść faktury korygowanej, pozycję po pozycji, tak by użytkownik naniósł poprawki. Po zakończeniu korekcji program samodzielnie dokonuje analizy naniesionych zmian i przenosi do dokumentu korygującego tylko te pozycje, które zostały zmienione.

Rys. 77 Korekta indywidualna

Rys. 78 Dane wpisywanej faktury

UWAGA: Podstawą korygowania w naszym programie jest założenie, iż pozycje przepisane z dokumentu korygowanego należy umieścić z minusem w polu ilość.

Przykładowo: z 5 zakupionych sztuk towaru X zwróciliśmy 3, a dla 2 pozostałych uzyskaliśmy obniżenie ceny z 10 zł na 8 zł. Należy w tej sytuacji użyć korekcji poprawiając ilość z 5 na 2 i cenę zakupu z 10 zł na 8 zł. Po zakończeniu program wygeneruje do dokumentu 2 linie z zapisem:

1. Towar X -5 po cenie 10 zł (Było)

2. Towar X 2 po cenie 8 zł (Winno być)

Tym samym dokonaliśmy zwrotu do dostawcy 5 sztuk po cenie zakupu 10 zł (wpisując ujemny przychód) i jednoczesnego zakupu 2 sztuk po cenie 8 zł.

Oczywiście przy wydruku takiego dokumentu nie zostaną wypisane ilości ujemne. Program wydrukuje je z plusem dokładając informację, iż zapis dotyczy tego, co było na dokumencie. Taki wydruk jest zgodny z przepisami dotyczącymi korygowania zakupów.

W dokumentach korygujących dokonano kilku uproszczeń w stosunku do dokumentów zwykłych. Faktury korygujące posiadają tylko jedną datę, która spełnia jednocześnie rolę daty otrzymania faktury korygującej i zarazem daty zwrotu towarów. Drugim uproszczeniem jest wyłączenie możliwości częściowego zwrotu zapłaty. O tym, czy należność wynikająca z faktury została uregulowana, decyduje wpisanie terminu płatności. W programie przyjęto, że termin „0” dni oznacza natychmiastową regulacje, a dowolny inny, że płatność nie została uregulowana w chwili otrzymania dokumentu. Jeżeli doszło do częściowej regulacji należności, należy odnotować fakturę jako „przesuniętą w terminie”, a kwotę zwróconą uregulować za pomocą zwykłego KP.

Wejście do części magazynowej znajduje się w menu „Tabele” pod opcją „Magazyn”.

Rys. 79 Opcja magazynów

Struktura opisująca magazyny składa się z trzech poziomów, z których każdy jest tabelą.

Poziom pierwszy – „Spis magazynów” – to zbiór danych o wszystkich magazynach. Zawiera nazwy magazynów i zbiorcze zestawienia obrotu towarowego w poszczególnych magazynach.

Poziom drugi – „Magazyn” – to zbiór danych o towarach znajdujących się w danym magazynie. Zawarte są tutaj nazwy towarów, symbole, stawki, ceny itp., a także zbiorcze zestawienia obrotów poszczególnymi towarami na podstawie dokładnych kartotek przychodów i rozchodów każdego towaru.

Poziom trzeci – „Kartoteki towarowe” – to zbiór informacji o przychodzie i rozchodzie wybranego towaru. Zawarte są tutaj informacje o wprowadzanych i wydawanych ilościach, cenach zakupu, cenach sprzedaży, numerach, datach i typach dokumentów księgowych związanych z poszczególnymi operacjami oraz nazwach odbiorców i dostawców.

Rys. 80 Spis magazynów

Wybranie opcji Tabele /Magazyny spowoduje pokazanie tabeli o nazwie Spis magazynów. Tabela pełni trzy funkcje.

1. Naciśnięcie klawisza F4 Pokaż towary spowoduje wejście do przyporządkowanego danej linii magazynu. Każda linia odpowiada innemu magazynowi.

2. Rubryka Nazwa magazynu służy do nadania nazw przyporządkowanym magazynom.

3. W rubryce Rodzaj magazynu ustalamy czy towary na magazynie mogą "wchodzić w stany ujemne" (Rys. 81 ).

Rys. 81 Ustalenie czy magazyn dopuszcza stany ujemne

4. Rubryka Typ magazynu spełnia charakter pomocniczy podczas wpisywania faktury zakupu. Możemy za jej pomocą ustalić, że dany magazyn jest „handlowy” (na zakupy dokonywane w celu dalszej odsprzedaży), „surowcowy” (na surowce i materiały do dalszego przetworzenia), „środków trwałych”, „kosztów ubocznych”, „Reprezentacji i reklamy” lub „Pozostałych wydatków”.

5. Pozostałe rubryki mają charakter informacyjny. Umieszczone w nich zostały zbiorcze dane z odpowiednich magazynów. Wartości te są na bieżąco uaktualniane w trakcie operacji pobrania i wydania towarów z magazynów.

W+

Rys. 82 Tabela magazynu (rubryki 1-5)

Tabela (Rys. 82 ) zawiera szereg danych: nazwy, symbole, jednostki miary, ostatnie ceny zakupów, aktualne ceny sprzedaży, stawki VAT przy zakupie i przy sprzedaży, narzut minimalny, stany minimalne i maksymalne, zbiorcze dane dotyczące obrotu danym towarem w firmie np. przychód, rozchód i bieżący stan ilościowo i wartościowo. Większość z nich nie wymaga komentarza, natomiast na niektóre należy zwrócić szczególną uwagę:

Rubryka 3 - Symbol kod kreskowy służy do szybkiego wyszukiwania towarów podczas przyjmowania zakupów i sprzedaży towarów. W rubrykę należy wpisywać skrótowe nazwy towarów. W firmach posiadających kasy fiskalne jej znaczenie jest inne: właśnie do tej rubryki należy wpisać kod kreskowy towaru. Kod kreskowy jest wtedy przesyłany do kasy. Czytnik kodów można także podłączyć bezpośrednio do komputera i przy jego pomocy wpisywać lub szukać towary.

Rubryka 4 - Indeks (PLU) może być wykorzystana jako drugi, pomocniczy symbol towaru. W firmach posiadających kasy fiskalne do rubryki tej należy wpisać numer towaru w kasie tzw. PLU. Aby ułatwić to zadanie należy włączyć nadawanie kolejnego numeru indeksu w opcji: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Towarów (Rys. 83 ). Aby można było wyszukiwać towary podczas sprzedaży lub zakupów wpisując indeks należy włączyć opcję znajdującą się w menu: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu (Rys. 84 ).

Rys. 83 Opcje towarów

Rys. 84 Opcje do magazynu

Rubryki 6 i 10 - Stan pocz. stan danego towaru na początku otwarcia miesiąca edytowanego.

Rubryki 7 i 11 - Przychód zawiera sumę zakupów od dostawców i przychodów wewnętrznych (PZ i MM) w miesiącu edytowanym. Zwroty towarów do dostawców wpisywane są z minusem.

Rubryki 8 i 12 - Rozchód zawiera sumę rozchodów w miesiącu edytowanym (sprzedaż, rozchód wewnętrzny). Zwroty od klientów wpisywane są z minusem.

Rubryka 9 Stan – zawiera sumę stanu początkowego i przychodu minus rozchód. Program dokonuje podziału danych w kartotekach na stany początkowe oraz przychody i rozchody w edytowanym miesiącu przy okazji dowolnej operacji na kartotekach towarowych. Po założeniu nowego miesiąca podział ten dokonywany jest sukcesywnie w trakcie przychodu i rozchodu towarów za pomocą dokumentów lub jednorazowo poprzez użycie opcji „Usuwania danych”.

Jeżeli użytkownikowi zależy na zaktualizowaniu danych w rubrykach Stan pocz., Przychód, Rozchód, Stan powinien zawsze po otwarciu nowego miesiąca uruchomić opcję Inne /Usuwanie danych.

Rubryki 24 i 25 - Narzuty minimalne umożliwiają zabezpieczenie się przed spadkiem ceny sprzedaży poniżej określonego narzutu. Taka sytuacja może się zdarzyć, np. gdy użytkownik po przyjęciu kolejnej dostawy nie zauważy lub zapomni ustalić nowe ceny, a cena zakupu będzie na tyle wysoka, że sprzedaż towarów po starej cenie będzie stratą. Rubryka „narzut minimalny” przeznaczona jest do wpisania minimalnego narzutu pomiędzy ceną zakupu i ceną sprzedaży w procentach. Zejście ceny sprzedaży poniżej ceny minimalnej obliczonej na podstawie ceny zakupu i narzutu sygnalizowane jest przez program komunikatem. Program reaguje komunikatem.. Nie wpisanie narzutu minimalnego lub wpisanie zerowego oznacza, iż w stosunku do danego towaru kontrola jest wyłączona. Narzuty minimalne możemy więc stosować wybiórczo nakładając je tylko na niektóre towary. Kontrola odbywa się w trakcie pobierania towarów na fakturę lub paragon oraz przed wysłaniem towarów do kasy fiskalnej. Ustalenia narzutów minimalnych możemy dokonać „ręcznie” lub za pomocą funkcji wywoływanej klawiszem Ctrl‑B Narzuty min.(Rys. 85 ).

Rys. 85 Automatyczne ustalanie narzutów minimalnych

Rubryki 30,31,32 - Stany min. i max. Służą do szybkiego wskazania, które towary są na wyczerpaniu, a których jest za dużo. Po ustaleniu niezerowego stanu minimalnego i /lub maksymalnego program porównuje bieżący stan ilościowy towaru z wpisanymi wartościami i w rubrykę 31 o nazwie „Sygn” umieszcza zapis „min” lub „max” w zależności od wyników porównania. Stany minimalne pozwalają na szybkie sporządzenie listy zakupów: możemy ją przygotować za pomocą specjalnej funkcji tworzącej zamówienie do dostawcy (czytaj rozdział: „Zakup”) lub „ręcznie” selekcjonując towary, które mają wpisany stan „min” (czytaj „selekcjonowanie”). Wartości stanów minimalnych i maksymalnych wpisujemy „ręcznie” lub za pomocą specjalnej funkcji wywoływanej klawiszem Ctrl‑A Stany min. i działającej analogicznie do funkcji ustalania narzutów minimalnych. W większości firm użyteczne są tylko stany minimalne.

Rubryka 33 - Symbol dostawcy służy do wpisania symbolu towaru jakim posługuje się nasz dostawca. W przypadku tworzenia zamówienia (czytaj rozdział "Zakup") program może wpisywać na zamówieniu podczas druku pod nazwami towarów symbol dostawcy co umożliwi szybkie rozpoznanie zamawianych towarów. Opcja włączająca wykorzystanie symbolu dostawcy znajduje się w menu: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu (Rys. 84 ).

Rubryka 34 - Skrócona nazwa dla kasy fisk. Umożliwia wpisanie maksymalnie 14 znaków, które będą drukowane na paragonach kas fiskalnych. Nie jest konieczne wypełnianie tej rubryki przez użytkownika. Program pobiera nazwę dla kasy z nazwy towaru, ale w przypadkach, gdy użytkownik chce nadać inną - skrótową nazwę może tą rubrykę wykorzystać.

Funkcje działające w tabeli magazynu (Rys. 82 )

F4 Kartoteka - umożliwia wejście do kartoteki towaru. Opis szczegółowy znajduje się w rozdz. Kartoteki towarowe na str.77

F5 Przegląd - opcja umożliwia w prosty sposób przeglądanie magazynu poprzez wpisanie kilku początkowych znaków symbolu lub nazwy towaru. Ponadto może posłużyć do wpisania nowych towarów.

F6 Barkody - opcja umożliwia przypisanie towarom kilku kodów kreskowych. Została zaprojektowana dla kas fiskalnych posiadających możliwość definiowania towarów z dodatkowymi kodami kreskowymi. W innych kasach (o ile jest to możliwe) program symuluje wiele kodów kreskowych programując po prostu dodatkowe towary z tą samą nazwą i ceną ale z innym kodem kreskowym.

F7 Komplet - opcja umożliwiająca zdefiniowanie składników z jakich składać się będzie dany towar. Składniki mogą być innymi towarami lub wyłącznie komentarzem drukowanym na fakturach sprzedaży (opcja w przygotowaniu).

Ctrl-A Stany min. oraz Ctrl-B Narzut min.- opcje automatycznego ustalania stanów i narzutów minimalnych. Opcje umożliwiają wyszukanie odpowiednich towarów wg odpowiedniego klucza oraz zaproponowanie zmiany ich parametrów.

Ctrl-C Nowe ceny, Ctrl-E Podwyżka - Przyjmując towar do magazynu za pomocą faktury zakupu lub przyjęcia wewnętrznego mamy możliwość dokonania jednoczesnej przeceny towarów. Możliwość ta nie wyczerpuje wszystkich naszych potrzeb – możemy przecież przeceniać towar z powodu zapowiadanego wzrostu cen paliw, z powodu podjęcia akcji reklamowej, nadejścia popytu (sezon), chęci pozbycia się towaru z zapasów (koniec terminu ważności) itd. Taką możliwość mamy przez „ręczną” zmianę cen lub użycie bezpośrednio na magazynie specjalnej funkcji przeceny towarów. Automatyczną przecenę wywołujemy klawiszem Ctrl-C.

„Ręczna” zmiana cen polega na odnalezieniu towaru, który chcemy przecenić, ustawieniu się w polu z ceną i zmianę jej wartości. Przy „ręcznej” zmianie warto przestawić rubryki w ten sposób, by cena sprzedaży i cena zakupu położone były obok nazwy towaru (patrz rozdział „Operacje na rubrykach”) – z pewnością ułatwi nam to pracę. Automatyczna przecena (Ctrl-C) powoduje wywołanie dialogu pozwalającego na wskazanie, które towary mamy zamiar przeceniać. Wskazanie polega na wpisaniu charakterystycznej części nazwy, symbolu lub grupy towarowej i naciśnięcie przycisku OK. Program dokona przeszukania towarów sprawdzając, które z nich posiadają odpowiednio w nazwie, symbolu lub indeksie podane słowa.

Jeżeli chcemy np. przecenić posiadane na magazynie cukierki, to wystarczy w polu Zawierające w nazwie wpisać słowo „cukier”. Program w trakcie przeceny będzie sprawdzał, czy w tekście nazwy poszczególnych towarów występuje słowo „cukier” i jeżeli je znajdzie, to towar ten podda przecenie. Analogicznie działa szukanie po polu symbol i indeks (Rys. 86 ).

Rys. 86 Automatyczna przecena

Wszystkich trzech pól możemy użyć jednocześnie. Program będzie je rozumiał jako polecenie szukania towarów, które spełniają wszystkie trzy warunki równocześnie. Brak słów kluczowych oznacza wszystkie towary po kolei. Znalezienie towaru sygnalizowane jest pokazaniem dialogu z aktualnymi cenami. Ustalenie nowych polega na wybraniu odpowiedniego pola i poprawieniu jego zawartości (Rys. 87 ). Jeżeli w czasie tej operacji nie będziemy chcieli przeceniać danego towaru na wystarczy nacisnąć klawisz ESC, a program pominie ten towar i przejdzie do następnego. Przerwać przecenę możemy w każdym momencie naciskając klawisz Koniec.

Rys. 87 Przecena towaru

Cennik możemy wydrukować poprzez schowanie niektórych rubryk (Ctrl‑X) i zmianie ich kolejności (Ctrl‑R).

Do wpisania symboli SWW i PKWiU nie zalecamy używania rubryki „symbol towaru”. Jej przeznaczenie jest inne. Symbole te radzimy dopisywać do nazw towarów – na końcu. Program w żaden sposób nie sprawdza, czy towar ze stawką 7% ma przyporządkowany symbol SWW. Musimy o to zadbać sami.

’

Najniższym poziomem w strukturze części magazynowej są kartoteki towarowe. Zawierają one szczegółowe informacje dotyczące przychodów i rozchodów poszczególnych towarów w kolejności ich dokonywania (historia obrotu). Aby wejść do kartoteki towaru należy wywołać opcję F4 Kartoteka w tabeli magazynu (Rys. 82 ). Kartoteki składają się z szeregu informacji podstawowych dotyczących obrotu towarem:

nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data operacji, cena zakupu netto, cena sprzedaży netto, ilość przychodu lub rozchodu, stawka VAT przy zakupie i przy sprzedaży, typ dokumentu, którym dokonano operacji.

Ponadto zawarto w nich także szereg informacji pochodnych:

stan ilościowy po dokonaniu każdej operacji,

wartość operacji wyrażona w cenach zakupu jako przychód lub rozchód

stan wartościowo po cenach zakupu po dokonaniu każdej operacji

wartość operacji wyrażona w cenach sprzedaży (o ile operacja była sprzedażą).

Rozchód i przychód towarów odbywa się zgodnie z regułą: „pierwszy przychodzi – pierwszy wychodzi”.

Program za pomocą kartotek prowadzi stany wartościowe w sposób wyjątkowo dokładny. Jeżeli mamy do czynienia z szeregiem zakupów, to ich wartość obliczana jest na podstawie cen jednostkowych i przychodu dla poszczególnych transakcji. Analogicznie sprzedaż: każda z tych operacji notowana jest zgodnie z indywidualną ceną i rozchodem.

Kartoteka zostaje podliczona przez program po naciśnięciu klawisza ESC. Program nie pozwala na zmianę danych, do których powinien posiadać aktualne dokumenty, aby nie doprowadzić do rozbieżności pomiędzy kartotekami i dokumentami. „Ręczne” wprowadzanie danych jest najmniej wygodnym sposobem i nawet przy drobnych zmianach zalecamy użycie inwentaryzacji (rozdz. Spis z natury – korekcja stanów 79 ).

Program umożliwia pracę z opakowaniami zwrotnymi. Opakowania zwrotne są drukowane pod fakturą. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku drukarek fiskalnych - o ile jest to możliwe program drukuje informacje o sprzedaży i zwrotach opakowań na końcu paragonu fiskalnego. Opakowania w programie to po prostu towary z ustawioną stawką VAT na „opak”. Aby taka stawka VAT byłą „widoczna” w programie należy ją uaktywnić. Robimy to w opcji Miesiące /Instalacja.. /Definiowanie... /Dodatkowe stawki VAT. Przy drukowaniu faktur zawierających opakowania należy pamiętać o ustawieniu wzoru wydruku z opakowaniami. Niektóre kasy fiskalne umożliwiają zwrot i sprzedaż opakowań. Program podczas programowania takich kas (o ile jest to możliwe) programuje opakowania.

W rozdziale tym opisujemy w jaki sposób wykonać wydruki inwentaryzacji (np. na koniec roku) oraz jak korygować niezgodności stanów w programie ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzację należy przeprowadzić następująco:

wydrukować listę towarów

ustalić i odnotować w liście faktyczne stany towarów (tzw. spis z natury)

wyjaśnić i skorygować różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a kartotekowym

sporządzić wydruk końcowy (po skorygowaniu różnic) zawierający dane firmy, datę inwentaryzacji, nazwy towarów, jednostki miary, ilości oraz ceny jednostkowe towarów i ogólną wartość wynikającą- z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową.

Naniesienia różnic pomiędzy stanem w programie a stanem rzeczywistym opisane jest w rozdziale Spis z natury – korekcja stanów . Natomiast sporządzenie wydruków inwentaryzacji opisane jest w rozdziale Inwentaryzacja – wydruki .

Chcąc skontrolować, czy stany kartotekowe w komputerze są zgodne z rzeczywistymi, należy wydrukować listę towarów i przekazać ją pracownikom dokonującym spisu. Lista towarów nie powinna zawierać ilości wykazanych przez komputer, tak by nie sugerować wyniku (przed wydrukiem należy schować rubrykę stanu wg komputera). Aby taką listę sporządzić, należy wejść do tabeli Tabele /Protokół różnic i nacisnąć klawisz F4 Pobierz stany z magazynu (Rys. 88 ).

Rys. 88 Tabela protokołu różnic

Program zapyta się o to, czy chcemy wypełnić tabelę danymi z jednego, wskazanego magazynu, czy ze wszystkich oraz jaką cenę sprzedaży pobrać do ustalenia wartości różnic (cena I lub II), a następnie – zgodnie z wydaną dyspozycją – pobierze do tabeli aktualne dane z magazynów. Dane będą zawierać: nazwę towaru, symbol, grupę, jednostkę miary, magazyn źródłowy, ilość rzeczywistą, ilość kartotekową, stawkę VAT przy zakupie, cenę netto zakupu, wartość różnicy pomiędzy stanem kartotekowym a rzeczywistym wg cen zakupu, stawkę VAT przy sprzedaży, wskazaną cenę jednostkową sprzedaży w netto i brutto oraz wartość różnicy wg ceny sprzedaży. W przypadku, gdy inwentaryzację będziemy wykonywali ręcznie należy pamiętać aby opcję F6 Stan rzeczywisty ustawić na "Ustala wg komputera" (Rys. 88 ). W przypadku wykorzystania inwentaryzatora opcję należy zmienić na "Wstępnie wyzeruj". (szczegóły dot. inwentaryzacji inwentaryzatorem są opisane w rozdziale inwentaryzator).

Wydruk dla pracowników dokonujących spisu z natury

Wypełnienia i wydruku należy dokonać tuż przed wykonaniem spisu. Po wypełnieniu należy pochować rubryki dotyczące stanu rzeczywistego i kartotekowego oraz wartości różnic w cenach zakupu i sprzedaży (Ctrl‑X). Chcąc ułatwić pracę pracownikom, należy posortować pozycje wg nazwy lub symboli (Ctrl‑T).

Tak przygotowaną tabelę należy wydrukować (można przy tym wydruk podzielić na kilka części poprzez drukowanie od linii do linii lub za pomocą selekcjonowania – gdy pracownicy dzielą się pracą). Osoby spisujące powinny wpisywać stany rzeczywiste do rubryki Ilość na stanie, która specjalnie do tego została przeznaczona.

Przed wypełnieniem tabeli protokołu różnic należy pamiętać,

+ aby odczytać kasy fiskalne, a sprzedaż z nich była odpisana!

Po wypełnieniu tabeli nie wolno wykonywać żadnych operacji magazynowych typu przyjęcie towarów, sprzedaż aż do chwili "policzenia całego asortymentu"

Posiadając zaufanie do rzetelności pracowników możemy wydrukować tabelę zawierająca rubrykę „stan rzeczywisty”, tak aby pracownik „odfajkowywał” towary, których stan jest zgodny, a ilości wpisywał tylko w wypadku różnic.

Naniesienie różnic

Po otrzymaniu od pracowników listy ze spisem z natury przepisujemy do programu rzeczywiste stany podane przez pracowników do rubryki Stan rzeczywisty. Rubryka ta pierwotnie – tzn. po wypełnieniu tabeli przez program – zawiera stany wg kartotek, nam pozostaje więc tylko poprawienie tych pozycji, w których stan jest inny (zmiany nanosimy tylko w wypadku różnic). Przy dużej ilości asortymentu możemy mieć problem z szybkim wyszukiwaniem towarów i dlatego ważnym jest, aby po wydruku spisu dla pracowników nie dokonywać żadnych zmian w kolejności towarów. Jeżeli kolejność na wydruku i w programie jest taka sama, to wyszukanie polega na porównywaniu jedynie numeru pozycji (rubryka Lp.).

W innym wypadku możemy skorzystać z opcji F5 Korygowanie stanów ręcznie, która zachowuje się podobnie jak podczas sprzedaży lub zakupu towarów, tzn. możemy wyszukiwać towary przez wpisanie kilku początkowych znaków symbolu lub nazwy (Rys. 89 ).

Rys. 89 Korygowanie stanów

Podczas korygowania z prawej strony pojawia się znacznik OK dla towarów, w których dokonano już korekcji ilości. Dzięki temu użytkownik posiada możliwość oszacowania, które towary już odnotował, a które jeszcze pozostały. Znacznik ten jest dostępny bezpośrednio w rubryce 15 tabeli. Dodatkowo stworzona została opcja umożliwiająca wpisanie towarów, które odnaleziono, a które nie były wpisane do programu (opcja F3‑nowy towar).

Wprowadzenie zmian do magazynu

Po naniesieniu faktycznych stanów możemy wydrukować listę różnic. Rubryki Wart. różnicy wg cen zak. netto oraz Wart. różnicy wg cen spr. (w netto i brutto) pozwolą nam na oszacowanie strat (ewentualnie zysków nadzwyczajnych). Skorygowania stanów na magazynie dokonujemy naciskając klawisz F6 – wprowadź zmiany do magazynu. Program podpowie datę, z którą pobraliśmy dane do tabeli (gdyby zachodziła konieczność zmiany daty należy przeczytać rozdz. Korygowanie błędów w protokole różnic str.83 ).Program zapyta jak postąpić w wypadku niedoboru lub nadmiaru.

Rys. 90 Wprowadzanie zmian do magazynu

Niedobór rozumiany jest jako strata: stan faktyczny jest niższy od stanu, który wykazuje program. Braki mogą być potraktowane przez program jako:

Błąd komputerowy. Zmniejszenie stanu kartotekowego nastąpi poprzez odnotowanie sprzedaży po „zerowej” cenie (korekcja rozchodu z plusem).

Nie odpisaną z magazynu sprzedaż. Zmniejszenie stanu nastąpi poprzez odnotowanie sprzedaży po cenie wyszczególnionej w spisie (korekcja rozchodu z plusem).

Nie odpisany z magazynu zwrot do dostawcy. Zmniejszenie stanu nastąpi poprzez skorygowanie przychodów (korekcja przychodu z minusem).

Nadmiar jest wtedy, gdy stan rzeczywisty jest wyższy od tego, który wykazuje program. Nadmiar może być wprowadzony do magazynu jako:

Błąd komputerowy. Zwiększenie stanu nastąpi poprzez odnotowanie zakupu po „zerowej” cenie (korekcja przychodu z plusem).

Nie wprowadzony do magazynu zakup. Zwiększenie stanu nastąpi poprzez odnotowanie zakupu po cenie wyszczególnionej w spisie (korekcja przychodu z plusem).

Nie wprowadzony do magazynu zwrot od klienta. Zwiększenie stanu nastąpi poprzez skorygowanie rozchodów (korekcja rozchodu z minusem).

Użyte powyżej terminy są umowne. Błąd komputerowy może oznaczać, że różnica jest wynikiem strat w bazie danych w wyniku awarii (komputera, dysku, sieci energetycznej, programu itp.), pomyłką jednej z osób rejestrujących przychody i rozchody, pomyłką magazyniera, który wydał inny towar niż powinien, ale z taką samą ceną itd. Program po otrzymaniu informacji o sposobie wprowadzania zmian dokona przeglądu wszystkich towarów i te pozycje, w których różnica będzie niezerowa wprowadzi do magazynu. Wprowadzenie polega na odpisaniu (dopisaniu) z kartotek towarowych różnic ilościowych. Operacja ta kończy korektę stanów na podstawie spisu z natury.

Program nie odnotowuje faktu dokonania inwentaryzacji w części księgowej. Dlatego też, jeżeli wartości różnic powinny zostać zaksięgowane, to należy to zrobić samodzielnie przez np. „ręczny” wpis do księgi itp.

Dane z inwentaryzacji są „poprawialne”, dopóki tabela protokołu nie zostanie wypełniona ponownie. Oznacza to, iż po wprowadzeniu różnic na magazyny za pomocą opcji F6 – wprowadź zmiany do magazynu możemy dokonać ponownych zmian i ponownie poprzez klawisz F6 wprowadzić różnice do magazynu. Program odszuka poprzedni zapis i na jego miejsce wpisze nowy. Po ponownym wypełnieniu tabeli poprawienia danych będziemy mogli dokonać tylko bezpośrednio w kartotekach towarowych. W ostateczności istnieje także możliwość usunięcia całej źle przeprowadzonej inwentaryzacji. Opcja ta znajduje się nie w protokole różnic, ale bezpośrednio w magazynie. W takim wypadku należy wejść do magazynu i nacisnąć klawisz Ctrl-P. Na ekranie pokaże się okno dialogowe, w którym należy wskazać datę źle przeprowadzonej inwentaryzacji. Po uruchomieniu opcja usunie wszystkie zapisy dotyczące inwentaryzacji z danego dnia.

W przypadku, gdy użytkownik pobrał dane opcją F4 Pobierz stany z magazynu, wpisał już prawdziwe stany w rubryce stan rzeczywisty, a przy wprowadzaniu zmian do magazynu okazało się że data jest niepoprawna to istnieje możliwość ponownego wypełnienia tabeli protokołu różnic, tak aby rubryka ta pozostała bez zmian. W takim wypadku należy ponownie wybrać opcję F4 Pobierz stany z magazynu, ale opcję F6 Stan rzeczywisty należy ustawić na "Pozostaw bez zmian" (Rys. 91 ). Po tej operacji można ponowić wprowadzanie zmian do magazynu - już z poprawną datą.

Rys. 91 Wypełnianie bez modyfikacji rubryki stan rzeczywisty

Rys. 92 Inwentaryzacja

Inwentaryzację przeprowadzamy w różnym celu. Może to być inwentaryzacja wykonana na koniec roku podatkowego, na żądanie Urzędu Skarbowego, na życzenie właściciela, po wykryciu kradzieży, na zakończenie działalności itd. Inwentaryzację drukuje się z menu: Raporty /Do magazynu /Inwentaryzacja... (Rys. 92 ).

Do wyboru mamy dwa typy inwentaryzacji. Obie różnią się składem rubryk oraz generalnie tym, iż Inwentaryzacja... – lista wg Towarów zawiera ilościowy spis towarów ze średnioważoną ceną zakupu, a Inwentaryzacja... – lista wg Dostaw zawiera szczegółowy wyciąg ilościowy z podziałem nie tylko na towary, ale także dodatkowo na dostawy (cena zakupu jest dokładna, a każda pozycja zawiera opis dostawy, z której pochodzi obecna na składzie ilość).

Tabele wypełniamy danymi podobnie jak „Protokół różnic...” – naciskając klawisz F4 Pobierz dane z magazynu

O tym, czy inwentaryzacja ma zostać sporządzona z podziałem na towary i dostawy czy tylko na towary musi zadecydować użytkownik. Oczywistym jest, iż wydruk inwentaryzacji z podziałem tylko na towary będzie krótszy, lecz nie zawsze – ze względu na przepisy lub decyzję Urzędu Skarbowego – możemy sobie pozwolić na takie uproszczenie.

“

Program posiada możliwość pracy na wielu magazynach równocześnie. Jednocześnie użytkownik może mieć bardziej skomplikowaną strukturę firmy: jeden magazyn główny (centrala) i kilka mniejszych lub w układzie symetrycznym – wiele sklepów sprzedających ten sam asortyment. W każdym z tych przypadków może zajść potrzeba dokonania przesunięć towarów pomiędzy magazynami.

Do realizacji przesunięć służy opcja „w menu Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia m-mag. wew. Po wybraniu opcji znajdujemy się w rejestrze przesunięć międzymagazynowych. Tworzenie nowego zamówienia polega na wybraniu klawisza F5 Nowa MM. Program poprosi o wskazanie magazynu źródłowego i docelowego, a następnie "wejdzie" do części towarowej (Rys. 93 ).

Rys. 93 Częśc towarowa przesunięcia międzymagazynowego

Wypełnianie części towarowej przebiega analogicznie jak podczas fakturowania z małą różnicą: jeden dokument może przesuwać towary tylko w obrębie dwóch magazynów. Towar z magazynu źródłowego rozchodowany jest po cenie zakupu netto i o tyle zmniejsza się wartość towarów po cenach zakupu w tym magazynie. Wartość sprzedaży nie ulega zmianie (operacja nie jest sprzedażą). Dokument przeznaczony jest do przerzutów towaru w obrębie magazynów własnych firmy. Przydaje się w firmach budowlanych oraz w firmach handlowych posiadających odrębne punkty sprzedaży. W trakcie przerzutu towar opuszcza magazyn źródłowy po faktycznych cenach zakupu netto i wpływa do magazynu docelowego także po cenach zakupu netto. Dodatkowo w części towarowej dokumentu znajdują się rubryki z cenami sprzedaży i wyceną wartości przesunięcia po cenach sprzedaży w netto i brutto. Pozwala to na przekazanie cen sprzedaży i rozliczenie adresata przesunięcia z wartości towaru po cenach sprzedaży.

Jeżeli towar pobierany jest z kilku dostaw o różnych cenach zakupu, to jego wartość jest uśredniana (program wylicza średnioważoną cenę jednostkową). Obok cen zakupu wyświetlana jest także stawka VAT, pobierana z kartotek towarowych wraz z faktycznymi cenami zakupów. Przy pobraniu towaru z kilku dostaw, różniących się stawką VAT zakupu, program wyświetla obok średnioważonej ceny zakupu informację, iż stawka VAT jest różna. Zapisy kartotekowe – rozchodu i przychodu – dotyczące przesunięcia oznaczane są odpowiednio jako MM– i MM+.

Rys. 94 Drukowanie przesunięcia międzymagazynowego

Dokument przesunięcia można wydrukować na dwa sposoby - w cenach zakupu lub w cenach sprzedaży (Rys. 94 ). Jeżeli nie chcemy ujawniać na wydruku cen zakupu (np. w firmie handlowej) lub cen sprzedaży (jako nie istotnych np. w firmie budowlanej), to proponujemy sporządzenie własnego wzoru wydruku (patrz: „Definiowanie wydruków”).

Dokument należy odpisać opcją F7 Odpisz z magazynów. Uruchomienie opcji przenosi towar z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Przy okazji uzupełniane są puste rubryki 6-11 (cena zakupu oraz wartość w cenach zak.) Program rozpoznaje przenoszone towary po symbolu (lub indeksie) i w przypadku gdy na magazynie docelowym nie znajdzie towaru o tym samym symbolu prosi o potwierdzenie założenia nowego towaru (Rys. 95 ).

Rys. 95 Zakładanie nowego towaru na mag. docelowym

Aby program rozpoznawał towary po indeksie, a nie po symbolu należy zmienić ustawienie opcji Wyszukiwanie towaru przez indeks w menu: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do Magazynu

Po przesunięciu towarów program pyta się o przeniesienie ceny sprzedaży I, ceny sprzedaży II oraz ostatniej ceny zakupu (Rys. 96 ).

Rys. 96 Ustalenie cen

Ceny sprzedaży przenosimy wtedy, gdy w magazynie docelowym będziemy sprzedawać towary po tej samej cenie, jaka została ustalona w magazynie źródłowym. Cena zakupu przenoszona jest na wypadek zróżnicowania cen sprzedaży w poszczególnych magazynach.

Wejście do spisu kontrahentów znajduje się w menu Tabele /Kontrahenci. Tabela ta podzielona jest na dwie mniejsze:

na tabelę firmy: dostawcy/odbiorcy (gdzie zapisujemy dane współpracujących z nami firm),

spis osób fizycznych (gdzie znajdują się dane osób fizycznych współpracujących z naszą firmą).

Rys. 97 Opcja kontrahenci

Aby wpisać nowego kontrahenta należy wejść w menu Tabele /Kontrahenci /Firmy: Dostawcy /Odbiorcy lub

Tabele /Kontrahenci /Spis osób fizycznych naciskając klawisz ENTER, a następnie klawisz F5 – nowy kontrahent. Pojawi nam się tabela (Rys. 97 ), gdzie należy wpisać symbol, nazwę, adres, nip, numer konta bankowego, nazwisko i imię osoby odbierającej faktury, dopuszczalną kwotę zadłużenia oraz proponowanego przy wystawianiu faktur upustu. Po wpisaniu danych kontrahenta zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Rys. 98 Dane o kontrahencie

Rys. 99 Tabela kontrahentów

W tabeli Kontrahenci/ Firmy: dostawcy/ odbiorcy znajduje się 8 rubryk, które przeznaczone są do zapisu dodatkowych informacji wynikających ze specyfiki i potrzeb użytkownika (rubryki 16-23). Mogą one zostać w dowolny sposób nazwane za pomocą opcji F7 Ustal nazwy rubryk. Rubryki te nie są jednakowe: kilka z nich służy do wpisywania tekstów (różnią się rozmiarem pola), a reszta – po jednej – przygotowana jest na wpisanie dowolnej kwoty, ilości lub daty. Tabelę można w dowolny sposób skonfigurować poprzez przestawienie i schowanie rubryk. Za pomocą definiowania możliwe jest także przygotowanie kompletu dowolnych dokumentów, które okolicznościowo będą drukowane: wykazu dłużników, listy dealerów, listy użytkowników, wezwań do zapłaty, listów intencyjnych, świątecznych życzeń, zawiadomień o zmianie adresu czy telefonu, oświadczeń – że kontrahent jest płatnikiem, że nie zalega z płatnościami itp. Przygotowane dokumenty można drukować seryjnie (poprzez zaznaczenie wybranych kontrahentów za pomocą selekcji lub poprzez podanie zakresu: od linii... do linii...) lub okolicznościowo – dla konkretnej firmy (Patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”).

Tabela zawiera także wyciąg z kartotek przeprowadzonych operacji, który składa się z trzech rubryk (12,13,14): „Wartość transakcji”, „Wartość regulacji” i „Saldo”. Wyciąg zawiera podsumowanie operacji przeprowadzonych w miesiącach: edytowanym i wcześniejszych od edytowanego (nie uwzględnia transakcji przeprowadzonych w kolejnych, później założonych miesiącach – tam należy ich szukać).

Do kartoteki kontrahenta wpisywane są dane z wystawianych faktur i rachunków (zakupu i sprzedaży) oraz wpłaty i wypłaty rejestrowane w tabelach „Kasa” oraz „Bank”.

„Wartość transakcji” – pole wyświetla sumę transakcji przeprowadzonych z danym kontrahentem. Wartości ogółem brutto z dokumentów sprzedaży wpisywane są z plusem, korekcje faktur sprzedaży – z minusem. Wartość ostateczna pola jest dla odbiorcy dodatnia i określa sumę obrotów z takim kontrahentem. W przypadku dostawcy znaki są odwrotne: wartości ogółem z dokumentów zakupu wpisywane są z minusem, korekcje zakupów – plusem. Reguła jest prosta: dodatnia wartość pola opisuje, ile powinien dany kontrahent nam zapłacić, ujemna wartość – przeciwnie – ile my powinniśmy zapłacić danemu kontrahentowi.

„Wartość regulacji” – pole wyświetla sumę dokonanych zapłat. W rubrykę – w sposób analogiczny jak przy transakcjach – wpisywane są kwoty, które wpłacono lub wypłacono w związku z przeprowadzonymi z danym kontrahentem transakcjami. W wypadku np. faktur i rachunków są to kwoty z rubryki „Zapłacono” – z dokumentów sprzedaży wpisywane z plusem, a przy zakupie z minusem. Jeżeli dochodzi w późniejszym terminie do zapłaty za powstałe zobowiązania terminowe, to do tej rubryki wpisywane są kwoty z wystawionych KP i KW, a także z zarejestrowanych wyciągów bankowych.

„Saldo” – pole wyświetla wartość długu – różnicę pomiędzy wartością transakcji a wartością regulacji. Wartość dodatnia oznacza, iż dany kontrahent jest naszym dłużnikiem (zalega z zapłatą dla nas), wartość ujemna, że wierzycielem (my zalegamy z zapłatą dla niego). Saldo „zerowe” oznacza, iż z tym kontrahentem wszystkie zobowiązania zostały uregulowane.

Kontrola zadłużenia

Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wyświetla w dialogu dane kontrahenta. Jeżeli kontrahent ten jest dłużnikiem to obok pola z wartością długu wyświetlana jest opcja

F10 Podgląd salda (Rys. 98 ). Wybranie opcji powoduje wyświetlenie dokumentów, w oparciu o które naliczono zadłużenie (na podstawie kartoteki towarowej). Dodatkowo, po zdefiniowaniu kwoty maksymalnego zadłużenia (tzw. „limit salda”) i jej przekroczeniu przez kontrahenta program wyświetli komunikat ostrzegający o nadmiernym zadłużeniu. Nie zdefiniowanie limitu salda program traktuje jako limit nieograniczony. Zbiorcze dane o zadłużeniu i ich wydruk w postaci listy lub np. wezwań do zapłaty można uzyskać za pomocą raportów (patrz rozdział „Raporty”).

Do kartoteki danego kontrahenta możemy wejść naciskając klawisz F4 Kartoteka obrotów. Kartoteka zawiera – w kolejności rosnących dat wystawiania – spis powstałych zobowiązań i dokonanych zapłat. Opis zawiera skrótową nazwę operacji, jej datę, numer dokumentu źródłowego oraz kwoty transakcji i regulacji (Rys. 100 ).

Rys. 100 Kartoteka obrotów

Przy dużej ilości zapisów kartoteka staje się nieczytelna, w związku z czym radzimy do podglądu aktualnych zobowiązań użyć odpowiedniego raportu (patrz rozdział „Raporty”) lub bezpośrednio w rejestrze kontrahentów (Rys. 99 ) nacisnąć klawisz F6 Opis kontrahenta i w wywołanym dialogu wybrać opcję F10 Podgląd salda.

Przy „podglądzie salda” program wyświetla tylko te dokumenty, które nie zostały jeszcze uregulowane (saldo „zerowe” blokuje możliwość podglądu - brak przycisku F10 Podgląd salda).

Program umożliwia prowadzenie wielu kas (rejestrów KP,KW) w jednej firmie. Wejście do rejestru KP i KW znajduje się w menu Tabele /Kasy firmy (Rys. 101 ).

Rys. 101 Menu kasy firmy w przypadku zdefiniowania wielu kas

Wystawienie dokumentu sprzedaży lub zakupu z natychmiastową zapłatą gotówkową odnotowywane jest jednocześnie w kartotekach kontrahentów, jako fakt dokonania takiej wpłaty. W programie założono bowiem, że do faktur zapłaconych gotówką nie wystawia się osobnych dowodów wpłaty i wypłaty (KP lub KW), ponieważ dokumenty te same w sobie są takimi dowodami. Powyższe założenie przyśpiesza i ułatwia pracę z programem. Nie oznacza, to jednak, że nie ma możliwości zmiany takiej konfiguracji. Opis konfiguracji kas gotówkowych znajduje się w rozdz. Konfiguracja kas gotówkowych na str. 98

Jeżeli w Państwa firmie klient nie dokonuje zapłaty u osoby wystawiającej fakturę, lecz udaje się do kasy, gdzie odbiera się potwierdzenie w postaci KP to należy zmienić wzory faktur i rachunków tak, aby nie wynikało z nich, że płatność została uregulowana przy odbiorze faktury. (przykładowo: zamiast napisu „zapłacono gotówką” należy umieścić napis „do zapłaty gotówką”).

Rys. 102 Tabela kasy gotówkowej

†

Sprzedaż lub zakup z przedłużonym terminem płatności wiąże się – wcześniej czy później – z koniecznością uregulowania powstałego długu. Dokonanie wpłaty lub wypłaty powinno zostać odnotowane poprzez zmniejszenie długu i zwiększenie stanu kasy oraz udokumentowane wydrukiem KP lub KW. Jak to zrealizować, zakładając, że właśnie zjawił się kontrahent i wpłaca pieniądze za zaległą fakturę ?

Wchodzimy do tabeli kasy gotówkowej (Rys. 102 ) i naciskamy klawisz F4 – zmniejsz dług.

Program wyświetla listę kontrahentów.

W dialogu z listą kontrahentów wyszukujemy naszego klienta i naciskamy ENTER.

Program wyświetla dokumenty, które nie są jeszcze uregulowane (Rys. 103 ).

Rys. 103 Zaznaczanie faktur do zapłaty

Wyszukujemy w liście dokument, który chce uregulować klient i naciskamy F12 Zatwierdź (lub zaznaczamy kilka dokumentów klawiszem INSERT i wtedy naciskamy F12 Zatwierdź).

Program wyświetla wybrane dokumenty i w przypadku, gdy wpłata nie będzie obejmowała całości wskazanych dokumentów możemy zmienić przypadające na nie kwoty naciskając ENTER na wybranej fakturze (Rys. 104 ).

Rys. 104 Wskazane dokumenty do KP/KW

Program umieszcza zapis w wolnej linii. Tym samym zwiększa stan gotówki w kasie pomniejszając jednocześnie kwotę zaległego długu klienta.

Naciskamy klawisz F3 Druk, wybieramy wzór wydruku o nazwie KP i naciskamy ENTER.

Rys. 105 Drukowanie KP

Podobnie postępujemy przy regulacji naszego długu wobec innej firmy.

Zamiast wskazania konkretnego dokumentu możemy dokonać wpłaty lub wypłaty bez wskazania (jeżeli mamy kłopoty z ustaleniem, który dokument ulega regulacji). Wadą tego rozwiązania jest to, iż program nie mając wskazania będzie ustawicznie wyświetlał taki zapis do ewentualnej regulacji. Opcji tej polecamy używać jedynie w wypadku dokonania przedpłaty.

Jeżeli faktura terminowa została skorygowana inną fakturą – również terminową – to regulacji długu dokonujemy poprzez wskazanie kolejno obu dokumentów.

Jeżeli w Państwa firmie osoba wystawiająca faktury odbiera jednocześnie zapłatę, to należy na koniec dnia zanotować jako wpływ do kasy utargi zdane przez sprzedawców. Czynimy to opcją F5 Rozlicz utarg, która na podstawie dokumentów gotówkowych (sprzedaży i zakupu) podpowiada jaką kwotę należy przekazać do kasy. Dodatkowo można zapisy pogrupować (opcja F3 zbiorczo...) i wpisać jedną kwotą.

Rys. 106 Rozliczenie utargu

Pieniądze mogą być wypłacane z kasy z różnych przyczyn np. z racji wyjazdu po zakupy, na wypłatę dla pracowników, na zapłacenie czynszu, zakup znaczków pocztowych, w celu dokonania wpłaty do banku itp. Z równie wielu powodów mogą być wpłacane.

Przykładowo przy pobraniu gotówki z kasy celem poczynienia zakupów powinno zostać wypisane KW na osobę pobierającą. Po powrocie z zakupów osoba ta powinna rozliczyć się z otrzymanej gotówki przedstawiając otrzymane faktury i rachunki, a resztę pieniędzy wpłacić z powrotem do kasy.

Takie wpłaty i wypłaty możemy odnotowywać przez zrobienie „ręcznego” wpisu, tzn. przez znalezienie wolnej linii i wpisanie odpowiednich danych bezpośrednio w jej pola. Inną możliwością jest ujęcie pracowników w tabeli kontrahentów i dokonywanie wpłat /wypłat przez wskazanie pracownika jak kontrahenta.

W tabeli kasy (Rys. 102 ) przygotowano ponadto gotowe opcje umożliwiające:

F6 Dopisz koszty - wpisanie wypłat gotówki z kasy związanych pracą na rzecz danego kontrahenta. Program prosi o jego wskazanie. Wypłacona kwota nie obciąża później kartotekę kontrahenta.

F7 Kasa <-> Bank - wpłata lub wypłata gotówki z konta bankowego.

F8 ZUS, US - wypłaty z kasy związane z płatnościami na ZUS i podatek.

F9 Wynagrodzenia - wypłaty z kasy związane z wypłatami wynagrodzenia dla pracowników

Opcja F12 Pokaż stan umożliwia pokazanie stanu kasy na wszystkie dni w edytowanym miesiącu.

Rys. 107 Stan kasy

Jeżeli podczas wyświetlania stanu kasy program poinformuje o Niezgodnym utargu (Rys. 107 ). To oznacza, że dla tych dni nie została wykonana opcja F6 Rozlicz utarg.

Aby stan gotówki był pokazywany prawidłowo należy ustalić raz na początku używania programu wartość początkową kasy. Tzn. wystarczy wpisać do kasy KP (np. opcją F10 Inna wpłata) wartość jakiej brakuje lub w przypadku nadmiaru wpisać do kasy KW (np. opcją F11 Inna wypłata)

Rys. 108 Menu konfiguracji kas gotówkowych

Ilość kas gotówkowych jak i zakres działania definiujemy w opcji: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Kasy gotówkowe firmy (Rys. 108 ).

Uzyskiwanie dowodów KP/KW.

W opcji ustalamy sposób zachowania programu w przypadku faktur sprzedaży (Rys. 109 ).

Rys. 109 Konfiguracja KP/KW

Możliwy jest wybór trzech zachowań programu w przypadku wystawiania gotówkowych faktury sprzedaży. Pierwsza opcja powoduje normalne (domyślne) zachowanie się programu. Tzn. faktury gotówkowe są jednocześnie dowodami zapłaty za zakupiony towar. W przypadku drugiej opcji pomimo tego, że na fakturze będzie napisane że jest ona gotówkowa, to program odnotuje zadłużenie kontrahenta. Dług ten uregulowany zostanie dopiero, gdy kontrahentowi wystawi się dowód zapłaty KP (lub ureguluje on płatność w inny sposób np. przelewem).

Trzecią opcję stosuje się w przypadku, gdy w firmie stosuje się raporty kasowe, w których wymagane jest umieszczanie wyłącznie dokumentów KP (domyślnie program umieszcza tam numery faktur gotówkowych). Przy włączeniu opcji podczas wystawiania faktur program generuje dokument KP. Jeżeli użytkownik chce może taki doki dokument wydrukować bezpośrednio z faktury (przed wydrukiem faktury należy wybrać wzór wydruku "Dowód wpłaty");

Nazwy kas i numeracja KP/KW. W opcji definiujemy nazwy kas gotówkowych i sposób numeracji.

Przyporządkowanie do kas. W opcji ustalamy do której kasy powinny trafiać wpisy dokumentów KP/KW w zależności od:

Rodzaju dokumentu (faktura, paragon, korekta,...)

Rodzaju płatności (gotówka, przelew,...)

Osoby wystawiającej

Miejsca wystawienia

Na przykładowym rysunku (Rys. 110 ) pokazano przyporządkowanie dokumentów sprzedaży (faktur) do kas w zależności od sposobu płatności, natomiast sprzedaż paragonów jest przyporządkowana do kas w zależności o osoby wystawiającej. Szczególnie warte uwagi jest rozbicie na osoby wystawiające dokumenty bowiem w takim wypadku każda z osób jest odpowiedzialna za "utargowaną" przez siebie gotówkę.

UWAGA:

Program zbiera informację z wystawionych dokumentów podczas rozliczania utargu w opcji F5 Rozlicz utarg (Rys. 102 ) - opis opcji na str. 96 .

Rys. 110 Przyporządkowanie do kasy gotówkowej

Rys. 111 Menu bank firmy

Program umożliwia śledzenie i aktualizację stanu kilku kont bankowych – służy do tego tabela w menu Tabele /Bank firmy. Podstawą do wprowadzenia zapisu powinny być tylko i wyłącznie wyciągi bankowe.

Rys. 112 Tabela rejestracji wyciągów bankowych

Jeżeli wpłata (wypłata) na konto dotyczy regulacji płatności terminowej, należy podobnie jak w „kasie” użyć opcji F4 Regulacja zadłużenia. Użycie opcji F4 powoduje wyświetlenie listy kontrahentów i – po wskazaniu kontrahenta – listy nieuregulowanych jeszcze płatności. Wskazanie dokumentu i zatwierdzenie wpisu powoduje redukcję długu w kartotece kontrahenta o wpisaną kwotę. Operacje są identyczne jak przy regulacji w kasie gotówkowej (rozdz. Wpłaty i wypłaty gotówkowe związane z regulacją zobowiązań terminowych str.94 ) i nie będą tu opisywane.

UWAGA:

Płatności nie związanych z regulacją długów należy dokonywać poprzez opcje F5 Inna wpłata na konto lub F6 Inna wypłata z konta. Dane wpisane za pośrednictwem tych opcji nie zostaną przeniesione do żadnej z kartotek. Tym sposobem należy uaktualniać stan konta po przelewach na konto Urzędu Skarbowego, ZUS-u itp.

Opcja Ctrl-W Stan konta pokazuje stan konta bankowego i należy go sprawdzać zawsze po wpisaniu wszystkich wyciągów. Daje to nam gwarancję prawidłowego wpisania wszystkich przelewów. Oczywiście aby stan konta był prawdziwy należy na początku używania programu wpisać początkowe saldo konta. Przykładowo na (Rys. 112 ) taki wpis jest w pierwszej linii tabeli. Oczywiście takiego ustalenia stanu konta można dokonać w dowolnej chwili wpisując kwotę która brakuje (rubryka Wpłaty) lub której jest nadmiar (rubryka Wypłaty).

Rys. 113 Tabela sporządzanie przelewów

Zamiast „ręcznie” wypełniać formularze polecenia przelewu lub przekazu bankowego możemy dokonać tego komputerowo. Przygotowanie przelewów wykonujemy w opcji Tabele /Bank firmy /Sporządzanie przelewów (Rys. 111 ). Aby program przygotował formularz przelewu lub przekazu bankowego dotyczącego nieuregulowanej jeszcze płatności terminowej, należy użyć opcji F4 Nowy przelew (Rys. 113 ). Po naciśnięciu klawisza F4 postępujemy tak samo, jak przy rejestracji wyciągu bankowego. Jedyna różnica (bardzo istotna) polega na tym, iż program nie wprowadzi żadnego zapisu do kartoteki wskazanego kontrahenta, chyba że na pytanie o uaktualnienie, które pojawi się przy tworzeniu przelewu (Rys. 114 ) odpowiemy TAK.

Rys. 114 Pytanie o uaktualnienie salda

Dzieje się tak dlatego, że wystawienie polecenia przelewu nie oznacza, iż takiego przelewu dokonano (z powodu np. pustego konta). O faktycznym przelaniu pieniędzy (lub otrzymaniu) świadczy dopiero otrzymane wyciągi bankowe, których rejestrowanie opisana w poprzednim rozdziale (Wpłaty i wypłaty gotówkowe związane z regulacją zobowiązań terminowych ).

Podobnie należy postępować z przekazami bankowymi – po wypełnieniu i wydrukowaniu musimy dodatkowo odnotować wypłatę gotówki w tabeli „kasa”.

Jeżeli chcemy wydrukować polecenie przelewu (lub przekaz) nie związane z regulacją żadnego długu, to należy użyć opcji F5 Nowy ręcznie. Wystawione przelewy (przekazy) możemy wielokrotnie poprawiać, kasować itd., ponieważ nie są w żaden sposób połączone z innymi częściami programu. Nie mają także żadnego znaczenia archiwalnego (np. co miesiąc możemy wykorzystywać ten sam zapis do przelania podatków na konto US zmieniając tylko datę i kwotę).

O tym czy dany zapis ma zostać wydrukowany jako przelew czy jako przekaz decydujemy podczas wydruku poprzez wybranie odpowiedniego wzoru. Jeżeli zdefiniowane przez autorów programu wzory nam nie odpowiadają (nie mieszczą się na drukarce, drukarka źle wytłuszcza itp.), to mogą Państwo zdefiniować własne wzory o dowolnym wyglądzie i rozmiarach.

Opcja F7 Druk stand. (Rys. 113 ) umożliwia drukowanie standardowych poleceń przelewów, które są wymagane przez dużą część banków. W takim wypadku program wydrukuje przelewy o ustalonym wzorze (Opcja dostępna tylko dla użytkowników Windows 9x):

Rys. 115 Standardowy wzór przelewu

Opcja F6 Eliksir (Rys. 113 ) umożliwia tworzenie przelewu w formie elektronicznej. Wiele banków umożliwia tzw. HOME BANKING. Jest to usługa pozwalająca na wykonywanie przelewów w formie elektronicznej poprzez połączenie modem bezpośrednio z bankiem lub przez internet. Programy, które są udostępniane użytkownikom takiej usługi, mają możliwość wczytywania plików w formacie ELIKSIR. Taki właśnie plik tworzy nasz program przy wywołaniu ww. opcji. Wystarczy tylko być w linii, w której jest wpisany dany przelew i wybrać opcję F6 Eliksir. Utworzy się plik, który wystarczy tylko wczytać w programie bankowym.

Rozdział przeznaczony jest dla firmy zajmujących się wszelkiego rodzaju przetwarzaniem surowców: piekarni, masarni, firm budowlanych itp.

W trakcie produkcji mamy do czynienia z trzema podstawowymi operacjami magazynowi:

wydaniem surowców do produkcji - RW

odebraniem wyrobów gotowych -PW

produkcją

Dokumenty rozchodów i przychodów wewnętrznych znajdują się w menu Tabele /RW, PW, Produkcja ().

Rys. 116 Menu produkcja

Dokument wydania surowców (rozchodu wewnętrznego – RW) z magazynu zawiera wyszczególnienie ilościowe oraz wartościowe po cenach zakupu. Otrzymaniem takiego dokumentu zainteresowany jest zarówno magazynier jak i osoba odbierająca.

Za pomocą tego dokumentu można udokumentować takie zdarzenia, jak np.: wytworzenie nowego produktu z danych surowców, uszkodzenie towaru, kradzież, likwidacja związana z przekroczeniem daty ważności itd.

Rys. 117 Rejestr rozchodów wewnętrznych

Rozchód wewnętrzny możemy zrobić na dwa sposoby: można go wystawić od „zera” poprzez klawisz F5 Nowe RW w rejestrze rozchodów wewnętrznych, albo skopiować już istniejące poprzez klawisz F6 Kopiuj i korygować już istniejące.

Wystawiając nowe Rw program poprosi o wskazanie przeznaczenia rozchodu ze słownika rozchodów. Możemy poprzez klawisz Ins Dopisz wprowadzić do słownika rozchodów przeznaczenie rozchodu, typ oraz ewentualne uwagi do rozchodu (Rys. 118 ). Po zatwierdzeniu klawiszem F12 Ok wpisane dane pojawią się nam w słowniku rozchodów (Rys. 119 ).

Rys. 118 Wprowadzanie danych do słownika rozchodów

Rys. 119 Słownik rozchodów

Po wciśnięciu klawisza F12 Pobierz program pobierze podświetlone dane do wystawianego rejestru wewnętrznego oraz nada numer i datę, reszta danych tzn. opis, typ oraz dodatkowa uwaga zostaje wpisana automatycznie ze słownika rozchodów.

Rys. 120 Dane Rw

Po zatwierdzeniu danych program automatycznie wchodzi do części towarowej rozchodu wewnętrznego. Wypełnianie części towarowej przebiega analogicznie jak podczas fakturowania.

Rys. 121 Część towarowa rozchodu wewnętrznego

Poruszanie się po menu:

F4 Opis – pokazuje dane wystawianego Rw: numer, datę, opis oraz typ.

F5 Weź towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F6 Wartość – wyświetla wartość Rw brutto, netto oraz vat w cenach zakupu oraz w cenach sprzedaży

F7 Odpisz z magazynów – odpisuje pobrany towar z magazynu

F8 Pokaż skład rozch. – opcja służy do pokazania składu rozchodu podświetlonego (wybranego) towaru (Rys. 122 )

Rys. 122 Okno dialogowe klawisza F8 - pokaż skład rozchodu

Program rozchodowuje surowce po cenach zakupu netto. W wypadku jednorazowego pobrania surowca pochodzącego z kilku dostaw o różnych cenach zakupu – ceny te są uśredniane. Dlatego też nie można „ręcznie” wpisać cen zakupu – są one obliczane na podstawie informacji z kartotek towarowych w trakcie odpisywania dokumentu z magazynu i wpisywane do rubryk dotyczących cen zakupu.

Dokument przyjęcia służy do wprowadzania towarów wytworzonych w procesie produkcji własnej. Część towarową wypełniamy podobnie jak w fakturze zakupu z tym, że zamiast ceny zakupu wpisujemy skalkulowany jednostkowy koszt wytworzenia. Do dokumentu PW można pobierać dowolne towary, ale w przypadku pobrania towaru na który jest receptura program dodatkowo stworzy dokument rozchodu surowców.

Rys.123 Rejestr przychodów wewnętrznych

Rys. 124 Część towarowa przychodu wewnętrznego

Poruszanie się po menu:

F4 Opis – pokazuje dane wystawianego Pw: numer, datę, opis oraz typ.

F5 Weź towar – pobiera towar z magazynu – w opcji tej możemy zmienić magazyn, z którego chcemy pobrać towar przy pomocy klawisza F4 (przez wybór) lub Alt 0...9

F6 Wartość – pokazuje wartość Pw po kosztach wytworzenia netto, w cenach sprzedaży 1 – brutto, netto, vat oraz w cenach sprzedaży 2 – brutto, netto, vat

F7 Wprowadź towar do magazynu – wprowadza ceny sprzedaży towaru do magazynu

F8 Wygeneruj RW pod produkcję – opcja służy do generowania Rw dla towarów zgłoszonych do produkcji.

F9 Pokaż zest. Składnik-Produkt – opcja służy do generowania zestawienia Składniki – Produkty (ilościowo, wartościowo lub procentowo). Zestawienie to może być stworzone na podstawie rozchodu faktycznego albo rozchodu planowanego (Rys. 125 ).

Opcje F8 i F9 używane są tylko w przypadku produkcji.

Rys. 125 Opcja F9 Pokaż zest. Składnik-Produkt

Opcja ta służy do generowania zestawienia, które może być zrobione na kilka sposobów:

zestawienie składnik-produkt, w którym to pokazane są ilości składników przypadające na produkty,

zestawienie składnik-produkt, w którym pokazany jest wartościowy udział składników w produktach,

zestawienie składnik-produkt, w którym pokazany jest procentowy udział składników w produktach,

Każde z wymienionych zestawień może być zrobione na dwa sposoby: albo jako rozchód faktyczny, wg poprawionego RW, lub jako rozchód planowany, oparty na zrobionych wcześniej receptach.

Rys. 126 Rejestr receptur

Program umożliwia zdefiniowania receptur. Receptury są swoistego rodzaju szablonami umożliwiającymi połączenie rozchodu surowców z przychodem produktów. Innymi słowy oznacza to, że ustalamy zależności pomiędzy przychodem danego towaru i związanym z tym przychodem rozchodem surowców. Przyjęcie towaru na który zdefiniowana jest receptura wiąże się automatycznie z powstaniem rozchodu surowców.

Poniżej przedstawiamy przykład tworzenia recepty na drożdżówkę:

Wybieramy klawisz F5 Nowa recepta (Rys. 126 ), a następnie wskazujemy towar, dla którego chcemy stworzyć receptę. Otrzymujemy okno dialogowe, w którym wpisujemy krótki komentarz do tworzonej receptury (opis) oraz ilość produktów jaka zostanie utworzona dla tej receptury (Rys. 127 ). Po zatwierdzeniu przechodzimy do tabeli definiowania receptury na dany produkt (Rys. 128 ).

Rys. 127 Opis receptury

Rys. 128 Definiowanie receptury

Klawiszem F5 Wskaż składnik pobieramy kolejno surowce wchodzące w skład danej receptury. W ten sposób otrzymujemy niejako szablon według którego program będzie ściągał z magazynu surowce podczas produkcji.

Produkcja w programie polega na utworzeniu nowego dokumentu przychodu wewnętrznego PW. Na dokument należy pobrać towar, który ma zdefiniowaną wcześniej recepturę. W czasie pobrania program poinformuje, że na dany towar jest recepturą i czy w wyniku tego ma zostać utworzony dokument rozchodu surowców RW (Rys. 129 ).

Rys. 129

Wciskając klawisz F3 Zrób RW! program pokazuje komunikat z zapytaniem, czy ma obliczyć aktualny koszt wytworzenia? (Rys. 130 ). Po wciśnięciu klawisza Tak program tworzy nowe Rw do Pw ustalając koszt produkcji oraz ceny sprzedaży.

Rys. 130

Dokument PW należy następnie odpisać. W wyniku tego stan towaru produkowanego zostanie zwiększony. Dokument RW także należy odpisać, aby z magazynu zostały ściągnięte surowce.

Opcje umieszczone w menu "Raporty" (Rys. 131 ) umożliwiają sporządzanie zestawień i analiz opartych na wprowadzonych przez użytkownika danych. Duża liczba tabel i szereg funkcji umożliwiają otrzymanie praktycznie dowolnego raportu.

Rys. 131 Menu Raporty

Rys. 132 Tabela raportu podsumowanie firmy

Raport "Podsumowanie firmy" jest najbardziej rozbudowanym, ze względów na obszerność danych raportem umożliwiającym ustalenie stanu firmy. Raport przeznaczony jest dla szefa i pozwala na zbadanie kondycji firmy. W raporcie uwzględnia się prawie wszystkie dane wprowadzone przez użytkownika. Aby wypełnić raport należy wybrać opcję F4 Wypełnij (Rys. 132 ). Program zapyta się wówczas o zakres danych jakie należy ująć w raporcie (Rys. 133 ).

Rys. 133 Zakres anlizowanych danych

Klawiszem INS Zaznacz ustalamy (trójkąt z prawej strony) interesujące nas dane. Następnie zatwierdzamy klawiszem F12 Wypełnij.

Klawisz F10 Opcje pozwala na ustalenie dodatkowych ustawień do tworzonego raportu.

Ustawienie opcji „F2 Pomijaj magazyny kosztowe” – powoduje, że w stworzonym raporcie nie będą brane pod uwagę magazyny kosztowe.

W dialogu tym istnieje możliwość określenia ilości(z przedziału od 10-99) najlepszych dostawców, odbiorców oraz największych wierzycieli i dłużników, które zostaną pokazane w tworzonym raporcie.

Rys. 134 Dodatkowe ustawienia

Zakres danych, które możemy pobrać do raportu:

1. Wartość kapitału w firmie

Kapitałem firmy nazywamy sumę:

gotówki znajdującej się w kasie firmy

środków dostępnych na koncie bankowym

wartości towarów po cenach zakupu znajdujących się w magazynach handlowych

wartość długów jakie firma może uzyskać od swoich dłużników

wierzytelności, czyli długu naszej firmy wobec innych firm.

Analiza tych danych pozwala nam ocenić kondycję firmy. Przykładowo duże zadłużenie oraz brak gotówki w kasie lub na koncie może oznaczać brak płynności finansowej. Można ogólnie powiedzieć, że w firmie, której kondycja jest dobra saldo wszystkich operacji z miesiąca na miesiąc rośnie. Jeżeli ubywa nam towaru w magazynie, to powinno przybyć gotówki w kasie, ewentualnie zwiększeniu powinno ulec zadłużenie lub stan konta w kasie. Szef powinien mniej więcej wiedzieć jaki jest bezpieczny dla jego firmy poziom w/w wartości.

Program w podanym zakresie dat pokazuje nam:

Stan początkowy, czyli saldo na początek zadanego okresu

Saldo operacji, czyli wartość dokonanych operacji

Stan końcowy - jako różnicę między stanem początkowym a saldem operacji – i jest to aktualny na koniec zadanego okresu stan firmy.

Dane do tej części raportu pobierane są bezpośrednio z tabel: kontrahentów, magazynów, kas firmy oraz kont bankowych.

Uwaga. W opcji „F10 opcje” można włączyć lub wyłączyć pokazywanie sald na magazynach kosztowych. Wyłączenie ma sens wówczas, gdy zakupy wpisane do magazynów kosztowych przeznaczone są do zużycia i nie mają wartości handlowej.

2. Ruch w magazynach – zbiorczo

Utworzony raport pokazuje zsumowane stany wszystkich magazynów za dany okres, z rozbiciem na przychody, rozchody, sprzedaż oraz zysk netto. W wyniku sporządzenia raportu otrzymamy średnią marżę oraz średni narzut w podanym zakresie dat.

Dane do raportu pobierane są z kartotek towarów poszczególnych magazynów i analizowane pod kątem rodzajów przeprowadzonych operacji.

3. Ruch w magazynach – szczegółowo

Raport ten pozwala zorientować się jak powyżej omówione operacje wyglądają w konkretnych magazynach.

4. Ruch w kasach – zbiorczo

Ponieważ istnieje możliwość prowadzenia wielu kas w jednej firmie raport ten umożliwia pokazanie łącznego stanu wszystkich kas.

Do raportu pobierane i analizowane są dane z tabeli kasy firmy.

W wyniku wypełnienia tego raportu otrzymujemy informację o:

stanie początkowym w kasach gotówkowych, czyli stanie kasy na początek podanego zakresu dat

operacjach (wpłatach, wypłatach) dokonywanych na wszystkich kasach firmy - regulacja długów,

wynagrodzeniach pracowniczych

rozliczeniach utargu gotówkowego

regulacji bez wskazań

stanie końcowym, czyli stanie gotówki w firmie na koniec zadanego okresu, po wykonaniu wszystkich wyżej wymienionych operacji

5. Ruch w kasach – szczegółowo

Różnica między poprzednim raportem a obecnym polega na tym, że raport „Ruch w kasach – szczegółowo” pokazuje operacje w konkretnej kasie firmy.

6. Ruch w bankach – zbiorczo

Dane do tego raportu pobierane są z tabeli bank firmy, gdzie wpisywane są wyciągi bankowe. Raport na podstawie wyciągów bankowych pokazuje operacje na kontach bankowych zbiorczo. W podanym zakresie dat możemy uzyskać informację na temat stanu początkowego oraz wszystkich przeprowadzonych operacji - analogicznie do ruchu w kasach.

7. Ruch w bankach - szczegółowo

Raport ten jest tworzony z rozbiciem na poszczególne konta bankowe, jeżeli firma posiada kilka kont bankowych.

8. Rozkład zadłużenia pod względem zwłoki

Raport ten pokazuje nam rozkład długów i wierzytelności pod kątem ich przeterminowania w czasie. Na jego podstawie możemy zobaczyć jak jest sprawność w ściąganiu zadłużenia. Z doświadczenia wiemy, że im bardziej dany dług jest przeterminowany tym trudniej go wyegzekwować. Długi powyżej trzech lat są praktycznie nieściągalne.

9. Najlepsi dostawcy/ odbiorcy (wielkość obrotu)

Dane do raportu pobierane są z kartoteki kontrahentów. Raport zawiera informację o nazwie, adresie oraz wielkości obrotu wykonanego przez kontrahenta (dostawcę/ odbiorcę) w podanym zakresie dat.

Liczba pokazanych kontrahentów jest liczbą zadaną przez użytkownika i musi pochodzić z zakresu od 10-99. Liczbę tą definiujemy w dialogu „Podaj zakres raportu” klawiszem F10 Opcje - dodatkowe ustawienia.

10. Najwięksi dłużnicy i wierzyciele (tylko spóźnienia)

Program wyszczególnia w kolejności najbardziej zadłużone firmy, pokazując przy okazji wielkość przeterminowania poszczególnych długów oraz informację o tym, kiedy przeprowadzono z daną firmą ostatnią transakcję. Program nie pokazuje długów, które nie są przeterminowane. Data ostatniej transakcji pozwala się zorientować w tym, czy firma dalej z nami współpracuje, czy też może zaprzestała współpracy, co może być alarmujące i np. świadczyć o tym, że firma jest w stanie likwidacji. W tym ostatnim przypadku należałoby jak najszybciej przystąpić do wyegzekwowania długu.

11. Zakup – podział na rodzaje dokumentów

Dane do tego raportu pobierane są z tabeli zakupów. Stworzony raport daje nam informację o wartości zakupów w podanym zakresie dat z rozbiciem na rodzaje dokumentów. W obrębie dokumentu program wyszczególnia ilość wystawionych dokumentów, wartość zakupu netto, vat oraz brutto. Dodatkowo raport zlicza ilość dokumentów zakupu. Na jego podstawie księgowa może się upewnić co do tego, czy wszystkie dokumenty zakupu zostały wprowadzone.

12. Zakup - podział na filie

Program pokazuje w przypadku firmy wielooddziałowej wartości zakupów dokonanych w poszczególnych filiach.

13. Zakup – podział na typy zakupów

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia wartości zakupów z podziałem na typ zakupu (handlowy, surowce, śr.trwały, koszt ub., repr.rekl, pozostałe, samochód) w kwotach netto i brutto. Umożliwia wgląd w strukturę zakupów dokonanych w zadanym okresie.

Uwaga. Możemy zwiększyć ilość typów zakupów, w celu bardziej dokładnego ich rozróżnienia, w opcji Miesiące / instalacja, konfiguracja / definiowanie / rodzaje zakupów. Przy umiejętnie zdefiniowanych rodzajach zakupów szef może się zorientować ile w danym okresie zostało wydanych pieniędzy na materiały biurowe, czynsz, itp.

14. Sprzedaż – podział na rodzaje dokumentów

Raport pokazuje sprzedaż wg dokumentów analogicznie jak do zakupów.

15. Sprzedaż – podział na filie

Opcja pozwala się zorientować w wartości obrotu uzyskanego w poszczególnych filiach.

16. Sprzedaż – podział na osoby wystawiające

Program dokonuje rozbicia sprzedaży pod kątem osób, które wystawiły dane dokumenty. Ten raport może posłużyć przykładowo do ustalania premii dla poszczególnych pracowników.

™

Rys. 135 Menu raportów sprzedaży

Opcje raportów "Do sprzedaży" umożliwiają sporządzenie zestawień opartych na danych zawartych w dokumentach sprzedaży. Raporty obejmują analizę faktur sprzedaży, faktur korygujących, paragonów, zwrotów do paragonów, raportów z kas fiskalnych oraz informacji uzyskanej z rozbicia utargu bezrachunkowego.

)

Raport umożliwia sporządzenie zbiorczego zestawienia danych dotyczących sprzedaży w poszczególnych dniach edytowanego miesiąca.

Będąc w danym miesiącu możemy sporządzić raport ze sprzedaży tylko za edytowany miesiąc (tzn. jeżeli pracujemy w miesiącu wrześniu raport ze sprzedaży możemy sporządzić tylko za miesiąc wrzesień).

Dane do raportu pobierane są bezpośrednio z opcji sprzedaży tj. z:

rejestru faktur sprzedaży,

rejestru faktur sprzedaży korygujących,

rejestru paragonów,

rejestru zwrotu do paragonów,

raportów z kas fiskalnych,

sprzedaży bezrachunkowej,

modułu autokomisu,

modułu umów stałych

Rys. 136 Zbiorczy raport ze sprzedaży

W zbiorczym raporcie sprzedaży każda linijka to osobny dzień oraz osobny typ dokumentu. Dokumenty zostają przez program automatycznie pogrupowane wg daty i typu dokumentu (Rys. 136 ).

O pobraniu dokumentu decyduje data wystawienia dokumentu.

Dane do raportu pobierane są do chwili wypełnienia raportu. Jeżeli po wypełnieniu raportu sprzedaży zostaną dopisane nowe dane, to w raporcie możemy je zobaczyć dopiero po jego ponownym wypełnieniu.

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia sprzedaży (ewidencji VAT) w zakresie dat edytowanego miesiąca z rozbiciem na poszczególne dokumenty i stawki VAT.

Raport wypełniamy naciskając klawisz F4 Wypełnij.

W czasie wypełniania ewidencji istnieje możliwość: (Rys. 137 ):

1. podania zakresu dat – ewidencję możemy wypełnić za dowolnie wybrany okres w obrębie edytowanego miesiąca

2. wybrania dokumentów

wszystkich bez względu na płatność. Opcja oznacza pobranie wszystkich dokumentów z podanego zakresu dat.

dokumentów w całości zapłaconych gotówką. Opcja przydatna np. w księgowości, gdzie tak wypełniona ewidencja może służyć jako podstawa do zaksięgowania sprzedaży bezpośrednio na konto kasowe z pominięciem kont kontrahentów. Takie rozwiązanie stosowane jest w części firm wystawiających dużą ilość dokumentów miesięcznie (np. piekarnie).

Dokumentów z częściową lub całkowitą płatnością terminową. Za pomocą tej opcji program może pokazać te dokumenty, w których wystąpiła płatność terminowa. Pokazane dokumenty stanowią uzupełnienie raportu z dokumentami w całości zapłaconymi gotówką. Program nie pokaże w tej opcji jaką wartość zapłacono gotówką, a jaka część z wartości dokumentów została przesunięta na termin (dane te uzyskamy w opcji: raporty kasowe).

3. ustalenia kolejności w jakiej dokumenty mają być pokazane. Dokumenty mogą być wyświetlone w kolejności dat wystawienia, a w obrębie danej daty posortowane dodatkowo wg typów i numerów dokumentów lub odwrotnie – najpierw wg typów dokumentów, a w obrębie danego typu wg dat i kolejności numerów dokumentów.

Rys. 137 Wypełnianie ewidencji sprzedaży

Po zatwierdzeniu wyżej opisanego dialogu program analizuje posiadane w swoich zasobach dokumenty i sporządza ich listę.

Pokazany poniżej dialog (Rys. 138 ) pokazuje typ oraz ilość dokumentów, które zostały wystawione w podanym zakresie dat. Klawiszem INS Odznacz/Zaznacz zaznaczamy, które dokumenty chcemy pobrać do ewidencji. Osobno wyszczególnione są dokumenty, które zostały wypuszczone na drukarkę fiskalną lub te, które zostały wystawione do paragonów z kasy fiskalnej.

Dialog ten ma ułatwić:

sprawdzenie poprawności danych. Przykładowo na poniższym obrazku widzimy, że jedna z faktur została wydrukowana na drukarce fiskalnej. Zaznaczając tylko tę fakturę możemy ją łatwo odnaleźć (to jest właśnie to ułatwienie) i sprawdzić czy wydrukowanie tego dokumentu na drukarce fiskalnej nie było błędem osoby wystawiającej fakturę (odnalezienie takiej faktury w grupie kilku tysięcy podobnych dokumentów w inny sposób byłoby znacznie trudniejsze).

Sporządzenie osobnych ewidencji dla poszczególnych grup dokumentów. Zdarza się, iż niektóre firmy drukują osobne zestawienia dla: paragonów, faktur zwykłych, faktur puszczonych do drukarki fiskalnej itp. Zaznaczanie poszczególnych grup umożliwia sporządzanie takich wydruków.

Rys. 138 Wybieranie dokumentów do ewidencji

W ewidencji sprzedaży paragony z danego dnia program zbija do jednej pozycji, natomiast reszta dokumentów jest pokazywana w danym dniu każdy osobno.

Faktury wystawione do paragonów z kasy fiskalnej są najpierw odnotowywane (tak jak inne faktury) a następnie stornowane jednym zapisem za każdy dzień.

Utargi nieudokumentowane (jeżeli takie wystąpią) są odnotowywane za każdy dzień tylko kwotą brutto (bez rozbijania na poszczególne stawki Vat), a na koniec zestawienia ich suma jest stornowana i odnotowywana ponownie w postaci rozbitej na poszczególne stawki Vat wg struktury zakupów.

Raport wyciągi z dokumentów sprzedaży może posłużyć do sporządzania różnorakich zestawień i analiz.

Przedmiotem działania raportu są zapisy z wnętrza (części towarowych) poszczególnych dokumentów: faktur, faktur korygujących, paragonów, zwrotów do paragonów, dowodów wydania (WZ/ZW) oraz rezerwacji.

Każdy dokument składa się z dwóch elementów:

części nagłówkowej (typ dokumentu, jego numer, data wystawienia, nazwa i adres kontrahenta itp.)

części towarowej zawierającej opisy sprzedanych pozycji (nazwy i symbole towarów, ilości, ceny jednostkowe, stawki Vat, itp.)

Raport potrafi wyselekcjonować określone przez użytkownika zapisy z części towarowych, a następnie zsumować te, które mają podobne cechy.

Przykładowo w najprostszym przypadku możemy sprawdzić jakie towary w zadanym okresie kupił wybrany kontrahent.

Raport ten można zaliczyć do grupy najciekawszych narzędzi jakie udało nam się stworzyć w programie.

Wypełnianie raportu można podzielić na dwa etapy (Rys. 139 ):

1. Określenie danych, które chcemy aby program wyszukał. Możemy podać zakres dat, nazwę lub symbol kontrahenta, typ dokumentu, nazwę towaru, magazyn źródłowy itp., a program przeglądając dane dokona wyselekcjonowania tych, które posiadają wskazane cechy. Pozostawienie pustego okna z daną cechą oznacza, iż ta cecha jest dla nas nieistotna (nie stanowi kryterium wyboru).

2. Określenie danych, które chcemy aby raport zawierał. Podobnie możemy podać daty, nazwy towarów lub kontrahentów, stawki Vat, magazyny źródłowe itp. Program wypełni wskazane w tym miejscu dane (inne po prostu pominie), a następnie dokona zsumowania zapisów posiadających takie same cechy.

Rys. 139

Na tym w sumie kończy się działanie opcji F4 Wypełnij, a poniżej podany kilka prostszych z wielu możliwych zastosowań.

Ustalenie, jakie towary kupił wybrany kontrahent w zadanym okresie.

Wystarczy wpisać w oknie do wyszukiwania w polu nazwa kontrahenta kawałek nazwy interesującej nas firmy np. „Alfa” (gdy firma nazywa się „PPHU Alfa sp. z o.o.”). W oknie „Wskaż istotne cechy” (Rys. 140 ) zaznaczamy jedynie nazwy towarów. W efekcie otrzymamy zestawienie towarów, które wystąpiły na dokumentach posiadających w nazwie kontrahenta napis „alfa” (program nie odróżnia liter dużych od małych).

Rys. 140

Ustalenie, jakie towary kupili kontrahenci z danej miejscowości.

W oknie do wyszukiwania podajemy nazwę miejscowości w polu adres kontrahenta np. „Polanica” (inne pola pozostawiamy puste).

Ustalenie, jakie towary kupili kontrahenci z danego województwa.

Analogicznie w polu adres kontrahenta wpisujemy początek kodu np. „57-”.

Ustalenie, w jakich ilościach sprzedawał się określony towar w poszczególne dni.

W oknie do wyszukiwania wpisujemy kawałek nazwy interesującego nas towaru np. „mleko 2%”. W oknie pokaż istotne cechy zaznaczamy, że interesują nas jedynie daty dokumentów. Program wyszuka zapisy zawierające w nazwie towaru tekst „mleko 2%” i połączy zapisy pochodzące z tego samego dnia.

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia, w którym uzyskujemy informację o zysku z każdego dokumentu sprzedaży. Raport może być przeprowadzony z dokładnością do każdego dokumentu (Rys. 141 ).

Rys. 141 Wybór pogrupowania

Możemy w nim zobaczyć jaka jest wartość faktur w cenach zakupu oraz cenach sprzedaży. Różnica obu wartości daje informację o zysku, uzyskanej marży i narzucie.

W czasie wypełniania raportu istnieje możliwość (Rys. 141 ):

1. podania typów interesujących nas dokumentów

2. podania zakresu dat – informację możemy sporządzić na koniec dnia, miesiąca lub dekadowo

3. wyboru podziału danych – opcja ta umożliwia ustalenie kolejności w jakiej dokumenty mają być pokazane. Dane można podzielić ze względu na:

Dokumenty i dni – jest to grupowanie szczegółowe, gdyż umożliwia nam wyświetlenie każdego dokumentu sprzedaży wraz z jego numerem. Dane w tworzonym raporcie zostaną pogrupowane ze względu na rodzaj dokumentu w obrębie zadanego okresu.

Dni i dokumenty – jest to także grupowanie szczegółowe z tą różnicą, że dane pogrupowane są ze względu na datę, a w obrębie jednego dnia posortowane są dodatkowo według rodzaju dokumentu.

Poszczególne dni – raport pokazuje sprzedaż dzieląc ją na poszczególne dni w zadanym okresie bez rozróżniania typu dokumentu (dokumenty zsumowane są bez względu na rodzaj)

Dni i typy dokumentów – dokumenty zostaną wyświetlone w kolejności dat wystawiania, a w obrębie danej daty zsumowane wg typu (pokazane w jednej pozycji)

Typy dok. i dni – dokumenty są wyświetlone wg typu dokumentu w obrębie danego okresu

Typy dokumentów – tak stworzony raport pokazuje sprzedaż za cały zadany okres z rozbiciem na typy dokumentów.

Jeżeli wystawiony dokument sprzedaży jest nie odpisany, to do raportu pobierana jest zerowa wartość dokumentu po cenach zakupu

Towary sprzedane za pomocą opcji CTRL-N – Wpis ręczny mają zerową wartość po cenach zakupu – w związku z czym zysk ze sprzedaży wyniesie 100 %

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia paragonów, które zostały pobrane do danej faktury w zadeklarowanym przez użytkownika zakresie dat. Raport ten możemy sporządzić tylko w obrębie edytowanego miesiąca.

O pobraniu dokumentu decyduje data wystawienia faktury do paragonów.

Po podaniu przez użytkownika zakresu dat, program wyświetla listę faktur wraz z numerem dokumentu, datą wystawienia, nazwą kontrahenta (Rys. 142 ).

Rys. 142 Zestawienie faktur wystawionych do paragonów

Za pomocą klawisza ENTER Zrób zestawienie paragonów możemy wygenerować raport dla danej faktury Rys. 143 .

Stworzony raport dostarcza nam informacje o:

ilości oraz numerach paragonów, które zostały pobrane do faktury

nazwie oraz adresie kontrahenta, dla którego wystawiono fakturę

zawartości faktury - pokazuje listę towarów wraz z ilością i wartością

pokazuje paragony pobrane do faktury wraz z numerem oraz częścią towarową

Celem raportu jest uzyskanie informacji o paragonach na podstawie których została wystawiona faktura. Raport umożliwia nam również szybki podgląd tych paragonów.

Te same towary (czyli towary o tej samej nazwie i cenie) z różnych paragonów łączone są na fakturze w jedną pozycję.

Rys. 143 Zestawienie paragonów do danej faktury

Opcje umożliwiają wykonywanie zestawień dotyczących dokumentów zakupu.

Rys. 144 Raporty "do zakupów"

Raport umożliwia sporządzenie zbiorczego zestawienia danych dotyczących zakupów w poszczególnych dniach edytowanego miesiąca.

Podobnie jak w raporcie ze sprzedaży, raport z zakupów możemy sporządzić tylko za edytowany miesiąc.

Dane do raportu pobierane są bezpośrednio z:

rejestru faktur zakupu,

rejestru faktur zakupu korygujących,

modułu autokomisu

Rys. 145 Zbiorczy raport z zakupów

Zbiorczy raport z zakupów przedstawia dokumenty posortowane wg daty i typu dokumentu - każda linijka to osobny dzień i osobny typ dokumentu..

O pobraniu dokumentu decyduje data otrzymania dokumentu zakupu

Dane do raportu pobierane są do chwili wypełnienia raportu(po wpisaniu nowych danych należy powtórzyć wypełnianie raportu)

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia zakupów (ewidencji zakupów VAT) w zakresie dat edytowanego miesiąca z rozbiciem na poszczególne dokumenty i stawki VAT. W czasie wypełniania istnieje możliwość podania zakresu dat, zakresu dokumentów oraz rodzaju płatności.

Ewidencja zakupów działa identycznie jak opisana wyżej ewidencja sprzedaży.

Raport umożliwia sporządzenie zestawienia z pozycji każdego dokumentu zakupu. Dzięki raportowi można przykładowo uzyskać informację na jakich dokumentach zakupu znajduje się dany towar. Raport można zawężać do grupy kontrahentów, zakresu magazynów i typu dokumentów. Program po przeanalizowaniu danych umożliwia ich pogrupowanie.

Tworzenie tego raportu jest analogiczne do tworzenia raportu: wyciąg z dokumentów sprzedaży, który omówiony jest wyżej.

Raport jest bardzo podobny do raportu Wartość sprzedaży wg cen zakupu . Różnica jednak jest diametralna, bowiem tamten raport pokazuje jaki faktycznie uzyskano zysk w wyniku sprzedaży. Natomiast ten raport mówi jedynie o prognozie zysku jaki wystąpiłby w przypadku sprzedaży zakupionych towarów. Oczywiście faktyczny zysk może ulec zmianie np. w wyniku udzielonych rabatów lub sprzedaży po indywidualnych cenach. Raport umożliwia sporządzenie zestawienia, w którym uzyskujemy informację o zysku z każdego dokumentu zakupu. Program pokazuje wartość faktur w cenach zakupu oraz cenach sprzedaży. Różnica obu wartości daje informację o zysku, uzyskanej marży i narzucie jakie możemy otrzymać po sprzedaży towarów z poszczególnych dokumentów zakupu.

Rys. 146 Zakres i sposób wypełniania tabeli dającej informację o zysku,

uzyskanej marży i narzucie

Rys. 147 Raporty kasowe

Raporty kasowe to raporty obrotu gotówkowego w firmie. W programie zaimplementowano dwa rodzaje raportów: Wpłaty i wypłaty oraz Powstałe płatności Terminowe (Rys. 147 ). Pierwszy informuje o wpłatach i wypłatach w kasie (KP,KW) oraz o dokumentach, których typem płatności jest gotówka. Natomiast drugi o dokumentach, których termin płatności jest odroczony (niezależnie od płatności). Raporty kasowe powinny być robione przez użytkownika codziennie (lub w okresach), drukowane i przechowywane. Jest to konieczne ze względu na kontrolę pracowników pod względem ich uczciwości. Właściciele powinni kontrolować zgodność stanu początkowego danego raportu ze stanem końcowym z poprzedniego dnia (okresu). Niezgodności należy natychmiast wyjaśniać. Raport może obejmować tylko część dokumentów (np. raport tyko z faktur sprzedaży), ale może też obejmować wpłaty i wypłaty z konta bankowego. Jednak dla pełnej kontroli gotówki w firmie należy wykonywać raport dotyczący całości operacji gotówkowych tak jak na Rys. 148 .

Rys. 148 Wypełnianie raportu kasowego

Wartość początkowa raportu kasowego jest obliczana na podstawie rejestru KP/KW (menu Tabele /Kasy firmy). Oznacza to, że należy codziennie rozliczać utarg (opcja F5 Rozlicz utarg w rejestrze KP/KW).

Nie rozliczenie utargu (opcja F5 Rozlicz utarg w rejestrze KP/KW) będzie objawiało się niezgodnością stanu początkowego raportu z wartością końcową raportu poprzedniego.

Rys. 149 Raporty sklepowe

W części dotyczącej raportów sklepowych zgrupowano raporty skierowane na użytkowników rozliczających swoją firmę wartościowo. Przykładem takich firm są niektóre sklepy nie wykorzystujące kas fiskalnych połączonych z komputerem, ale np. kasy fiskalne, w których sprzedaż jest rejestrowana wartościowo np. przez działy towarowe. Informacją o sprzedaży w takich firmach jest jedynie wartość raportu fiskalnego. Raport fiskalny nie zawiera w takim wypadku informacji o ilości sprzedaży poszczególnych artykułów. Konieczne jest więc rozliczanie wartościowe. Po prostu pracownicy otrzymują towar, którego wartość jest prostym przeliczeniem ilości przez cenę dla klienta. Rozliczenie pracownika to proste równanie:

Wartość towarów dostarczonych = Utargi + Wartość towarów na półkach

Oczywiście równanie można rozszerzyć o takie elementy jak np. przecena towarów, ale chodzi tu tylko o przedstawienie idei. Wszystkie potrzebne rzeczy wartościowego rozliczenia rozwiązują zaimplementowane w programie raporty. Pierwszy z raportów Historia przecen towarów jest raportem wypełnianym natychmiastowo bez konieczności uruchomienia funkcji wypełnienia. Program odnotowuje tutaj dokonane przeceny towarów wraz z informacją, kto ją wykonał oraz datą i godziną operacji przeceny. Rubryka „wartość przeceny” ma charakter tylko orientacyjny, ponieważ wartość ta wyliczana jest na podstawie stanu ilościowego towaru w chwili przeceny. Stan ilościowy może odbiegać od rzeczywistego bo np. nie odebrano sprzedaży z kas, nie odpisano faktur itd. Następnym raportem jest Ruch towarów wg cen sprzedaży: Zbiorczo. Jest to tabela, w której przechowywane są zbiorcze raporty ruchu towarów w magazynie. Operacja wypełnienia raportu (F4 Wypełnij) rozpoczyna się wskazaniem zakresu dat za który ma być wypełniony raport (Rys. 150 ).

Rys. 150 Wypełnianie raportu

Po wypełnieniu program udziela informacji o stanie towarów na początku okresu, wykonanych operacjach (np. zakupu, przesunięć, rozchodu) oraz o wartości na koniec okresu. Z przykładowego raportu (Rys. 151 ) wynika informacja:

Wartość towarów na początku okresu = 9938,26

Wartość zakupów - wyliczonych wg cen sprzedaży = 13,91

Wartość sprzedaży =1,23

Wartość przecen = 43,50

Stan końcowy magazynu = 9994,46 (jest to wartość towarów na półkach w cenach sprzedaży brutto)

Rys. 151 Informacja o ruchu towarów

Podobne informacje otrzymamy w trzecim z dostępnych raportów: Ruch towarów wg cen sprzedaży: Towary, który szczegółowo informuje (dla każdego towaru) o wykonanych operacjach.

Raporty sklepowe są jedynymi raportami w programie, których pokazywane wartości są kwotami brutto. Ponadto obliczenia są wykonywane zawsze w stosunku do pierwszej ceny sprzedaży.

Rys. 152 Raporty do kontrahentów

Raporty dotyczące kontrahentów stanowią następną grupę raportów, które tworzone są na podstawie kartotek kontrahentów. W kartotekach program zapisuje informacje o fakturach zakupu, sprzedaży oraz dokonanych płatnościach. Na podstawie tych informacji i odpowiedniej analizy można uzyskać szereg pożytecznych informacji.

Raport informuje o liście najlepszych odbiorców i dostawców. Raport polega na zebraniu informacji o wielkości zakupów wykonanych przez lub na rzecz danego kontrahenta.

Wypełnienie tego raportu polega na podaniu okresu za jaki program ma wygenerować listę najlepszych dostawców/ odbiorców.

Program pobiera dane z tabeli kontrahentów tworząc raport z informacją o wyniku, czyli wielkości wykonanego w podanym okresie obrotu wraz z dodatkową informacją o symbolu, nazwie, adresie kontrahenta oraz numerze NIP. Wyróżnikiem najlepszego kontrahenta jest wielkość wykonanego w danym okresie obrotu.

W wygenerowanym raporcie za pomocą klawisza F5 Wykaz dokumentów możemy przeglądać spis dokumentów składających się na wynik danego kontrahenta z rozbiciem na numer, datę wystawienia oraz wartość transakcji i sposób płatności..

Rys. 153 Spis dokumentów w raporcie kontrahentów

Listy zadłużonych firm (dokumentów) to raporty informujące o powstałych zadłużeniach i wierzytelnościach. Dane do raportu pobierane są bezpośrednio z kartotek kontrahentów.

Różnica między tymi raportami polega na tym, że raport wg firm jest raportem zbiorczym, natomiast raport wg dokumentów jest raportem szczegółowym.

W obu raportach można wydrukować upomnienia i wezwania do zapłaty. Przy wypełnianiu należy zwrócić uwagę na opcję dotyczącą dodatkowej redukcji zapisów (Rys. 154 ). Opcja powinna być ustawiona na "Wyłączenie dodatkowych redukcji". W takim wypadku w przypadku kontrahentów, którzy są jednocześnie dostawcami i odbiorcami nie będzie następowała kompensacja.

Rys. 154 Wypełnianie raportu zadłużenia

Jest to raport wypełniany natychmiastowo, po wskazaniu kontrahenta ze spisu firm, bez konieczności uruchomienia funkcji wypełnienia. Program odnotowuje tutaj wszystkie dokonane transakcje oraz regulacje tych transakcji dotyczące wskazanego kontrahenta wraz z informacją o typie oraz numerze dokumentu, dacie wystawienia, wartości dokonanej transakcji i terminie płatności. Do każdej transakcji przyporządkowane są jej regulacje, z czego możemy łatwo wywnioskować, czy dana faktura została już zapłacona i w jaki sposób.

Dane do raportu pobierane są z kartotek kontrahentów.

W wyniku wypełnienia tego raportu otrzymujemy informację o:

transakcjach oraz ich regulacjach dokonanych z danym kontrahentem (często zdarza się, że dana transakcja ma więcej niż jedną regulację – raport wyszczególnia każdą regulację)

transakcjach, które nie mają swoich regulacji lub mają tylko część regulacji

transakcjach, których regulacje nastąpiły po terminie waz z podaniem ilości dni spóźnienia

Raport umożliwia analizę przebiegu płatności kontrahentów i naliczanie odsetek za płatności dokonane po terminie.

W wyniku wypełnienia tego raportu możemy uzyskać wiele informacji.

Rys. 155 Analiza naliczania odsetek

Funkcje klawiszy:

ENTER Podgląd rozliczeń – pokazuje listę rozliczeń z danym kontrahentem

w zadanym okresie dat – listę odsetek od zapłat po terminie

F2 Drukuj zaznaczone – drukuje zaznaczoną (trójkąt z lewej strony) listę kontrahen-

tów

F3 Spis kontrahentów – pokazuje listę wszystkich kontrahentów z niezerowym

saldem rozliczeń

F12 Wypełnij – funkcja służy do wypełniania raportu - podania zakresu dat za jaki

chcemy otrzymać raport

Program pobiera dane z kartoteki kontrahentów. Wypełnianie raportu polega na określeniu danych, które chcemy aby raport wyszukał. Możemy podać zakres dat, symbol lub nazwę kontrahenta, numer dokumentu oraz typ. W razie pozostawienia pustego miejsca w oknie z daną cechą, program nie przyjmie jej jako kryterium wyboru.

Raport pokazuje nam dane kontrahenta wraz z wartością transakcji, regulacji oraz sposobem płatności.

Rys. 156 Określenie danych pobieranych do raportu

Bardzo ciekawy raport informujący o zmianie zadłużenia w danym okresie wykorzystywany przy prowadzeniu pełnej księgowości.

Rys. 157 Tabela informująca o zmianie zadłużenia w danym okresie

Rys. 158 Raporty do magazynów

Do grupy raportów dotyczących magazynów zaliczyć należy przede wszystkim inwentaryzację. Ze względu na to, że została ona omówiona w rozdziale Inwentaryzacja - wydruki oba raporty inwentaryzacyjne nie będą tu omawiane. Użytkowników chcących dowiedzieć się więcej o tych raportach odsyłamy do ww. rozdziału. Na szczególną uwagę zasługują natomiast wyciągi: Wyciąg z kartotek z podziałem na towary oraz Wyciąg z kartotek z podziałem na pozycje.

Wyciąg z kartotek z podziałem na towary pozwala na analizę obrotu poszczególnymi towarami w zadanym okresie(każda pozycja to osobny towar).

Wyciąg z kartotek z podziałem na pozycje pozwala na wynotowanie poszczególnych zapisów z kartotek. Za pomocą tego raportu możemy przykładowo sprawdzić, jakie towary zostały zakupione we wskazanym przez nas dniu, co kupiła dana osoba lub kto kupił interesujący nas towar.

Rys. 159 Raporty serwisowe

›

Opcja umożliwia sprawdzenie, które z dokumentów nie są odpisane z magazynu. Program przy pomocy klawisza F12 Przejdź dalej kontroluje wszystkie rejestry, w których umieszczone są dokumenty związane z magazynem i sprawdza które dokumenty należy odpisać. Opcja ma charakter diagnostyczny i służy do likwidacji niespójności bazy programu.

Raport dotyczący sprzedaży i zakupów w miesiącu powinien być identyczny kwotowo z raportem dotyczącym przychodu i rozchodu towarów z magazynów. Niestety w wielu przypadkach tak nie jest. Jedną z przyczyn może być różna data wystawienia dokumentu oraz data wydania /otrzymania towaru. Użytkownicy, którzy chcą wykonać raporty dla księgowości dotyczące sprzedaży i zakupów w danym okresie oraz raporty obrotu towarowego w danym okresie często spotykają się z sytuacją, w której oba te raporty przedstawiają różne kwoty.

Omawiany raport umożliwia właśnie wyjaśnienie przyczyn różnic, których źródłem są różne daty. Sytuacji takiej nie należy traktować w kategoriach błędu, bowiem jest ona oczywiście dopuszczalna przez przepisy. Natomiast raport umożliwia jedynie wyjaśnienie takich niezgodności.

Przejściowy stan ujemny to sytuacja, w której stan towaru dla jednego lub kilku dni jest ujemny, natomiast stan na dzień bieżący może być dodatni. Zdarzenie takie może mieć miejsce w przypadku, gdy użytkownik poprawia fakturę zakupu towaru i zmniejsza na niej przyjętą ilość towaru, który został już sprzedany. Przykładowo: sprzedano 20 szt. towaru, natomiast na fakturze zakupu tego towaru poprawiono ilość z 20 na 15. Oznacza to, że 5 szt. towaru nie powinno być sprzedane. Niestety takie sytuacje mogą zaistnieć w praktyce i program na nie pozwala. Wynika to zwykle z niestaranności użytkowników, którzy nie dbają o właściwą spójność danych. Zwykle po wielu tygodniach zadają oni sobie pytanie dlaczego nie zgadza im się stan w komputerze ze stanem rzeczywistym. Raport ten właśnie ma za zadanie wyjaśnienie przyczyn niezgodności wynikających z przejściowych stanów ujemnych.

Program zapisuje informację dotyczącą pozycji na dokumentach (faktury, MM-ki, PW, RW) w kartotekach towarów oraz w kartotekach kontrahentów. W kartotekach towarów zapisywana jest informacja o przychodzie i rozchodzie towaru, natomiast w kartotece kontrahenta zapisywana jest informacja o kwocie płatności, długu lub wierzytelności. Niekiedy może zajść sytuacja, w której użytkownik poprawia dokument i modyfikuje na nim ilość towaru lub jego cenę. Jeżeli dokument nie zostanie ponownie odpisany, to informacja ta nie zostanie zaktualizowana ani w magazynie ani w kartotece kontrahenta w wyniku czego wystąpią niezgodności towarowe i kwotowe. Może także zaistnieć sytuacja awarii (np. reset komputera, brak napięcia w sieci, brak połączenia z serwerem), kiedy to program aktualizował dane w kartotekach, ale tego nie dokończył. Raporty te więc pokazują niezgodności wynikające z takiego rodzaju sytuacji.

Program pozwala na modyfikację zamkniętych miesięcy. Poprawki nanoszone w dokumentach w takich miesiącach nie powodują automatycznie zmian w innych miesiącach. Użytkownik poprawiając dokumenty zawsze powinien zadbać o naniesienie poprawek także w bieżącym miesiącu, ale tak się nie dzieje. Wychwyceniu takich sytuacji mają właśnie służyć opcje raportów niezgodności na przełomie miesiąca.

Program dokona porównania danych z kartotek towarowych wyliczając wartość towarów na koniec poprzedniego miesiąca i na początek bieżącego miesiąca. Znalezione różnice wyświetli w postaci listy towarów ze wskazaniem wartości i ilości znalezionych odchyleń. Zmiany mogą wynikać z prawidłowego działania programu: wystawienie faktur do WZ na przełomie miesiąca lub usunięcie faktur korygujących zakupu opcją porządkowania danych. Inne różnice mogą być wynikiem awarii w bazie danych lub specyficznych ingerencji użytkownika.

Funkcja pokazuje tylko te dane, które składają się na różnice w saldzie pomiędzy miesiącami i służy do badania niezgodności na przełomie miesiąca w kasie gotówkowej i kontach bankowych.

Funkcje umożliwiają sprawdzenie, które z towarów posiadają identyczne symbole lub indeksy. Kontrola może być przeprowadzona w zakresie jednego lub wybranych magazynów (zaznaczone magazyny posiadają trójkąt z prawej strony Rys. 160 ). Po przeprowadzonej kontroli program wyświetla informację o towarach, które posiadają identyczne symbole informując jednocześnie, które z nich mogą zostać skasowane. Informacja taka to gwiazdka (*) po prawej stronie listy (Rys. 161 ). Zaznaczone zostają przede wszystkim towary posiadające pustą kartotekę. Dokładniejsze informacje dotyczące kasowania towarów opisane są w następnym rozdziale.

Rys. 160 Wybór magazynów na których ma być przeprowadzona kontrola

Rys. 161 Informacja o powtarzających się kodach

Funkcja umożliwia usuwanie niepotrzebnych towarów. Program może usunąć wyłącznie towary, których stan jest zerowy oraz nie posiadających zapisów w kartotekach. Oznacza to, że przed operacją redukcji bazy należy wcześniej wyzerować stan towarów, które chcemy usunąć oraz wykonać operację porządkowania danych, która wyczyści kartoteki. Operację najlepiej przeprowadzić na przełomie miesiąca. Tzn. w chwili, gdy chcemy założyć nowy miesiąc. Poniżej zastała opisana cała procedura postępowania:

W bieżącym (starym) miesiącu wykonać opcję Tabele /Protokół różnic z datą np. ostatniego dnia miesiąca. Tzn. jeżeli mamy założyć miesiąc kwiecień, to jeszcze w miesiącu marcu wykonujemy protokół różnic z datą 31 marca. W towarach, które chcemy usunąć należy wpisać stan rzeczywisty na zero. Następnie po zaktualizowaniu magazynu (informacje dot. protokołu znajdują się w rozdz. "Korygowanie błędów w protokole różnic") należy założyć nowy miesiąc (w naszym przykładzie kwiecień). Po utworzeniu nowego miesiąca należy uruchomić opcję usuwania danych w menu Inne /Usuwanie danych. Należy zaznaczyć drugą opcję - Usunięcie... (Rys. 162 ) Dzięki temu program usunie wszystkie niepotrzebne zapisy z kartotek towarów. Następnie należy wybrać opisywaną tu opcję Towary z pustymi kartotekami (redukcja bazy). Program wyświetli towary, które będzie można usunąć (Rys. 163 ). Klawiszem INSERT zaznaczamy, natomiast klawiszem DELETE kasujemy zaznaczone towary.

Rys. 162 Usuwanie zapisów

Rys. 163 Lista towarów do redukcji

Zwykle chcemy usunąć tylko towary, które nie były używane od dłuższego czasu. Program wyświetla datę ostatnich modyfikacji z danym towarem po prawej stronie listy (Rys. 163 ). Wszystkie towary są posortowane tak, aby na samym początku listy były towary najstarsze – nieużywane. W celu usunięcia towarów najstarszych wystarczy więc zaznaczyć klawiszem INSERT towary początkowe a następnie nacisnąć klawisz DELETE (DEL).

Funkcja umożliwia skontrolowanie spójności bazy danych pod względem identyfikatorów. Identyfikatory, to niewidoczne dla użytkownika numery plików, w których zapisane są informacje dotyczące każdego dokumentu. W sytuacjach awaryjnych może nastąpić wielokrotne przydzielenie identyfikatora. Taka sytuacja może objawiać się tym, że dwa dokumenty posiadają identyczną zawartość pomimo tego, że są dwoma różnymi dokumentami. Podobna sytuacja może wystąpić w przypadku kartotek towarów lub kontrahentów. Funkcja umożliwia skontrolowanie bazy oraz jej naprawienie o ile jest to możliwe. Naprawa polega na tym, że naprawianym dokumentom, towarom lub kontrahentom usuwa się zawartość lub historię obrotów, a w nazwie dodaje się wykrzyknik dla łatwego rozpoznania. W przypadku, gdy kontrola zostanie przeprowadzona i wykryte zostaną uszkodzenia program sygnalizuje to komunikatem. W innym przypadku nie otrzymujemy żadnej informacji.

Rys. 164 Komunikat w przypadku uszkodzeń faktur

Część programu o nazwie „kadry-płace” to prosty system służący do:

1. Naliczania wynagrodzeń dla osób zatrudnionych z tytułu umów o pracę i umów –zlecenia;

2. Obliczania należnego od tych wynagrodzeń podatku dochodowego;

3. Obliczania składek ZUS

4. Ponadto system zawiera formularze PIT-4, PIT-8, PIT-11,umowy–zlecenia, kartę pracy.

System naliczania wynagrodzeń składa się z wielu opcji, które poniżej omówimy. Wejście do tych opcji znajduje się w menu: Tabele /Kadry-Płace (Rys. 165 ).

Rys. 165 Menu Kadry-Płace

UWAGA: Należy pamiętać, aby NOWY MIESIĄC w programie zakładać dopiero po zakończeniu naliczania płac.

Jednym z głównych elementów systemu kadrowego jest tabela Grupy płacowe dostępna przez wybranie opcji z menu Tabele /Kadry-Płace /Grupy Płacowe (Rys. 165 ). Jest to tabela spełniająca kilka funkcji:

1. Klawiszem F4 Pracownicy(Rys. 166 ) można wejść do tabeli wyszczególniającej dane osobowe i płacowe poszczególnych pracowników.

2. Każda z linii zawiera informację o sumie składników, podatków, składek itp. od wszystkich pracowników w przyporządkowanej tej linii grupie płacowej.

3. Dane z tej tabeli (wartość składek, wynagrodzenie netto, wartość podatku) pobierane są do księgi w trakcie wypełniania danych kosztowych.

Rys. 166 Tabela grup płacowych

Poprzez naciśnięcie klawisza F4 Pracownicy (Rys. 166 ) wchodzimy do tabeli danej grupy płacowej, w której umieszczone są informacje dotyczące każdego z pracowników należącego do danej grupy (Rys. 167 ).

Każda z linii zawiera dane pracownika potrzebne do obliczenia wynagrodzenia i jego pochodnych (składki i podatek).

Rys. 167 Spis pracowników danej grupy płacowej

Konfiguracja grupy ma na celu określenie szeregu podstawowych właściwości danej grupy płacowej, a w szczególności ustalenie czy są to zleceniobiorcy, pracownicy, właściciele czy uczniowie. Wejście do konfiguracji uzyskujemy poprzez naciśnięcie klawisza F4 Konfiguracja grupy (Rys. 167 ):

Rys. 168 Konfiguracja grupy płacowej

Oprócz ustalenia rodzaju grupy pozostałe opcje oznaczają:

Okres wypłaty (Rys. 168 ): Opcja służy do ustalenia miesiąca wypłaty pensji pracownikom, tzn. czy wypłata za styczeń jest płatna w styczniu, czy w następnym miesiącu, czyli lutym. Opcja ma szczególne znaczenie w firmach, gdzie pensja jest wypłacana pracownikom w miesiącu następnym. Konsekwencje takiego stanu niosą skutki podatkowe - do książki podatkowej można wpisywać koszty dopiero w miesiącu ich poniesienia. Ustawienie opcji na W bieżącym miesiącu oznacza, że przy wypełnianiu KSIĄŻKI PODATKOWEJ program będzie wpisywał odpowiednie kwoty z bieżącego miesiąca. Natomiast w przypadku zmiany tej opcji na W następnym miesiącu program będzie wpisywał do księgi kwoty z poprzedniego miesiąca (np. wypłata za styczeń jest w lutym).

Zus w koszty (Rys. 168 ): Opcja służy do ustalenia miesiąca księgowania składek ZUS-owskich w koszty. Chodzi o ustawienie opcji, czy koszty poniesione przez pracodawcę mają być przeniesione do księgi podatkowej w miesiącu wypłaty, czy miesiąc po wypłacie, czyli w momencie ich poniesienia (np. gdy wypłata jest za styczeń, a miesiącem wypłaty jest luty, to ZUS księgujemy w koszty w miesiącu marcu).

Ilości godzin pracy i absencje (Rys. 168 ): Program posiada możliwość rejestracji czasu pracy pracowników w karcie pracy. Dzięki temu możliwe jest naliczanie pensji za przepracowane dni oraz notowanie dni w których pracownik był chory, nieobecny lub korzystał z urlopu. Jeżeli chcemy korzystać z karty pracy to należy w takim wypadku przełączyć tę opcję na Obliczanie na podst. kart pracy. W takim przypadku musimy liczyć się z koniecznością notowania (przynajmniej raz w miesiącu) informacji o godzinach pracy pracowników w poszczególne dni. Nie ma to sensu w firmach, gdzie system płacowy jest oparty wyłącznie o pensję zasadniczą wypłacaną niezależnie od przepracowanych dni i gdzie urlopy są sporadyczne. Włączenie opcji Obliczane na podst. kart pracy (Rys. 168 ) posiada tą dodatkową zaletę, że program będzie mógł wypełnić wszystkie pola druku RSA w czasie eksportu do programu PŁATNIKA.

Blokuj oblicz. składek /podatku (Rys. 168 ): Opcja umożliwia ręczne wprowadzanie składek na ZUS i podatek. Ma ona zastosowanie w przypadku, gdy użytkownik chce wpisać te informacje ręcznie. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy zaczynamy wykorzystywać moduł kadrowo-płacowy np. w połowie roku i chcemy wpisać dane za poprzednie miesiące.

Nie obcinać składki zdrow...(Rys. 168 ): Wysokość składki zdrowotnej nie może w myśl przepisów przekraczać kwoty podatku dochodowego i program tego pilnuje. Zaznaczenie tej opcji wyłącza właśnie takie zachowanie programu. Pomimo tego, że w przyszłości prawdopodobnie nie zajdą specyficzne okoliczności zmuszające do włączenia tej opcji to taka możliwość została zostawiona asekuracyjnie.

Norma godzin (Rys. 168 ): Klawisz F3 - Opcja ta umożliwia wpisanie

Podstawa do obliczenia premii (Rys. 168 ): Wciskając klawisz F4 włączamy tabelę - Sposób naliczania premii.

Dialog ten służy do skonfigurowania sposobu naliczania premii. Tutaj możemy zdecydować, czy w danej grupie płacowej premia ma być wyliczana jako procent określonych składników, czy też ma być podawana kwotowo przez użytkownika (Rys. 169 ). Jeżeli nie zaznaczymy żadnych składników to będzie to rozumiane przez program jako deklaracja premii kwotowej, którą wpisujemy bezpośrednio do rubryki w tabeli: grupa pracowników/ pracownik.

Rys. 169 Sposób naliczania premii

Wpisywanie nowego pracownika należy zacząć od wpisania jego nazwiska i imienia. Wciskając klawisz ENTER pojawia się okno „wprowadź”, gdzie wprowadzamy osobno nazwisko i imię. Resztę danych osobowych uzupełniamy w opcji F5 Opis wybranej osoby (Rys. 167 ). Po naciśnięciu klawisza pojawi się okno dialogowe z dostępem do wszystkich pól kadrowych (Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych ):

Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych

Poruszanie się po dialogu jest bardzo proste: wystarczy wybrać podświetleniem interesujący nas zakres danych (na Rys. 170 Uzupełnienie danych kadrowych ) jest to przykładowo [+] ADRES ZAMIESZKANIA) i nacisnąć ENTER. Wówczas pola dotyczące ADRESU ZAMIESZKANIA zostaną rozwinięte (Rys. 171 Uzupełnianie danych kadrowych z rozwiniętymi polami danych ). Podobnie postępujemy w przypadku, gdy chcemy zwinąć (schować) odpowiednie pola - w takim wypadku naciskamy ENTER na polu oznaczonym [-]. Natomiast, gdy chcemy wpisać, lub poprawić dane pole (np. ulicę), to po prostu naciskamy ENTER, wpisujemy potrzebne dane i ponownie naciskamy ENTER.

Rys. 171 Uzupełnianie danych kadrowych z rozwiniętymi polami danych

Rys. 172 Rubryki od 1 do 6

Tabela grupy płacowej składa się z 38 rubryk. Duża większość rubryk to rubryki edycyjne tzn. takie, w których można wpisać bezpośrednio kwotę składnika pensji np. rubryka 5 - płaca zasadnicza (Rys. 172 ). Drugim typem rubryk są rubryki, które służą jako "wejście" do zespołów składników np. rubryka 6 - płaca wg godzin. Trzecia część rubryk, to te wypełniane przez program - wynikowe.

Program posiada możliwość rejestracji czasu pracy pracowników w karcie pracy. Dzięki temu możliwe jest naliczanie pensji za przepracowane dni /godziny oraz notowanie dni w których pracownik był chory, nieobecny lub korzystał z urlopu (Rys. 173 ). W niektórych firmach wypełnianie karty pracy nie ma większego sensu o ile system płacowy jest oparty wyłącznie o pensję zasadniczą wypłacaną niezależnie od przepracowanych dni. Ale w takim wypadku użytkownik powinien przynajmniej notować urlopy. Dzięki temu program będzie mógł automatycznie wypełnić wszystkie pola w druku RSA (podczas eksportu do programu PŁATNIK-a).

Rys. 173 Karta pracy

W karcie pracy notujemy godziny przepracowane przez pracownika. W przyjętym przez nas rozwiązaniu jest notowanie wg godzin, ale użytkownik może zamiast godzin odnotowywać przepracowane dni. W karcie pracy wpisujemy ilości godzin przepracowane wg odpowiedniej stawki: F1 - godziny zwykłe, F2 - nadliczbowe 50%, F3 - nadliczbowe 100% itd. Nazwę poszczególnych stawek można oczywiście zdefiniować - to zostanie omówione w następnym rozdziale. Wpisywanie ilości godzin w odpowiedniej stawce uzyskujemy w ten sposób, że będąc podświetleniem na danym dniu naciskamy skojarzony z daną stawką klawisz F1 do F9. Program poprosi wtedy o wpisanie ilości godzin (Rys. 173 ). W przypadku gdy użytkownik pomyli się i wpisze ilość godzin w nieodpowiedniej stawce to należy ponowić wpisanie, ale wpisując ilość równą zero - wtedy zapis zostanie usunięty. Tak postępujemy z dniami, w których pracownik pracował. Natomiast dni wolne od pracy, lub dni w których pracownik był na urlopie lub był nieobecny odnotowujemy w inny sposób. Wybieramy odpowiedni rodzaj dnia z listy, która pokazuje się po naciśnięciu klawisza ENTER (Rys. 174 ).

Rys. 174 Wybór rodzaju dnia/ choroby/ urlopu

Aby dodatkowo ułatwić wpisywanie najczęściej występujących rodzajów dni można skorzystać z klawiszy: Z,W,C,H,U,O,M,R. Każdemu z tych klawiszy przyporządkowano znaczenie i opisano je w lewym dolnym rogu karty pracy (Rys. 173 ).

Dodatkowym ułatwieniem wpisywania danych w karcie pracy jest możliwość skopiowania danych wpisanych jednemu pracownikowi i przeniesienie ich do danych innych pracowników. Następnie można tak przeniesione dane ewentualnie poprawić o ile będzie to konieczne. Kopiowanie wykonujemy poprzez naciśnięcie klawisza INSERT Szablon w karcie pracy (Rys. 175 ). Pojawi się wtedy rejestr szablonów (Rys. 175 Rejestr szablonów ). Wystarczy wybrać klawisz INSERT Zapisz edytowaną... i zapisać lub dopisać bieżącą kartę pracy. Następnie edytując kartę pracy innego pracownika ponownie naciskamy INSERT Szablon, lecz tym razem wybieramy ENTER - Przepisz szablon...

Rys. 175 Rejestr szablonów

Jest to rubryka, w której wpisujemy płacę brutto pracownika. W najprostszych systemach płacowych użytkownicy wykorzystują tylko i wyłącznie tą rubrykę.

UWAGA:

Użytkowniku, jeżeli twój system płacowy sprowadza się wyłącznie do pensji zasadniczej możesz ominąć rozdziały (od Rubryka 6 - Płaca wg godzin do Opis rubryk 26 do 38 na str.161 ). Informacje zawarte do tego miejsca są wystarczające, aby wykorzystać w pełni moduł kadrowo-płacowy.

Rubryka służy naliczaniu pensji za przepracowane godziny. Jeżeli nie korzystamy z karty pracy, to ilość godzin należy wpisać ręcznie. W innym wypadku (włączona opcja korzystania z karty pracy) program podpowie wpisane i zsumowane godziny (Rys. 176 ). W oknie możemy również zdefiniować nazwy poszczególnych rodzajów godzin (godziny zwykłe, nadliczbowe,...).

Rys. 176 Okno rozliczenia godzinowego pracownika

Rys. 177 Rubryki od 7 do 12

Rubryka 7 (Rys. 177 ) przeznaczona jest do rozliczania pracy wykonanej w systemie akordowym lub godzinowym. Składniki akordowe – podobnie jak poprzednia – także ta rubryka obliczana jest jako suma podskładników (Rys. 178 ). Różnica polega na tym, iż rozliczenia akordowego dokonujemy w taki sam sposób, jak rozliczamy wartość faktury. Każdy z podskładników ma określaną przez użytkownika cenę jednostkową, a uzyskane wartości otrzymujemy przez wpisanie ilości jednostek wykonanych w poszczególne dni miesiąca (Rys. 179 ). Program sumuje zadeklarowane ilości jednostek i przemnaża je przez cenę jednostkową, uzyskując w ten sposób wartość danego podskładnika. Obliczywszy w ww. sposób wartość wszystkich podskładników program dodaje je do siebie, a wynik wpisuje do rubryki. W pola odpowiadające dniom miesiąca można wpisywać ilość przepracowanych godzin, wykonanych sztuk itp. W trakcie wypełniania można skorzystać ze „słownika”.

Rys. 178 Składniki akordowe

Rys. 179 Rozbicie składnika akordowego na dni miesiąca

Rubryka 8 (Rys. 177 ) przeznaczona jest do rozliczania pracy wykonanej według prowizji. Zasada działania rubryki jest bardzo podobna do poprzedniej. Poszczególne składniki są sumowane dając w rezultacie sumę, która jest uwidoczniona w polu rubryki 8. Przy wpisywaniu należy podawać wartość prowizji w procentach.

Rubryka 9 (Rys. 177 ) przeznaczona jest do ustalania wielkości premii. Dokładny opis tej opcji znajduje się w rozdz. – podstawa do obliczenia premii.

Jeżeli w konfiguracja grupy/ podstawa do obliczenia premii mamy zaznaczoną premię procentową od wartości wówczas program w rubryce 9 naciskając klawisz ENTER poprosi o wpisanie procentów premii, w przeciwnym wypadku program poprosi o wpisanie premii kwotowo.

W rubryce tej (Rys. 177 ) umieszczone zostały dodatkowe składniki, które można wykorzystać do własnych celów. Poszczególne składniki są sumowane i jako jedna kwota uwidocznione w polu rubryki 10.

Rys. 180 Składniki dodatkowe

Rubryka 11 (Rys. 177 ) służy do wpisania ilości dni urlopu płatnego (jeżeli karta pracy jest włączona ilość dni jest podpowiadana) lub ekwiwalentu za urlop. Ilość dni zostaje przemnożona przez stawkę dzienną dając wartość wynagrodzenia za urlop (Rys. 181 ).

Rys. 181 Urlop płatny

€

Rys. 182 Wynagrodzenie chorobowe do 31 dni

W rubryce 12 (Rys. 177 ) notujemy ilość dni w których pracownik był na zwolnieniu lekarskim (jeżeli karta pracy jest włączona ilość dni jest podpowiadana). Wynagrodzenie takie przysługuje pracownikowi, w przypadku choroby do 31 dni. Jeżeli zwolnienie przekracza 31 dni, użytkownik wpisuje ilość dni w rubryce 13 opisanej poniżej. Okno dialogowe służy wpisaniu wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę lub FGŚP (kody ZUS: 331,332,333,334)

Rys. 183 Rubryki od 13 do 18

Rys. 184 Świadczenia chorobowe i zasiłki opodatkowane

Do zasiłków i dodatków opodatkowanych należą między innymi: zasiłki chorobowe, zasiłki macierzyńskie i opiekuńcze. Po naciśnięciu ENTER-a w rubryce 13 pokazuje się okno dialogowe (Rys. 183 ), w którym należy wymienić zasiłki dla danej osoby. Niektóre firmy posiadają fundusze na dopłaty do urlopów wypoczynkowych. W zależności, od tego na jakie osoby świadczenie to jest wypłacane (dorosły / dziecko) wartość takiego świadczenia jest opodatkowana lub wolna od podatku. Na przykładowym rysunku (Rys. 184 ) świadczenie urlopowe w kwocie 700 zł zostało wypłacone na 2 osoby dorosłe i 1 dziecko.

Rubryka 14 (Rys. 183 ) została przeznaczona na wpisanie zasiłków nieopodatkowanych. Innymi słowy są to składniki pensji, które zwiększają jej wartość nie powodując jednocześnie zwiększenia podatku ani zwiększenia składek ZUS. Do zasiłków takich zaliczamy zasiłki: rodzinny, pielęgnacyjny, wychowawczy, porodowy i pogrzebowy. W przypadku zasiłku rodzinnego i pielęgnacyjnego należy dodatkowo podać na ile osób jest on pobierany. W dolnej części dialogu (Rys. 185 ) znajduje się świadczenie częściowo opodatkowane opisane w poprzednim rozdziale, ale z tego względu, że jest ono także częściowo nieopodatkowane znalazło się również w tym miejscu.

UWAGA:

W niektórych firmach istnieją zakładowe systemy ubezpieczeń np. z PZU. Składka na ubezpieczenie jest ściągana z pensji pracownika. Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy z pensji pracownika ściągane są alimenty. Rubryka 14 jest bardzo dobrym miejscem na wpisanie takich właśnie obciążeń, ale ze znakiem MINUS!. W przykładowym oknie dialogowym (Rys. 185 ) umieszczono składkę na PZU i alimenty.

Rys. 185 Zasiłki zwolnione i potrącenia(ze znakiem MINUS)

Rubryka 15 - "Składniki razem" (Rys. 183 ) jest sumą wszystkich składników od rubryki 5 (płaca zasadnicza) do rubryki 14.

Rubryki 16-19 (Rys. 183 Rubryki od 13 do 18 ) Są rubrykami informującymi o wartości składek na ZUS finansowanych przez pracownika

Rubryka 20 - (Rys. 186 ) To wyliczony podatek do zapłacenia

Rys. 186 Rubryki od 20 do 25

Po naciśnięciu klawisza ENTER w każdej z tych rubryk otrzymujemy okno dialogowe z możliwością wpisania stawki podatku, kosztów uzyskania przychodu lub wartości procentowych składek na ZUS (Rys. 187 )

Rys. 187 Wskaźniki składek i podatku

Rubryki 21 do 25 (Rys. 186 ) służą wyłącznie celom wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia. Pomimo tego, że program posiada specjalne opcje do wydruku listy płac pozostawiono takie rubryki jak "podpis" i "pozostało do wypłaty", aby użytkownicy przyzwyczajeni do starych nawyków nie byli zmuszani do korzystania z nowych opcji (wydruki odcinków płacowych zostały wprowadzone w wersji 4.3 programu). Drukowanie listy płac znajduje się w opcji Tabele /Kadry-Płace /Wydruki odcinków płacowych. Jeżeli jednak użytkownik chce sam zdefiniować listę płac to może właśnie skorzystać z tych rubryk.

Po wpisaniu kwoty w rubryce 23 "Przelewem na konto" możliwe jest wydrukowanie przelewu, ale to co i jak drukować zostanie omówione w rozdziale Drukowanie danych kadrowych i płacowych .

Rubryki 26 do 38 są wyliczane przez program i służą wyłącznie celom informacyjnym.

Z tabeli danej grupy płacowej możemy uzyskać szereg wydruków. Ponadto możliwe jest (jak w innych tabelach programu) definiowanie własnych wzorów wydruków. Mogą to być specyficzne umowy o pracę, wypowiedzenia pracy, formularze zleceń, odcinki płacowe, przelewy itp. Druk wszystkich tych dokumentów możliwy jest bezpośrednio z tabeli grupy płacowej przez F3 Druk. Natomiast definiowanie własnych wzorów dostępne jest przez CTRL-D (Rys. 188 )

Rys. 188 Podstawowe wzory wydruków kadrowo- płacowych

Drukowanie standardowych wzorów przelewów (takich jak na Rys. 115 str.103 ) następuje poprzez opcję F10 Druk przelewu Rys. 167 . Druki takie są wymagane przez dużą część banków!

Ostatecznym efektem tworzenia listy płac jest jej wydruk. W naszym programie drukowanie listy należy zacząć od pochowania maksymalnie wielu rubryk z tabeli „dane kadrowo-płacowe”, tzn. wszystkich pustych i zbędnych tak, aby – jeżeli jest to możliwe – uzyskać listę w jednym kawałku. Ilość znaków, jakie drukarka może wydrukować w jednej linii, jest uzależniona od szerokości papieru (formatu) oraz gęstości wydruku, a także marginesu lewego. Często jednak zdarza się, że mimo naszych starań lista płac się nie mieści, a pochowanie kolejnych rubryk nie jest już możliwe. Musimy w takim przypadku sprawdzić:

1. Czy drukarka drukuje w najgęstszym druku

2. Czy margines lewy jest wyzerowany

3. Czy właściwie wybrano format papieru

Jeżeli wszystko jest dobrze ustawione, a lista wciąż nie mieści się w całości na wydruku – nie pozostaje nam nic innego, jak klejenie kawałków lub wykorzystanie specjalnej opcji umieszczonej w menu: Tabele /Kadry-płace /Wydruki odcinków płacowych. (Rys. 189 )

Rys. 189 Menu - wydruki odcinków płacowych

Wybranie opcji spowoduje wejście do tabeli wypełnianej na żądanie klawiszem F4 Wypełnij (Rys. 190 ). Pola tabeli zastają wypełnione tylko składnikami pensji, które wystąpiły u danego pracownika. Po wypełnieniu tabeli wystarczy ją sprawdzić, a następnie wydrukować. Aby zobaczyć niewidoczne części (tabela domyślnie wyświetla tylko 1 linię) proponujemy zwiększenie widocznych linii do np. 4 oraz włączenie linii poziomych tak jak to jest przedstawione na (Rys. 191 ).

Rys. 190 Lista płac do wydruku

Rys. 191 Ustawienia linii tabeli w celu lepszego podglądu – Klawisz Ctrl+L

Rys. 192 podmenu kadry-płace

Deklaracja PIT-4 wypełniana jest na podstawie kart pracy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. W celu wypełnienia należy użyć opcji PIT-4 Wypełnij(Rys. 192 ).

Drukowanie dokumentów PIT-8, PIT-11 oraz kart wynagrodzeń znajduje się w menu: Tabele/ Kadry-płace /Pit-y 11,8 i karty wynagr. (Rys. 192 ).

Rys. 193 Opcja drukowania PIT-ów

Po wybraniu opcji na ekranie uzyskujemy listę osób zatrudnionych na umowę o pracę i umowę o dzieło. Program wyszukuje pracowników po numerze PESEL i grupuje dane dotyczące każdej osoby oddzielnie. Może się więc zdarzyć, że w wyniku niedopatrzenia ze strony użytkownika jeden (lub kilkoro) pracowników nie będzie posiadało prawidłowego nr PESEL. W takim wypadku program nie będzie mógł prawidłowo zgrupować danych. Na przykładowym rysunku (Rys. 193 ) pojawia się dwukrotnie nazwisko Kowalski Mateusz. W jednej z linii brak jest nr PESEL. Podobnie wygląda sytuacja, gdy dwie lub więcej osób posiada ten sam PESEL (nazwisko Wokulski- program sygnalizuje to napisem Różne osoby). W takich sytuacjach należy sprawdzić wszystkie miesiące aby uzupełnić i skorygować nr PESEL.

Klawiszami F4 - F9 wybieramy wzór wydruku pomiędzy kartą pracy a PIT-ami (Rys. 193 ). Karty pracy są to wydruki informujące o wypłaconych świadczeniach, zapłaconych składkach i podatku w okresie całego roku. Do dyspozycji są dwa wzory: Karta wzór "Miesiące" oraz Karta wzór "Pozycje"- ogólnie można powiedzieć, że oba wzory wydruku zawierają tą samą informację, ale przedstawioną w innych formach graficznych. Ponadto dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie wybieramy PIT-8, natomiast dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę PIT-11.

Aby wydrukować dokumenty należy klawiszem INSERT Zaznacz linię zaznaczyć osoby, dla których chcemy to zrobić, a następnie nacisnąć klawisz F2 Drukuj zaznaczone.

Opcja znajduje się w podmenu Tabele/ Kadry-płace (Rys. 192 ). Jej głównym celem jest informacja (w postaci zwartego raportu) o wielkości wydatków na pensje w danym miesiącu. Przed wydrukiem należy wcześniej uruchomić opcję Wypełnij sumę.

Rys. 194 Dane osobowe

W zakładach pracy chronionej część składek na ubezpieczenie społeczne za pracowników jest finansowana przez pracodawcę i pracownika zaś pozostała część przez budżet państwa i PFRON. W zależności od ilości zatrudnionych pracowników (do 25 osób lub powyżej 25 osób) rozkład obciążeń finansowych jest różny. Program umożliwia zdefiniowanie refinansowania składek i ustalenia go dla każdego pracownika osobno.

Jest to definiowane w danych osobowych pracownika (str. 150 rozdz. Informacje kadrowe pracownika ). Wybranie opcji REFINANSOWANIE powoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym wybieramy refinansowanie poszczególnych składek (Rys. 195 ). Po naciśnięciu klawiszy F10 i F11 otrzymujemy automatyczne definiowanie w zależności od ilości zatrudnionych osób. Natomiast klawiszem F9 wyłączamy refinansowanie. Należy pamiętać, aby osoby objęte refinansowaniem posiadały odpowiedni kod ubezpieczenia ZUS - w innym wypadku program będzie to sygnalizował komunikatem Zły kod ubezpiecz. ZUS (Rys. 194 ).

Rys. 195 Refinansowanie składek

‚

Rozliczenia z ZUS oraz przekazywanie (eksport) dokumentów do PŁATNIKA jest możliwe w zakresie dokumentów zgłoszeniowych: ZUA, ZZA, ZIUA oraz dokumentów rozliczeniowych: DRA, RCA, RNA, RZA i RSA. W PŁATNIK-u wystarczy tylko zaimportować dane, a następnie je wydrukować i przekazać do ZUS. W rozdziale tym omówiony został sposób eksportu danych kadrowych i płacowych do PŁATNIK-a.

Rys. 196 Menu z wyborem opcji eksportu do PŁATNIK-a

Aby wyeksportować dokumenty rozliczeniowe tzn. DRA,RZA,RCA,RNA i RSA wybieramy opcję w menu: Tabele /Kadry Płace /Eksport do Płatnika. Jeżeli mamy kilka grup płacowych to program poprosi o ich wybranie:

Rys. 197 Wybór grup dla których zastanie przeprowadzony eksport

Wybrane grupy do eksportu mają z lewej strony znacznik w postaci trójkąta. Jeżeli do eksportu będą potrzebne dane firmy program poprosi o ich wprowadzenie:

Rys. 198 Przed eksportem należy wypełnić potrzebne informacje

Jeżeli firma nie jest firmą zarejestrowaną na osobę fizyczną to nie jest konieczne wypełnianie pól: Nazwisko, Imię i PESEL. Natomiast pole Nazwa skrócona należy wypełnić bezwzględnie. Wszystkie potrzebne dane można wypełnić później, opcją Miesiące /Instalacja konfiguracja /Podstawowe dane...

Po zatwierdzeniu danych firmy na ekranie ukaże się dialog, w którym zaznaczamy wielkość firmy ze względu na ilość pracowników oraz to czy właściciele mają być umieszczeni na tym samym druku DRA co pracownicy (Zwykle właściciele-wspólnicy są umieszczani na oddzielnych drukach DRA). W zależności od ilości pracowników eksportowany jest do PŁATNIKA alba druk RNA albo RCA (Rys. 199 ).

Rys. 199 Należy wybrać typ firmy ze względu na ilość pracowników

Należy zwrócić szczególną uwagą na pole Plik danych dla płatnika. Program automatycznie sprawdza obecność zainstalowania programu PŁATNIK-a i wpisuje w to pole odpowiedni zapis i jest on taki jak na powyższym rysunku. Jeżeli obecność programu PŁATNIK-a nie zostanie stwierdzona, to będzie tam zapis „C:\SYMPLEX.KDU” – co oznacza, że eksportowane dane znajdą się w głównym katalogu dysku twardego. Oczywiście można zmienić położenie oraz nazwę pliku (SYMPLEX.KDU) na inną odpowiednią dla użytkownika. Po zatwierdzeniu program wpisze odpowiednie dane do Pliku danych dla płatnika i wyświetli komunikat z ilościami wyeksportowanych dokumentów (Rys. 200 ).

Rys. 200 Na końcu eksportu wyświetla się komunikat o ilości wyeksportowanych dokumentów

Rys. 201 Tabela grupy płacowej

Jeżeli chcemy wyeksportować do PŁATNIK-a dane pracownika, aby wydrukować dokument ZUA, ZZA lub dokument zmiany danych o pracowniku ZIUA, to należy przejść do tabeli grupy płacowej (Rys. 201 ), gdzie znajdują się nazwiska pracowników i ustawić się na osobie, której dane chcemy eksportować do PŁATNIK-a. Następnie wybieramy klawiszem F8‑ZUA opcję eksportu danych. Dalsze kroki są identyczne jak w przypadku eksportu dokumentów rozliczeniowych. Po wyeksportowaniu danych możliwe jest wczytanie ich w programie PŁATNIK-a.

Rys. 202 Okno wyboru typu dokumentu po naciśnięciu F8

Jeżeli uruchomiliśmy program PŁATNIKA po raz pierwszy, to konieczna jest konfiguracja PŁATNIK-a. Poniżej przedstawiamy najkrótszy sposób skonfigurowania PŁATNIK-a.

;

W programie PŁATNIK użytkownik powinien założyć płatnika i wpisać jego podstawowe dane. Poniżej przedstawione są kroki jakie należy w tym celu przeprowadzić:

1. Uruchomić program płatnika

2. W opcji menu „Płatnik” wybrać opcję „Rejestr płatników”

3. Ponownie w menu „Płatnik” wybrać „Nowy” a następnie „Osoba fizyczna” (lub Osoba prawna)

4. Powinien pojawić się dialog, w którym należy wpisać wszystkie potrzebne informacje o swojej firmie i je zatwierdzić – to jest koniec procedury konfiguracji płatnika.

W menu Zestaw wybieramy Nowy, a tam wybieramy wcześniej zdefiniowanego płatnika. Następnie ponownie wybieramy menu Zestaw, a w nim opcję „Importuj nowe...”. Powinien pojawić się dialog (Rys. 203 ).

W dialogu wybieramy plik, do którego wykonaliśmy eksport np. SYMPLEX.KDU. (Uwaga: Jeżeli w ww. dialogu nie ma naszego pliku z danymi, to prawdopodobnie został on wyeksportowany ze Small Business-u w inne miejsce. Zwykle jest to katalog główny dysku C: i tam należy go szukać). Zatwierdzenie wyboru przyciskiem Otwórz kończy całą operacje wczytywania danych. W PŁATNIKU można dane w razie potrzeby poprawić i zweryfikować z następnie wydrukować wszystkie potrzebne dokumenty dla ZUS.

UWAGA: Po wczytaniu danych do PŁATNIKA należy uruchomić opcję weryfikacji (menu Zestaw /Weryfikuj wszystkie dokumenty). Opcja ta sprawdza poprawność danych. Zwykle początkujący użytkownik popełnia wiele błędów np. źle wpisze NIP lub PESEL pracownika, a wtedy PŁATNIK zasygnalizuje błąd. W takim wypadku należy poprawić dane w Small Business-ie i powtórzyć operację eksportu danych.

Rys. 203 Okno importu w programie PŁATNIK-a

Rys. 204 Menu deklaracji VAT

Deklaracja podatku VAT znajduje się w menu Tabele /Deklaracja VAT-7 (Rys. 204 ).

Deklaracja może zostać „automatycznie” wypełniona przez program – na podstawie wpisanych do niego danych lub wypełniona „ręcznie” przez użytkownika poprzez bezpośrednie wpisanie odpowiednich liczb w podstawowe pola deklaracji – przy czym program dokona obliczenia wartości pozostałych pól (wynikowych).

Automatyczne wypełnienie deklaracji uzyskamy naciskając opcję w menu Tabele /Deklaracja VAT–7/Wypełnij i oblicz (Rys. 204 ).

W trakcie wypełniania deklaracji program dokonuje dodatkowego wypełnienia pomocniczych zestawień zakupów oraz rozbicia utargu bezrachunkowego tak, aby użytkownik mógł skontrolować prawidłowość danych. Kontrola danych przez użytkownika powinna polegać na sprawdzeniu, czy podczas wpisywania zakupów nie zostały popełnione błędy (np. czy zakup benzyny nie został omyłkowo zdefiniowany jako zakup handlowy, czy komputer na pewno został zakupiony jako środek trwały na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej itp.). Wypełnione pomocnicze tabele poszczególnych rodzajów zakupów są menu deklaracji VAT (Rys. 204 ).

Podczas wypełniania deklaracji pobierane są dane z faktur zakupów, a w części dotyczącej sprzedaży z faktur, paragonów i raportów z kas fiskalnych. Ponadto program sumuje utargi nieudokumentowane i zgodnie ze strukturą zakupów handlowych dokonuje ich rozbicia tworząc strukturę sprzedaży bezrachunkowej. Struktura ta jest dołączana do pozostałych danych dotyczących sprzedaży i wpisywana w odpowiednie pola deklaracji. Do właściwego obliczenia deklaracji potrzebna jest także informacja o stosunku sprzedaży zwolnionej do opodatkowanej z ostatnich 6 miesięcy. Dane te możemy skontrolować i uzupełnić w opcji Tabele /Deklaracja VAT /Ostatnie 6 miesięcy i bieżący (Rys. 204 ). Jest ważnym, by przy instalacji programu wpisać te dane, gdyż program w żaden sposób się ich „nie domyśli”. W kolejnych miesiącach dane te będą samodzielnie wypełniane przez program i użytkownik może jedynie kontrolować ich prawidłowość.

Program po wypełnieniu za pomocą opcji „Wypełnij i oblicz” umożliwia dalsze poprawienie danych. Możemy to zrobić poprawiając źle zdefiniowane faktury zakupów i ponowne wypełnienie deklaracji. Program dokonuje analizy i pobiera dane tylko z tych dokumentów, których data wystawienia mieści się w obrębie edytowanego miesiąca. Nie obawiajmy się, że pobrane zostaną przykładowo faktury z poprzednich miesięcy lub, że do rozbicia utargu program pobierze utargi nieudokumentowane z datami z innych miesięcy.

	Podstawą obliczeń programu są właściwie wypełnione faktury zakupu. Szczególną uwagę należy zwrócić na wypełnienie pola „opis”, gdzie definiowany jest typ zakupu oraz jego przeznaczenie.
	Obliczenia dotyczące odliczeń podatku zapłaconego przy zakupach środków trwałych na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej oparte są na danych dotyczących sprzedaży z ostatnich 6 miesięcy. „Ostatnie sześć” miesięcy należy rozumieć jako pięć miesięcy poprzedzających miesiąc, za który obliczamy deklarację wraz z tymże miesiącem. W interpretacji NSA pobiera się ostatnie 6 miesięcy bez miesiąca bieżącego. Przestawienie na ten drugi sposób robimy w opcji Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Opcje do deklaracji VAT (Rys. 205 )
	W trakcie obliczeń program wypełnia tabele „Ostatnie 6 miesięcy i bieżący”. Zawarta jest tutaj szczególnie ważna informacja o wartości podatku, jaki należy dodatkowo wpisać w koszty na koniec miesiąca, pochodzącym z zakupów na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Program sam dokonuje wpisania tego podatku i dlatego po zakończeniu wypełniania deklaracji należy jeszcze raz wypełnić księgę podatkową, a dopiero potem deklaracje podatku dochodowego.
	W trakcie tworzenia struktury sprzedaży z utargów nieudokumentowanych uwzględniane są tylko zakupy handlowe (służące dalszej odsprzedaży).

Rys. 205 Sposób odliczeń zakupów śr, trwałych

Jeżeli znajdziemy się wewnątrz deklaracji to przełączanie pomiędzy pierwszą, a drugą stroną realizujemy klawiszem Tab. Każdą stronę deklaracji należy drukować oddzielnie. Drukowanie może być przeprowadzone także na oryginalnym formularzu VAT-7. W takim wypadku należy tylko pamiętać, aby przełączyć opcję drukowania F11 Druk na wartość "Zwykły". Ponadto należy wcześniej wykonać próby na czystych kartkach, tak aby poprawnie ustawić margines lewy i górny.

Podczas drukowania na oryginalnym formularzu margines lewy liczony jest w znakach, natomiast margines górny w milimetrach

Rys. 206 Ewidencja zakupów

Rys. 207 Ewidencja sprzedaży

Obie ewidencje zakupów i sprzedaży wykorzystywaną na potrzeby wypełnienia deklaracji VAT wypełnia się w identyczny sposób. Aby wydrukować ewidencję zakupów, należy wejść do opcji Raporty /Do sprzedaży /Ewidencja zakupów: dokumenty natomiast aby wydrukować ewidencję sprzedaży, należy wejść do opcji Raporty /Do sprzedaży /Ewidencja sprzedaży: dokumenty i za pomocą funkcji F4 Wypełnij pobrać dane (Rys. 208 ).

Rys. 208 Pobranie danych

Program umożliwia wskazanie okresu, za który chcemy dokonać wypełnienia tabeli oraz zakresu, w jakim ma nastąpić wypełnienie. Oprócz tego możemy wstępnie określić w jaki sposób dane mają być posortowane (opcja Kolejność zapisów wg klucza). Po zatwierdzeniu program przeszukuje odpowiednie tabele programu w poszukiwaniu wymaganych zapisów, a na koniec informuje o zebranych dokumentach (Rys. 209 ). Możemy wtedy zaznaczyć (trójkąt z lewej strony), które dokumenty chcemy pobrać do ewidencji i potwierdzić klawiszem F12.

Rys. 209 Zakres dakumentów

W programie zaimplementowano następujące moduły (w zależności od wersji programu):

Ewidencja ryczałtu - dla podatników objętych ryczałtem ewidencjonowanym

Księga przychodów i rozchodów - dla podatników podatku dochodowego na zasadach ogólnych

Księga handlowa - dla podatników - osób prawnych

Rys. 210 Menu ryczałtu ewidencjonowanego

’

Ewidencja sprzedaży przeznaczona jest dla podatników opodatkowanych na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego. Ewidencja sprzedaży znajduje się w menu: Tabele /Ewidencja ryczałtu /Ewidencja - Bieżący miesiąc (Rys. 210 ).

Rys. 211 Ewidencja ryczałtu

Zapisy do ewidencji można wprowadzać ręcznie przez wpis do odpowiedniej rubryki, ale prościej jest użyć opcji F4 Wypełnij (Rys. 211 ). Po ustaleniu wg jakich stawek ryczałtu mają być księgowane odpowiednie zapisy z programu i zatwierdzeniu ewidencja zastaje wypełniona.

Rys. 212 Zestawienie roczne

W przypadku, gdy użytkownik rozpoczął używanie programu w środku roku powinien w rubryki dotyczące poprzednich miesięcy wpisać kwoty przychodu wg odpowiednich stawek. Umożliwia to łatwe rozliczenie się z urzędem skarbowym po zakończonym roku podatkowym. Ponadto w opcji F4 Numeracja w ewidencji należy ustalić sposób numerowania wydruków (Rys. 213 ).

Rys. 213 Sposób numeracji

Rozliczenie podatku dla wspólników znajduje się w tabeli dostępnej w opcji Tabele /Ewidencja ryczałtu /Rozliczenie podatku. Przed wydrukiem zestawienia należy wcześniej wypełnić ewidencję oraz wpisać wartości składki społecznej oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne wpłaconej w danym miesiącu.

Rys. 214 Spis wspólników

}

Użytkownicy opodatkowani na zasadach ogólnych są obowiązania do prowadzenia książki podatkowej. Jeżeli książka jest prowadzona przy pomocy komputera, to wg przepisów należy spełnić dwa warunki:

zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego

posiadać w firmie instrukcję obsługi programu.

Ponadto przepisy nie określają czy po zakończonym miesiącu należy wydrukować książkę podatkową, ale ze względów bezpieczeństwa należy to robić.

Rys. 215 Menu księgi podatkowej

Wejście do księgi podatkowej znajduje się w menu Tabele /Księga podatkowa /Księga – Bieżący miesiąc.

Księgę podatkową można wypełniać „ręcznie” lub automatycznie za pomocą funkcji F4 Wypełnij (Rys. 216 ). Polecamy Państwu użycie opcji F4 jako najszybsze i najwygodniejsze. Naciśnięcie klawisza Ctrl‑W w tabeli księgi wywołuje okno z informacją o sumie obrotów, zakupów, kosztów i zysku osiągniętych w danym miesiącu.

Rys. 216 Tabela księgi podatkowej

Rys. 217 Opcje księgowania

Wybranie opcji F4 Wypełnij wywołuje dialog z listą księgowań, jakich może dokonać program (Rys. 217 ).

Lista zawiera nazwy obiektów, do których program ma dostęp i które mogą zostać zaksięgowane (faktury i rachunki sprzedaży oraz zakupu – zwykłe i korygujące – sprzedaż z paragonów i kas fiskalnych, dane z kadr-płac i korekcje wynikające z obliczenia deklaracji VAT, itd.).

W trakcie poruszania się po liście program wyświetla nazwy zdarzeń gospodarczych, które zostaną wpisane podczas księgowania wskazanego obiektu. Nazwy te, jeżeli nam nie odpowiadają, możemy zmienić na inne.

Opcja F4,F5,F6 umożliwia całkowite lub tymczasowe wyłączenie księgowania wskazanego obiektu.

Ustawienie opcji na F4 Wpisuj do księgi oznacza, iż program będzie księgował wskazane dane z jednoczesnym wyszukaniem i wykasowaniem poprzednich zapisów.

Ustawienie opcji F6 Zawsze pomijaj program zrozumie jako polecenia ominięcie wskazanego księgowania i wykasowanie jakichkolwiek zapisów, które go dotyczyły (wycofanie poprzednich zapisów i zaniechanie nowych).

Możemy zablokować księgowanie poszczególnych obiektów poprzez ustawienie opcji na F5 Teraz pomijaj. Ustawienie to powoduje ominięcie wskazanego księgowania i pozostawienie zapisów, które były poprzednio.

Sposób księgowania

Wypełnianie opcją F4 Wypełnij można wykonywać wielokrotnie, ponieważ program – w obrębie wskazanych dat – wykasuje zapisy, które mają ulec ponownemu zaksięgowaniu i wpisze nowe. Nie ulegną wykasowaniu jedynie zapisy, które w całości uczynił użytkownik (wpisy do pustych linii) oraz te, które zostały wyłączone z księgowania opcją F5 Teraz pomijaj. Kolejność, w jakiej umieszczane są zapisy jest następująca: zapisy dzielone są najpierw wg dat, a w ich obrębie program na początku umieszcza zapisy „ręcznie” uczynione przez użytkownika, następnie zapisy dotyczące zakupów, a dalej dane dotyczące sprzedaży. Dodatkowe księgowania (storno utargu, dane z kadr-płac itp.) – o ile wystąpią – program dodaje na końcu okresu, który został zaksięgowany. Program sam „wie”, do których rubryk ma zaksięgować poszczególne pozycje z listy księgowań.

Po wypełnieniu program w rubryce „uwagi” numeruje zapisy i symbolicznie je oznacza (np. zapis z faktury sprzedaży oznaczy jako „F.S.” itp.). Numeracja zapisów może pomóc w przywróceniu ich pierwotnej kolejności po zmianach wprowadzonych np. sortowaniem po nazwie. Przywrócenie kolejności polega na posortowaniu wg kolumny z numerami.

Księgowanie sprzedaży

W wypadku księgowania sprzedaży: faktur, rachunków, paragonów i raportów z kas fiskalnych wpisywane są kwoty netto. Utargi nieudokumentowane wpisywane są w kwocie brutto. Na koniec miesiąca – po wypełnieniu deklaracji VAT – należy jeszcze raz zaksięgować dane, aby program na podstawie rozbicia utargów mógł wystornować podatek VAT. Wynika z tego, iż na końcu miesiąca najpierw powinniśmy wypełnić dane kadrowo– płacowe, potem deklarację VAT, następnie księgę podatkową, a na końcu deklaracje podatku dochodowego.

Księgowanie zakupów

W trakcie pobierania danych przeglądane są części towarowe wszystkich faktur i rachunków zakupów. Program dokonuje selekcji danych na podstawie podanego podczas wpisywania dokumentu do rejestru faktur zakupów – typu zakupu. Zgodnie z tym, co podaliśmy na dokumencie źródłowym (zakup handlowy lub surowcowy, koszty uboczne, koszty reprezentacji i reklamy, pozostałe wydatki), program dokonuje podziału danych i zapisu do odpowiednich rubryk. Zakupu dotyczącego środków trwałych program nie wpisuje do księgi. Z powyższego wynika, iż w razie potrzeby program księguje fakturę w kilku uzupełniających się pozycjach.

Kolejnym ważnym elementem jest przeznaczenie zakupów, definiowane przez użytkownika razem z typem zakupu w czasie wpisywania dokumentów źródłowych. Zakupy, z których przysługuje nam pełne odliczenie podatku (zakupy handlowe) należy definiować jako zakupy na rzecz sprzedaży opodatkowanej. Program wpisze je do księgi pobierając kwoty netto. Zakupy, których przeznaczenia nie da się jasno określić (np. zakup benzyny przy sprzedaży towarów zarówno zwolnionych jak i opodatkowanych) definiujemy jako zakupy na rzecz sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej. Program wpisze je do księgi w kwocie netto, lecz po obliczeniu deklaracji VAT i ponownym wypełnieniu księgi „dorzuci” zapis, w którym część z tego podatku wpisze w koszty. Będzie to ta wartość podatku, która przypadnie na sprzedaż zwolnioną (program obliczy ją zgodnie z wzorem podanym na formularzu deklaracji VAT). Zakupy, o których z góry wiemy, iż podatek z nich nie może zostać odliczony (np. z powodu specjalnych przepisów wyłączających) lub kupione są na rzecz sprzedaży zwolnionej definiujemy jako zakupy na rzecz sprzedaży zwolnionej. Program wpisze je do księgi w kwotach brutto.

Księgowanie danych kadrowo-płacowych

W trakcie księgowania program pobierze i zaksięguje – na podstawie danych ze spisu grup płacowych – kwotę obliczonego podatku dochodowego, kwotę składek ZUS oraz płacę netto wraz z dodatkami netto.

Księgowanie ryczałtów samochodowych

W trakcie wypełniania księgi program sprawdza czy na fakturach zakupu są zakupy dotyczące samochodów objętych ryczałtem. Jeżeli znajdzie takie faktury to wypełnia tabelę ryczałtów samochodowych. Następnie sprawdzane jest czy dany samochód ma wpisane wyjazdy (użytkownik musi wpisywać przejazdy) i jaki wynika z nich ryczałt. Według przepisów można zaliczyć do kosztów jedynie wydatki, które nie przekraczają wyliczonego ryczałtu. Program wpisuje więc do księgi kwotę zakupów nie większą niż obliczony ryczałt.

Jeżeli wartość zakupów w danym miesiącu jest większa od kwoty ryczałtu, to jest przenoszona na następny miesiąc i będzie brana pod uwagę w księgowaniu do końca roku podatkowego. Nie istnieje więc niebezpieczeństwo "utraty" kosztów.

Bezpośrednie wpisywanie danych do pól

Księgę możemy wypełniać oraz poprawiać poprzez ustawianie się w wybranym polu, naciśnięcie klawisza ENTER i wpisanie odpowiedniej treści. Nową linię uzyskujemy przez wybranie miejsca, w którym chcemy, aby powstała i naciśnięcie klawisza INSERT. Kasowania wskazanej linii możemy dokonać klawiszem DELETE. Przestawienie wybranej linii (jednostkowa zmiana kolejności) dokonujemy naciskając klawisz ALT i dowolną strzałkę. Jeżeli chcemy pobrać dane z tabeli kontrahentów lub stałych czynności, to czynimy to zgodnie z poniższym opisem.

Pobranie adresu i nazwy kontrahenta

Pobrania adresu i nazwy kontrahenta z tabeli kontrahentów możemy dokonać przez dwukrotne naciśnięcie klawisza Enter w pustej rubryce firma lub adres. Program przeniesie nas do spisu kontrahentów, gdzie standardowo, tak samo jak w podczas fakturowania, możemy dokonać wyboru lub wpisać nowego kontrahenta. „Szybkie pobieranie” za pomocą rubryki symbol jest niemożliwe ze względu na brak takiej rubryki. Autorzy jej nie wprowadzili nie chcąc odbiegać od obowiązującego wzoru księgi. Jeżeli nie chcemy czerpać nazwy i adresu kontrahenta z katalogu, to należy wpisać je bezpośrednio.

Wpisywanie czynności gospodarczej

Podobnie jak kontrahenta możemy wpisywać czynność gospodarczą – dwukrotne naciśnięcie Entera w pustym polu „czynność” wywołuje katalog Stałych czynności. Jeżeli danej czynności nie ma w tej tabeli, to możemy ją dopisać naciskając Enter w pustej linii.

Wpisywanie kwot

Należy wybrać odpowiednie pole i wpisać żądaną kwotę, Kwoty ujemne program zaznacza na czerwono. Zsumowanie kwoty do odpowiednich kolumn (w wierszu) i sumy ogólnej (po kolumnach) następuje automatycznie.

Użycie opcji F5 nowy oraz F6 popraw

Stworzenie nowego zapisu możemy uzyskać także poprzez naciśnięcie klawisza F5 nowy (Rys. 218 ).

Rys. 218 Wpisywanie przy pomocy okna dialogowego

W wywołanym oknie dialogowym program edytuje pola z nazwą i adresem kontrahenta (możemy wpisać nazwy bezpośrednio lub pobrać je z katalogu kontrahentów naciskając klawisz F1 lista), pole z nazwą zdarzenia gospodarczego (wpis bezpośredni lub pobranie z katalogu stałych czynności klawiszem F2 lista) oraz pola na wpisanie kwot. Po zatwierdzeniu program dopisze dane w wolnej linii na końcu zapisów. Dowolny zapis możemy poprawić poprzez ustawienie się w jego linii i naciśnięcie klawisza F6 popraw.

Rys. 219 Zestawienie roczne

Tabela zawiera sumy z zapisów zaewidencjonowanych do księgi w poszczególnych miesiącach. W programie pomocna jest przy wydruku – dane z wcześniejszych miesięcy są dodawane do sumy z przeniesienia i sumy razem. Jeżeli wprowadzamy program w ciągu roku, to nie musimy uzupełniać tych danych przez zakładanie wszystkich miesięcy od początku i uzupełnianie księgi. Możemy zrobić to wprost przez uzupełnienie tej tabeli.

Jeżeli stosują państwo ciągłość numeracji, to należy nacisnąć klawisz F4 Numeracja w księdze i w wywołanym dialogu wpisać numer, od którego program ma kontynuować kolejny miesiąc (Rys. 220 ).

Rys. 220 Numeracja księgi

Jeżeli zgłosili Państwo, że księga prowadzona jest w Państwa firmie za pomocą komputera, to nie jest konieczne drukowanie jej na koniec miesiąca. Jednakże – zgodnie z przepisami – księga powinna zostać wydrukowana na żądanie Urzędu Skarbowego. Jeżeli w Państwa firmie numeracja zapisów w księdze jest ciągła od początku roku lub sumy zapisów prowadzone są narastająco od początku roku, to należy wejść do tabeli „Księga – zestawienie roczne” i tam za pomocą opcji F4 Numeracja w księdze dokonać odpowiedniego zdefiniowania.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest przeznaczona dla użytkowników prowadzących książkę przychodów i rozchodów. W ewidencji należy notować przebiegi pojazdów nie będących środkami trwałymi. Ewidencja jest podstawą do zaliczania w koszty zakupów wydatkowanych na rzecz tych samochodów (np. benzyna). Ewidencja jest prowadzona w menu: Tabele /Księga podatkowa /Ryczałty samochodowe. Po wybraniu opcji znajdujemy się tabeli, gdzie należy wpisać samochody objęte ryczałtem (Rys. 221 ).

Rys. 221 Lista samochodów

Po wybraniu opcji F4 Przebiegi uzyskujemy ewidencję przebiegu pojazdu (Rys. 222 ). Należy notować w niej wyjazdy służbowe wraz celem, ilością kilometrów i stawką, jaka obowiązuje dany samochód. W ewidencji możemy posłużyć się spisem tras, w którym możemy wpisywać trasy najczęściej występujące przy przejazdach danym samochodem (Rys. 223 ). Opcja F5 Faktury umożliwia podgląd na jakich fakturach są zakupy dotyczące samochodów objętych ryczałtem. Nie jest konieczne wpisywanie do tej tabeli faktur dotyczących wydatków na samochód. bowiem jeżeli takie były są pobierane z wpisanych wcześniej przez użytkownika faktur zakupu (podczas wpisywania faktury zakupu użytkownik powinien zaznaczyć, że dany zakup dotyczy samochodu na ryczałcie). Natomiast opcja F6 Wypełnij służy do wypełniania ww. tabeli fakturami dotyczących wydatków na samochód. Opcja F6 Wypełnij jest uruchamiana automatycznie przy wypełnianiu księgi podatkowej bez wiedzy użytkownika.

Rys. 222 Ewidencja przebiegu pojazdu

Rys. 223 Spis tras

Poprzez opcję Tabele /Księga Podatkowa /Deklaracja podatku PIT-5 można wejść do Spisu wspólników – tabeli umożliwiającej wejście do deklaracji podatku dochodowego dla osób ujętych w spisie (Rys. 224 ).

Rys. 224 Spis wspólników

W spisie wspólników możemy wpisać imię i nazwisko, stosunek do firmy (wspólnik, samodzielna działalność gospodarcza, inny) oraz procent udziału w dochodach spółki, jeżeli linia dotyczy wspólnika.

Wejście do deklaracji możemy uzyskać przez naciśniecie w linii wybranej osoby klawisza F4 Pokaż dekl. i zaznaczenie – w wywołanym dialogu – miesiąca, który chcemy zobaczyć (Rys. 225 ). Po naciśnięciu ENTERA program przeniesie nas do deklaracji.

Rys. 225 Wybranie miesiąca deklaracji

Będąc we wnętrzu deklaracji możemy „przerzucać” strony deklaracji „do przodu” za pomocą klawisza Tab, a klawiszem Shift-Tab „do tyłu”. Użytkownik może wypełnić deklarację „ręcznie” wpisując w jej pola odpowiednie liczby. Pola wynikowe zostaną obliczone przez program samodzielnie.

Założenie nowej deklaracji (lub wykasowanie i ponowne założenie istniejącej) możemy uzyskać za pomocą opcji F5 Wypełnij dekl. (Rys. 226 ). Po utworzeniu wystarczy „dodać” pozostałe kwoty (np. składkę ZUS - pole 37) dotyczące miesiąca bieżącego. Jeżeli po raz pierwszy wypełniamy deklarację PIT-5, to należy wypełnić pola nazwa, adres, NIP podatnika, dane urzędu skarbowego itp. Dane te będą przenoszone do następnych (nowo zakładanych) deklaracji.

Rys. 226 Wypełnienie deklaracji PIT-5

Program wypełnienia pola 106, 107 i 108 danymi dotyczącymi przychodu i kosztów z książki podatkowej z tabeli „Księga zestawienie roczne”

Deklarację podatku dochodowego należy założyć i wypełnić po zakończeniu wypełniania księgi podatkowej.

Aby wydrukować całą deklarację PIT-5 (6 stron) należy wejść kolejno do poszczególnych stron i każdą z nich wydrukować (F3 Druk). Drukowanie może być przeprowadzone także na oryginalnym formularzu PIT-5. W takim wypadku należy tylko pamiętać, aby przełączyć opcję drukowania F11 Druk na wartość "Zwykły". Ponadto należy wcześniej wykonać próby na czystych kartkach, tak aby poprawnie ustawić margines lewy i górny.

Podczas drukowania na oryginalnym formularzu margines lewy liczony jest w znakach, natomiast margines górny w milimetrach

Po wejściu do deklaracji program pozwala na uzupełnienie wybranych pól, naliczając jednocześnie kwotę podatku. Istotnym jest, aby progi i stopy procentowe podatku zostały właściwie zdefiniowane (tzn. zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem). Sprawdzenia i ewentualnego poprawienia tych danych możemy dokonać po wybraniu opcji menu Tabele /Księga Podatkowa /Stawki podatku dochodowego (Rys. 227 ). Jeżeli stawki zostaną zmienione należy przepisać je do tabeli stawek. Podczas wypełniania program może sygnalizować nieprawidłowości do chwili, gdy wszystkie pola zostaną wypełnione i nie należy się tym zrażać.

Rys. 227 Skala podatkowa

(

Program księga Handlowa jest przeznaczony do komputerowej obsługi księgowości w firmach, które prowadzą księgowość za pomocą ksiąg rachunkowych. Program ten umożliwia:

Budowę planu kont Zdefiniowanie rejestrów księgowych Budowę bilansu i rachunku wyników Dokonywanie dekretacji i księgowania dokumentów na podstawie dowodów księgowych oraz własnych zapisów Dokonywanie zestawień

Rys. 228 Księga Handlowa

Program umożliwia zadekretowanie dokumentów wystawionych w innych częściach programu poprzez dekretacje dokumentów z programu oraz dekretowanie dowolnych zapisów poprzez dekrety własne.

Charakterystyczną cechą naszego programu odróżniającą go od wielu konkurencyjnych produktów jest bezpośredni dostęp do księgowanych dokumentów, w związku z czym zbędne są opcje eksportu i importu dokumentów pomiędzy częścią magazynową i księgową programu. Oznacza to także, że przy dekretacji dokumentu można wprowadzać w nim potrzebne zmiany.

Program całkowicie spełnia wymogi narzucone tego typu produktom przez przepisy.

Ustawa o rachunkowości określa wymagania stawiane systemom przetwarzania danych wspomagających prowadzenie rachunkowości. Każdy program, aby mógł zostać dopuszczony do stosowania powinien posiadać określony zespół cech oraz pozwolić na zrealizowanie pewnego zestawu czynności. Nie jest jednak możliwe uzyskanie świadectwa dopuszczenia programu do stosowania (świadectwa legalizacji) na drodze urzędowej (ustawa nie przewiduje takich czynności). Ustawa o rachunkowości rozwiązuje ten problem nakładając na osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych obowiązek sprawdzenia czy dany system spełnia wymogi ustawy przed dopuszczeniem go do użytkowania w swojej firmie.

Warunki jakie program powinien spełniać:

1. Kompletna dokumentacja zawierająca:

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe

Opis przeznaczenia i sposobu działania programu

Opis sposobu ochrony danych

Sporządzanie rezerwowych kopii danych z możliwością ich odtwarzania

2. Kontrola ciągłości zapisów:

Automatyczne numerowanie pozycji dziennika

Automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym

Kontrolę zaliczania zapisów do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana

3. Trwałość zapisów oraz ich nienaruszalność po umieszczeniu w księgach

4. Odpowiednia zawartość wydruków:

Opis drukowanych dokumentów wraz z nazwą jednostki, której dotyczą

Datę faktycznego ich sporządzenia

Oznaczenie roku i miesiąca, którego dotyczą

Nazwę programu przetwarzania

Automatyczną numerację stron z oznaczeniem ostatniej

Automatyczne sumowanie na stronach, w sposób ciągły w miesiącach i roku obrachunkowym.

Program Small Business spełnia powyższe warunki a sposób ich realizacji został opisany w niniejszej instrukcji.

Firma prowadząca księgowość przy pomocy księgi handlowej rozpoczyna swoją działalność od założenia Zakładowego Planu Kont. W celu utworzenia planu kont należy wybrać z menu głównego funkcję „Plan Kont”

Rys. 229 Fragment planu kont

Program umożliwia zainstalowanie planu kont istniejącego w programie przy pomocy klawisza F6 Instaluj lub założenia własnego planu kont poprzez klawisz F4 Definiuj.

Po zainstalowaniu planu kont z programu zawsze możemy zmienić w nim nazwy kont, utworzyć nowe konta syntetyczne, analityczne, wykasować konta, które nie są nam potrzebne i nie są ujęte w zakładowym planie kont. Należy jednak pamiętać, że jeśli zaczniemy księgować zapisy na koncie syntetycznym, bez założenia do tego konta analityki, nie będzie możliwości dopisania w późniejszym czasie analityki do konta, na którym znajdują się już zapisy.

Aby założyć konto syntetyczne i analitykę do tego konta należy wykonać następujące czynności:

a) nacisnąć F4

b) aby wprowadzić pierwsze lub kolejne konto syntetyczne należy nacisnąć INSERT, wyświetli nam się wówczas formatka, w której należy podać:

Rodzaj konta – wpisujemy słowo „syntetyczne”

Rys. 230 Zakładanie nowych kont syntetycznych

numer konta syntetycznego

typ konta; do wyboru „rozrachunkowe”, „pozabilansowe”

Wciśnięcie klawisza F12 OK spowoduje zapisanie i zamknięcie danego konta syntetycznego.

Założenie konta analitycznego przebiega prawie jednakowo jak założenie konta syntetycznego. Przy zakładaniu analityki musimy podświetlić konto syntetyczne, do którego będziemy tworzyć analitykę.

Rys. 231 Zakładanie nowych kont analitycznych

Część kont może mieć charakter list, które zmieniają się (wydłużają) w ciągu roku. Odpowiednim przykładem są kontrahenci: listy odbiorców lub dostawców. Każdy z kontrahentów powinien posiadać w planie kont swoje konto rozrachunkowe, lecz wprowadzenie tak dużej ilości kont jest bardzo kłopotliwe i żmudne, a biorąc pod uwagę fakt, że w ciągu roku kontrahentów wciąż przybywa i należałoby listę kont bez przerwy uzupełniać - w praktyce niemożliwe. Aby rozwiązać takie problemy stworzono w programie możliwość użycia tzw. kont – list, które oznaczają w planie kont, że w danym miejscu program ma pokazywać aktualną listę kontrahentów (pobieraną z tabeli „Kontrahenci”). Oprócz kontrahentów w podobny sposób możemy umieszczać w planie kont także inne listy. Ich zestawienie a zarazem wywołanie możemy uzyskać naciskając przy edycji numeru konta klawisz ALT-„strzałka w dół”.

Rys. 232 Wstawienie konta-listy (inaczej konto kartotekowe)

Rys. 233 Konto-lista w planie kont (konto kartotekowe)

Dopisywanie innych kont jest również możliwe w późniejszym okresie.

1. Możliwe jest usunięcie jedynie konta, na którym nie były dokonywane żadne księgowania. W tym celu należy wybrać klawiszem kursora konto i nacisnąć klawisz DELETE.

2. Aby wykasować konto syntetyczne należy najpierw wykasować wszystkie konta analityczne do danego syntetycznego.

3. Dokonywanie zmian, poprawek w nazwie:

podświetlić dane konto,

nacisnąć klawisz F4 Opis ,

po dokonaniu poprawek naciśnięcie klawisza F12 OK spowoduje zapisanie i zamknięcie konta.

Rys. 234 Zmiana nazwy konta syntetycznego

Po założone wszystkich kont zawartych w zakładowym planie kont przechodzimy do wprowadzania bilansu otwarcia. Ujęte w planie kont konta są ujęte w bilansie otwarcia.

Saldo danego konta wprowadzamy wyszukując konto w liście poprzez wpisanie numeru konta lub poruszając się po liście strzałkami. Po podświetleniu konta i naciśnięciu klawisza ENTER możemy wpisać saldo konta zarówno po stronie WINIEN jak i MA.

Rys. 235 Wprowadzanie wartości księgowych w bilansie otwarcia

Stan z bilansu otwarcia jest uwzględniany podczas obliczania obrotów i sald. Program nie wymaga wprowadzenia i zatwierdzenia bilansu przed rozpoczęciem księgowania do dziennika. Umożliwia również wprowadzanie zmian i poprawek w BO. Przy wprowadzaniu danych do bilansu otwarcia dla kont list (np. kontrahentów) program nie wyświetla numerów kont analitycznych lecz tak jak w pozostałych częściach programu posługuje się nazwami (w przypadku kontrahentów: symbolami i nazwami kontrahentów). Takie rozwiązanie ma ułatwić użytkownikowi wprowadzanie danych. Oczywiście program dysponuje kontami kontrahentów i na wydruku bilansu otwarcia konta te są umieszczone.

W tej części programu należy utworzyć definicje rejestrów księgowych. Zalecamy utworzenie jak najprostszego systemu rejestrów, co w późniejszej fazie dekretacji zaowocuje minimalną ilością błędów. Jeżeli ilość rejestrów jest duża to użytkownikowi częściej zdarzają się błędy związane z niewłaściwym przydziałem rejestru do dokumentu.

Najprostszy system rejestrów składa się z rejestrów: zakupu, sprzedaży, kasowego, bankowego oraz rejestru przeznaczonego dla innych poleceń księgowania.

Rys. 236 Rejestry księgowe

Każdy rejestr księgowy musi posiadać nazwę i trzyliterowy skrót. Dla każdego rejestru definiuje się również sposób numeracji dowodów poprzez ustalenie maksymalnie trzech liter, od których ma się zaczynać numer, liczby od której program ma rozpocząć numerację oraz maksymalnie siedmiu znaków kończących numer. Nowy rejestr zakładamy naciskając klawisz INSERT, a następnie ustalając jego skrót i nazwę.

Rys. 237 Zakładanie rejestru kasowego

Usunąć definicję rejestru możemy za pomocą klawisza DELETE. Należy uważać na wprowadzane zmiany na przykład w numeracji rejestrów, ponieważ mogą wystąpić błędy w kolejności numeracji i tym samym błędy w zapisach księgowych.

Ta część programu umożliwia podgląd i dekretację dokumentów wystawionych w innych częściach programu.

Wykaz dokumentów, dla których program umożliwia automatyczne księgowanie:

1. Faktury sprzedaży dla firm

2. Paragony i faktury dla osób fizycznych

3. Raporty sprzedaży z kas fiskalnych

4. Faktury i rachunki sprzedaży korygujące

5. Faktury i rachunki zakupu

6. Faktury i rachunki zakupu korygujące

7. Rozchody wewnętrzne

8. Przychody wewnętrzne

9. Przesunięcia międzymagazynowe

10. Wpłaty do kas

11. Wypłaty z kas

12. Wpłaty na konta bankowe

13. Wypłaty z kont bankowych

Po wybraniu z menu głównego funkcji „Dekretacja dokumentów z programu” (potwierdzamy wybór klawiszem ENTER) pierwszą czynnością, którą musimy wykonać jest ustawienie zakresu dat dla księgowań.

Rys. 238 Ustawienie zakresu dat

W podanym zakresie dat program wyszukuje dokumenty pokazując ich stan (przeznaczone do dekretacji, zadekretowane lub zaksięgowane), a następnie przechodzi do części, w której możliwa jest ich dekretacja.

W w/w dialogu możemy dodatkowo wywołać (przyciskając klawisz F10 Ustaw) dialog dotyczący selekcji dokumentów przeznaczonych do dekretacji.

Rys. 239 Ustawienia w dokumentach do automatycznego księgowania

Znaczenie poszczególnych klawiszy w dialogu F10 Ustaw:

F2 - Przed dekretacją pokaż dokumenty do odpisania.

Przy włączeniu tej opcji [X] program wyświetli te dokumenty, które nie są odpisane czyli nie wprowadzone do stanów magazynowych lub nie zdjęte ze stanów magazynowych z jednoczesną możliwością ich odpisania. Sprawdzenie i pokazanie dokumentów wymagających odpisania jest czasochłonne i zalecamy włączenie tej opcji tylko wówczas, gdy księgujemy koszt własny sprzedaży do każdej faktury sprzedaży oddzielnie. Jeżeli koszt własny księgujemy jednym zapisem na koniec miesiąca (np. na podstawie raportu „Ruch towarów z podziałem na operacje”) to nie powinniśmy włączyć tej opcji.

F3 – W obrębie sprzedaży dekretuj „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa.

Przy włączeniu tej opcji program będzie pokazywał tylko te dokumenty sprzedaży, w których zapłata nie nastąpiła w całości od razu.

Funkcja ta jest przydatna w sytuacji, gdy stosujemy uproszczoną metodę księgowania dokumentów sprzedaży. Polega ona na tym, iż osobno księgujemy tylko te dokumenty, w których zapłata częściowo została przesunięta na termin. Pozostałe księgujemy jednym zapisem pomijając konta rozrachunkowe kontrahentów.

Dane potrzebne do zaksięgowania zbiorczego uzyskamy w Raportach/ Do sprzedaży/ Ewidencja sprzedaży - dokumenty. W tym raporcie można zestawić tylko te dokumenty sprzedaży, które zostały w całości zapłacone gotówką.

Bardziej dokładny opis takiego księgowania opisany jest w dalszej części programu dotyczącej dekretacji dokumentów sprzedaży.

F4,F5,F6 – Nie rozdzielaj faktur i rachunków sprzedaży/ Nie rozdzielaj faktur i rachunków zakupu/ Nie rozdzielaj paragonów i faktur dla osób fizycznych.

Przy włączeniu tych opcji faktury i rachunki sprzedaży będą znajdować się w jednym zbiorze dokumentów do dekretacji. Zaletą tej opcji jest możliwość użycia jednego wzoru dekretu zarówno dla rachunków jak i faktur. Opcję należy wyłączyć w przypadku, gdy inaczej dekretujemy rachunki a inaczej faktury.

F7 – Pomijaj w kasie zapisy „Utarg gotówkowy”.

Funkcja ta jest przydatna gdy księgujemy zapłaty wynikające z dokumentów sprzedaży i zakupów na konto kasy już w trakcie dekretacji tych dokumentów. Innymi słowy oznacza to, że nie księgujemy KP i KW do faktur zapłaconych gotówką (oznaczonych w kasie jako „utarg gotówkowy”) lecz zapłaty księgowane są na konto kasy bezpośrednio podczas dekretacji faktur. Zalecamy użycie tej opcji, gdyż uprasza i zmniejsza ilość księgowanych dokumentów.

F8 – Pomijaj w kasie zapisy „Konto-Kasa”.

Opcję wyłączamy gdy stosujemy konto „środki pieniężne w drodze” (księgowanie typu: 130 do 149 a następnie 149 do 100). Natomiast włączamy w/w opcję, gdy księgujemy w sposób uproszczony (bezpośrednio z konta 130 na konto 100) nie stosując tym samym konta „środki pieniężne w drodze”.

Po zatwierdzeniu ustawień klawiszem F12 przechodzimy do edycji listy dokumentów, które możemy zadekretować.

Rys. 240 Typy dokumentów do zaksięgowania

W tej części program sortuje dokumenty według rodzajów. Przy każdym rodzaju dokumentów pokazana jest ilość dokumentów zadekretowanych, zaksięgowanych oraz tych, które nie zostały jeszcze zadekretowane.

Aby przejść do dekretacji dokumentów wybranego rodzaju, należy wybrać w liście typ dokumentów, które chcemy zadekretować; podświetlić je i nacisnąć klawisz ENTER. Program pokaże wówczas szczegółową listę dokumentów danego typu.

Rys. 241 Przegląd dokumentów sprzedaży do dekretacji

Każdy dokument z listy opisany jest poprzez:

numer dokumentu

datę dokumentu

wartość

nazwę kontrahenta

Więcej informacji o danym dokumencie możemy uzyskać przyciskając klawisz ENTER. Przykładowo w przypadku faktury sprzedaży zobaczymy wówczas część towarową dokumentu (patrz rysunek niżej).

Rys. 242 Podgląd dokumentu sprzedaży

Jeżeli zachodzi konieczność, to możemy dokonywać zmian w treści dokumentów podczas ich podglądu. Zmienione dane będą uwidocznione we wszystkich innych częściach programu. Po przejrzeniu i wprowadzeniu ewentualnych zmian powracamy do edycji listy dokumentów klawiszem ESC.

‚f

Do każdej grupy dokumentów należy utworzyć osobne wzorce księgowań. W dalszej części postaramy się przedstawić najprostsze sposoby księgowania podstawowych dokumentów. Z doświadczenia wiemy, iż najlepszym rozwiązaniem jest utworzenie tylko jednego wzoru dekretu dla dekretacji dokumentów danego typu. Faktycznie program umożliwia stworzenie wielu alternatywnych wzorów dla każdego z typów, których podczas dekretacji możemy używać zamiennie, lecz sama czynność dokonywania wyboru pomiędzy dekretami i ich przydział do poszczególnych dokumentów (ręczny) są możliwym źródłem błędów.

Dokumenty sprzedaży

Będąc w tej grupie dokumentów musimy założyć wzorzec według, którego będziemy księgować.

Procedura przy księgowaniu dokumentów sprzedaży:

F2 – pojawia się tabela z wzorami automatów, w której musimy stworzyć własne wzorce.

Rys. 243 Wzorce automatów dekretów

INSERT Zrób nowy – pojawia się formatka wzoru dekretacji do wypełnienia.

Przy tworzeniu nowego wzoru musimy podać:

nazwę wzoru,

rejestr księgowy, który zdefiniowaliśmy wcześniej, i do którego będą księgowane dokumenty

wybrać z listy (F9) datę z jaką program ma przyjąć dokument (do wyboru: data wystawienia, datą operacji gospodarczej, dzisiejsza data)

wybrać z listy (F10) datę z jaką program ma zadekretować dokument

Rys. 244 Data dokumentu

następnie naciskamy klawisze F5 Dodaj Wn lub F6 Dodaj Ma. Pojawia się wzór księgowania.

Rys. 245 Dekret do wypełnienia

Najlepiej sposób tworzenia dekretów przedstawić na przykładzie.

Wzór dekretacji faktur sprzedaży:

F2 zakładamy nowy wzór dekretacji

wpisujemy nazwę wzoru – sprzedaż towarów

rejestr RS – Rejestr sprzedaży

data dokumentu – data wystawienia dokumentu

data dekretu – data wystawienia dokumentu

F6 Dodaj Wn – wpisujemy następujący dekret

Rys. 246 Sprzedaż towarów

i zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Po tej operacji wzór księgowania wygląda następująco:

Rys. 247 Wzór dekretacji faktur sprzedaży

Jeżeli jednocześnie z fakturą księgujemy zapłatę na konto kasowe, to do powyższego dekretu musimy dodać jeszcze jedno księgowanie dotyczące rozliczenia płatności:

F7 Dodaj Ma i wpisujemy następujący dekret

Rys. 248 Rozliczenie zapłata gotówkowej

Ostateczny wzorzec księgowania faktury sprzedaży z jednoczesnym księgowaniem zapłaty na konto kasy wygląda następująco:

Rys. 249 Pełny dekret dla faktury sprzedaży

We wzorach dekretów nie wpisujemy żadnych liczb, ponieważ wartość wyliczana jest automatycznie na podstawie symboli, oznaczających żądaną część wartości ogółem z dokumentu źródłowego.

W powyższym przykładzie:

Definiując wzorzec dla faktur sprzedaży wpisujemy w polu kwota MA słowo Sne - sprzedaż netto, Sva – podatek VAT od tej sprzedaży, co dla programu oznacza, iż podczas dekretacji poszczególnych faktur powinien wyliczyć sprzedaż netto, podatek VAT należny i wpisać te wartości w miejsce słów Sne i Sva. Wówczas obok konta podstawowego (w przykładzie jest to konto 200-2-odb po stronie WN) program wyliczy automatycznie sumę kwot z kont po stronie przeciwstawnej i wpisze ją przy koncie podstawowym.

Lista słów, których możemy używać podczas dekretacji jest bardzo obszerna. Skrótów używanych do definiowania kwot nie musimy pamiętać. Dokładny opis każdego z nich jest dostępny po rozwinięciu listy klawiszem F5 lub ALT – strzałką w dół i zamiast wpisywać poszczególne literki dokonujemy jedynie wyboru z listy.

Przykładowo sprzedaż netto (przyciskając klawisz ENTER można rozbić według:

a) stawek VAT:

22% - wartość sprzedaży netto w stawce VAT 22%

7% - wartość sprzedaży netto w stawce VAT 7%

0% - wartość sprzedaży netto w stawce VAT 0%

zw. – wartość sprzedaży netto w stawce VAT zwolnionej

b) magazynów

Nie polecamy jednak tak skomplikowanych zapisów, gdyż łatwo tutaj o pomyłkę polegającą na pominięciu podczas definiowania przypadków, które potem mogą wystąpić na dokumentach.

Uproszczone dekretowanie tych dokumentów sprzedaży, w których zapłata nastąpiła od razu.

Faktury sprzedaży możemy księgować na dwa sposoby:

a). księgować każdy dokument osobno

b). księgować osobno tylko dokumenty sprzedaży, w których występuje zapłata terminowa, a dokumenty zapłacone w całości od razu sumować i księgować jednym zapisem bezpośrednio na konto kasy z pominięciem kont kontrahentów (uproszczenie często stosowane w firmach, które posiadają dużą ilość faktur zapłaconych gotówką z tym, że „duża ilość” oznacza kilka tysięcy faktur miesięcznie).

W obu w/w przypadkach stosujemy ten sam wzór dekretu, który wyżej został już umówiony. Różnica polega jedynie na tym, iż w przypadku b) program nie pokazuje w liście dokumentów przeznaczonych do dekretacji faktur w całości zapłaconych gotówką.

W przypadku a) czyli dekretowania każdego dokumentu należy wyłączyć w dialogu F10 Ustawienia opcję „F3 w obrębie sprzedaży dekretuj „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa”. Program pokaże wówczas pokazane wszystkie dokumenty sprzedaży włącznie z tymi, w których nastąpiła zapłata od razu.

Natomiast w przypadku b) w dialogu F10 ustawienia włączamy opcję F3 mówiącą o tym, iż w obrębie sprzedaży dekretujemy osobno, tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa. Wówczas program pokazuje tylko takie dokumenty, w których zapłata częściowo lub całkowicie została przesunięta na termin.

Nasuwa się pytanie, to w jaki sposób zaksięgować dokumenty zapłacone od razu gotówką? Można zaksięgować je jednym poleceniem księgowania na przykład na koniec każdego miesiąca. Aby uzyskać dane do zaksięgowania tych dokumentów musimy wyjść z części Księga Handlowa i przejść do Raportów/ Do sprzedaży/ Ewidencja sprzedaży - dokumenty. Wypełniamy ewidencję sprzedaży za dany okres włączając opcję „tylko w całości zapłaconymi gotówką” (włączamy opcję F3).

Rys. 250 Wypełnianie ewidencji sprzedaży

Tak wypełniona ewidencja będzie dla nas podstawą do zaksięgowania jednym zapisem wszystkich dokumentów sprzedaży zapłaconych od razu gotówką. Należy ją wydrukować gdyż stanowi dokument księgowy.

Księgowanie „dekretem ręcznym” sprzedaży w całości zapłaconej gotówką.

Rys. 251 Polecenie księgowania do dokumentów zapłaconych od razu gotówką.

W tym dekrecie pominięto konto rozrachunkowe 200-2-ODB-.... i w ten sposób znacząco zmniejszy się ilość zapisów. Sposób ten jest polecany w firmach, w których większość transakcji sprzedaży realizowanych jest gotówką w momencie sprzedaży.

Powyższy dekret nie księgujemy z poziomu „Dekretacja dokumentów z programu” lecz w części „Tworzenie dekretów własnych”. Dodatkowo, aby w przyszłości uprościć ilość pracy możemy założyć szablon do księgowania takiego zapisu (szablony tworzymy dla dekretów własnych, które będą się często powtarzać). Tworzenie takiego dekretu wygląda tak samo jak przy dekretacji dokumentów z programu z tym wyjątkiem, iż przy szablonach musimy wpisać wartości (mogą być one zmieniane).

Przykład księgowania faktur sprzedaży:

Sprzedaż towarów handlowych , w których część faktur jest z zapłatą terminową, a część została zapłacona gotówką od razu:

FV00001/00 z dnia 04.01.2000 rok

Wartość netto 226,50

Podatek VAT 7% 15,86

Wartość brutto 242,36

Zapłata przelewem w ciągu 14 dni

FV00002/00 z dnia 03.01.2000 rok

Wartość netto 373.00

Podatek VAT 7% 26.11

Wartość brutto 399.11

Zapłacono gotówką

FV00003/00 z dnia 04.01.2000 rok

Wartość netto 5.32

Podatek VAT 7% 0.37

Wartość brutto 5.69

Zapłacono gotówką

Poniżej przedstawiony zostanie przykład zaksięgowania takich faktur.

1. W dekretacji dokumentów z programu zaznaczamy, że w obrębie sprzedaży dekretujemy „każdy osobno” tylko te dokumenty, w których występuje zapłata terminowa. Wówczas program wyświetli nam tylko fakturę z numerem FV00001/00. Mając założony dekret do faktur sprzedaży musimy przyporządkować go do tej faktury. Wykonujemy to następująco:

Będąc w dokumentach do dekretacji/ fakturach sprzedaży naciskamy klawisz F2, gdzie pokażą nam się wzorce księgowań, które wcześniej utworzyliśmy;

Podświetlamy wzorzec, który chcemy wykorzystać i zatwierdzamy <ENTER>.

Aby ten wzorzec dekretacji pojawił się obok faktury przyciskamy INSERT; w ten sposób nadaliśmy wzorzec do faktury, którą mamy podświetloną

Aby zaksięgować dokument do bufora przyciskamy F3 Dekretuj Dokument

Wówczas zobaczymy naszą fakturę z przyporządkowanym mu dekretem

Rys. 252 Dekretacja faktury sprzedaży nr FV00001/00.

Jak widać w zadekretowanej fakturze program pokazuje konto analityczne 200-2-ODB-1 do konta „rozrachunki z odbiorcami”.

Fakturę nr FV00002/00 oraz FV00003/00 możemy zaksięgować jednym poleceniem księgowania. Wypełniamy ewidencję sprzedaży z dokumentami zapłaconymi w całości gotówką za okres od 01.01.2000 r. do 31.01.2000 rok. W wypełnionej ewidencji będą znajdować się obie faktury.

Rys. 253 Ewidencja sprzedaży

Na podstawie tak wypełnionej ewidencji tworzymy dekret własny, który będzie wyglądał następująco:

Rys. 254 Dekret do faktur sprzedaży gotówkowych

Przy takim sposobie księgowania należy pamiętać aby nie księgować z kasy utargów gotówkowych, ponieważ są one zaksięgowane powyższym zapisem. Program nie będzie nam pokazywał utargów gotówkowych do księgowania jeśli w dialogu F10 ustawienia włączymy opcję F7 Pomijaj w kasie zapisy „Utarg Gotówkowy”.

Korygujące dokumenty sprzedaży

Dekret wygląda praktycznie identycznie jak przy zwykłych fakturach sprzedaży. Różnica polega na tym, że program przy tworzeniu takiego dekretu pokazuje zamiast oznaczenia sprzedaż netto napis korekta sprzedaży netto, zamiast podatek VAT - korekta podatku VAT itd.

Dokumenty zakupu

W tej grupie dokumentów musimy również założyć wzorzec dekretacji. Tworzenie dekretu zakupu jest prawie takie samo jak przy sprzedaży.

Dla dokumentów zakupu lista możliwości definiowania dekretów jest jeszcze większa niż przy dokumentach sprzedaży, gdyż dokumenty można dodatkowe podzielić według typów zakupów: handlowe, pozostałe, koszty uboczne, paliwa, usługi obce itd. Oraz ich przeznaczenia: na rzecz sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, opodatkowanej i zwolnionej. Przykładowy zapis może mieć postać: Zne-Han-Opod-7%-M3 i będzie on oznaczał wartość netto dokumentu zakupu handlowego, zakupionego na rzecz sprzedaży opodatkowanej ze stawką 7% i skierowanego do magazynu trzeciego. Nie polecamy jednak używania tak skomplikowanych zapisów, gdyż łatwo tutaj o pomyłkę. Przy definiowaniu wzorców księgowań radzimy używać najprostszych metod.

Dekretowanie dokumentu zakupu:

F2 zakładamy nowy wzór dekretacji

Wpisujemy nazwę wzoru

Datę dokumentu i datę dekretacji

F7 Dodaj Ma; wpisujemy następujący dekret

Rys. 255 Część wzoru dekretacji dokumentów zakupu

Zatwierdzamy klawiszem F12 OK.

Dalszą część dekretu tworzymy naciskając klawisz F7 Dodaj Ma i wpisując:

Rys. 256 Kolejna część dekretu do dokumentów zakupu

W tej części dekretu ustalamy, gdzie mają być księgowane zakupy, czy na magazyny czy bezpośrednio w koszty.

Oznaczenia, które występują w powyższym dekrecie między innymi oznaczają:

Kwota WN Konto

Zne-R/01 332 - wartość zakupu netto towarów handlowych ma być

księgowana na konto 332

Zne-R/04 469 - wartość zakupu netto pozostałych kosztów ma być

księgowana na konto 469

Powyższe oznaczenia ustalamy w innej części programu: Miesiące/ Instalacja, konfiguracja/ Definiowanie/ Rodzaje zakupów.

Rys. 257 Opcja w menu do definiowania rodzajów zakupów

W opcji „Rodzaje zakupów” możemy definiować rodzaje zakupów, które następnie podpowiadane są przy wpisywaniu poszczególnych pozycji do faktury zakupu. Natomiast w trakcie dekretacji program rozróżnia poszczególne typy zakupów umożliwiając ich rozksięgowanie na osobne konta w zależności od zadanego typu. W trakcie dekretacji pokazywane są skrótowe nazwy poszczególnych rodzajów (np. skrót R/01 oznacza towary handlowe, R/02 to zakup surowca itd.).

Powyższy dekret możemy również rozbić na stawki VAT, magazyny, z których mają być pobierane wartości. Po wprowadzeniu wszystkich możliwości zatwierdzamy tą część dekretu <F12>.

Kolejną część dekretu stanowi operacja związana z kasą. Możemy bezpośrednio przy księgowaniu poszczególnych dokumentów zakupu ustalić, że jeśli są one zapłacone gotówką, to rozliczamy je od razu w tym samym dekrecie zapisem:

Rys. 258 Zapłata gotówką

Powyższe księgowanie zapisujemy klawiszem F12 OK. Podobnie jak przy sprzedaży jeżeli rozliczamy utargi gotówkowe poprzez dokumenty zakupu, a nie kasę, to wówczas powinniśmy w ustawieniach zaznaczyć F7 Pomijaj w kasie zapisy „Utarg gotówkowy”.

Rys. 259 Wzór dekretacji dokumentów zakupu

Jeżeli dokumenty kosztowe księgujemy równocześnie na kontach zespołu czwartego i piątego, to do powyższego dekretu dopisujemy kolejną część.

Rys. 260 Dekretacja dokumentów na kontach zespołu piątego

Korygujące dokumenty zakupu

Zapis dekrety wygląda identycznie jak przy zwykłych dokumentach zakupu. Program sam pobierze sobie kwoty z dokumentu, również z wartościami ujemnymi.

Przykłady dekretowania faktur zakupu

Poniżej przedstawiono kilka przypadków zadziałania wcześniej zdefiniowanego wzorca dekretu dla faktur zawierających różne rodzaje zakupu.

Przykład księgowania faktur zakupu w układzie rodzajowym:

1. Zakup towaru handlowego

FV00710/00 z dnia 04.01.2000 rok

Wartość netto 36.20

Podatek VAT 2.53

Wartość brutto 38.73

Zapłacono gotówką

2. Zakup materiałów biurowych

FV00402/00 z dnia 08.01.2000 rok

Wartość netto 63.40

Podatek VAT 4.44

Wartość brutto 67.84

Przelewem w ciągu 14 dni

3. Zakup środka trwałego

FV00411/00 z dnia 10.01.2000 rok

Wartość netto 3 800.00

Podatek VAT 836.00

Wartość brutto 4 636.00

Zapłacono gotówką

4. Korekta zakupu towarów handlowych

FV005/00 z dnia 14.01.2000 rok

Wartość netto -31.70

Podatek VAT - 2.22

Wartość brutto - 33.92

Od. 1 Nadajemy wzór księgowania INSERT i dekretujemy tą fakturę.

Rys. 261 Przykład księgowania zakupu handlowego

Od. 2 Dekret do zakupu materiałów biurowych.

Rys. 262 Przykład księgowania zakupu materiałów biurowych

Od. 3 Dekret do zakupu środków trwałych.

Rys. 263 Przykład księgowania zakupu środka trwałego

Od. 4 Dekret do faktury korygującej

Rys. 264 Przykład księgowania korekty zakupu towarów handlowych

Przy dekretowaniu dokumentów z programu zawsze można wprowadzać zmiany, dopisywać dalsze części dekretu.

Wpłaty do kasy

Podobnie jak przy dekretacji faktur sprzedaży czy zakupu musimy utworzyć dekret, według którego będziemy księgować dokumenty kasowe.

W kasie firmy jest pole przeznaczone na wpisanie numeru konta przeciwstawnego do konta kasy. Jeżeli wszystkie zapisy w kasie firmy będą

posiadać wpisany numer konta przeciwstawnego, to wzór dekretu może być bardzo prosty:

Rys. 265 Prosty wzór dekretu, gdy podano konto przeciwstawne bezpośrednio w dokumentach

Słowo Wart oznacza wartość dokumentu, a słowo DOK oznacza numer konta przeciwstawnego wpisany do tego dokumentu.

Aby ułatwić wpisywanie właściwych numerów kont przeciwstawnych możemy w opcji:

Miesiące/ Instalacja, konfiguracja/ Kasy gotówkowe firmy/ Konta przy księgowaniu do kas ustawić jakie konta program powinien proponować przy wprowadzaniu danego typu dokumentu do kasy.

Rys. 266 Położenie opcji do definiowania podpowiedzi

Zaproponowane konto można zmienić na inne. Opcję definiowania podpowiadanych kont uwidoczniono na poniższym rysunku.

Rys. 267 Proponowane konta podczas operacji kasowych

Możemy też użyć bardziej skomplikowanego wzoru dekretu, który pozwoli nam zmniejszyć ilość pracy (zalecane).

Będąc w Księdze Handlowej/ Dekretacji dokumentów z programu/ Kasa przyjmie, tworzymy dekret księgowania dokumentów kasowych:

F2 zakładamy nowy wzór dekretacji

Wpisujemy nazwę wzoru

Datę dokumentu i datę dekretacji

F6 Dodaj Wn i wpisujemy dekret

Rys. 268 Dekretacja szczegółowa z rozbiciem na rodzaje operacji

Jeżeli przy kwocie MA nie wpiszemy numeru konta, na które ma być księgowana dana wartość a jedynie słowo DOK (tego słowa nie ma w spisie, należy wpisać je samemu i zatwierdzić klawiszem F12), wówczas przy księgowaniu takich operacji w dokumencie kasowym musimy samodzielnie wpisać konto przeciwstawne.

Rys. 269 Przegląd dokumentów Kasa Przyjmie

Podświetlamy dany dokument kasowy, przyciskamy ENTER i wyświetlone zostają wszystkie dane tego dokumentu.

Rys. 270 Dane dokumentu kasowego

Funkcja F9- ta pozycja jest najczęściej wprowadzana przez osobę prowadzącą kasę firmy ale jest możliwość przed księgowaniem dokonania zmiany rodzaju zapisu. Przyciskając F9 ukazują nam się wszystkie rodzaje zapisów.

Rys. 271 Rodzaje zapisów

Jak widać powyższe zapisy były widoczne również w części programu, którą omawialiśmy wcześniej. Przy tych zapisach mogliśmy zdefiniować konta księgowe. Jeżeli to zrobiliśmy, to wówczas program w momencie, gdy zaznaczymy rodzaj zapisu wpisze w opcji F10 konto księgowe, które wcześniej zdefiniowaliśmy do tego rodzaju zapisu. Konto to można zawsze przed zaksięgowaniem poprawić. Jeżeli nie mamy zdefiniowanych kont lub wpisane do tego dowodu nie pasują, wówczas wpisujemy nowe przy użyciu klawisza F10. Zawsze w tym miejscu możemy podglądnąć nasz plan kont przyciskając klawisz F5 i po podświetleniu konta, które chcemy wprowadzić zatwierdzamy klawiszem ENTER. Po wprowadzeniu tych danych zatwierdzamy dokument klawiszem F12. Księgujemy dokumenty pojedynczo F3 Dekretuj Dokument lub wszystkie. Przed księgowaniem wszystkich dokumentów kasowych musimy sprawdzić czy przyporządkowane konta są poprawne. Widać je bez „wchodzenia” do każdego dokumentu osobno.

Rys. 272 Konto, na które będą księgowane dane KP

Również po zadekretowaniu czyli wprowadzeniu do bufora księgowań, możemy sprawdzić każdy dekret F4 Pokaż Poprawny Dekret i również w tym miejscu możemy dokonywać zmian.

Wypłaty z kasy

Dokumenty wypłat z kas dekretujemy analogicznie jak wpłaty kasowe.

Rys. 273 Dekretacja dokumentów kasa wyda

Obsługa większej ilości kas

W niektórych firmach możemy spotkać się z większą ilością zdefiniowanych kas co spowoduje, iż w momencie wchodzenia do dokumentów kasowych pojawi nam się cała lista kas gotówkowych.

Rys. 274 Kasy gotówkowe

Mamy dwie możliwości księgowania dokumentów z tych kas:

1. Możemy dekretować je i księgować na jedno konto księgowe ( 100-Kasa Krajowych Środków Pieniężnych). Wówczas nie musimy ustalać kont przy każdej z kas <F2-Ustal konto>. Tworzymy dekret, który zawiera numer konta księgowego kasy ( dekrety do takiego księgowania zostały przedstawione wcześniej).

2. Możemy dekretować je i księgować na odrębne konta księgowe. Musimy wówczas ustalić przy każdej kasie numer konta.

Rys. 275 Nadanie numeru konta kasowego

Dekret wówczas będzie wyglądał następująco:

Rys. 276 Dekretacja wpłat, gdy w planie kont każda kasa ma inne konto księgowe (użyto definicji SPIS)

W powyższym dekrecie widzimy, iż w miejscu, gdzie powinien znajdować się numer konta kasy wstawiliśmy słowo SPIS i zatwierdziliśmy F12. Słowo SPIS zastępuje nam numer konta, który wpisujemy przy każdej z kas. Program w momencie księgowania takiego dokumentu słowo SPIS zastąpi sobie numerem

konta, które zostało wpisane przy danej kasie.

Również przy dokumentach kasowych KW tak jak w powyższym przykładzie wpisujemy zamiast numeru kasy słowo SPIS.

Przy nadaniu numeru konta księgowego danym dokumentom „Kasa Przyjmie” program automatycznie nada ten sam numer konta księgowego przy dokumentach „Kasa Wyda” tej samej kasy.

Bank przyjmie

Operacje bankowe księgujemy analogicznie do operacji kasowych. Proponujemy wykorzystać wzorzec o poniższej budowie:

Rys. 277 Wzór przeksięgowania dla operacji bankowych

W powyższym dekrecie w momencie księgowania wpłat do banku program sprawdzi jak w dekrecie zdefiniowano konto przeciwstawne:

w przypadku natrafienia na definicję DOK nastąpi pobranie konta przeciwstawnego podanego bezpośrednio przez użytkownika w dokumencie. Jeżeli tego konta w dokumencie nie podano to można i należy je uzupełnić w trakcie dekretacji naciskając ENTER i wywołując niżej pokazany dialog.

w przypadku podania konkretnego konta (np.149) nastąpi jego wczytanie i użycie

w przypadku podania konta kartotekowego (np. 200-2-ODB) program wyszuka wskazanego w dokumencie kontrahenta i uzupełni analitykę (dołoży końcówkę) konta odpowiednią dla niego (np. 200-2-ODB-27).

W dekrecie, w którym użyto definicji DOK program pobierze konto bezpośrednio z dokumentu. Jeżeli tego konta w dokumencie nie podano to można je jeszcze uzupełnić w trakcie dekretacji naciskając ENTER i wywołując poniższy dialog.

Rys. 278 Ustalenie konta księgowego

W dekrecie tym niektóre operacje możemy zdefiniować przy tworzeniu tego dekretu, na przykład:

Wart-Prow – konto 758- Odsetki uznane

Wart-Kasa - operacje kasa – konto

W firmie może wystąpić kilka rachunków bankowych. Wówczas przy „wchodzeniu” do dokumentów bankowych program wyświetli nam wszystkie rachunki jakie firma posiada. Musimy przy każdym z nich ustalić konto księgowe <F2>.

Rys. 279 Ustalenie konta księgowego przy kontach bankowych

Wzór księgowania dla firm posiadających więcej niż jedno konto bankowe będzie wyglądał następująco:

Rys. 280 Dekret bankowy gdy występuje wiele kont

Bank Wyda

Przy tworzeniu dekretów do operacji bankowych związanych z wypłatami z konta postępujemy analogicznie jak przy księgowaniu operacji wpłat na kont.

Rys. 281 Przykład dekretu dla wypłat bankowych

Pozostałe dokumenty (Rw, Pw, Mm itd.) dekretujemy podobnie. W każdym typie dokumentu przygotowano możliwość stworzenia odpowiedniego wzorca dekretacji, który uwzględnia specyfikę danego dokumentu.

Dokumenty po zadekretowaniu i zaksięgowaniu trafiają do bufora, gdzie można dokonywać jeszcze poprawek przed faktycznym zaksięgowaniem do dziennika.

Rys. 282 Bufor dowodów skróconych.

Do każdego dokumentu możemy dopisywać nowe pozycje, wykasowywać błędne poprzez klawisz F4 Popraw. Po przyciśnięciu tego klawisza zobaczymy cały dekret danego dokumentu.

Rys. 283 Dokument w buforze.

Jeżeli wykasujemy cały dokument, a nie tylko jakąś pozycję wówczas „wróci” on do części „Dekretacja dokumentów z programu”. Nasuwa się tutaj pytanie, jak rozpoznać, które dokumenty w danym okresie zostały już zadekretowane czyli wprowadzone do bufora, które zaksięgowane, a które pozostały jeszcze w dokumentach do dekretacji?

Widać to w części programu „Dekretacja dokumentów z programu”. Przy każdym rodzaju dokumentów jest informacja o ilości dokumentów do dekretacji, zadekretowanych, zaksięgowanych.

Rys. 284 Dokumenty zadekretowane (znajdujące się w buforze).

Jeżeli przejdziemy do dokumentów wybranego rodzaju możemy zobaczyć, które konkretnie dokumenty są już zaksięgowane czy zadekretowane:

Rys. 285 Oznaczenia dokumentów.

Możemy wypełnić bufor dowodów w układzie pełnym, w którym będziemy mieć pełny wygląd zapisów księgowych.

Rys. 286 Bufor dowodów pełnych.

Z bufora dokumentów księgujemy zapisy księgowe do dziennika. Księgowania te są zapisami trwałymi, których nie można poprawiać czy też wymazywać. Jedyną możliwością jest stornowanie takiego zapisu <F8 Wyksięguj> poprzez wykonanie nowego polecenia księgowania z kwotami o przeciwnych znakach.

Po wypełnieniu dziennika pełnego możemy wykonać wydruk wszystkich księgowań za dany okres.

Rys. 287 Dziennik pełny.

W opcji „Zapisy na kontach „ możemy uzyskać informacje o księgowaniach na poszczególnych kontach w danym okresie czasu <F4-Wypełnij>

Rys. 288 Zapisy na kontach od 411 do 469 za miesiąc 01/2000 r.

Powyższe zestawienie jest bardzo pomocne przy wyszukiwaniu różnego rodzaju pozycji księgowych, sprawdzaniu zapisów na danym koncie.

Zestawieni obrotów i sald jest podstawowym zestawieniem. Każda firma ma obowiązek sporządzania takiego zestawienia za okresy obrachunkowe. Wypełniamy je przy użyciu klawisza F4 Wypełnij.

Rys. 289 Wypełnienie zestawienia obrotów i sald za miesiąc 01/2000 rok na

podstawie zapisów w dzienniku na kontach syntetycznych.

Rys. 290 Zestawieni obrotów i sald za miesiąc 01/2000 rok

Program umożliwia przygotowanie i sporządzenie bilansu i rachunku zysków i strat poprzez wybranie jednej z trzech opcji pojawiającej się po przyciśnięciu klawisza INSERT. Możemy wybrać układ bazowy <F2> przygotowany zgodnie z ustawą o rachunkowości, który można później modyfikować. Można także utworzyć układ własny tworząc wszystkie pozycje samodzielnie.

Aby dostawić nową pozycję najpierw podświetlamy w liście miejsce, w którym ma być ona umieszczona i następnie wciskamy klawisz INSERT. Pozycje w układzie numerowane są według poniższego wzoru:

Litera [. Liczba _ rzymska [. Liczba _ arabska]]

Np. A.I.5 – zaliczka na poczet wartości niematerialnych i prawnych

A – litera

I – liczba rzymska

5 - liczba arabska

Rys. 291 Zakładanie nowej pozycji w Rachunku Zysków i Strat

Pozycję można dostawić tylko wtedy, gdy istnieją wszystkie pozycje pośredni, przykładowo chcąc dopisać A.I.5 musimy mieć już wcześniej zdefiniowane: A, AI, AI1, AI2, AI3, AI4.

Pozycje można również kasować; wystąpi wówczas odpowiednie przesunięcie numeracji. Skasowanie pozycji możliwe jest dopiero po wykasowaniu pozycji podrzędnych.

Udział kont w danej pozycji definiujemy wciskając przycisk F3 Konta. Wyświetli się wtedy lista kont, w której klawiszem ENTER zaznaczamy udział konta w danej pozycji.

Rys. 292 Udziały kont w pozycji Rachunku Zysków i Strat dotyczące zużycia materiałów i

energii.

Klawiszem F12 zatwierdzamy zdefiniowane udziały w danej pozycji. Cały układ zapisujemy klawiszem F12. Jeżeli tego nie zrobimy utracimy wszelkie poczynione modyfikacje od ostatniego zapisu.

Po zakończeniu definiowania możemy od razu wypełnić układ wciskając klawisz ENTER. Podaje się przy tym:

okres za jaki ma być wypełniony,

możemy podać z jakiego rejestru,

czy dane mają być pobrane tylko z dziennika czy również z bufora dokumentów,

czy ma pokazać udział kont; jeśli zaznaczymy „pokaż udział kont”, to pod każdą pozycją pojawi się numer i nazwa konta oraz kwota jaka została uwzględniona w pozycji,

jaki układ ma wypełnić; możemy na przykład wypełnić tylko bilans czyli aktywa i pasywa.

Rys. 293 Menu Tabele

Opcja znajduje się w menu: Tabele /Środki trwałe /Ewidencja środków trwałych. W tabeli tej wykazujemy środki trwałe będące na stanie firmy.

Rys. 294 Ekran po wejściu do tabeli środków trwałych

Aby wpisać nowy środek trwały wystarczy w odpowiednich rubrykach tabeli wypełnić konieczne pola lub wykorzystać dialog dostępny przez naciśnięcie przycisku F4 Dane środka trw (Rys. 294 ):

Rys. 295 Okno danych środka trwałego

Najważniejszymi polami, na które należy zwrócić uwagę to Data rozp. użyt, czyli data kiedy środek trwały został oddany do użytkowania. Natomiast Data likwidacji nie powinna być wypełniana, o ile środek trwały nie zastał zlikwidowany, sprzedany, itp.

Gdy wpisujemy środek trwały, który amortyzowaliśmy w ubiegłych latach, to konieczne jest sprawdzenie czy wartość amortyzacji w poprzednich latach obliczona przez program jest zgodna z naliczoną i wpisaną do księgi w ubiegłych latach. UWAGA: W przypadku, gdy wartości się różnią konieczna jest korekta umorzeń opisywana w następnym rozdziale.

Pole Wartość początkowa wpisujemy cenę nabycia powiększoną o ewentualne koszty zakupu, natomiast w pole Wart.pocz. podatkowa wpisujemy wartość początkową wymaganą dla celów podatkowych. Wartość zwykle jest identyczna z poprzednią chyba, że korzystaliśmy z ulg inwestycyjnych lub wpisywany środek trwały jest samochodem osobowym. W takim wypadku będzie to wartość początkowa pomniejszoną o kwotę ulgi lub w przypadku samochodu osobowego odpowiednia kwotę zgodną z przepisami podatkowymi.

W Polu Wskaźnik aktualizacji wpisujemy wartość aktualizacji przeznaczonej do danego środka trwałego. Wskaźniki aktualizacji są ogłaszane w Rozporządzeniu Ministra i służą do aktualizacji wartości środków trwałych. Ostatnia taka aktualizacja miała miejsce w 1995r, więc jeżeli nasz środek trwały był zakupiony później to nie ma potrzeby wpisywania tam współczynnika innego niż 1.

Pole Typ amortyzacji służy do wyboru sposobu amortyzacji danego środka trwałego. Pole powinno być ustawione na amortyzację Liniową. Jeżeli nasza firma działa na obszarach o dużym bezrobociu lub obszarze o dużej degradacji społecznej to możliwe jest przełączenie tego pola na Degresywną. Amortyzacja degresywna jest opłacalna ze względu na większe odpisy w pierwszych latach używania środka trwałego. W przypadku wyboru amortyzacji degresywnej należy wpisać współczynnik amortyzacji degresywnej (pole: Współ. amor. degresyw) w zakresie od 1 do 4.

UWAGA:

Jeżeli chcemy wpisać środek trwały, który ma wartość początkową mniejszą od 3500zł, to środek taki może być w myśl przepisów zamortyzowany jednorazowo. Wówczas jako Typ amortyzacji ustalamy amortyzację jednorazową.

Amortyzacja Przyśpieszona „rządzi się” takimi samymi prawami co amortyzacja Degresywna i są dodane wyłącznie w celu usystematyzowania danych.

Amortyzacja Indywidualna liczona jest tak samo jak amortyzacja Liniowa.

Pole Konto (grupa) oraz Konto (analit.) dotyczy wyłącznie podatników prowadzących księgę handlową i służy do wpisania kont księgowych grupy i analityki.

Zwykle mamy do czynienia z koniecznością wpisania środków trwałych, które amortyzowaliśmy już przez określony czas. Obliczenia wykonane przez program mogą odbiegać od tego jak obliczany i amortyzowany był środek trwały w przeszłości. Program umożliwia wpisanie i skorygowanie także takich środków trwałych - prześledzimy to na poniższym przykładzie:

Środek trwały został zakupiony 10.10.1995r. Cena nabycia wynosiła 1000 zł. Zaś rata amortyzacyjna 12,15%.

Na początku roku 2000 amortyzacja wyliczona przez użytkownika wynosiła 506,50 zł.

Wpisując taki środek trwały do programu otrzymujemy następujące wyniki (w amortyzacji za rok 2000):

Odpisy amortyzacyjne w poprzednich latach: 506,25 zł – czyli różnica wynosi 25 groszy. Należy skorygować taką różnicę. Dokonujemy tego w kartotece zwiększeń i zmniejszeń F7 Zwiększenia/zmniejsz. (Rys. 294 ). Po wejściu do kartoteki wpisujemy zapis korekcyjny tak jak na Rys. 296 .

Rys. 296 Kartoteka zwiększeń/zmniejszeń

Naciśnięcie klawisza F5 Plan amortyzacji (Rys. 294 ) pokazuje w jaki sposób będzie przebiegała amortyzacja w całym okresie amortyzacji środka trwałego:

Rys. 297 Plan amortyzacji

Natomiast klawiszem F6 Odpisy miesięczne (Rys. 298 ) program pokazuje jakie będą odpisy amortyzacyjne wszystkich środków trwałych w poszczególnych miesiącach. Kwoty tych odpisów (podatkowych) za poszczególny miesiąc należy wpisywać do odpowiednich rubryk Księgi Przychodów i Rozchodów (w nowszych wersjach program robi to automatycznie):

Rys. 298 Odpisy miesięczne dla wszystkich śr. trwałych

Środek trwały może zostać ulepszony (zwiększony) i dzięki temu wzrasta jego wartość, a tym samym konieczne jest dokonanie modyfikacji w odpisach amortyzacyjnych. Klawiszem F7 Zwiększenia/Zmniejszenia (Rys. 294 ) – otrzymujemy dostęp do tabeli, w której notujemy wszystkie ulepszenia (zwiększenia) danego środka trwałego. Należy wpisać tu także takie ulepszenia (zwiększenia), które miały miejsce przed datą wprowadzenia do użytku. W przypadku, gdy środek trwały został już zamortyzowany, a następnie wykonano na nim ulepszenia(zwiększenia), to po wpisaniu takich ulepszeń program umożliwi wznowienie odpisów amortyzacyjnych do chwili zamortyzowania ulepszonego (zwiększonego) środka trwałego. W tabeli tej możemy również umieszczać innego rodzaju przeszacowania wartości środka trwałego powodujące zmniejszenie jego wartości. W takim wypadku kwotę o jaką zmniejszamy wartość środka trwałego wpisujemy ze znakiem minus.

UWAGA: W przypadku wydruku ewidencji środków trwałych podatnicy prowadzący książkę przychodów i rozchodów powinni klawiszem F8 opcje KPiR / KH (Rys. 294 ) włączyć narastające rozbicie rocznej amortyzacji (Rys. 299 ). Opcja ma nie zmienia jakichkolwiek obliczeń, ale powoduje zgodność wydruku z przepisami.

Rys. 299 Okno konfiguracji wydruku dla Księgi Przych. lub Księgi Handl.

Klawiszem F9 opcja Księgowanie do KH (Rys. 294 ) wchodzimy do dialogu umorzenia środka trwałego (Rys. 300 ).

F2 Rejestr księgowy: Wybieramy rejestr księgowy, z którego pobieramy środek trwały do umorzenia

F3 Konto kosztów: Wpisujemy konto kosztów

F4 Konto umorzeń: Wpisujemy konto umorzeń

Rys. 300 Okno księgowania umorzenia

Wciskając klawisz F12 OK. generujemy dowód księgowania dokumentu, gdzie wpisujemy umorzenie danego środka trwałego (Rys. 301 )

Rys. 301 Dokument księgowania umorzeń w KH

Rys. 302 Amortyzacja

Tabela amortyzacji znajduje się w menu: Tabele /Środki trwałe /Amortyzacja. Przed wydrukiem tabelę amortyzacji należy wypełnić klawiszem F4 Wypełnij (Rys. 303 )

Rys. 303 Wypełnianie tabeli amortyzacji

Ewidencja wyposażenia znajduje się w menu: Tabele /Środki trwałe /Ewidencja wyposażenia. Tabela ma charakter informacyjny. Wpisujemy w niej wyposażenie znajdujące się na stanie firmy. Dane z tabeli nie są brane pod uwagę do obliczeń w innych miejscach programu.

Obowiązuje generalna zasada: drukowane jest to, co widoczne jest na ekranie. Oznacza to, że chcąc wydrukować spis magazynów musimy być w tabeli „Spis magazynów”, jeżeli chcemy wydrukować fakturę, to musimy „być” we wnętrzu faktury(„Część towarowa dokumentu sprzedaży”).

UWAGA:

Typ dołączonej do komputera drukarki wybiera się podczas instalacji programu. Jeżeli podczas instalacji programu dokonali Państwo wyboru drukarki i ustalili jej konfigurację, to możemy pominąć następny rozdział i od razu przejść do rozdz. Wydruki .

Rys. 304 Wybór drukarki

Standardowo program instaluje drukarkę podczas instalacji na dysku twardym. Niekiedy jednak zachodzi potrzeba zainstalowania sterownika nowej drukarki np. w przypadku, gdy użytkownik zmienił drukarkę lub korzysta z wielu drukarek.

W celu instalacji wybieramy opcję: Miesiące /Drukarki /Drukarka zwykła. Należy teraz odnaleźć nazwę posiadanej drukarki (Rys. 304 ). Jeżeli dokładnie takiej drukarki nie znajdziemy, należy wybrać drukarkę podobną – najlepiej jeśli będzie to drukarka tego samego typu, pochodząca od tego samego producenta. Dobrym rozwiązaniem okazać się może:

drukarki 9-cio igłowe – wybranie drukarki EPSON FX-1050 lub Seikosha SP-2400,

drukarki 24-ro igłowe – wybranie drukarki EPSON LQ-2500,

drukarki atramentowe i laserowe - sterownik *WINDOWS 95/98

Rys. 305 Wybór portu drukarki

UWAGA: Sterownik *WINDOWS95/98 (opis możliwości w rozdz. Sterownik drukarki *WINDOWS98 ) nadaje się do każdego typu drukarki niezależnie od tego czy jest to drukarka igłowa, atramentowa czy laserowa. Jedynym warunkiem jest, aby użytkownik posiadał system WINDOWS95/98, a w systemie zainstalowaną drukarkę. Jednak wykorzystanie tego sterownika w przypadku drukarek igłowych jest niewskazane z powodu bardzo czasochłonnego druku.

Drukowanie zostanie pokazane na przykładzie wydruku spisu magazynów. Aby zacząć wchodzimy do tabeli: „Spis magazynów” (menu: Tabele /Magazyny).

Będąc w tabeli naciskamy klawisz F3 Druk i otrzymujemy na ekranie okno (Rys. 306 ).

Włączamy drukarkę, wkładamy kartkę papieru i naciskamy F12 Drukuj rozpoczynając wydruk. Tak w skrócie wygląda drukowanie spisu magazynów. Pozostałe tabele drukujemy według tej samej zasady.

Rys. 306 Okno drukowania (włączona selekcja)

Każda tabela lub formularz jest drukowana przez program z domyślnymi wartościami parametrów, takimi jak marginesy czy wielkości liter. Jednak dla własnych potrzeb użytkownik może zmieniać te parametry, aby osiągnąć pożądany rezultat w formie czytelnego wydruku. Nie trzeba czynić tego za każdym razem – parametry są zapamiętywane dla każdego dokumentu osobno i odpowiednio ustawiane przed rozpoczęciem druku.

Rys. 307 Opcje drukowania

F2 – Wzór wydruku

Program potrafi wydrukować daną tabelę na wiele sposobów, w zależności od tego, który wzór skierujemy do wydruku. Przykładowo (Rys. 307 ) fakturę możemy wydrukować na 3 sposoby. Opcja F2 Wzór wydruku zawiera listę posiadanych przez program wzorów. Wyboru dokonujemy poprzez ustawienie podświetlenia na odpowiedniej nazwie wzoru. Tworzenie przez użytkownika własnych wzorów opisany został w rozdz. Definiowanie wydruków na str. 250

F3 – numer pierwszej strony

Program może w trakcie drukowania numerować kolejno strony poprzez wprowadzenie do wzoru wydruku pola o nazwie „numer strony”. Opcja F3 – numer pierwszej strony pozwala na wpisanie liczby, od której program powinien rozpocząć numerowanie stron. W praktyce opcja ta jest bardzo rzadko używana.

F4 – ilość kopii

W opcji tej ustawiamy ilość kopii wydruku.

F5 – od linii... F6 – do linii...

Program drukując tabele dzieli je na strony i drukuje jedna po drugiej. Jeżeli z przyczyn od nas niezależnych wydruk został przerwany, np. przez brak prądu i nie chcemy drukować znów wszystkiego od początku, to wystarczy pominąć wydrukowane linii wpisując nr linii, od której chcemy kontynuować wydruk.

W każdej tabeli pierwszą rubryką jest liczba porządkowa („Lp.”). Chcąc wydrukować fragment tabeli „od linii... do linii...” korzystamy właśnie z tej liczby. Program domyślnie wpisuje wartości od pierwszej do ostatniej linii.

Uwaga. Po włączeniu selekcji zapisów program nie pokazuje opcji „od linii... do linii...”. Zamiast tych opcji pozwala jedynie na dokonanie wyboru pomiędzy wydrukiem linii widocznych a schowanych (Rys. 306 ).

F7 – Pytaj o papier

Włączony parametr „F7 – Pytaj o papier” przypomina o włożeniu kartki do drukarki.

F8 – Dziel na strony

Włączony parametr „F8 – Dziel na strony” umożliwia wydrukowanie długich tabel nie w jednym ciągu, lecz z podziałem na strony.

F9 – Margines lewy, górny, do oddarcia

Opcje te pozwalają ustawić położenie wydruku na kartce. Margines „do oddarcia” istotny jest w przypadku ustawienia opcji Wysuw na „Do oddarcia”. Oznacza ilość linii, o jaką drukarka powinna wysunąć kartkę po wydruku.

F10 – Format

Parametrem tym ustawiamy format kartki, jaką włożyliśmy do drukarki. Możemy wybierać pomiędzy pionowym a poziomym włożeniem kartki oraz możliwością drukowania na papierze z perforacją tzw. składanką 12’’.

F11 – Druk

Parametr ten określa, jaką czcionką dokument zostanie wydrukowany. Wybierając druk „wielki” uzyskujemy najszersze litery, wybierając druk „gęsty” uzyskujemy najmniejsze litery (dzięki temu możemy wydrukować więcej tekstu w jednej linijce).

Wysuw

Parametr „Wysuw” ustawiony na „Do końca strony” umożliwia wysunięcie całej kartki po wydruku. Ustawiony na „Do oddarcia” wysuwa kartkę o ilość linii ustawioną w parametrze „Marg. oddarcia”.

UWAGA:

W przypadku drukowania wybranego fragmentu tabeli przy pomocy SELEKCJI (patrz rozdział poświęcony selekcji) w oknie parametrów drukowania zamiast parametrów „Od linii do linii” pojawia się parametr „Drukuj widoczne F5 / Drukuj schowane F6” (Rys. 306 ). Jeżeli zaznaczona jest opcja „Drukuj widoczne F5” zostaną wydrukowane linie wyselekcjonowane (kolor żółty na monitorach kolorowych). Jeżeli zaznaczona jest opcja „Drukuj schowane” zostaną wydrukowane linie nie zaznaczone (szare na monitorach kolorowych). Podsumowanie wydruków jest trzylinijkowe (suma strony, suma z przeniesienia, suma razem). Program drukuje podsumowanie tabeli, jeżeli w skierowanym do wydruku wzorze, włączymy pokazywanie sumy (Patrz: „Definiowanie wydruków”). Jeżeli dodatkowo włączymy opcję „F8 – dziel na strony” to suma wydrukowana zostanie na końcu każdej strony, w przeciwnym razie – program drukuje tylko jedną sumę – na zakończenie wydruku.

A teraz przejdziemy do omówienia najczęściej spotykanych problemów z drukowaniem.

Wydruk nie mieści się „wszerz” na kartce.

Przyczyn może być kilka:

zbyt duży margines lewy – należy zmniejszyć margines (F9)

ustawienie zbyt małej gęstości drukowania – należy zwiększyć gęstość (F11)

zbyt wiele rubryk przeznaczono do wydruku – należy dokonać korekcji wzoru polegającej na pochowaniu zbędnych rubryk (patrz: „Definiowanie wydruków”).

Po wydrukowaniu faktury trzeba obracać wałkiem, aby oderwać papier.

Należy zwiększyć margines do oddarcia, tak aby program sam wysuwał odpowiednią długość kartki.

Papier jest perforowany, a nie wysuwa się „od zgięcia do zgięcia”.

Należy włączyć opcję Wysuw:„Do końca strony”.

Pomimo włączenia opcji Wysuw: „Do końca strony” – papier nie jest wysuwany do zgięcia.

Format wpiętego w drukarkę papieru perforowanego definiuje się bezpośrednio w drukarce. Formaty arkuszy są różne: 11-calowe, 12-calowe itp. Wskazany jest kontakt z informatykiem, który ustawi prawidłowy format arkusza w drukarce.

Zbyt wiele papieru traconego jest przed podjęciem wydruku.

Oznacza to, że w drukarce jest duży odstęp pomiędzy miejscem odrywania papieru a głowicą drukarki. Większość drukarek po odpowiednim ustawieniu przełączników (w środku drukarki) potrafi cofać wałek, tak aby początek kartki w chwili podjęcia wydruku był blisko głowicy. Wskazany jest kontakt z informatykiem.

Rys. 308 Ilość znaków na kartce

Sterownik Windows 95/98, który umożliwia drukowanie bezpośrednio przez drukarki zainstalowane pod Windows 95/98 (a także Windows NT/2000) wymaga bardziej szczegółowego opisu ze względu na swoją specyfikę. Jego zastosowanie zalecane jest w przypadku drukarek atramentowych, laserowych i postscriptowych, gdzie nie wpływa to specjalnie na szybkość druku, a jednocześnie znacznie poprawia ich jakość. Istnieje grupa drukarek przeznaczonych tylko dla Windows (drukarki GDI). Opisywany sterownik najlepiej nadaje się do druku również na tych drukarkach. Korzystając z tego sterownika możemy także wysyłać ze Small Businessu faksy pod warunkiem, że mamy zainstalowany modem i odpowiednie oprogramowanie. Drukarki igłowe poprzez sterowniki Windows drukują znacznie wolniej. Dodatkowo by wydruk był czytelny należy drukować z jakością listową, co jeszcze bardziej zwalnia drukowanie. Są jednak przypadki, w których taka metoda druku może się przydać: wydruk krajobrazowy (góra wydruku pokrywa się z dłuższym bokiem strony) na drukarce z wąskim (9-10 calowym) wałkiem.

Jeśli zażyczymy sobie wydruk na formacie A4 lub A3, sterownik drukarek pod Windows 95/98 sprawdzi, czy drukarka go obsługuje. Jeżeli tak, to ustawia żądany format, w przeciwnym wypadku skorzysta z bieżącego. Również zostanie dopasowana orientacja strony (krajobraz – portret). W przypadku innych formatów (składanki i inny) rozmiar i orientacja pozostaną takie, jak ustawiono pod Windows.

Sterownik posiada możliwość skalowania znaków w pionie i poziomie: dla danego formatu i druku zostanie wydrukowane tyle znaków w linii, ile wynosi szerokość strony oraz tyle linii, ile wynosi wysokość strony Ustawienia (Rys. 306 ). Im większa szerokość strony, tym więcej znaków będzie w linii, tym węższe będzie pismo. Analogicznie: im większa wysokość strony, tym więcej zmieści się linii, tym niższe będzie pismo.

Uwaga!

1. Drukowanie odbywa się na drukarce ustawionej jako domyślna pod Windows.

2. Konfiguracja parametrów drukarki, takich jak port, jakość druku itd. należy przeprowadzać pod Windows (START /Ustawienia /Drukarki)

3. Drukowanie w Windows odbywa się zawsze z podziałem na strony.

Rozwiązywanie problemów.

Wydruk zajmuje tylko lewy górny narożnik na kartce – wybrać inną gęstość druku lub zmniejszyć szerokość i wysokość w Ustawienia (Rys. 306 ) dla danego formatu i gęstości.

Podczas druku Windows „zrzuca” Small Business na pasek zadań i wyświetla swój pulpit – dzieje się tak dlatego, że:

pojawił się problem w drukarce (brak lub zacięcie się papieru, brak tonera, tuszu itd.) – należy interweniować zgodnie ze zgłaszanymi komunikatami;

uruchomił się program monitorujący postęp drukowania i stan drukarki – uruchomienie takiego programu powoduje wyświetlenie i uaktywnienie okna, w którym pojawiają się informacje o druku. Część drukarek (np. Lexmarki) mają w dodatkowych opcjach możliwość wyłączenia takiego śledzenia postępu drukowania, inne (np. DeskJet-y) posiadają program Ramka narzędziowa... – należy uruchomić ten program wcześniej niż Small Business, a najlepiej utworzyć skrót w podmenu Autostart a Windows go samo uruchomi podczas startu (najlepiej w postaci zminimalizowanej). Jeśli nie ma sposobu na pozbycie się uciążliwego włączania pulpitu podczas drukowania, można przełączyć Small Business do okna (lewy Alt+Enter) i stale pracować na pulpicie.

W przypadku uaktywnienia pulpitu należy powrócić do Small Businessu przez kliknięcie go na pasku zadań lub klawiszami Alt+TAB lub Alt+ESC).

Poza niewielką częścią wzorów wydruków, których definiowanie zostało zablokowane (dotyczy tylko deklaracji), wszystkie pozostałe wydruki mogą ulec zmianie.

Mogą Państwo przykładowo całkowicie zmienić wygląd faktury, cennika, przelewu lub zdefiniować zupełnie nowe dokumenty, których obecnie nie ma w programie (np. upoważnienie do wystawienia faktury VAT bez podpisu). Wszystkie wzory dokumentów użyte w programie zostały zdefiniowane za pomocą tych samych narzędzi, które udostępniamy Państwu.

Przystąpienie do definiowania własnych wzorów dokumentów wymaga dobrej znajomości systemu. Stąd też, nie polecamy korzystania z tej opcji w początkowym okresie użytkowania programu. Klawiszem Ctrl-D rozpoczynamy definiowanie w każdej tabeli.

Każdy dokument czy wydruk możemy umownie zaklasyfikować do jednego z dwóch typów:

1. wzór typu tabela (przykładowo cennik, faktura, księga podatkowa)

2. wzór typu formularz (przykładowo metka cenowa, deklaracja, polecenie przelewu)

Podstawowa różnica polega więc na tym, iż tabela składa się z nagłówka, tabelki i stopki, a formularz jest niepodzielny (brak w nim tabelki, która rozdzielałaby nagłówek od stopki).

Po pierwsze musimy wejść do części programu zawierającej dane, które chcemy umieścić na wydruku.

Jeżeli chcemy zrobić metkę cenową, to musimy znaleźć takie miejsce, gdzie przechowywane są nazwy towarów oraz ich ceny jednostkowe. Takim miejscem jest tabela „magazyn”, ale może to być także część towarowa faktury, protokół inwentaryzacji, raport ze sprzedaży towarów itd., czyli wszystkie miejsca, w których natrafiamy na nazwę towaru i jego cenę jednostkową.

Jeżeli chcemy zrobić wezwanie do zapłaty, to powinniśmy wydrukować dane kontrahenta oraz kwotę długu, z którym zalega. W programie są specjalne raporty: „Długi: z podziałem na kontrahentów” i „Długi: z podziałem na firmy” przeznaczone do tworzenia takich zestawień i wydruków, lecz nic nie stoi na przeszkodzie, by taki wydruk zdefiniować wprost w rejestrze kontrahentów (mamy tu dane kontrahenta i saldo) lub rejestru faktur (są tutaj do wzięcia z faktury dane kontrahenta i kwota płatności przesuniętej na termin).

Reasumując – zdefiniowanie określonego dokumentu polega na wejściu do tabeli, której treść najbardziej odpowiada naszym potrzebom i wykorzystaniu zgromadzonych w niej danych.

›

Przebieg definiowania omówimy na przykładzie tworzenia wzoru faktury. Faktury znajdują się w „Rejestrze faktur sprzedaży”, czyli wywołujemy opcję Tabele /Sprzedaż /Faktury sprzedaży dla firm. Następnie wchodzimy do zawartości faktury klawiszem F4 Zawartość i naciskamy klawisz Ctrl-D. Wywołamy w ten sposób dialog ( REF _Ref481994402 \h \* MERGEFORMAT Rys. 309 ), który zawiera listę zdefiniowanych wzorów wydruku.

Rys. 309 Definiowanie wzoru wydruku

Najprostszym sposobem zdefiniowania nowego wzoru faktury byłoby skopiowanie wzoru przygotowanego przez autorów programu i naniesienie poprawek. W naszym – szkoleniowym – przypadku zrobimy to jednak od „zera” używając funkcji INS Nowy (Rys. 309 ). Uprzedzamy Państwa, iż wybraliśmy jeden z najbardziej skomplikowanych wzorów, aby w miarę obszernie omówić wszelkie funkcje i występujące problemy. Dlatego też prosimy o niezrażanie się długim i często trudnym opisem. Większość wzorów jest o wiele prostsza do wykonania, a te bardziej wymagające najlepiej kopiować – wykorzystując wzory przygotowane przez autorów programu – i na nie nanosić własne innowacje. Uwaga. Nanoszenie zmian bezpośrednio do wzorów zdefiniowanych przez autorów programu zostało wyłączone (klawisze F2, F3, F4 i F5 są zablokowane w odniesieniu do takiego wzoru). Wzory te będą zawsze wpisywane na nowo przy każdej instalacji. Dlatego też najprostszym sposobem „przerobienia” takiego wzoru jest skopiowanie go i naniesienie własnych poprawek na kopię.

By utworzyć nowy wzór należy nacisnąć klawisz insert INS Nowy. Program wyświetli dialog z zapytaniem o nazwę i typ wzoru. Wpiszmy nazwę np. „Faktura VAT własna” (Rys. 310 ), sprawdźmy czy zaznaczony jest typ wzoru „tabela” i na koniec dokonajmy zatwierdzenia klawiszem F12 OK. Program zareaguje dopisaniem do listy wzorów podanej przez nas nazwy, jako kolejnego wzoru (Rys. 309 ).

Rys. 310 Tworzenie nowego wzoru (z tabelą w środku)

Rys. 311 Tworzenie nowego wzoru typu formularz (bez tabelki)

Początkowo nasz wzór będzie się składał z „pustej” stopki i nagłówka oraz tabeli o nazwie „aktualny w danej chwili” lub pustego formularza (w przypadku definiowania formularza)

Chcąc zdefiniować nagłówek (czyli to co będzie drukowane nad tabelką) musimy nacisnąć klawisz F2 Nagłówek w oknie do definiowania wzorów (Rys. 309 ). Program w odpowiedzi pokaże nam treść nagłówka. Na ekranie zobaczymy dwie czerwone linie:

poziomą – oznaczającą wysokość nagłówka

pionową – oznaczającą szerokość nagłówka

Linie te program będzie traktował jako krawędzie obszaru przeznaczonego do wydruku. My musimy ten obszar powiększyć tak, aby zmieściła się na nim np. nazwa naszej firmy, adres oraz nip kontrahenta, numer faktury i data wystawienia (Rys. 312 ). Czynimy to przez najechanie na linię kursorem, a następnie przesuwanie jej, poprzez przytrzymanie klawisza Alt i strzałek, w odpowiednim kierunku. Położenie „linii rozmiaru” możemy wielokrotnie zmieniać później – zawsze w ten sam sposób – poprzez ustawienie w jej obrębie kursora i naciskanie strzałek przy jednocześnie wciśniętym klawiszu Alt.

Rys. 312 Definiowanie nagłówka

Przesuńmy się kursorem na środek pierwszej linii nagłówka i wpiszmy słowo „Faktura VAT nr” (Rys. 312 ). Jeżeli pomylimy się podczas pisania to możemy – jak w normalnym edytorze tekstów – wykasować złą literę. Działa także funkcja nadpisywania – wystarczy nacisnąć klawisz INSERT i wpisać tekst ponownie nadpisując go na starym. Nadpisywanie wyłączamy naciskając ponownie klawisz INSERT.

Dopiszemy teraz numer faktury. Każda faktura ma inny numer własny i dlatego nie możemy wpisać go tak samo jak tekstu „Faktura VAT nr”. Aby program wyświetlał numer wydrukowywanej faktury należy wstawić pole (z rejestru faktur i rachunków), w którym program zapamiętuje numery kolejnych faktur. W tym celu przesuńmy kursor za tekst „Faktura VAT nr” i naciśnijmy klawisz Ctrl-Insert Ctrl INS Wstaw. Program zareaguje pytaniem „Czy chcesz wstawić Linię, Pole czy Wyróżnienie ?”(Rys. 313 ). W naszym przypadku odpowiadamy, że „Pole”, a program pokaże listę pól, które możemy wyświetlić w definiowanym nagłówku. Ściślej biorąc mamy dwie listy: listę dostępnych grup oraz listę pól występujących we wskazanej grupie. My musimy odszukać grupę o nazwie „Rejestr faktur i rachunków sprzedaży” i wybrać z niej pole o nazwie „nr faktury” (Rys. 314 ).

Rys. 313

Rys. 314 Wstawiania pola

Rys. 315 Wygląd ekranu po wpisaniu pola nr faktury

Naciskając klawisz Wpisz Treść uzyskamy wyświetlenie pola z numerem tej faktury, w której części towarowej właśnie jesteśmy. Efekt powinien wyglądać jak na Rys. 315 .Treść tego pola będzie się zmieniać w zależności od tego, którą fakturę będziemy chcieli wydrukować. Jeżeli przypadkowo wybraliśmy inne pole niż „nr faktury”, to możemy skasować je ustawiając się na nim – powinno się rozświetlić – a następnie naciskając klawisz Ctrl-Delete Ctrl DEL Kasuj. Jeżeli pole wyświetliło nam się w złym miejscu, to możemy je przesunąć. Robimy to w następujący sposób: ustawiamy na nim kursor, a następnie przytrzymujemy klawisz Alt i naciskamy strzałki w odpowiednich kierunkach, aż do uzyskania właściwego położenia.

Teraz dopiszmy pole z nazwą miejscowości i datą wystawienia faktury. Naciskamy klawisz Ctrl-INSERT i wstawiamy pole z nazwą miejscowości (w ten sam sposób, jak wstawiliśmy numer faktury), ale tym razem z grupy „Firma: nip, adres, pieczątki...” o nazwie „miejscowość_20x1” (Rys. 316 ) Podobnie postępujemy z wstawianiem innych pól.

Rys. 316 Wstawianie pieczątki firmy

Rys. 317 Efekt wpisywania wielu pól

Jeżeli skończyliśmy definiowanie nagłówka to naciskamy klawisz ESC (wyjście z opcji definiowania nagłówka) i na zapytanie dotyczące tego, czy program ma zapamiętać wprowadzone zmiany odpowiedzieć twierdząco (ENTER na polu „zapamiętaj zmiany”).

Natomiast, jeżeli chcemy dalej modyfikować nagłówek np. w celu wyróżnienia, poszerzenia i pogrubienia napisów powinniśmy przeczytać poniższy rozdział.

Rys. 318 Nanoszenie wyróżnień

Załóżmy, iż chcemy, aby na wydruku pewne obszary nagłówka zostały wyróżnione poprzez pogrubienie i powiększenie wysokości liter. Możemy tego dokonać naciskając klawisz Ctrl-INSERT i zaznaczając, że chcemy nanieść „Wyróżnienie” (Rys. 313 ). Program zareaguje zapytaniem o rodzaj wyróżnienia (zaznaczenia dokonujemy krzyżykami Rys. 318 ), a dalej naniesieniem do treści nagłówka przezroczystego pola (odznacza się innym kolorem) oznaczającego, iż wszelkie litery i cyfry w tym obszarze będą drukowane wg zdefiniowanego rodzaju wyróżnienia. Pole wyróżnienia możemy przesuwać za pomocą klawisza ALT i strzałek, a także zmieniać jego rozmiary za pomocą klawisza Ctrl i strzałek. Kasowanie pola wyróżnienia – podobnie jak poprzednio – następuje po naciśnięciu klawisza Ctrl-DEL. Pola wyróżnień możemy nanosić na inne pola (nazwę kontrahenta, pieczątkę firmy itp.).

Definiowanie nagłówka kończymy sprawdzeniem, czy rozmiary nagłówka (oznaczone liniami przerywanymi) są odpowiednie – nie za duże i nie za małe. W razie potrzeby należy je zmodyfikować i na koniec definiowania nagłówka wyjść z niego (klawiszem ESC), polecając programowi (program sam zada odpowiednie pytanie), aby zapamiętał wprowadzone zmiany. W razie potrzeby zawsze będzie można powrócić do tego nagłówka ponawiając definiowanie.

Stopka to ta część wydruku, która jest drukowana na końcu pod spodem tabelki.

Stopkę definiujemy dokładnie tak samo jak nagłówek. Aby wejść do definiowania stopki należy wybrać opcję F4 (definiowanie stopki) w dialogu do definiowania wzorów. Pola, wyróżnienia i teksty pomiędzy polami nanosimy tak samo jak w nagłówku, również tak samo ustalmy rozmiary stopki. W stopce należy nanieść wiele pól liczbowych (np. dla faktury kwota do zapłaty, kwota na termin, sposób płatności itd.). Dowolne z pól liczbowych możemy wyrazić słownie poprzez wywołanie wstawiania (Ctrl-insert) i polecenie pokazania wartości pola w postaci słownej (zamiast opcji Wpisz Treść należy użyć opcji Wpisz Słownie Rys. 319 ). Pola słownie możemy powiększać i pomniejszać za pomocą klawisza Ctrl i strzałek – tak samo jak zmienialiśmy rozmiary pola wyróżnień.

Rys. 319 Wybór póla kwotowego

Rys. 320 Nanoszenie linii i pól typu "słownie"

W stopce przyda nam się również funkcja rysowania linii. Linię pojedynczą rysujemy naciskając klawisz Alt i strzałki (musimy przy tym omijać pola, gdyż po natrafieniu na pole program automatycznie zaczyna je przesuwać), a podwójną – Ctrl i strzałki (Rys. 320 ). Źle wyrysowane linie (a także inne znaki) kasujemy przechodząc w nadpisywanie klawiszem INSERT i kasując poszczególne znaki za pomocą klawisza spacji (inaczej klawisz odstępu – najdłuższy z klawiszy na klawiaturze).

Układ rubryk tabelki umieszczonej pomiędzy nagłówkiem a stopką domyślnie jest ustawiony na aktualny w danej chwili (Rys. 309 ), tzn. program będzie taką tabelkę drukował, jaka w chwili wydruku widoczna będzie na ekranie. Takie rozwiązanie ma oczywiste zalety - w razie potrzeby bardzo łatwo można zmienić skład rubryk i tym samym szybko dokonać zmian przed samym drukiem. Natomiast, jeżeli chcemy, aby tabelka pomiędzy nagłówkiem a stopką drukowana była z rubrykami jakich sobie życzymy, należy wybrać układ rubryk. Podczas wydruku program będzie wybierał do druku tylko te rubryki, które wchodzą w skład zdefiniowanego układu. Przypisanie układu wykonujemy klawiszem F3 Tabela.

UWAGA:

Przed przypisaniem należy zdefiniować układ rubryk. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale: „Operacje na rubrykach”. Ogólnie natomiast należy skorzystać z następujących klawiszy:

Ctrl-X chowanie rubryk

Ctrl-R przestawianie rubryk

Ctrl-L pokazanie /chowanie linii poziomych i pionowych

Ctrl-U zapisanie układu rubryk pod nazwą, jaką przypiszemy wzorowi wydruku.

Rys. 321 Definiowanie formularza

Formularze definiujemy tak samo jak nagłówek lub stopkę. Opcję definiowania wywołujemy ustawiając się na wzorze typu „formularz” i naciskając klawisz F5 Formularz. Główna różnica polega na tym, iż brak jest elementu rozdzielającego w postaci tabelki. Kolejną różnicą jest to, iż we wzorze typu „Tabela” można było wyświetlić dane z wielu linii na raz (w postaci tabeli), natomiast we wzorze typu formularz możemy wyświetlić dane tylko z jednej linii - tej w której aktualnie jesteśmy.

Umieszczenie danych tylko z jednej linii nie oznacza, iż każdą linię trzeba drukować oddzielnie (np. naciskając w każdej po kolei klawisz F3 Druk). Przeciwnie – możemy zaznaczyć, iż chcemy wydrukować dane od linii 1 do 10 na wzorze typu formularz, a program wydrukuje 10 kartek umieszczając na każdej z nich dane z innej linii (tzw. listy seryjne, etykiety cenowe lub adresowe, itp.).

Program umożliwia drukowanie etykiet i przywieszek dla towarów. Drukowanie może być przeprowadzone na specjalnych drukarkach przeznaczonych do druku etykiet oraz na zwykłych drukarkach igłowych, atramentowych i laserowych. Drukowanie etykiet możliwe jest w dwóch miejscach w programie: bezpośrednio w magazynie oraz w fakturze zakupu poprzez naciśnięcie klawisza Ctrl-G. Przed drukowaniem etykiet należy skonfigurować typ drukarki w menu Miesiące /Drukarka /Drukarka zwykła (Rys. 322 ).

Rys. 322 Menu konfiguracji drukarek

Po wybraniu opcji otrzymujemy okno konfiguracji, w którym należy wybrać typ drukarki, port podłączenia oraz wielkość etykiet (Rys. 323 ). W przypadku wybrania drukarki zwykłej etykiety będą umieszczane obok siebie na powierzchni całej kartki. W przypadku drukarki zwykłej nie jest konieczne ustalenie portu transmisji ponieważ jest on ustawiany w konfiguracji drukarki zwykłej. Jeżeli wykorzystywana jest drukarka specjalna, to etykiety są drukowane jedna pod drugą na specjalnych taśmach z nalepkami.

Rys. 323 Konfiguracja drukarki etykiet

Przy zakupie taśm z nalepkami należy kierować się wielkością nalepek(etykiet), oraz tym jaką informację będziemy na nich umieszczali. Na etykiecie poza nazwą towaru, krótką informacją i ceną możemy umieścić także kod kreskowy. Wielkość kodu jest definiowalna. Jednak należy pamiętać o tym, że im mniejszy kod kreskowy tym większa szansa, że nie zostanie on przeczytany przez skaner.

Po zakupie odpowiedniego rodzaju etykiet należy wprowadzić ich wymiary (szerokość i wysokość) w programie. Służy do tego opcja F5 Definiuj format etykiety. W oknie dialogowym oprócz tych parametrów ustalamy także wygląd oraz to co ma być umieszczone na etykiecie (Rys. 324 ).

Rys. 324 Ustalanie wyglądu etykietki

Drukowanie możliwe jest z wnętrza faktury zakupu lub z tabeli magazynu przez naciśnięcie Ctrl-G. W przypadku wywołania drukowania z faktury zakupu program zapyta się czy będą drukowane etykiety czy przywieszki (Rys. 325 ). Etykiety są nalepiane na każdą sztukę danego towaru, natomiast przywieszka umieszczana jest na regale w celu informowania klientów. Włączenie opcji F2 tylko dla pozycji z nową ceną... spowoduje, że do wydruku zostaną skierowane wyłącznie towary, które zmieniły cenę.

Rys. 325 Drukowanie etykiet z wnętrza faktury zakupu

Następnie program pokazuje które towary będą drukowane i w jakiej ilości (Rys. 326 ). W liście możemy zmienić ilość etykiet, usunąć dany towar lub dodać nowy. Klawisz F11 Odłóż służy do zapamiętania listy wraz z ilościami etykiet w celu późniejszego ich wydrukowania. Natomiast klawiszem F4 Drukarka możemy zmienić rodzaj format etykiet.

Rys. 326 Lista wybranych towarów

Kasy fiskalne posiadają możliwość zdefiniowania podstawowych parametrów sprzedawanych towarów. Między innymi są to: nazwa, cena oraz stawka podatku vat. Definiowanie towarów można przeprowadzić bezpośrednio na kasie, lub przy pomocy komputera. Większość nowoczesnych kas fiskalnych posiada możliwość współpracy z komputerem. Współpraca ta opiera się na transmisji danych przez kabel szeregowy, choć spotykane są także inne rozwiązania. Transmisja odbywa się w obie strony, tzn. nie tylko można zaprogramować towary, ale również pozyskać informacje z kasy. Najbardziej interesującą z punktu widzenia gospodarki magazynowej jest informacja o ilości i wartości sprzedaży poszczególnych artykułów. Dzięki tej informacji użytkownik otrzymuje proste i pewne narzędzie kontroli stanów magazynowych w programie. Wersja programu z modułem obsługi kas posiada możliwość współpracy jednocześnie z 10 kasami fiskalnymi niezależnie od ich marki i typu. Aby towar mógł być przesłany do kasy musi posiadać oprócz nazwy, ceny, VAT-u także kod kreskowy oraz indeks PLU. Dla wyjaśnienia – indeks PLU to cyfrowy numer towaru wpisywanym przez kasjera na klawiaturze kasy podczas ręcznej sprzedaży, natomiast kod kreskowy umożliwia sprzedaż towaru przy użyciu skanera. Wiele kas nie posiada indeksu PLU, po prostu zamiast niego wykorzystywany jest kod kreskowy (np. kasy IES Electronics, Optimus PS2000). W takim wypadku kasjer, aby sprzedać dany towar musi wprowadzić kod kreskowy. Odpowiednikiem kodu kreskowego w programie jest pole „symbol towaru”, zaś kodu PLU „indeks towaru”. Ze względu na specyfikę kasy indeks PLU oraz kod kreskowy muszą być zdefiniowane w postaci cyfr. Program kontroluje ich poprawność podczas wysyłania do kasy. Kasy fiskalne drukują na paragonie nazwę sprzedawanego towaru. Jest to w zależności od typu kasy od 8 do 24 znaków. Program wysyła do kasy początek nazwy towaru. Jeżeli jednak wpisaliśmy skrótową nazwę towaru w rubryce „skrócona nazwa dla kasy fisk.” (przedostatnia rubryka w tabeli „Magazyn towarowy”), to do kasy będzie wysłana właśnie ta nazwa. Wielkość tej rubryki jest ograniczona „na stałe” do 14 znaków. Aby program mógł współpracować z kasą wystarczy podłączyć kasę odpowiednim przewodem do gniazda komputera oraz wcześniej skonfigurować program, tak aby mógł poprawnie przesyłać i odczytywać dane z kasy. Następne rozdziały wyjaśnią zasady konfiguracji, programowania, odbioru danych z kasy oraz problemów mogących wystąpić przy tej okazji. W instrukcji dołączono także schematy kabli połączeniowych między kasą a komputerem oraz przedstawiono sposób skonfigurowania komputera w przypadku programowania kasy przez linię telefoniczną przy pomocy modemu. Użytkownikom, którzy nie zamierzają konfigurować programu (może to zrobić za nich serwisant kasy) radzimy pominąć rozdział dotyczący konfiguracji kas, natomiast radzimy dokładnie przeczytać rozdziały dotyczące współdziałania kasy z programem:

Programowanie kasy str. 268 ,

Odczyt sprzedaży z kas str. 270 ,

Co należy robić z raportami fiskalnymi? str. 273

Rys. 327 Menu Kasy

Opcja konfiguracji kas znajduje się w menu: Kasy /Konfiguracja Kas i wag (Rys. 327 ).W oknie dialogowym, które ukazuje się po wybraniu tej opcji ustalamy podstawowe dane dotyczące systemu kas podłączonych do komputera (Rys. 328 ).

Rys. 328 Konfiguracja kas

Są to m.in. takie parametry jak przyporządkowane magazyny, z których program ma pobierać dane do konkretnej kasy, cena (I lub II) wysyłana do kasy. Ponadto tu można ustalić, czy kasa będzie obsługiwana przez modem (np. programowanie kasy w innej miejscowości – str.290 ). Wybranie przycisku F4 Ustawienia kasy spowoduje wyświetlenie zaawansowanych opcji dotyczących kasy podświetlonej w liście kas:

Rys. 329 Opcje kasy fiskalnej

To co konieczne jest do ustawienia, to Typ kasy oraz F2 Port. Niekiedy niezbędne jest również ustalenie innych parametrów takich jak np. Szybkość.

UWAGA: Port „inny” służy do ustawień niestandardowych (patrz str. 288 ). Fast Chan. jest oznaczeniem łącza wykorzystywanego tylko w kasach IBM Entry.

Zwykle, zamiast ręcznego ustawiania można skorzystać z bardzo przydatnej opcji F4 Autodetekcja, która samodzielnie wypełni najbardziej potrzebne pola (port, szybkość, nr kasy, itp.). Oprócz parametrów istotnych dla poprawnej transmisji w oknie dialogowym umieszczono opcje umożliwiające dostęp do wielu funkcji kasy zwykle wykorzystywanych sporadycznie lub jednorazowo. Poniżej przedstawiamy opis najważniejszych funkcji, pozostałe są opisane Uwagi dotyczące niektórych kas fiskalnych str. 276 :

Nr multipleks. (MUX) – numer kanału multipleksera produkcji Elzab lub MS-7 lub MS-11. Przy braku multipleksera wartość pola nie ma znaczenia

F4 Autodetekcja – opcja umożliwia wykrycie parametrów kasy podłączonej do komputera. Aby wykorzystać poprawnie tą opcję należy podłączyć kasę do portu COM komputera, pozostałe kasy i urządzenia należy wyłączyć lub odłączyć. Następnie wybrać opcję F4 Autodetekcja i poczekać na wykrycie parametrów. UWAGA: na niektórych komputerach opcja może nie działać prawidłowo!

F5 kolejność VAT – bardzo ważna opcja definiująca przyporządkowanie stawek VAT w komputerze do stawek w kasie. Zwykle stawki są zdefiniowane w kolejności 22,7,0% i nie jest konieczna ich modyfikacja. Stawka zwol. pomimo uwidocznienia w liście jest przyporządkowana przez program „na stałe”. Nie dotyczy to niektórych kas (np. Dataprocess DSA, IBM Entry, itp.) w których to kasach nie przyporządkowuje się stawek do towarów, ale do grup towarowych. Wtedy w oknie konfiguracji stawek VAT należy stawce przyporządkować odpowiednią grupę w kasie (dotyczy to również opakowań):

Rys. 330 Konfiguracja stawek VAT

F7 Import towarów – opcja wykorzystywana jednorazowo, zwykle tuż po zainstalowaniu programu. Wykorzystujemy ją w celu wczytania do programu nazw i cen towarów zaprogramowanych już w kasie. Dzięki tej opcji użytkownik zaoszczędza czas konieczny na wpisywanie nazw towarów. Wadą tego rozwiązania jest to, że nazwy towarów zaimportowanych są kilkunastoznakowe i konieczne jest ich późniejsze poprawianie.

Aby zaprogramować kasę wybieramy opcję programowania odpowiedniej kasy z menu: Kasy / Programowanie

Rys. 331 Menu programowania kas

Po wejściu do tabeli pobieramy towary z magazynów opcją F4 Pobierz towary z magazynów. Na ekranie powinno ukazać się okno dialogowe (Rys. 332 )

Rys. 332 Pobieranie towarów do wysłania

Wybieramy opcję Wszystkie towary i potwierdzamy przyciskiem F12 OK. Program pobierze wtedy wszystkie towary z przyporządkowanych do kasy magazynów i sprawdzi, czy są one poprawnie zdefiniowane. Informacja o tym, czy dany towar może być wysyłany do kasy, jest zaznaczona w rubryce „Stan”. Może ona przybrać wartość:

„OK” – towar zdefiniowany prawidłowo,

„Błąd x PLU” – dwa (lub więcej) towary mają ten sam symbol,

„Zły PLU” – symbol towaru nie składa się z cyfr,

„Braki inne” – Towar nie ma zdefiniowanej stawki VAT.

Do kasy będą wysłane tylko towary zaznaczone w rubryce „Stan” jako OK. Towary o innej od OK wartości rubryki „Stan” nie będą wysłane chyba, że użytkownik poprawi parametry towaru na magazynie i ponownie pobierze towary do wysłania.

Jeżeli podczas pobierania towarów zmienimy zakres pobierania na Tylko zmienione po dacie...i godzinie...

to program sprawdzi jakie towary zmieniły swoje parametry po wprowadzonej dacie i godzinie i tylko je wprowadzi do tabeli. (np. towary dostarczone przed chwilą do sklepu). Dzięki tej opcji zaoszczędzimy na czasochłonnej transmisji wszystkich towarów – program sam wyszuka te towary, które są nowe oraz te, w których dokonano uaktualnień. Program sam automatycznie podpowiada datę i godzinę po jakiej należy wyszukiwać i pobierać towary z magazynów. Zasada podpowiedzi wygląda następująco: Program zapamiętuje godzinę i datę wykonania pobrania towarów z magazynu. Następnym razem, o ile nastąpi poprawna transmisja towarów do kasy, ta data będzie podpowiadana. Jeżeli taka transmisja nie nastąpi, program będzie podpowiadał wciąż poprzednią datę i godzinę.

UWAGA: Termin „Tylko zmienione... ” oznacza te towary, w których wprowadzono nowe ceny sprzedaży, zmieniono nazwę towaru, kod PLU lub stawkę podatku VAT lub całkowicie nowe towary wprowadzone do programu. Inne zmiany np. zmiana ceny zakupu nie spowoduje uznanie takiego towaru jako zmienionego.

Towary wysyłamy klawiszem F5 – wyślij towary do kasy. W czasie transmisji powinno pojawić się okno dialogowe informujące o przebiegu transmisji do kasy. W zależności od typu kasy program może zapytać o sposób programowania towarów (np. czy przeprogramować tylko ceny towarów). Na koniec wysyłania towarów do kasy wyświetlany jest komunikat o prawidłowym zakończeniu transmisji.

Jeżeli w czasie transmisji nie zwiększa się ilość wysłanych paczek, to zachodzi podejrzenie, że kasa nie jest w trybie gotowości na transmisję (np. ktoś na kasie pracuje). Należy wtedy przerwać programowanie klawiszem ESC i sprawdzić kasę. Innym powodem braku transmisji mogą być nieprawidłowe ustawienia w konfiguracji kasy lub uszkodzenia np. kabli połączeniowych. W przypadkach szczególnych prosimy zapoznać się z Problemy transmisji - opcje serwisowe na str.286 oraz skorzystać z pomocy telefonicznej z pracownikami naszej firmy.

{

Rys. 333 Menu odczytu z kas

Odczyt sprzedaży z kas wykonujemy w tabeli „Odbiór sprzedaży z kasy fisk.” znajdującej się w menu: Kasy/ Odczyt sprzedaży (Rys. 333 ).

Rys. 334 Odczyt z kasy

Odbiór danych o ilości sprzedanych towarów rozpoczynamy klawiszem F4 odbierz z kasy (Rys. 334 ). Program rozpocznie odbiór i na ekranie ukaże się okno wskazujące zaawansowanie transmisji z licznikiem odebranych towarów z kasy (tzw. paczek).UWAGA: W niektórych typach kas program zadaje pytanie czy Odczytywanie z pełną listą towarów...(Rys. 334 ). Zaznaczenie tej opcji ma sens, gdy chcemy sprawdzić jak wielka jest ilość towarów zaprogramowanych w kasie oraz gdy chcemy ich część usunąć.

Jeżeli odbiór z kas przebiegł prawidłowo, to program zgłosi ten fakt komunikatem o bezbłędnym zakończeniu transmisji. Informacja o sprzedaży towarów otrzymana z kasy zawiera:

kod towaru (w zależności od kasy kod PLU lub kod kreskowy)

ilość sprzedaży towaru

wartość sprzedaży towaru

pozostałe informacje (nazwa, symbol, VAT) są pobierane z programu i dopasowywane do odczytanych kodów.

Operację odczytu danych z kasy możemy wykonywać wielokrotnie. Nowe dane odczytane z kasy będą dodawane do poprzednich. Dzięki temu możemy np. wielokrotnie w ciągu dnia odczytywać kasę, aby znać stan bieżącej sprzedaży.

Opcja F5 Dopasuj nazwy (Rys. 334 )służy ponownemu ustaleniu nazwy, symbolu i stawki VAT.

Opcja F6 Odpisz z magazynu (Rys. 334 ) służy do aktualizacji stanu magazynu o sprzedaż dokonaną za pośrednictwem kasy. Po wykonaniu tej opcji otrzymujemy komunikat o ilości odpisanych towarów ze stanu magazynu:

Rys. 335 Komunikat z odpisania towarów

Przy prawidłowym stanie magazynu w powyższym raporcie powinniśmy otrzymać informacje o całkowitym odpisaniu wszystkich towarów. Czasami może się zdarzyć sytuacja, że niektórych towarów brakuje (np. nie zastała jeszcze wpisana faktura zakupu). Wówczas program pozostawia w tabeli takie towary. Po wpisaniu faktury zakupu możliwe jest ponowne odpisanie. Mogą również wystąpić sytuacje, gdy na kasie sprzedano omyłkowo jeden towar zamiast innego. W takim wypadku ponowne odpisywanie nie ma sensu i należy taką sytuację naprawić poprzez usunięcie niepotrzebnych towarów klawiszem DELETE. W każdym wypadku przed ponownym odbiorem z kasy powinniśmy dbać, aby tabela była pusta. Pozwoli to użytkownikowi na bezbłędną kontrolę nad stanem magazynu. Pozostawianie zapisów w tabeli i odczytywanie kas oczywiście nie jest błędem, ale odradzamy takie postępowanie.

Opcja F7 Usuń z kasy (Rys. 334 ) służy do usuwania niepotrzebnych towarów z kasy. Przed wybraniem tej opcji konieczne jest odebranie towarów z kasy z zaznaczeniem, że chcemy odebrać wszystkie towary ([X] Odczytanie z pełną listą towarów... Rys. 334 ). Po odbiorze otrzymujemy w tabeli wszystkie towary, które znajdują się w pamięci kasy. Następnie wybieramy opcję klawiszem F7 Usuń z kasy otrzymując okno dialogowe (Rys. 336 ).

Rys. 336 Usuwanie towarów z kasy

Od użytkownika zależy, którą opcję wybierze. Najbardziej sensowny jest wybór towarów, Tych, których brak w magazynie (Rys. 336 ). W sytuacji, gdy chcemy usunąć tylko jeden lub kilka wyselekcjonowanych towarów, wystarczy je zaznaczyć przed wywołaniem tej opcji w rubryce „Uwagi”. W takim wypadku po zaznaczeniu wybieramy opcję F7 Usuń z kasy, a następnie Zaznaczonych do usunięcia z kasy (Rys. 336 ).

UWAGA: Nie wszystkie kasy umożliwiają kasowanie z komputera! Na niektórych kasach konieczne jest ponadto wykonanie specjalnych raportów umożliwiających kasowanie towarów.

Opcja F8 Zapis na dyskietkę oraz F11 Odczyt z dyskietki (Rys. 334 ) służy do przenoszenia odczytów z kas na inne komputery. Przykładowo: Jeżeli firma posiada wiele oddziałów i chce otrzymywać od nich odczyty z kas, aby wprowadzać je na głównym komputerze w siedzibie firmy, możliwe jest zastosowanie tych opcji. Oczywiście ma to sens wtedy, gdy w danym oddziale nie ma linii telefonicznej i niemożliwy jest odczyt kasy poprzez modem.

Opcja F10 Ustawienia kasy umożliwia szybki dostęp do zaawansowanych parametrów kasy.

Opcja Ctrl-P Serwis służy serwisantom programu w krytycznych przypadkach i została wyjaśniona w rozdz. Problemy transmisji - opcje serwisowe na str. 286

Istnieje możliwość rozbudowy programu Small Business o moduł współpracy z kasami w trybie On-Line. Tryb ten umożliwia programowanie towarów i odczyt sprzedaży w zadanych odstępach czasu. Możliwe jest także ustawienie operacji odczytu i programowania o określonej porze dnia np. wieczorem. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy użytkownik posiada wiele kas i musi „stracić” wiele czasu na wywoływanie odczytu z każdej kasy osobno. W takim wypadku wystarczy zlecić programowi odczyt kas o określonej porze, gdy sklep jest już zamknięty.

Użytkownik kasy fiskalnej jest zobowiązany do drukowania z kasy codziennych raportów fiskalnych. W programie jest miejsce, gdzie należy wpisywać raporty fiskalne otrzymane z kasy. Tabela ta znajduje się w menu: Kasy / Raporty z kas fiskalnych.

Rys. 337 Menu kasy

Wpisywanie raportów jest konieczne ze względu na obliczanie deklaracji VAT-7. Użytkownicy, którym deklarację wypełniają biura podatkowe nie muszą tego robić. Choć program został przystosowany do wpisywania codziennych raportów fiskalnych, to codzienne wpisywanie można zastąpić jednym wpisem na koniec miesiąca. Należy wtedy wpisać kwoty z raportu miesięcznego wydrukowanego w tym celu na kasie.

Rys. 338 Wpisanie nowego raportu fiskalnego

UWAGA: Dla niektórych kas zaimplementowano opcję odczytu raportów z kasy (np. ZEG AKT, Elzab). Wystarczy w ww. tabeli nacisnąć F10 Odczyt z kasy (Rys. 338 ), aby odczytać raport z kasy.

Program posiada możliwość odczytania z kasy ostatnich paragonów i wystawienia na ich podstawie faktury (rachunku). Opcja ta zaoszczędza sporo czasu koniecznego do wypisania faktury umożliwiając automatyczne przepisanie pozycji z paragonów wystawionych na kasie. Opcja ta ma zastosowanie tylko w stosunku do niektórych kas fiskalnych np. Elzab, ZEG seria AKT, Adax, Sancash, NCR, Posnet ECR.

Aby wystawić taką fakturę należy postępować jak podczas wystawiania zwykłego dokumentu sprzedaży tzn. Wejść to tabeli: Tabele / Sprzedaż / Faktury sprzedaży dla firm nacisnąć F5-wpisz fakt/ rach, wybrać kontrahenta i będąc już w „Części towarowej dokumentu sprzedaży” nacisnąć F10 Odczyt kasy f.. Wtedy program poprosi o wybranie odpowiedniego paragonu lub doczytanie nowych paragonów z kasy. W systemach z wieloma kasami program poprosi jeszcze o wybranie kasy. Wybranie odpowiedniego paragonu będzie skutkowało wypełnieniem faktury odpowiednimi zapisami.

Rys. 339 Wybór kasy

Rys. 340 Wybór paragonu

Jest to specjalny rodzaj faktury z tzw. wpisami ręcznymi. Taka faktura nie zmniejsza stanów magazynowych bowiem one zostają uaktualnione w wyniku odczytu z kas fiskalnych. Ponadto faktura zostanie wystornowana podczas obliczania deklaracji VAT-7 oraz ewidencji sprzedaży, bowiem VAT zapłacony na niej jest ujęty w raporcie fiskalnym.

UWAGA: Raporty fiskalne należy wpisywać przynajmniej raz na miesiąc (patrz Co należy robić z raportami fiskalnymi? na str. 273 ).

Aby uaktywnić transmisję w tych kasach konieczne jest ustawienie flagi 16 kasy na 0 (lub 1 w niektórych wersjach). Przed transmisją konieczne jest wykonanie raportu fiskalnego umożliwiającego zmiany w bazie towarów w kasie. Po odczycie sprzedaży, kasy drukują raport fiskalny zerujący liczniki sprzedaży.

Transmisja do kasy może być prowadzona na szybkości 4800 lub 9600 bps. Transmisja przebiega w położeniu kluczyka stacyjki w poz. HELP po naciśnięciu [9]. Nie jest istotne przy tym, czy kasa jest trybie Off-Line czy On-Line. Transmisja towarów przebiega dwuetapowo. Najpierw program usuwa towary w kasie. Następnie prosi u zmianę położenia kluczyka stacyjki kasy do pozycji PGM, w której kasa drukuje usuwane towary. Następnie następuje przesłanie danych towarów, po których kasa ponownie drukuje zmiany w swojej bazie towarowej. Taki sposób komunikacji jest konieczny ze względu na specyfikę kasy, dlatego aby zminimalizować ilość wydruków należy unikać przesyłania całej bazy towarowej do kasy. Ponadto przed transmisją należy odczytać sprzedaż programem i wykonać raport zerujący PLU [PLU4] (żółty klawisz z cyfrą 4). Jest to konieczne, aby wszystkie towary zostały zaprogramowane w kasie. Ponadto sugerujemy, aby opcja kasy zerująca liczniki PLU nie była związana z raportem dobowym, lecz raportem wybieranym klawiszem [PLU4]. Po odczycie sprzedaży programem należy bezwzględnie wykonać raport zerujący sprzedaż PLU. Jest to konieczne, aby wielokrotnie nie odczytywać tej samej sprzedaży z kas.

Programowanie towarów można przeprowadzić wyłącznie po raporcie fiskalnym (Klucz w poz. ‘Z’ GOTÓWKA) i raporcie działów (Klucz w poz. ‘Z’ 99 GOTÓWKA)

Kasy komputerowe takie jak: Elzab Xcel 261, Ibm Sure One, ICS 201 są obsługiwane w programie na zasadzie drukarek fiskalnych. Sprzedaż na tych kasach prowadzi się tak jak na standardowym komputerze. W związku z tym, że ekrany tych kas są małe opracowana została specjalna opcja sprzedaży znajdująca się w menu: Dokument /Paragon fiskalny/. Więcej informacji na ten temat znajdziecie Państwo w rozdziale opisującym drukarki fiskalne.

Jeżeli w kasach jest zainstalowany program EuroPos i sprzedaż realizowana jest właśnie przez ten program, to współpraca w takim wypadku wygląda podobnie jak w przypadku innych kas fiskalnych. Konfiguracja kasy sprowadza się w tym przypadku do ustalenia dysku, na którym umieszczony jest program EuroPos. W programie EuroPos należy ponadto wykonać konieczne ustawienia umożliwiające współpracę z zewnętrznym programem magazynowym, tzn. w opcjach konfiguracji magazynu w EuroPos-ie ustawić opcje:

Program magazynowy C:\EURO_BO

Magazyn EURO_BO CLIPER N

Komunikacja z kasą opiera się na przesyłaniu plików. Program wysyła dane o towarach do pliku ITEM.TXT (lub ITEM2.TXT w przypadku EuroPos2) w katalogu \EURO_BO\SPx (x – nr kasy). Podobnie przy odczycie sprzedaży program pobiera informacje z plików SALES.TXT (lub SALES2.TXT). Podczas odczytu z EuroPos2 program zapyta o przedział czasowy z jakiego dane mają zostać pobrane. Program automatycznie podpowiada początkowy przedział, ale mimo wszystko należy go zawsze kontrolować. Kontrola użytkownika ma na celu zapobiegnięcie sytuacjom, w których dane mogą zostać odczytane dwukrotnie lub nie odczytane.

Dla tych kas zaimplementowano w programie możliwość odczytu raportów fiskalnych. Odczyt raportu polega na wybraniu opcji pod klawiszem F10 Odczyt z kasy w tabeli: Kasy /Raporty z kas fiskalnych/. Przy współpracy poprzez modem z tymi kasami należy korzystać wyłącznie z modemu kasowego produkowanego przez Elzab. Zwykłe modemy nie nadają się ze względu na brak przesyłania linii CTS,RTS portu szeregowego. W kasach Elzab Delta istnieje możliwość wykorzystania kart rabatowych. Wydruk takich kart jest możliwy z programu z opcji F11 Karty rabat. Znajdującej się w dialogu konfiguracji kasy (Rys. 329 ). Program, aby umożliwić współpracę z urządzeniami etykietującymi takimi jak: Optimus Ic-803 wysyła do kasy niektóre towary w specjalny sposób. Podczas programowania towarów, których symbole zaczynają się cyframi 27... oraz 29... do kasy wysyłane jest tylko sześć początkowych cyfr.

Rys. 341 Drukowanie kart rabatowych

Odczyt danych o sprzedaży towarów i opakowań może odbywać się w dwóch trybach. Pierwszy polega na odczycie liczników sprzedaży. Drugi polega na odczycie bufora paragonów i wymaga włączenia opcji w kasie „KONTROLA BUFORA PARAGONÓW” na TAK. Włączenie tej opcji powoduje to, że paragony nie wysłane do programu z kasy nie zostaną „stracone”. Kasa będzie sygnalizować konieczność odczytu przez komputer bufora paragonów. Ten drugi tryb odznacza się większą stabilnością w stosunku do pierwszego trybu i należy go stosować w przypadkach błędów transmisji. Włączenie odczytu sprzedaży poprzez odczyt bufora polega na uaktywnieniu opcji (Rys. 342 )

Rys. 342 Konfiguracja kasy Elzab z odczytem bufora paragonów

Konieczność korzystania z WinCom-a podczas komunikacji z kasami Elzab-u. od wersji 4.4L+.

Ze względu na to, że wersja 32-bitowa naszego programu jest niczym innym jak prawdziwym programem windows-owym (tyle że w konsoli DOS) konieczne jest wykorzystanie specjalnego urządzenia minimalizującego problemy komunikacji z kasami. Urządzenie o nazwie Wincom jest dostarczane przez producenta kas, firmę Elzab w cenie ok. 120 zł. Producent sugeruje, że problemy z transmisją występują wyłącznie w przypadku programów DOS-owych. Nie należy tego rozumieć arbitralnie. Z naszego doświadczenia wynika, że problemy zaczynają się dopiero w przypadku aplikacji 32-bitowych. Z tego powodu zmodyfikowaliśmy sterowniki kas elzabowskich, tak aby możliwe było wykorzystanie Wincom-a. Do tej pory nasi użytkownicy nie musieli stosować Wincom-a. Od wersji programu 4.4L+ (dostępnej od marca 2001) będziemy sugerować nabycie tego urządzenia ze względu na powtarzające się sygnały o niepoprawnych odczytach z kas.

Wersja 4.4L+ oprócz zaimplementowania obsługi Wincom-a posiada zmodyfikowaną obsługę odczytu z kasy nie bazującą na kontroli linii CTS/DSR. Według nas powinno to usprawnić odczyt u wszystkich użytkowników, także tych nie posiadających Wincom-a.

W systemach Windows NT/2000 nie jest możliwe korzystanie z Wincom-a!

Wynika to ze specyfiki obsługi portów szeregowych w tych systemach

W kasach IBM Entry pracujących z wykorzystaniem sieci Fast Chan. konieczne jest umieszczenie w pliku CONFIG.SYS linii ze sterownikiem SLIFC.EXE np. DEVICE=C:\IBM\SLIFC.EXE /D0000

Ponadto do prawidłowej pracy należy przyporządkować stawki w programie do odpowiednich grup w kasie.

Przed programowaniem towarów w kasach IES Electronics należy pamiętać o wcześniejszym odczycie sprzedaży towarów. Nie zastosowanie się to tej uwagi będzie skutkowało utratą informacji o sprzedaży.

Z tego względu, że kasa nie rozróżnia przy przesyłaniu do komputera kodów towarów poprzedzonych zerem (zerami) program zawsze wysyła do kasy towary usuwając początkowe zera. (Np. jeżeli towar ma symbol „001” to będzie on przesłany do kasy jako „1”). Można taki tryb wyłączyć przez modyfikację pliku konfiguracyjnego

STANOW0x.INI (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tą należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisując linię z sekcją [IES] i w niej dopisać linię Zero=1. Aby ponadto dać możliwość zmian cen przez kasjera należy dopisać linię Cena=1.

Kasy (wagi) powyższe nie mają możliwości odczytu informacji o sprzedaży.

Odczyt informacji o sprzedaży polega na odczycie z kasy zapisów na paragonach. Kasa wysyła do komputera zawsze kompletne informacje z całego dnia (a nie od ostatniego wysłania). Informacje te są kasowane dopiero po wykonaniu raportu dobowego. W związku z tym aby nie utracić informacji o sprzedaży kasę należy odczytać zawsze tuż przed wykonaniem raportu dobowego! Oprócz wysyłania towarów możliwe jest wysyłanie opakowań (w programie taki towar powinien mieć stawkę ‘opak’) oraz wiązanie towarów z opakowaniami. Wiązanie towaru realizujemy w ten sposób, że w nazwie towaru w dowolnym miejscu wpisujemy nazwę opakowania poprzedzoną znakiem ‘#’ (np. ‘#butelka). W takim wypadku towar na kasie zostanie automatycznie sprzedany z opakowaniem.

Program komunikuje się z wagą na fabrycznych ustawieniach parzystości i bitu stopu dlatego nie należy tych parametrów zmieniać. Do wag wysyłane są towary, których indeksy PLU nie przekraczają 500. Kod kreskowy powinien (ale nie musi) zaczynać się na 20,21,22,...29.

W wadze DSA-500/585 należy w opcjach wagi Funkcja 24 – ETYKIETA KOD KRESKOWY zaprojektować kod kreskowy EAN13 WAŻONY na: „CCCCCCCIIIII” lub „CCCCCCCQQQQQ”. W pierwszym przypadku w kodzie kreskowym będzie cena towaru, w drugim masa.

W przypadku wag DSA-800/802/803 należy w funkcji 03 (Programowanie kodu kreskowego dla pierwszego formatu paragonu) ustawić albo tryb bc1(bez cyfry kontrolnej) albo tryb bc5. W pierwszym przypadku w kodzie kreskowym będzie cena towaru, w drugim masa.

Programując wagi etykietujące należy pamiętać, że program programuje w wadze tylko 7 początkowych cyfr kodu kreskowego, na następnych cyfrach waga wpisuje cenę, lub masę artykułu. Należy zadbać o poprawną identyfikację danego towaru (kod PLU) przez personel. Najlepiej zawsze stosować regułę, że w kodzie kreskowym część cyfr odpowiada nr PLU. Przykładowo:

Jeżeli symbol towaru w programie jest: 2900123, to indeks PLU powinien być równy 123.

(symbol może być dłuższy niż 7 cyfr np. 2900123000000 ponieważ do wagi program przesyła tylko 7 początkowych cyfr symbolu)

UWAGA:

Jeżeli etykiety drukowane przez powyższe wagi mają być czytane przez program w opcji Dokument /Paragon fiskalny Alt-F6, to w opcji: Miesiące /Inne urządzenia /skaner kodu kreskowego /definicje kodów spec.../ należy zdefiniować specjalne kody wg tabeli:

Typ wagi	Definicja kodu	Kod specjalny w programie
DSA-500/585	CCCCCCCIIIII	NNxxxxxCCCcc?
DSA-500/585	CCCCCCCQQQQQ	NnxxxxxIIiii?
DSA-800/802/803	Bc1	NNxxxxxCCCcc?
DSA-800/802/803	Bc5	NnxxxxxIIiii?

Zamiast NN należy wpisać cyfry 20,21,22,...29

Program umożliwia wysyłanie do wagi także towarów o PLU większym niż 500 i robi to w taki sposób, że kod PLU obcinany jest do 3 cyfr. Oznacza to, że towar np. z PLU=1234 będzie zaprogramowany w wadze jako PLU=234. Ustawienie takiego trybu pracy programu jest możliwe po wstawieniu następującego zapisu w pliku konfiguracyjnym STANOWxx.INI:

[Waga]

trans=1

Do współpracy z systemem TTM konieczne jest zainstalowanie sterowników w CONFIG.SYS oraz AUTOEXEC.BAT. Ponadto program do transmisji wykorzystuje program EDE.EXE (dostarczany wraz z pakietem kasy TTM z Optimus-a). Pogram ten posługuje się plikami Manart.dat, Manart.idx, Manbar.idx, Config.mas, Articmas.dat, Articmas.idx, dlatego pliki te muszą znajdować się wraz z EDE.EXE w katalogu C:\EPOS. Small Business umożliwia wysyłanie do kasy towarów i odbiór sprzedaży. Dodatkowo zaimplementowane zostały funkcje otwarcia i zamknięcia sklepu, oraz raport fiskalny, które są dostępne w oknie dialogowym konfiguracji kasy. Ponadto nie należy uruchamiać programu Epos Master (zwłaszcza podczas sprzedaży na kasach). Program ten przechwytuje informacje o sprzedaży przeznaczone dla Small Business-u, w wyniku czego część informacji o sprzedaży może zostać utracona. Można natomiast używać program EDE.EXE. Przykładowo, gdy użytkownik chce otworzyć sklep może uruchomić program EDE z parametrem 41, natomiast gdy chce go zamknąć z parametrem 42. (np. EDE 41 1)

UWAGA: Jeżeli chcemy sprzedać na kasie towar ważony, lub ułamkową jego część, to należy jednostkę takiego towaru w programie zdefiniować jako „kg”.

Kasa ta posiada możliwość drukowania bonów na drukarce podłączonej do kasy. Aby wydruk nastąpił na odpowiedniej drukarce należy towarowi przypisać numer drukarki, który wpisujemy w polu „indeks (PLU)” i powinien on być w zakresie od 1 do 4.

Kasa posiada możliwość łączenia towarów. Aby wykonać łączenie (tandem) należy w polu „symbol kod pask”

wpisać nr towaru łączonego poprzedzając go znakiem „+”. Np. chcąc połączyć towar o kodzie 5678 z towarem o kodzie 123 należy w symbolu wpisać: 5678+123.

Kasa posiada możliwość kontrolowania stanów. Tzn. można zabronić kasie sprzedaży artykułu, jeżeli jego stan spadnie do zera. Aby kasa pracowała w trybie kontroli stanów konieczne jest przełączenie kasy. Może tego dokonać serwisant kasy. Ponadto w programie należy zmodyfikować tryb pracy z kasą. Przełączenie trybu może być wykonane przez zmianę zapisu w pliku konfiguracyjnym programu STANOW0x.INI (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tą należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisując linię Stany=1 w sekcji [KasaX] (X-nr kasy). Np. aby włączyć tryb kontroli w kasie nr 1 należy znaleźć sekcję [Kasa1] i w niej dopisać linię Stany=1.

Aby usunąć towary w kasie należy wykonać odbiór (z pełną listą towarów !) oraz wykonać przed transmisją usuwającą towary następujące raporty:

31 [Razy/Czas] [Podsuma]

13 [Razy/Czas] [Podsuma]

13 {Razy/Czas] [Ogółem]

Symbole towarów zaczynające się cyframi 28.... są programowane w specjalny sposób. Do kasy wysyłane jest tylko sześć początkowych cyfr. Umożliwia to współpracę z urządzeniami etykietującymi takimi jak: Optimus Ic-803.

Kasa posiada możliwość łączenia towarów. Aby wykonać łączenie (tandem) należy w polu „symbol kod pask”

wpisać nr towaru łączonego poprzedzając go znakiem „+”.Należy pamiętać oby łączony towar był opakowaniem! Istnieje możliwość ustalenia precyzji z jaką może być sprzedawany towar. Tzn. czy można sprzedać jego ułamkową część. Precyzję ustala się w pisując w polu symbolu w programie ‘.’ (kropkę) a za nią dokładność od 0 do 3. Np. chcąc połączyć towar o kodzie 5678 z towarem o kodzie 123 oraz ustalić precyzję na 0 należy w symbolu wpisać: 5678+123.0 lub 5678.0+123

W kasie System istnieje możliwość stosowania kart rabatowych. Program umożliwia drukowanie przykładowych kart dla tej kasy. Drukowanie jest możliwe w opcji konfiguracji kasy klawiszem F11Karty rabatowe. Wydruk jest postaci: AAAAAARRMMDDX gdzie:

AAAAAA - dowolny identyfikator cyfrowy od 0 do max 6 cyfr,

RRMMDD -data ważności RR - rok, MM-miesiąc, DD - dzień,

X-nr rabatu

Karty takie mogą zostać odczytane przez kasę pod warunkiem zdefiniowania odpowiednich parametrów takiej karty w kasie.

Optimus Tango, Rumba i współpraca z wagami metkującymi (np. Optimus-ic 803)

Do współpracy z kodami wagowymi należy w kasie włączyć w opcji 19 (Opcje globalne) typ kodu wagowego nr 3. Ponadto w programie w konfiguracji tych kas umieszczono opcję F10-Kody wagowe umożliwiającą zdefiniowanie zakresu kodów wagowych programowanych w wadze metkującej. Ze względu na to, że dotyczy to tylko niektórych wersji EPROM-u należy aktywować tą opcję tylko wtedy, gdy mamy problemy ze zgraniem kasy z wagą metkującą. W opcji należy wskazać jakimi cyframi rozpoczynają się kody wagowe (np. 27) oraz jaki zakres PLU ma być zarezerwowany w pamięci kasy na te kody. Np. przy współpracy z wagą metkującą OptimusIc-803 zakres wynosi 1-500.

Przykładowo, jeżeli symbol towaru w Small Business: 2700123 to w kasie zaprogramuje się kod 123. Przy odczycie sprzedaży komputerem z kasy program dopisze do tego kodu na początku 4 cyfry: 2700 tworząc kod: 2700123.

Współpraca z tą kasą odbywa się przy pomocy programów: WRZUC.EXE, OBROT.EXE oraz SCIAGNIJ.EXE.

Programy te należy pobrać z serwisu internetowego firmy Posnet (www.posnet.com.pl/posnet2000).

Dla sytemu WIN9x należy pobrać programy WinWrzuc.exe,WinObrot.exe oraz WinSciagnij.exe. W systemie DOS należy wcześniej uruchomić (najlepiej wpisać go w AUTOEXEC.BAT) sterownik TCP/IP (Packet driver) umożliwiający komunikację z serwerem kasowym pracującym w środowisku Linux. Zwykle taki sterownik jest umieszczony w katalogu PACKET,PCIPKT lub PKT na dyskietce do karty sieciowej.

Kasa posiada możliwość współpracy z kodami kreskowymi, w których zapisana jest masa towaru. Etykiety takie są tworzone np. Przez wagę metkującą Optimus-ic 800/801/802/803. Waga powinna pracować w trybie bc5. Program umożliwia programowanie kodów wagowych w kasie. Programowane towary powinny mieć symbol rozpoczynający się cyfrą ‘2’. Np. 2803500

Odczyt informacji o sprzedaży w tych kasach realizowany jest przez odczyt bieżących liczników sprzedaży i porównanie ich z poprzednim odczytem. Takie rozwiązanie ma na celu ominięcie konieczności wykonania raportu sprzedaży artykułów, a tym samym uniknięcie czasochłonnego wydruku raportu na kasie. Jest to według naszej firmy rozwiązanie niezbyt eleganckie i jak dowodzi praktyka mało skuteczne. Dlatego proponujemy użytkownikom wyłączenie tego trybu kosztem wykonywania czasochłonnych raportów, ale dzięki temu zapewniającym pewność odczytanych informacji o sprzedaży. Przełączenie trybu może być wykonane przez zmianę zapisu w pliku konfiguracyjnym programu STANOW0x.INI (x-nr stanowiska, zwykle 1). Zmianę tą należy wykonać dowolnym edytorem tekstowym, dopisując linię RAPORT_Z=1 w sekcji [KasaX] (X-nr kasy). Np. aby wyłączyć tryb w kasie nr 1 należy znaleźć sekcję [Kasa1] i w niej dopisać linię RAPORT_Z=1. Wówczas po transmisji program będzie żądał wykonania raportu sprzedaży towarów.

W kasach ER-5140 (oraz ER-5140FI) możliwe jest dodanie kaucji do towaru poprzez wpisanie w symbolu towaru znaku hash (‘#’) a tuż za nim numeru kaucji. W kasach ER-5140FI możliwe jest dodatkowo połączenie towaru z innym towarem poprzez wpisanie w symbolu znaku plus (‘+’), a tuż za nim kodu PLU towaru łączonego. Np. gdy symbol towaru będzie wyglądał następująco: 1234#5+789 to towar o symbolu 1234 będzie miał kaucję nr 3 oraz będzie połączony z kodem 789.

Programowanie towarów w kasie składa się z 4 etapów: EAN, ceny EAN, PLU, ceny PLU. Etapy 2 i 4 (zmiany cen) są wykonywane dlatego, aby użytkownik miał pewność zmiany cen w kasie. Takie rozwiązanie posiada pewną wadę objawiającą się dwukrotnym wydrukiem programowanych kodów w czasie transmisji.

Small Business umożliwia programowanie kodów wagowych (np. dla wagi Medesa RK-10) oraz potrafi zaprogramować kasę do współpracy z etykietami produkowanymi przez wagi metkujące (Optimus DSA-500/585/801/802/803)

Aby kasa „widziała” takie kody należy odpowiednio zdefiniować w kasie nietypowy kod EAN (instrukcja obsługi kasy str. 44).

Przy programowaniu kodów dla wagi przesyłającej masę towaru (np. Medesa RK-10) należy przed transmisją zaznaczyć opcję programowania towarów PLU (sprzedawanych klawiszem KOD) oraz zakres kodów jakie mają być przeznaczone dla sprzedaży przez wagę. Program zaprogramuje w kasie te towary jako EAN w formacie 20XXXXX000000. Konieczne jest więc, aby w kasie istniał plik towarów EAN.

Podobnie wygląda zagadnienie współpracy kasy z etykietami drukowanymi przez wagi metkujące. W tym jednak przypadku zaznaczamy opcję programowania kodów kreskowych EAN oraz opcję dodatkowego zaprogramowania kodów PLU. Kod PLU pobierany jest z cyfr 3,4,5,6,7 kodu EAN. Przykładowo: Jeżeli w programie dany towar ma symbol „2400056” to do kasy zostanie wysłany dokładnie taki kod kreskowy, a ponadto program zaprogramuje kod PLU o wartości 56.

Dla tych kas zaimplementowano w programie możliwość odczytu raportów fiskalnych. Odczyt raportu polega na wybraniu opcji pod klawiszem F10 Odczyt z kasy w tabeli: Kasy /Raporty z kas fiskalnych.

Kasa Dataprocess DSA4000S posiada możliwość drukowania paragonów nie tylko przez operatora kasy, ale również zdalnie z komputera. Paragony drukowane z komputera posiadają status tzw. „dokumentów do paragonów z kasy fiskalnej“. Oznacza to, że taki paragon wystawiony na komputerze i wydrukowany na kasie nie powoduje zdjęcia ze stanu magazynu. Ponadto jest on stornowany w ewidencji VAT oraz w księdze podatkowej. Stany magazynowe zostają uaktualnione dopiero po odczytaniu sprzedaży z kasy. W przypadku drukowania na kasie paragonów(faktur) z terminem płatności program wydrukuje na kasie płatność czekiem. Aby korzystać z opcji drukowania paragonów na kasie z komputera nie są wymagane żadne specjalne ustawienia flag kasy.

Producent powinien w instrukcji kasy wyjaśnić sposób wykonania kabla połączeniowego pomiędzy kasą a komputerem. Nie jest to niestety obowiązujący zwyczaj, więc poniżej przedstawiamy tabele połączeń pomocne do wykonania kabli w najczęściej stosowanych kasach:

Typ kasy

Kasa

Komputer

Wtyczka DB9 lub RJ

Apollo Kisu /Mikuni Termiczna

zworka 7-8

Apollo Yoka

Adax fasy

Sancash 410RS

NCR 2197

Total Tax

Apollo Jet

Apollo Pollner

Camea 100 110 Dynamic

Casio FE 300T

Casio FE 800

Samsung ER350F

Samsung ER-5140F

Dataprocess DSA 4000

zworka 4-5

Euro 2000

Euro Fis OPAL

Euro Fis TURKUS

IBM Entry

Libella Pro

NCR 2190

Omron RS 2810

zworka 4-5

Optima CR 300

Optimus Passa

Optimus PS 2000

4-8-9 zwarte

Optimus Tango

zworka 1-6

zworka 3-5

Posnet ECR

Posnet Personal

Sancash 415PF

Sharp 445

Sharp 495

zworka 7-8

zworka 1-4-6

ZEG Kfm 2000

Small Business został wyposażony w opcje umożliwiające diagnostykę współpracy urządzeń przez porty szeregowe. Opcje są przeznaczone dla serwisantów programu i nie powinny być używane przez zwykłych użytkowników. Umożliwiają one np. ustalenie przyczyn problemów transmisji. Opcje serwisowe można włączyć wybierając Ctrl-P Opcje serwisowe będąc w tabeli: Kasa /Programowanie /Kasa

lub Kasa /Odczyt Sprzedaży/ Kasa

Rys. 343 Opcje serwisowe

Poszczególne opcje oznaczają:

Podgląd transmisji – po zaznaczeniu opcji w dolnej części ekranu w czasie transmisji do kasy pokazuje się okno na którym wypisuje się każdy bajt wysłany lub odebrany na porcie szeregowym COM. Opcja jest przydatna wtedy, gdy chcemy sprawdzić czy port jest sprawny. Jeżeli mamy jakiekolwiek wątpliwości, co do sprawności portu wystarczy podłączyć myszkę i sprawdzić czy na oknie podglądu w czasie poruszania myszką wypisują się jakiekolwiek bajty (oczywiście przy uruchomionej transmisji do kasy). Bajty wysyłane z komputera są w kolorze cyjan, zaś odebrane w kolorze białym.

Tworzenie pliku SERIAL.LOG – opcja bardzo podobna do poprzedniej, z tą różnicą, że bajty zamiast na ekran są zapisywane w pliku o nazwie SERIAL.LOG. Pliki podglądu umieszczane są w katalogu LOGS.

PutPort/GetPort komputera – opcja powinna być zaznaczona w czasie wykorzystywania poprzednich dwóch opcji.

Symulacja z SERIAL.SYM – opcja umożliwia symulowanie podłączenia kasy. Informacje są pobierane z pliku SERIAL.SYM, który jest plikiem SERIAL.LOG o zmienionym rozszerzeniu. Plik musi się znajdować w katalogu LOGS. Opcja służy wyłącznie pracownikom naszej firmy w diagnozowaniu problemów transmisji u użytkowników po nadesłaniu przez nich pliku SERIAL.LOG.

Ignoruj błędy – opcja umożliwia ignorowanie błędów transmisji i pobieranie danych z kasy bez kontroli poprawności. Opcja zaimplementowana tylko dla kilku rodzajów kas i nie należy jej używać.

Nie zeruj – opcja umożliwia nie zerowanie liczników sprzedaży po odczycie. Opcja zaimplementowana tylko dla kilku rodzajów kas. O informacje do których należy zwrócić się do serwisu firmy Symplex.

Transmisja 32-bit poprzez Windows – opcja aktywna jedynie w przypadku programowania w systemie Windows 95/98. Umożliwia transmisję do kasy poprzez porty zdefiniowane w systemie. Jeżeli opcja nie jest załączona program wysyła dane do kasy poprzez własne 16-bitowe sterowniki

F3 Odczyt z archiwum – Ostatnich 30 odczytów z kasy jest przechowywanych w plikach KASAx.nnn (x-nr kasy, nnn- numer odczytu). Pliki te znajdują się w katalogu LOGS. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to odczyty z kas można wykorzystać powtórnie. Do tego celu służy właśnie ta opcja. Po jej wybraniu program pokaże listę odczytów z kasy. W liście są także nieudane odczyty. Gdyby zachodziła taka konieczność, to można także z nich skorzystać. Potwierdzenie danego odczytu ENTER-em spowoduje ponowne wczytanie danych.

Rys. 344 Archiwum odczytów z kasy

Uwaga:

Istnieje możliwość wycofania odpisanej już sprzedaży z kas. W tym celu należy wejść do odpowiedniego magazynu. Następnie wywołać opcję Ctrl-P (opcja nie jest widoczna i aktywna tylko przez naciśniecie klawiszy). Po wybraniu pokaże się okno dialogowe, w którym należy wybrać opcję usuwania danych z kasy fiskalnej i podać datę usuwanych zapisów.

Small Business obsługuje cztery porty szeregowe (COM1,COM2,COM3,COM4) oraz porty szeregowe o nie standardowych parametrach. W przypadku posiadania takiego portu należy znać jego adres oraz przerwanie. Port taki zaznaczamy w programie jako „inny” w dialogu konfiguracji kas fiskalnych. Przy zaznaczaniu tego portu program poprosi o wpisanie koniecznych ustawień (adres, IRQ). Powyższe informacje nie dotyczą wersji 32-bitowej pracującej w środowisku Windows 98 z włączonym sterownikiem 32-bitowym (Rys. 343 ), w której dostępne są tylko zdefiniowane wcześniej w systemie porty COM. W przypadku wykorzystania właśnie takiego sterownika nazwę portu należy wpisać w dialogu (Rys. 346 ) natomiast wartość Port oraz IRQ powinna wynosić zero.

Rys. 345 Wybór portu komunikacji

Rys. 346 Wpisywanie niestandardowych ustawień

Small Business posiada możliwość współpracy z kartami multiport np. Longshine LCS-8880 posiadającą cztery porty szeregowe. Do portów tych można podłączyć cztery dodatkowe kasy fiskalne. Aby poprawnie skonfigurować kartę multiportu należy sprawdzić, czy:

przełącznik SW1 jest załączony tylko w poz. 4 i 7.

piny JP1 są zwarte na 1-3

piny JP2 są zwarte tylko na 1-2 oraz 7-8

Takie ustawienia dają nam następujące wartości adresów kolejnych portów: 2A0, 2A8, 2B0, 2B8 oraz przerwanie IRQ=5 na wszystkich portach. Wartości wymienione powyżej należy wpisać w programie podczas konfiguracji portu jako „inny”.

Multiplekser jest urządzeniem umożliwiającym podłączenie do jednego portu komputera czterech kas fiskalnych. Urządzenie posiada cztery wyjścia do kas oraz jedno wejście, które służy do podłączenia z komputerem. Multiplekser został zaprojektowany do współpracy z kasami produkowanymi przez Elzab, lecz nasza firma dostosowała go w programie do wielu innych urządzeń. Aby przekonać się czy wykorzystanie multipleksera jest możliwe z danym urządzeniem( kasą) należy sprawdzić czy w konfiguracji kasy fiskalnej jest dostępne pole „multiplekser” lub „MUX” umożliwiające wpisanie numeru kanału multipleksera. (W nowszych wersjach lista urządzeń będzie sukcesywnie zwiększana)

Program automatycznie rozpoznaje ten typ multipleksera i podobnie jak w multiplekserze Elzab umożliwia przełączanie wielu kas podłączanych do jednego portu szeregowego.

Istnieje możliwość zdalnej obsługi kas przez linie telefoniczną za pomocą modemu. W tym celu w programie należy zaznaczyć dla podświetlonej kasy opcję [X] Obsługa kasy przez MODEM (Rys. 347 ).

Rys. 347 Konfiguracja kas

Przy zaznaczaniu program poprosi o numer telefonu modemu kasy. Do współpracy przez modem konieczne jest wykonanie kabla połączeniowego pomiędzy kasą a modemem oraz skonfigurowanie modemu. Kable do podłączenia do modemu jest inny niż ten do połączenia kasy z komputerem, Modem podłączany do kasy należy skonfigurować tak, aby po włączeniu zasilania był w stanie „Auto Answer”. Taką konfigurację modemu można wykonać przy pomocy terminalu i komend Hayes’a, ale wygodniej jest skorzystać ze specjalnej opcji programu, która sama skonfiguruje i przetestuje modem. W tym celu podłączamy modem do komputera (kablem komputer-modem będącym na wyposażeniu modemu). Następnie wybieramy opcję F5 Konfig. modemu kasy (Rys. 347 ). Po wybraniu tej opcji program poprosi o podanie parametrów kasy obsługiwanej przez modem. Prosimy zwrócić szczególną uwagę na szybkość transmisji, która musi być dokładnie taka sama jak ta ustawiona w kasie (Rys. 348 ).

Rys. 348 Dane zdalnej kasy

Operacja konfiguracji modemu składa się z kilku kroków. W czasie konfiguracji należy dokładnie wykonywać polecenia programu wypisywane na ekranie. Oprócz tego potrzebny będzie drugi aparat telefoniczny (może być telefon komórkowy), z którego należy zadzwonić pod numer modemu, w chwili gdy program tego zażąda. Pomimo tego, że dzwonienie pod modem zwykłym telefonem nie ma sensu i w słuchawce słychać jedynie szum, to cała operacja jest konieczna do stwierdzenia poprawności działania modemu. Po całej operacji powinniśmy uzyskać potwierdzenie programu o poprawnym skonfigurowaniu urządzenia.

Nie wszystkie modemy zewnętrzne mogą współpracować z kasami. Przed zakupem takiego modemu należy poinformować się u sprzedawcy, czy modem „pamięta” ustawienia po wyłączeniu zasilania. Tylko takie modemy będzie można poprawnie skonfigurować. Nasza firma przetestowała pozytywnie większość modemów znajdujących się na polskim rynku. Pozytywne testy zdały przede wszystkim modemy oparte na układach firmy Rockwell (np. modemy firmy ZOOM). Oprócz tego dla kas prod Sharp należy stosować wyłącznie modemy US Robitics (testy w naszej firmie wykonano na modelu 56K Faxmodem).Dla wszystkich typów kas produkcji Elzab należy stosować modem kasowy produkowany przez Elzab.

Aby wykonać kabel połączeniowy pomiędzy kasą a modemem należy posłużyć się następującą tabelą:

Typ kasy

Kasa

MODEM

Wtyczka DB25

Elzab Alfa

Elzab Delta

Elzab System 600

Elzab sprawdzarka cen

Uwaga: Należy stosować wyłącznie „modem kasowy” produkowany przez Elzab. Kabel połączeniowy taki sam jak pomiędzy kasą a komputerem

IBM Entry

Uwaga: W kasie należy włączyć opcję

MODEM=1

DŹWIĘK TRANS.=0

ZDALNA KLAW.=1

ECHO ZDL.KLAW.=1 w opcjach 99 FUNKCJA 9 FUNKCJA...

zworka 4-5

zworka 6-20

NCR 2190

Uwaga: Na czas nawiązywania komunikacji przez modemy kasę należy wyłączyć i włączyć dopiero wtedy, gdy na modemie zapali się kontrolka CD.

zworka 4-5

zworka 6-20

Adax Fasy

Sancash 410

NCR 2197

Uwaga: Na czas nawiązywania komunikacji przez modemy kasę należy wyłączyć i włączyć dopiero wtedy, gdy na modemie zapali się kontrolka CD.

zworka 4-5

zworka 6-20

Sanyo ECR-4x5

zworka 4-5

zworka 6-20

Sharp ER-A495

Sharp ER-A445/455

zworka 7-8

zworka 1-4-6

zworka 4-5

zworka 6-20

należy zastosować modem nie ustawiający domyślnej parzystości na NO PARITY (np. US Robotics 56K Faxmodem)

Sharp 235

4,8

6,8

Dataprocess DSA4000

6,20

zworka 4-5

IES Electronics

Posnet ECR

ZEG Kfm 2000

Libella Pro

zworka 4-5

zworka 6-20

Optimus Tango

Optimus PS2000

4-8-9 zwarte

zworka 4-5

zworka 6-20

Small Business obsługuje następujące typy wag metkujących: Optimus-Ic 80x/5xx, DSA-5xx, Medesa CAT-5.x, Akademik LP-15). Ogólne zasady współpracy z wagami metkującymi wyglądają podobnie jak przy współpracy z kasami fiskalnymi. Stąd konfiguracja wag metkujących znajduje się w opcjach konfiguracji kas fiskalnych. Wagi metkujące umożliwiają drukowanie etykiet, które mogą być czytane przez kasy fiskalne. Aby kasy odczytywały odpowiednio informacje zawarte na wydrukowanej przez wagę etykiecie konieczne są odpowiednie ustawienia kasy. Ustawienia takie należy przeprowadzić przy pomocy serwisanta kasy.

Natomiast w przypadku, gdy chcemy, aby etykiety wydrukowane przez wagę metkującą były odczytywane przez Small Business (a ma to miejsce wyłącznie w opcji Dokument /paragon fiskalny Alt-F6) należy podobnie jak kasy skonfigurować program. Odpowiednie ustawienia wykonujemy w opcji: Miesiące /Inne

urządzenia/ Skaner kodu kreskowego /Definicje kodów specjalnych. Opis dostosowania programu został dokładnie przedstawiony w rozdziale „Karty rabatowe i kody kreskowe specjalne”.

Program umożliwia drukowanie paragonów na drukarkach. Przed przystąpieniem do pracy z drukarką fiskalną należy ustawić jej typ w programie. W tym celu wybieramy opcję konfiguracji drukarki znajdującą się w menu: Miesiące /Drukarka /Drukarka fiskalna. Okno dialogowe konfiguracji wygląda jak na Rys. 349 .

Rys. 349 Konfiguracja drukarki fiskalnej

Rys. 350 Konfiguracja stawek VAT

Poprawne skonfigurowanie drukarki polega na wybraniu typu drukarki oraz portu COM do którego podłączona jest drukarka. Dodatkowo należy sprawdzić, czy kolejność stawek w drukarce jest identyczna z ustawieniami w programie. Sprawdzenia kolejności i ewentualnej ich korekcji dokonujemy przyciskiem Stawki VAT. Należy w tym miejscu podkreślić, że w niektórych drukarkach stawki są oznaczane literowo (A,B,C,...), a nie cyfrowo (1,2,3..). W takim wypadku nie należy próbować wpisywać liter zamiast cyfr. Po prostu należy przyjąć, że stawka A=1,B=2 itd. (wartość stawki „zwol” może być dowolna z wyjątkiem zera). Oprócz podstawowych funkcji umożliwiających wydrukowanie paragonu fiskalnego przepisy wymagają aby drukarki posiadały możliwość wydrukowania raportu dobowego oraz raportu okresowego. Te funkcje oraz inne są dostępne po wybraniu przycisku Parametry (w zależności od typu drukarki ilość dostępnych parametrów może być różna):

Rys. 351 Okno parametrów dla drukarki PosNet

Powyższe okno jest dostępne również przez naciśnięcie CTRL-I podczas wystawiania paragonu lub faktury.

Program pozwala drukować paragony fiskalne po zakończeniu wystawiania paragonu lub faktury. W innych przypadkach (np. wystawienie faktury korygującej lub zwrot towaru) nie ma możliwości drukowania paragonów fiskalnych. Paragony fiskalne drukujemy zawsze po wystawieniu dokumentu dla osoby fizycznej (również po wystawieniu faktury VAT dla osoby fizycznej).

UWAGA:

Przepisy dopuszczają drukowanie paragonów fiskalnych także do faktur VAT wystawionych dla firm (należy o tym poinformować urząd skarbowy). Rozwiązanie takie upraszcza naliczanie podatku, ponieważ na koniec miesiąca wystarczy wydrukować na drukarce fiskalnej raport okresowy, który w takim wypadku będzie pokazywał całkowitą sprzedaż w firmie z rozbiciem na poszczególne stawki. Wybranie takiego rozwiązania nie wymaga specjalnego konfigurowania programu.

Szczegóły dotyczące wystawiania paragonów należy szukać w rozdziale poświęconym sprzedaży. Ogólnie natomiast wystawianie paragonu przedstawia się następująco:

Należy wybrać opcję znajdującą się w menu: Tabele /Sprzedaż /Paragony, faktury dla osób (Rys. 352 ).

Rys. 352 Menu spisu paragonów

Następnie będąc już w tabeli „Spis paragonów...” naciskamy klawisz F5 Nowy paragon. Program wejdzie do tabeli „Część towarowa paragonu”. Następnie klawiszem F5 Weź towar pobieramy towary do sprzedaży, podobnie jak ma to miejsce przy wystawianiu faktur. Gdy wpiszemy wszystkie pozycje, drukujemy paragon na drukarce fiskalnej naciskając CTRL-P.

UWAGA:

Podczas wystawiania faktur i paragonów dostępny jest także klawisz CTRL-I umożliwiający dostęp do wydruku raportów dobowych, okresowych, otwierania szuflady, itp.

Opcja ta została dokładnie omówiona w rozdziale: Sprzedaż: Opcja szybkiego wystawiania dokumentów.

Dla punktów sprzedaży detalicznej, gdzie sprzedaż prowadzona jest intensywnie wprowadzono specjalną opcję umożliwiającą bardzo szybką sprzedaż towarów. Dodatkowo opcja zaopatrzona jest w możliwość powiększania liter i cyfr, tak aby możliwa była sprzedaż na systemach komputerowych zaopatrzonych w małe 9-cio calowe monitory (np. kasy komputerowe Elzab Xcel, IBM Sure One). Opcja sprzedaży detalicznej znajduje się w menu: Dokument /Dokument sprzedaży (Rys. 353 ).

Rys. 353 Opcja szybkiego wystawiania paragonu

Rys. 354 Ekran monitora podczas szybkiego wystawiania paragonów

Sprzedaż towaru przy zastosowaniu tej opcji sprowadza się do wpisania kodu kreskowego towaru ręcznie lub przy użyciu skanera.

UWAGA:

Podczas sprzedaży program wykrywa kody kreskowe, w których zawarta jest informacja o cenie lub masie towaru. Kody te powinny być wcześniej zdefiniowane w menu: Miesiące /Inne urządzenia/ Skaner kodu kreskowego/ Definicje kodów specjalnych (Rys. 355 ).

Rys. 355 Definiowanie specjalnych kodów kreskowych

Informację jak należy zdefiniować specjalne kody należy szukać w rozdziale: „Kody kreskowe z informacją o ilości, wadze lub cenie”. Drukowanie naklejek z takimi kodami można przeprowadzić wyłącznie na odpowiednich wagach wyposażonych w drukarki etykiet (Np. Optimus DSP-500 / 800, Medesa CAT-5.x). Program umożliwia zaprogramowanie takich wag w opcji: Kasy /Programowanie. Bardziej zainteresowanych użytkowników zagadnieniami związanymi z konfiguracją takich wag, a w szczególności poprawnym zdefiniowaniem położenia odpowiednich cyfr w kodzie odsyłamy do rozdziału „Uwagi dotyczące niektórych kas fiskalnych”

Oprócz tego można wykorzystać zwykłe wagi umożliwiające pomiar masy bezpośrednio przy kasie – oczywiście wtedy, gdy mają możliwość podłączenia do komputera. W takim wypadku należy wcześniej skonfigurować typ wagi w menu: Miesiące /Inne urządzenia/ Wagi. Odczyt wagi sprowadza się wtedy do wybrania przycisku F7 waga umożliwiającego odczyt masy towaru ważonego.

Rys. 356 Menu Inne urządzenia

Opcja znajduje się z menu: Miesiące /Inne urządzenia /Karty rabatowe. Program posiada możliwość obsługi kart rabatowych oraz specjalnych kodów kreskowych, w których zakodowana jest informacja o działaniu jakie ma podjąć program po odczytaniu takiego kodu. Odczytywanie kart rabatowych przez czytnik lub skaner polega na odczycie z karty cyfr i znaków na podstawie których karta zostaje zidentyfikowana, a program może podjąć odpowiednie kroki (np. udzielenie rabatu, wystawienie faktury, itp.). Aby program mógł poprawnie odczytywać kartę należy zdefiniować sposób zapisanych na karcie znaków. Definicja znaków odczytywanych z karty polega na ustaleniu na których pozycjach są takie elementy jak: data ważności, kod identyfikacyjny firmy, nr klienta, nr rabatu, itp. W celu definiowania układu znaków na karcie posługujemy się następującymi znakami:

r - cyfra daty ważności karty w kolejności:

dwie cyfry roku, dwie miesiąca, dwie dnia

parametr może nie występować bądź występować

tylko w postaci cząstkowej np. tylko 2 cyfry roku.

x - znak położenia znaku symbolu klienta

parametr opcjonalny - może nie występować

? - znaki nieistotne, omijane przy odczytaniu karty

Pozostałe znaki (inne niż r, x, ?) mogą być wykorzystane do identyfikacji karty.

Rys. 357 Wzorce kart rabatowych

Karty rabatowe można zamówić w specjalizujących się w produkcji takich kart firmach, ale można także wytworzyć je we własnym zakresie. Aby wydrukować karty rabatowe wybieramy „F7 Drukuj kartę rabatową”:

Rys. 358 Dla skanera klawiaturowego

Rys. 359 Dla skanera na łączu szeregowym

Przykład:

Jeżeli wzorzec wygląda następująco: ABCDrrrrxxxxx to po odczytaniu karty rabatowej o przykładowym kodzie: ABCD0312JOKER

program rozpozna w tej karcie następujące elementy:

1. znaki rozpoznawcze: 'ABCD'

2. datę ważności karty: grudzień 2003

3. symbol klienta: „JOKER”

Należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku skanera klawiaturowego (podłączanego pomiędzy komputer a klawiaturę) zapis <Shift-F5> w polu „Kod kreskowy” (Rys. 358 ) należy przed wydrukiem skasować. Oznacza to, że aby odczytać kartę rabatową skanerem klawiaturowym konieczne jest wcześniejsze naciśnięcie kombinacji klawiszy Shift-F5 na klawiaturze natomiast odczytanie skanerem podłączonym przez COM (port szeregowy) automatycznie odczytuje wszystkie potrzebne informacje z karty rabatowej bez konieczności naciskania wcześniej jakichkolwiek kombinacji klawiszy.

UWAGA:

Słowa 'karta rabatowa' nie należy rozumieć dosłownie jako 'karta tylko do udzielania rabatu'. W programie można ustalić, aby w przypadku wykrycia takiej karty program np. uruchomił makro, które odczyta dane z kasy fiskalnej, wykona archiwizację, wypełni deklarację VAT i księgę a na koniec zakończy program - wszystko zależy od inwencji użytkownika.

•

(Odczytanie takich kodów możliwe jest wyłącznie przy szybkiej sprzedaży w opcji Dokument sprzedaży)

Rys. 360 Definicje kodów specjalnych

Opcja znajduje się w menu: Miesiące /Inne urządzenia / Skaner kodu kreskowego / Definicje kodów specjalnych. Centrum Kodów Kreskowych w Poznaniu (organizacja krajowa EAN), na bazie wytycznych EAN International, opracowała krajowy system znakowania towarów o zmiennej ilości. Towary takie posiadają kod kreskowy rozpoczynający się cyfrą 2. Program umożliwia rozpoznawanie takich kodów i rozpoznawanie informacji zakodowanej w kodzie. Taką informacją może być ilość, masa, cena i wartość towaru.

Aby zdefiniować specjalny kod wykorzystujemy następujące znaki:

x - cyfry kodu bez pomijania zer

X - cyfry kodu z pomijaniem zer z przodu kodu

i - ilość po przecinku

I - ilość

C - cena w złotych - cena w złotych po przecinku

? - cyfra nieistotna

Przykłady:

Przykładowo jeżeli skaner odczyta kod: 2901234567890, a w programie będzie zdefiniowany kod specjalny w formie: 29xxxx?IIiii? to program rozpozna go następująco:

Symbol towaru: 290123

Ilość towaru: 56.789

Jeżeli skaner odczyta kod: 2401234567890, a w programie będzie zdefiniowany kod specjalny w formie: 24XXXXXXCCcc? to program rozpozna go następująco:

Symbol towaru: 2412345 (bez zera na początku)

Cena towaru: 67 zł 89 gr.

Drukowanie kodów z informacją możliwe jest na specjalnych wagach etykietujących (np. medesa CAT-5.x, Optimus-ic 5xx/8xx). Program umożliwia programowanie takich wag. Informacje te zawarte są w rozdziale dotyczącym programowania kas fiskalnych.

UWAGA: Centrum Kodów Kreskowych ustaliło następująco sposób definicji kodów specjalnych: Kody rozpoczynające się cyframi '20' - dla wewnętrznego użytku

Kody rozpoczynające się cyframi '29' - w kodzie jest ilość lub masa: definicja: 29xxxx?IIiii?

Kody rozpoczynające się cyframi '24' - w kodzie jest cena: definicja: 24xxxx?CCCcc?

Skaner kodu kreskowego ma za zadanie odczytanie kodu kreskowego znajdującego się na opakowaniu wyrobu i przekazanie informacji do komputera lub kasy sklepowej. Wykorzystanie skanera w programie polega na zastąpieniu ręcznego wpisywania symboli towarów o wiele wygodniejszym i bezbłędnym wczytaniem skanerem. Aby program mógł współpracować ze skanerem należy ustawić parametry transmisji w menu: Miesiące /Inne urządzenia /Skaner kodu kreskowego / Konfiguracja (Rys. 361 ).

Rys. 361 Okno konfiguracji skanera

Parametry muszą być zgodne z ustawionymi w skanerze. Aby przetestować poprawność ustawień wykorzystujemy przycisk Test skanera. Jeżeli odczytany w teście kod będzie poprawny, możemy zaznaczyć opcję [X] Odczytywanie kodu... i wykorzystywać skaner przy wpisywaniu symbolu towaru.

UWAGA:

Powyższe informacje dotyczą wyłącznie skanerów szeregowych, tzn. skanerów podłączanych do portu szeregowego COM komputera. Inne skanery, które podłącza się do gniazda klawiatury nie wymagają żadnej konfiguracji. W takim wypadku opcja [X] Odczytywanie kodu... nie powinna być włączona.

›

(opcja dla użytkowników, którzy korzystają z kodów kreskowych)

Operacja przeliczania towarów na półkach jest bardzo czasochłonna i wymaga koncentracji uwagi. Bardzo częstym zjawiskiem są pomyłki dotyczące nie tylko ilości, ale nawet samej nazwy oraz symbolu liczonego towaru. W przypadku, gdy użytkownik korzysta z kodów kreskowych wskazane jest zastosowanie inwentaryzatora do wykonania remanentu. Inwentaryzator jest małym urządzeniem z zainstalowanym skanerem posiadającym liczniki ilości towaru. Operacja inwentaryzacji sprowadza się w takim wypadku do przeliczenia ilości towaru inwentaryzatorem, a następnie wprowadzeniu zebranych informacji do programu. Wprowadzenie danych do programu sprowadza się do podłączenia inwentaryzatora do komputera i wybraniu opcji F7 Wczytanie stanów z Inwentaryzatora (Wcześniej należy znajdować się w opcji Tabele /Protokół różnic Rys. 362 ).

Rys. 362 Tabela protokołu różnic

Kolejność operacji korekcji stanów przy użyciu inwentaryzatora powinna wyglądać następująco: Najpierw opcją F4 Pobierz stany z magazynu użytkownik powinien pobrać dane do tabeli protokołu różnic (opcja F6 stan rzeczywisty powinna być koniecznie ustawiona na Wstępnie wyzeruj Rys. 363 – informacje szczegółowe jak wypełnić protokół różnic znajdują się w rozdziale dotyczącym inwentaryzacji):

Rys. 363 Ustawienia konieczne dla inwentaryzatora

Następnie użytkownik powinien wykorzystać inwentaryzator przy liczeniu stanu towarów na półkach. Po przeliczeniu np. jednego regału powinien użyć opcji wczytania danych do programu: F7 Wczytanie stanów z inwentaryzatora(Rys. 362 ). Pojawi się wtedy okno dialogowe z opcjami konfiguracji inwentaryzatora (Rys. 364 )

Rys. 364 Parametry inwentaryzatora

Tu należy wybrać odpowiedni port i typ inwentaryzatora, a następnie wczytać dane klawiszem F12 OK. Po transmisji z inwentaryzatora dane zostaną pokazane na ekranie. Przy pokazanych kodach program dopasuje nazwy towarów. Zatwierdzenie ich spowoduje wprowadzenie ilości do rubryki „stan rzeczywisty”(Rys. 362 ). Jeżeli jakiś towar nie zostanie zidentyfikowany, to program wyświetli informację o kodzie i ilości nieznanych towarów. W takim wypadku należy odszukać te towary na półce – zidentyfikować je i wprowadzić ręcznie do magazynu. (Można w tym celu wykorzystać dokument przychodu wewnętrznego).

Powyższą operację powtarzamy dla kolejnych półek (regałów). Odczytywane ilości będą dodawały się do poprzednich. Oznacza to także, że jeżeli na innej półce znajdziemy następną partię towaru, który już wcześniej wystąpił to program doda nowo znalezione pozycje do poprzednich. Jeżeli zakończymy powyższe operacje dla wszystkich regałów możemy zatwierdzić inwentaryzację przez F6 Wprowadź zmiany do magazynów (wybranie tej opcji oczywiście może następować także po każdym wczytaniu z inwentaryzatora – wtedy dane będą sukcesywnie uaktualniane na magazynie)

Inwentaryzatory Datalogic, Dolphin oraz Symbol są niczym innym jak małymi komputerami i wymagają umieszczenia na nich specjalnych programów umożliwiających sporządzenie inwentaryzacji i przesłanie danych do Small Business-u. Programy dla inwentaryzatorów Datalogic i Dolphin są udostępniane użytkownikom pocztą elektroniczną, natomiast program dla inwentaryzatora Symbol powinien być dostarczony przez firmę zajmującą się dystrybucja inwentaryzatorów Symbol (np. BCS, Kamil).

Inwentaryzator można wykorzystać także podczas wpisywania zakupionych towarów. W tym celu należy użyć inwentaryzatora do przeliczenia zakupionych towarów, a następnie wybrać opcję znajdującą się w rejestrze faktur zakupu: F10 Wczytaj z dyskietki(Rys. 365 ). W takim wypadku nastąpi identyfikacja towaru po kodzie i przepisanie ilość. Niezidentyfikowane kody (o ile wystąpią) należy dopasować ręcznie.

Rys. 365 Wczytanie faktury z dyskietki/inwentwryzatora

Archiwizacja jest formą zabezpieczenia danych przed ich przypadkowym utraceniem, np. w wyniku uszkodzenia dysku, działalności wirusów itd. Wskazane jest wykonywanie archiwizacji przynajmniej raz na dwa tygodnie na dyskietki. Wybór miesiąca do archiwizacji umożliwia okno dialogowe wybrane w menu: Miesiące /Wybierz miesiąc (Rys. 366 ). Klawiszem F2 należy wybrać odpowiednią funkcję operacji na miesiącach - ARCHIWIZACJA WYBRANEGO MIESIĄCA. Następnie wybierać miesiąc i przyciskiem ENTER Archiwizuj! rozpocząć funkcję archiwizacji (Rys. 367 ). Program „spakuje” dane wybranego miesiąca, a następnie poprosi o wskazanie stacji dyskietek. Jeżeli mamy stację pamięci masowej (ZIP lub Streamer) to można wybrać opcję do katalogu (Rys. 368 ) wskazując następnie ścieżkę umieszczenia archiwum.

Rys. 366 Wybór archiwizacji

Rys. 367 Archiwizacja - wybór miesiąca

Rys. 368 Archiwizacja - wybór dysku

Użytkownik jest informowany o braku miejsca na dyskietce – program poprosi w takiej sytuacji o włożenie kolejnej dyskietki. Przy większej ilości dyskietek pomocne przy późniejszej dearchiwizacji może być ich ponumerowanie.

Dany miesiąc można wielokrotnie archiwizować na te same dyskietki.

Jeżeli podczas archiwizacji lub dearchiwizacji pojawi się komunikat o błędzie typu „Błąd CRC na dysku” to oznacza to, że dyskietka jest już zużyta (czasami pomaga jej sformatowanie, lecz z uwagi na bezpieczeństwo danych nie zalecamy ponownego użycia tej dyskietki do archiwizacji).

W przypadku utraty lub uszkodzenia danych z dysku stałego, można je odtworzyć z kopii archiwalnej. Po włożeniu dyskietki z kopią archiwalną do stacji dysków, należy wybrać opcję: Miesiące /Wybierz miesiąc (Rys. 366 ). Klawiszem F2 należy wybrać odpowiednią funkcję operacji na miesiącach - ROZPAKOWANIE DANYCH Z KOPII ARCHIWALNEJ. Program pokaże dialog, w którym należy wskazać dyskietkę lub katalog. Jeżeli na dyskietce jest zarchiwizowany miesiąc, to pokaże się on w liście dostępnych miesięcy. Wówczas należy wybrać przycisk ENTER Dearchiwizuj w celu przeniesienia danych z dyskietki na dysk.

Program co 4 dni pyta się użytkownika przy wyjściu z programu czy utworzyć dodatkową kopię bezpieczeństwa (Rys. 369 ). Dzięki temu w przypadkach utraty, bądź uszkodzenia danych możliwe jest "wrócenie" do danych sprzed 4 lub 8 dni. Aby rozpakować dane z kopii zapasowej należy wybrać funkcję: ROZPAKOWANIE DANYCH Z KOPII ZAPASOWEJ i postępować dokładnie tak samo jak przy dearchiwizacji z dyskietki.

Rys. 369 Tworzenie zapasowej kopii danych

Dyski mogą pomieścić dane firmy z kilku lat. Mimo to niekiedy zachodzi konieczność skasowania „starych” danych, aby zrobić miejsce na nowe. Możemy tego dokonać za pomocą opcji Miesiące /Wybierz miesiąc.

Klawiszem F2 należy wybrać odpowiednią funkcję operacji na miesiącach - KASOWANIE WSKAZANEGO MIESIĄCA lub KASOWANIE ZBĘDNYCH KOPII ZAPASOWYCH (Rys. 366 ).

Po wybraniu tej opcji pokaże się lista miesięcy, w której należy wskazać miesiąc do usunięcia. Kasowanie jest opcją, z której należy korzystać bardzo ostrożnie, ponieważ program nie kontroluje, czy kasowany miesiąc został zarchiwizowany (kontrola taka jest niemożliwa do zrealizowania). W przypadku uruchomienia tej opcji bez wcześniejszej archiwizacji, dane z usuwanego miesiąca zostaną stracone bezpowrotnie.

Rys. 370 Menu Inne

Opcja usuwania zbędnych danych znajduje się w menu Inne /Usuwanie danych i służy do zredukowania objętości danych, czyli usunięcia zbędnych zapisów. Należy ją wykonywać przynajmniej raz na początku roku, lub w przypadkach większych firm (miesięcznie powyżej 100 faktur) raz na miesiąc.

Użycie tej opcji powinno być poprzedzone – na wszelki wypadek – archiwizacją miesiąca na dyskietkę, ze względu na nieodwracalność procesu usuwania danych.

Rys. 371 Usunięcie zbędnych danych

Po wybraniu opcji zostanie wyświetlone okno (Rys. 371 ), w którym ustalamy datę, od której wstecz zostaną usunięte zapisy. Data ta zostanie zaproponowana i będzie nią zawsze pierwszy dzień miesiąca wczytanego do edycji (jeżeli edytowany jest miesiąc marzec, wówczas proponowaną datą będzie: 94.03.01). Datę można zmienić, wpisując inną datę (tylko wcześniejszą).

W kartotekach towarów wykasowane zostaną wszystkie rozchody z datą wcześniejszą od podanej w oknie dialogowym, a także te przychody, z których towary już się rozeszły. Od przychodów, które nie zostały jeszcze w całości rozprowadzone, odejmowane są wartości i ilości dokonanych rozchodów. W ostatecznym wyniku otrzymujemy spis tego, co powinno być na magazynie w dniu wykonania operacji usuwania zbędnych dokumentów.

Wyjaśnienie na przykładzie usuwania danych z kartoteki:

Na magazyn wprowadzony został towar X w ilości:

100 sztuk po cenie 47.00

100 sztuk po cenie 50.00

100 sztuk po cenie 70.00

Do dnia, w którym zamierzamy przeprowadzić wykasowanie zbędnych dokumentów, sprzedano 170 sztuk tego towaru. Łatwo zauważyć, że po wykonaniu opcji porządkowania, zgodnie z zasadą „pierwszy wchodzi – pierwszy wychodzi“, w kartotece towaru X pozostaną następujące zapisy:

30 szt. po cenie 50.00

100 szt. po cenie 70.00

Jednocześnie zostaną usunięte dokumenty, na podstawie których dokonany został rozchód towaru X.

Uwaga. W czasie wykonywania operacji porządkowania, następuje zmiana statusu zapisów w kartotece: przychody objęte tą operacją, które dotąd można było zmieniać tylko przez dokonanie zmian w dokumentach źródłowych, a więc dokumentach zakupu, mogą być teraz zmieniane „ręcznie“. Pozwala to na ewentualną „ręczną” korektę stanów ilościowych po dokonaniu spisu z natury.

Korzystanie z tej opcji zalecamy na samym początku miesiąca. Jeżeli w Państwa firmie często wraca się do dokumentów z poprzednich miesięcy, np. faktur lub rozliczeń podatkowych, porządkowanie można wykonać na przykład z miesięcznym opóźnieniem. Przy małej liczbie wystawianych i otrzymywanych dokumentów, wykonywanie tej opcji nie będzie konieczne nawet w ciągu całego roku.

Operacja porządkowania dotyczy wyłącznie danych zawartych w edytowanym miesiącu i nie ma żadnego wpływu na dane zawarte w pozostałych miesiącach.

W programie zaimplementowano możliwość importu danych z innych programów magazynowych i księgowych. Dla najpopularniejszych programów na rynku stworzono specjalne opcje umożliwiające automatyczny import. Opcje automatycznego importu znajdują się w menu: Miesiące /Eksport-import danych (opis w rozdz. Automatyczny import z innych programów magazynowych )

Rys. SEQ Rys. \* ARABIC 372 Menu Export - import

Natomiast z innych programów opartych na strukturze plików DBF import jest również możliwy, lecz wymaga znajomości i nazw pól DBF w importowanych plikach. W takich wypadkach należy zwrócić się do osób mających podstawowe umiejętności z zakresu baz DBF.

Eksport danych (Rys. 373 )możliwy jest z każdej tabeli przez naciśnięcie Ctrl-Y (lub Ctrl-Z). Chcąc eksportować dane wybieramy Export danych do DBF. Wówczas program poprosi o podanie nazwy pliku, do którego dane mają być przesłane..

Pozostałe opcje: F4 Export Text oraz F5 Import Text są opcjami służącymi przede wszystkim do przenoszenia danych pomiędzy dwoma programami Small Business, choć opcja może być przydatna do wyeksportowania danych np. do dowolnego edytora.

Eksport może odbywać się w obrębie tylko wyselekcjonowanych danych (Ctrl-S selekcja) oraz w zakresie widocznych rubryk (Ctrl-X i Ctrl-R).

]

Rys. 373 Okno dialogowe pokazujące się po naciśnięciu Ctrl-Y

Dane z dowolnego programu księgowego opartego na plikach DBF można przenieść do systemu Small Business. Możliwy jest import do dowolnej tabeli, lecz sensowne jest przede wszystkim importowanie danych o towarach i kontrahentach.

Przykład zostanie przeprowadzony na przykładowym pliku TOWARY.DBF (uwaga: nazwa pliku zwykle sugeruje, że dane zawarte w takim pliku dotyczą nazw i cen towarów, ale nie należy tego uogólniać). Wzięty do przykładu plik zawiera pola DBF:

KOD - kod kreskowy

NAZWA - nazwa towaru

VAT - stawka VAT

OPIS - pole nieistotne

CENA - cena netto sprzedaży

GRUPA - pole nieistotne

Import wykonamy w tabeli „Wprowadzanie stanów początkowych”. Należy wejść do tej tabeli przez menu: Miesiące /Instalacja, konfiguracja /Towary – Stany początkowe. Następnie nacisnąć Ctrl-Y i wybrać Import z DBF (Rys. 373 ). Otworzy się okno, w którym program zażąda podania ścieżki do pliku z towarami. Jeżeli plik umieszczony jest w katalogu C:\TEST\ i nazywa się TOWARY.DBF, to powinniśmy wpisać ścieżkę jak na rysunku (Rys. 374 ).

Rys. 374 Okno dialogowe ścieżki do pliku DBF

Rys. 375 Okno konfiguracji importu z DBF z przypisanymi polami

Po zatwierdzeniu powinniśmy uzyskać okno konfiguracji importu (Rys. 375 ). Następnie za pomocą przycisków INS Dodaj pole DBF i ew. DEL Usuń pole DBF przypisujemy polom tabeli pola z pliku DBF. Powyższy rysunek pokazuje sposób przyporządkowania pól. Nie jest konieczne przyporządkowanie wszystkich pól tabeli (np. przyporządkowanie pola Lp.) ani też niektórych pól z pliku DBF (np. GRUPA i OPIS). Jeżeli przyporządkowaliśmy wszystkie potrzebne nam pola, to wybieramy klawisz F12 Rozpocznij import.

Do jednego pola w tabeli można przypisać kilka pół z pliku DBF (np. jeżeli w pliku DBF są pola NAZWA i SWW to oba te pola można przypisać do pola "nazwy towaru/usługi"). W przypadku, gdy inny program posiada bazę opartą na plikach w formacie DBF, ale nie są one umieszczone w jednym pliku lecz w kilku, (np. nazwa towaru jest w jednym pliku, zaś symbol towaru w drugim) to konieczne jest przed importem scalenie tych plików np. w arkuszu kalkulacyjnym MS Xcel

’

Program posiada możliwość automatycznego zaimportowania danych z kilku najbardziej popularnych programów:

Subiekt4 firmy Insert z Wrocławia

FPP firmy CDN z Krakowa

Pan Wokulski firmy Voltronik z Tarnowa

Magazyn Multi firmy DGCS z Kalisza

WFMAG firmy Wapro z Warszawy

Opcja automatycznego importu danych zamieszczona została w menu: Miesiące /Eksport-Import danych/ (Rys. 372 ). Przed wybraniem odpowiedniego importu należy założyć nowy miesiąc. Następnie w zależności od programu należy wybrać szereg opcji decydujących o sposobie importowania danych. Ze względu na rozpiętość informacji nie będą one tu omawiane. W przypadku, gdyby dane nie zostały zaimportowane w taki sposób, w jaki życzyłby sobie tego użytkownik należy miesiąc skasować i powtórzyć operację importu z innymi ustawieniami.

Praca w sieci komputerowej jest możliwa przy zastosowaniu wersji sieciowej programu. Wersja taka umożliwia równoległą pracę na kilku równouprawnionych stanowiskach (na każdym z nich można wykonać każdą operację). Ze względu na swoją specyfikę niektóre czynności (pakowanie, rozpakowanie, usuwanie danych) mogą być dostępne w danej chwili tylko jednemu użytkownikowi. Wielodostęp oraz fakt przesyłu danych przez kabel sieciowy powoduje spowolnienie działania programu na stanowiskach dołączonych do serwera.

Spowolnienie spowodowane jest tym, że poprzez kabel przesyłane są dane oraz inne pliki potrzebne do pracy programu. Można tak zainstalować program, aby przesyłane były tylko dane, natomiast inne pliki były pobierane z lokalnego dysku. Ten sposób gwarantuje minimalną liczbę przesłań pomiędzy komputerami w trakcie pracy programu i jest przez nas szczególnie polecany. (instalację taką można przeprowadzić automatycznie programem INSTALUJ.EXE z dyskietki instalacyjnej – należy wtedy instalować program na każdym z komputerów podając odpowiednią ścieżkę do danych Rys. 376 ).

Rys. 376 Instalacja z podaniem ścieżki na komputerze-kliencie

Program działa na dowolnej platformie oprogramowania sieciowego (Windows, Lantastic, Novell). Warunkiem koniecznym jest, aby dane "widziane" były przez komputery (klientów) w postaci ścieżki wraz z dyskiem np. F:\SB4\.

…

Należy sprawdzić, czy dysk z danymi jest udostępniony także do zapisu. Domyślnie system ustawia opcję udostępniania na "tylko do odczytu" (Rys. 377 ). Ponadto dysk należy "zamapować" (Rys. 378 ).

Rys. 377 Pełne udostępnianie dysku sieciowego

Rys. 378 Mapowanie dysku

W przypadku wykorzystywania serwera z oprogramowaniem Novell oraz komputerów-klientów z zainstalowanym systemem WINDOWS95/98 należy pamiętać o wykorzystywaniu wyłącznie oprogramowania klienta firmy Microsoft. Oprogramowanie firmy Novell ma poważny mankament polegający na nie informowaniu systemu o zmianie długości pliku, co jest przyczyną błędnej pracy programu.

Rys. 379 Dodawanie klienta novell, ale produkcji firmy Microsof

Program umożliwia prowadzenie sprzedaży w kilku oddziałach firmy, a następnie konsolidację wystawionych dokumentów w jedną całość np. w celu ustalenia zobowiązań podatkowych. Pojęcie „oddział firmy” i „siedziba firmy” jest w naszym programie pojęciem umownym. Każdy oddział może dokonać importu dokumentów z innych oddziałów (działając tym samym jako siedziba), a także każdy oddział może dokonać eksportu swoich dokumentów do innych oddziałów zachowując się w ten sposób jak filia. Wyboru siedziby dokonuje więc użytkownik poprzez sam fakt dokonania czynności exportu w oddziałach, które są dla niego filiami oraz importu w oddziale, który uważa za swoją siedzibę.

W najprostszym wypadku idea współpracy pomiędzy filiami wygląda następująco:

W siedzibie firmy wprowadza się zakupy towarów.

Dokumentami przesunięć międzyfilialnych przesuwa się towary do oddziałów-filii.

Przesunięte towary zostają sprzedawane przez filie.

Dokumenty sprzedaży z oddziałów przesyła się do siedziby firmy.

Na podstawie wszystkich zgromadzonych w siedzibie firmy dokumentów ustala się wzajemne zobowiązania i drukuje wszystkie potrzebne dokumenty podatkowe.

Uwaga. W trakcie przesyłania dokumentów z filii do siedziby program importuje nie tylko dokumenty sprzedaży lecz także faktury zakupów oraz dokumenty wpłat KP, KW oraz wyciągi bankowe. Tym samym możliwe jest wprowadzanie faktur zakupów w filiach (a nie tylko w siedzibie) a także rejestrowanie w filiach zapłat i wydatków (filia może mieć własną kasę i konto bankowe).

Przesuwanie towarów oraz przesyłanie dokumentów odbywa się na drodze elektronicznej (dyskietką lub modemem).

Opcje dotyczące przesunięć towaru pomiędzy filiami znajdują się w menu: Tabele /Przesunięcia MM (Rys. 380 )

Rys. 380 Menu z wyborem przesunięć do filii

Ponieważ wystawianie faktur zakupu i sprzedaży oraz dokumentów wpłat i wypłat zostało omówione w innych rozdziałach, to w tym rozdziale poruszymy jedynie kwestie sposobu wystawiania, przesyłania i odbioru przesunięć towarów pomiędzy filiami a także eksportu dokumentów z filii do siedziby.

Wybranie opcji Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia wysyłane spowoduje wejście do rejestru przesunięć wysyłanych do oddziału firmy (Rys. 381 )

Rys. 381 Tabela przesunięć do filii

F4 Zawartość - opcja służy do podglądu zawartości przesunięcia.

F5 Nowa MM - opcja służy do wpisania nowego przesunięcia towarów do oddziału.

Wybranie opcji spowoduje wystawienie nowego dokumentu przesunięcia. Program zapyta o nazwę filii. Nazwa ta będzie podpowiadana przy wystawieniu następnego przesunięcia do filii. (Jeżeli wcześniej zdefiniowano w opcji Miesiące/ Instalacja, Konfiguracja/ Definiowanie/ Filie-sklepy nazwy filii to program wcześniej zapyta o dodatkowo o jej numer Rys. 382 )

Rys. 382 Wybór filii

Rys. 383 Wpisywanie nazwy filii

Po zatwierdzeniu nazwy wchodzimy do części towarowej dokumentu:

Rys. 384 Część towarowa przesunięcia do filii

Poszczególne opcje oznaczają:

F3 Druk – wydrukowanie dokumentu przesunięcia.

F4 Opis – podstawowe informacje o dokumencie przesunięcia tzn. numer przesunięcia, nazwa filii docelowej, data przesunięcia, itp.

F5 Weź towar - podobnie jak ma to miejsce przy wystawianiu faktur opcja służy pobraniu towarów na dokument przesunięcia.

F6 Wartość – pokazuje wartość przesunięcia w cenach zakupu i sprzedaży

F7 Odpisz z magazynów – opcja aktualizuje stany magazynowe odpisując towary z magazynu. Po wykonaniu tej opcji wypełniają się puste rubryki od 6-tej do 10-tej.

F8 Pokaż skład rozch. – Opcja ma na celu poinformowanie użytkownika po jakich cenach dany towar został ściągnięty z magazynu. Opcja ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku gdy przesuwana ilość towaru została wcześniej zakupiona w kilku dostawach z różnymi cenami zakupu. W takich sytuacjach dany towar będzie pochodzić z kilku dostaw i jego wyjściowa cena uwidoczniona na wydruku będzie uśredniona. Powyższa opcja daje więc informację o składowych cenach zakupu towaru.

Rys. 385 Informacja o rozbicie jednej pozycji na kilka cen zakupu

Przesłanie dokumentów przesunięć towarów można zrealizować na trzy sposoby:

Wydrukować dokument i przesłać go wraz z towarem do filii. W filii zostanie on przepisany ręcznie do programu.

Zapisać dokument na dyskietce. W filii będzie go można wczytać z dyskietki.

Przesłać dokument modemem przez linię telefoniczną.

W dwóch ostatnich przypadkach wybieramy opcję: Tabele /Przesunięcia MM / Export przesunięć i uzyskujemy listę dokumentów (Rys. 386 ).

Rys. 386 Wybór dokumentów do przesłania do filii

Przyciskiem INSERT Zaznacz ustalamy (pojawia się trójkącik z prawej strony), które przesunięcie do filii będzie brane pod uwagę. Następnie zatwierdzamy przyciskiem F12 Wyślij zaznaczone nasz wybór. Program zapyta się, w jaki sposób chcemy przesłać dane:

Rys. 387 Wybór sposobu wysłania dokumentów

Jeżeli chcemy przesłać dane dyskietką, to wkładamy dyskietkę do stacji dysków i zatwierdzamy swój wybór. Program zapisze na dyskietce informacje dotyczące dokumentu przesunięcia towaru do filii. Dane te będzie można później automatycznie wczytać na komputerze w oddziale firmy.

Wysłanie dokumentu modemem wymaga synchronizacji komputera wysyłającego z komputerem odbierającym dane. Aby transmisja doszła do skutku, należy na komputerze odbierającym dane włączyć odbiór, tzn. wybrać opcję z menu: Tabele /Przesunięcia MM /Import przesunięć z filii.

Istotnym elementem prawidłowej transmisji jest poprawne ustawienie parametrów portu do którego podłączony jest modem (przycisk Parametry Rys. 387 ).

W celu wczytania dokumentów wybieramy opcję: Tabele /Przesunięcia MM / Import przesunięć do filii. Na ekranie ukaże się okno dialogowe, w którym wybieramy sposób wczytania danych. Po wczytaniu program poinformuje o ilości wczytanych dokumentów. Dokumenty będą umieszczone w tabeli w menu: Tabele /Przesunięcia MM /Przesunięcia z filii. Dokumenty te należy „odpisać”, aby towar został wprowadzony na magazyn tzn. należy wejść do odpowiedniego przesunięcia klawiszem F4 Zawartość, a następnie wybrać opcję F7 Odpisz z magazynów.

Po wczytaniu dokumentu przesunięcia otrzymujemy okno, w którym program pokazuje w jaki sposób zidentyfikował przysłane towary (Rys. 388 ). Towary są rozpoznawane poprzez symbol towaru.

Rys. 388 Okno umożliwiające dopasowanie przyjmowanych towarów

Każdy towar zostaje zidentyfikowany. Jeżeli program nie zdoła tego zrobić, to sygnalizuje to odpowiednimi zapisami w liście np.:

OK – całkowita i bezbłędna identyfikacja

OK – różnica... identyfikacja bezbłędna, ale program informuje, że są różnice (np. Na – w nazwie, Vz – podatku VAT zakupu)

?? – WIELE TOW. O TYM SYMBOLU – wiele towarów posiada symbol towaru wczytywanego

!! – NIE DOPASOWANO TOWARU – program nie zdołał zidentyfikować towaru i należy to zrobić ręcznie.

Aby zakończyć wczytywanie przesunięcia z filii konieczne jest, aby przy wszystkich towarach pojawił się opis „OK”. Oznacza to, że przy użyciu opcji F2 Dopasuj oraz F3 Wprowadź jako nowy użytkownik musi zdecydować co zrobić z niezidentyfikowanym towarem.

Rys. 389 Menu z wyborem eksportu dokumentów do filii

Przesłanie dokumentów (faktury, rachunki, paragony itp.) wygląda podobnie jak przesłanie dokumentu przesunięcia międzymagazynowego opisane wcześniej. Wystarczy wybrać opcję: Miesiące /Export-import danych /Export dokumentów do filii. Przed wysłaniem danych program zażąda wskazania okresu, z którego mają być dokumenty.

Rys. 390 Przed wysłaniem dokumentów należy podać zakres dat

UWAGA:

Należy zwrócić uwagę, aby nie wysyłać dokumentów już wcześniej przesłanych, bowiem program nie kontroluje poprawności zakresu przesyłanych danych i może zajść sytuacja, że wyeksportowane dokumenty zostaną wczytane wielokrotnie w siedzibie firmy. W takich wypadkach konieczne będzie wykasowanie części powtarzających się dokumentów co jest operacją czasochłonną.

Podobnie jak ma to miejsce przy przesłaniu towarów MM-ką międzyfilialną program poprosi o sposób przesłania dokumentów (Rys. 391 )

Rys. 391 Sposób wysyłania dokumentów

Po zatwierdzeniu nastąpi kompresja danych i zapis na dyskietce lub przesłanie modemowe po którym na ekranie powinniśmy ujrzeć okno informujące o ilości przesłanych dokumentów (Rys. 392 ).

Rys. 392 Informacja o zakończeniu eksportu z ilościami dokumentów

†

W celu wczytania dokumentów wybieramy opcję: Miesiące /Export-import danych /Import dokumentów z filii (Rys. 393 ). Na ekranie ukaże się okno dialogowe, w którym wybieramy sposób wczytania danych. Po wczytaniu program poinformuje o ilości wczytanych dokumentów.

UWAGA: Wczytywane dokumenty zawierają treść identyczną jak treść dokumentów w filiach i nie są „połączone” z towarami w magazynie. Oznacza to, że „odpisywanie” tych dokumentów nie powoduje zmian w stanach magazynowych. Dokumenty te służą wyłącznie celom księgowym, a nie magazynowym.

Rys. 393 Odbiór dokumentów

Urządzenie SET110/120 oraz PSION jest przenośnym systemem do ewidencji transakcji. Znajduje ono zastosowanie w przypadku sprzedaży towarów „w terenie” np. przez akwizytorów. Dzięki niemu można wystawić rachunki, faktury, druki WZ, KP, KW itp. Wszystkie dokumenty można po powrocie do firmy wczytać do komputera, na którym znajduje się „Small Business”.

W dostarczanym przez producenta komplecie jest program SETxxx.EXE, przy pomocy którego wykonuje się transmisję. Dlatego przed przystąpieniem do pracy należy zapoznać się z programem SETxxx.EXE i najpierw zdefiniować przy jego pomocy konfigurację SET-a. Szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. NAZWĘ SET-a. Jest to 4-literowe słowo, identyfikujące urządzenie SET. Słowo to nie powinno w żadnym wypadku zawierać polskich liter, tzn. ąćę... NAZWĘ SET-a należy zapamiętać, bowiem będzie ona potrzebna w konfiguracji eksportu i importu danych. Po zapoznaniu się z programem SETxxx.EXE i ustaleniu w nim parametrów urządzenia możemy przystąpić do dalszych kroków.

Współpraca z Psion-em opiera się na współdziałaniu z umieszczonym na Psion-ie programem sprzedaży firmy AXED z Poznania. Do poprawnej współpracy z programem potrzebne są dodatkowe pliki, które można otrzymać od producenta programu – firmy AXED: RCOM.EXE, RCOM.INI, RCOM.RSC, GOPCEKO.EXE, GOPELKO.EXE, GOPMGKO.EXE, GOPNAKO.EXE, GOPTUKO.EXE. W pliku RCOM.INI należy ustalić parametry współpracy z PSION-em, tzn port i szybkość transmisji. Ponadto należy pamiętać o uaktywnieniu połączenia w PSION-ie.

Do urządzenia SET wysyłamy listę towarów oraz listę kontrahentów. W tym celu wybieramy opcję w menu Miesiące /Export-Import danych /Eksport danych dla SET 110/PSION. Na ekranie ukażę się okno:

Rys. 394 Okno konfiguracji eksportu do SET-a

W dialogu tym ustawiamy typ urządzenia, katalog plików, tzn. miejsce na dysku (ścieżkę) do katalogu, gdzie zainstalowaliśmy program: SETxxx.EXE lub PSION. Ponadto definiujemy listę magazynów, z których będą pobierane towary oraz najważniejszy element – NAZWĘ SET-a. W powyższym dialogu SET posiada nazwę „TEST”. Po zdefiniowaniu tych elementów wybierany przycisk F12 OK . Po zakończeniu program wyświetli komunikat:

Rys. 395 Komunikat kończący eksport do SET-a

Następnym krokiem jest uruchomienie programu SETxxx.EXE w celu przetransmitowania danych.

W czasie eksportu do SET-a pole adresowe kontrahenta z programu „Small Business” jest dzielone na 3 części w następujący sposób: z pierwszych 25 znaków adresu tworzone jest pole ulicy dla SET-a, z 6 następnych tworzony jest kod pocztowy, zaś z pozostałych tworzona jest miejscowość. Jeżeli przyjęli Państwo inny sposób wpisywania adresu kontrahenta, eksport nie będzie prawidłowy! Konieczne będzie w takim wypadku przepisanie adresów w programie na odpowiednią kolejność.

Przed wczytaniem dokumentów z urządzenia SET do programu „Small Business” wykonujemy odczyt informacji o sprzedaży programem SETxxx.EXE.

Następnie w programie „Small Business” wybieramy opcję Miesiące /Export-Import danych /Import danych z SET 110. Na ekranie ukaże się okno:

Rys. 396 Konfiguracja importu z SET-a

Wprowadzamy w nim ścieżkę do katalogu z programem SETxxx.EXE oraz zdefiniowaną wcześniej nazwę SET-a, i zatwierdzamy przyciskiem F12 OK. Program wczyta dokumenty wystawione przy pomocy SET-a i umieści je w odpowiednich tabelach programu.

Dokumenty sprzedaży po wczytaniu nie są „odpisane z magazynu”. Aby więc zgadzały się nam stany magazynowe należy każdy taki dokument „odpisać”. Robimy to w następujący sposób: Wchodzimy do tabeli zawierającej faktury sprzedaży. Następnie ustawiamy się podświetleniem na zaimportowanym dokumencie. Klawiszem F4 „wchodzimy” do dokumentu, a następnie klawiszem F7 odpisujemy towary z faktury. Powyższe kroki należy powtórzyć dla każdego zaimportowanego dokumentu.

Rozdział przeznaczony jest dla firm chcących zamawiać towary u swojego dostawcy poprzez modem lub dyskietką. Oczywiście dostawca musi być użytkownikiem programu Small Business i musi udostępnić swój cennik dla swoich odbiorców, tak aby mogli pobrać go poprzez modem. Opcje komunikacji z odbiorcami i opcje komunikacji z dostawcami znajdują się w menu Tabele /Zakup (Rys. 397 ).

Rys. 397 Opcje zamówień

Dostawca powinien ustalić które towary mają znaleźć się w jego cenniku. Cennik ten będzie udostępniony innym użytkownikom poprzez modem. Tworzenie cennika realizuje się w tabeli Tabele /Zakup /Komunikacja z odbiorcami (Rys. 398 ).

Rys. 398 Tabela udostępnianego cennika

Omówienie opcji:

F4 Konfiguracja modemu - opcja umożliwia ustawienie parametrów podłączonego modemu.

Rys. 399 Opis cennika

F5 Opis cennika - konfiguracja cennika (Rys. 399 ). Klawiszami F4/F5 ustalamy, z których magazynów mają być pobierane towary do cennika. Ponadto w polach Telefon do... wpisujemy informacyjnie nr telefonu, pod który modem użytkowników powinien dzwonić aby odebrać cennik lub zostawić zamówienie. Pozostałe pola są czysto informacyjne i ich wypełnianie jest opcjonalne.

F6 Utwórz cennik - opcja tworzy cennik na podstawie listy zdefiniowanych wcześniej magazynów. Pobierane do cennika towary przechodzą ogólną kontrolę pod względem poprawności. W rubryce stan tabeli (Rys. 398 ) wpisywany jest znacznik OK w przypadku bezbłędnego towaru. W innych przypadkach np. brak nazwy towaru wpisywane są znaczniki i mogą one otrzymać wartość:

Brak nazwy

Brak symbolu

Brak ceny

Brak stawki vat

Błąd * Kod - oznacza, że symbol towaru jest powtórzony i ma go także inny towar

Po utworzeniu cennika użytkownik może w rubryce opis przypisać dodatkową informację, jaka będzie wysyłana do jego klienta. Przypisy są pamiętane do każdego towaru. Dlatego nie istnieje niebezpieczeństwo, że ponowne wypełnienie tabeli spowoduje konieczność ponownego zaznaczania przypisów.

F7 Nasłuch telefoniczny - Uruchomienie opcji spowoduje oczekiwanie na telefony od użytkowników. W czasie nasłuchu program będzie oczekiwał na żądania wysłania cennika lub będzie pobierał zamówienia od klientów. Zamówienia będą umieszczane w rejestrze faktur sprzedaży, ale jako dokumenty rezerwacji. Takie dokumenty można w prosty sposób zamienić na faktury przez zmianę typu dokumentu. Zmiana ta to po prostu odpowiedni wybór z listy po naciśnięciu ENTER w rubryce typ dok. w rejestrze faktur sprzedaży.

F8 Zapisz cennik na dyskietce oraz F9 Weź zamówienie z dyskietki umożliwiają wysyłanie cennika oraz pobieranie zamówień podobnie jak poprzednio, ale bezpośrednio (na)z dyskietki klienta. Opcja może mieć zastosowanie dla klientów, którzy nie posiadają modemu.

Użytkownicy programu mogą łączyć się przy pomocy modemu z innym użytkownikiem także posiadającym Small Business w celu pobrania cennika oraz wysłania zamówienia. Opcje umożliwiające komunikację umieszczone są w menu: Tabele /Zakupy /Komunikacja z Dostawcą (Rys. 397 ). Po wybraniu opcji znajdujemy się w tabeli w której możemy dokonywać zamówień na otrzymanym od dostawcy cenniku (Rys. 400 ).

Rys. 400 Tabela cennika-zamówienia

Aby otrzymać cennik najpierw należy skontaktować się dostawcą i otrzymać od niego następującą informację:

Numer telefonu modemu

Symbol naszej firmy w jego rejestrze kontrahentów

Posiadając te informacje możemy przystąpić do konfigurowania programu. Robimy to następującymi opcjami:

F4 Konfiguracja modemu - należy wpisać parametry modemu. Najlepiej, aby zrobił to informatyk.

F5 Opis cennika - (Rys. 401 ). W opcji F2 Dane od dostawcy ustalamy numer telefonu pod którym dostępny jest modem dostawcy. Pozostałe pola są nieistotne (Rys. 402 ). Przy wpisaniu numeru można wykorzystywać cyfry oraz znaki specjalne:

T - wybieranie tonowy

P - wybieranie pulsowe

W - oczekiwanie na sygnał linii

, (przecinek) - odczekanie 2.5 sekundy

Np. jeżeli użytkownik posiada centralkę w swojej firmie i musi wybrać 0 aby osiągnąć wyjście "na miasto", a następnie musi odczekać na sygnał centrali miejskiej, która posiada jedynie wybieranie impulsowe to numer telefonu powinien być wpisany następująco: T0WP1234567(1234567 - przykładowy nr telefonu dostawcy)

Rys. 401 Opis cennika

Rys. 402 Dane dostawcy

W opcji F3 Magazyny docelowe należy ustalić magazyny, które w przypadku automatycznego zamawiania towarów mają być brane pod uwagę. Natomiast w opcji F4 Twoje oznaczenie należy wpisać otrzymany wcześniej od dostawcy nasz symbol (Rys. 403 ).

Rys. 403 Oznaczenie klienta

F7 Odbierz cennik - opcja umożliwia połączenie się poprzez modem z komputerem dostawcy i odebranie cennika. Zamiast modemu cennik można wczytać z dyskietki, na którą zapisał go nasz dostawca.

F9 Wyślij zamówienie - opcja wysyła poprzez modem lub zapisuje na dyskietkę zamówienie do dostawcy

Rys. 404 Ręczne tworzenie zamówienia

Po pobraniu cennika od naszego dostawcy możemy wpisać w rubryce Zamówić ilość! (rubryka 11 tabeli - Rys. 404 ) żądaną ilość zamawianych towarów lub skorzystać z opracowanych opcji automatycznego szacowania zamówienia. Wybranie klawisza F6 Ustal zamówienie spowoduje ukazanie się na ekranie okna z opcjami ułatwiającymi tworzenie zamówienia (Rys. 405 ).

Rys. 405 Opcje tworzenia zamówienia

Poszczególne przyciski oznaczają:

F1 Zeruj Zamówienie - opcja czyści (zeruje) wszystkie pozycje np. w celu tworzenia zamówienia od początku jeszcze raz.

F2 Ustal programowo - opcja umożliwia automatyczne sporządzenie zamówienia na podstawie sprzedaży w ostatnich dniach (Rys. 406 ).

Rys. 406 Automatyczna ocena zamówienia

F3 Pokaż zamówienie - umożliwia podgląd aktualnego zamówienia w oknie dialogowym. Poprzez naciśnięcie ENTER w liście towarów możliwa jest ręczna korekta tworzonego zamówienia (Rys. 407 ).

Rys. 407 Modyfikacje zamówienia

F4 W zwykłej sprzedaży

F5 Promocje i nowości

F6 Z opóźnioną dostawą

F7 Wycofane ze sprzedaży - opcje umożliwiają nałożenie filtru na towary posiadające dany atrybut (np. promocja). Opcja jest bardzo podobna do poprzedniej (F3 Pokaż zamówienie). Także tu poprzez naciśnięcie ENTER możliwe wpisanie zamawianych ilości.

Pozostałe opcje:

F8 Towary, które zidentyfikowano w magazynach oraz

F9 Towary, które nie występują w asortymencie to opcje sprawdzające czy w przyporządkowanych magazynach znajdują się towary, które otrzymaliśmy w cenniku dostawcy.

Rozdział skierowany jest przede wszystkim do zaawansowanych użytkowników którzy chcą poznać strukturę skryptów umożliwiających połączenie przez modem. Informacje zamieszczone w tym rozdziale mogą być pomocne w identyfikacji problemów transmisji oraz pomogą w napisaniu własnych skryptów umożliwiających np. przekazywanie plików i informacji do klientów. Ogólnie można powiedzieć, że język skryptu jest bardzo podobny do BASIC-a. Poniżej przedstawiamy zaimplementowane komendy, które zawsze na początku linii rozpoczynają się od znaku hash (#). Wszystkie inne linie (bez znaku # na początku linii) nie są interpretowane jako komendy, ale wysyłane bezpośrednio do modemu np. linia z zapisem:

ATA\r

jest wysłaniem do modemu 4 znaków: A,T,A, oraz znaku CR (heksadecymalnie: 41,54,41,0D)

Wysłanie takiej sekwencji do modemu spowoduje w tym wypadku próbę nawiązania połączenia przez modem. Oczywiście zakładamy, że użytkownicy znają komendy Hayes'a umożliwiające wysterowanie modemu. W innym wypadku nie powinni zabierać się za tworzenie własnych skryptów.

#CLEAR - czyści ekran terminala

#WAITKEY - zatrzymuje skrypt i oczekuje na naciśnięcie dowolnego klawisza

#PRINT "tekst" - wypisuje na ekranie dowolny tekst. Aby tekst znajdował się w następnej linii należy użyć znaku '\n' np. "tekst \n"

#DIAL - wybiera numer telefonu, który jest zdefiniowany w konfiguracji połączenia

#INIT - inicjacja modemu wg komend z okna konfiguracji połączenia

#SEND "plik" - wysłanie pliku

#RECEIVE "plik" - odebranie pliku

#GOTO "etykieta" - skok do linii rozpoczynającej się napisem #etykieta

#SYSTEM "program" - uruchomienie programu o nazwie program. Program powinien zwracać wartość kodu zakończenia (np. nr błędu).

#IF_ERROR=nn "etykieta" - skok do linii rozpoczynającej się napisem #etykieta, pod warunkiem, że program uruchomiony poprzednią komendą (#SYSTEM) zakończył się kodem nn. (wartość nn może być liczbą w zakresie -255 do 255). Zamiast znaku równości (=) można zastosować znaki mniejsze /większe (<>).

#EXIT nn - zakończenie skryptu z kodem nn.

#MACRO nn - po zakończeniu skryptu program powinien uruchomić makro nr nn.

#TIME - odczytanie czasu jaki upłynął od początku uruchomienia skryptu w sekundach. Następną komendą po wywołaniu komendy powinna być komenda #IF_ERROR[> = <] nn "etykieta". Gdzie nn wskazuje ilość sekund od początku uruchomienia skryptu.

#ON_HOOK - rozłączenie połączenia

#CARRIER_CHK nn - ustawienie opcji testowania połączenia nn może mieć wartość: 0 - brak testowania, 1- jeżeli brak połączenia z modemem to wyjście z obsługi skryptu i powrót do programu, 2-jeżeli brak połączenia z modemem to uruchomienie skryptu od początku

#WAIT nn "tekst" "etykieta"- oczekiwanie nn milisekund na znaki przychodzące z modemu. Jeżeli w ciągu znaków będzie tekst to należy skoczyć do linii rozpoczynającej się napisem #etykieta

Zastosowanie tych komend pomoże budować zaawansowane skrypty. Przykładem może być modyfikacja skryptu HURTOWNI.SCR pozwalająca na cykliczną aktualizację zawartości cennika np. co godzinę. Aby zrealizować takie co godzinne odświeżanie należy najpierw zdefiniować makro nr 1(patrz rozdział dot. makr), które zrealizuje dwie czynności:

Pobierze cennik F6 Utwórz cennik

a następnie uruchomi F7 Nasłuch telefoniczny.

Następnie dowolnym edytorem tekstowym (np. NOTEPAD) musimy dopisać linię w pliku HURTOWNI.SCR - w przedostatniej linii:

#MACRO 1

tzn. 3 ostatnie linie powinny wyglądać:

#KONIEC

#MACRO 1

#EXIT 0

Co oznacza uruchomienie makra numer 1 po wyjściu z procedury odbioru. Teraz wystarczy tylko przerywać skrypt co godzinę (3600 sekund), aby program po wyjściu uruchomił pobranie cennika i ponownie uruchomił nasłuch telefoniczny. Aby robione było to automatycznie należy zmodyfikować linie skryptu pętli oczekującej na telefon tzn. linie:

#WRING

#WAIT 0 "RING" "RINGOK"

#GOTO "WRING"

#RINGOK

należy zmodyfikować na:

#WRING

#TIME

#IF_ERROR>3600 "KONIEC"

#WAIT 0 "RING" "RINGOK"

#GOTO "WRING"

#RINGOK

W trakcie uzupełniania i poprawiania danych często zachodzi konieczność dopisania lub usunięcia całej linii.

1. Wykasowanie linii możemy uzyskać naciskając klawisz Delete.

2. Dopisanie linii w dowolnym miejscu możemy wykonać przez naciśnięcie klawisza Insert.

3. Jeżeli wpiszemy coś w ostatniej linii tabeli, to program samoczynnie dopisze na końcu kolejną pustą.

Większość tabel ma możliwość pokazywania na bieżąco sumy liczb po kolumnach. W szczególności dotyczy to księgi przychodów i rozchodów, rejestrów faktur, magazynów, kartotek itd. Ponadto program posiada możliwość regulowania składu linii i wysokości linii. Ustawienia te są pamiętane dla każdej tabeli osobno.

Dialog, w którym możemy dokonać zdefiniowania wyglądu, wywołujemy klawiszem Ctrl-L (Rys. 408 ).

Rys. 408 Wygląd tabeli

Poszczególne opcje w dialogu oznaczają:

F2 Pokaż sumę tabeli. Włącza na spodzie tabeli sumę. Dodatkowo po włączeniu selekcji „podsumowanie” zostaje wzbogacone o linie sumy po pozycjach, które zostały wyselekcjonowane oraz o linie sumy pozycji, które zostały schowane ( REF _Ref490379104 \h \* MERGEFORMAT Rys. 409 ).

Rys. 409 Tabela z włączoną sumą

F3 włącz pionowe linie. Linie pionowe zaznaczają koniec i początek rubryk. Mają wpływ jedynie na estetyczną stroną wyglądu tabeli na ekranie i wydrukach.

Rys. 410 Tabela z włączonymi liniami poziomymi

F4 Włącz poziome linie. Linie poziome służą do wizualnego oddzielenia poszczególnych rekordów. Podobnie jak linie pionowe, mają znaczenie estetyczne z niewielkim wpływem na czytelność wydruków(Rys. 410 ).

F5 Numeracja rubryk. Numeracja rubryk jest dodatkową linią pomiędzy nagłówkiem tabeli, a treścią rekordów, w którą wpisane są aktualne numery rubryk. Numeracja rubryk ułatwia zmianę kolejności rubryk (patrz: „operacje na rubrykach...”), niezbędna jest także na wydrukach niektórych dokumentów (np. Księgi podatkowej) ze względu na obowiązujące przepisy.

F6 wyk. Kontrolę sumy. Nakazuje programowi ponowne obliczenie sumy w tabeli. Wszelkie zmiany w treści rekordów powodują natychmiastową korekcję sum danej tabeli. Zdarzyć się jednak może, że w wyniku nagłej przerwy pracy komputera (np. przerwa w dopływie prądu, reset) – która nastąpi zaraz po zmianie w treści rekordu – program nie zdąży zapamiętać na dysku nowej wartości sumy. W takim wypadku wskazana jest ingerencja użytkownika, który musi wydać polecenie ponownego naliczenia sum w tabeli, w której przebywał w chwili awarii.

F7 wysokość rubryk (ilość widocznych wierszy z treści pola). Poszczególne pola rekordów mają różne rozmiary np. pole na nazwę kontrahenta pozwala na wpisanie 100 znaków (25 liter x 4 wiersze), a pole na adres kontrahenta 50 znaków (25 liter x 2 wiersze wys.). Wysokość linii, wyświetlaną na ekranie można regulować tak, aby widzieć ich większą ilość kosztem ograniczenia widocznej treści. Przykładowo pokazując tylko dwa pierwsze wiersze z nazwy kontrahenta możemy zmieścić na ekranie 10 kontrahentów, a ograniczając pokazanie treści do 1-go wiersza aż 20. Przy edycji poszczególnych pól program pokazuje całe pola niezależnie od zdefiniowanej wysokości linii. Przy wydruku program drukuje tylko tyle z wierszy poszczególnych linii, ile jest wypełnionych treścią, niezależnie od tego, jaka wysokość linii została zdefiniowana. Oznacza to, iż jeżeli zmieścimy się z nazwą danego kontrahenta w trzech wierszach, to program tylko trzy wiersze wydrukuje pomijając pusty wiersz czwarty. Na poniższym rysunku (Rys. 411 ) zwiększono ilość rubryk z 1 do 3.

Rys. 411 Zwiększenie wysokości rubryki

Ustalony wygląd tabeli wraz z kolejnością rubryk można zapamiętać (patrz: „Operacje na rubrykach...”) i wykorzystać do zdefiniowania wydruku. (Patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”).

Ilość miejsc po przecinku określa, z jaką dokładnością mają być wyświetlane pola typu ilościowego. Można ją zmieniać w zakresie od 0 do 3. Aby wywołać dialog, w którym możemy ustawić dokładność wyświetlania, należy wejść do dowolnej tabeli i nacisnąć klawisz Ctrl-L (Rys. 408 ). Dokładność ustawiana jest dla całego programu i nie można ustawić np. w magazynie dokładności 0.01 i jednocześnie w części towarowej faktury 0.001. Dokładność pamiętana jest dla każdego hasła oddzielnie, dzięki czemu użytkownicy mogą ustawić indywidualnie dla swoich potrzeb dokładność wyświetlania.

Wyświetlając z mniejszą dokładnością program zaokrągla wartości zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Obliczenia prowadzone są według faktycznej, a nie zaokrąglonej zawartości pola. Np. jeżeli w polu wpisana jest liczba 4,357, a ilość miejsc po przecinku ustawiona jest na 1, to program wyświetlając i drukując to pole będzie podawał liczbę 4,4 ale do obliczeń pobierze faktycznie wpisaną wartość 4,357.

Program drukuje zera nieznaczące, np. jeżeli wpisaliśmy w pole ilość 4,3, a ilość miejsc po przecinku ustawiona jest na 3, to program wydrukuje w tym polu liczbę 4,300.

Tabele zawierają przeważnie od kilkunastu do kilkudziesięciu rubryk. Na ekranie widoczna jest tylko ich część (Rys. 412 ).

Rys. 412 Rubryki 17-23 w tabeli magazynu

Rubryki ważne mieszają się z tymi mniej ważnymi, wydruki są za obszerne, za mało widać na ekranie, a i klawiszy zbyt dużo trzeba naciskać – generalnie ilość rubryk należałoby zmniejszyć. Niestety okazuje się, że każda firma inne rubryki uważa za ważne, jak też posiada własne preferencje odnośnie ich kolejności i ważności. Dodatkowo kilka razy w roku może zajść potrzeba wykorzystania rubryk nie znajdujących zastosowania w codziennej praktyce.

Z tych kłopotów udało nam się wybrnąć tworząc – z jednej strony – bardzo wiele różnorodnych kolumn – a z drugiej – pozwalając w dowolny sposób zmieniać ich kolejność, a także chować te, które są w danej chwili zbędne (Rys. 414 ).

Zalety są oczywiste. Przykładowo jedna tabela „magazyn” może być cennikiem towarów, zestawieniem tego, co należy kupić przy najbliższym wyjeździe po towar, wyszczególnieniem sprzedaży towarów po cenach zakupu (lub po cenach sprzedaży), czy stanem ilościowo-wartościowym magazynu na potrzeby remanentu.

Dodatkowo – możemy ukryć pewne rubryki przed pracownikami, do których nie mamy stuprocentowego zaufania i zablokować możliwość odkrywania za pomocą systemu uprawnień – bo kolejność rubryk ustalana jest dla każdego hasła osobno. Wykorzystując system haseł możemy także pomóc samemu sobie – tworząc osobne zestawy dla haseł „sprzedawca”, „księgowy”, „dostawca” itp.

Aby przestawić rubrykę należy przesunąć do niej podświetlenie i nacisnąć klawisz Ctrl‑R. Ukaże się nam okno edycyjne, w które należy wpisać numer, jaki chcemy nadać danej rubryce. Po wpisaniu numeru program dokona przestawienia rubryki na żądane miejsce. Rubryki zgrupowane pod jednym nagłówkiem przenoszone są w razie potrzeby łącznie z przestawianą rubryką.

Rys. 413 Przestawianie rubryki

Aby schować rubrykę należy przesunąć do niej podświetlenie i nacisnąć klawisz Ctrl-X. Program schowa wskazaną rubrykę zsuwając pozostałe tak, aby zakryły powstałą lukę. Rubryki, które są zgrupowane pod jednym nagłówkiem – razem z chowaną – także są usuwane ze składu.

Aby odkryć wszystkie rubryki i przywrócić ich pierwotną kolejność naciskamy klawisz Ctrl-O. Program odkrywa rubryki, które zostały schowane i jednocześnie odtwarza pierwotny porządek wszystkich rubryk.

Rys. 414 Tabela magazynu, w której zostawiono tylko 3 rubryki

Aby zapamiętywać lub odtworzyć zdefiniowane układy rubryk naciskamy klawisz Ctrl-U. Opcja umożliwia posługiwanie się wieloma układami rubryk bez żmudnego definiowania ich za każdym razem. Dowolny, zdefiniowany – za pomocą klawiszy Ctrl-R i Ctrl-X – układ rubryk możemy zapamiętać na dysku pod własną, nadaną przez nas nazwą naciskając klawisz Ctrl-U i wybierając opcję zapamiętania.

Rys. 415 Wybór układu rubryk

Zapamiętane układy możemy następnie odtwarzać ponownie naciskając klawisz Ctrl-U i wybierając opcję odtwarzania. Opcji tej używamy przede wszystkim do definiowania wyglądu wydruków (patrz rozdział: „Definiowanie wydruków”), a także podczas okresowych prac, w których położenie rubryk odgrywa ważną rolę (np. przecena wykonywana w magazynie, ustalanie stanów minimalnych i maksymalnych itp.)

Szukając konkretnej daty, tekstu czy liczby, dokładnie wiemy, w której kolumnie powinny się one znajdować, nie wiemy natomiast, gdzie.

Wystarczy więc, jeżeli ustawimy się w odpowiedniej kolumnie (rubryce) i wydamy polecenie szukania naciskając klawisz Ctrl-Z. Po wpisaniu odpowiedniej treści i naciśnięciu klawisz Enter nastąpi przeszukanie tabeli. Program w razie znalezienia zadanej treści wyświetli ją, przestawiając do niej podświetlenie.

Korzystając z tej opcji nie musimy wpisywać szukanych wyrazów w całości, bez znaczenia jest również, czy znajdują się one na początku, w środku czy końcu pola. Program będzie szukał określonej frazy w każdym wyrazie wybranego pola, pomijając przy tym kwestię czy został napisany dużymi czy małymi literami.

Przykładowa linia zawierająca tekst „Teofil Śniadecki” zostanie odnaleziona po wpisaniu w odpowiednie pole słowa „śniadec” (Rys. 416 ).

Rys. 416 Wyszukiwanie

Jeżeli szukamy liczby lub daty – to nie istnieje możliwość podania części zapisu. Przykładowo polecając znalezienie liczby 123 nie możemy spodziewać się, iż program wskaże liczbę 123000 lub 31235. Takie rozwiązanie spowodowałoby więcej kłopotów niż korzyści.

Przeważnie szukany kawałek tekstu powtarza się w wielu liniach. Dlatego też program, po wyświetleniu linii ze znalezioną frazą, zadaje pytanie czy kontynuować poszukiwania, czy też dana linia jest tą szukaną. Zdarza się, że aby to ocenić musimy obejrzeć inne pola w tej linii. Dlatego też program pamięta szukaną treść tak, że nawet po wielu operacjach możemy wrócić do poszukiwań, które zostają podjęte z miejsca, gdzie wydamy ponownie to polecenie.

Jeżeli jednak wpiszemy nowy tekst, to program podejmie wyszukiwanie od początku tabeli.

‚

Sortowanie jest funkcją umożliwiającą zmianę kolejności linii w tabelach zgodnie z podanym przez użytkownika porządkiem. Wywołanie sortowania następuje przez naciśnięcie klawisza Ctrl-T (Rys. 417 ).

Podobnie jak wyszukiwanie – sortowanie odbywa się zgodnie z danymi zawartymi w kolumnie, w której znajduje się podświetlenie. Porządkując liczby, teksty czy daty możemy je ustawić w kolejności rosnącej lub malejącej.

Rys. 417 Sortowanie

Program umożliwia także wskazanie przedziału sortowania. Polega to na wprowadzeniu linii początkowej i końcowej, pomiędzy którymi uporządkowanie ma ulec zmianie (sortujemy tylko część tabeli).

1. Zmiana kolejności jest natychmiast zapamiętywana i nie istnieje opcja powrotu do uporządkowania, które było przed podjęciem sortowania. Patrz pkt.. 2.

2. Jeżeli chcemy zmienić kolejność tylko na chwilę i pozostawić sobie możliwość powrotu do poprzedniego uporządkowania – to przed sortowaniem należy dokonać dowolnej selekcji automatycznej lub półautomatycznej danych. Po wyłączeniu selekcji odzyskamy kolejność, która była przed przełączeniem w tryb selekcji (patrz rozdział: selekcjonowanie).

Przestawianie linii pozwala na dokonanie indywidualnej, jednostkowej zmiany kolejności zapisów w tabeli. Sortując dokonujemy zmiany kolejności wszystkich linii w podanym przez nas zakresie. W przypadku, gdy pojedyncze zapisy wymagają zmiany położenia, należy nacisnąć klawisz ALT i dowolną strzałkę, a następnie – w wyświetlone okno edycyjne – wpisać numer linii, do której program powinien przenieść zapis z linii bieżącej. Podobnie jak podczas sortowania, wprowadzona zmiana kolejności jest natychmiast zapamiętywana pod warunkiem, iż nie przeprowadzono jej w trakcie selekcjonowania danych.

Opcje Selekcji włączamy (i wyłączamy) klawiszem Ctrl‑S.

Selekcja jest funkcją umożliwiającą pogrupowanie danych. Selekcja w połączeniu z przestawianiem i chowaniem rubryk daje w zasadzie możliwość wykonywania dowolnych zestawień, raportów, analiz itp.

Selekcjonowanie polega na podzieleniu danych w wybranej tabeli na dwie grupy:

zapisów widocznych

zapisów schowanych (przyciemnionych, a na monitorach czarno-białych dodatkowo zaznaczonych kropką w rubryce z numerem zapisu).

Te dwie grupy danych są osobno podsumowane (program wyświetla trzy sumy: zapisów widocznych, zapisów schowanych i wszystkich zapisów), a podczas wydruku tabeli, w której włączona jest selekcja, program pozwala na wydrukowanie wskazanej grupy z pominięciem drugiej.

Co możemy uzyskać za pomocą selekcji?

Szybkie podsumowanie wybranych zapisów na zasadzie kalkulatora (np. faktur za dany okres, rachunków od /dla danego kontrahenta, kontrahentów-dłużników, zamówień, wartości rozchodu /przychodu grupy towarów po cenach sprzedaży /zakupu itp.).

Ograniczenie wydruku do wskazanych zapisów (np. zestawienie faktur i rachunków sprzedaży za danych okres).

Sposoby korzystania z selekcji

1. „Ręczne” selekcjonowanie

Polega na naciskaniu spacji (inaczej klawisz odstępu – najdłuższy z klawiszy) w wybranych liniach. Linia ta zostanie „schowana” (przyciemniona), jeżeli była „widoczna” i odwrotnie – linia „schowana” po naciśnięciu w niej spacji stanie się „widoczna” (zasada „włącz /wyłącz”).

2. „Półautomatyczne” selekcjonowanie

Polega na przejściu do rubryki, która będzie kryterium selekcji (dane zawarte w tej rubryce będą decydujące o tym czy poszczególne zapisy mają być widoczne czy schowane) i naciśnięciu klawisza Ctrl-S. W wywołanym dialogu należy wybrać opcję „Własna” przez naciśnięcie klawisza F2 (Rys. 418 ). W ten sposób zadeklarujemy chęć dokonania podziału danych wg treści zawartych w wybranej rubryce. Teraz należy podać, jakiej treści program ma szukać w zapisach tej rubryki (w zależności od rubryki może to być nazwa dokumentu, nazwa kontrahenta, nazwa czy symbol towaru, data wystawienia, nr dokumentu, termin płatności, kwota zadłużenia itd.) i co ma uczynić w wypadku znalezienia podanej treści w przeszukiwanych zapisach (np. w wypadku znalezienia zapisu w danej linii ma ją „schować” a w przeciwnym wypadku pozostawić „bez zmian”).

Rys. 418 Selekcja własna

3. „Automatyczne” selekcjonowanie

W niektórych tabelach wbudowano „Gotowe wzorce selekcji” w celu przyśpieszenia i ułatwienia uzyskania wydruków potrzebnych praktycznie w każdej firmie. Jeżeli dana tabela posiada wbudowany zestaw „Gotowych wzorców...”, to program po naciśnięciu klawisza Ctrl-S wyświetla je przez automatyczne włączenie opcji F3 Wzorce (Rys. 419 ). Przykładem takiego rozwiązania jest wzorzec „wszystkie faktury i rachunki z edytowanego miesiąca” w tabeli „Faktury i rachunki sprzedaży”, mający ułatwić uzyskanie ewidencji faktur i rachunków dla Urzędu Skarbowego.

Rys. 419 Selekcja automatyczna

Inne funkcje związane z selekcją

Naciskając klawisz Ctrl-S i wybierając opcję F4 (Rys. 420 ) możemy dokonać:

inwersji zapisów (linie „widoczne” zamienione zostaną na „schowane” i vice versa)

porządkowania zapisów (po „ręcznym” selekcjonowaniu spacją program dokona uporządkowania przez zmianę kolejności – „widoczne” na początek, a za nimi „schowane”)

utrwalenia kolejności (po zakończeniu selekcji zapisy pozostaną w kolejności ustalonej podczas selekcji)

Rys. 420 Dodatkowe opcje selekcji

Zakończenie selekcji

Po wykonaniu zestawienia i ewentualnym wydruku można selekcję wyłączyć. Zakończenie następuje po naciśnięciu klawisza Ctrl-S i wybraniu opcji F5. Program przywróci porządek zapisów taki, jaki był przed włączeniem selekcji (o ile nie dokonaliśmy utrwalenia kolejności) i wszystkie uczyni „widocznymi” (normalne wyświetlanie danych), redukując przy tym sumę do jednej linii odnoszącej się do całej tabeli.

W związku z różnymi typami monitorów, kart graficznych, a także wobec możliwości pracy w systemie Windows program posiada szereg opcji pozwalających na jego dopasowanie do tzw. środowiska.

dialog, w którym możemy dokonać ustalenia opcji pod kątem środowiska i naszych potrzeb, wywołujemy klawiszem Alt-W.

Rys. 421 Parametry ekranu

Dialog składa się z trzech części.

1. Tryb

2. Znaki

3. Sprzęt

W części dotyczącej trybu ustalamy:

Rozdzielczość, z jaką program ma wyświetlać dane za pomocą wskazania odpowiednich ilości kolumn i linii. Im mocniej będziemy zwiększać ilość kolumn lub linii, tym mniejszych znaków program użyje do wyświetlania jednocześnie zwiększając pole widzenia. Operacja ta nazwana przez nas zmianą rozdzielczości ekranu jest możliwa na popularnych obecnie kartach SVGA i VGA.

Rodzaj monitora. Możliwe jest dopasowanie programu do pracy z monitorem kolorowym, monochromatycznym lub czarno-białym (typu Hercules).

Czas, po jakim program powinien wygasić ekran, pokazując jedynie datę i godzinę. Powrót do roboczego ekranu następuje wówczas po naciśnięciu dowolnego klawisza.

W części dotyczącej znaków ustalamy sposób wyświetlania specyficznych znaków typu: polskie znaki, kursor myszki, ramki w tabelach, ramki używane w dialogach itp. Opcje te związane są przede wszystkim z pracą w systemem Windows, w którym możliwości, jakie stwarza system DOS w trybach tekstowych, zostały mocno ograniczone.

W części dotyczącej sprzętu możemy rozszerzyć możliwość zmian rozdzielczości na kartach graficznych pracujących w systemie VESA, poprzez przełączanie bezpośrednio za pomocą rejestrów karty graficznej.

pracujących w systemie VESA, poprzez przełączanie bezpośrednio za pomocą rejestrów karty graficznej.

W programie Small Business istnieje możliwość zastąpienia wielu klawiszy (czynności) jednym – są to tzw. makra.

Aby zdefiniować makro, należy:

Przejść do miejsca w programie, z którego będzie ono wywoływane Nacisnąć klawisz `(odwrócony apostrof pod ESC) Wybrać klawisz makra i wcisnąć nagrywanie – klawisz F4 Nagraj Następnie należy nagrać makro Kończymy nagrywanie poprzez klawisz `(odwrócony apostrof pod ESC)

Makro wykonujemy wciskając odpowiadający mu klawisz skrótu (klawisz funkcyjny Fn z kombinacją klawiszy CTRL-SHIFT lub Makro lub Windows)

Rys. 422 Definiowanie makra

Poniżej podamy przykład zastosowania makra w programie.

Nadanie towarom indeksu PLU.

W opcji Miesiące/Instalacja, konfiguracja/Opcje do.../...Towarów należy zdefiniować wygląd indeksu. Następnie wchodzimy do magazynu , w którym chcemy nadać towarom indeks PLU. Ustawiamy się na pierwszej pozycji w magazynie, w rubryce Indeks (PLU) i wówczas przystępujemy do nagrywania makra:

wciskamy klawisz ` (odwrócony apostrof pod ESC)

pojawia nam się dialog jak na Rys. 422

wciskamy klawisz F4 Nagraj i podajemy nazwę dla nagrywanego makra

po zatwierdzeniu klawiszem F12 nagrywamy makro

w polu Indeks (PLU) wciskamy ENTER

pojawi nam się dialog jak na Rys. 423

wciskamy Nadaj – zatwierdzamy klawiszem ENTER

następnie przechodzimy strzałką w dół do następnej linii Rys. 424

i na zakończenie nagrywania zapętlamy całą operację wciskając kombinację klawiszy CTRL-SHIFT-Fn

Rys. 423